Эвент агентства бизнес план: event бизнес — пошаговый план открытия агентства (2021)

Владельцы event-агентства о бизнесе, праздниках и капризах невест

Свою предпринимательскую деятельность организаторы свадеб Олег и Юлия Апарины начали недавно, но уже имеют за плечами опыт в области проведения праздничных мероприятий, а также глобальные планы по развитию бизнеса. О том, как совмещать семью и работу, нужно ли все держать под контролем и можно ли в привлечении клиентов обойтись только «сарафанным радио», они рассказали «Газете.Ru» в рамках спецпроекта, посвященного историям бизнес-успеха россиян.

К моменту знакомства с Юлией Олег занимался проведением свадебных, корпоративных, детских, мероприятий уже без малого восемь лет. Она же долгое время работала в рекламном агентстве и участвовала в организации различных конференций, премий и фестивалей. В каком-то смысле, их встреча стала для обоих судьбоносной, причем, как в личном, так и в профессиональном планах.

Однажды Олег предложил Юлии поработать распорядителем на свадьбе, на что она с радостью согласилась: для нее это был первый подобный опыт.

«В итоге я получила такие сильные эмоции, настолько я прониклась именно свадьбами, что подумала, что надо бы попробовать еще», — вспоминает она. За первой свадьбой последовала вторая, затем третья, а дальше уже на молодых людей стало работать «сарафанное радио»: подружка невесты порекомендовала своей подруге, та еще кому-то…

100%

Артем Сизов/«Газета.Ru»

Свадебный ИП

Так начался их бизнес. В течение полугода Юлия с Олегом стали чаще работать вместе, организуя и координируя свадебные и детские мероприятия. Личные отношения между ними становились серьезнее, и спустя год после знакомства они поженились. Еще через какое-то время Апарины поняли, что их увлечение проведением свадеб стало набирать серьезные обороты, и было принято решение создать ИП. «В «сарафанке» есть одна проблема, — говорит Олег – нельзя поднять стоимость услуг, потому что знакомым знакомых труднее объяснить рост цен, нежели клиентам, которые впервые пришли к тебе».

«Мы поняли, что нужно расти дальше и что «сарафанка» работает, но не вечно, и нужно иметь свой сайт, нужно еще что-то, потому что появляются новые клиенты, интересуются сайтом, спрашивают, где о нас можно почитать,» — добавляет Юлия.

Чтобы осознанно подойти к тому, как правильно вести собственный бизнес, супруги воспользовались порталом бизнес-навигатора МСП, который им посоветовал кто-то из друзей. На ресурсе Олег и Юлия нашли и изучили информацию о том, какая поддержка оказывается малому бизнесу в России, узнали о преимуществах и недостатках формы ИП. Помимо этого, с помощью портала они смогли составить свой первый бизнес-план. Особенно полезной функцией для супругов оказалась возможность аренды помещений. «На самом деле, наш бизнес не предусматривает наличия постоянного офиса. При этом есть необходимость где-то хранить многочисленный реквизит, не только наш, но и наших постоянных подрядчиков: флористов, декораторов, музыкантов, – объясняет Юлия. – Искать помещение через

бизнес-навигатор оказалось гораздо легче, чем делать это самостоятельно».

На портале супруги также воспользовались сервисом «Поток», набором инструментов по созданию и продвижения сайта, созданным Корпорацией МСП совместно с холдингом Rambler&Co. На создание интернет-страницы для своего агентства, как они утверждают, ушло не более 20 минут.

Процесс моделирования сайта с помощью системы Олег сравнивает с конструктором «Лего»: «Кидаешь один блок на другой, и все».

«Поток» позволяет наполнять каждый блок своим контентом, распределять тексты, видео и картинки по своему усмотрению, при этом пользователь всегда на связи со техподдержкой. Сайт «Мастерской событий» Апариных работает чуть больше недели, но через него уже пришло несколько заявок на проведение мероприятий осенью, отметили предприниматели.

100%

Артем Сизов/«Газета.Ru»

О конкуренции

Отличительной чертой своего маленького семейного event-бизнеса Апарины называют малые издержки. «Если брать отдельно работу ведущего, то здесь расходы только на дорогу, — смеется Олег. — Разве что раньше, на первом этапе еще нужны были микрофон и костюмы». Конечно, когда они создали ИП, появились расходы на налоги, страховку и аренду помещения, но сейчас у предприятия Апариных период «налоговых каникул», чему супруги очень рады.

При этом крупной статьей расходов Олег и Юлия считают рекламу и СММ – их бизнес сильно зависит от сезонности. «Мы понимаем, что сейчас самое время вложиться в рекламу, проморолики, в СММ и так далее. Это будет стоить достаточно денег, но при этом принесет нам заказы и на девять месяцев вперед. Потому что сезон – это лето. На лето чаще всего даже рекламу делать не нужно: работает «сарафанка», работают какие-то знакомства, — признается Юлия. — Все, что касается осени, зимы – нужно очень активно вкладываться, нужен сайт, его нужно всегда содержать в хорошем виде, продвигать себя как-то и на это уходит много денег».

Как в любом другом бизнесе, в организации свадебных мероприятий не обходится без конкуренции.

«Сфера праздников, свадеб и корпоративов очень широкая, потому что все мы люди, и какой бы кризис ни был в стране, какая бы экономическая ситуация не была, люди будут что-то отмечать», — считает Юлия.

От этого никуда не деться, поэтому эта область достаточно востребована и конкурентов много: много свадебных агентств, много ведущих, отдельных организаторов, подрядчиков. Впрочем, свой человек находится на всякого клиента – для каждого ценового диапазона есть своя аудитория, говорят предприниматели. Вероятно, это объясняет и число занятых в данной сфере.

По статистике, в Москве более 1400 ведущих. «Для того, чтобы им стать, нужны только костюм и микрофон», — шутит Олег.

100%

Артем Сизов/«Газета.Ru»

План не по плану

Работа с людьми, особенно при организации важных событий, требует особо подхода и крепких нервов – случается много нестандартных ситуаций, которые не укладываются в первоначальный план.

Например, когда часть работы зависит не от тебя. «Иногда нас нанимают только на заключительный день торжества. Олег, соответственно, проводит свадьбу, я с самого утра встречаю всех подрядчиков, гостей и все-все координирую, а невеста только отдыхает и наслаждается. Именно в таких случаях очень опасно сталкиваться с недобросовестными подрядчиками», — считает Юлия..

«Был такой случай, — вспоминает она, — когда свадьба должна была состояться на речном теплоходе, отправляющимся в плавание в два часа дня. Была договоренность, что подрядчик привезет торт за час до отплытия. Я с самого утра каждый час звонила, уточняла, привезут ли торт. В итоге за полтора часа до отправления подрядчик звонит и говорит, что у них сломалась машина, торт испорчен и его не будет». Ситуацию удалось разрешить с помощью знакомых Юлии. «Я сразу стала перебирать в голове знакомых подрядчиков, вспомнила своих знакомых, проверенных, позвонила им, объяснила ситуацию. Нам очень повезло, что в тот момент они только-только собрали торт, который готовили для свадьбы на следующий день.

В итоге они его привезли нам, а на другую свадьбу сделали новый. Очень нас выручили, свадьба прошла хорошо, торт оказался вкусным, все были в восторге. Молодожены нам очень благодарны. А с того подрядчика, естественно, был списан двойной возврат».

Иногда понервничать приходится и из-за невесты, которая в день свадьбы может начать капризничать и вести себя неадекватно. В таком случае Юлия предпочитает «выключить режим организатора» и «включить режим подруги», то есть старается по-дружески успокоить паникующую невесту, и это обычно срабатывает.

Самое сложное в работе ведущего, считает Олег, это во что бы то ни стало стараться держать гостей всех вместе, не давая им куда-либо расходиться надолго.

«Особенно опасны залы, рядом с которыми по соседству находится, например, бильярдный клуб, — делится он, — потому что как бы я ни успокаивал людей, все уходили именно туда. В итоге ни на дискотеке, нигде мужчин не было, они уходили поиграть в бильярд. Женщины пели-танцевали, все тосты говорили женщины.

Мужчина сказал тост и ушел. Максимум, потом все пришли на семейный очаг, потому что бильярдный клуб уже закрыли».

Конечно же, как любая другая семья, Олег и Юлия часто спорят, в том числе и по работе. Чаще всего конфликты возникают по поводу тайминга.

«У меня очень четкий тайминг, — говорит Юлия, — все должно быть так, как мы согласовали с клиентами. Максимум, задержка на минуту, не больше. Олег, как ведущий, более гибкий: если он видит, что гости в данный момент, например, хотят потанцевать, он позволяет себе продлить танцы еще на 10 минут, а у меня, при этом, начинается паника, что мы идем не по графику: что артист не успеет выступить, что приедут подрядчики, а у нас что-то не готово. Но это все мелкие моменты, которые мы стараемся урегулировать».

Олег добавляет: «Есть критические точки, это, например, выступления артистов, когда по договору они выступают с семи до половины восьмого, естественно перед этим дискотеку делать дольше нельзя. Также существуют финальные точки, сейчас у нас ввели закон, что после одиннадцать вечера нельзя шуметь, поэтому если мы хотим сделать фейерверк, то мы никак не можем перед этим затягивать программу. Мы стараемся объяснить людям, что иногда нужно придерживаться графика и сглаживаем острые углы».

100%

Артем Сизов/«Газета.Ru»

Семейное дело

Поскольку Олег и Юлия партнеры не только в бизнесе, но и в семье, им пришлось выработать ряд собственных правил, которые позволяют им гармонично сочетать работу и личную жизнь.

Во-первых, ни в коем случае нельзя ограничивать себя только работой. «У нас с Олегом есть время, когда мы занимаемся только семейными делами: с десяти вечера до восьми утра. Только в крайних, экстренных случаях мы нарушаем это правило. В это время ни слова о работе, только семья», — объясняет Юлия. Естественно, у супругов бывают выходные, обычно это понедельник и вторник. В свободные от работы дни они стараются встречаться с родственниками и друзьями, путешествовать.

Во-вторых, считают Апарины, во время работы, находясь на площадке мероприятия, ни в коем случае нельзя вмешивать семью, вспоминать какие-то семейные конфликты. В то же время, нужно помнить, что «все, что случается на площадке, остается на площадке», нельзя уносить форс-мажоры или споры по работе в собственный дом. Здесь важно умение переключиться и, по мнению супругов, в этом им очень помогли актерские курсы.

И, наконец, в-третьих, они убеждены, что ничего не получится, если не любить свою работу. «Для нас работа — это хобби. Мы оба любим то, чем занимаемся, для нас это общий интерес, благодаря которому мы сошлись, нашли друг друга и начали развивать свой бизнес».

Говоря о планах на будущее, молодые супруги отмечают, что, конечно же, им хочется детей, а ближе к старости «было бы неплохо уехать в теплые края, и чтобы здесь все само работало», — шутит Олег.

Есть планы не только по расширению семьи, но и собственного бизнеса. «У нас сейчас такой момент, что мы не можем взять больше двух свадеб на одну дату». В таком случае, на одной свадьбе полностью работают Олег и Юлия: организуют, координируют и проводят, а на другой они выступают лишь в качестве организаторов, а ведущий и координатор – другие люди. . «При этом, я все равно все контролирую, я все время на телефоне. Я понимаю, что если бы была еще третья свадьба, то я бы уже не потянула, и было бы в идеале иметь еще одного человека. Он должен быть таким же надежным, чтобы мог бы взять под опеку свадьбу и при этом не подвел бы имя агентства», — рассказывает Юлия.

Олег поддерживает: «В нашем бизнесе правда очень важна репутация, потому что если вдруг мы возьмем кого-то не того, то один плохой отзыв разлетится намного быстрее, чем все хорошие».

Свои глобальные планы на будущее супруги видят в таком росте бизнеса, который позволит им заниматься только управленческой работой. «В нашей индустрии такая особенность: молодожены обычно не нанимают людей за сорок устраивать свои свадьбы. Поэтому наша цель, когда мы уже будем «неликвидны лицом», чтобы у нас были люди, которым мы все это сможем доверить, а сами будем управлять этим сверху, чтобы обеспечить себе достойную вторую половину жизни», — заключают они.

Ивент-агентство организации мероприятий и праздников в Москве

Дорогие Екатерина и Екатерина! Огромное спасибо вам обеим, а также всем вашим сотрудникам за прекрасный креативный праздник — наш юбилей! С вами было очень легко работать, вы сразу поняли, чего мы хотим, что нам нравится и как можно воплотить наш план в жизнь. В итоге вы всё и реализовали. Огромное вам спасибо, вы очень надёжные и творческие люди, которым можно доверять и с которыми можно делать жизнь лучше.

Ребята работают профессионально, вдумчиво, все что обещают делают, чего не могут, того не обещают. Все решения обсуждаются на этапе заключения договора, а не в момент когда мероприятие идет полным ходом. Благодаря высокому профессионализму, креативности, слаженной работе, и нескончаемому позитиву со стороны организаторов — наши праздники получились интересным и насыщенным, при этом поддерживался необходимый корпоративный уровень. Мы по достоинству оценили отличную работу сотрудников компании » Мандариновая Лиса»,

За очень короткие сроки мы смогли найти правильные решения для организации новогоднего мероприятия, учитывая особенности нашей аудитории и ограничения по бюджету. Команда со стороны подрядчика показала слаженную работу и ориентацию на клиента, поддерживали эффективную работу до конца мероприятия.

Наша компания работает уже несколько лет с Катериной Лисейчевой и ее командой. Вы спросите почему? Ответ прост – Катерина любит свое дело и это видно, заражает и заряжает своей любовью коллег. В итоге все, что мы вместе создаем — выражается в проведении классных корпоративных мероприятиях, от которых наш коллектив в восторге, а что еще надо?

Event агентство «Мандариновая Лиса» — мои постоянные партнеры. Я поменяла несколько мест работы, но агентство, которое я выбираю, остается неизменным. При этом «Мандариновая лиса» остается и на старых местах, и с теми компаниями, которым я просто их рекомендовала, потому, что они действительно крутые. Все мои компании и проекты, в которых я работала вместе с «Лисой», получают какой-то безумно классный опыт проведения корпоративных мероприятий качественно другого уровня, то, чего раньше они не видели.
Очень важно желание и готовность агентства слышать и глубоко вникать во всякие нюансы, брать на себя больше, чем просто организация мероприятий, становиться соавторами. Иногда ребята готовы просто услышать задачу и уйти подумать, чтобы найти решение и придумать то, чего я сама не придумала.
Безупречное качество всегда! Цены тоже разумны — как ни придирайся к ценообразованию, бюджет всегда оптимальный. Незаезженные сценарии — ребята не катают одни и те же идеи от клиента к клиенту, а всегда предлагают аутентичные, кастомизированные варианты под задачи клиента. И еще я люблю в этом агентстве просто человеческое общение. Здесь я чувствую искренность, всегда радостно пообщаться и между мероприятиями, и в процессе, и после. Просто получаю большое удовольствие именно от того, что мы на одной волне. Есть такая книжка — «Не работайте с мудаками»! А вот это наоборот — Работайте с «Мандариновой Лисой»!

Команда — настоящие профессионалы своего дела. У нас была необычно небольшая свадьба всего от 8 до 12 гостей. Однако ребята из Мандариновой Лисы сделали все, чтобы она была фееричной! Ребята нашли нам потрясающего ведущего, взяли на себя подбор кейтеринга, подходящего нашим сложным вкусовым предпочтениям, сделали все, чтобы оформление, место и атмосфера сделали этот день самым лучшим. А главное — куча забот и нервов были сняты с меня, что позволило мне наслаждаться праздником. Даже забытый мной на нервах дома букет не испортил праздника — девочки быстро и идеально исправили ситуацию!

Хочу поблагодарить всех девочек и Катю в частности за организацию нашей нереально крутой свадьбы!! Такой идеальной организации я не видела никогда. Катя учитывала все наши пожелания, при этом предлагая свою изюминку. Очень внимательная, добрая и ответственная организатор! В день свадьбы я ни капли не переживала за организацию и как всё пройдёт. Я знала, что Кате можно довериться на все 100%!Мы и все наши гости в огромном восторге! Спасибо вам огромное! Катюш, я буду скучать по нашим ночным перепискам. ..:)

Бизнес план Event –агенства «Крокодил»

Министерство культуры Российской Федерации

ФГБОУ ВО «Кемеровский государственный институт культуры»

Факультет режиссуры и актерского искусства

Кафедра режиссуры театрализованных представлений и праздников

Бизнес план

Event –агенства «Крокодил»

Выполнила: Бухреева Е.А

студентка гр. РТПП-151

Проверила: Шалашова М.С.

преподаватель кафедры РТПП

Кемерово 2018

Резюме

» Крокодил» – это стремительно развивающаяся компания в сфере Event-услуг, представленных на рынке социально-культурного и спортивного сервиса.

«Крокодил» совмещает в себе организацию и проведение различных спортивных шоу программ, создание идей праздника, написание сценариев, прокат реквизита и костюмов.

Шоу программы являются актуальной формой праздничных форм и всегда интересны для основной массы людей. Спортивные мероприятия и акции «Крокодила» направлены на повышение здорового образа жизни и культурное развитие городской общественности.

Идея состоит в создании компании «Крокодил», которая будет заниматься комплексным обслуживанием спортивных событийных мероприятий для всех групп населения. В обслуживании клиентов делается упор на наиболее полное удовлетворение запросов потребителей, предоставлении клиенту полного набора услуг, начиная от помощи в выборе и создании идеи праздника, спортивной акции, церемоний, фестивалей, конкурсов до полной их реализации и принятие непосредственного участия.

Анализ рынка сбыта

На сегодняшний день в городской среде проводятся спортивные мероприятия, которые направлены на определенные группы общественности, игнорируя оставшиеся: если это семейный праздник, то не берутся во внимание пенсионеры, дети, подростки , инвалиды-актуальность данных спортивных мероприятий в жизни жителей г.Кемерово низка. Кроме того, сегодня в Кемерово наблюдается переизбыток агентств по организации праздников, количество которых невозможно назвать.

Основной услугой компании «Крокодил» является б продвижение продукции клиента с помощью шоу программ — событийный маркетинг. Отличие от других агентств в том, что наши шоу программы будут специализироваться на экстремальных видах спорта (ск8, сноуборд, BMX), современной музыке и новых культурных направлениях. В наших программах будет все, что популярно среди современной молодежи.

Важнейшими конкурентными преимуществами компании является уникальность оказываемых услуг и гибкая ценовая политика — всё это при высоком качестве сервиса. Следует отметить, что в Кемерово на сегодняшний день проводится минимум массовых спортивных мероприятий, которые могут привлечь молодежь. Таким образом, «Крокодил» может составить конкуренцию другим Event-агентствам города и стать единственным, специализирующимся на спортивных праздничных мероприятиях города.

Организация шоу программ и спортивных праздников отличается отсутствием строгой сезонности, что делает Even-агенство «Крокодил» особенно привлекательным среди жителей г.Кемерово и Кемеровской области.

Конкурентно способность «Крокодила» заключается в уникальности предоставляемой услуги и большом опыте проведения подобных ивентов. Непосредственное участие в проведении мероприятий позволит нам существовать, имея минимальный штат сотрудников.

Таким образом данная компания предоставить своим клиентам самые низкие цены в городе, при этом превосходя в качестве другие агентства.

Анализ рисков

В любое время года число клиентов всегда стабильно, хотя могут происходить незначительные колебания, связанные с тем что зимой при организации шоу на открытых площадках можно столкнуться с низкими температурами, для того чтобы народ мог согреться будут установлены специальные теплые палатки и гостей будут угощать горячими напитками.

Как event-агентство в кризис сохранило команду, бизнес и клиентов

Работа в event-индустрии сейчас подобна сёрфингу – волна накатывает за волной, а финансовая стабильность агентств зависит от их умения твёрдо удерживать баланс на доске, лавировать и определять силу следующей волны. «В данном случае бездействие и пауза – не выход, а путь в бездну», – уверена Екатерина Лисейчева, основатель event-агентства «Мандариновая Лиса». О том, как её компании удалось приспособиться к новой реальности, Екатерина Лисейчева рассказала порталу Biz360.ru.

Досье

Екатерина Лисейчева – 29 лет, основатель event-агентства «Мандариновая Лиса». Окончила РУДН, магистр филологических наук. Работала корреспондентом на ТВ и в корпоративной прессе, преподавала курс «Технологии лидерства» в образовательном центре «Юниум». С 2010 года начала проводить ивенты. Агентство «Мандариновая Лиса» открыла в 2016 году, компания специализируется на корпоративных мероприятиях и функционирует как удалённый event-отдел для клиента.

Усиление команды

Момент вакуума для event-индустрии наступил в марте 2020 года, когда стало очевидно, что офлайн прекращает свою деятельность на неопределённый срок. Все бизнесы, которые так или иначе предполагают оказание клиентского сервиса и физический контакт с людьми, задались вопросами «Что делать?» и «Как жить дальше?».

Мы пришли к выводу, что пандемия – история о выборе, как определяющем факторе дальнейшего развития событий. «Чемпионом сёрфинга» станет тот, кто готов идти на риск, брать новые высоты, пробовать и тренироваться, быть на волне, даже если прежде не приходилось сталкиваться с подобным, падать и снова вставать на доску.

Многие компании встали перед выбором: адаптироваться под пандемийные условия игры или опустить руки и сдаться. Мы в «Мандариной Лисе» приняли вызов. И когда стало понятно, что кризис – не катастрофа, а возможность роста, команда быстро мобилизовалась. Такой настрой позволил усилиться, аккумулировать силы и работать быстрее конкурентов.

В начале 2020 года команда «Мандариновой Лисы» состояла из пяти человек: три проектных менеджера, финансист и я. В том же году мы взяли новых сотрудников, что сейчас я считаю гениальным решением. У нас появились:

Менеджер по заботе о клиентах, хотя вместо него мы искали менеджера по продажам. Мы поняли, что продажник – вообще не наша тема. Нашим клиентам нужна забота и внимание, особенно – в пандемию, и мы нашли человека, который дал это.
Редактор и контент-менеджер. К деятельности нашего агентства всё время присматриваются – клиенты существующие и потенциальные, конкуренты, СМИ. Но мы — это не только реализованные проекты, нужно показывать и нашу «человеческую сторону». Назову это «нон-стоп сторителлинг», он создаёт крепкую эмоциональную связь с нашей целевой аудиторией.

Сейчас в нашей команде:

четыре проектных менеджера;
контент-менеджер;
финансовый директор;
менеджер по заботе о клиентах;
ассистент event-отдела и специалист по документообороту в одном лице;
многофункциональный редактор-цензор, который проверяет все наши коммерческие предложения на соответствие ожиданиям и брифу клиента;
и я сама.

Главное, что мы вынесли из пандемии: любая кризисная ситуация может стать отправной точкой для роста компании. Когда кажется, что волна вот-вот накроет тебя с головой, нужно стать одним целым со своим сёрфбордом (командой) и проявить мастерство. Важно осознать, что безвыходных ситуаций не существует.

Чтобы понять, как дальше развиваться в новых условиях, необходимо провести анализ вашей текущей деятельности и рынка. Это позволит выявить свободные, может быть – появившиеся прямо сейчас, ниши. С этой же целью рекомендую опросить своих клиентов и узнать у них, чего они хотят.

Адаптация и сохранение пула постоянных клиентов

Мы решили рискнуть и смело ловить волну онлайн. Нашей команде понадобилось всего 10 дней, чтобы разработать новый план действий, сформировать предложение для клиентов и упаковать его в понятный формат презентации.

Мы стали одними из первых на рынке событий, кто оперативно предоставил онлайн-решения. В первую неделю локдауна мы отправили всем клиентами обновленные коммерческие предложения с вариантами реализации проектов, учитывающими ограничения. Для многих клиентов эта презентация стала спасением, а для нас – новым направлением развития, потому что никто в команде ещё не работал с онлайн-коммуникацией так плотно.

Мы быстро создали сайт-витрину, который наполнили предложениями по потребностям и запросам клиентов. Вот некоторые из наших предложений – онлайн-бар, онлайн-мафия, мерч, запись подкастов, онлайн-корпоратив и другие. Мы указали основные ивенты и составили диаграмму бюджета, где указали, сколько процентов от общей суммы требует тот или иной блок работ. Также описали цели корпоративных мероприятий, чтобы клиент сразу понимал, какой результат он может получить от проделанной нами работы.

Нам удалось сохранить всех постоянных клиентов. Мы предложили им принять участие в честном эксперименте, сказав: «Да, какие-то вещи мы будем делать с вами впервые, но вы же знаете, что мы не подведём и сделаем всё возможное». Клиенты нам доверились. Я считаю, что искренность и честные слова сильно поддержали тогда и меня, и команду, и клиентов – мы не подвели, они получили желаемый результат и даже больше.

Кризисные итоги

Общее падение оборота агентства «Мандариновая Лиса» в 2020 году по сравнению с предыдущим годом составило 35%. Средний чек снизился на 49%, что при небольшом увеличении количества проектов относительно 2019 года как раз и привело к падению оборота. Максимальный его спад пришёлся на второй квартал 2020 года – как раз в этот момент ввели основные ограничения.

Падение выручки – закономерное следствие снижения оборота компании при сохранении штата и других операционных издержек. И хотя к третьему кварталу 2020 года ситуация немного выровнялась, плюс по выручке не перекрывал минуса двух первых кварталов.

Несмотря на трудности и ограничения пандемийных времён, спрос на события сохранился. Он и сейчас продолжает уверенно расти, но у всех клиентов разные запросы – пришлось ускоренно наращивать компетенции, искать разных специалистов, расширять команду. И это классно!

Если говорить о пандемии, то можно сказать, что это время дало бесценный опыт. Мои собственные уроки из кризиса следующие:

Попадание в эпицентр кризиса бодрит не хуже кофе. Здесь нужны мгновенная реакция, возможность для быстрого старта, отсутствие страха идти на риск, желание расти.
Новые решения и честное, даже доверительное, общение с клиентами важно для бизнеса. Нужно помнить, что клиент также нуждается в поддержке со стороны вашего бизнеса, как и вы нуждаетесь в его поддержке и понимании.
Не так страшен онлайн, как о нём говорят. Мы поняли, что онлайн-события – это ещё одна удобная форма взаимодействия между людьми, которая не зависит от того, что можно и что нельзя, а в особенности — от географии. Именно так нужно относиться ко всему новому и неизвестному.
Принятие неизвестности и адаптация к изменившимся обстоятельствам – новая валюта. Только тот, кто умеет адаптироваться, будет и дальше оставаться на гребне волны. Агентства, которые были готовы меняться, пересмотрели своё отношение к ивенту. Они стали относиться к нему как к продукту, а не как к услуге, которую продают.
Делить мероприятия только на онлайн или оффлайн неправильно, как и делить весь мир на чёрное и белое. Появились гибридные форматы, и они зачастую эффективнее, чем онлайн в чистом виде.

Вместо резюме

Не забывайте, что вы и ваша команда — одно целое. И от коммуникации внутри также зависит то, как ваш сёрфборд пройдет через цунами кризиса.

Разговаривайте с клиентами. Ведите честный и открытый диалог. Не бойтесь предлагать участие в ваших экспериментах. Во время кризиса клиенты так же, как и вы, находятся в поиске нетривиальных решений, которые отстроят их от остального рынка.

Основное изменение в event-индустрии заключается в том, что event трансформировался в инструмент, который решает бизнес-задачи. В обозримом будущем event-агентства перестанут быть просто агентствами, а начнут функционировать как комплексные партнёры бизнеса, расширяя пул своих задач, инструментов и предложений.

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360

Как начать бизнес по планированию мероприятий

Неважно, координируете ли вы свадьбу, конференцию, торговую выставку или проводите корпоративный сбор средств, планирование мероприятия — это трудная задача, требующая высоких ставок.

Чтобы преуспеть в индустрии планирования мероприятий, требуется много творчества, энергии, организованности и навыков работы с людьми, но если у вас есть эти качества, то работа организатора мероприятий может стать достойной карьерой. Знать, как начать бизнес по планированию мероприятий, — это ваша первая задача.

Возможно, вы уже координировали мероприятия меньшего или специального масштаба. Этот опыт поможет вам продвигаться вперед в этой отрасли. Но запуск официального бизнеса по планированию вечеринок требует преодоления юридических и логистических проблем.

Думаете, у вас есть все, что нужно, чтобы стать профессиональным организатором вечеринок? (Мы думаем, что это так.) Вот как начать бизнес по планированию мероприятий за 5 шагов.

Шаг 1. Изучите требования к должности

Если вы новичок в индустрии официального планирования мероприятий, легко подумать, что работа — это только блеск, шампанское и празднования.Хотя это результат вашего тщательного планирования, за кулисами дела обстоят гораздо менее гламурно. Для любого мероприятия вам (профессиональному планировщику) нужно отметить около тысячи коробок, чтобы все прошло гладко для клиента и посетителей.

Эти задачи могут включать, но не ограничиваются:

Создание дизайна или темы мероприятия
Организация развлечений
Поиск места проведения
Поставщики бронирования
Отправка RSVP и маркетинговой информации участникам
Баланс бюджета
Координация с персоналом и субподрядчиками
Украшение помещения
Работа с персоналом кейтеринга и бара
Наблюдение за мероприятием

В рамках каждой из этих задач нужно отметить еще около тысячи полей.Тип личности Типа А хорошо подходит для этой работы. Вам необходимо быть:

Ориентированным на детали
Чрезвычайно организованным
Отличным помощником в решении проблем
Отличными коммуникативными навыками.

Помимо этого, вам необходимо быть опытным переговорщиком, понимать, как управлять бюджетом, и знать, как продвигать свои услуги на рынке. Если вы планируете свадьбы, вы должны обладать высоким эмоциональным интеллектом, чтобы успокоить нервных невест, женихов, свадебных вечеринок и других звездных гостей в стрессовых ситуациях.

Если вы еще не уверены, что готовы начать бизнес по планированию мероприятий самостоятельно, неплохо было бы протестировать эту работу. Во-первых, рассмотрите возможность работы в качестве личного помощника или помощника по производству в компании по планированию мероприятий или опытного организатора вечеринок. Таким образом, вы сможете увидеть, подходит ли вам эта работа, прежде чем приступить к самостоятельной работе и найти свой уголок бизнеса.

Шаг 2. Найдите свою нишу

Как только вы поймете, что влечет за собой работа, закрепите свою нишу.Хотя у вас может возникнуть соблазн рекламировать себя потенциальным клиентам как мастера на все руки, на самом деле это не лучшая маркетинговая стратегия. Общее название значительно затрудняет выделение себя на многолюдном рынке. Предложение одного типа услуг, которые вы действительно выполняете, демонстрирует ваш опыт.

Существует четыре основных типа мероприятий: социальные, корпоративные, некоммерческие и ассоциации, каждое из которых имеет свою специализацию. Например, управление праздничным мероприятием по сбору средств и координация свадьбы — это общественные мероприятия, но это совершенно разные профессии с различными требованиями, проблемами и требованиями.

После того, как вы определились со специализацией мероприятия, подумайте о своих услугах. Если вы, например, организатор свадеб, предложите ли вы полный комплекс услуг по планированию до свадьбы или вы также предложите координирование дня? Будете ли вы предлагать предсвадебные услуги, такие как душ, мальчишник / девичник, а также планирование медового месяца?

Возможно, со временем вы сможете предложить полный спектр услуг по планированию мероприятий. Но когда вы только начинаете, сузьте круг вопросов, чтобы усовершенствовать свой флагманский сервис.(Подсказка: это все часть вашего бизнес-плана.)

Шаг 3. Напишите бизнес-план

Написание бизнес-плана — следующий шаг к началу бизнеса по планированию вечеринок. Ваш бизнес-план — это подробное руководство, в котором описывается ваша бизнес-структура, что он предлагает, как работает, его долгосрочные и краткосрочные цели, а также некоторая важная финансовая информация.

Ваш бизнес-план не только поможет вашему бизнесу расти и достигнет важных этапов, но также может привлечь финансирование. ¹

Каждый бизнес-план индивидуален.Некоторые из них очень подробны для представления инвесторам, а другие действуют скорее как «дорожные карты», которые помогают владельцу бизнеса составить план действий. Как минимум, ваш предварительный бизнес-план должен включать в себя следующее:

Какие услуги предлагает ваш бизнес
Чем ваш бизнес отличается от конкурентов
Ваш целевой рынок
Заявление о вашей миссии
Как вы планируете развивать свою бизнес в ближайшие несколько лет
Структура вашего бизнеса
Бюджет вашего бизнеса
Сколько денег у вас под рукой и сколько вам нужно для запуска
Источники финансирования

К счастью, существует множество инструментов для бизнес-планирования и доступные шаблоны.Начните с ознакомления с руководством SBA по написанию бизнес-плана, которое включает в себя образцы бизнес-планов. ²

Вам также необходимо сделать свой бизнес официальным. Начните с придумывания названия компании и выбора юридического лица. Затем зарегистрируйте свой бизнес у государственного секретаря, в бизнес-бюро или бизнес-агентстве и соберите любое финансирование, необходимое для развития вашего бизнеса.

После того, как вы зарегистрируете свой бизнес, вы должны пригласить клиентов на свою вечеринку.

Шаг 4. Продвигайте свой бизнес

Как организатор мероприятий вы, вероятно, от природы одарены в нетворкинге, поэтому сейчас самое время применить эти навыки. Сарафанное радио — один из самых эффективных маркетинговых навыков в этой отрасли. Поищите в своей сети потенциальных клиентов и разошлите своим контактам массовое электронное письмо с объявлением о вашем бизнесе. Попросите счастливых клиентов рассказать об этом своим друзьям, семье, коллегам и подписчикам в социальных сетях.

Поскольку подавляющее большинство потребителей просматривают, общаются, делают покупки и многое другое в Интернете, наличие веб-сайта для вашего малого бизнеса не подлежит обсуждению.

К счастью, существуют платформы веб-сайтов, которые позволяют объединить доменное имя и услуги хостинга и создать веб-сайт за считанные минуты. На этом этапе не забудьте предпринять следующие действия:

Создайте свой блог, чтобы улучшить результаты поиска
Используйте передовые методы SEO на всем сайте
Создайте сайт, который будет визуально привлекательным, четко укажет, что вы делаете, и адаптирован к вашему целевая аудитория
Сделайте сайт простым и интуитивно понятным для навигации
Не забудьте указать свою контактную информацию, ссылки на свои учетные записи в социальных сетях и портфолио ваших работ

Если вы еще этого не сделали, сейчас самое время для создания учетных записей в социальных сетях, посвященных вашему бизнесу.Instagram и Twitter — это опоры. Но поскольку ваша работа ориентирована на эстетику, учетная запись Pinterest также может быть отличным способом продемонстрировать свою работу и вдохновение.

Шаг 5: Получите страховку

Собираться вместе большими группами людей по своей природе рискованно. Иск об ответственности, поданный против вашего бизнеса, может обосновать ваш бизнес по планированию мероприятий еще до его запуска.

Страхование общей ответственности может покрыть такие обязательства, как телесные повреждения третьих лиц, не являющиеся сотрудниками, ущерб собственности третьих лиц, травмы персонала и рекламные травмы.Он обеспечивает расследование иска и даже защиту такого иска, если клиент подает на ваш бизнес в суд.

Страхование от несчастных случаев Thimble — это самый простой и гибкий способ защитить свой бизнес. Вы можете выбрать полис, охватывающий вас по часам, дням, месяцам или годам, поэтому вы будете платить только тогда, когда вы действительно работаете на мероприятии.

Наряду с покрытием общей ответственности, Страхование от событий предлагает возможность добавить покрытие ответственности за алкоголь, которое обеспечивает покрытие судебных издержек и убытков, понесенных в результате ущерба или травм, причиненных третьей стороной в результате употребления алкоголя в вашем BYOB или в открытом баре. мероприятие.

Чтобы узнать расценки, просто скачайте мобильное приложение Thimble или нажмите «Получить расценки» и введите некоторые сведения о своей компании. При покупке вы получите свой полис и столько страховых сертификатов (COI), сколько вам нужно, через приложение Thimble и по электронной почте.

Теперь вы можете вести свой бизнес с уверенностью, что вам абсолютно необходимо разыскать пропавшую вегетарианскую еду для сестры жениха за первым столиком.

Начните вечеринку

Прежде чем приступить к работе, давайте кратко рассмотрим пять важнейших шагов, которые помогут вам стать профессиональным организатором вечеринок:

Разберитесь с обширными требованиями работы.В идеале поработайте помощником организатора вечеринок или организуйте небольшие вечеринки, чтобы получить практический опыт.
Укажите, какие мероприятия вы планируете и какие дополнительные услуги вы предлагаете клиентам.
Напишите бизнес-план и выполните основные требования, такие как регистрация бизнеса и сбор средств.
Сеть, создайте веб-сайт и учетные записи в социальных сетях и сделайте все возможное, чтобы привлечь своего первого клиента.
Защитите свой бизнес, купив страховку гражданской ответственности.

Создавая компанию, помните, что для успеха нужно время. Придерживайтесь своего бизнес-плана, работайте над созданием клиентуры, создавайте связи в отрасли и принимайте на себя просчитанные риски. Сделайте это, и о ваших вечеринках скоро заговорит весь город.

Источники:

Администрация малого бизнеса США. 5 причин, по которым вам нужен бизнес-план.
SBA. Напишите свой бизнес-план.

Создание компании по организации мероприятий: бесплатный бизнес-план

Каждому открытию нового бизнеса нужен бизнес-план.Без него легко потерять внимание, и вам может быть трудно привлечь инвесторов. Поэтому важно сесть и написать его. Хорошая новость в том, что написание бизнес-плана не должно быть сложной задачей! Скорее всего, вы уже получили большую часть необходимой информации, и все, что вам нужно сделать, это положить ручку на бумагу.

Давайте подробнее рассмотрим, что участвует в этом процессе.

Что такое бизнес-план?

Бизнес-план — это просто краткий документ, в котором излагаются цели вашей компании по организации мероприятий.Он помогает вам и вашим потенциальным инвесторам четко понять, каковы цели бизнеса (как финансовые, так и нефинансовые), и подробно рассказать, как вы собираетесь обеспечить их достижение.

Бизнес-план поможет вам сосредоточиться на том, что важно для успеха.

Загрузите бесплатный бизнес-план по организации мероприятий в формате PDF здесь

Что нужно включить в бизнес-план?

Бизнес-план не должен быть длинным, многословным документом. Для небольшой компании по организации мероприятий будет достаточно одной или двух сторон листа A4.Ваша цель — просто записать всю ключевую информацию о вашем бизнесе в четком и логичном порядке.

Темы, которые следует включить в бизнес-план вашей компании по организации мероприятий:

Имя , адрес и контактные данные для вашего бизнеса.
Информация об управлении хозяйством ; кто главный?
Заявление о миссии вашей компании : в одном предложении кратко изложите общую цель вашей компании.
Откуда вы будете работать. Укажите, где вы будете проживать, а также информацию о любых накладных расходах, связанных с помещением для бизнеса.
Ваши начальные затраты . Вам нужно купить какое-либо оборудование или арендовать транспорт? Вам нужно кому-то платить зарплату? У вас есть страховка?
Ежедневные расходы предприятия. Сколько вы будете тратить еженедельно или ежемесячно? Включите все накладные и исходящие расходы, такие как заработная плата и бензин.
Финансирование и финансовые прогнозы. Где вы планируете брать деньги, чтобы начать свой бизнес? Каковы ваши прогнозируемые прибыли / убытки на следующий месяц, год, 2 года и т. Д.? Как вы будете поддерживать денежный поток?
Будете ли вы работать в бизнесе полный рабочий день? Какое у вас будет рабочее время?
Есть ли у вашего бизнеса местные конкуренты? Какое УТП вашего собственного бизнеса выделяет его из толпы?
Какова ваша маркетинговая стратегия ?
Ваша ценовая стратегия. Сколько вы собираетесь взимать за свои услуги? Будете ли вы взимать плату за мероприятие или за час?
Как вам будут оплачиваться ваши услуги? Планируете ли вы выставлять счета, запрашивать депозит или требовать от людей внесения полной предоплаты?

Нужен курс обучения?

Наш курс «Начало бизнеса» объясняет, как успешно начать свой бизнес. Он научит вас составлять профессиональный бизнес-план и ознакомит вас с законами и правилами, связанными с открытием бизнеса.

Скачать шаблон бизнес-плана на одной странице

Загрузите наш бесплатный одностраничный шаблон бизнес-плана по ссылке ниже, чтобы начать работу. Этот шаблон является просто руководством, поэтому не стесняйтесь добавлять свои собственные заголовки на второй странице, чтобы обеспечить регистрацию всей информации, относящейся к вашему бизнесу.

Бизнес-план по организации мероприятий Бесплатно PDF

Дополнительные ресурсы:

Как спланировать корпоративное мероприятие

Любой бизнес, который хочет построить прочные отношения, должен знать, как проводить профессиональные мероприятия.Независимо от того, проводите ли вы презентацию продукта для 300 человек или тренинг для 15 сотрудников, важно подходить к каждой встрече с пониманием пяти элементов управления событиями — исследования, проектирования, планирования, координации и оценки. После того, как событие разбито на эти управляемые этапы, его гораздо легче осмыслить и собрать воедино множество движущихся частей, необходимых для его воплощения в жизнь.

Во все более цифровом мире корпоративные мероприятия позволяют людям общаться на индивидуальной основе и устанавливать настоящие связи.В результате проведение корпоративных мероприятий стало как никогда важным. Фактически, по мнению маркетологов, опрошенных в рамках недавнего отчета по тестированию и развитию событийного маркетинга, прямые трансляции являются наиболее эффективным каналом для достижения бизнес-целей.

«Мероприятия предоставляют компаниям индивидуальный способ наладить отношения со своей целевой аудиторией [а также] повысить узнаваемость бренда и лояльность», — сказал Майк Нагорняк, соучредитель и генеральный директор Localist. «Сообщения LinkedIn, обновления статуса Facebook и твиты не могут заменить значимые связи, устанавливаемые посредством личного общения.»

Организация корпоративного мероприятия позволяет вам укрепить связи с текущими клиентами и партнерами и привлечь будущих. Вот 10 советов, как спланировать мероприятие, которое ваши участники не скоро забудут.

1. Понять цель ваше мероприятие.

Как только вы решите, что хотите провести мероприятие, ваш первый шаг — определить, чего вы хотите достичь.

«Важно знать цели и задачи мероприятия, которое вы пытаетесь провести, прежде чем вы сможете делать что-нибудь еще «, — сказал Брайан Уорли, креативный директор и владелец B.Worley Productions.

Начните с того, что спросите себя, почему вы проводите мероприятие и чего от него ждете. После того, как вы определили свои цели и ожидания, вы сможете определить, какое мероприятие найдет отклик у вашей целевой аудитории.

«Вместо того, чтобы думать об этом как о корпоративном мероприятии, думайте о нем, как о интерактивном взаимодействии с брендом», — сказала Серена Холмс, генеральный директор Tigris Events. «Вы хотите, чтобы это было значимым и увлекательным».

2. Установите реалистичный бюджет.

Вам нужно знать, сколько денег вам нужно потратить, чтобы определить, какое мероприятие вы можете произвести. По словам Уорли, вы должны заранее знать, сколько вы хотите потратить, а затем планировать потратить как минимум на 10% больше.

«Вещи всегда меняются, и у вас должна быть подушка для дополнительных и неожиданных расходов, которые могут возникнуть», — сказал он.

Когда у вас есть бюджет, важно знать, куда направить большую часть ваших ресурсов. Например, если вы тратите больше денег на модные украшения, чем на квалифицированную техническую команду или представительных ораторов, ваше мероприятие может быть недостаточно содержательным.

«Выбор команды по аудио / видео и технологиям может сделать событие успешным, поэтому мы всегда уделяем особое внимание найму опытной фирмы для управления живыми презентациями… технологиями сеансов секционных заседаний и фотографией до и после мероприятия», — сказал Дж. Дж. Барнс, вице-президент по маркетингу и развитию бизнеса в enVista.

Кроме того, не экономьте на еде и напитках и учитывайте особые диетические ограничения. Хотя это может показаться не таким важным, как другие аспекты вашего планирования мероприятия, аудитория более снисходительна к ошибкам, когда они не голодны и не жаждут.

3. Составьте график проекта.

Планирование мероприятия требует от вас отслеживать широкий круг задач. Этого можно добиться, создав общий подробный контрольный список. Существуют новые технически подкованные инструменты, которые оптимизируют и упрощают управление десятками, если не сотнями, мельчайших деталей.

«Общий контрольный список планирования служит инструментом на протяжении всего процесса планирования», — сказала Валери Гернхаузер, владелец и главный планировщик Sapphire Events.

Гернхаузер сказала, что ее команда начинает со списка на 12 месяцев и работает с приращениями контрольного списка через девять месяцев, шесть месяцев, четыре месяца, два месяца, месяц, две недели, неделю и день мероприятия.

«Подобная разбивка списка задач помогает нашей команде предвидеть график этапов, на которые нам нужно ориентироваться», — сказала она.

Чтобы держать свой контрольный список в рабочем состоянии, Картик Субраманиан, маркетолог из Paperflite, рекомендует создать электронную таблицу и использовать отдельные вкладки для каждой категории мероприятий, таких как место проведения, докладчики, расписание, повестка дня и поездки. Таким образом, вы можете перечислить каждое действие или задачу, людей, ответственных за каждую часть процесса, и все соответствующие сроки.

4. Определитесь со своей аудиторией.

Важной частью процесса планирования является определение вашей целевой аудитории. Это руководители вашей компании, менеджеры, давние клиенты, деловые партнеры, члены сообщества или сочетание нескольких из этих или других групп? После того, как вы сможете назвать свою аудиторию, вы сможете обслуживать программу в соответствии с их потребностями и интересами.

Определить, сколько гостей пригласить на эти мероприятия, всегда сложно. Однако, по словам Джулиана Йоста, генерального директора и соучредителя Spacebase, лучше пригласить слишком много людей, чем слишком мало.

«Для малого бизнеса пустые места и несъеденные закуски выглядят плохо и являются пустой тратой денег», — сказал Йост. «В большинстве ситуаций присутствие слишком большого количества людей на самом деле не испортит мероприятие (за некоторыми исключениями, например, в местах с очень ограниченным пространством или где запланирован обед из трех блюд). Если приходит слишком много людей, это также отличный маркетинг. Вы обязательно вызовете ажиотаж на следующий день, и это добавит ожиданий по поводу вашего следующего мероприятия «.

Независимо от того, насколько мал или велик список гостей, люди запомнят, как с ними обращались.

«Каждый человек, присутствующий на мероприятии, является потенциальным представителем бренда или устным представителем… вашего бизнеса», — сказал Гернхаузер. «Важно оказать значительное влияние на впечатления гостей, не упуская из виду мельчайшие детали, которые каждый посетитель оценит из первых рук».

5. Выберите тему и формат.

После того, как вы поставили цели и определили аудиторию, самое время выбрать тему или тему для мероприятия и определить лучший формат для его презентации вашим гостям.

Например, координация мероприятия для клиента с отраслевым экспертом, например приглашенным докладчиком, может позиционировать вашу компанию как надежного консультанта, а не просто поставщика. Другими популярными вариантами являются одноранговое обучение с использованием клиентских панелей, программных выступлений, круглых столов и выступающих в секционных сессиях.

«Всегда предлагайте посетителям возможность сделать что-нибудь веселое, запоминающееся и занимательное, чего они обычно не делают нигде и в любое время», — сказал Барнс. «Это может включать в себя выступление известного оратора, комика или группы; игру на невероятном поле для гольфа; или попробовать что-то новое, захватывающее или эксклюзивное в первый раз.«

По словам Уорли, успешное корпоративное мероприятие является захватывающим и одновременно познавательным. в наши дни постарайтесь создать впечатления, выходящие за рамки театрального стиля сидения, и поставить участников в нужные ситуации и перед нужными людьми для общения и обучения.

«Определите, что вы собираетесь делать, чтобы это мероприятие было нестандартным», — добавил Уорли.«Потратьте время сейчас, чтобы выяснить, что будет отличать ваше мероприятие от аналогичных мероприятий в вашей отрасли или даже от тех, которые вы проводили ранее».

6. Выберите подходящее место.

После того, как вы определились с типом мероприятия, которое хотите организовать, самое время найти место, которое позволит вам воплотить ваше видение в жизнь. Иногда возникает соблазн забежать вперед и забронировать место, о котором вы слышали хорошие отзывы или которое, как вы знаете, является перспективной горячей точкой, даже если вы еще не до конца отточили миссию своего мероприятия.По словам Уорли, это ошибка.

«Всегда трудно вставить круглый колышек в квадратное отверстие, то же самое относится и к мероприятию», — сказал он. «Сначала создайте архитектуру мероприятия, а затем найдите место, которое соответствует всем требованиям, необходимым для успеха».

По словам Барнса, «местоположение является ключом к посещаемости». Она рекомендует забронировать место в удобном месте с яркой атмосферой, чтобы посетители чувствовали себя комфортно и были готовы добираться до работы.

Если у вас ограниченный бюджет, Йост предлагает снизить ваши расходы, проведя мероприятие в менее популярное время, когда место проведения более вероятно, например, проведение медиа-завтрака в понедельник утром.

«Обязательно максимально вовлекайте местное сообщество», — сказала Джина Ардженто, президент и главный исполнительный директор Broadway Stages. «Мы всегда пользуемся услугами местных поставщиков для удовлетворения потребностей в питании, сдачи в аренду и многих других важных аспектов. Делая это, мы поддерживаем местное сообщество и даем им возможность налаживать связи и расширять свой бизнес».

7. Спланируйте логистику дня.

Чтобы мероприятие прошло успешно, вам нужно будет найти, проверить и нанять всех необходимых специалистов по мероприятию.Сюда могут входить поставщики провизии, аудиовизуальные техники, принтеры, декораторы, фотографы, флористы и сотрудники службы безопасности, и это лишь некоторые из них. Конечно, вы также должны нанять спикеров и докладчиков, в том числе видных деятелей, экспертов или влиятельных лиц, которые могут лучше всего донести идеи, которые вы хотели бы распространить на собрании.

Чтобы убедиться, что все идет в соответствии с вашим планом, определите график мероприятия и убедитесь, что все в вашей команде знают, за какие аспекты дня они отвечают.

Вы должны работать очень намеренно, чтобы найти баланс между вовлечением посетителей и предоставлением им некоторой свободы в их расписании.

«Людям быстро становится скучно, — сказал Джонатан Чан, руководитель отдела маркетинга Insane Growth. «Если не хватает разнообразия, чтобы заинтересовать их, значит, вы потратили много денег на мероприятие для тщеславия».

Тем не менее, вы не хотите разбивать график. В маршруте должна быть свобода действий на случай непредвиденных обстоятельств, которые могут возникнуть.Кроме того, вашим участникам нужно время для себя, чтобы осмыслить то, что они изучают, зарядиться энергией и пообщаться с другими участниками.

«Оставьте участникам передышку для общения», — сказал Субраманиан.

Решая, чем завершить свой день, пропустите типичные рекламные розыгрыши с логотипом компании и подумайте о подарках, которые имеют большое значение при небольшом размере. По словам Йоста, гораздо лучшая идея — это взять домой цифровые технологии.

«Это может быть промокод, который дает гостям скидку, или он может предоставлять доступ к онлайн-контенту с мероприятия, например, фотографиям и видео», — сказал он.«Это также может включать в себя возможность заранее зарегистрироваться на следующее мероприятие. Дать гостям стимул оставаться на связи».

Если люди не знают о вашем мероприятии, никто не придет, поэтому крайне важно найти творческие способы донести информацию до общественности. Для небольшого мероприятия с ограниченным списком гостей вы можете просто разослать приглашения, но для более крупных мероприятий нужно быть смелее.

«В сегодняшнюю цифровую эпоху для увеличения посещаемости требуются различные методы продвижения», — сказал Барнс.«Обычно мы начинаем с отправки по электронной почте нашей базы данных, размещения объявлений в отраслевых информационных бюллетенях, добавления нашего мероприятия в отраслевые списки и каталоги и поощрения наших отделов продаж к продвижению [нашей конференции] при посещении клиентов или партнеров на месте».

Оттуда вы можете продвигаться в социальных сетях и распространять информацию о своей команде. Создайте веб-сайт мероприятия или, как минимум, новую целевую страницу на своем текущем сайте. Ваш маркетинг в социальных сетях может также включать промо-видео, сообщения в гостевом блоге и обновления Facebook, Instagram или Twitter.Поддерживайте единообразие за счет использования одного и того же дескриптора и хэштега на разных платформах и согласованного обмена сообщениями, чтобы всегда было ясно, что шум идет об одном конкретном событии.

Вы также можете изучить возможные спонсорские возможности для вашего мероприятия. Спонсоры могут оплатить часть мероприятия, что поможет вам покрыть расходы. Что еще более важно, спонсоры заинтересованы в продвижении вашего дела. Составьте мозговой штурм список идеальных спонсоров, чей бренд, миссия или услуги так или иначе дополняют ваше мероприятие.Вы можете разработать ряд спонсорских пакетов и рассказать им о потенциальных возможностях партнерства. Лучше всего это работает, если вы сосредоточите свое внимание на том, чтобы подчеркнуть ценность посетителей для потенциальных спонсоров.

«Мы сотрудничаем с медиа-спонсорами, чтобы выступать на наших мероприятиях», — сказал Барнс. «Это беспроигрышная ситуация, поскольку они получают« бесплатную »рекламу и мнение в обмен на рекламу нашего мероприятия».

9. Используйте технологии.

Прошли те времена, когда громоздкие списки длиной в милю отслеживали все движущиеся части события.Сегодня существует множество программных платформ и приложений для управления событиями (некоторые из которых предлагают бесплатный базовый продукт), которые делают все, от обеспечения беспрепятственной регистрации посетителей на месте до повышения привлекательности семинаров и презентаций с помощью моделирования и игр в виртуальной реальности.

По словам Ника Джексона, директора по маркетингу HelloCrowd, использование приложений для мероприятий может помочь вам значительно упростить планирование и повысить вовлеченность участников.

«Детали события могут быть быстро заполнены с помощью шаблонов электронных таблиц и мгновенно опубликованы в существующем приложении-контейнере событий, или команды событий могут создать свое собственное фирменное приложение для событий, которое будет использоваться для нескольких мероприятий и конференций в течение года», — сказал Джексон.«Большинство приложений для мероприятий имеют функции, которые позволяют участникам получать всю информацию, необходимую им до и во время мероприятия, и позволяют им предоставлять обратную связь докладчикам и организаторам».

Интерактивные функции, такие как опросы в реальном времени и сеансы вопросов и ответов, могут быть легко отображены на больших экранах в месте проведения мероприятия, а некоторые приложения имеют функции геймификации, такие как охота за мусором. Вы можете сделать слайды докладчиков доступными для участников, если они имеют правильный формат, просто загрузив их в приложение для проведения мероприятия.

Программное обеспечение для управления мероприятиями позволяет не упустить ваш проект, но также упрощает совместную работу с поставщиками и другими творческими партнерами.

«Оптимизация коммуникации между всеми сторонами с помощью системы управления проектами, с которой мы все можем сотрудничать, была чрезвычайно полезна в сокращении разочарований, связанных с использованием только электронной почты», — сказал Гернхаузер, который использует Basecamp, популярный облачный проект. система управления и Social Tables, еще одна веб-платформа для планирования мероприятий, известная своими возможностями построения диаграмм событий и рассадки.

10. Отметьте и оцените свой успех в планировании мероприятия.

Если ваше мероприятие прошло без сучка и задоринки, поздравляем! Вы еще не закончили. Пришло время подвести итоги всех незавершенных дел, таких как отправка окончательных платежей поставщикам, согласование ваших финансов и проведение обсуждения с вашей командой после мероприятия.

Самое главное, вы хотите получить отзывы от гостей. Если вы использовали приложение для планирования мероприятий с возможностью обратной связи, вы можете использовать его, чтобы задавать вопросы участникам. Эта информация поможет вам определить, соответствовало ли мероприятие вашим первоначальным целям и какое влияние оно оказало на участников.Затем вы можете поделиться этой информацией со всеми соответствующими заинтересованными сторонами, чтобы можно было запланировать соответствующие последующие действия. Полученные уроки помогут вам улучшить планирование следующего мероприятия.

Дополнительные отчеты Сэмми Карамела и Николь Фаллон. Некоторые интервью с источниками были проведены для предыдущей версии этой статьи.

Как написать бизнес-план по планированию мероприятий

Описание продукта и конкурентные преимущества

Наш составитель бизнес-плана обнаружил, что организаторы мероприятий делятся на две основные категории: универсалы и специалисты.У универсального организатора мероприятий часто есть большие помещения, которые они сдают в аренду для проведения свадеб и других торжеств. Кроме того, планировщик мероприятий также поможет клиентам спланировать и подготовиться к своим мероприятиям, независимо от того, будет ли это вечеринка по случаю дня рождения для 10 детей или корпоративное мероприятие для 100 человек. При составлении бизнес-плана этого типа обязательно выделите преимущества и возможности, связанные с универсальная стратегия в вашем служебном разделе бизнес-плана.

Если ваша организация является специализированной или специализированной организацией по планированию мероприятий, обсудите конкретные типы мероприятий, на которых вы специализируетесь, и задокументируйте их в своем бизнес-плане или шаблоне бизнес-плана планировщика мероприятий.Например, если вы занимаетесь планированием корпоративных мероприятий, обязательно обсудите, почему вы выбрали этот нишевый рынок и как ваши бизнес-стратегии согласуются с использованием таких возможностей. Если вы не уверены, являетесь ли вы нишевым специалистом или специалистом широкого профиля, составьте список типов мероприятий, которые вы будете или не будете проводить. Если список мероприятий для «не делать» длиннее, чем ваше «желаемое», то вы являетесь нишевым поставщиком услуг по сравнению с универсальным специалистом.

Целевой рынок для бизнеса по организации мероприятий

Ваш целевой рынок для бизнес-раздела бизнес-плана по планированию мероприятий должен быть ориентирован на то, кем будут ваши основные клиенты.Как универсал, вы планируете мероприятие. Целевым рынком может быть любой, кто проводит большое собрание в радиусе пяти, 10 или 50 миль от вашего местоположения. Что касается нишевого бизнеса по планированию мероприятий, вашим целевым рынком могут быть корпорации, состоятельные люди или другие узкие демографические группы. Определив свой целевой рынок, независимо от того, являетесь ли вы универсалом или специалистом, предприниматель может создавать бизнес-стратегии и модели, которые позволят фирме использовать возможности, связанные с вашим целевым рынком, а также смягчить проблемы при проведении нишевого или универсального мероприятия. планирование бизнеса.

Как начать бизнес по планированию вечеринок и мероприятий

Как начать бизнес по планированию мероприятий — ключевые шаги:

Это может показаться нишевым, но планирование вечеринок и мероприятий на самом деле — это многомиллиардная отрасль с большим спросом по всей Великобритании. В конце концов, кто не любит хорошие колени?

Что еще лучше, вам не обязательно иметь историю в планировании мероприятий, чтобы начать свой бизнес. Однако один из рисков, связанных с работой на мероприятиях, заключается в том, что популярность этой веселой и креативной индустрии действительно означает, что это насыщенный рынок.

Но, обладая четкой концепцией, эффективным маркетингом и несколькими ключевыми навыками, которые можно передавать, вы максимально увеличите свои шансы обойти конкурентов и добиться успеха.

Прежде всего, решающее значение имеют навыки организации и управления временем — от сортировки поставщиков до управления логистикой и надувания воздушных шаров организаторы мероприятий должны уметь жонглировать. Вы также должны быть представительны и уметь четко сообщать клиентам о своих планах и результатах, которых вы достигаете.

Вам также необходимо проявить достаточно изобретательности, чтобы придумывать уникальные концепции, и быть достаточно собранным, чтобы решать проблемы, которые могут возникнуть в последнюю минуту (что можно сделать, если ваш поставщик провизии застрял в пробке?).Уверенность в принятии решений за клиентов и согласовании цен также не повредит!

Если это похоже на вас, и вы увлечены организацией высококачественных мероприятий для клиентов, читайте дальше, чтобы узнать, как стать организатором мероприятий и как начать бизнес по планированию вечеринок.

Определите свою бизнес-идею по планированию мероприятий

Когда дело доходит до создания компании по организации мероприятий, вам сначала нужно определиться с типом услуг, которые вы хотите предложить.

Хотели бы вы предложить полный комплекс услуг по планированию мероприятия, организовывая все аспекты мероприятия от начала до проведения? Или вы бы предпочли сосредоточиться на одном или двух конкретных наборах навыков? Например:

Также важно, чтобы вы сами выбрали тип событий, над которыми хотите работать.В первые дни вам будет легче четко продвигать себя, привлекать клиентов и приобретать нужные навыки и опыт, если у вас есть ниша.

События можно разделить на четыре большие категории в зависимости от их целей и задач:

Личные события , такие как свадьбы, дни рождения и семейные торжества
Организационные мероприятия , такие как коммерческие, политические и благотворительные мероприятия, конференции и выпуск продукции
Развлекательные мероприятия , такие как спортивные мероприятия и концерты
Культурные мероприятия , такие как церемониальные, религиозные, художественные или культурные мероприятия

Желательно выбрать нишу, с которой вы знакомы, и уже есть небольшой опыт работы.Например, если вы из корпоративной среды, вы можете иметь более четкое представление о том, как выглядит успешная конференция, чем успешный фестиваль искусства. Помните, вы всегда можете заняться другими специальностями по мере роста вашего бизнеса.

Джорджина Коулман, чья компания Established Events организует вечеринки для корпоративных клиентов, говорит, что «ваш прошлый опыт и связи» являются неотъемлемой частью:

«Имеет смысл работать в области, в которой у вас есть хорошие контакты, а не начинать с царапать.

— Джорджина Коулман, Established Events

Основатель компании TYPE, которая предоставляет сетевые мероприятия, «которые улучшают благополучие и которые могут себе позволить миллениалы», — говорит Тристан Джонсон, опираясь на свой собственный опыт работы на рынке мероприятий в качестве потребителя. idea:

«Я молодому поколению, выходящему на конкурентный рынок труда, только что окончившему университет, наладить ценные связи для развития моей карьеры было действительно сложно.

«Либо я посещаю сетевые мероприятия, которые мне не интересны, либо трачу слишком много денег.После разговора с несколькими друзьями, которые считали то же самое, наша бизнес-модель была создана ».

Между тем Эмма Сэйл, основатель глобального бизнеса по организации вечеринок для взрослых Killing Kittens, говорит, что «идеология событий» была для нее первым делом: «Я увидела необходимость в мероприятиях, ориентированных на женщин, которые дали женщинам свободу исследовать свою сексуальность, чувствовать себя уполномоченным и контролирующим, находясь в безопасной среде без осуждения ».

NB: Если вы хотите стать организатором свадеб, обязательно ознакомьтесь с нашим руководством по организации свадебного бизнеса.

Помните, что после того, как вы придумали концепцию, вы всегда должны тестировать ее, чтобы убедиться, что у нее есть хорошие шансы на успех на рынке. Для этого вам необходимо…

Провести исследование рынка

Очень важно понимать свою целевую аудиторию и конкурентов. короче — все остальное.

«Не стоит недооценивать важность маркетинговых исследований, вашей целевой демографической группы и того, что отличает вас от конкурентов.”

— Тристан Джонсон, ТИП

Исследование рынка должно помочь вам понять:

Кто ваши конкуренты
Как вы можете отличиться от них
Насколько высок спрос на вашу конкретную услугу по планированию мероприятий
Тип людей, которые, скорее всего, захотят / будут нуждаться в ваших услугах
Сколько ваши целевые клиенты будут готовы платить за ваши мероприятия, и сможете ли вы получить от этого значительную прибыль

Чтобы ответить на эти вопросы, попробуйте :

Изучение конкуренции в Интернете

Часто простой поиск в Google покажет вам, кто занимается организацией мероприятий в вашем районе, но УНС, ФСБ и Британская торговая палата также содержат более конкретную общедоступную информацию о различных компаниях. .

Постарайтесь выяснить, как работают ваши конкуренты, насколько они велики, кто их клиенты, сколько они взимают и каковы их УТП. Подумайте, как вы можете предложить что-то новое, чтобы соревноваться.

Проведение онлайн-опроса

Онлайн-опросы довольно дешевы в настройке, и вы также можете использовать Facebook и LinkedIn для выполнения анкет.

Спросите людей, чего они ожидают от вашей услуги по планированию мероприятий, бюджета, который им придется потратить на такое мероприятие, как ваше, как часто они будут использовать вас, что заставит их захотеть использовать вас, и все, что вам нужно. знать.

Проведение фокус-групп

По сути, это очная версия онлайн-опроса, фокус-группа дает вам возможность обсудить свой бизнес с потенциальными клиентами.

Помимо вышеуказанных вопросов, вы также можете более конкретно рассказать о своем бизнесе, спросить, что они думают о вашей концепции и бренде, и поделиться идеями.

Придумайте название компании, проводящей мероприятие.

Каким бы увлекательным ни было занятие по выбору названия для вашего бизнеса по планированию вечеринок, к нему нельзя относиться легкомысленно.

Ваше имя — это первое, что о вас слышит большинство клиентов, поэтому важно, чтобы оно точно отражало то, чего они могут ожидать от ваших услуг. Кроме того, вы должны гордиться тем, что кричите с крыш.

Чтобы придумать название, попробуйте следующие советы:

Подумайте о типе мероприятий, которые вы хотите спланировать, и о стиле обслуживания, которое вы собираетесь предоставлять. Запишите каждое слово, которое приходит в голову, независимо от того, насколько оно очевидно или абстрактно. Чем больше, тем лучше.Затем выделите свои любимые слова и исследуйте их. Есть ли у них лучшие синонимы? Как это звучит, если их комбинировать по-разному?
Считайте свое имя. Можете ли вы назвать бизнес своим именем?
Если вы хотите, чтобы ваш бизнес не относился к себе слишком серьезно, попробуйте придумать каламбур или фразы, связанные с событиями, которые вы могли бы использовать в качестве названия. Только постарайся не быть слишком пошлым!
Подумайте о существующих компаниях по организации мероприятий, названия которых вам действительно нравятся.Вдохновляйтесь тем, что делает их такими замечательными, но не копируйте их просто так.

Когда дело доходит до названия, ключевым моментом является простота. Джонсон говорит: «Делайте это простым, запоминающимся и запоминающимся», а Сэйл советует: «Держите имя сильным и простым, формулировку миссии — простым, а бренд — ясным».

Если выбранное вами имя не делает очевидным, что вы планируете мероприятия — например, если вы выбрали довольно абстрактное слово или используете свое имя, — мы советуем добавить слоган.Например:

Помните, что название вашей компании, занимающейся планированием мероприятий, должно быть:

Легко запомнить.
Легко произносится и пишется.
Оригинально и максимально уникально.
Хорошее представление об услугах, которые вы предлагаете (не ходите на шутки и забавы, например, если вы планируете серьезные корпоративные мероприятия).
Обращение к вашей аудитории. Спросите у целевых клиентов (через друзей и семью, онлайн-опрос или фокус-группу) их честное мнение о вашем имени.

После того, как вы определились с именем, вам нужно будет проверить, что оно доступно — вы можете сделать это с помощью реестра Регистрационной палаты — а также убедиться, что его можно бесплатно использовать в качестве доменного имени для вашего веб-сайта: для например, www.joebloggs.co.uk. Лучше всего зарегистрировать свое доменное имя как можно скорее.

Если выбранное вами имя доступно, вам необходимо официально зарегистрировать его как название вашей компании.

Брендинг

Название вашей компании будет неразрывно связано с брендингом вашего бизнеса в целом.Его тон станет отправной точкой для того, как вы создадите свой логотип, веб-сайт, маркетинговые материалы и сообщения, сообщения в социальных сетях и многое другое — все вместе это должно передавать тон и цель вашего бизнеса.

Бурле предлагает вам создать четкие руководящие принципы для таргетинга на вашу конкретную целевую аудиторию с помощью вашего бренда:

«Создание сильных руководящих принципов бренда имеет решающее значение, включая то, как вы доставляете свой контент, тон голоса, цветовой код, используемый на сайт и во всем брендинге, а также на персону, на которую вы будете ориентироваться в своем маркетинге.

— Том Бурле, Fizzbox.com

«После того, как вы завершите углубленный анализ личности, убедитесь, что вся ваша работа нацелена на этих людей, чтобы добиться наилучших результатов».

Когда дело доходит до разработки стратегии брендинга, Джонсон советует не усложнять: «Исследования показали, что объем нашего внимания сокращается, поэтому брендинг должен быть легко потребляемым, приятным для глаз и подходящим для вашего личного бренда, будь он премиальным и увлекательным. красочный или гладкий ».

Получение профессиональной помощи

Коулман предлагает прибегнуть к помощи профессионала при создании вашего бренда: «Я бы посоветовал нанять консультанта по бренду.Хотя это финансовые затраты в начале вашего бизнеса, профессиональные советы по поводу вашего рекламного сообщения неоценимы. Психология брендинга может иметь огромное влияние на ваших клиентов и их взаимодействие с вами ».

Точно так же Джонсон говорит, что консультации с графическим дизайнером могут помочь, когда дело доходит до создания логотипа и других визуальных материалов: «Найдите себе графического дизайнера, который поможет вам обмениваться идеями. Хорошо получить творческое мнение и обсудить его с третьей стороной.»

Разработайте свой бизнес-план

Бизнес-план — это важный документ, который знакомит читателя со всеми аспектами бизнеса, включая то, как он будет работать, планы развития и прогнозы того, чего он достигнет в будущее.

Помимо того, что потенциальные инвесторы и банки захотят увидеть, написание бизнес-плана даст вам возможность разбить и спланировать каждый аспект вашего бизнеса шаг за шагом, включая детали вашей бизнес-модели и структуры ценообразования, маркетинговая стратегия, планы по найму персонала в будущем и часто пугающие финансовые прогнозы.

Люси Дэвис и Антония Восс, директора компании Peppermint Diva, которая планирует «широкий спектр мероприятий, от детских праздников до презентаций продуктов», объясняют процесс своего бизнес-плана: «Мы начали со сценария« мечты »из пяти пунктов того, что мы хотели наш бизнес будет выглядеть через пять лет. Затем мы разбили каждый из пунктов — как мы собираемся достичь этого, какие могут быть проблемы, рыночные условия и базовый S.W.O.T. анализ.

«Мы постоянно возвращались к плану и учились, когда нужно быть гибким и адаптироваться, а когда вернуться на правильный путь.Это был полезный инструмент, и как только мы достигли пятилетнего рубежа (и отметили все пункты из нашего списка), мы сделали это снова, чтобы сократить срок с пяти до десяти ».

Чтобы сформировать основу ваших финансовых прогнозов, вам необходимо…

Придумать стратегию ценообразования

Важная часть вашей бизнес-модели, чтобы спланировать цены, вам сначала необходимо решить, хотите ли вы плата:

Фиксированная плата за всю услугу
Почасовая ставка за время, которое вы тратите на работу над мероприятием
Цены на основе комиссии

Вы должны использовать то, что вы узнали от членов вашей целевой аудитории, и вашим конкурентам, чтобы решить, какой из них вы выберете, а также фактические цены, которые вы будете устанавливать.

Помните, что хотя ваши цены должны быть привлекательными для вашего целевого покупателя, они также должны покрывать операционные расходы, которые вы тратите на планирование мероприятия, при этом оставляя для вас место для хорошей прибыли. Как советует Коулман: «Вам необходимо найти баланс между привлечением как можно большего числа клиентов и как можно большего дохода».

Определите, сколько вам будет стоить организация мероприятия, исходя из ваших планов и идеальных поставщиков, и посмотрите, сможете ли вы по-прежнему получать приличную маржу в зависимости от того, сколько клиенты готовы платить.Как говорит Сэйл:

«Изучите своих целевых клиентов и узнайте, что они хотят видеть на месте в предлагаемых вами мероприятиях, и сколько они готовы заплатить». .

«Я очень верю в то, что нужно прислушиваться к мнению клиентов и их желаниям, а не вы думаете, что знаете, чего они хотят, и говорю им, чего они хотят. Сейчас люди намного требовательнее, потому что у них так много вариантов ».

— Эмма Сэйл, Killing Kittens

По словам Коулмана, «Цена сводится к соотношению цены и качества.

«Не волнуйтесь, если сначала у вас что-то не получится. Ваша цена может измениться, поэтому не думайте, что вы не сможете этого сделать после того, как установили цену. Однако важно хорошенько об этом подумать, поскольку снизить цену намного проще, чем поднять ее ».

Дэвис и Восс добавляют: «Убедитесь, что вы можете оправдать свою цену. Интернет выдвинул прозрачность на повестку дня, и клиенты на всех концах спектра ищут ценность и качество ».

Не бойтесь корректировать свое предложение, если ваша цена кажется необоснованной.Возможно, вам нужно переоценить, сколько вы можете потратить на организацию мероприятия или сколько услуг вы можете предложить в рамках своего пакета.

Понимание требований

Квалификация

Вам определенно не нужно формальное образование в области организации мероприятий и вечеринок, прежде чем стать организатором вечеринок.

Коулман говорит: «Для работы в мире мероприятий не требуется никакого образования. Я встречал множество людей с разным уровнем квалификации, и это не обязательно означает, что вы хорошо справляетесь со своей работой! »

Дэвис и Восс придерживаются того же мнения: «Мы ценим творчество, коммуникативные навыки и здравый смысл выше любой профессиональной квалификации.”

Однако, если вы хотите изучить управление мероприятиями, вы можете:

Изучите свои местные колледжи и университеты или онлайн-центры, такие как Открытый университет, чтобы узнать, предлагают ли они что-то, что вам подходит.
Загляните в специализированные заведения для проведения мероприятий. Event Academy, например, предлагает четыре аккредитованных курса по организации мероприятий, которые вы можете выбрать онлайн или в офисе в Лондоне.

Или, в качестве альтернативы учебе, вы всегда можете накапливать опыт мероприятий (если у вас его нет), добровольно участвуя в местных мероприятиях.Это даст вам практическое представление о множестве винтиков, которые образуют одно событие, и вы можете быть удивлены уровнем вовлеченности!

Правила

Следуйте этому контрольному списку, чтобы убедиться, что вы ведете свой бизнес законно и не опасаясь дорогостоящих юридических проблем:

✓ Получите лицензии

Лицензии, необходимые для ведения вашего бизнеса на законных основаниях, будут предоставлены вашим местным орган или совет (свяжитесь с ними, чтобы узнать, какие лицензии вам нужны), а также места, в которых вы будете проводить мероприятия.

Джонсон указывает, что «если вы продаете алкоголь, вам понадобится лицензия на алкоголь», в то время как Сэйл говорит: «Все местные советы разные, и использование частных заведений требует разных лицензий по сравнению с работой с лицензированными заведениями, поэтому тебе просто нужно проверить, это что-то вроде минного поля ».

✓ Зарегистрируйтесь в качестве индивидуального предпринимателя

Если вы не хотите создать компанию с ограниченной ответственностью (хотя большинство стартапов не начинают жизнь таким образом), вам необходимо зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя в HMRC, и понимать налоговые последствия этого.

✓ Настройте банковский счет для предприятий

Кроме того, вам нужно будет наладить систему учета и движения денежных средств, чтобы вы могли легко управлять счетами и расходами. Хорошая идея — нанять бухгалтера, который поможет вам на ранних этапах.

✓ Подготовьтесь к приему платежей

Наряду с вашим банковским счетом предприятия вам также понадобится счет продавца. После того, как клиент заплатит вам, его деньги будут храниться на вашем торговом счете до тех пор, пока они не будут одобрены банком клиента, после чего они будут переведены на ваш бизнес-счет, поэтому крайне важно, чтобы он у вас был.

✓ Застрахуйтесь

Вам понадобится страхование гражданской ответственности и страхование профессиональной ответственности, а также страхование ответственности работодателя, если вы собираетесь нанимать сотрудников.

Вам также может потребоваться страхование зданий и имущества, если вы храните дорогостоящее оборудование дома или в офисе, а также страхование транспортных средств для любых фургонов, которые вы используете для перевозки материалов на места и обратно.

Sayle указывает, что ваша страховка должна включать положения об отмене события.Она также посоветует проконсультироваться с «хорошим страховым брокером»:

«Они скажут вам, что именно вам нужно, поскольку к разным работникам предъявляются разные требования; например, если у вас есть знак безопасности, тогда у них должна быть собственная страховка ».

✓ Освежите свое здоровье и безопасность

Хотя места, где вы проводите мероприятия, скорее всего, будут иметь свой собственный набор общих правил охраны труда и техники безопасности, очень важно, чтобы вы проводили собственную оценку рисков до проведения мероприятий, с подробным описанием опасностей и средств контроля для каждого.

Итак, научитесь составлять оценки рисков и учитывать все, от поездок, тяжелых нагрузок и поражения электрическим током до структурной безопасности и гигиены пищевых продуктов.

Конечно, легко обвинить место проведения, если что-то пойдет не так, но это все равно плохо отразится на вас, если вы не смогли распознать риск и не справиться с ним.

Начните продвигать свой стартап по планированию мероприятий

Теперь вы готовы приступить к работе, пора показать свой бизнес публике (и побудить их использовать ваши звездные услуги по планированию мероприятий).Наряду с традиционными методами, такими как размещение листовок и размещение рекламы в местной газете, вы захотите попробовать следующее…

Создайте веб-сайт

Наличие веб-сайта жизненно важно для любого малого бизнеса. Это место, где можно объяснить все, что вы предлагаете, продемонстрировать свои предыдущие проекты, составить список ваших ценовых пакетов и показать свои контактные данные.

Это также возможность доказать, что даже несмотря на то, что ваш бизнес новый, вы профессионал, который точно знает, что они делают.Поэтому вам нужно убедиться, что ваш сайт стильный и профессионально оформленный, без орфографических ошибок (ошибочный, устаревший веб-сайт — верный способ оттолкнуть потенциальных клиентов).

Если вы сами не являетесь веб-дизайнером, вам нужно выбрать один из двух вариантов:

Наймите внештатного веб-дизайнера , который создаст для вас сайт. Преимущество этого в том, что у вас будет эксперт, с которым можно будет обсудить идеи, но вы можете обнаружить, что ваш дизайнер взимает плату за любые изменения, которые вы хотите внести в будущем.
Используйте платформу для создания веб-сайтов . Зачастую они недорогие и, вероятно, дадут вам больший контроль над своим сайтом и более четкое понимание того, как он работает. Wix, GoDaddy и Weebly — популярные варианты.

Ваш веб-сайт должен соответствовать вашему бренду и быть привлекательным для вашего целевого клиента, и вы должны принять передовые методы SEO, чтобы обеспечить его высокий рейтинг, когда люди ищут в Google информацию о местных мероприятиях.

Tom Bourlet марок Fizzbox.com, который предлагает групповые мероприятия и мероприятия для любого мероприятия, а также организаторы мальчишников и девичников The Stag Company и Hen Heaven, уточняют: «Важно понимать, на какие условия вы нацеливаетесь, против какой конкуренции вы участвуете и что можете себе позволить. потратить на PPC (оплата за клик).

«Начиная новый бизнес, вы не можете полагаться на органический или прямой трафик, поэтому PPC будет иметь решающее значение, и наступит поворотный момент, когда он перейдет от экспериментального к прибыльному.По этой причине вам необходимо убедиться, что у вас есть средства для размещения рекламы, пока вы работаете над SEO и UX веб-сайта ».

— Том Бурле, Fizzbox.com

Бурле добавляет: «Одним из быстрых выигрышей может стать локальное SEO, гарантирующее вам быстрое ранжирование в городе, в котором вы находитесь, что относительно легко сделать за короткий период. времени.»

Используйте социальные сети

Как говорит Сэйл: «Социальные сети огромны, и если вы не знакомы с цифровым миром, то вам не повезет, поэтому разработайте хороший план цифрового маркетинга с ведущими социальными сетями. заряд.”

С помощью социальных сетей вы можете бесплатно рассказать о своем бизнесе, поделиться подробностями о своих услугах, специальных предложениях и — с разрешения ваших клиентов — изображениями ваших мероприятий, чтобы дать потенциальным клиентам представление о том, что вы можете предоставить .

Сэйл добавляет: «Вы можете использовать множество цифровых уловок, от продвижения рекламы на Facebook для целевой аудитории до использования Instagram с визуальной точки зрения с помощью спонсируемых сообщений».

Совет Коулмана:

«Публикуйте сообщения регулярно и убедитесь, что контент актуален; не просто предлагайте рекламу по этим каналам, это отталкивает людей.Постарайтесь проявить как можно более творческий подход и стать влиятельным лицом в отношении тенденций и концепций. Если вы станете авторитетом в своей сфере деятельности, это повысит доверие к вам ».

— Джорджина Коулман, Established Events

В частности, Pinterest может стать золотой жилой для организаторов вечеринок и мероприятий. Платформа на основе изображений, основанная на вдохновении и обмене идеями, Pinterest — это место, где можно найти людей, которые ищут вдохновение для своего следующего большого взрыва, и показать им, на что вы способны.

Вы также можете найти ценные группы в Facebook.Например, будущие невесты все чаще присоединяются к локальным группам в Facebook, в которых они могут обсуждать и рекомендовать местные предприятия общественного питания, бутики, услуги по планированию и многое другое. Попробуйте присоединиться к соответствующим группам и поделиться с участниками индивидуальным специальным предложением.

Конечно, нет смысла тратить энергию и ресурсы на максимизацию ваших профилей Pinterest и Facebook, если ваш целевой рынок не тратит на них много времени.

Джонсон говорит: «Во-первых, выясните, где находится ваша целевая аудитория и на какой платформе они проводят больше всего времени.С появлением историй в Instagram миллениалы проводят на платформе до 25 минут каждый день. Это было для нас ключевым моментом, который позволил нам привлечь внимание тех, кто был заинтересован в TYPE ».

Отправка электронных писем

Отправка привлекательных маркетинговых писем как клиентам, так и тем, кто выразил интерес к вашим услугам, — отличный способ общаться с общественностью, делиться обновлениями и специальными предложениями, поощрять взаимодействие с вашим бизнесом и поддерживать высокий интерес.

Система CRM (управление взаимоотношениями с клиентами) поможет упростить этот процесс за счет персонализации электронных писем, чтобы клиенты были более склонны их читать, автоматизации отправки электронной почты, сопоставления данных о клиентах и многого другого.

Посещайте ярмарки и выставки

На некоторых мероприятиях, например свадьбах, часто проводятся регулярные ярмарки и выставки, на которых малые предприятия, такие как поставщики и организаторы вечеринок, могут разместить прилавок и продемонстрировать свои продукты и услуги посетителям.

Это отличный способ донести ваши услуги до людей, которые в них нуждаются.Кроме того, личное общение с потенциальными клиентами даст вам уникальную возможность объяснить, что вы можете им предложить. Кроме того, они с большей вероятностью запомнят вас, если бы они с вами беседовали дружелюбно и многообещающе.

Однако убедитесь, что у вас есть напечатанные профессиональные визитные карточки и буклеты, чтобы вы могли дать им что-нибудь на память.

Попробуйте перекрестные рекламные акции

Поищите другие малые предприятия в индустрии мероприятий и узнайте, сможете ли вы сотрудничать с ними, чтобы создать рекламное предложение, от которого выиграете вы оба.

Например, местная независимая организация общественного питания и предлагает скидку как от вашей цены, так и от ее цены тем, кто пользуется вашими услугами и выбирает этого поставщика.

Поощряйте молву

По словам Дэвиса и Восса, «молва — это, безусловно, самая мощная и достоверная форма маркетинга.

«Не бойтесь просить своих клиентов делиться своим опытом в манере, которая подходит им (и вашему рынку). Если у ваших клиентов есть подписчики в социальных сетях, попросите их отметить ваш бизнес, подписаться на него или поставить лайк или (что еще лучше) опубликовать изображения вашего продукта или отзыв о ваших услугах.

— Люси Дэвис и Антония Восс, Peppermint Diva

«Если социальные сети не для них, попросите их поделиться своим опытом в кругу друзей.

«Мы производим лукбуки с изображениями наших мероприятий, и многие из наших клиентов (частных и корпоративных) согласились выставить их в своих домах / офисах, что оказалось очень полезным».

Коулман добавляет: «Старомодный личный разговор — лучший способ продвигать свой бизнес.Чтобы утвердиться, требуется немного больше времени, но оно того стоит.

«И возьми трубку! Не полагайтесь на электронные письма и текстовые сообщения, создавайте искренние отношения со своими поставщиками или клиентами. Вы получите награду за свои усилия ».

Найдите поставщиков и установите контакты

Как гласит старая пословица, важно не то, что вы знаете, а то, кого вы знаете. Когда дело доходит до планирования мероприятий, очевидно, что важно то, что вы знаете, но вам также будет очень полезно иметь портфолио отраслевых контактов.

Конечно, поиск подходящих поставщиков для каждого мероприятия означает тщательное рассмотрение пожеланий и бюджета вашего клиента. Но построение отношений с надежными поставщиками сразу же предоставит вам варианты, сэкономив ваше время — при условии, что они соответствуют требованиям.

Если вы хотите спланировать свадьбу, например, вам пригодятся контакты в компаниях общественного питания, местных заведениях, поставщиках развлечений и т. Д. Если вы специализируетесь на корпоративных мероприятиях, вам может потребоваться найти контакты в компаниях по печати баннеров, потенциальных спонсоров и т. Д.

Вот несколько способов начать создание этой книги контактов:

Посетите онлайн-сервис поставщика мероприятий , базы данных . Alive Network, например, перечисляет тысячи британских организаторов мероприятий и поставщиков вместе с обзорами и ценами.
Если ваши конкуренты проводят публичные мероприятия, посмотрите, сможете ли вы на них присутствовать. Запишите, кого они использовали в качестве поставщика услуг общественного питания, места проведения, поставщика оборудования и т. Д. Если присутствуют какие-либо поставщики или спонсоры, поговорите с ними и спросите их подробности.
Посетите торговых выставок, семинаров и выставок , где поставщики будут демонстрировать свои предложения. Коулман говорит, что ключ к «Сети, сети, сети!» Сходите на как можно больше выставок, посещение часто бесплатное. Есть много мероприятий для профессионалов в области организации мероприятий, и Eventbrite — хорошее место, где можно узнать, что происходит в вашем районе ».
Присоединяйтесь к местным группам мероприятий в социальных сетях , где профессионалы делятся информацией о компаниях, с которыми они работали.Будьте активны, участвуйте в обсуждениях и спрашивайте мнения.
Используйте вашу персональную сеть . По словам Джонсона, «вы будете удивлены, сколько контактов вы можете установить через друзей друзей и коллег, как новых, так и старых. Также используйте LinkedIn в полной мере, ежедневно устанавливайте новые связи и взаимодействуйте с ними хотя бы для того, чтобы просто представиться ».

Помимо этого, Дэвис и Восс говорят, что вы всегда должны быть начеку и подготовлены: «Всегда держите глаза открытыми, поскольку вы можете встретить людей в самых неприятных местах.

«Фестивали — отличное место для привлечения творческих людей и артистов, равно как и выставки, не связанные с мероприятиями. Выставки интерьеров и выставки подарков — отличное место для встреч с представителями бизнеса, которые могут отлично подойти для проведения мероприятий.

«Вы можете встретить знакомых где угодно и где угодно — от свадьбы друга до похода в парикмахерскую — поэтому всегда держите визитки наготове».

— Люси Дэвис и Антония Восс, Peppermint Diva

Когда дело доходит до охраны мест, Бурле говорит, что личный подход лучше всего:

«Я настоятельно рекомендую посетить место назначения и организовать встречи с ними.Таким образом, у вас будет возможность построить отношения с потенциальным поставщиком, объяснить любые вопросы или сомнения и помочь наладить долгосрочное партнерство.

«Это также упростит совместную работу над маркетинговыми возможностями, а также будет рекомендовано другим предприятиям».

По мере того, как вы создаете свою сеть и поддерживаете связь с поставщиками и клиентами, вы можете подумать о приобретении мобильного телефона для бизнеса, чтобы отделить ваши деловые отношения от личных звонков (дополнительная информация на нашей странице о контрактах на корпоративные мобильные телефоны.

Что дальше?

Рынок планирования вечеринок и мероприятий очень конкурентен, но с советами, приемами и инструментами, приведенными в этом руководстве, вы настроите себя с наибольшими шансами на успех. Удачи!

Маркетинговый план для организаторов мероприятий | Small Business

Организаторы мероприятий помогают отдельным лицам, организациям и предприятиям проводить мероприятия, беря на себя ответственность за все действия, связанные с мероприятиями. Чтобы продвигать свой бизнес по планированию мероприятий, вы должны определить предлагаемую услугу, создать структуру ценообразования, определить целевую аудиторию для вашей услуги, общаться с потенциальными клиентами и наладить отношения с деловыми партнерами, которые могут повысить ценность вашей компании.

Сервис

Организаторы мероприятий работают во многих секторах рынка. В зависимости от вашего опыта вы можете предложить услугу общего планирования мероприятий или специализированную услугу в таких секторах, как общественные мероприятия, корпоративные мероприятия или мероприятия для некоммерческих организаций. В этих секторах вы можете дальше специализироваться, сосредоточившись на конкретных мероприятиях, таких как свадьбы, конференции по продажам или сбор средств.

Цены

Цены — важная часть вашего маркетингового плана.Вы можете установить цену на свои услуги тремя способами: почасовая ставка за время, которое вы тратите на мероприятие, процент от общего бюджета клиента на мероприятие и установленный сбор, который покрывает все ваше время и затраты на управление мероприятием. Цена, которую вы взимаете, будет зависеть от типа клиента. Бюджеты корпоративных мероприятий обычно больше, чем бюджеты общественных мероприятий или мероприятий для некоммерческих организаций.

Целевая аудитория

Ваша целевая аудитория зависит от сектора рынка. Если вы специализируетесь на общественных мероприятиях, сосредоточьте свою маркетинговую деятельность на отдельных лицах.Например, на свадьбах ваша основная целевая аудитория будет состоять из людей или семей, участвующих в мероприятии. Однако также важно общаться с местами проведения общественных мероприятий, такими как отели или банкетные залы, поскольку они могут порекомендовать ваши услуги. Для корпоративных или некоммерческих мероприятий ваша целевая аудитория будет зависеть от размера организации. В небольших организациях за управление мероприятиями отвечает менеджер по продажам или маркетингу. Более крупные организации, которые участвуют в ряде мероприятий, могут иметь специального менеджера по мероприятиям.

Коммуникация

Коммуникационный план определяет, как вы достигнете своей целевой аудитории. Веб-сайт важен, потому что часть вашего бизнеса, скорее всего, будет исходить от потенциальных клиентов, которые ищут организатора мероприятий. На вашем веб-сайте следует описывать тип услуг, которые вы предлагаете, приводить примеры событий, которыми вы управляли, и включать отзывы довольных клиентов. Проверяя объявления, такие как объявления о свадьбе, в газетах или журналах, вы можете идентифицировать потенциальных клиентов и связываться с ними по электронной или обычной почте с подробностями о ваших услугах.Для корпоративного бизнеса, отправьте электронное письмо компаниям в вашем регионе. Выявить потенциальных клиентов можно, посетив сайты выставок или конференций и проверив список компаний-участниц.

Отношения

Построение двусторонних отношений с местами проведения мероприятий или другими поставщиками событийного рынка может повысить ваши собственные маркетинговые усилия. Объединившись с другими предприятиями, такими как кейтеринговые компании, фотографы или развлекательные агентства, вы можете расширить спектр предлагаемых услуг.Ваши партнеры также могут рекомендовать вас своим клиентам. Работая с местами проведения мероприятий и рекомендуя их клиентам, у вас есть возможность стать специалистом по планированию, который они рекомендуют своим клиентам.

Ссылки

Биография писателя

Ян Линтон, проживающий в Великобритании, занимается профессиональным писательством с 1990 года. Его статьи о маркетинге, технологиях и беге на длинные дистанции публиковались в таких журналах, как «Маркетинг» и «Мир бегунов».Линтон также является автором более 20 опубликованных книг и копирайтером для глобальных компаний. Он имеет степень бакалавра искусств в области истории и экономики Бристольского университета.

Как начать бизнес по планированию мероприятий

Получите готовый план проекта на основе этого практического руководства.

Вы мечтаете о вечеринке? Или хотя бы как интересное мероприятие. Если вы общительны, организованы и амбициозны, воплотите в жизнь свою мечту, начав бизнес по планированию мероприятий.Ежегодно в США проводится два миллиона мероприятий. Это почти 5 500 мероприятий каждый день. А норма прибыли планировщиков составляет 15-40% бюджета (по данным Entrepreneur, на мероприятия ежегодно тратится около 500 миллиардов долларов). Индустрия мероприятий переживает бум, рост составляет 10% в год. Итак, если вы ждали знака, чтобы зарабатывать на жизнь своей страстью, это ваш большой шанс.

Это руководство охватывает практически все аспекты создания и работы успешной компании по организации вечеринок и мероприятий.Сохраните его как контрольный список, чтобы подготовить запуск вашей компании по планированию мероприятий и добиться успеха.

Развивайте свои навыки

Амбиции могут сильно воодушевить вас, но чистого желания недостаточно для получения приличной прибыли. Прежде чем решиться открыть свое агентство по планированию мероприятий, убедитесь, что у вас есть необходимые компетенции в своем наборе навыков.

Навыки, необходимые для работы в сфере планирования мероприятий:

Исключительные навыки работы с людьми

Работа в сфере мероприятий требует постоянного общения и нетворкинга.Успех мероприятия иногда полностью зависит от вашей способности понимать потребности клиента и ваших переговоров с подрядчиками. Это включает в себя множество организационных способностей, таких как тайм-менеджмент, координация команды, ресурсы и логистика. Списки дел — ваши лучшие друзья, и вам становится легче справляться с несколькими задачами. Хотя все хорошо спланировано, все может развалиться (и это часто случается). Вы должны быть в состоянии найти творческое решение и беспрепятственно провести мероприятие при возникновении неожиданных проблем.Вам нужно сохранять спокойствие и собранность любой ценой, даже когда дела идут не так, как нужно. Может быть, вы только что нашли свой дзен. Маленькие вещи имеют значение, потому что они, как правило, приводят к большим проблемам. Вы должны уметь сосредоточиться на общей картине и при этом отслеживать мельчайшие детали. Вам требуется способность нестандартно мыслить и воплощать в жизнь свои уникальные идеи, соблюдая при этом бюджетные требования.

Предпринимательство

Вы не боитесь брать на себя ответственность, продавать свои услуги и платить налоги.Вы любите то, что делаете. Планирование мероприятий официально считается одной из самых напряженных работ. Но если вы любите делать людей счастливыми, это также одна из самых полезных работ. Это бонус, если у вас уже есть все эти навыки. В противном случае вы наверняка со временем разовьете их с опытом. Просто прыгайте и начинайте действовать.

Набери как можно больше опыта

Вы можете пропустить этот раздел, если вы уже являетесь зрелым профессионалом в области организации мероприятий с великолепным портфолио. Но если вы начинающий планировщик, вот где вы можете намочить пальцы в мире событий. Волонтер Некоммерческие организации часто ищут волонтеров во время своих мероприятий. В качестве волонтера вы будете проверять билеты на благотворительный концерт, настраивать оборудование или даже приносить кофе артистам. Не стесняйтесь работать за кулисами и разговаривать с поставщиками, менеджерами и другими добровольцами. Эти контакты и опыт пригодятся в будущем.

Найдите работу в компании по организации мероприятий

Поищите в Интернете должности начального уровня, например, помощника по административным вопросам, помощника по мероприятиям, координатора общественного питания и т. Д.Хотя компенсация невелика, опыт бесценен. Обратитесь в гостиничные компании или к организаторам мероприятий, которыми вы восхищаетесь, и узнайте, смогут ли они воспользоваться вашими услугами и помощью.

Начните с организации небольшого мероприятия

Устройте вечеринку в честь дня рождения друга, устройте танцевальный вечер или концерт для рок-группы местного университета. Это не требует большого опыта, но требует большого увлечения.

Познакомьтесь с инструментами планирования мероприятий

Лучшие организаторы мероприятий технически подкованы и часто полагаются на инструменты, чтобы успевать за своим напряженным графиком.Изучите такие приложения, как Casual, Slack, Eventribe, Zapier и многие другие. Вот длинный список, если вы жаждете дополнительной информации.

Стать сертифицированным

Работа по планированию мероприятий не требует формального образования, но сертификат повысит вашу рыночную стоимость. Это особенно полезно, если вы планируете работать с корпоративными клиентами.

Вот некоторые из наиболее проверенных обозначений: Экзамен охватывает планирование, управление сайтом, дизайн мероприятий, маркетинг и международные стандарты.Обладатели этого сертификата в среднем зарабатывают на 10 000 долларов в год больше, чем несертифицированные планировщики. Сдать экзамен можно дистанционно, но только четыре раза в год. Это также требует как минимум трехлетнего опыта работы в отрасли. С этим сертификатом вы получаете доступ к обширной сети профессионалов, готовых помочь вам расти. CMM — это не только экзамен, но и целая программа обучения, которая занимает 15 недель в автономном режиме в Индиане. Звучит дорого, но плановики с КИМ зарабатывают на 30 000 долларов в год больше, чем плановики без КИМ. Найдите наставника или бизнес-партнера

Трудно начать бизнес самостоятельно и приобрести все необходимые знания. Таким образом, партнерство с кем-то, у кого есть опыт планирования мероприятий, может быть очень мудрым решением. Он также может направлять и поддерживать вас в поисках знаний.

Стать сертифицированным

Вот некоторые из наиболее проверенных обозначений:

Экзамен охватывает планирование, управление сайтом, дизайн мероприятий, маркетинг и международные стандарты. Обладатели этого сертификата в среднем зарабатывают на 10 000 долларов в год больше, чем несертифицированные планировщики. Сдать экзамен можно дистанционно, но только четыре раза в год. Это также требует как минимум трехлетнего опыта работы в отрасли. С этим сертификатом вы получаете доступ к обширной сети профессионалов, готовых помочь вам расти. CMM — это не только экзамен, но и целая программа обучения, для прохождения которой требуется 15 недель в автономном режиме в Индиане.Звучит дорого, но плановики с КИМ зарабатывают на 30 000 долларов в год больше, чем плановики без КИМ.

Изучение рынка и конкурентов

Чтобы знать, как начать собственный бизнес по планированию мероприятий, вам необходимо понимать, кто присутствует на рынке, особенно в вашем регионе. Какие запросы от клиентов самые частые? Сколько событий определенного типа происходит регулярно в вашем районе? Что предлагают другие компании и в чем их сильные стороны? Какие комиссии они взимают? Как вы можете выделиться среди конкурентов?

Не просто верьте, что у вас есть хорошая идея, найдите факты или, по крайней мере, объективные мнения, подтверждающие это.Анализируйте общедоступные данные и отчеты в Интернете и обращайтесь к компаниям, которые проводят тендеры для организаторов мероприятий. Поговорите со своими потенциальными клиентами, чтобы четко понять их потребности.

Выберите свою нишу

Попытка предложить услуги по координации для всех типов мероприятий — распространенная ошибка, особенно среди начинающих предпринимателей. Выберите конкретную нишу и доминируйте в ней. Корпоративный сектор Клиенты на этом рынке — корпорации, НПО и благотворительные организации.

Корпоративные мероприятия включают конференции и выставки, выставки, рекламные акции, семинары для персонала, праздничные вечеринки и многое другое.Они, как правило, менее личные, имеют больше участников и больший бюджет, чем частные мероприятия.
Благотворительные организации часто организуют сбор средств для разных целей и в различных формах. Это может быть что угодно, от концерта до марафона. Для этих мероприятий вы наверняка привлечете волонтеров и спонсоров.

Социальные мероприятия

Не все хотят планировать свои дни рождения, свадьбы или встречи самостоятельно, особенно если эти личные встречи большие. Если вы выберете этот рынок, вашими клиентами будут частные лица.Они вообще очень эмоционально вложены в мероприятие. Поэтому вы должны быть чуткими к их потребностям, дружелюбны и оптимистичны.

Организация свадьбы — самая востребованная услуга и самый насыщенный рынок для организаторов мероприятий. Но это также самый выгодный вариант среди частных торжеств из-за очень больших бюджетов. Средние расходы на свадьбы в США составляют около 33 400 долларов.
Дни рождения — второй по величине рынок для организаторов мероприятий. Некоторые из них могут быть огромными, дикими и довольно дорогими.
Прочие семейные торжества. Поводов для вечеринки предостаточно: детские души, бар и бат-мицвы, годовщины, встречи, крестины и помолвки. В каждом из этих случаев будет список конкретных требований.

Общественные мероприятия

Как правило, они предназначены для развлечения, а не для праздников или деловых целей. Проблема для нового бизнеса в том, что вам нужно найти спонсора или рискнуть собственными средствами в надежде, что люди купят билеты.

Съезды — это массовые мероприятия, посвященные определенным интересам или хобби. Comic-Con — отличный тому пример.
Культурные мероприятия, такие как музыкальные или кинофестивали, художественные шоу и многое другое.

Спортивные мероприятия от местного до национального и даже международного масштаба, такие как Олимпийские игры или чемпионат мира по футболу.

Сосредоточьтесь на своих сильных сторонах. Итак, сузьте свои операции до определенной ниши в соответствии с вашими навыками, связями и увлечением. Действуйте и делайте все возможное. Но избегайте попыток стать «мастером на все руки, ничего не мастером».

Составьте надежный бизнес-план

Креативность имеет значение, но доход определяется в цифрах. Поэтому составление надежного бизнес-плана является предпосылкой успеха. Структурируйте свои идеи в документе, который устанавливает ваши цели и стратегию. Есть разные варианты того, как должен выглядеть план, но в лучшем случае он должен включать следующее:

Vision. Что отличает вашу компанию по организации мероприятий от других компаний?
Профиль компании. Основные услуги и деятельность, ценности и миссия.
SWOT-анализ . Обзор ваших сильных и слабых сторон. А также исследуйте возможности рынка и конкуренцию.
Профиль клиента. Как будут выглядеть ваши клиенты. Сколько им лет и сколько они зарабатывают? Как они проводят свободное время и чем дорожат? Вы также можете составить список потенциальных клиентов, к которым можно подойти.
Маркетинговый план. Как вы собираетесь привлекать клиентов и зарабатывать деньги? Мы скоро поговорим о вариантах.
Финансовый план . Сводная информация о структуре затрат и прогнозируемых потоках доходов. Как вы собираетесь зарабатывать деньги и сколько? Каковы ваши предпусковые расходы и как вы их покроете?

Нужно вдохновение. Шаблоны будут огромным подспорьем для начала работы. Загрузите его здесь или посмотрите примеры здесь.

Планируйте свои доходы

В рамках финансового плана попытайтесь спланировать свои денежные потоки на следующий месяц, три месяца или полгода.Не забывайте о расходах на начало бизнеса по планированию вечеринок, а также о заработной плате, счетах за коммунальные услуги, налогах, страховке и всех ежемесячных расходах. Ваши сборы будут варьироваться в зависимости от обслуживаемого сегмента рынка, местной стоимости жизни, вашего опыта и репутации.

Определите, сколько вы будете взимать за свои услуги, прежде чем начать свой бизнес, и включите свои сборы в бизнес-план. Ваша комиссия может быть фиксированной, процентной от расходов, почасовой ставкой или их комбинацией. Но большинство организаторов мероприятий используют метод «затраты плюс», что на 10–20 процентов превышает бюджет мероприятия.Таким образом, чтобы спрогнозировать свой доход, вы должны определить операционные расходы на организацию мероприятия: место проведения, рабочая сила, расходные материалы, материалы и т. Д. Чтобы ничего не забыть, используйте программное обеспечение для составления бюджета или шаблоны. Последний может быть в виде электронных таблиц или в виде распечатки. Вот некоторые из них, которые можно загрузить бесплатно: Убедитесь, что у вас достаточно капитала для начала работы

При разработке бизнес-плана подумайте, откуда будет поступать ваш первоначальный стартовый капитал. В некоторых случаях организаторы вечеринок и мероприятий могут начать с 5-10 тысяч долларов.Для домашнего офиса стартовый комплект для планирования мероприятий включает в себя компьютер, телефон и большую сеть подрядчиков со своим оборудованием и персоналом.

Однако вам все равно нужно платить по счетам, прежде чем бизнес станет прибыльным. Подсчитайте, сколько вам нужно, и сравните с прогнозируемым денежным потоком. Обсудите это со своей семьей и партнерами. Если возможно, не соглашайтесь брать ссуды. Сэкономьте как можно больше, прежде чем посвятить себя бизнесу, или рассмотрите альтернативные варианты дохода, такие как работа на неполный рабочий день, гранты для нового бизнеса, спонсорство или краудфандинг.Ваш бизнес-план будет большим подспорьем при обращении к инвесторам через AngelList, CrowdFunder или Fundable.

Вот отличное руководство по расчету начальных затрат от Ассоциации малого бизнеса США.

Это была самая стратегическая часть этого руководства. Пришло время для более практических шагов.

Начни свой бизнес

Теперь, когда у вас есть все предпосылки для планирования, пришло время его реализовать. Вы не можете избежать реальной бумажной работы, но вы можете упростить ее, заранее изучив местные правила.Убедитесь, что вы понимаете, какие разрешения, лицензии и страховки вам необходимы для работы, какие налоги нужно платить и когда.
Следуйте этому контрольному списку для запуска бизнеса, сделайте это правильно и профессионально:

Зарегистрируйте свою компанию

Это требование для законной деятельности и защиты вашего бизнеса. Этот процесс варьируется от страны к стране и зависит от размера и структуры фирмы. Например, в Управлении малого бизнеса США есть руководство по регистрации юридического лица. Вот аналогичное объяснение для жителей Великобритании.На этом этапе вы должны решить, хотите ли вы зарегистрировать свой бизнес. У разных юридических лиц разные юридические лица, сборы за подачу документов и налоговые последствия. В США, например, это могут быть:

ИП (один фрилансер с личной ответственностью),
Товарищество (два или более человека),
Общество с Ограниченной Ответственностью или ООО (легко и недорого создать, имеет наименьшие административные требования. Вы будете защищены от личной ответственности, когда дело доходит до долгов компании),
S Corporation (обычно не рекомендуется для небольших организаций),
C Corporation (наиболее сложный тип, обычно намного больше, чем среднестатистический организатор мероприятий когда-либо понадобится),
Некоммерческая корпорация (вероятно, не ваш выбор, поскольку вы действительно хотите получать прибыль).

В большинстве стран есть похожие юридические лица, возможно, с разными именами. Если вы не уверены, проконсультируйтесь с юристом.

Откройте банковский счет

Отделите свои личные финансы от финансов компании для целей налогообложения и отслеживания денежных потоков. Chase считается одним из лучших банков, открывающих счет для открытия малого бизнеса. Выберите отличный банк, который предоставит вам ссуды под низкие проценты и неограниченный кэшбэк до 2%.

Возможно, вам потребуется оформить документы и подписать документы лично.Однако необходимо иметь онлайн-банкинг и онлайн-приложение. Также очень рекомендуется персональный менеджер банка.

Получите необходимые лицензии Какие именно лицензии вам понадобятся, будет зависеть от вашего местоположения (это руководство для компаний в США) и операций. Если вы планируете продавать алкоголь во время мероприятий, вам, вероятно, понадобится разрешение.

Получите соответствующую страховку

Ваш бизнес должен быть застрахован на случай несчастных случаев, а в некоторых штатах страхование является обязательным.Например, страхование гражданской ответственности защищает бизнес от ответственности в случае повреждения чужого имущества. Если у вас есть сотрудники, вам необходимо страхование компенсации работникам. Другими соответствующими вариантами являются государственная ответственность, профессиональная компенсация, здоровье и льготы и другие. Вы также можете получить страховку от конкретных событий для отдельных проектов.

Вот небольшой справочник по типам страхования, но мы советуем вам проконсультироваться с авторитетным брокером, чтобы получить страховку, которая наилучшим образом соответствует вашим потребностям.

Знай свои налоги

На первый взгляд, регистрация и уплата налогов могут показаться чрезвычайно сложными. Но вот эмпирическое правило: удерживайте треть своих доходов для оплаты юридических услуг. Однако в среднем ставка налога на малый бизнес в США составляет 19,8%.

Налоги для компании, планирующей мероприятия, могут включать налог на самозанятость, подоходный налог и налог на заработную плату, если у вас есть сотрудники. В зависимости от того, где и как вы продаете товары и услуги, вы также можете нести ответственность за уплату акцизных сборов и уплаты налогов.Ознакомьтесь с этим руководством, чтобы узнать о налоговом законодательстве США и Великобритании. Вы также можете иметь право на снижение налога. Например, если вы работаете из дома, вы можете учитывать часть своих затрат на аренду и коммунальные услуги как коммерческие расходы.

Создайте свой фирменный стиль

Вы можете продавать клиентам под своим именем или названием компании. В любом случае убедитесь, что ваш бренд запоминающийся, запоминающийся и уникальный. Это может потребовать мозгового штурма и исследования. Поделитесь своими идеями с доверенными людьми, чтобы проверить их реакцию.Приняв решение, зарегистрируйте название и логотип своей компании, купите домен и начните развивать свой бренд.

Если вы не уверены в своих навыках визуального творчества, наймите дизайнера. Они также могут помочь с визитками и веб-сайтами.

Составьте маркетинговый план и бюджет

Чтобы заработать больше, нужно тратить деньги. В самом начале маркетинговый бюджет может составлять до 30% расходов вашего бизнеса. Вроде много, но вам нужно много чего:

Сайт с портфолио ваших проектов,
Визитки,
Рекламы (мы предлагаем онлайн-рекламу в поисковых системах и социальных сетях, как с таргетингом в пределах 50 миль). радиус в вашем районе),
Путевые расходы на посещение сетевых мероприятий.

Решите, сколько вы готовы потратить на маркетинг. Если у вас еще нет приличного бюджета для веб-сайта, лучше сначала работать со страницами Facebook или Instagram, чем иметь некачественное присутствие в Интернете. Ваш веб-сайт должен быть профессиональным, содержать ваши услуги и портфолио, отзывы клиентов и контакты. Однако, если у вас есть достаточно времени и средств, существуют конструкторы веб-сайтов, которые помогают создавать веб-сайты профессионального качества.

Цель маркетинга на ранней стадии — привлечь первых клиентов.Если вы проведете незабываемое мероприятие, они останутся рядом и порекомендуют вас другим. Тогда ваши маркетинговые расходы в конечном итоге снизятся.

Используйте эти руководства и шаблоны для создания маркетингового плана.

Улучшите презентацию в лифте

Попробуйте представить ценность своего бизнеса и уникальные торговые предложения за 60 секунд или меньше. Сначала запишите речь. Редактировать и переписывать. Практикуйте это перед зеркалом. Чтобы при встрече с потенциальным клиентом или спонсором не было упущено ни одной возможности.

Шаблоны для составления предложений

Каждое мероприятие будет отличаться, но вы сможете быстро ответить каждый раз, когда получите запрос или найдете интересную возможность. Легче было бы немного изменить продуманный шаблон, чем писать каждое письмо с нуля.

Вы также должны иметь четкую структуру ценообразования и уметь уверенно оценивать размер комиссии.

Получите отзывы

Как только вы закончите свое первое мероприятие и получите деньги, попросите клиента написать несколько слов о вашей работе, которые можно будет разместить в виде обзора на вашем веб-сайте.Это повысит вашу репутацию и бренд.

Добавляйте фото и видео успешных вечеринок в свое портфолио каждый раз после мероприятия (сначала спрашивайте разрешения). Но они должны быть профессионально сняты и смонтированы.

Развитие возможностей для бизнеса

Даже если вы уже реализовали свои первые проекты, процесс поиска новых никогда не прекращается. Используйте любую возможность для продвижения своей компании: свяжитесь с местными блоггерами, напишите о себе в журнале, купите рекламу в социальных сетях.Организуйте свои идеи в интеллект-карте или в визуальном планировщике. Узнайте, где вы можете встретить потенциальных клиентов и получить их контакты. Составьте список потенциальных клиентов. Например, вы можете представиться владельцам новых ресторанов и отелей. Предлагайте устраивать вечеринки на своих площадках с серьезной скидкой. Сначала они могут быть вашими клиентами, а потом — партнерами. Используйте всю свою харизму, чтобы найти потенциальных клиентов. Ключ к заключению контракта — взаимопонимание и искренний диалог. Сделайте так, чтобы каждый клиент почувствовал себя важным.Ваша цель — завоевать доверие эмоциями и идеями. Идите в ногу с трендами

Тенденции мимолетны, но люди по-прежнему хотят иметь то, что сейчас в моде, поэтому убедитесь, что вы знаете, что это такое, и дайте им это. В этом случае Pinterest — хорошее место для вдохновения.

Постоянно улучшайте свои навыки

Мир событий постоянно развивается, поэтому вы не можете позволить себе лениться. Вам нужно расти как профессионал и улучшать свои услуги. Вы можете снимать за кулисами процесс создания мероприятия, чтобы продемонстрировать, что вы открыты и не отставаете.Попробуйте пройти онлайн-курс по организации мероприятий, например, на Udemy.

Владельцы event-агентства о бизнесе, праздниках и капризах невест

Свадебный ИП

О конкуренции

План не по плану

Семейное дело

Ивент-агентство организации мероприятий и праздников в Москве

Бизнес план Event –агенства «Крокодил»

Как event-агентство в кризис сохранило команду, бизнес и клиентов

Как начать бизнес по планированию мероприятий

Шаг 1. Изучите требования к должности

Шаг 2. Найдите свою нишу

Шаг 3. Напишите бизнес-план

Шаг 4. Продвигайте свой бизнес

Шаг 5: Получите страховку

Начните вечеринку

Создание компании по организации мероприятий: бесплатный бизнес-план

Что такое бизнес-план?

Что нужно включить в бизнес-план?

Темы, которые следует включить в бизнес-план вашей компании по организации мероприятий:

Нужен курс обучения?

Скачать шаблон бизнес-плана на одной странице

Дополнительные ресурсы:

Как спланировать корпоративное мероприятие

1. Понять цель ваше мероприятие.

2. Установите реалистичный бюджет.

3. Составьте график проекта.

4. Определитесь со своей аудиторией.

5. Выберите тему и формат.

6. Выберите подходящее место.

7. Спланируйте логистику дня.

9. Используйте технологии.

10. Отметьте и оцените свой успех в планировании мероприятия.

Как написать бизнес-план по планированию мероприятий

Как начать бизнес по планированию вечеринок и мероприятий

Определите свою бизнес-идею по планированию мероприятий

Провести исследование рынка

Изучение конкуренции в Интернете

Проведение онлайн-опроса

Проведение фокус-групп

Придумайте название компании, проводящей мероприятие.

Брендинг

Разработайте свой бизнес-план

Придумать стратегию ценообразования

Понимание требований

Квалификация

Правила

Начните продвигать свой стартап по планированию мероприятий

Создайте веб-сайт

Используйте социальные сети

Отправка электронных писем

Посещайте ярмарки и выставки

Попробуйте перекрестные рекламные акции

Поощряйте молву

Найдите поставщиков и установите контакты

Что дальше?

Маркетинговый план для организаторов мероприятий | Small Business

Сервис

Цены

Целевая аудитория

Коммуникация

Отношения

Как начать бизнес по планированию мероприятий

Развивайте свои навыки

Набери как можно больше опыта

Стать сертифицированным

Изучение рынка и конкурентов

Выберите свою нишу

Составьте надежный бизнес-план

Начни свой бизнес

Создайте свой фирменный стиль

Составьте маркетинговый план и бюджет

Развитие возможностей для бизнеса

Добавить комментарий Отменить ответ