Администратора профессиональные качества: Образец резюме администратора, пример резюме от Superjob 2021

Системный администратор « В помощь выпускникам « Полезная информация

системный администратор

Коды специальностей высшего образования:

· 230201 Информационные системы и технологии (специалитет)

· 010503 Математическое обеспечение и администрирование информационных систем (специалитет)

· 080800 Прикладная информатика (магистратура (направление))

· 080800 Прикладная информатика (бакалавриат)

· 010500 Прикладная математика и информатика (бакалавриат)

· 010501 Прикладная математика и информатика (специалитет)

· 010500 Прикладная математика и информатика (магистратура (направление))

Специальности:

математика; компьютерные науки; прикладная математика; прикладная математика и информатика; математическое обеспечение и администрирование информационных систем; информатика и вычислительная техника; вычислительные машины, комплексы, системы и сети; информационные системы; комплексная защита объектов информатизации; компьютерная безопасность и т.

д.

Описание:

Системный администратор — это профессионал в области информационных технологий, который отвечает за эксплуатацию и обслуживание сервера, оборудования и программного обеспечения, установленного на компьютерах предприятия. Системный администратор обеспечивает бесперебойную работу компьютерной сети внутри компании, а также за ее пределами: устанавливает и настраивает программное обеспечение, устраняет неполадки в системе; обеспечивает информационную безопасности компании.

Качества, которые помогут быть успешным в этой профессии

(профессионально важные качества):

Способности, умения:

· высокий уровень развития концентрации, объема, распределения и переключения внимания

· высокий уровень развития технических способностей

· математические способности

· высокий уровень развития памяти

· развитая моторика пальцев

· высокий уровень развития образного мышления

· гибкость мышления

· аналитические способности

· высокий уровень развития логического мышления

· развитое абстрактное мышление

· большой объем кратковременной памяти

Личностные качества, интересы и склонности:

· внимательность

· организаторские способности

· аккуратность

· организованность

· коммуникабельность

· ответственность

· терпеливость

· кропотливость, тщательность, систематичность в работе

· усидчивость

Качества, препятствующие эффективности профессиональной деятельности:

· неразвитые технические способности

· рассеянность

· неаккуратность, невнимательность

· ригидность мыслительных процессов

· сильно развитая близорукость

Содержание работы системного администратора:

· создание и обслуживание вычислительного комплекса сети

· осуществление контроля за работой операционных систем и программного обеспечения; установка и наладка программного обеспечения

· распределение ресурсов сети

· координация и администрирование систем

· осуществление удаленного администрирования (при невозможности прямого доступа к компьютеру)

· оказание поддержки системному оператору

· техническое обслуживание компьютерных систем

· установка оборудования

· осуществление профилактического ремонта сетей и оборудования

· разработка автоматизированных систем управления (ERP-систем) и оптимизация с их помощью бизнес-процессов в организации

· модернизация существующей системы управления

· сбор требований к создаваемому программному продукту

· разработка технического задания на создание и тестирование программного продукта

· подготовка документального оформления системной и программной архитектур IT-системы

· консультирование и обучение пользователей ERP-системы работе с ней

· решение проблем функционирования ERP-системы

· обеспечение информационной безопасности компании

· обучение пользователей, оказание помощи и поддержка в работе с сетью

· подготовка и хранение резервных копий данных

· защита информации от вирусов и хакерских атак

Профилирующие предметы школьной программы и дополнительного образования:

программирование и информатика, математика, физика, английский язык

В каких областях может работать системный администратор?

· вычислительные центры

· предприятия и организации

· учебные заведения (школы, колледжи, ВУЗы и т. д.)

· крупные компании: банки, финансовые корпорации, топливно-энергетические комплексы и др.

Чем профессия привлекательна?

· возможность ощущать себя на передовых рубежах технического прогресса

· возможность чувствовать себя незаменимым специалистом в областях, в которых не разбирается никто, включая директора

· практически неограниченный доступ к информационным ресурсам

«Подводные камни»:

· недоверие со стороны пользователей

· «рваный» характер работы с частыми авралами и стрессовыми ситуациями.

Возможные профессиональные заболевания:

· сердечнососудистые

· глазные

· остеохондроз

· нервные расстройства

Противопоказания по здоровью:

· плохой слух

· нервно-психические заболевания

· инфекционные заболевания

Профилирующие предметы школьной программы и дополнительного образования:

программирование и информатика, математика, английский язык

Кто такой администратор сайта: основные функции и обязанности

Администратора сайта можно назвать его руководителем или менеджером, так как в обязанности такого сотрудника входят разнообразные функции, обеспечивающие корректную работу и регулярное обновление интернет-ресурса.

Начиная с технической поддержки сайта и заканчивая его визуальным, текстовым наполнением, продвижением и поднятием в рейтинге поисковиков – подобная должность предполагает немалую ответственность. Таким образом, администратор — это универсальный специалист, который лично, либо привлекая подрядчиков и фрилансеров, обеспечивает полноценную бесперебойную работу ресурса.

Рассматривая должностные обязанности администратора сайта, нужно учитывать, что не все из перечисленных ниже функций он обязательно выполняет лично. Как уже было сказано, при необходимости или для оптимизации работы ее часть может делегироваться. Но все же понимание специфики всех сопутствующих процессов должно быть присуще админу – ведь нужно если не выполнять лично, то анализировать, контролировать корректность всего, что происходит с сайтом. Среди основных обязанностей администратора интернет-ресурса:

Разработка, поддержка концепции сайта, улучшение его работы. Усовершенствование и исправление текущей структуры веб-ресурса.
Организация технической стороны работы ресурса и контроль безопасности.
Разработка, внедрение стратегии продвижения веб-ресурса в сети Интернет.

Обновление, редактирование или замена текстового и визуального наполнения сайта, заказ материалов для наполнения ресурса подрядчикам и контроль дедлайнов.
Аналитика посещаемости, вовлеченности посетителей, конверсии; разработка планов дальнейших публикаций в соответствии с потребностями целевой аудитории также входит в функции администратора сайта.
Техническая поддержка сайта, осуществляемая самостоятельно либо при помощи привлеченных специалистов.
Обратная связь с посетителями ресурса: работа с комментариями, ответы на сообщения.
Организация и контроль полноценной работы, корректного функционала сайта, постоянное отслеживание доступности веб-портала для пользователей в сети.

На вопрос «что делает администратор сайта» трудно ответить кратко, ведь чем больше знает и умеет сотрудник, тем выше его ценность на рынке труда. Как и любому менеджеру, администратору веб-ресурса необходимо, во-первых, решать множество текущих вопросов и заглядывать наперед, планируя стратегию дальнейшей работы. Также среди основных умений претендента на должность администратора интернет-ресурса должны быть такие профессиональные навыки:

Уверенные навыки работы с компьютером, особенно в сети Интернет. Понимание принципов работы интернет-страниц, представление о процессах, ведущих к неисправностям либо поломкам интернет-ресурса и знание методов их исправления.
Знание языков программирования (HTML, Adobe Flash, JavaScript, CSS, PHP). В случае отсутствия подобных навыков, при возникновении сбоев в работе портала придется прибегать к помощи программистов.
Навыки составления техзаданий для веб-дизайнеров, разработчиков, сотрудничество с которыми – неотъемлемая часть работы как во время подготовки ресурса к запуску, так и при внесении дальнейших изменений (редизайн, внедрение нового функционала).
Знание CMS-систем для организации управления веб-сайтами.
Навыки составления планов будущих публикаций – в том случае, если к наполнению веб-ресурса привлечены авторы, копирайтеры, редакторы.
Знание методов поисковой оптимизации в Интернете необходимо для управления процессом или участия в разработке стратегии SEO-продвижения ресурса.
Навыки в обеспечении комплексной безопасности интернет-ресурсов.

Выясняя, кто такой администратор сайта, следует также понимать, что это специальность, требующая постоянной вовлеченности в процесс. Следить за работой веб-ресурса, устранять неполадки, совершенствовать интерфейс и наполнять сайт нужно постоянно. Часто это подразумевает работу в режиме 24/7. Нужно быть готовым к большому объему заданий, разнообразию обязанностей, что требует ответственности, стрессоустойчивости, многозадачности, усидчивости, внимательности. Учитывая необходимость общаться с посетителями сайта, а также с фрилансерами (веб-дизайнерами, копирайтерами, программистами), полезным будет умение находить общий язык с людьми.

Разноплановая, многозадачная и ответственная работа администратора сайта пользуется большим спросом на рынке труда. Учитывая высокие темпы перехода бизнеса в интернет и огромное количество ресурсов разнообразной направленности, квалифицированному специалисту будет несложно найти интересную работу с достойной оплатой в этой сфере.

Что такое hard и soft skills? В чем разница? Что важнее?

Читать: 3 мин.

В современной профориентации, на тренингах и в статьях по педагогике встречаются такие американские термины, как «hard skills» и «soft skills». В этой статье расскажем об их значении, откуда они взялись и что с ними делать обычному человеку.

Что такое hard и soft skills?

Hard skills — (англ. «жесткие» навыки) профессиональные навыки, которым можно научить и которые можно измерить. Для обучения hard skills необходимо усвоить знания и инструкции, качество обучения можно проверить с помощью экзамена. Примеры hard skills: набор текста на компьютере, вождение автомобиля, чтение, математика, знание иностранного языка, использование компьютерных программ.
Soft skills — (англ. «мягкие» навыки) универсальные компетенции, которые гораздо труднее измерить количественными показателями. Иногда их называют личными качествами, потому что они зависят от характера человека и приобретаются с личным опытом. Примеры soft skills: такие социальные, интеллектуальные и волевые компетенции, как коммуникабельность, умение работать в команде, креативность, пунктуальность, уравновешенность.

Краткая история

Термины hard и soft skills берут начало в военном деле. В 1959 году армия США начала разрабатывать научно обоснованный подход к подготовке военнослужащих. В ходе разработки исследователи выявили важность для военнослужащих не только профессиональных навыков (hard skills), но универсальных компетенций (soft skills), которые не поддаются планомерному обучению. Понимание различий между soft и hard skills было выражено в доктрине «Системы проектирования военной подготовки» 1968 года таким образом: hard skills являются навыками работы преимущественно с машинами, soft skills — навыками работы с людьми и бумагами. После того, как термины прижились в военной науке и психологии, они перешли в свободное употребление в сфере бизнеса. Сегодня в вакансиях, в том числе на русском языке, можно встретить вместо разделов «профессиональные навыки» и «личные качества» — hard skills и soft skills.

В чем отличия hard от soft?

hard skills

soft skills

✔ Требования к hard skills остаются неизменными вне зависимости от компании, в которой вы работаете, людей и корпоративной культуры. Soft skills, наоборот, изменчивы и ситуативны. Например, программирование относится к профессиональным навыкам (hard skills): правила создания хорошего программного кода будут одинаковы для любого программиста в любой компании. Коммуникативные навыки относятся к универсальным компетенциям (soft skills): правила построения эффектной речи будут зависеть от аудитории, к которой обращается говорящий, от речевой ситуации (разговор в метро или выступление на конференции).

✔ Овладеть hard skills можно в различных учебных заведениях (школы, институт, дополнительные курсы). Обычно для них выделяются определенные уровни сложности, по которым можно постепенно подниматься, как по лестнице. Например, владение английским языком делится на уровни Elementary, Pre-Intermediate, Intermediate, Upper-Intermediate и т.д. Чтобы получить новый уровень, необходимо сдать экзамен. В отличие от hard skills, для освоения soft skills не существует легких пошаговых инструкций: человек или обладает каким-либо качеством от рождения (например, дружелюбность, спокойный характер), или приобретает его с опытом, путем проб и ошибок (например, умение работать в команде, лидерские качества). Soft skills осваиваются медленнее, чем hard skills.

✔ Для hard skills существуют подтверждающие сертификаты и дипломы о том, что сотрудник имеет необходимые профессиональные навыки. Soft skills не имеют сертификации и доказать их наличие гораздо труднее.

Какие навыки все-таки важнее?

В основном это зависит от профессии и должности, на которой работает человек. Можно назвать
3 группы профессий по соотношению soft и hard skills:
1. Профессии, в которой превалирует hard над soft: например, физик-ядерщик, который может быть замечательным специалистом и отлично выполнять свою работу, и при этом не уметь работать в команде и взаимодействовать с людьми.
2. Профессии, в которых необходимы в равной степени оба вида навыков: например, юристы, бухгалтеры, таможенники. Этим специалистам требуется набор профессиональных навыков, а также коммуникабельность, организованность, терпеливость, доброжелательность, так как они работают с людьми.
3. Профессии, в которых превалируют soft skills: например, сфера продаж, бизнес, политика или творческие профессии. Так, бывают умелые продавцы без образования маркетолога, которые своим обаянием завоевывают клиента. В эффективных продажах задействованы самые разные социальные компетенции: умение говорить красиво и грамотно, выступать публично, умение слушать, умение расположить к себе собеседника, уверенность в себе и др.

Стоит признать, что soft skills — это компетенции будущего. Из двух физиков-ядерщиков более успешным станет тот, кто будет развивать свои социальные компетенции. Вероятно, он сможет сделать более успешную научную карьеру, чем его необщительный коллега.

Как понять, нужно ли развивать soft skills?

Если вы хотите понять, насколько необходимы soft skills в вашей работе, то ответьте на несколько вопросов:
1. Насколько важно для моего карьерного продвижения то, как я взаимодействую с окружающими?
2. Есть ли люди в компании на подобной должности, которые двигаются по карьерной лестнице быстрее?
3. Влияет ли мой темперамент на продвижение в компании?

Если вы ответили «да» на эти вопросы, то работать над своими универсальными компетенциями просто необходимо. Для ориентира расскажем, какие универсальные компетенции наиболее перспективны (на основе исследования профессиональной сети LinkedIn):

Наш Центр разработал целый спектр тренингов для школьников, позволяющих развить социальные, интеллектуальные и волевые компетенции еще в подростковом возрасте. Это период, когда происходит адаптация человека в обществе. Общение приобретает исключительную значимость, необщительному подростку будет тяжело взаимодействовать с коллективом, он будет чувствовать себя чужим и эмоционально подавленным. Тренинги позволяют выявить проблемы в развитии soft skills и с помощью активизирующих методик превратить их в сильные стороны личности.
Будем рады видеть вас на наших программах!

Автор: Ольга Биккулова, специалист Центра «Гуманитарные технологии»

Если вы хотите получать наши свежие статьи, подпишитесь на нашу рассылку.

Чтобы узнать, какая сфера деятельности вам подходит больше всего, вы можете пройти тест на профессию онлайн.

МЦКО

Педагог, психолог, менеджер, стратег, финансист, эффективный управленец – все это относится к главному человеку в современной школе – к директору. Современный директор школы – какой он? Своими размышлениями на эту непростую тему с пресс-службой Московского центра качества образования поделились руководители нескольких школ города.

Ольга Тертухина, директор гимназии № 1554:

Ох, тяжела ты, шапка Мономаха.

А.С. Пушкин

Еще со времен Советского союза идет спор о роли директора школы. Одни считают, что «Если вы хотите быть хорошим директором, стремитесь, прежде всего, быть хорошим педагогом…» (В.А. Сухомлинский), другие – педагогом можешь и не быть, а эффективным менеджером быть обязан.

Если посмотреть на изменение содержания работы директора за последние 3-4 года, то можно увидеть, что у него стало больше свободы в плане финансов, распределения ресурсов, а значит, стало больше и ответственности. Директору сегодня как никогда нужны навыки управления организацией – основы менеджмента, он должен быть эффективным управленцем.

Вместе с тем, стало больше свободы и в содержательном плане. Директор должен разбираться в современных образовательных парадигмах и приоритетах, а также в перспективных образовательных технологиях. Он должен понимать суть и особенности педагогической работы.

Таким образом, современный директор – менеджер, стратег, понимающий современные тенденции образования, умеющий предвидеть будущее.

Современный директор должен сам постоянно развиваться и совершенствоваться и вместе с тем формировать инновационный механизм, направленный на развитие творческой атмосферы в образовательном учреждении, культивировать у подчиненных интерес к инновациям и новшествам.

Но что может сделать директор один, даже если он самый-самый? – Важно уметь подбирать команду. Термин «команда», думаю, пришел к нам из бизнеса и уверенно прижился в педагогической среде, где традиционно сильно «чувство локтя». И здесь директору очень важно, чтобы его заместители были подлинными профессионалами, неравнодушными управленцами, умеющими работать в команде.

Александр Тверской, директор лицея № 1581:

Кто такой современный директор школы? Квалифицированный и опытный педагог, понимающий суть образовательного процесса или грамотный администратор? Убежден, что современный директор школы – это больше, чем просто хороший педагог и администратор – это эффективный управленец.

Сейчас у школы появилось больше свободы и самостоятельности, как в ведении финансово-хозяйственной деятельности, так и в определении содержания образования, что существенно повышает ответственность за принятые решения.

Поэтому директор – это человек, который может и готов принимать управленческие решения для достижения поставленных целей. Однако, зададимся вопросом: может ли директор принимать одинаково эффективные решения как в области управления ресурсами, так и в научно-методических, образовательных областях? – Может, если он способен собрать управленческую команду профессионалов, организовать ее работу и не бояться делегировать ответственность членам своей команды.

Конечно, надо помнить, что современный директор – это ключевая фигура в сфере образования, так как он представляет интересы государства в школе и одновременно интересы школы перед государством и обществом. Директор выстраивает взаимодействие, общение, связи между учащимися, родителями, педагогами, партнерами образовательной организации, государственными и муниципальными органами управления.

Современный директор школы должен иметь не только профессиональные компетенции, которые позволяют ему быть эффективным руководителем, но и личные качества, такие как стрессоустойчивость, упорство и настойчивость, уравновешенность, доброжелательное отношение к людям, уверенность в себе.

Елена Савчук, директор школы № 2005:

Результат деятельности любой школы зависит, прежде всего, от того, какой руководитель стоит во главе ее управления. В современных условиях конкурентной среды перед директором школы стоит непростая задача – найти экономически целесообразное направление обучения и качественно организовать образовательный процесс.

Попробуем составить портрет современного руководителя.
Эффективное управление кадрами, регулирование образовательной деятельности, материальное обеспечение классов методическими материалами и техническим оборудованием, ремонт и обслуживание помещения школы – все это необходимо выполнять и координировать директору в современных, меняющихся условиях жизни.

Директор современной школы обязан быть педагогом и организатором, юристом и экономистом. Разработать свой стиль управления школой, в котором проявятся личностные качества руководителя, – первостепенная задача.
Людей, обладающих выраженными чертами лидера от природы, не так много, но этому качеству при желании можно научиться. Необходимо терпение и работоспособность, терпимость к окружению, умение разбираться в людях и видеть их проблемы, не только связанные с учебным процессом, но и личного характера. Директор является той основой, на которую опираются идеи модернизации российского образования.

На мой взгляд, главная задача современного директора школы – обеспечивать опережающий характер образования: ставить задачи, которые важны сегодня и станут еще более важными завтра, а также находить пути их решения, правильно выстраивать приоритеты. Такая постановка вопроса предполагает, что директор школы – это профессиональный и умелый управленец.

Современный директор должен быть универсальной личностью, прекрасно эрудированной, с гибким мышлением.

Важными качествами руководителя являются талант управленца и хозяйственника. Сегодня в московские школы пришла новая система финансирования. От количества учащихся и воспитанников зависит бюджет образовательного учреждения. Чтобы привлечь детей в школу, нужно быть конкурентоспособными. При этом имеет значение абсолютно все: и уровень качества преподавания, и санитарное состояние зданий и территорий. Директор – менеджер, он обязан просчитывать на много шагов вперед, насколько экономически выгодным будет то или иное его решение, насколько оно будет эффективным. Привлечь детей в школу, рационально распределить средства и приумножить их – непростая задача для руководителя.

Управляться с графиками и таблицами, цифрами и диаграммами трудно, но еще сложнее управлять людьми. Управлять мудро и деликатно, соблюдая необходимый баланс.

Труднее завоевать авторитет у родителей, ведь они разные, но, тем не менее, объединены общим – любовью к детям. В общении с детьми и родителями, педагогами и сотрудниками главное для директора современной школы – оставаться человеком. Директор – главный психолог в школе, в его компетенции – и подбор кадров, и сохранение атмосферы в коллективе. Умение общаться с людьми, находить необходимые компромиссы – одна из важных черт современного директора школы, ключ к успеху.

Если у штурвала школы находится директор, который сочетает в себе все необходимые качества руководителя новой формации, можно с уверенностью говорить, что школа – в надежных руках.

Где взять хорошего администратора стоматологической клиники и каким он должен быть — Стоматологические статьи

Где взять хорошего администратора стоматологической клиники и каким он должен быть

Уже много лет основным вопросом при любом обсуждении насущных проблем деятельности стоматологических клиник является вопрос — где взять хорошего администратора? Руководители организаций индустрии здоровья и красоты находятся в постоянном поиске. Чаще всего администраторов «переманивают» из одной организации в другую, или же сами администраторы мигрируют в поисках лучшей заработной платы. Однако качество их работы почти всегда не устраивает работодателей. Одни руководители обращаются в поисках гарантии качества в кадровые агентства, другие ищут кандидатов сами через рекламу в Интернет и СМИ.

Мы постараемся проанализировать и разобраться, в чем же причина этой ситуации на кадровом рынке, и какой можно найти выход из создавшегося положения.

Первоначально давайте установим, каковы основные должностные обязанности, личностные качества и условия работы администратора.

Должностные обязанности администратора:

1) работа на телефоне:

прием всех входящих звонков

регистрация полученной информации

продажа по телефону (мотивирование пациентов на первичный прием)

2) работа на компьютере (ПК):

внесение информации в клиентскую базу (КБ)

ведение электронной версии КБ

3) работа на кассе (ККМ):

взаиморасчеты с пациентами

4) взаимодействие с пациентами в клинике:

информирование пациентов об услугах и сопутствующих товарах

ответы на возражения

расширение продаж

5) распределение клиентских потоков

6) отслеживание приема специалистов

7) продажа услуг и сопутствующих товаров

8) взаимодействие с партнерами

9) взаимодействие с персоналом

10) и т. д.

При этом основное условие работы администратора — не покидать зону регистрации, т. к. здесь находится конфиденциальная информация.

Теперь рассмотрим, какие профессиональные навыки и личностные качества необходимо иметь администратору, чтобы выполнить перечисленные выше должностные обязанности.

Личностные качества администратора:

1) Для работы на телефоне администратор должен быть хорошим коммуникатором и иметь навыки общения по телефону. При этом он не только должен уметь правильно общаться по телефону, но и мотивировать потенциального пациента, позвонившего впервые, прийти в клинику. А это уже навыки продажи по телефону.

2) Ведение клиентской базы в компьютере — работа очень кропотливая и сложная, т. к. здесь необходимо иметь навык работы с информацией. То есть уметь анализировать, структурировать полученную информацию о пациенте и вносить в сжатом виде в клиентскую базу, да так, чтобы любой другой сотрудник мог бы ее потом прочесть. Другими словами, надо уметь работать с «буквой»!

Кто когда-либо учился в институте или техникуме, тот знает, как сложно одновременно слушать и писать конспекты, и как мало людей, которые это умеют делать хорошо. Ведь по одним конспектам можно сдавать экзамены без учебника, а в других «черт ногу сломит».

3) Работа с деньгами всегда была и останется одной из самых трудных и ответственных задач. Даже далеко не все бухгалтеры соглашаются иметь дело с приемом наличных. Тем более что «работа с цифрой» всегда была «ахиллесовой пятой» для многих женщин, в то время как администраторами работают в основном женщины и девушки.

4) Взаимодействие администратора с пациентами предполагает наличие у него коммуникативных навыков, знаний типологии пациентов, стрессоустойчивости и навыков работы с конфликтами, претензиями и жалобами. Другими словами, администратор должен быть «белым и пушистым», лицом фирмы и душой клиники. Он должен уметь в считанные минуты установить психологический контакт с любым пациентом, не покидая при этом стойки ресепшн, которая в свою очередь является своеобразным барьером для процесса общения.

stomport.

ru
1891 • 06.09.2013

Technogas MultiSteril стерилизатор 45 000 грн
$ 1557.09 • € 1369.86
Юрій • Киев

[«13391″,»13387″,»13383″,»13309″,»13257″,»13246″,»13245″,»13244″,»13249″,»13241″,»13238″,»13237″,»13236″,»13234″,»13231″,»13232″,»13229″,»13225″,»13221″,»13224″,»13220″,»13214″,»13213″,»13212″,»13206″,»13205″,»13204″,»13201″,»13198″,»13199″,»13190″,»13183″,»13182″,»13181″,»13180″,»13178″,»13174″,»13173″,»13170″,»13169″,»13168″,»13167″,»13160″,»13157″,»13156″,»13146″,»13143″,»13142″,»13140″,»13138″,»13135″,»13133″,»13132″,»13127″,»13125″,»13122″,»13121″,»13105″,»13120″,»13115″,»13116″,»13114″,»13100″,»13098″,»13097″,»13094″,»13089″,»13087″,»13084″,»13082″,»13078″,»13073″,»13044″,»13045″,»13036″,»13037″,»13024″,»13017″,»13013″,»13011″,»13009″,»13004″,»13005″,»13001″,»12999″,»12994″,»12986″,»12984″,»12979″,»12977″,»12946″,»12940″,»12933″,»12929″,»12901″,»12927″,»12915″,»12912″,»12909″,»12905″,»12903″,»12902″,»12896″,»12886″,»12879″,»12874″,»12873″,»12870″,»12863″,»12862″,»12861″,»12860″,»12858″,»12847″,»12850″,»12854″,»12852″,»12845″,»12839″,»12834″,»12830″,»12812″,»12828″,»12809″,»12808″,»12805″,»12801″,»12797″,»12734″,»12735″,»12787″,»12782″,»12779″,»12749″,»12738″,»12693″,»12688″,»12686″,»12669″,»12663″,»12662″,»12660″,»12633″,»12605″,»12595″,»12594″,»12577″,»12568″,»12563″,»12562″,»12555″,»12553″,»12551″,»12552″,»12550″,»12549″,»12545″,»12544″,»12543″,»12542″,»12541″,»12540″,»12537″,»12535″,»12531″,»12528″,»12527″,»12526″,»12525″,»12523″,»12522″,»12521″,»12519″,»12517″,»12516″,»12514″,»12513″,»12512″,»12510″,»12509″,»12507″,»12505″,»12503″,»12498″,»12494″,»12489″,»12486″,»12485″,»12482″,»12481″,»12480″,»12478″,»12477″,»12476″,»12475″,»12470″,»12468″,»12469″,»12466″,»12467″,»12462″,»12461″,»12460″,»12458″,»12456″,»12451″,»12450″,»12449″,»12446″,»12442″,»12441″,»12437″,»12436″,»12429″,»12428″,»12421″,»12418″,»12415″,»12414″,»12410″,»12408″,»12404″,»12402″,»12397″,»12396″,»12394″,»12390″,»12383″,»12380″,»12376″,»12373″,»12367″,»12366″,»12363″,»12358″,»12353″,»12345″,»12343″,»12342″,»12338″,»12335″,»12333″,»12332″,»12323″,»12321″,»12311″,»12316″,»12306″,»12301″,»12292″,»12282″,»12277″,»12273″,»12268″,»12262″,»12261″,»12264″,»12260″,»12259″,»12257″,»12251″,»12250″,»12245″,»12255″,»12235″,»12228″,»12226″,»12221″,»12216″,»12211″,»12206″,»12201″,»12193″,»12188″,»12163″,»12159″,»12151″,»12146″,»12141″,»12131″,»12126″,»12124″,»12136″,»12112″,»12102″,»12100″,»12097″,»12118″,»12086″,»12077″,»12072″,»12067″,»12062″,»12057″,»12052″,»12047″,»12042″,»12037″,»12032″,»12027″,»11899″,»11864″,»11863″,»11861″,»11859″,»11846″,»11844″,»11842″,»11840″,»11839″,»11837″,»11835″,»11834″,»11831″,»13523″,»13521″,»13520″,»13522″,»13519″,»13518″,»13517″,»13516″,»13515″,»13514″,»13513″,»13336″,»13512″,»13511″,»13510″,»13508″,»13507″,»13506″,»13505″,»13504″,»13350″,»13502″,»13501″,»13497″,»13496″,»13495»]

чек-лист для оценки и самопроверки

«О достоинствах человека нужно судить не по его хорошим качествам, а по тому, как он ими пользуется».

Франсуа де Ларошфуко

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям среднего звена

Cамое важное качество руководителя — выдерживать баланс между своими личностными качествами, наращивать и шлифовать положительные, ликвидировать негативные.

Сценарии использования статьи: кому полезна и почему

Собственникам — на основе чек-листа создать требования к личностным качествам руководителя в своей компании, внедрить систему оценки во время собеседований и аттестаций, построить программу обучения и развития управленцев. Оценить себя по чек-листу.

Топ-менеджерам и руководителям среднего звена — оценить свои личностные качества и наметить точки роста. Оценить руководителей среднего звена. Организовать внедрение в компании в качестве единого стандарта для управленцев всех уровней.

Руководителем среднего звена — по чек-листу оценить собственные личностные качества и устранить найденные недостатки.

Специалистам, подчинённым — оценить собственного руководителя, помочь руководителю выработать необходимые качества. Тем более что многими из перечисленных качеств должен обладать любой уважающий себя профессионал. Обдумать свой карьерный рост и решить, стоит ли в нём планировать управленческие должности.

Оглавление статьи

Парадокс профессиональных качеств руководителя: знания и опыт не всегда говорят о положительных результатах
“Звоночки”, которые указали на недостаточность моего внимания к личным качествам руководителей
Личные и профессиональные качества: Как расставить приоритеты и что важнее?
Два качества, формирующие внутренний стержень руководителя
1. Качество руководителя №1: Успешное балансирование используемых личных качеств в зависимости от обстоятельств, требований, участников
2. Качество руководителя №2: Результативное наращивание и приобретение необходимых положительных качеств и избавление от качеств негативных
Список качеств руководителя и эффективные соотношения между ними для пользы дела
3. Требовательность — основа для соблюдения установленного порядка и стандартов
4. Твёрдость, целеустремлённость и эластичность/гибкость — верная пропорция между качествами. Отсутствие чрезмерной мягкости
5. Справедливость: находить компромисс между интересами сторон при диктате интересов дела
6. Точность и Внимательность: позволяют разглядывать и учитывать в работе мелочи и детали
7. Коммуникативность VS Разговорчивость: от директивного управления до “пустозвона”
8. Эмпатия, отзывчивость: умение “надеть башмаки” другого человека
9. Психологическая прочность, стрессоустойчивость: для тех кто “не напрягается” от управленческой работы
10. Терпеливость — одно из важнейших качеств любого учителя
11. Активность, Инициативность, Вариативность и Исполнительность: балансировка на четырёх стульях
Бонус для внимательных читателей: шаблон таблицы для оценки личных качеств руководителя
12. Любознательность, обучаемость, способность и потребность к самообучению: Стыдно не знать, стыдно не учиться
13. Ответственность + Самостоятельность: созданы друг для друга
14. Уравновешенность — баланс между эмоциональностью и спокойствием
15. Позитивность, чувство юмора: в трудностях помогают, а достижения приумножают!
16. Умение играть по чужим правилам (отсутствие гордыни)
17. Решительность и Осторожность: мир полон дуализма
18. Командность: “Сам погибай, а товарища выручай”
19. Уверенность в себе и Способность к самокритике: между Сциллой и Харибдой
20. Надёжность: малонадёжному руководителю можно ставить крест на собственной карьере
21. Трудолюбие и результативность (ориентация на результат): почему руководитель не должен быть ленивым
Негативные качества руководителя: врага нужно знать в лицо
Выводы: руководителю необходимо уметь строить разные комбинации из качеств и собирать команду

Парадокс профессиональных качеств руководителя: знания и опыт не всегда говорят о положительных результатах
Немало руководителей называют себя профессионалами исходя из формального опыта применения управленческих компетенций: они умеют планировать работу подчинённых, знают, какие действия необходимо выполнить для контроля, неплохо решают возникающие проблемы. Казалось бы, таким можно смело вверять судьбу не только подразделения, но и всего бизнеса.
Однако на практике оказывается, что руководитель не вызывает у подчиненных доверия, не пользуется авторитетом, теряется в любой нестандартной ситуации, не может построить с ними коммуникацию (хотя прекрасно знает «как её строить правильно»). В итоге получается, что «руководитель отдельно, а подчинённые отдельно» — нет ни команды, ни синергии для пользы дела от совместной работы.
Что за парадокс? Отгадка может показаться банальной, но моя практика показывает, что до неё доходят далеко не все и не сразу. Книжные знания и опыт, конечно же, — важные составляющие успеха, но если у “обученного” руководителя отсутствуют требуемые для эффективного управления личностные качества, в лучшем случае он будет хорошо играть роль неплохого специалиста-консультанта или помощника руководителя.
“Звоночки”, которые указали на недостаточность моего внимания к личным качествам руководителей
Я сам далеко не сразу обратил должное внимание на личные качества. Я думаю, это отчасти потому, что резюме заполнены стандартными клише, где большинство перечисляют свои качества просто “с потолка”, без какого-либо их анализа. К более глубокому анализу этой темы меня сподвигли так называемые «звоночки” (обратная связь от окружающего мира).
Первый “звоночек” прозвучал так. Один из топ-менеджеров, имея хорошие знания и опыт, постоянно приводил любое дело, которым занимался, к стагнации и/или отсутствию результатов. Обучение, мотивация, помощь — не помогали. Получалось, что формально компетенции есть, а вот применение их на практике не приводит к результату.
Второй “звоночек”. Один из менеджеров не смог общаться с прямолинейным клиентом, который давал откровенную обратную связь. Всплыла проблема с коммуникативностью, стрессоустойчивостью (все ведь считают себя таковыми по умолчанию!)
Третий звоночек. Склонность к депрессии, отсутствие позитивности и «низкая психологическая прочность” обнаружились в процессе работы у другого менеджера. При этом собеседование и кейс-вопросы по управленческим компетенциям он прошёл превосходно. Практика “слышать звоночки” и при этом говорить себе правду помогает и пробоины ликвидировать, и новых высот добиться. Я их услышал и урок усвоил.
Личные и профессиональные качества: Как расставить приоритеты и что важнее?
Качества руководителя — это сумма врождённых особенностей / способностей, и приобретённых и модифицированных особенностей: опыта и навыков. Не все качества могут быть как врожденными, так и своевременно приобретенными. Это говорит о том, что необходимо целенаправленно работать над приобретением нужных качеств.
Качества принято делить на две категории: профессиональные (деловые) и личностные. Личностные качества (ещё называют soft skills — гибкие навыки) — всё то, что связано с характером человека. Профессиональные качества / компетенции (именуют hard skills) — связаны со специализацией человека, и для руководителя это прежде всего управленческие компетенции: планирование, контроль, делегирование, управление проектами и процессами и т. д.
Профессиональные качества приобрести и закрепить, как правило, значительно легче, чем личностные. Причина в том, что большинство учебных программ нацелены прежде всего на развитие профессиональных качеств; людям прозрачна необходимость их приобретения и отправная точка для старта обучения.
Личные качества — это своего рода фундамент и каркас дома. Профессиональные — это отделка его комнат. В доме невозможно жить с гнилым фундаментом, а вот отделку можно улучшать. Только в этом случае ресурсы на улучшение будут во многом потрачены зря.
Личностные качества отражают характер человека
“Правильный” набор личных качеств для конкретной должности позволяет сотруднику (и не только руководителю!) значительно быстрее развивать свои профессиональные качества / компетенции, действовать в нестандартных ситуациях, выполнять свою работу эффективно. Чем более личные качества человека соответствуют занимаемой им должности, тем более эффективно он будет выполнять свои обязанности.
И профессиональные и личные качества неизменно влияют друг на друга: как личное качество может усиливать профессиональные (например, коммуникабельность менеджера положительно влияет на продажи), так и профессиональное может усиливать личные (например, у спортсменов развивается выносливость, целеустремленность). Задача каждого из нас сделать так, чтобы это влияние было положительным.
Для каждой должности могут быть полезны разные личные качества и в разной степени. Например, для бухгалтера качество “коммуникабельность” будет гораздо менее значимо, чем для менеджера по продажам.
Качества руководителя — это фундамент, на основе которого реализуются как управленческие компетенции, так и управленческие и профессиональные функции.
Многие качества требуются для того, чтобы соответствовать требованиям к руководителю, о них я подробно рассказываю в статье “Требования к руководителю, директору, собственнику: проверьте себя и их по чек-листу «судного дня» на профпригодность”
Например, если руководитель обладает недостаточной коммуникативностью, то результаты использования его управленческих компетенций будут менее эффективными, а порой даже вредными: могут возникнуть проблемы при управлении командой проекта или с другими подразделениями, при взаимоотношениях с клиентами. Плохая коммуникативность не позволит наладить коммуникацию как с коллегами, так и с отраслью, что негативно скажется и на возможностях профессионального развития, обмене опытом.
Два качества, формирующие внутренний стержень руководителя
Особенность работы руководителя в том, что в разных условиях необходимо проявлять разные качества и в разной степени. В случае, когда он общается с подчинённым в формате сотрудничества, необходимость использования качества “твёрдость” может возникать довольно редко. Если же с тем же подчинённым по итогам контроля выявлены отклонения в работе — твёрдость для восстановления порядка однозначно пригодится.
Каждое личное качество может идти как во вред, так и на пользу. Поэтому обычно идёт речь о балансе между некоторой группой качеств, описывающих разные стороны одной области (например, баланс между гибкостью и твёрдостью). Чрезмерно доминируя, любое качество становится вредным, так как вместо баланса образуется перекос.
В повседневной работе руководителю требуется разный баланс в разных ситуациях. В управлении не бывает повторяющихся ситуаций, которые всегда характеризуются одним и тем же набором обстоятельств и участников, а есть только закономерности. От умения управленца калибровать соотношение используемых качеств, подстраиваться под конкретную ситуацию/задачу, во многом зависит эффективность действий руководителя и конечный результат. Конечно, гвозди можно забивать и лопатой, но гораздо эффективнее делать это молотком.
1. Качество руководителя №1: Успешное балансирование используемых личных качеств в зависимости от обстоятельств, требований, участников
Руководитель должен уметь задействовать ровно те качества и ровно в тех пропорциях, которые необходимы и достаточны для решения задачи/проблемы.
Верное соотношение качеств позволяет руководителю поддерживать баланс в делах, и использовать качества в зависимости от обстоятельств в конкретной управленческой ситуации
Итак, самое важное качество руководителя — выдерживать баланс между своими личностными качествами. Т.е. задействовать и менять соотношение между ними в зависимости от обстоятельств, требований ситуации / задачи и индивидуальных характеристик / качеств других участников и вовлечённых в эту ситуацию / задачу подчинённых. Видимо, в этом нет предела совершенству. Это качество я называю внутренний стержень балансирования качеств — первая часть внутреннего стержня руководителя.
В шлифовке существующих и наработке новых качеств помогает одна из ценностей таллинской школы менеджеров Владимира Константиновича Тарасова, которая звучит как: “Делай не потому что, а для того чтобы”.
2. Качество руководителя №2: Результативное наращивание и приобретение необходимых положительных качеств и избавление от качеств негативных
Как правило, наши худшие качества проявляются при необдуманной реакции. Если же реакция обдумывается и планируется, основываясь на целях и интересах дела, а не на эмоциях или поступках других людей, — это отличная возможность выработать необходимые качества в соответствии с известным принципом: «Посеешь поступок — пожнешь привычку, посеешь привычку — пожнешь характер, посеешь характер — пожнешь судьбу».
Второе по важности качество руководителя — внутренний стержень самосовершенствования — результативное наращивание и приобретение необходимых положительных качеств и избавление от качеств негативных.
Руководителю необходимо стремиться к такому соотношению качеств, которое позволяет достигать интересов дела. Хороший руководитель создаёт вокруг себя синергию: когда эффект от совместного действия с ним подчинённых, смежников, коллег, вышестоящих руководителей значительно больше, чем от суммы действий каждого отдельного участника.
Список качеств руководителя и эффективные соотношения между ними для пользы дела
Коль скоро речь идёт о балансе, большинство качеств будут описаны вместе со своими крайностями и качествами-антиподами. По каждому из личных качеств можно написать отдельный научный трактат, поэтому я опираюсь на свои личные соображения и опыт работы с руководителями всех уровней как в своей компании, так и в организациях моих клиентов по внедрению регулярного менеджмента.
Первые два качества уже обсудили, поэтому нумерация начинается с 3-го пункта.
3. Требовательность — основа для соблюдения установленного порядка и стандартов
Требовательность (в некотором смысле строгость) руководителя позволяет поддерживать соблюдение порядка и не даёт подчинённым, смежным подразделениям и даже вышестоящим руководителям снижать стандарты качества, работать “в полсилы”, пренебрегать интересами дела.
Отсутствие требовательности (чрезмерная мягкость) у руководителя порождает необязательность у большинства подчинённых — они относятся спустя рукава к поручениям.
Например, руководитель должен быть нетерпимым (т.е. проявлять требовательность) к ситуациям, когда он решает какой-то вопрос за сотрудника (в т.ч. помогает преодолеть препятствие), а тот при этом не проявляет инициативы, чтобы узнать каким образом был вопрос решён. Т.е. сотрудник посылает месседжы: «И в следующий раз сделайте за меня!» + «Развиваться не в моих интересах».
А что значит «нетерпимо относиться»? Донести открытым текстом свою позицию до подчинённого и в случае отклонений реагировать, а не бесконечно откладывать на потом или полагать, что сотрудник сам должен догадаться. Не хотите? Тогда будьте готовы постоянно делать работу за своих подчинённых.
Бывает ли требовательность чрезмерной? Да, когда требуется выполнение бессмысленных и формальных действий, не несущих в себе ни ценности, ни логики. Недостаточная же требовательность, как правило, является мягкостью от слабости.
4. Твёрдость, целеустремлённость и эластичность/гибкость — верная пропорция между качествами. Отсутствие чрезмерной мягкости
Благодаря твёрдости, руководитель может отстаивать свои решения, а с помощью целеустремлённости добиваться результатов в работе. Гибкость позволяет пересматривать планируемые действия и принятые решения, если это пойдёт на пользу делу; выслушивать чужие аргументы; учитывать обстоятельства конкретной сложившейся ситуации.
Если у руководителя отсутствует целеустремлённость, то и повести за собой своих подчинённых он не сможет
Слишком твёрдый станет жёстким и, как следствие, перестанет слышать обратную связь, в результате чего лишится ключевого источника развития своих личных качеств в лучшую сторону.
Слишком гибкий скорее прослывёт среди подчинённых изворотливым, скользким и слабохарактерным. Такой руководитель будет метаться из стороны в сторону, стараясь угодить всем и сразу. А это задача невыполнимая и всегда заканчивается хаосом в делах и управлении, а также взаимными упрёками. Чрезмерная гибкость приводит к несоблюдению руководителем договорённостей.
5. Справедливость: находить компромисс между интересами сторон при диктате интересов дела
У каждого человека свои представления о справедливости. Наградить своих друзей или тех, кто внёс наибольший вклад в решение задачи? Нет однозначного ответа на этот вопрос. Справедливость в бизнесе— это своего рода умение находить компромисс между интересами разных сторон при диктате интересов дела. Интересы дела в обязательном порядке включают в себя вознаграждения тем, кто вносит наибольший вклад в достижение результата.
То есть если от этого друга зависит получение “жирного” контракта, его стоит как минимум включить в список награждаемых. Но с другой стороны, это может девальвировать систему поощрений компании в глазах коллектива. Остаётся взвешивать “за” и “против”, искать компромисс или другой способ решения задачи / достижения цели “отблагодарить за жирный контракт”.
Важно понимать, что логика справедливости в общечеловеческом смысле не уместна в коммерческой организации. Справедливость должна быть основана на принципе интересов дела, а не интересов конкретных индивидуумов, ибо смысл существования коммерческой организации в первую очередь в достижении её целей.
Расскажу подробнее о мере измерения справедливости. Сейчас среди собственников бизнеса пошла повальная мода заявлять, что интересы сотрудников превыше всего. Либо это лицемерие, либо глупость, либо цель таких собственников — построить коммуну, а не бизнес.
На мой взгляд, в бизнесе во главе всего стоят интересы собственника и его цели (заработать денег; построить самую большую компанию в своей отрасли; делать клиентов счастливыми через достижение их целей; дистанционно управлять компанией и т.д.). Затем стоят интересы компании, которые определяются стратегией достижения интересов собственника (например, прозрачность работы сотрудников; заменимость персонала; технологизация и стандартизация рабочих процессов и т.д.). И только лишь затем стоят интересы сотрудников. Да, жёстко, но зато честно.
Вначале стоят интересы дела, и лишь затем интересы сотрудника
Если же сотрудник ставит свои интересы выше интересов компании (т.е. не понимает, что его интересы учитываются только тогда, когда его работа отвечает интересам компании, но никак не наоборот), — это кандидат на вылет. Такой человек будет “отплёвываться” от любых нововведений и улучшений, просиживая свою задницу в зоне комфорта. Стандартные ответы таких сотрудников знакомы многим руководителям: “Я не хочу тратить своё время на учёт времени по задачам!”, “Зачем нам CRM, у меня всё хорошо и с Excel!”, “Мне регламент не нужен, я всё и так помню и делаю хорошо!”
Не рассчитывайте, что все сами до всего додумаются. Управляйте ожиданиями ваших подчинённых. Крайне полезно донести до каждого правильную последовательность синхронизации целей и интересов в рамках рабочего процесса: “собственник → компания → сотрудник”. Если этого не делать, то в вашей компании со временем образуется засилье “пней-индивидуалистов” (что, уже?) — выкорчёвывать придётся целые отделы!
Отсюда вывод: ищите на рынке труда тех, чьи интересы совпадают с интересами компании в долгосрочной перспективе (позаботьтесь, чтобы это было учтено в технологии собеседования). Если будете вместо этого подстраивать под каждого интересы компании — получите хаос и необходимость ручного управления каждым чихом сотрудников.
Чтобы научиться как построить коммуникацию с сотрудниками, ориентируясь на интересы дела — рекомендую свой мини-тренинг «Взаимодействие руководителя и подчинённого: Базовые принципы и опасные ошибки».
6. Точность и Внимательность: позволяют разглядывать и учитывать в работе мелочи и детали
“Скорость важнее силы, а точность важнее скорости”. Внимательность позволяет руководителю как видеть, так и обращать внимание на мелочи и детали в работе подчинённых, ситуациях, задачах и т.д.
Точность же позволяет при выполнении работы сделать её так, чтобы мелочи и детали были учтены, а не пущены на самотёк — мало увидеть, нужно ещё уметь применить полученную информацию!
Например, сотруднику поставлена сложная по мнению руководителя задача, а он не задал ни одного вопроса. Внимательный руководитель обязательно заметит это и попросит: “Расскажите, пожалуйста, условия задачи своими словами” и “Как вы поняли вот эту фразу из постановки задачи?”, или “Что вы будете делать, если наступит такое-то событие?”
В некоторых случаях точность может быть чрезмерной. Поэтому руководитель, принимая решение, должен взвешивать на одной чаше весов выгоды от достижения точности и риски от её недостижения, а на другой чаше — затраты для достижения требуемой точности.
7. Коммуникативность VS Разговорчивость: от директивного управления до “пустозвона”
Коммуникативность — умение передавать правильно свои мысли, чувства, эмоции так, чтобы они были понятны собеседнику. Без этого качества руководителю едва ли удастся сформировать из своих подчинённых команду. А значит, можно забыть о синергии.
Недостатком коммуникативности страдают замкнутые люди. Замкнутый руководитель не сможет ни собрать обратную связь от подчинённых, ни выслушать, ни обсудить варианты решения. Он будет постоянно сталкиваться с разгоревшимися пожарами-проблемами, которые значительно проще и дешевле ликвидировать в самом зародыше.
Другая крайность — чрезмерная коммуникативность. Она часто переходит в разговорчивость. Такой руководитель будет отвлекающим от работы болтуном.
Например, руководителю и его подчинённым поручено выполнить важный новый проект. Никто ранее в компании ничего подобного не делал. Такую задачу можно поручать только руководителю с достаточной коммуникативностью, так как она будет одним из ключевых элементов для вовлечения всех участников проекта в совместную работу, обмена мнениями и идеями, поиска оптимального решения задачи, что поможет добиться синергии между участниками проекта.
Руководитель с низким уровнем коммуникативности обречён либо на директивное управление (через некоторое время оно приведёт ко второму «либо»), либо на полный хаос в своём подразделении. Не берите таких на работу!
P.S.: Коммуникативность — это необходимое, но не достаточное условие. Если коммуникативность — единственное ключевое качество управленца, то вы с большой вероятностью получите в команду бесполезного пустозвона.
8. Эмпатия, отзывчивость: умение “надеть башмаки” другого человека
Эмпатия и отзывчивость поможет руководителю ставить себя на место другого человека, учитывать его интересы (насколько это соответствует интересам дела) как в работе с ним, так и при принятии управленческих решений.
Полное отсутствие эмпатии, как правило, приводит к агрессивности, что для руководителя недопустимо (нужно ли объяснять почему?), или чрезмерной сухости. С таким человеком мало кто захочет работать: он отвечает односложно, не выслушивает собеседника и не принимает во внимание услышанное. Как с роботом разговариваешь, ей богу!
Эмпатия помогает подбирать стратегию действий для достижения целей, а не реагировать стандартно в лоб
Чрезмерно отзывчивые руководители рискуют столкнуться со злоупотреблениями со стороны подчинённых. В этом случае нередко интересами дела пренебрегают в угоду личным интересам сотрудников. Это приводит и к деградации подразделения, и компании, и… самих сотрудников — они становятся избалованными и капризными, остудить которых может только холодный душ рынка труда.
Например, сотрудник постоянно берёт больничные по уходу за ребёнком. Из-за этого не справляется со своими обязанностями: то клиенту не успеет позвонить, то задачу в срок выполнить. Компания получает и прямые убытки, и подмоченную репутацию. “Тянуть” такого сотрудника из жалости в ущерб компании — проявлять чрезмерную отзывчивость.
Есть ли другие варианты действий у руководителя? (Дети ведь есть у многих и на этом месте может быть ваша жена или родственница). Их не так уж и много:
Если сотрудник ценный, перераспределить функции / проекты: отдать часть работы другим сотрудникам (здесь возможно потребуется и обучение).

Если специалист ценности для компании не представляет и работает при этом средне — однозначно расстаться (к слову о защите детей: я рекомендую расставаться с любым сотрудником, который не представляет ценности для компании. Зачем тратить его время, когда в вашей фирме у него нет перспектив, да и делу нет пользы от его работы?)

Выводы для сотрудников: создавайте своей работой ценность для компании, а не приходите “просиживать штаны в офисе”. Добросовестные об этом думают сами, а остальные — когда начинается внедрение регулярного менеджмента и приходится задавать себе вопрос: «Что необходимо делать, чтобы я представлял ценность для компании?»
Моя формула “формирования ценности для компании” проста:
Постоянное профессиональное совершенствование сотрудника (преимущественно собственными силами).

Совершенствование процессов, с которыми сотрудник работает.

Применение п.1-2 в интересах дела с соблюдением установленных правил / стандартов и конкретные достижения результатов по задачам / проектам.

9. Психологическая прочность, стрессоустойчивость: для тех кто “не напрягается” от управленческой работы
«Закон силы» в управлении звучит так: чтобы руководитель успешно выполнял свои функции, необходимо (но не достаточно), чтобы его СИЛА ВОЛИ отстаивать интересы дела была выше желания подчинённых и смежных подразделений пренебречь интересами дела.
Руководителю важно не поддаваться эмоциям и сохранять холодную голову вне зависимости от происходящих событий с подчинёнными, клиентами, делами. В этом нелёгком деле помогает следование упомянутому ранее принципу: «Делай не потому что, а для того чтобы».
Казалось бы те, кто выбрал профессию руководителя, уже должны были пройти огонь и медные трубы. Но практика говорит об обратном и на то есть серьёзные основания, подробно разобранные мной в статье “Проблемы-генераторы слабых руководителей: откуда берутся некомпетентные управленцы в вашей компании и как прекратить их принимать на работу”.
Если кратко, то вспоминаются известные слова Михаила Юрьевича Лермонтова из стихотворения “Бородино”:
«Да, были люди в наше время,
Не то, что нынешнее племя:
Богатыри — не вы!»
Неутешительные выводы. Многие руководители при столкновении с такими трудностями, как не всегда корректный в высказываниях клиент или сложная ситуация по клиентской задаче, при том, что им оказывают поддержку и помогают изменить ситуацию, попросту «сливаются», потому что… хотят работать только с теми проектами и задачами, где “всё ровно и идеально” (об инкубаторе мечтают!) Но только вот загвоздка: таких проектов и задач не бывает.
Если же специалист выстраивает работу «ровно и идеально» для себя, после него, как правило, остаются минное поле и разруха. Так как там, где «ровно и идеально» подлинного управления нет, а есть «заметание мусора под ковёр». Управление — это всегда поиск компромиссов в конфликте интересов. Конфликты интересов есть всегда и если с ними не работать, не управлять ими, а делать «ровно и идеально», это значит плыть по течению и делать хуже, причём всем сторонам сразу. Поэтому и психологическая прочность, и стрессоустойчивость — неотъемлемые качества руководителя.
Например, один из руководителей среднего звена в моей компании, когда столкнулся с серьёзными трудностями на одном из клиентских проектов, через некоторое время сказал, что со сложными проектами он работать не любит и это его демотивирует. Прикладывать управленческие усилия и исправлять ситуацию он не захотел, так как “это сложно и нужно напрягаться”. Конечно же, мы с ним расстались по обоюдному желанию. Вот только таких “управленцев” на рынке труда более 90%.
Вывод: если для вас решать управленческую ситуацию — это напрягаться, то управление — не ваша профессия.
10. Терпеливость — одно из важнейших качеств любого учителя
Терпеливость хорошо дополняет целеустремлённость. Терпеливость — базовое качество любого учителя, коим всегда является руководитель для своих подчинённых: хорошим или же плохим.
Терпеливость потребуется, чтобы подробно и со всеми мелочами и деталями объяснять подчинённому, как правильно сделать работу, спокойно рассказывать ему о возникающих ошибках и учить их исправлять.
Терпеливость — базовое качество любого учителя
Руководителю понадобится терпеливость, чтобы и самому учиться, и совершенствовать свои качества и профессиональные навыки.
Отсутствие терпеливости приводит к поспешности и к половинчатым действиям (перепрыгнуть пропасть на 99% невозможно).
При чрезмерной терпеливости непременно страдает требовательность: сотрудникам даются бесконечные шансы на исправление, стандартом становится недоделанная работа. Конфуций говорит: “Там, где кончается терпение, начинается выносливость”. Если вам приходится включать выносливость при работе с подчинёнными — либо вы что-то не так делаете, либо их необходимо заменить.
11. Активность, Инициативность, Вариативность и Исполнительность: балансировка на четырёх стульях
Активность и инициативность выражается прежде всего в активных действиях со стороны руководителя для достижения целей и решения поставленных задач без ожидания разнарядки сверху. Да, цели могут быть достигнуты, даже если просто плыть по течению, но в большинстве случаев там, где нет активности в управлении, ситуация стагнирует и деградирует.
Руководитель должен выдерживать баланс между инициативностью и исполнительностью. Сверхинициативный заполнит эфир «мусорными» предложениями и будет тормозом на пути решения типовых задач, систематизации бизнеса.
Чрезмерно исполнительный будет выполнять ошибочные поручения не задумываясь и без какого-либо предварительного анализа, место того чтобы аргументированно возражать и предлагать более эффективные альтернативные варианты решения задачи.
Вариативность — привычка перебирать разные варианты при решении задачи и искать новые возможности (другие варианты решения) в том числе и после того как задача была уже решена, т.е. в целях улучшения процесса. Как известно профессионально растёт тот, кто постоянно думает о том как сделать работу эффективнее.
Бонус для внимательных читателей: шаблон таблицы для оценки личных качеств руководителя
Готов поделиться шаблоном таблицы для оценки личных качеств руководителя с примером заполнения по конкретному сотруднику. Таблица полезна в качестве: чек-листа для самооценки; регулярной (1 раз в 3-6 месяцев) оценки руководителей; схемы-памятки данной статьи.
Выполните 2 простых действия, чтобы получить шаблон таблицы:
Оставьте комментарий к статье в самом низу, пример комментария: https://yadi.sk/i/i0xklaGVfl3zFg. Напишите о своём опыте, когда личные качества руководителя помогали или вредили при решении управленческих задач. Возможно это ваш опыт в качестве руководителя, подчинённого или просто наблюдение за коллегами. Вопросы в комментариях приветствуются.

Отправьте запрос на получение шаблона таблицы через мои личные аккаунты в социальных сетях (через личное сообщение) + приложите ссылку на данную статью (так я пойму о каком бонусе речь):

12. Любознательность, обучаемость, способность и потребность к самообучению: Стыдно не знать, стыдно не учиться
Без любознательности у руководителя вряд ли будет желание совершенствоваться профессионально и работать над своими качествами, для чего необходимо и новое узнавать, и свой старый опыт по-новому переоценивать.
Потребность в самообучении “ходит” бок о бок с любознательностью, но это не одно и тоже. Самообучение — это поиск информации, самостоятельное её изучение (насколько это возможно), отработка на практике и приобретение новых навыков.
При самообучении важен, естественно, не сам факт обучения, а результаты, полученные по его итогам. Для достижения оных требуется личное качество “обучаемость”, то есть возможность использовать полученные знания на практике.
Любознательность и потребность к самообучению позволяют развивать свои качества, анализируя свой и чужой опыт
Когда я говорю о каком-либо качестве руководителя, то подразумеваю, что способность и потребность всегда ходят парой. Ибо далеко не все, у кого есть потребность и желание заниматься совершенствованием и самообучением, имеют способность достигать результатов в них. «Тот, кто учится, но не думает, потерян! Тот, кто думает, но не учится, в большой опасности», — говорил Конфуций.
Если любознательность и потребность к обучению носят чрезмерный характер, то результат будет скорее всего плачевным (за исключением гениев). Полученные знания будут поверхностными, не будет никакого опыта применения их на практике, а в худшем случае “в одно ухо будет влетать, из другого вылетать”. Это одна из причин необходимости наличия в компании чётко продуманной программы адаптации новых сотрудников, в типовой календарный план которой всегда вносится способность конкретного человека к обучению (обучаемость). Если вас интересует система адаптации, рекомендую прочитать статью “Обучение сотрудников от “А” до “Я”: Пошаговый алгоритм адаптации “новичков” и “стреляных воробьев” к новым требованиям и технологиям”.
Думаю, что каждый из нас видел людей, которые читают по 10-20 бизнес-книг в месяц и посещают все доступные конференции и семинары (да простят меня они, сам таким был). За редким исключением это становится бесполезной тратой времени без закрепления, повторения и отработки полученных знаний на практике. Чрезмерность информации вызывает желание везде успеть и приводит к тому, что талантливые люди растрачивают свои способности, самоотверженно мечась между разными профессиями.
Низкие уровни любознательности и самообучаемости приводят к отставанию от мира
С другой стороны, низкая обучаемость и слабая любознательностью приводят к отставанию от происходящих в компании многочисленных изменений и улучшений (сейчас другие компании не выживают). В итоге такой руководитель становится “гирей на ноге” организации.
Любознательность и потребность к самообучению позволяют развивать свои личностные качества, анализируя свой и чужой опыт. Если убрать первый предлог “не” в начале известной народной поговорки, получим правильную версию для руководителя: “Стыдно не знать, стыдно не учиться”. Великий полководец Александр Суворов говорил так: “Негоден тот солдат, что отвечает «Не могу знать»”.
Например, если любознательный и способный к самообучению руководитель увидел интересный материал про управление проектами, он автоматически оценивает его полезность применительно к работе и развитию своих компетенций, самостоятельно находит время на его изучение и проработку, а затем активно участвует во внедрении технологии или её элементов в рабочие процессы на практике.
13. Ответственность + Самостоятельность: созданы друг для друга
Готовность нести ответственность за своих подчинённых и достижение результатов в поставленных задачах — одно из важнейших качеств руководителя, которое отличает его от линейных сотрудников (несут ответственность только за свои действия и результаты).
Без наличия самостоятельности руководитель не сможет полноценно нести ответственность за своих подчинённых, возглавляемые им проекты и достижение результатов. Управленец с низкой самостоятельностью будет по каждому вопросу обращаться к вышестоящим руководителям, избегать самостоятельно принятых решений, всегда найдёт на кого “спихнуть” свою ответственность, или на крайний случай с кем её разделить.
Чрезмерная самостоятельность может приводить к “заплыву против течения”, когда руководитель действует не в интересах дела, а в своих личных или чьих-либо ещё. Катализатором здесь будет атмосфера бесконтрольности в компании.
Есть и вариант чрезмерной ответственности. Возникает, когда руководитель “бьёт себя пяткой в грудь”, что всё будет сделано под его личную ответственность, набирает себе тысячи заданий, которые не в состоянии выполнить, или берётся за задачи с заведомо невыполнимыми условиями.
Если чрезмерная ответственность подлинная — перед вами дурак или идеалист. Но бывает и ложная, с мотивом “Мою активность заметят и оценят, ну а результаты по прошествии времени бывают и не нужны”.
14. Уравновешенность — баланс между эмоциональностью и спокойствием
Уравновешенность характеризуется балансом между эмоциональностью и спокойствием (хладнокровием). Есть расхожая формулировка — “адекватная реакция”. Когда адекватная реакция на какое-либо событие или действия других лиц значительно преобладает, человека можно считать уравновешенным.
Чрезмерная эмоциональность, как правило, характеризуется бурной эмоциональной реакцией, невзвешенными и необдуманными решениями и высказываниями. Конечно же, эмоциональный и умный руководитель будет жалеть о сделанном под влиянием эмоций, но не даром народная мудрость гласит: “Слово не воробей, вылетит — не поймаешь”.
Если же руководитель не проявляет эмоций, с ним неинтересно и скучно общаться (чрезмерная уравновешенность), ибо все его действия окружает монотонность, которую подчиненные нередко принимают за безразличие.
15. Позитивность, чувство юмора: в трудностях помогают, а достижения приумножают!
Позитивность и чувство юмора — одни из самых важных качеств руководителя (ей богу, терпеть не могу зануд!) Стоит ли напоминать, что от настроения начальника во многом зависит настроение его подчинённых и руководителей смежных подразделений, а значит, и их эффективность и производительность труда. Едва ли можно достигать хороших результатов, длительное время работая в плохом настроении. С юмором и сложности преодолеваются легче, и работа спорится лучше.
Как тренировать чувство юмора и направлять его в позитивное русло? Учитесь смеяться над собой, своими недостатками и преимуществами.
Обратное качество — депрессивность. Если руководитель постоянно излучает негатив, он однозначно будет распространяться на подчинённых и понизит их результативность. Для таких людей негативный взгляд на задачу или проблему нередко служит оправданием для управленческого бездействия: “Зачем что-то делать, и так ведь всё плохо и пропало!”
С юмором и сложности преодолеваются легче, и работа спорится лучше
Рекомендую присмотреться и к коллективу. Если депрессивность характерна для одного из рядовых сотрудников — в коллективе над ним, как правило, посмеиваются и называют пессимистом. В одиночку ему будет нелегко отравить атмосферу. Но если этот сотрудник имеет весомый авторитет среди коллег, или ещё хуже — антилидер — рекомендую выкорчевать его из вашей компании, как сорное растение с грядки. Кого ещё необходимо “прополоть”, смотрите в статье “«Найди и уволь их всех!» Кого необходимо увольнять в первую очередь, и как их выявить”.
Крайность есть и у позитивности: если всё будет лететь к чёрту, а вы, как руководитель, будете уверять, что дела идут хорошо, подчинённые будут считать вас человеком, оторванным от реальности.
При чрезмерном оптимизме и неуместном юморе рабочий коллектив превращается в труппу цирка — времени на работу не остаётся, люди чрезмерно расслабляются, падают стандарты качества. Таким образом, и позитивность, и чувство юмора должны органично сочетаться у руководителя с требовательностью.
Например, один из руководителей был неплохо подкован с точки зрения профессиональных знаний, но большинство событий виделись им в негативном свете: специалисты работали плохо, клиент давал обратную связь не так и долго, недостаточно оперативной была коммуникация с наставником.
К сожалению, он забыл, что является не статистом, а руководителем, так что все перечисленные им невзгоды являются объектами управления, воздействовать на которые — его работа. По понятным причинам мы прекратили сотрудничество с этим человеком.
16. Умение играть по чужим правилам (отсутствие гордыни)
Великий полководец Александр Суворов сказал: «Научись повиноваться, прежде чем повелевать другими”. На современный офисный лад я бы назвал это качество умением играть по чужим правилам. Почему это качество так важно для руководителя?
Тот, кто не умеет играть по чужим правилам, нередко в своей картине мира допускает отсутствие такой необходимости и у других — не будет требовательности.

Понять чувства подчинённого, проявить эмпатию будет куда сложнее для тех, кто сам по правилам не играет (здесь есть риск так называемой “тупой требовательности” и перегибов).

И, конечно же, каждый руководитель — образец для своих подчинённых. Не умеете играть по чужим правилам (да, правила могут быть другими, но всё же)? Это будет видно невооружённым глазом вашим сотрудникам и послужит им негативным примером для подражания.

Научись повиноваться, прежде чем повелевать другими
Например, один из топ-менеджеров предъявлял к сотрудникам требования, которые сам не выполнял: приходить вовремя на совещания, фиксировать итоги переговоров с контрагентами. Именно к нему на совещания все опаздывали.
Здесь я бы хотел сделать важное дополнение: правила для руководителя и подчинённых не всегда должны быть одинаковыми, одинаковость для всех должностей обязана быть в факте соблюдения установленных правил.
17. Решительность и Осторожность: мир полон дуализма
Кто долго медлит и топчется на месте, когда пожар необходимо тушить, рискует остаться у пепелища. Вот здесь как раз таки и нужна решительность — выполнить действие, которое необходимо в данный момент, пока ситуация “не протухла”. Внимательность, уравновешенность и ответственность помогут избежать “бросков с головой в омут”.
Для чего руководителю необходима осторожность? Недаром есть такое понятие в юридической плоскости: «должная осмотрительность». Если менеджер сперва делает, а потом думает и анализирует, он быстро наломает дров, на месте скопления которых немедленно разгорится пожар. Тот самый, что тушить необходимо решительно.
Бывает и обратная ситуация: мир полон дуализма и есть такие руководители, которые длительное время проявляют осторожность и медлительность, но когда начинается “пожар”, у них появляется решительность. Её запас расходуется вместе с моральными и физическими силами на “тушение”, после которого руководитель снова впадает в спячку медлительности. Круг замкнулся и выходов из него немного: делегировать решительность кому-нибудь из помощников (доступно, как правило, для собственников или топ-менеджеров), либо избегать пускания дел на самотёк (хреновый вы руководитель, если работаете по принципу “само как-нибудь наладится”).
Пустить управленческую ситуацию на самотёк — это всё равно что сказать: “Сделайте как-нибудь”
Фраза «Сделайте как-нибудь» это горький смех и беда российского менеджмента. «Сделайте как-нибудь…», — говорит руководитель своим подчинённым заведомо с многоточием в конце, подразумевающим сказочные события: сами найдут ресурсы, сами разберутся и найдут способ выполнения, сами организуют, сами… Он считает, что на этом его управленческая функция заканчивается. При этом возражения не принимаются!
Результат, конечно же, не заставит себя ждать:
работа не сделана вовсе;

работа сделана с кучей косяков, которые приходится отправлять уже следующим сотрудникам со словами: «Исправьте как-нибудь»;

потрачено такое количество ресурсов, что выполнение работы потеряло экономическую целесообразность.

Если устали от некачественных результатов — вычеркните из своего лексикона фразу и избавьтесь от формы мышления «сделайте как-нибудь».
Проблема усугубляется тем, что далеко не всегда факт мышления в стиле «сделайте как-нибудь» ясен для самого руководителя. Скрытый вариант — это пускать большинство ситуаций на самотёк или попросту не предпринимать никаких действий. Запомните, плыть по течению (за исключением, когда это осознанный тактический ход) и “сделайте как-нибудь” — это синонимы.
Но вернёмся к обсуждаемым качествам. Важен в первую очередь баланс между решительностью и осторожностью. Чрезмерная медлительность, перестраховка — приводит к запаздыванию принимаемых руководителем решений и действий, требуемых ситуацией. Крайнее проявление осторожности — трусость.
18. Командность: “Сам погибай, а товарища выручай”
Единоличником может быть специалист-эксперт, но никак не руководитель. Командность — сотрудничество и синергия между руководителем и его подчинёнными, приумножающие результаты и основанные на чётком соблюдении правил всеми участниками команды (вспомните об игре в хоккей, футбол — разве может забить гол один игрок?)
Большая ошибка говорить о командности, когда никто в команде не соблюдает договорённости. В этом случае заявлять: «Мы команда» — значит выдавать желаемое за действительное, а сама “команда” сформирована вокруг общей идеи безответственности.
Например, 6 лет назад я заметил, что больше люблю работать один (уверен, что у многих руководителей есть подобные ощущения), ведь в этом случае ты сам за себя отвечаешь, никого не вынужден “тянуть за уши”. Но когда ты работаешь один, то и синергии никакой нет и делегировать мало что удаётся. Поэтому я целенаправленно развивал своё качество “командность”, что помогло мне приблизиться к формированию настоящей команды из топ-менеджеров в своей компании.
Да, можно изучать технологию управления командой, но если нет желания работать в команде, то едва ли это поможет. Поэтому командность — обязательное качество руководителя. Если его нет, то подчинённые будут работать у такого управленца разрозненно. Когда нет команды, наибольшие проблемы возникают на стыке подразделений и за рамками прямых функциональных обязанностей — все делают только свою работу и считают, что это не их дело, как на “Титанике”.
Недаром Александр Суворов говорил: “Сам погибай, а товарища выручай!”. Не надо путать командность с покрывательством бездельников и бездарей, которых необходимо гнать поганой метлой из команды.
19. Уверенность в себе и Способность к самокритике: между Сциллой и Харибдой
Кто уверен в себе чрезмерно — не будет прислушиваться к сигналам и экспертам, а значит больше рискует столкнуться с неожиданностью. Способность к самокритике позволяет говорить себе правду (подробности использования этой технологии в статье “Как руководителю развивать свои управленческие компетенции с помощью анализа «столкновений с неожиданностью»”). Но кто только и делает, что критикует себя — мало чего добивается, ибо концентрируется на критике, а не на преодолении последствий ошибок и извлечений опыта из них.
Самое важное качество руководителя — выдерживать баланс между своими личностными качествами, наращивать и шлифовать положительные, ликвидировать негативные
Профессиональный руководитель работает по принципу «Делай, что должен и будь, что будет», а не занимается бесконечным самокопанием или рефлексией на тему «Я же сделал всё правильно, но у меня не получилось». Так как возникшие в результате оцепенение и ступор приведут к бездействию и деградации ситуации, а также к цепной реакции со стороны подчинённых.
Сразу хочу оговориться, что при этом анализ своих действий и поиск возможностей для роста управленческих компетенций также важны! Но в дежурном режиме. Без криков в духе «всё пропало».
К сожалению, многие руководители забывают сейчас об этом важном принципе и впадают в панику при малейшем отклонении от среднего. На воспитание и систему образования можно конечно пенять, но от этого в зеркало смотреться не легче.
20. Надёжность: малонадёжному руководителю можно ставить крест на собственной карьере
Надёжность выражается в первую очередь в соблюдении человеком договорённостей, а в случае их пересмотра (там, где есть на это полномочия) — уведомлением об этом. Если надёжный руководитель взял на себя обязательства, вы не сомневаетесь, что они будут выполнены.
Из надёжности есть важное следствие: такому человеку можно доверять, он не подведёт. Человеку, которому не до конца доверяют, не будут делегировать важные и сложные задачи, он же подведёт!
Мы говорим сейчас о руководителях. Им в первую очередь делегируют сверху управленческие функции и обязанности. Если управленцы малонадёжные, то большинство работы придётся выполнять их вышестоящему руководству. Это катастрофически влияет на эффективность системы управления компанией, слабость которой закрывает возможности для масштабирования бизнеса, для поступательного развития и повышения стандартов качества.
Возникает вопрос: “Стоит ли включать в надёжность личную преданность своему руководителю, делу, компании?” Там, где руководитель, дело, компания стоят того — там и будет личная преданность без какого-либо специального её стимулирования.
Вывод: будьте надёжным — такие люди всегда на вес золота, и избегайте работать с ненадёжными: как подчинёнными, так и руководителями. Данную прописную истину многие понимают и без моего вывода, что я и проиллюстрировал фразой в заголовке: “Малонадёжному руководителю можно ставить крест на собственной карьере”.
21. Трудолюбие и результативность (ориентация на результат): почему руководитель не должен быть ленивым
Бытует мнение, что хороший руководитель — это прежде всего ленивый руководитель. Мол, если он ленив, то будет выполнять задачи преимущественно руками подчинённых и всё делегировать…
К сожалению, данная логическая конструкция разрушается, если мы подумаем, что для эффективного выполнения задач подчинёнными последних необходимо: и обучать, и поддерживать в сложных ситуациях, и вникать в детали, и давать обратную связь — без трудолюбия это всё недостижимо. Трудолюбие необходимо, чтобы хватило сил обращать должное внимание на мелочи и детали.
Результативность — ориентация на результат при выполнении задач и умение его добиваться на практике. Никакие разговоры о том, “как я старался” или красочное описание “как у меня не получилось” не могут заменить для руководителя результата работы.
В умах многих руководителей ориентация деятельности на процесс и на результат находятся в категорическом противоборстве. Там где “забивают” на процесс — результат непостоянен, а где пренебрегают результатом — выполняют работу ради работы.
Баланс между ориентацией на результат и процессным подходом устанавливается интересами дела
На самом деле и результат, и процесс его достижения неотделимы друг от друга как теория и практика.
Если ориентироваться только на результат, пренебрегая процессом — будет невозможно масштабировать и улучшать процесс, делегировать его другим людям. Те же, кто ориентируется только на процесс, рано или поздно приходят к патовой ситуации выполнения процесса ради самого процесса.
Баланс между ориентацией на результат и процессным подходом устанавливается интересами дела. Один из “звоночков”, говорящий, что вы увлеклись процессом, когда затраты на него превышают полученные выгоды от достигнутого благодаря ему результатам.
Негативные качества руководителя: врага нужно знать в лицо
Немало я рассказал про качества необходимые, теперь остановлюсь на тех, что будут мешать и развитию личностных качеств, и выполнению возложенных на руководителя функций.
Гордыня. Страдающий гордыней не будет говорить себе правду, не сможет проявлять эмпатию, любознательность, а также играть по чужим правилам.

Обидчивость. Большой сложностью становится слушать конструктивную критику от других и строить коммуникацию с ними.

Хвастовство и высокомерность (чувство собственного превосходства над окружающими). С такими качествами есть риск собрать вокруг себя команду подлиз и очковтирателей, а не эффективных специалистов.

Вспыльчивость, агрессия. Отсутствие уравновешенности будет препятствием для формирования команды и принятия верных управленческих решений.

Трусость. Будет непросто быть решительным и инициативным, брать ответственность на себя за действия своих подчинённых.

Жадность. Бывает как на денежное вознаграждение в соответствии с реальными заслугами, так и на доброе слово. Сотрудники уходят оттуда, где их труд не ценят.

Грубость. Едва ли удастся наладить коммуникацию.

Пассивность, перерастающая в халатность. Пренебрежение мелочами и деталями, ключевыми факторами, бездействие. Обстоятельства всегда будут сильнее такого руководителя.

Преимущество борьбы с негативными качествами: чем большего успеха вы добьётесь в ней, тем сильнее будет рост качеств положительных.
Выводы: руководителю необходимо уметь строить разные комбинации из качеств и собирать команду
Каждый руководитель может быть представлен в виде модели, в основе которой заложена своего рода многомерная матрица (надо было учить линейную алгебру!), каждому элементу которой соответствует некоторая совокупность качеств.
В каждой ситуации, на основе её анализа, или же при «автоматической» реакции, руководитель задействует нужные качества и нужное соотношение между ними для достижения интересов дела (выбирает из матрицы необходимый элемент).
Многие задачи могут быть успешно решены разными комбинациями, т.е. если у вас нет одного качества — его можно заменить комбинацией других, в зависимости от конкретной ситуации и обстоятельств. Пример: у вас не хватило решительности предпринять действия сразу, зато с помощью трудолюбия вы смогли исправить ситуацию. Оптимально комбинировать качества с целью достижения интересов дела — навык, требующий постоянной тренировки.
Для составления комбинаций качеств и целенаправленного их развития нам необходимо познать свои сильные и слабые качества. Анализировать каждую ситуацию, внимательно слушать обратную связь, говорить себе правду и в следующий раз сделать лучше, чтобы плохое качество минимизировать, а недостаточно хорошее — нарастить. Ещё раз вспоминаем принцип: «Посеешь поступок — пожнешь привычку, посеешь привычку — пожнешь характер, посеешь характер — пожнешь судьбу».
Идеальным руководителем стать невозможно, но к этому необходимо стремиться
Конечно же, идеальным (иметь только положительные качества и все на “отлично”) стать невозможно, — это скорее та вершина, на которую мы взбираемся всю жизнь. Поэтому наиболее эффективная команда среди управленцев— это люди, дополняющие друг друга, у которых слабые качества одних компенсируются сильными качествами других.
Схема работоспособна, если каждый человек в команде имеет ядро из нескольких положительных качеств, при этом развивает остальные качества хотя бы до уровня «удовлетворительно». Это важнейший критерий при отборе топ-менеджеров и на управленческие должности.
Если же на месте некоторых положительных качеств будут нули, а недостатки ярко выраженными и прогрессирующими, никакой команды не будет, так как этих людей будет разделять пропасть. Недаром известный драматург Уильям Шекспир говорил: “Чтобы оценить чьё-нибудь качество, надо иметь некоторую долю
этого качества и в самом себе”.
Поэтому усиление сильных сторон и развитие слабых — это не благо, а обязанность любого руководителя. Желаю вам целеустремлённости, терпения, позитивности и умения говорить себе правду на этом нелёгком пути!
Образец резюме — помощник организатора, администратор | Образцы резюме — шаблоны — чистые бланки — анкеты
Андрей
Город: Москва
Метро: Царицыно
Пол: мужской
Возраст: 25 лет

Требования к будущей работе
Должность: Помощник организатора. администратор
График работы: свободный
Опыт работы:
2-3 года

Театр»Студия театрального искусства»: с декабря 2012 по февраль 2013
Должность: Администратор
Все тоже самое, что и в период работы билетером. Только без обязанностей билетера))
Театр»Студия театрального искусства»: с ноября 2008 по ноябрь 2012
Должность: Билетер
В мои обязанности входило все, что присуще должности билетера. Это и подготовка фойе и зала, заготовка реквизита, подготовка программок. После начала запуска зрителей начиналась непосредственная работа билетера. В зависимости от дежурства (мы работали по парам), я мог быть на входе (проверка билетов, встреча гостей), в фойе (раздача программок, общение с гостями), в зале (помощь в рассадке гостей, контроль над залом).
В то время, когда я работал билетером, я достаточно часто участвовал в подготовках и проведениях тех или иных мероприятий в рамках театра. Я работал в паре с администратором. Мои обязанности носили скорее административно-хозяйственный характер. Работая на два фронта, я осознал, что у меня есть те черты характера, которые подходят для такой работы. Я проявил себя как надежный и ответственный сотрудник.
Профессиональные навыки:
1. Умение работать с людьми.
2.Опыт работы на входе(проверка билетов)‚ в зале(подготовка зала и рассадка гостей).
3. Умею работать в связке с главным администратором(дежурным) на мероприятиях.
4. Оперативно реагирую на изменение ситуации.
5. Хорошо ориентируюсь в Москве.
6.Базовые навыки Excel и Word
7.То за что я взялся я довожу до конца.
8. Если что-то интересно‚ легко и быстро этому обучаюсь.
Образование:
Основное:среднее
Дополнительная информация:
Возможность командировок: есть
О себе: Личные качества.
1.Доброта
2.Ответственность и она же надежность
3.Честность
4.Коммуникабельность
5.Искренность
6. Любознательность
7.Трудолюбие
8.Достаточная стрессоустойчивость
Контактная информация:
тел. *****************
e-mail ***************
Образцы резюме — шаблоны — чистые бланки — анкеты — примеры написания
Административные навыки: определение и примеры для вашей карьеры
Развитие карьеры
Административные навыки: определение и примеры для вашей карьеры
Ханне Кейлинг
24 ноября 2021 г.
Ханне была старшим контент-менеджером в компании Indeed.
Эта статья одобрена карьерным консультантом Indeed

Административные навыки могут помочь вам быть хорошо организованным, сильным коммуникатором и улучшить свои навыки обслуживания клиентов.Хотя административные навыки, безусловно, важны для таких административных должностей, как офис-менеджеры и администраторы, они также полезны практически на любой работе. В этой статье мы подробно рассмотрим, что такое административные навыки, почему они важны и как их можно улучшить.
Хотите нанять? Разместите вакансию на Indeed.com.
Что такое административные навыки?
Административные навыки — это качества, помогающие выполнять задачи, связанные с управлением бизнесом. Это может включать в себя такие обязанности, как подача документов, встречи с внутренними и внешними заинтересованными сторонами, предоставление важной информации, разработка процессов, ответы на вопросы сотрудников и многое другое.Есть много административных навыков, которые помогут вам выполнять эти обязанности эффективно и качественно.
Почему важны административные навыки?
Административные навыки важны, поскольку они обеспечивают бесперебойную работу бизнес-процессов. Любая успешная, эффективная организация должна иметь как административных специалистов, обладающих сильными навыками в этой области, так и отдельных сотрудников, обладающих хорошими административными навыками.
Связано: 6 важных профессиональных навыков, которым можно овладеть на работе (и как их освоить)
Примеры административных навыков
Существует множество социальных и технических навыков, которые способствуют формированию сильного набора административных навыков. Хотя технические навыки, необходимые для административных задач, могут варьироваться от бизнеса к бизнесу (например, владение определенным программным обеспечением или платформами), есть несколько межличностных навыков, общих для людей с сильными административными навыками.
Вот несколько примеров административных навыков:
Организация
Сильные организаторские способности для поддержания порядка на рабочем месте и в офисе, которым вы управляете. Наличие организованного рабочего стола, компьютера и календаря поможет вам выполнять административные задачи качественно и быстро.Административные специалисты также могут отвечать за организацию шкафов снабжения, систем хранения документов, процессов и многого другого.
Коммуникация
Коммуникабельность является важным навыком при выполнении административных задач. Вы должны уметь передавать процессы и информацию другим, четко отвечать на вопросы и просьбы и многое другое. Вы также должны быть в состоянии использовать различные виды коммуникации, включая вербальную, невербальную, письменную и визуальную коммуникацию.
Работа в команде
Наличие сильных навыков работы в команде может помочь вам при совместной работе над административными проектами, разработке нового процесса, общении и внедрении нового процесса или делегировании задач.Чтобы быть хорошим товарищем по команде, нужно практиковать эмпатию, смирение и быть хорошим коммуникатором.
Служба поддержки клиентов
В администрации принято отвечать на вопросы других или выполнять определенные задачи, которые другие не могут выполнить сами. Эти обязанности могут хорошо выполняться при сильных навыках обслуживания клиентов, которые включают активное слушание, установление ожиданий и общение.
Ответственность
Задачи, связанные с администрированием, часто важны для поддержания эффективности бизнеса.Таким образом, ответственность за своевременное и качественное выполнение задач без особого надзора имеет решающее значение.
Тайм-менеджмент
Поскольку в бизнес-администрировании задействовано очень много различных обязанностей, разумное управление своим временем является ключевым навыком. Ведение календаря, планирование времени для выполнения задач и установление надлежащих сроков — все это составляющие навыков сильного администратора.
Многозадачность
В качестве административного помощника вас могут попросить выполнять несколько задач одновременно.Нередко приходится своевременно отвечать на электронные письма, отвечать на звонки, адресовать личные запросы и обрабатывать запросы по проектам. Сочетание других навыков, таких как организация и тайм-менеджмент, дает вам возможность работать в режиме многозадачности, позволяя вам управлять несколькими обязанностями одновременно, чтобы иметь возможность эффективно работать.
Связано: 5 ключевых советов по совершенствованию навыков управления временем
Как улучшить административные навыки
Улучшение административных навыков может помочь вам укрепить трудовую этику, выполняя задачи пунктуально и качественно, а также хорошо работая с другими.Вот советы, которые вы можете учесть при работе над своими административными навыками:
Ставьте личные карьерные цели
Постановка конкретных, измеримых целей по улучшению некоторых или всех вышеперечисленных административных навыков может помочь вам улучшить свои навыки с течением времени. Это может помочь встретиться с надежными друзьями, коллегами или наставниками, чтобы определить области улучшения, чтобы определить, каким навыкам вы должны отдать приоритет.
Наведите порядок
Организованность — важная составляющая хорошего администратора.Потратьте время на то, чтобы создать для себя чистое, организованное рабочее пространство, которое поможет вам расставлять приоритеты в задачах, эффективно управлять своим временем и быстро реагировать на других, которым нужна имеющаяся у вас информация.
Подражайте другим сильным административным навыкам
Если у вас есть коллега или руководитель, обладающий сильными административными навыками, которые вы считаете эффективными, попробуйте применить их опыт в своей работе. Например, если вы обнаружите, что их стиль ведения заметок особенно полезен, вы также можете попрактиковаться в ведении заметок таким образом.
Личные качества, определяющие превосходного администратора
Карьерный рост
Личные качества, определяющие превосходного администратора
Состав редакции Indeed
27 мая 2021 г. работает плавно. Многие работодатели обычно ожидают, что администраторы будут обладать определенными характеристиками, которые помогут им преуспеть в этой роли.Изучение некоторых характеристик, которыми обладают многие администраторы, может помочь вам сосредоточить свои усилия и усовершенствовать свои навыки. В этой статье мы рассмотрим, кто такой администратор и какие ключевые личностные характеристики определяют отличного администратора.
Кто такой администратор?
Администратор — это профессионал, который обеспечивает бесперебойную и эффективную работу бизнеса. Их индивидуальные обязанности обычно варьируются в зависимости от того, где они работают. Например, школьные администраторы работают в образовательном учреждении, выполняя множество обязанностей высокого уровня, таких как управление бюджетом, наем и контроль за сотрудниками и установление институциональной политики.Некоторые администраторы работают в компаниях, чтобы обеспечить их организованность и продуктивность, выполняя важные задачи, такие как ответы на телефонные звонки, ведение протоколов встреч и организация проезда.
Связанный: Административные навыки: определение и примеры для вашей карьеры
Какие личные качества определяют отличного администратора?
Чтобы преуспеть в качестве отличного администратора, необходимо обладать определенными навыками и способностями, такими как создание команды или сотрудничество. Чтобы выделиться среди работодателей, вы можете улучшить эти навыки или развить новые, которые помогут вам более эффективно выполнять свою роль.Вот общие личные характеристики, которыми обычно обладают отличные администраторы:
Руководит и мотивирует членов команды
Многие администраторы контролируют выполнение обязанностей и работу других сотрудников. Для администраторов важно обладать лидерскими качествами, чтобы мотивировать, направлять и поддерживать других сотрудников. Многие члены команды полагаются на администраторов как на главный источник информации в организации. Они могут пойти к ним, чтобы получить ресурсы, задать вопросы или получить помощь в решении задачи. Отличные администраторы могут использовать эти лидерские качества, чтобы предлагать логические решения и рекомендации, необходимые для достижения успеха сотрудниками.
Связанный: Лучшие способы мотивации вашей команды
Демонстрирует приверженность миссии и видению организации
Многие организации имеют формулировки миссии и видения, которые определяют их цели и то, как они планируют достичь этих этапов. Администратор обычно следит за тем, чтобы компания работала над своей миссией и видением.Обычно они увлечены достижением целей компании и работают над тем, чтобы бизнес предоставлял услуги или продукты, которые превосходят ожидания и точно соответствуют ключевым ценностям и целям компании.
Связано: Заявление о видении компании в сравнении с заявлением о миссии (с примерами)
Обладает высокими моральными и этическими нормами
Поскольку администраторы несут несколько ответственных обязанностей высокого уровня для обеспечения нормального функционирования организации, для них важно иметь высокие моральные принципы и этика. Многие сотрудники считают администраторов надежными источниками, которые заботятся об успехе организации. Они используют свою этику для тщательного выполнения таких задач, как управление бюджетом, хранение конфиденциальных файлов или доступ к личной информации сотрудников для бронирования поездок.
Ценит сотрудничество и сплочение команды
Успешный администратор часто работает над созданием среды для совместной работы, приятной и инклюзивной для всех сотрудников. Они остаются добрыми, открытыми и готовы работать с другими для разработки решений различных организационных задач.Когда другие сотрудники замечают, что администратор сосредоточен на создании команды и совместной работе, это может побудить их также проявлять эти качества. Это помогает создать более доверительное и комфортное рабочее место, чтобы сотрудники оставались уверенными в сотрудничестве с другими и высказывали свое мнение.
Связано: Навыки совместной работы: определение и примеры
Стремление к качественной работе
Обычно администраторы выполняют качественную работу, чтобы подавать пример на рабочем месте. Они часто отвечают за несколько задач в течение рабочего дня, что может потребовать от них использования продвинутых организационных способностей, способностей управления временем и многозадачности для выполнения всех задач в установленные сроки.Большинство администраторов обращают внимание на детали, чтобы обеспечить безошибочную отправку заданий. Готовность браться за сложные задания и учиться выполнять сложные задачи поможет вам преуспеть в роли администратора.
Принимает решения на высоком уровне
Поскольку администраторы часто управляют бюджетом организации, устанавливают политику и нанимают сотрудников, для них важно обладать передовыми навыками принятия решений, чтобы гарантировать, что выбор, который они делают, отвечает интересам компании.Полезно обладать уверенностью, решительностью и способностью сохранять спокойствие под давлением, чтобы принимать решения взвешенно, профессионально и рационально.
Понимает, как нанимать сильных кандидатов
Некоторые администраторы управляют процессом найма в компании, что обычно требует от них надлежащего анализа и оценки кандидатов. Лучше всего быть уверенным в целях организации, чтобы гарантировать, что потенциальные сотрудники приносят пользу и могут присоединиться к миссии.Способность определять сильных кандидатов по их резюме и во время собеседований может помочь вам преуспеть в процессе найма.
Демонстрирует передовые навыки решения проблем и критического мышления.
Администраторы часто выполняют несколько задач в течение дня, которые требуют от них решения проблем и обеспечения нормального функционирования компании. Вы также можете быстро решать текущие проблемы, чтобы компания оставалась эффективной и оставалась в курсе задач или решений. Многие сильные администраторы регулярно разрабатывают решения проблем, которые приносят пользу всем сторонам и улучшают работу организации.
Связано: Эффективные шаги по решению проблем на рабочем месте
Активно слушает других
Администраторы обычно ежедневно взаимодействуют с другими людьми, будь то сотрудники, менеджеры или клиенты. Многие из этих специалистов могут выразить свои опасения, комментарии или проблемы администратору, который затем поможет им найти эффективное решение. Администраторы обычно тратят время на то, чтобы выслушать и понять эти проблемы, и тесно сотрудничать с ними, чтобы найти решение, которое устраняет проблему и приносит пользу другой стороне.
Адаптируется к изменяющимся ситуациям
Типичные ежедневные обязанности и расписание администратора часто могут меняться. Им может потребоваться многозадачность или приоритетность срочной работы над повседневными или текущими задачами. Сохраняя гибкость и принимая изменения, вы сможете адаптироваться к изменяющимся условиям и обязанностям.
Поддерживает сильные коммуникативные способности
Администраторы обычно обладают исключительными коммуникативными навыками, чтобы приветствовать посетителей офиса, передавать информацию менеджерам и тесно сотрудничать с другими сотрудниками.Для администраторов важно демонстрировать сильные коммуникативные навыки, а также поощрять других к общению. Вы можете сделать это, регулярно создавая каналы связи для других сотрудников, приглашая других поговорить с вами, когда это необходимо, и записывая важные сообщения, чтобы вы могли запомнить их и поделиться ими с нужными людьми.
Какие навыки нужны работодателям, занимающимся администрированием офисов?
Специалисты по административным вопросам могут работать в различных сферах бизнеса, но их нанимают для выполнения офисных задач.
По большей части они обязаны обеспечивать, чтобы вся канцелярская работа и обслуживание клиентов выполнялись в соответствии с высочайшими стандартами профессионализма.
Они также обычно являются первой точкой контакта между клиентами и бизнесом, поэтому должны быть безупречными и эффективными коммуникаторами.
Вакансии администратора Office: обычно желаемые навыки.
Идея офисного администрирования довольно широка, и некоторые кандидаты могут работать на административном уровне, в зависимости от характера роли.
Вот почему важно адаптировать резюме и сопроводительное письмо к конкретным потребностям самой должности, а не предоставлять общий, всесторонний подход. Тем не менее, работодатели-администраторы обычно ищут следующие навыки:
Коммуникативные навыки.
Администраторы офиса или координаторы офиса должны иметь подтвержденные навыки письменного и устного общения.
Это связано с тем, что они не только будут первой точкой контакта между бизнесом и широкой общественностью, но также будут обязаны выполнять канцелярские задачи, требующие исключительного уровня письменного общения.
Орфография, грамматика и структура предложений должны быть отполированы до высочайших стандартов, когда речь идет об административном деле или делопроизводстве.
Делопроизводство / делопроизводство.
Административный персонал офиса также должен будет продемонстрировать свою способность вести деловую переписку. Для офисных администраторов необходимы навыки хранения, сортировки и общей организации.
Вдобавок к этому, административный персонал также должен уметь расставлять свои профессиональные приоритеты на лету.В административной среде не бывает двух одинаковых дней, и персоналу потребуется выполнять разные задачи в разное время.
Бухгалтерия.
Общие офисные процедуры необходимы для административного персонала и помощников администратора, но многие должности требуют от административного персонала знания бухгалтерского учета.
В настоящее время это редко делается вручную, но есть несколько различных компьютерных приложений, которые можно использовать для управления финансовыми транзакциями, включая Quicken, Excel и Turbo Tax.
Знания такого рода можно продемонстрировать либо на основе предыдущего опыта, либо на основе приобретенных квалификаций от ведущих поставщиков услуг.
Ввод.
Поскольку ИКТ необходимы для административного персонала в сегодняшнюю эпоху, так же важна и способность печатать. Многие позиции не обозначают конкретную скорость, но по общему мнению, она составляет около 50 слов в минуту (сл. /мин) со 100% точностью — немного выше среднемирового показателя в 39 сл./мин.
Предписанного метода набора текста не существует, но те, кому необходимо увеличить свою скорость, могут счесть слепой набор текста методом «домашнего ряда» подходящим для своих нужд, так как это наиболее распространенный метод набора текста, доступный в различные обучающие программы по программному обеспечению.
Обращение с оборудованием.
Административный персонал может быть вызван для выполнения легкой или средней подъемной силы, поэтому не следует рассматривать это как возможность избежать трудоемких задач. К счастью, это довольно ограничено такими задачами, как перенос стопки бумаги на копировальный аппарат или принтер.
Навыки обслуживания клиентов.
Отличное обслуживание клиентов и ориентация на такие качества необходимы для успеха в качестве административного работника. Поскольку кандидаты будут много раз сталкиваться с клиентами, им нужно будет вести себя профессионально и вести себя приятно.
Исследовательские навыки.
Административные работники должны обладать особыми способностями к исследованиям и анализу данных, чтобы составлять отчеты и собирать исследовательские материалы для других работников своего отдела.
Это должно сопровождаться исключительным вниманием к деталям, чтобы приобретать нужные материалы для своих сотрудников.
Самомотивация.
Сотрудники администрации редко имеют руководство, работающее непосредственно над ними и контролирующее каждое их движение.Однако любая потеря драйва или мотивации будет сразу видна им с точки зрения качества получаемой работы.
Поэтому
Административные работники должны быть полностью самостоятельными; чтобы знать, что нужно сделать, и выполнять свои задачи соответственно.
Гибкость.
Администрация редко бывает двух одинаковых дней. Хотя персонал может быть уверен, что работает по относительно статичному графику в обычные рабочие часы, могут быть случаи, когда потребуется работа вне обычного графика.
Персоналу придется адаптироваться к этим потребностям по мере их возникновения.
16 лучших навыков лучших административных помощников в 2022 году
Звездный помощник по административным вопросам может стать секретным оружием компании.
«Административный помощник» раньше был синонимом таких вещей, как планирование, ведение бухгалтерского учета и организация поездок. Сегодня не так .
Хотя эти функции по-прежнему являются важной частью работы, в наши дни перед администраторами стоит гораздо больше задач.Часто администраторы берут на себя основные стратегические функции, которые традиционно относились к HR или операциям — такие вещи, как адаптация новых сотрудников и планирование мероприятий.
Согласно The Assist, надежному ресурсу в сообществе администраторов, мы узнали, что поддержание позитивной офисной культуры все больше и больше имеет решающее значение для найма и удержания лучших талантов, вовлечения сотрудников и вдохновения их на лучшую работу. На администратора компании очень часто возлагаются обязанности, связанные с культурой, такие как планирование выездных мероприятий, управление привилегиями, такими как закуски в офисе, и в целом поддержание офисной атмосферы.
Когда дело доходит до дела, администраторы должны поддерживать бесперебойную работу, чего бы это ни стоило. Думайте о них как о «полезном игроке» в бейсболе. Они мастера на все руки, и ожидается, что они будут работать на высоком уровне в куче разных ситуаций.
Поэтому вполне логично, что сегодняшним администраторам нужен широкий спектр навыков, чтобы преуспеть в этой сложной роли.
Но какие административные навыки лучше всего изучать в 2022 году? А что отличает хороших админов от великих? Каким идеям профессионального развития помощников по административным вопросам следует следовать?
Именно об этом мы попросили наше сообщество администраторов Rockstar.Вот лучшие навыки для помощников по административным вопросам, которые действительно оплачивают счета.
Недавно мы опросили более 1273 специалистов в нашей группе State of The Executive Assistant на Facebook и обнаружили, что monday.com является их любимым инструментом для повышения производительности.
Содержание страницы (Нажмите, чтобы перейти)

1. Знание всех ресурсов

Когда вы помощник администратора, все всегда рассчитывают на то, что у вас есть решение для каждой проблемы или инструмент, который можно использовать для любых нужд.
Выдающиеся администраторы опережают запросы, сохраняя базу данных или файл Excel с полезными инструментами и доступными ресурсами.
Начните свой собственный список ресурсов с нашего любимого секрета:
Помощник. Считайте этот бесплатный еженедельный информационный бюллетень кратчайшим путем к успеху, где вы сможете узнать обо всех самых сокровенных секретах, самых полезных технологических инструментах и проверенных на практике советах от других острейших администраторов. Возможно, вы даже почувствуете, что обладаете суперсилой, когда получите новые секреты на блюдечке с голубой каемочкой (а.к.а. красиво оформленное электронное письмо) каждую неделю.
«The Assist постоянно предлагает полезные советы из самых разных источников по продвижению профессионального и личного мастерства (большинство ресурсов применимо к обоим), а также ссылки на продукты и услуги, которые помогут помощникам стать более продуктивными и эффективными. в своей работе. Здорово иметь ресурс, специфичный для этой карьеры, который так часто упускают из виду и недооценивают». — Энн К., помощник по административным вопросам
Другие бесплатные полезные ресурсы:

2.Креативное решение проблем
Если вы хотите научиться быть хорошим административным помощником в 2022 году, решение проблем должно быть в вашем наборе инструментов. Поскольку основная обязанность администратора — поддерживать порядок, решение проблем — незаменимый навык. С ростом удаленной работы и гибких графиков современное рабочее место требует нового типа творческого мышления, чтобы все работало гладко.
Челси Хнат, исполнительный помощник генерального директора по продвижению женщин-руководителей, рассказывает нам, почему:
«Помощники по административным вопросам находятся в уникальном положении для того, чтобы быть эрудитами — они знают о стольких различных аспектах своей рабочей среды и считаются подходящими для решения проблем.
Чем больше они способны эффективно устранять неполадки, тем более ценным они становятся в своем положении, потому что благодаря им все идет гладко».
Креативность и способность импровизировать, по словам Гната, являются необходимой частью уравнения в компаниях любого размера.
«Я вижу это как в малых, так и в крупных компаниях, но в такой небольшой компании, как моя, влияние этих навыков администратора огромно и действительно привлекает внимание».

3.Правильный этикет
Администраторы общаются с людьми каждый божий день. Разные люди.
Как и офис-менеджеры, администраторы — одни из немногих людей в компании (кроме, возможно, генерального директора или старшего отдела кадров), которые имеют дело с сотрудниками на всех уровнях.
Конечно, это не ограничивается внутренним взаимодействием. Роль администратора почти всегда направлена вперед. Если вы являетесь администратором, вы часто являетесь привратником отдела или руководителя, обрабатывая входящие звонки, связываясь с поставщиками или общаясь напрямую с руководителями высокого уровня в других компаниях.
Вот почему так важны хорошие манеры и этикет. Администратор Элизабет Уайт-Питерс объясняет, говоря нам, что манеры — это «утерянное искусство, которое ведет человека через множество сложных обстоятельств».
По словам Уайт-Питерс, один из секретов овладения искусством манер — умение слушать. Она говорит,
«[А] рок-звезда [админ] прислушивается не только к словам, но и к тону и языку тела, чтобы читать между строк».

Вот пример того, что она имеет в виду:
«Звонит телефон.Это раздраженный голос, требующий разговора с менеджером. Улыбаясь и вежливо, админ быстро оценивает ситуацию. В соответствии с корпоративной культурой можно выполнить несколько действий: можно сделать заметку и заверить звонящего, что она будет передана, можно перевести звонящего на удержание и решить, как прервать менеджера/перевести звонок, или можно попытаться решить вопрос напрямую.
Прислушиваясь к языку и тону, можно определить, какие действия предпринять. На каждом этапе вежливого общения увеличивается потенциал разрешения ситуации для достижения наилучших результатов для звонящего и менеджера.
«Пожалуйста» и «спасибо» заметят оба. С опытом администратор узнает от менеджера, что сработало хорошо, и, таким образом, знает, как действовать в следующем случае».
Админам, оказывается, нужен высокий эмоциональный IQ, умение читать людей и реагировать соответствующим образом.

4.
Эмоциональный интеллект
Эмоциональный интеллект относится к способности понимать и даже влиять на эмоции в себе и других.Самые успешные администраторы обладают эмоциональным интеллектом на пике. Вот почему:
Эмоциональный интеллект облегчает работу с людьми. Админы, настроенные на эмоции других, добиваются лучших результатов в переговорах и других взаимодействиях. Эмоциональный интеллект приводит к лучшим результатам в общении со всеми людьми и во всех ситуациях, что делает его обязательным навыком для администраторов, которым приходится запрашивать работу, выполнять работу и договариваться о работе о работе с множеством людей.
Эмоциональный интеллект помогает людям управлять эмоциями других. Эта способность читать людей помогает администраторам предвидеть потребности боссов и других ключевых сотрудников. Например, предположение о том, что начальник недоволен отчетом, дает амбициозному администратору шанс завоевать благосклонность, перенаправив или переформулировав беседу.
Эмоциональный интеллект позволяет легко разрешать конфликты. Понимание эмоций облегчает работу с эмоциями, даже негативными.А знание того, как справляться с эмоциями, дает администраторам инструменты для разрешения любого конфликта.
Эмоциональный интеллект облегчает управление стрессом. Администраторы с эмоциональным интеллектом могут распознать признаки собственного стресса и понять, что пора сделать перерыв для медитации.

5. Предвидение и Предвидение
Лучшим администраторам не нужно указывать, что делать. Они предвидят решение еще до того, как проблема станет проблемой. Эти администраторы превращаются из суперполезных в незаменимых, без которых боссы секретного оружия просто не могут жить.
Келли Тодд начала свою карьеру в качестве советника, поддерживая двух руководителей в продюсерской компании, базирующейся на HGTV. По ее мнению, именно ее способность предвидеть действительно заставляла ее сиять.
«Внимание к деталям действительно уведет вас далеко, потому что эти руководители требуют совершенства, и какими бы хорошими они ни были, они хотят, чтобы все делалось правильно, а ваша работа… состоит в том, чтобы облегчить их жизнь.
Если вы можете быть на шаг впереди босса, например: «Я позаботился о резервировании для вас, потому что вижу в календаре, что вы заблокированы.
Это предвкушение и такая готовность сверх них действительно выделит вас в их глазах….
[Администратор] может быть лучшим другом руководителя, и если он думает на шаг впереди него, вы будете выделяться».
Челси Хнат соглашается:
«Поскольку их работа включает в себя так много различных аспектов внутри компании, они обладают отличной способностью предсказывать потенциальные проблемы и результаты».

6.Многозадачность
В прошлом мы утверждали, что многозадачность — это миф, который снижает продуктивность. Наш мозг не приспособлен для выполнения более чем одной высокоуровневой задачи за раз, поэтому лучшая стратегия — расставить приоритеты и выполнять их одну за другой.
Мы рекомендуем использовать такое программное обеспечение, как monday.com, для создания, отслеживания и мониторинга ваших ежедневных задач. Существует бесплатная пробная версия, на которую вы можете подписаться здесь.
И хотя это в значительной степени верно — вам не следует пытаться написать финансовую модель, например, во время телефонного разговора о продажах, — некоторые из основных обязанностей администратора требуют, чтобы они выполняли задачи одновременно.
Это связано с тем, что в дополнение к более важным, более стратегическим обязанностям администраторы по-прежнему часто выполняют рутинные задачи, такие как ведение документации или планирование. Возможность сделать это быстро или одновременно — большое преимущество. Лучшие администраторы делают это без особых усилий.
Стефани Мерритт, административный помощник Bonitz, объясняет:
«Главным навыком помощника по административным вопросам является способность выполнять несколько задач одновременно. Я знаю, что обычно у меня одновременно происходит несколько дел, и я должен иметь возможность делать и то, и другое одновременно.
Например: я должен сделать гостиничные номера для наших субподрядчиков, пока я разговариваю по телефону, я могу отвечать на электронные письма или заканчивать кое-какие документы».

7. Адаптивность
Как мы уже отмечали ранее, список обязанностей администратора широк и разнообразен. Часто это означает возможность остановиться в любой момент и повернуться к совершенно не связанному проекту. Вещи меняются быстро, и лучшие администраторы могут легко реагировать и адаптироваться.
Например, если начальник внезапно сообщает о спонтанной поездке, из-за которой он вылетит из офиса на следующие две недели, ее администратор должен принять меры, очистив свой график, эффективно общаясь со всеми затронутыми сторонами, чтобы избежать обид и ушибов. эго.В этой ситуации нет времени нервничать и часами решать, что делать.
Вот снова Мерритт, чтобы объяснить:
«Другим важным навыком будет возможность изменить то, над чем вы работаете, в любой момент. Я могу быть в середине чего-то, и мой босс входит и говорит, что ему нужно что-то сейчас, я должен прекратить то, что я делаю, и сделать то, что он просил меня, а затем вернуться к тому, что я делал до того, как он пришел видеть меня.»
Это ключевой момент — речь идет не только о быстром переключении задач, но и о возможности вернуться в нужное русло после того, как вы переключитесь обратно.В конце концов, очень мало того, что делает администратор, не имеет значения.

8. Тщательная организация
Это может показаться пустяком, но это очень важно. Когда вы работаете над кучей разных проектов, у вас нет времени на дублирование работы из-за отсутствия организации. Кроме того, организованность помогает уменьшить стресс, а также не дает важной работе «провалиться сквозь щели» как в прямом, так и в переносном смысле.
Когда дело доходит до организации, Стефани Мерритт утверждает, что есть только одно правило — то, что работает для вас:
«Не бывает двух одинаковых людей.Мне нравится заканчивать проект, прежде чем я начну другой. Но это не всегда возможно, поэтому мне приходится иметь напоминания, чтобы сказать мне закончить первый проект, над которым я работал.
Каждый человек обладает своими организаторскими способностями и знает, что лучше всего работает для него. Я человек видящий. Я часто пользуюсь календарем. У меня также есть вещи на моем этаже, так что я могу идти в ногу со всем.
Одна девушка, с которой я работаю, использует стопки на своем столе, поэтому она может быть уверена, что то, над чем она работает, закончено».
Каким бы ни был ваш метод, организация определенно является обязательным навыком администратора.

9. «Сердце слуги»
Впервые введенный Робертом Гринлифом термин «лидер-слуга» в последнее время прочно вошёл в управленческий лексикон. Это относится к стилю руководства, который ставит на первое место благополучие других. На практике это означает сосредоточение внимания на личном и профессиональном развитии, а также на то, что основной обязанностью является поддержка успеха своей команды.
Эта идея «обслуживания» так же важна для роли администратора, как и для роли лидера.
«Это очень важно. Исполнительный или административный помощник рок-звезды ХОЧЕТ служить своему лидеру, независимо от того, большая это задача или маленькая. Сильный администратор знает, что, помогая своему боссу в достижении целей, он достигнет и своих собственных».
— Валери Гомес, помощник по административным вопросам в ADP
Великие администраторы бескорыстны и знают, что их готовность помочь команде помогает обеспечить успех как команды, так и их собственного успеха.

10.Находчивость
Способность импровизировать, быстро думать и находить решения на лету — одна из самых важных черт, которые может приобрести администратор. Валери Гомес объясняет почему:
«Мне еще предстоит скоординировать мероприятие, которое пройдет без сучка и задоринки, независимо от того, насколько тщательно я планирую. Произошло ли изменение численности персонала в последнюю минуту, для которого вы уже заложили бюджет, или системный сбой на дисплее монитора за 5 минут до запланированной презентации вашего босса.
Вы должны уметь думать на ходу — какой бы ни была проблема, админ рок-звезды найдет решение!»
Элизабет Уайт-Питерс соглашается с тем, что находчивость является ключевой чертой, говоря:
«Я рассматриваю членов АА как корпоративных МакГайверов (помните это шоу из 90-х?), которые берутся за все понемногу, способны творчески решать проблемы и умеют заранее задавать правильные вопросы, чтобы предотвратить любые пробелы в проектах или неожиданные проблемы.”

Другие полезные ресурсы:

11. Зернистость
Все мы знакомы с законом Мерфи: все, что может пойти не так, пойдет не так.
Что ж, деловой мир не застрахован — далеко не так. Любой, кто когда-либо руководил проектом, знает, что проблемы неизбежны.
То же самое касается роли администратора. В какой-то момент все пойдет наперекосяк. Серверы падают, телефонные системы выходят из строя, продавцы перестают работать, рейсы отменяются, люди увольняются.
Дело не только в находчивости. Это значит быть достаточно сильным, чтобы противостоять любой ситуации. Администратор рок-звезды не сдается под давлением. Лучшие из них проявляют настойчивость, идут навстречу обстоятельствам и выполняют свою работу. Это настоящее мужество.
Вот как администраторы могут развивать настоящую стойкость, которую иногда называют устойчивостью:
Общение с коллегами. Общение высвобождает окситоцин, который снижает восприимчивость к стрессу.
Прошу совета. Иногда другой взгляд — это все, что нам нужно, чтобы пережить трудные времена.
Сосредоточение внимания на мышлении. Люди могут контролировать только ту линзу, через которую они видят мир, но они могут изменить свою точку зрения с отрицательной на положительную, просто изменив точку зрения.

12. Эффективное общение
Нет такого типа связи, к которому не прикасались бы администраторы. Они должны умело разговаривать по телефону, писать хорошие электронные письма и излучать уверенность, когда разговаривают лицом к лицу с сотрудниками всех уровней. Часто им приходится писать сообщения для всей компании или даже составлять визуальные презентации от имени своего начальника.
Каким бы ни был носитель, их сообщение должно быть четким, прямым и кратким. Это особенно актуально для администраторов, которые тесно сотрудничают с руководителями. Генеральные директора и другие руководители высшего звена не хотят лукавства, бессвязной речи или любого другого рода отговорок — им нужна эффективная коммуникация, направленная прямо в точку.
Изучение наиболее эффективного способа сделать это поможет отделить хороших администраторов от великих.
Virtual Assistant Services и администраторы, желающие отточить коммуникативные навыки, могут заручиться помощью товарища по обзору.Этот человек готов предоставить неформальную обратную связь по личным сценариям, электронным письмам и чему-либо еще. Они не проводят углубленную проверку; они просто определяют области, которые просто не имеют смысла.
Даже после нескольких раундов проверки администраторы увидят различные пути для повышения ясности в своих сообщениях.

13. Техническая грамотность
В наши дни администраторы и технологии идут рука об руку. Это уже не просто электронная почта — ожидается, что администраторы будут владеть широким спектром интегрированных приложений и платформ.
Речь идет о коммуникационных приложениях, таких как Slack, системах календаря, таких как Calendly, биллинговых системах, платформах бронирования поездок, системах управления персоналом, таких как TriNet, или программах для вовлечения сотрудников, таких как Quantum Workplace, 15Five или TINYpulse. (Прочитайте замечательное руководство Quantum Workplace по покупке программного обеспечения для вовлечения сотрудников.)
Много технологий.
Когда что-то идет не так, вы не всегда можете полагаться на ИТ-персонал. На самом деле, в небольших компаниях администратор может фактически быть техническим парнем или девушкой.Если вы можете перезагрузить сломанный компьютер, успешно пройти тест на критическое мышление, опубликовать сообщение в блоге в WordPress или даже просто перезапустить Интернет, у вас есть преимущество в игре администратора.
Так как же администраторы могут отточить свою техническую смекалку? Они могут начать с составления списка часто используемых технологий и определения того, какие инструменты им менее всего удобны. После этого практика делает совершенным. Мы рекомендуем выделять час каждый день, чтобы поэкспериментировать с различными технологиями, познакомиться с системами и просмотреть страницы инструментов Help и Community .На многих из этих страниц есть кладезь ресурсов, которые большинство людей даже не ищут; на некоторых страницах даже есть круглосуточные интерфейсы чата или телефонные линии, управляемые техническими экспертами, которые могут ответить на любой вопрос. Когда возникает следующая большая техническая трудность, решить ее будет так же просто, как узнать, куда можно быстро обратиться за помощью.

14. Мышление в целом
Доверенные администраторы часто де-факто являются советниками высшего руководства. Они могут служить в качестве доски для новых идей, предлагать новые процессы или даже взвешивать решения о найме.
Лучшие администраторы дают ценную информацию, давая рекомендации, основанные на понимании бизнеса компании и ее культуры. Умение думать о вещах в контексте большего целого имеет решающее значение.
Масштабное мышление может показаться чем-то, что лучше оставить мечтателям мира, но, по правде говоря, каждый может развивать способность мыслить наперед. Подумайте о вождении. Хорошее защитное вождение предполагает сканирование вперед, чтобы увидеть, куда вас ведет дорога. Этот же метод применим к абстрактным понятиям, таким как цели компании.Какой путь вы прокладываете для своей компании сегодняшними действиями? Какие препятствия вы ожидаете встретить? Как только вы сможете визуализировать эти вещи, вы сможете подготовиться к ним.

15. Внимание к деталям
Если масштабное мышление имеет значение, то и обратная сторона тоже верна. Детали важны в работе администратора, и необходимо внимательно следить за ними.
Подумайте об этом — многое из того, что делает администратор, связано с относительно высокими ставками. Если вы не отправите этого руководителя в рейс, она, возможно, не сможет закрыть следующий раунд финансирования, в котором нуждается ваша компания, чтобы поддерживать свет.
Если вы не заплатите привередливому продавцу вовремя и в нужной сумме, он может развернуться и подать в суд на вашу компанию. Или, что хуже всего… ошибочная ошибка с вашей стороны может выставить вашего босса в плохом свете.
Контроль качества, когда дело доходит до деталей, является большим преимуществом для любого администратора.
16. Приоритизация
Благодаря искусству расстановки приоритетов администраторы могут превратить список дел в список бесценных достижений. Способность различать «критически важные задачи» и «задачи, которые могут подождать» демонстрирует безупречное суждение, лидерские качества и соответствие ценностям компании.Лучше всего то, что расстановка приоритетов демонстрирует компетентность, вызывая доверие у лидеров, которые в восторге от того, что им не нужно держаться за руки.
Расстановка приоритетов также может быть ключом к сохранению спокойствия перед лицом списка задач, который умножается на секунду. Недостаток внимания в таких ситуациях приводит к панике, а паника убивает продуктивность. Погружение сразу в несколько критических задач и внесение тривиальных в таблицу поддерживает приоритетный рабочий процесс, снижая при этом стресс, связанный с попыткой сделать все.
Администраторы могут улучшить навыки расстановки приоритетов, внимательно слушая во время встреч и случайных чатов, чтобы понять контекст, стоящий за различными заданиями, и лучше оценить их важность.Мы также рекомендуем просмотреть список дел и спросить: «На что это влияет?» Истинные приоритеты проявятся в ближайшее время.
Мы надеемся, что вы научитесь развивать навыки административного помощника, которые выведут вас на новый уровень! Так что ты скажешь? Считаете себя легендарным админом? Какие ваши любимые советы и рекомендации помощника по административным вопросам? Не стесняйтесь, дайте нам знать в комментариях ниже.
13 Навыков, которые нужны каждому администратору
У администраторов много шляп.У них может быть множество обязанностей, от планирования встреч до документирования банковских вкладов, обработки почты или публикации сообщений в социальных сетях. Хотя технически эта должность является вспомогательной, административные специалисты являются жизненно важной частью любого бизнеса.
Административные работники — это многозадачные люди, способные распределять свое внимание между несколькими задачами одновременно. Этот тип работы может показаться беспокойным, но если вас привлекает перспектива делать что-то новое каждый день, администрирование может подойти вам.
С появлением облачного программного обеспечения для совместной работы и приложений для видеоконференций администраторам становится все проще работать из любого места.
13 навыков, необходимых каждому помощнику по административным вопросам
Существует множество навыков, подпадающих под категорию навыков помощника по административным вопросам. Помощникам нужны отличные социальные навыки, такие как общение, для взаимодействия с клиентами, а также жесткие навыки для решения любых технических аспектов работы.

Если вы овладеете несколькими или всеми этими навыками, у вас есть потенциал, чтобы увеличить свои шансы получить качественную должность административного или исполнительного помощника при поиске работы. В следующих разделах мы рассмотрим некоторые из наиболее важных вещей, которые вы должны знать как профессиональный административный работник, и почему они необходимы. ‍
Навыки общения
Работа в команде требует общения. Будучи административным работником, вы потратите огромную часть своего времени на общение со своими клиентами и другими людьми.Вы будете передавать сообщения клиентам, заказывать товары у поставщиков, отвечать на телефонные звонки и помогать клиентам находить ответы на свои вопросы.

Наряду с устным общением вам также понадобятся навыки письменного общения. В зависимости от ваших клиентов, вам может быть поручено копирайтинг маркетинговых электронных писем, написание благодарственных записок для участников или написание писем с просьбой об оплате. Вот некоторые ресурсы, которые могут помочь вам улучшить свои навыки межличностного общения:

Помните, что умение хорошо коммуницировать в значительной степени зависит от умения слушать.Иногда эффективное общение означает меньше говорить и уделять больше внимания потребностям окружающих. В конце концов, как вы можете помочь своим клиентам, членам команды и руководителям, если не знаете, что им нужно?
Сильный эмоциональный интеллект
Эмоциональный интеллект относится к способности понимать других. Для административной работы сильный эмоциональный интеллект необходим, чтобы облегчить сплоченность членов команды. Скорее всего, вы будете работать с несколькими людьми в качестве помощника по административным вопросам, поэтому умение хорошо работать с другими и управлять эмоциями других гарантирует, что все останутся на одной волне.
Например, вы предлагаете административную поддержку маркетинговому агентству, и контактное лицо из ключевого клиента отправляет электронное письмо о том, что они расстроены. Быстрый ответ вежливым электронным письмом, а затем оповещение члена команды с вашей стороны поможет гарантировать, что ситуация не обострится до такой степени, что клиент станет еще более расстроенным.
Организационные навыки
Работники, занимающие административные должности, должны обладать первоклассными организаторскими способностями.Возможно, вам придется управлять рабочим календарем занятого начальника, планировать собеседования для менеджеров по найму, писать описания вакансий, упорядочивать заметки во время встреч или хранить и упорядочивать файлы компании для последующего доступа. Если у вас нет адекватных систем хранения документов, легко впасть в стресс.

Например, ваш менеджер по связям с общественностью (PR) запрашивает список трех крупнейших спонсоров за последний год вместе с суммами, которые они внесли, для включения в ежеквартальный журнал их бизнеса.Вам придется просмотреть свои записи, чтобы найти эту информацию.

Если ваши файлы в беспорядке, такие простые задачи могут превратиться в тяжелую работу. Используйте четкие, легко находимые имена файлов, такие как «Список спонсоров_2020», и следуйте тому же шаблону для связанных файлов (Список спонсоров_2018, Список спонсоров_2019). Если у вас есть физические записи, храните их в определенной последовательности и четко маркируйте в хранилище. ‍
Навыки тайм-менеджмента
Административные работники умеют работать в режиме многозадачности, но это не значит, что вы можете делать все.Одна из самых больших организационных проблем, с которой вы столкнетесь, — это организация собственного графика. У вас может быть много дел сразу для нескольких клиентов. Чтобы добиться успеха, вам потребуются экспертные навыки тайм-менеджмента.
Поддерживайте свое расписание в актуальном состоянии с помощью программного обеспечения, такого как Microsoft Office Outlook, чтобы вы могли видеть все свои сроки и встречи. Вы даже можете выделить различные обязательства цветом в зависимости от их важности. Это поможет вам увидеть, что можно переместить, если возникнет что-то, требующее вашего немедленного внимания.
Помните, что только потому, что что-то имеет более ранний срок выполнения, не обязательно означает, что это более важно. Если у вас есть задания, которые не так важны, как другие, спросите, можно ли вам продлить их.
Предположим, вы работаете в интернет-магазине. Ваш менеджер может попросить вас создать отчет о продажах для встречи на следующий день. Однако у вас есть несколько клиентских заказов, которые необходимо выполнить в конце недели. Вы и ваш менеджер соглашаетесь обсудить отчет о продажах на следующей еженедельной встрече.
Навыки решения проблем
Хороший помощник по административным вопросам должен быть уравновешенным, гибким и иметь находчивость для решения неожиданных проблем. От конфликтов в расписании и технических сбоев до проблем, связанных с клиентами, вы должны быть в состоянии быстро находить эффективные решения.

Вы даже можете столкнуться с проблемами, для решения которых у вас нет навыков. В этом случае вам нужно либо знать, где найти необходимую информацию, либо знать, кто может вам помочь.Google и YouTube полны учебных пособий, если вам нужно знать, как сделать что-то вроде импорта электронной таблицы Excel в вашу базу данных.

Но если произойдет что-то совершенно не связанное с вашими навыками, например, ваша сеть выйдет из строя, вам нужно будет быстро связаться с нужным специалистом по информационным технологиям (ИТ) или программистом. ‍
Способность быстро осваивать новые навыки
Административные технологии постоянно совершенствуются.В ваших силах идти в ногу с тенденциями. Способность быстро адаптироваться и внедрять новые инструменты имеет важное значение для помощника по административным вопросам.
Предположим, ваш менеджер только что закончил организацию большой деловой конференции. Вам поручено собрать отзывы всех участников, чтобы узнать, что им понравилось и не понравилось в мероприятии.
В прошлом году вы разослали электронные письма всем зарегистрировавшимся и попытались свести их ответы в электронную таблицу. Процесс занял целую вечность, и ваш менеджер попросил вас ускорить процесс в этом году.Результаты будут представлены на ежеквартальном собрании. Они должны быть готовы в течение одной недели.
Выполнив быстрый поиск в Интернете по запросу «программное обеспечение для проведения опросов», вы быстро научитесь использовать такой инструмент, как SurveyMonkey или Google Forms. Эти типы программ могут собирать для вас информацию об опросах и автоматически организовывать ее в полезные электронные таблицы и графики.
‍
Внимание к деталям
Когда административный персонал и виртуальные помощники вводят данные, пишут электронные письма или отправляют письма клиентам, им необходимо убедиться, что в их работе нет ошибок.Ничто так не говорит о непрофессионализме, как деловой документ, полный ошибок.

Если вы помощник администратора, даже такие, казалось бы, простые задачи, как ввод данных, требуют вашего полного внимания. К счастью, есть инструменты, которые могут помочь вам отслеживать такие вещи, как грамматические ошибки, когда вы копирайтинг, составление электронных писем или писем:

Grammarly
ProWritingAid
After the Deadline
9027
6
Microsoft Office
Microsoft Office — это набор приложений, которые могут помочь вам выполнять несколько типов задач делового администрирования.Многие компании используют его, чтобы держать всех на одной волне. В Microsoft Office есть несколько инструментов, которые упрощают выполнение задач.

Microsoft Word
Excel
PowerPoint
OneNote
OneNote
OneDrive

Многие предприятия ожидают, что административные работники уже знают, как использовать Microsoft Office. Если вы не знаете об этом, вы можете попробовать поискать видео на YouTube, чтобы узнать.Вы также можете пройти курс или учебник.
Технологические навыки
Помощники по административным вопросам должны уметь использовать различные типы программного обеспечения, браузеров и приложений. Например, вам может потребоваться управлять программным обеспечением клиента для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Программное обеспечение CRM помогает предприятиям находить потенциальных клиентов и отслеживать информацию и историю клиентов.

Если вы отвечаете за CRM компании, вам придется делать такие вещи, как организация информации о потенциальных клиентах в электронные таблицы для продавцов.Примеры популярных программ CRM:

Salesforce
Freshworks CRM
Pipedrive

Также полезно ознакомиться с платформами удаленных команд. Поскольку более 40% американских сотрудников полностью удалены, у вас будет преимущество, если вы знаете, как работать за пределами традиционного офиса. Некоторые платформы вы захотите ознакомиться с тем, когда дело доходит до удаленной работы, включают в себя:

Slack
Google Workspace
Dropbox
Zoom
У.
В зависимости от потребностей вашего клиента они могут полагаться на помощников по административным вопросам для ведения бухгалтерского учета.Знание того, как использовать бухгалтерское программное обеспечение, такое как QuickBooks и FreshBooks, для документирования транзакций, создания счетов и управления ими, а также проверки выписок, может повысить вашу ценность для клиентов.

С этим не нужно перебарщивать. Когда дело доходит до бухгалтерского учета, административные работники обычно выполняют не слишком сложные задачи. Если бизнесу требуется что-то вроде сложной налоговой отчетности, он наймет сертифицированного бухгалтера (CPA) или заручится помощью бухгалтерской фирмы.
Навыки управления социальными сетями
Если вы работаете в небольшой компании, в которой нет отдела маркетинга, вам, возможно, придется помогать управлять некоторыми сайтами социальных сетей вашего клиента, такими как Facebook, LinkedIn и Twitter. Это может включать размещение рекламы или объявлений и взаимодействие с клиентами.

Отслеживание социальных сетей для бизнеса может занять довольно много времени. К счастью, есть несколько инструментов управления социальными сетями, которые могут немного упростить этот процесс.

Hootsuite
Buffer
Social Jukebox

Эти инструменты избавят вас от необходимости переходить с сайта на сайт, чтобы проверить свои страницы. Они позволят вам делать такие вещи, как планирование нескольких публикаций одновременно и просматривать все ваши действия в социальных сетях в одном месте.
Способность работать независимо
Хороший административный работник должен уметь работать автономно, так как всегда есть чем заняться.Допустим, вы помощник администратора в некоммерческой организации, основанной на членстве. Одной из ваших многочисленных обязанностей является управление базой данных участников. Каждый день вы должны проверять, пришли ли какие-либо формы членства по почте или отправлены в электронном виде.

Поскольку это повседневная задача, успешные административные работники с самого начала учатся проявлять инициативу в этой работе. Когда вы только начинаете, попросите о наборе обязанностей. В зависимости от продолжительности вашего контракта укажите, какие из них необходимо выполнять ежедневно, еженедельно или ежемесячно.Оттуда вы можете расставить приоритеты, что нужно сделать, когда не нужно возвращаться с вопросами.
Масштабное мышление
Еще один полезный навык — способность видеть общую картину. Хотя вы можете сосредоточиться на более мелких задачах в течение дня, эти задачи дают вам четкое представление о вашем клиенте и о том, как работает его организация. Вы можете предоставить ценную обратную связь, если возникнут проблемы, потому что вы будете знакомы с тем, как команда работает вместе.
Позвольте Upwork помочь вам найти административную работу уже сегодня
Эти работники — больше, чем просто вспомогательный административный персонал. Они выполняют различные работы, которые позволяют бизнесу функционировать. Хорошие административные специалисты — это высокоорганизованные многозадачные люди с набором навыков, которые включают хотя бы некоторые навыки в нескольких областях, таких как общение, создание решений и технологии. Поскольку должность включает в себя так много обязанностей, она может быть быстрой.

Если вы хотите стать профессиональным администратором, вам нужно быть достаточно уравновешенным, чтобы справляться со стрессом требовательных клиентов, большой рабочей нагрузкой и множеством разнообразных обязанностей. Административные работники — это клей, скрепляющий компанию.
Если вы хотите найти работу в качестве независимого административного специалиста, Upwork позволит вам поделиться своими способностями с клиентами по всему миру. Мы сужаем поиск бизнеса и подбираем лучшие компании с административными помощниками, в которых они нуждаются. ‍
‍
Upwork не связан и не спонсирует и не поддерживает какие-либо инструменты или услуги, обсуждаемые в этом разделе. Эти инструменты и услуги предоставляются только в качестве возможных вариантов, и каждый читатель и компания должны потратить время, необходимое для адекватного анализа и определения инструментов или услуг, которые лучше всего соответствуют их конкретным потребностям и ситуации.
10 качеств, которыми должен обладать помощник по административным вопросам
5 июля 2018 г. • Вероник Демерс
Настоящий столп бизнеса, помощник по административным вопросам должен уметь совмещать широкий спектр задач.Чтобы выполнить эту работу с честью, необходимо несколько навыков. По словам Одри Роя, координатора Службы содействия трудоустройству и найму в O’Sullivan College, учебном заведении для менеджеров, вот 10 наиболее востребованных качеств.
1. Внимание к деталям
Работа помощника по административным вопросам должна выполняться добросовестно. «Это сама природа работы. В различных отделах нужно вести большой объем корреспонденции, что требует внимания к большому количеству деталей», — подчеркивает г-жа.Рой.
2. Свободное владение письменным французским языком
Очень важно хорошо владеть французским языком. Не будучи отмеченным наградами писателем или дипломом по литературе, помощник по административным вопросам должен знать правила французского языка. Программное обеспечение Antidote является хорошей дополнительной подстраховкой.
3. Хороший уровень английского языка
«Помощники, которые могут правильно изъясняться по-английски, востребованы. Поэтому наш колледж двуязычный, то есть обучение офисным процедурам наполовину на французском, наполовину на английском», — подчеркивает координатор колледжа О’Салливан.
4. Организаторские способности
На малых и средних предприятиях помощник по административным вопросам выступает в качестве настоящей опоры, поскольку она взаимодействует почти со всеми отделами. Очень часто она должна знать, как управлять графиком своего босса так же, как и своим собственным. К счастью, есть много доступных инструментов, которые помогут ей справиться с этой задачей. «Например, Outlook используется для встреч, напоминаний и т. д., — говорит миссис Рой.
5. Проактивность
Помощник по административным вопросам должен уметь предвидеть потребности организации и проявлять инициативу для эффективного продвижения вперед.
6. Независимость
«В ходе нашей работы мы должны быть самодостаточными, будь то заметки, подготовка спецификации процедур или разработка проекта, без необходимости постоянно запрашивать одобрение», — отмечает Одри Рой.
7. Коммуникативные навыки
Помощник по административным вопросам не только помогает своим коллегам во всех видах задач, но также часто отвечает клиентам, поскольку часто является первым контактом, с которым они контактируют с организацией.В результате она должна обладать сильными навыками межличностного общения.
8. Адаптивность
Поскольку у административного помощника много и разнообразных задач, часто неожиданных, офисный профессионал должен продемонстрировать способность адаптироваться к любой задаче.
9. Трудолюбие
Трудолюбие, само собой разумеется, необходимо в этой работе. На плечах помощника по административным вопросам лежит множество обязанностей… а также доверие ее работодателя.Поэтому она должна обеспечивать постоянное качество работы и быть точной ежедневно.
10. Управление стрессом
Конечно, управление стрессом — это не только прерогатива помощника по административным вопросам, но, поскольку она решает несколько вопросов одновременно и регулярно решает срочные или срочные задачи, она должна уметь эффективно справляться со стрессом.
Последние статьи Вероник Демерс
отличных качеств, которые нужны каждому помощнику по административным вопросам
Помощники по административным вопросам готовы поддержать компанию, команду или менеджера.Хотя они служат источником жизненной силы для большинства предприятий, существует распространенное заблуждение, что это легкая работа, которую может выполнить каждый. Однако это не так, и есть много очень специфических качеств, которые отличают хорошего помощника по административным вопросам от отличного.
Поскольку экономика находится в плохом состоянии, многие предприятия были вынуждены сократить свой персонал, поэтому обязанности административных помощников значительно увеличились. Читайте дальше, чтобы узнать больше о востребованных качествах, которые менеджеры по найму и рекрутеры в сфере административного персонала ищут в отличном административном помощнике.
1. Коммуникативные навыки
Коммуникация, межличностные отношения и умение слушать, возможно, являются главными качествами, которые каждая компания ищет в помощнике по административным вопросам. Одна из причин этого заключается в том, что помощник по административным вопросам, вероятно, будет первым контактным лицом для клиентов или заказчиков. Чтобы снять ненужное давление с управленческой команды, помощник будет отвечать на телефонные звонки и проверять их, приветствовать посетителей и помогать клиентам с их вопросами или проблемами, чтобы руководители высшего звена могли вести бизнес, не беспокоясь.Однако это непростая задача, так как многие клиенты, обращающиеся в организацию, расстроены, сбиты с толку или недовольны иным образом, поэтому ассистент должен уметь слушать, понимать и реагировать соответствующим образом. Кроме того, помощники по административным вопросам должны уметь точно передавать сообщения и информацию, поэтому выдающиеся коммуникативные навыки имеют решающее значение для успеха.
2. Организаторские способности
Если компании нужен помощник по административным вопросам, это, скорее всего, потому, что бизнес быстро развивается и очень занят.Помощник привлекается, чтобы помочь облегчить часть стресса, связанного с повседневными операциями, но это может быть сложно, когда есть бесчисленное количество обязанностей, о которых нужно позаботиться. Еще одним очень важным качеством высокоэффективного административного помощника являются организаторские способности. Если помощник не знает, как расставлять приоритеты и отслеживать все, что нужно сделать, что-то может ускользнуть, что приведет к более серьезной ситуации в будущем. Будь то организация файлов или назначение встреч, отличный помощник по административным вопросам сможет справиться со всем без исключения.
3. Навыки тайм-менеджмента
Обладая организаторскими способностями, тайм-менеджмент имеет решающее значение для помощников по административным вопросам. Хотя в течение дня может не хватить времени, чтобы выполнить все, что нужно сделать, ваша работа как помощника состоит в том, чтобы это произошло. Расстановка приоритетов и способность работать с отвлекающими факторами помогают вам сосредоточиться, и вы знаете, когда пора переходить от одной задачи к другой.Это то, что каждая компания нуждается в помощнике, чтобы организация работала бесперебойно. Кроме того, очень важно, чтобы помощники по административным вопросам добросовестно относились к рабочему времени и всегда были пунктуальны на работе, встречах и других запланированных мероприятиях. Даже несколько минут тут и там могут вызвать замешательство и беспорядок.
4. Надежность и надежность
Из-за большого объема ответственности, возложенной на большинство помощников по административным вопросам, важным качеством, на которое обращают внимание работодатели, является уровень надежности и надежности.Обязанности и рабочее время не всегда четко определены для тех, кто работает в загруженном офисе. Работодатели хотят знать, что их помощники готовы сделать все возможное, когда возникают срочные ситуации, без каких-либо жалоб или колебаний. Кроме того, помощники по административным вопросам должны быть надежными в повседневной работе. Менеджеры должны быть в состоянии доверять тому, что все делается правильно, не прибегая к микроуправлению.
5. Конфиденциальность
Помощники по административным вопросам находятся в самом центре всех разговоров, деловых сделок и других коммуникаций, происходящих в офисе.Однако быть причастным к обилию информации, конфиденциальной или бессмысленной, налагает большую ответственность. Отличный помощник знает, что нельзя разглашать информацию о клиентах или деловых вопросах, и работодатели также будут искать кого-то, кто не будет вмешиваться в личные сплетни с другими в офисе.
6. Ориентация на клиентов или обслуживание клиентов
Ориентация на обслуживание клиентов является желательным качеством почти в каждой профессии.Однако для помощников по административным вопросам это особенно важно, поскольку они ежедневно имеют дело как с внутренними, так и с внешними клиентами. Независимо от того, насколько квалифицирован ассистент в любой другой области, если он или она лично не инвестирует в помощь другим и гарантированное удовлетворение, компания не выиграет.