Суточные в командировке: нормы выплат в 2021 году
Направляя сотрудника в командировку, организация гарантирует ему сохранение должности и среднего заработка. Кроме того, она должна компенсировать расходы, связанные с деловой поездкой: эта норма регулируется ст. 167 ТК РФ.
Что такое суточные и чем они отличаются от командировочных?
Разберемся в терминах:
- Командировочные предназначены для оплаты базовых потребностей: проживания и проезда. За эти расходы работник должен отчитаться и подтвердить их документально (подойдут квитанции из отеля и чеки об оплате транспорта).
- Суточные нужны, чтобы компенсировать дополнительные траты: сюда относятся любые платежи, не согласованные с работодателем заранее. Сотрудник может распоряжаться суточными по своему усмотрению — сдавать по ним бухгалтерские отчеты не нужно.
Законом установлено, что возмещение расходов должно
производиться авансом. На это прямо указывает
Постановление Правительства РФ от 13.
Важно помнить, что суточные положены сотруднику за каждый день пребывания в деловой поездке — включая праздники и выходные дни.
Если работник живет недалеко от города командирования и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, выплата суточных не предусмотрена. Целесообразность такого возвращения определяется работодателем в индивидуальном порядке и может зависеть от транспортных условий и характера работы.
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
Согласно
п. 3 ст. 217 НКРФ, суточные расходы
не требуют документального подтверждения — в отличие
от командировочных. Соответственно, работник вообще
не должен аргументировать второстепенные траты, который
совершил во время деловой поездки.
Однако суточные придется включить в авансовый отчёт — это понадобится, чтобы обосновать затраты на командировку в налоговом и бухгалтерском учётах.
Размер суточных в командировках по России и за границу
Законом размер суточных не ограничен (исключение — служащие госучреждений). Руководители частных компаний определяют этот параметр самостоятельно. Установленную величину необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах — например, в коллективном договоре.
Рекомендуем учитывать, что п. 1 ст. 217 НК РФ предусматривает максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. А именно:
- до 700 ₽ за каждый день командировки на территории России
- до 2500 ₽ за каждый день командировки в других странах
Также приводим статьи расходов, которые организация обязана возместить в случае зарубежной командировки:
- оформление виз и загранпаспорта
- консульские и аэропортовые сборы
- оплата въезда или транзита для автотранспорта
- оформление страхового медицинского полиса
- другие обязательные платежи
Отличия для бюджетных и коммерческих организаций
Как было сказано выше, коммерческая структура вправе сама
нормировать суточные и определять сумму, начисляемую
работникам.
Единый порядок для федеральных учреждений назначен Правительством (постановление от 02.10.2002 № 729) и составляет 100 ₽ за каждый день пребывания в командировке. Суточные в увеличенном объеме положены руководителю только в том случае, когда деятельность компании определена как приносящая доход, либо за счет экономии средств из бюджета.
Выплата суточных за дни, проведенные в дороге
Согласно абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, работодатель компенсирует расходы за каждый из следующих периодов:
- за все будние дни в командировке
- за выходные и государственные праздники
- за дни, на которые целиком или частично выпала дорога к месту командирования и обратно, сюда же относятся периоды вынужденных остановок
Предположим, сотрудник отправился в деловую поездку в воскресенье, а вернулся в следующую субботу. В этом случае ему положены суточные за семь дней — пять будних и два выходных.
Какой МРП применяется для расчета суточных с апреля 2020 года?
В соответствии с положениями пп.
Согласно положениям п. 3 ст. 127 Трудового кодекса РК условия и сроки направления в командировки работников определяются трудовым, коллективным договорами или актом работодателя.
Исходя из положений пп. 2) п. 2 ст. 319 Налогового кодекса РК, не рассматриваются в качестве дохода физического лица:
- по командировке в пределах РК — суточные не более 6-кратного размера МРП, установленного законом о республиканском бюджете и действующего
- по командировке за пределами РК — суточные не более 8-кратного размера МРП, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждый календарный день нахождения в командировке в течение периода, не превышающего сорока календарных дней нахождения в командировке;
Таким образом, размер суточных трудовым законодательством не установлен (только ограничен размер), даже не установлено, что суточные должны рассчитываться в МРП.
- 6 МРП с применением величины МРП на 01.01.2020 года – при командировках в пределах РК;
- 8 МРП с применением величины МРП на 01.01.2020 года – при командировках за пределами РК.
Правительство изменило размеры суточных и расходов на жилье при командировках за границу
25 июня, Минск /Корр. БЕЛТА/. Правительство изменило размеры суточных и расходов на жилье при командировках за границу. Соответствующее постановление Совета Министров от 24 июня 2020 года №363 официально опубликовано сегодня на Национальном правовом интернет-портале, сообщает БЕЛТА.
Например, для командированных в Австрию суточные увеличены с 60 до 100 евро, при этом расходы на жилье снижены с 130 до 110 евро. При командировках в Азербайджан суточные уменьшены с $60 до $35, расходы на жилье — с $120 до $75.
Для Литвы суточные увеличены с 30 до 55 евро, расходы на жилье — с 70 до 115 евро, отдельной градации для командируемых в Вильнюс, Каунас, Клайпеду теперь не предусмотрено. Для Латвии суточные и возмещение расходов на жилье составляют 60 и 110 евро соответственно (ранее 50 и 70 евро, при этом для Риги Вентспилса и Юрмалы — 50 и 110 евро).
Суточные при командировках в Польшу увеличены с 50 до 65 евро, возмещение трат на проживание осталось на уровне 150 евро. Для Украины суточные выросли с $40 до $55, расходы на жилье составят $105 (ранее $90 для всей страны, $120 для Киева).
Отдельные нормативы установлены для нескольких крупных российских городов.Уточняется также, что при командировании работника в один день в несколько иностранных государств (городов иностранного государства, если для них установлены различные размеры возмещения суточных) размер суточных определяется нанимателем исходя из наибольшего размера возмещения суточных для одного из этих иностранных государств.
Министерству иностранных дел вместе с Минфином поручено ежегодно до 1 марта при необходимости вносить в Минтруда предложения о корректировке суточных и расходов по найму жилья при командировках за границу с учетом анализа данных Комиссии ООН по Международной гражданской службе о нормах командировочных расходов для сотрудников ООН.-0-
обнародовало новые суточные ставки для налогоплательщиков, путешествующих по делам
getty
Новые суточных номеров теперь отсутствуют — немного раньше, чем обычно.
Налоговая служба (IRS) разрешает использовать суточных (это латинское слово означает «на каждый день» — помните, юристы любят латынь), чтобы упростить возмещение расходов работодателям и работникам. Суточные Ставки — это фиксированная сумма, выплачиваемая сотрудникам для компенсации расходов на проживание, питание и непредвиденных расходов, понесенных во время деловых поездок, а не за счет фактических расходов.
Вот как обычно работают суточные
Ставка в сутки может использоваться работодателем для возмещения сотрудникам расходов на совместное проживание и питание или только затрат на питание. Суточные Выплаты не являются частью заработной платы работника для целей налогообложения, если выплаты равны или меньше федеральной ставки суточных , и работник представляет отчет о расходах.
Если сотрудник не предоставит полный отчет о расходах, платежи будут облагаться налогом в пользу сотрудника. Аналогичным образом, любые выплаты, превышающие ставку суточных в размере , также будут облагаться налогом.
Возмещенные и невозмещенные расходы
Компенсация является ключевой. Помните, что невозмещенные расходы на работу в настоящее время не подлежат вычету. Закон о сокращении налогов и рабочих местах (TCJA) устранил невозмещенные расходы на работу и различные детализированные вычеты с учетом минимального уровня 2% на налоговые годы с 2018 по 2025 год.Эти расходы включают невозмещенные путевые расходы и пробег.
Это также означает, что стандартная для бизнеса ставка миль (вы найдете здесь ставку 2020 года) не может использоваться для вычета невозмещенных командировочных расходов сотрудников за налоговые годы с 2018 по 2025 год. IRS пояснила, однако, что члены резервного компонента Вооруженных сил США, государственные или местные правительственные чиновники, получающие вознаграждение, и некоторые артисты-исполнители могут по-прежнему вычитать невозмещенные командировочные расходы сотрудников в качестве корректировки дохода на первая страница журнала 1040; Другими словами, эти люди могут продолжать использовать стандартную для бизнеса ставку пробега.
Подробнее см. Уведомление 2018-42 (загружается в формате PDF).
Самостоятельно занятые налогоплательщики
А как насчет самозанятых налогоплательщиков? TCJA не изменил вычеты для самозанятых налогоплательщиков (тех, кто подает Приложение C). Налогоплательщики, работающие не по найму, по-прежнему могут вычитать расходы, связанные с бизнесом. Однако ставки суточных не так полезны для самозанятых, потому что они могут использовать только ставки суточных для покрытия расходов на питание. На самом деле это означает, что самозанятые налогоплательщики должны продолжать вести отличный учет и использовать точные цифры.
Новые номера
По состоянию на 1 октября 2020 года, специальное питание и непредвиденные расходы (M&IE) суточных ставки для налогоплательщиков в транспортной отрасли составляют 66 долларов США для любого места путешествия в континентальной части США и 71 долларов США для любого населенного пункта выезжать за пределы континентальной части США; эти ставки такие же, как и в прошлом году.
Ставка в сутки на питание и непредвиденные расходы включает в себя все питание, обслуживание номеров, стирку, химчистку и глажку одежды, а также сборы и чаевые для лиц, предоставляющих услуги, таких как серверы общественного питания и укладчики багажа.
Ставка на непредвиденные расходы остается только $ 5 в день, независимо от местоположения. Непредвиденные расходы включают гонорары и чаевые, выплачиваемые при проживании, включая носильщиков и персонал отеля. Транспорт между местом, где вы спите или работаете, и местом, где вы едите, а также расходы на подачу путевых листов и оплату счетов по платежным картам, спонсируемым работодателем, больше не включаются в непредвиденные расходы. Если вы хотите получить перерыв для них и используете ставку суточных , вы можете попросить своего работодателя возместить вам расходы.
Это хороший совет по всем направлениям: если вы ранее вычитали эти невозмещенные расходы на работу и больше не можете делать это в соответствии с TCJA, спросите своего работодателя о возможных компенсациях.
Конечно, поскольку стоимость поездки может варьироваться в зависимости от того, куда и когда вы собираетесь, для некоторых направлений существуют специальные тарифы. Для целей метода обоснования «высокая-низкая» ставка суточных составляет 292 долларов за поездку в любой район с высокими затратами и 198 долларов за поездку в любой другой населенный пункт в пределах континентальной части Соединенных Штатов.Питание и непредвиденные расходы только суточных. для поездки в эти пункты назначения, остаются 71 долларов на поездку в район с высокими затратами и 60 долларов на долларов на поездку в любой другой населенный пункт в пределах континентальной части Соединенных Штатов.
Вы можете найти список населенных пунктов с высокими затратами на весь календарный год или его часть, включая применимые ставки, в самом последнем уведомлении IRS. Однако есть несколько примечательных изменений, в том числе:
- В список дорогих населенных пунктов добавлены следующие населенные пункты: Лос-Анджелес, Калифорния; Сан-Диего, Калифорния; Галф Бриз, Флорида; Кеннебанк / Киттери / Сэнфорд, штат Мэн; и Вирджиния-Бич, Вирджиния.
- Следующие населенные пункты были удалены из списка населенных пунктов с высокой стоимостью: Мидленд / Одесса, штат Техас, и Пекос, штат Техас.
- Следующие населенные пункты изменили часть года, в которой они являются высокозатратными (это означает, что применяются сезонные ставки): Седона, Аризона; Монтерей, Калифорния; Санта-Барбара, Калифорния; Округ Колумбия (см. Также Мэриленд и Вирджиния; Неаполь, Флорида; Джекил-Айленд / Брансуик, Джорджия; Бостон / Кембридж, Массачусетс; Филадельфия, Пенсильвания; Джеймстаун / Мидлтаун / Ньюпорт, Род-Айленд; и Чарльстон, Южная Каролина.
ресурсов
Вы можете найти весь список вместе с другой информацией о суточных в Уведомлении 2020-71 (загружается в формате PDF).
Чтобы узнать ставки суточных для федерального правительства по названию населенного пункта или почтовому индексу, перейдите на веб-сайт Администрации общих служб (GSA).
IRS публикует новые суточные для деловых поездок на 2021 год
Большинство деловых поездок было временно приостановлено на весенние и летние месяцы.
Теперь некоторые люди снова начали путешествовать с деловыми целями, хотя и меньше, чем до начала пандемии COVID-19. В связи с сокращением командировок сейчас, возможно, самое подходящее время для того, чтобы пересмотреть — и, возможно, упростить — то, как ваша компания возмещает своим работникам проживание, питание и непредвиденные расходы за городом.
Одной из упрощенных альтернатив является «метод высокого-низкого». Вместо возмещения сотрудникам фактических командировочных расходов, этот метод обеспечивает фиксированных командировочных суточных. Эти суммы основаны на утвержденных IRS ставках, которые варьируются от местности к местности.Вот подробности.
Как это работает Согласно методу «высокий-низкий», IRS устанавливает годовую фиксированную ставку для определенных районов с более высокой стоимостью жизни. Все местоположения на континентальной части США, которые не указаны как «дорогие», автоматически попадают в категорию недорогих.
Метод «высокий-низкий» может использоваться вместо конкретных суточных для деловых поездок. Примеры районов с высокими затратами включают Сан-Франциско, Бостон и Вашингтон, округ Колумбия (полный список по штатам см. В таблице ниже.)
При некоторых обстоятельствах — например, если работодатель предоставляет проживание или оплачивает отель напрямую, — сотрудники могут получить компенсацию суточных только за питание и непредвиденные расходы. Также существует ставка в размере 5 долларов США на случай непредвиденных расходов для сотрудников, которые не оплачивают или не берут на себя расходы на питание в течение календарного дня (или неполного дня) поездки.
Не считаются непредвиденными расходами:
- Транспорт между местами проживания или работы и местами приема пищи, и
- Почтовые расходы по подаче путевых листов и оплате счетов по платежным картам, спонсируемым работодателем.
Рассмотрите возможность отдельного возмещения сотрудникам этих расходов с последующим вычетом этих сумм как обычных коммерческих расходов.
Если ваша компания использует ставки суточных, сотрудники не обязаны соблюдать обычные правила ведения документации, предусмотренные законом. При выплате суточных сбор бумажных или электронных квитанций о расходах, как правило, не требуется. Вместо этого работодатель просто выплачивает сотрудникам указанную надбавку.
Но сотрудники все равно должны обосновать время, место и деловую цель поездки. Возмещение суточных, как правило, не подлежит удержанию подоходного налога или налога на заработную плату и не указывается в форме W-2 сотрудника. Кроме того, суточные не могут выплачиваться лицам, владеющим 10% или более компании.
Обновленные цены Налоговое управление США недавно обновило ставки суточных для деловых поездок на 2021 финансовый год, которые начались 1 октября 2020 года. В соответствии с методом высокой-низкой ставки суточные для всех областей с высокими расходами на континентальной части США составляют 292 доллара США для поездки после 30 сентября 2020 г.
(221 доллар на проживание и 71 доллар на питание и непредвиденные расходы).Для всех остальных регионов континентальной части США ставка суточных составляет 198 долларов США для поездок после 30 сентября 2020 года (138 долларов США на проживание и 60 долларов США на питание и непредвиденные расходы). По сравнению с предыдущими упрощенными суточными, суточные за высокозатратную площадь снизились на 5 долларов, а суточные за низкую площадь — на 2 доллара.
IRS также изменило список областей с высокими затратами для поездок после 30 сентября. В список дорогостоящих добавлено :
- Лос-Анджелес, Калифорния.,
- Сан-Диего, Калифорния,
- Галф Бриз, Флорида,
- Кеннебанк / Киттери / Сэнфорд, Мэн, и
- Вирджиния-Бич, Вирджиния.
С другой стороны, эти районы были удалены из предыдущего списка дорогостоящих населенных пунктов:
- Мидленд / Одесса, Техас и
- Пекос, Техас.
Важное примечание: Некоторые туристические достопримечательности считаются дорогостоящими только на сезонной основе. С 1 октября в следующих туристических направлениях изменилась часть года, в которой они являются высокозатратными населенными пунктами:
- Седона, Аризона.,
- Монтерей, Калифорния,
- Санта-Барбара, Калифорния,
- Вашингтон, округ Колумбия,
- Неаполь, Флорида,
- Джекил-Айленд / Брансуик, Джорджия,
- Бостон / Кембридж, Массачусетс,
- Филадельфия, Пенсильвания,
- Джеймстаун / Мидлтаун / Ньюпорт, Род-Айленд,
- Чарльстон, Южная Каролина
Важно: На этот метод распространяются различные правила и ограничения. Например, компании, которые используют метод «высокий-низкий» для сотрудника, должны продолжать использовать его для возмещения всех расходов на командировки в пределах континентальной части США в течение календарного года.Однако компания может использовать любой допустимый метод для возмещения этому сотруднику любых поездок за пределы континентальной части США.
Для командировок в течение последних трех месяцев календарного года работодатели должны продолжать использовать для сотрудника тот же метод (суточные или высоко-низкий), который они использовали в течение первых девяти месяцев календарного года. Также работодатели могут использовать:
- Тарифы и места высокой стоимости, действующие в течение первых девяти месяцев календарного года, или
- Обновленные ставки и населенные пункты с высокими затратами, действующие в течение последних трех месяцев календарного года, при условии, что они используют одни и те же ставки и населенные пункты последовательно для всех сотрудников, которым возмещаются расходы по методу «высокая-низкая».
Что касается вычета сумм, возмещаемых работникам из налоговой декларации компании, работодатели должны рассматривать питание и непредвиденные расходы как расходы на еду и напитки, на которые распространяется лимит вычета 50% на расходы на питание. Для определенных категорий сотрудников, таких как рабочие воздушного транспорта, дальнобойщики и водители автобусов, процентная ставка составляет 80% расходов на еду и напитки, связанных с периодом службы, подпадающим под действие U.S. Пределы часов работы Министерства транспорта.
Пример: Компания возмещает своему менеджеру по продажам участие в деловой встрече в Сан-Диего из высоких суточных в размере 292 доллара. Он может вычесть 256,50 долларов (221 доллар за проживание плюс 35,50 долларов за половину еды и надбавку на непредвиденные расходы).
Время измененияБольшинство компаний рассчитывают сократить деловые поездки в эпоху после COVID-19. Пока вы обновляете общие правила организации поездок, подумайте о переходе на метод «высокий-низкий».Несмотря на то, что список населенных пунктов с высокой стоимостью проезда немного меняется от года к году, этот метод может сократить время и время, связанные с отправкой традиционных форм возмещения путевых расходов. Свяжитесь с вашим налоговым консультантом для получения дополнительной информации.
Список областей с высокими затратами на 2021 год
| Государство | Ключевой город (даты вступления в силу *) |
| Аризона | Седона (1 октября — 1 декабря; 1 марта — 30 апреля; и 1 сентября — 30 сентября) |
| Калифорния | Лос-Анджелес (1 октября — 31 октября; 1 января — 30 сентября) |
| Милл-Вэлли / Сан-Рафаэль / Новато (1 октября — 31 октября; 1 июня — 30 сентября) | |
| Монтерей (1 июня — 31 августа) | |
| Напа (1 октября — 30 ноября; 1 апреля — 30 сентября) | |
| Окленд | |
| Сан-Диего (1 февраля — 31 июля) | |
| Сан-Франциско | |
| Сан-Матео / Фостер-Сити / Бельмонт | |
| Санта-Барбара | |
| Санта-Моника | |
| Саннивейл / Пало-Альто / Сан-Хосе | |
| Колорадо | Аспен (1 октября — 31 марта; 1 июня — 30 сентября) |
| Крестед-Батт / Ганнисон (1 декабря — 31 марта) | |
| Денвер / Аврора (1 октября — 31 октября; 1 апреля — 30 сентября) | |
| Гранд-Лейк (1 декабря — 31 марта) | |
| Silverthorne / Breckenridge (1 декабря — 31 марта) | |
| Теллурид | |
| Вейл | |
| Делавэр | Льюис (1 июля — 31 августа) |
| Округ Колумбия | Вашингтон, Д.С. |
| Флорида | Бока-Ратон / Делрей-Бич / Юпитер (1 декабря — 30 апреля) |
| Форт-Лодердейл (1 января — 30 апреля) | |
| Форт-Майерс (1 февраля — 31 марта) | |
| Форт-Уолтон-Бич / ДеФуниак-Спрингс (1 июня — 31 июля) | |
| Gulf Breeze (1 июня — 31 июля) | |
| Ки-Уэст (1 октября — 31 июля) | |
| Майами (1 декабря — 31 марта) | |
| Неаполь (1 декабря — 30 апреля) | |
| Пляж Веро (1 декабря — 30 апреля) | |
| Грузия | Джекил-Айленд / Брансуик (1 марта — 31 июля) |
| Иллинойс | Чикаго (1 октября — 30 ноября; 1 апреля — 30 сентября) |
| Мэн | Бар-Харбор / Рокпорт (1 июля — 31 августа) |
| Kennebunk / Kittery / Sanford (1 июля — 31 августа) | |
| Мэриленд | Оушен-Сити (1 июля — 31 августа) |
| Массачусетс | Бостон / Кембридж |
| Фалмут (1 июля — 31 августа) | |
| Хианнис (1 июля — 31 августа) | |
| Виноградник Марты (1 июня — 30 сентября) | |
| Нантакет (1 июня — 30 сентября) | |
| Мичиган | Петоски (1 июля — 31 августа) |
| Траверс-Сити (1 июля — 31 августа) | |
| Монтана | Биг Скай / Западный Йеллоустон / Гардинер (1 июня — 30 сентября) |
| Нью-Мексико | Карловы Вары |
| Нью-Йорк | Лейк-Плэсид (1 июля — 31 августа) |
| Нью-Йорк (1 октября — 31 декабря; 1 марта — 30 сентября) | |
| Орегон | Портленд (1 октября — 31 октября; 1 июня — 30 сентября) |
| Приморье (1 июля — 31 августа) | |
| Пенсильвания | Херши (1 июня — 31 августа) |
| Филадельфия (1 октября — 30 ноября; 1 марта — 30 июня; 1 сентября — 30 сентября) | |
| Род-Айленд | Джеймстаун / Мидлтаун / Ньюпорт (1 октября — 31 октября; 1 июня — 30 сентября) |
| Южная Каролина | Чарльстон (1 октября — 30 ноября; 1 марта — 30 сентября) |
| Теннесси | Нашвилл |
| Юта | Парк-Сити (1 декабря — 31 марта) |
| Вирджиния | Вирджиния-Бич (1 июня — 31 августа) |
| Остров Уоллопс (1 июля — 31 августа) | |
| Вашингтон | Сиэтл |
| Ванкувер (1 октября — 31 октября; 1 июня — 30 сентября) | |
| Вайоминг | Коди (1 июня — 30 сентября) |
| Джексон / Пайндейл (1 июня — 30 сентября) |
Источник: IRS * Если дата вступления в силу не указана, это место является высокозатратным в течение всего года.
© 2020
7 Налоговые вычеты на командировочные расходы
В этой статье вы найдете несколько советов по вычету командировочных расходов. Но сначала нам нужно определить термин «деловая поездка» и помочь вам выяснить, где находится ваш налоговый дом (место, из которого вы путешествуете).
Что такое деловые поездки?
В IRS есть специальное определение для деловых поездок, чтобы определить, можете ли вы вычесть эти командировочные расходы для деловых целей.IRS утверждает, что деловая поездка — это поездка за пределы налогового дома, которая «значительно дольше обычного рабочего дня» и требует от вас сна или отдыха вдали от дома.
Вы также должны спать вдали от дома, чтобы иметь возможность вычесть эти расходы, и поездка также должна быть «временной» (продолжительностью менее года).
Что такое налоговый дом?
Ваш налоговый дом — это концепция, установленная IRS, чтобы помочь определить, подлежит ли поездка вычету. IRS определяет это как весь город или район в целом, где находится ваше постоянное место работы, а не то место, где вы живете.
Если у вас дома есть офис, вероятно, это ваш налоговый дом; если у вас есть офис где-то в центре города, это ваш налоговый дом. Если вы работаете в нескольких местах и у вас нет одного постоянного места работы, ваш налоговый дом может быть там, где вы живете.
После того, как вы определили, где находится ваш налоговый дом (возможно, с вашим налоговым специалистом), этот налоговый дом можно использовать для определения того, подлежат ли вычету ваши командировочные расходы. Если вам нужно уехать из налогового дома на ночь или вам нужно время, чтобы отдохнуть и поспать во время поездки, вы, вероятно, можете засчитать свои расходы во время поездки как вычеты по служебным делам.
1) Вы можете иметь возможность вычесть расходы на деловую поездку из комбинированной деловой / личной поездки
Если вы путешествуете в пределах США, ваша поездка должна быть «полностью» деловой, чтобы вы могли вычесть расходы на командировку. Но если есть какое-то «случайное» личное время, ничего страшного. Например, если вы едете в Даллас по делам и проводите вечер с семьей в этом районе, это не связано с основной целью поездки.
С другой стороны, попытка превратить личную поездку в командировку не сработает, если поездка не предназначена в основном для деловых целей.IRS сообщает:
«Планирование случайных деловых мероприятий во время поездки, таких как просмотр видеозаписей или посещение лекций на общие темы, не превратит то, что на самом деле является отпуском, в командировку».
Если ваша чаевые частично или полностью находятся за пределами США, правила IRS будут другими. Ваша международная поездка может считаться деловой, если вы находились за пределами США более недели и менее 25% времени было потрачено на личные дела.
2) Вы можете использовать суточные для расчета расходов на деловые поездки
Термин «суточные» означает день. Суточные — это суммы, которые считаются разумными для покрытия ежедневных расходов во время путешествий, питания и прочих расходов. Ставки суточных установлены для поездок в США и за границу и различаются в зависимости от региона.
Например, ставки суточных в крупных городах США выше, чем в частях страны за пределами крупных мегаполисов.Компании могут устанавливать свои собственные ставки суточных, но большинство предприятий используют ставки, установленные правительством США.
Возмещение суточных не облагается налогом, если оно больше. Если ваши сотрудники получают суточные, превышающие максимальную ставку, установленную Управлением общих служб, превышение облагается налогом для сотрудника.
3) Международные деловые поездки имеют другие правила
если вся ваша поездка находится за пределами США и все время вы тратите на деловую деятельность, вы можете вычесть расходы на всю поездку.Даже если вы не потратили все свое время на деловую деятельность, поездка считается коммерческими расходами, но только в том случае, если у вас не было «существенного контроля» над маршрутом. Например, сотрудник, путешествующий по служебной необходимости, не может контролировать поездку, но владелец бизнеса может.
Но если ваша поездка выводит вас за пределы США на срок более недели, поездку можно считать исключительно деловой, если вы тратите менее 25% времени на личные дела.
Если во время международной поездки вы не тратите все свое время на деловую деятельность, вы можете вычесть только деловую часть поездки в пункт назначения и обратно. Вы должны распределять затраты между бизнесом и личной деятельностью,
4) Не все сборы по счету за гостиницу являются вычетом дорожных расходов
Плата за номер и налоги вычитаются, как и расходы на стирку, но дополнительные личные расходы, такие как сборы в тренажерном зале или фитнес-центре, а также сборы за фильмы или игры, не вычитаются.
Вы можете вычесть плату за телефонные звонки или пользование факсом в отеле, а также вычесть чаевые.
5) Возможно, вы не сможете вычесть расходы на привлечение супруга в командировку
Расходы на привлечение супруга, ребенка или других людей в командировку считаются личными расходами и не подлежат вычету. Но вы можете вычесть дорожные расходы для своего супруга, если:
- Человек является сотрудником
- У них есть настоящая цель для своего путешествия
- В противном случае лицу было бы разрешено вычесть дорожные расходы
Если вы можете доказать, что другое лицо работает в компании и выполняет важные бизнес-задачи во время поездки (ведя протокол на встречах или встречах с бизнес-клиентами), вы можете вычесть стоимость поездки этого человека.
6) Вы можете вычесть 50% стоимости еды во время деловой поездки
Вы можете вычесть стоимость питания во время путешествия, но расходы на развлечения больше не подлежат вычету. Вы также не можете вычесть «щедрые или экстравагантные» расходы на еду. Стоимость еды вычитается из налогооблагаемой базы в размере 50%, ограничение в 50% также распространяется на налоги и чаевые для деловых обедов. Чтобы вычесть стоимость питания, вы можете использовать либо фактические затраты, либо стандартное пособие на питание, помня о 50% -ном пределе.
7) Вы можете вычесть стоимость круиза из деловой поездки с определенными ограничениями
Стоимость круиза может быть вычтена до текущего лимита, определенного IRS (в настоящее время 2000 долларов США).Вы также должны иметь возможность показать, что круиз был напрямую связан с деловым мероприятием, например, с деловой встречей или заседанием совета директоров.
IRS по очевидным причинам предъявляет особые дополнительные строгие требования к вычету круизных путешествий как деловых расходов.
Эта статья предназначена для общего ознакомления; все эти правила налоговых вычетов сложны, и есть много оговорок и исключений. См. Публикацию IRS 463 для получения подробной информации по каждому из этих вопросов, связанных с поездками, и проконсультируйтесь со своими налоговыми и юридическими специалистами, прежде чем предпринимать действия, которые могут повлиять на ваш бизнес.
Какова стандартная суточная надбавка на питание на 2020 год?
Закон о сокращении налогов и рабочих местах (TCJA) сильно изменил давно действующие правила и положения IRS по ставке суточных. Ставки суточных IRS на 2020 год — не та категория, на которую рассчитывает большинство людей, рассматривая изменения Закона о сокращении налогов и занятости. Но с 1 октября 2019 г. и после этой даты по 30 сентября 2020 г. размер суточных изменился.
Есть значительные изменения, о которых вам нужно знать, когда в следующий раз вам придется поехать на работу.Изменения идут от того, что вы можете вычесть как расходы , до исключения целых категорий, которые вы использовали для записи возмещения в своем отчете о расходах.
Суточные IRS на 2019-2020 годыВы уже знаете, как точно и вовремя сообщать о своих расходах, путешествуя по работе. Эти расходы могут быть использованы работодателем для компенсации любых комбинированных расходов на гостиницу и питание или только затрат на питание. Эти выплаты известны как суточные в размере человек.
Примечание:
1. Суточные выплачиваются в зависимости от предоставления сотрудниками точного отчета о расходах. Суточные в размере не считаются частью их заработной платы и не облагаются налогом . Это верно тогда и только тогда, когда получаемая ими оплата меньше или равна текущей федеральной ставке суточных .
2. Если по какой-либо причине вам выплачиваются суточные и вы не представляете полный отчет о расходах, любые получаемые вами суточные облагаются налогом.
ПРЕДЛАГАЕМОЕ ПРОЧИТАТЬ:
Ваш путеводитель по тарифу IRS на 2020 год
Все, что вам нужно знать об отчете о суточных расходах
Что такое стандартная суточная ставка IRS на питание 2020 года?
Ставка суточных для поездок по работе в место, которое правительство называет «дорогостоящим», составляет 297 долларов. Это 200 долларов для любого другого населенного пункта. Ставка суточных за питание указана в разделе TCJA Sec.274 (п) .
Ставка суточных составляет 71 долларов для населенного пункта с высокими затратами и 60 долларов для любого другого населенного пункта. Эти ставки немного выше, чем было указано ранее.
Континентальные США (CONUS) суточные ставкиIRS дает вам три надбавки, которые вы можете указать в своем отчете о расходах для рассмотрения суточных.
Три надбавки, перечисленные IRS для вашей суточной ставки:
ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
- IRS охватывает 2600 округов в уравнении IRS CONUS .
- Есть только 322 нестандартных областей (NSA) , где суточные ставки выше, чем ставки CONUS.
Применяются ли суточные к самозанятым лицам?
Суточные по-прежнему применяются, даже если вы работаете не по найму, но только в отношении расходов на питание. Норма непредвиденных расходов теперь составляет всего $ 5 в день, независимо от того, в какое место вы поедете по работе. Мало того, что ставка на непредвиденные расходы составляет всего 5 долларов в день, она также имеет пониженные допустимые категории до:
- Плата за обслуживание номеров
- Прачечная
- Химчистка и глажка одежды
- Советы для официантов, укладчиков багажа
Примечание:
- Вы можете больше не включать почтовые расходы для подачи путевого ваучера или счетов, оплачиваемых работодателем, в вашу ставку на непредвиденные расходы в размере .
ПРЕДЛАГАЕМЫЕ ЧТЕНИЯ:
Ваш путеводитель по суточным рекомендациям IRS на 2019 год
Структура деловых поездок: Международные суточные рекомендации на 2019 год
Как эффективно отслеживать суточные в расходах форма отчета?
Как эффективно управлять суточными?Хотя мы оставляем вам ставки суточных, мы можем помочь вам всегда соответствовать требованиям IRS. Fyle — это программное обеспечение для управления расходами. позволяет отслеживать, хранить, систематизировать и управлять вашими бизнес-расходами и поступлениями.
Если вы хотите понять, как Fyle может помочь значительно улучшить финансовое состояние вашей организации, запланируйте демонстрацию сегодня!
IRS выдает суточные на 2020-2021 годы
Деловые путешественники, которые несут расходы, путешествуя вне дома, имеют новые ставки суточных, которые можно использовать для обоснования некоторых из этих расходов (Уведомление 2020-71).Новые ставки действуют с 1 октября 2020 г. по 30 сентября 2021 г. В пятницу IRS предоставило специальные суточные ставки на 2020–2021 гг., Включая ставки на питание и непредвиденные расходы для транспортной отрасли, а также ставку для вычет только непредвиденных расходов, а также ставки и список населенных пунктов с высокой стоимостью для целей метода обоснования высокой-низкой.
Обновленные ставки действительны для суточных, выплачиваемых любому сотруднику 1 октября 2020 г. или после этой даты за выезд из дома на эту дату или после нее, и заменяют ставки в Уведомлении 2019-55, в которых указаны ставки для ОктябрьС 1 января 2019 г. по 30 сентября 2020 г.
Ред. Proc. 2019-48 содержит общие правила использования федеральной ставки суточных для обоснования суммы обычных и необходимых расходов на проживание, питание и непредвиденных расходов, уплаченных или понесенных в связи с командировкой вне дома. Налогоплательщики, использующие ставки и список населенных пунктов в Примечании 2020-71, должны соблюдать правила Rev. Proc. 2019-48.
Метод обоснования высокой-низкой
Для целей метода обоснования высокой-низкой ставки суточных составляют 292 доллара США за поездку в любой район с высокими затратами и 198 долларов за поездку в любой другой населенный пункт континентальной части США (КОНУС), что немного ниже, чем в прошлом году.
Сумма этих ставок, учитываемая как оплата за питание в целях разд. 274 (n) — это 71 доллар США за поездку в высокозатратный населенный пункт и 60 долларов за поездку в любой другой населенный пункт в пределах CONUS, причем оба показателя не изменились по сравнению с прошлым годом.
Уведомление содержит список населенных пунктов с высокими затратами (населенные пункты, в которых федеральная ставка суточных составляет 245 долларов США или более, что на 3 доллара меньше, чем в прошлом году) в течение всего календарного года или его части.
Непредвиденные расходы
С 2012 года непредвиденные расходы включают только гонорары и чаевые носильщикам, перевозчикам багажа, персоналу отелей и персоналу судов.Ставка суточных для вычета только непредвиденных расходов остается неизменной и составляет 5 долларов в день для любого места поездки.
Транспортная промышленность
Ставки на специальное питание и непредвиденные расходы для налогоплательщиков в транспортной отрасли составляют 66 долларов для любого места путешествия в пределах КОНУС и 71 доллар для любого места путешествия за пределами КОНУС, оба неизменны после увеличения на 3 доллара два года назад.
— Салли П. Шрайбер , доктор медицины ( [email protected] ) — старший редактор JofA .
Какова средняя суточная оплата еды в командировке?
Командировочные расходы являются одними из наиболее контролируемых расходов в организации, и установление суточных — один из способов удержать эти расходы на разумном уровне. Компании могут использовать данные правительства США и другие отраслевые исследования, чтобы определить соответствующие среднесуточные расходы на питание путешественников. Отдельные бизнес-путешественники всегда должны помнить о внутренней политике своей компании, обедая во время путешествия.
Что такое суточные?
Purestock / Purestock / Getty Images
Управление общего обслуживания США ежегодно устанавливает ставки суточных, которые включают расходы на питание и проживание для путешественников, работающих по делам федерального правительства. Многие компании используют это в качестве руководства при установлении собственных суточных или приемлемых ставок компенсации для корпоративных путешественников. Что касается расходов на питание, Управление общих служб каждые три-пять лет изучает несколько тысяч ресторанов, чтобы сообщить свои расценки, и регулярно рассматривает запросы путешественников, чтобы выяснить, нуждаются ли в обновлении определенные области за это время.
На момент публикации этой статьи ставки суточных в 2018/2019 годах составляли в среднем около 55 долларов долларов в день на завтрак, обед и ужин.
Ежедневное питание по географическому признаку
davidsimonphoto / iStock / Getty Images
Независимо от источника, ставки суточных на питание могут колебаться в зависимости от географического положения. Например, Управление общих служб устанавливает стандартную ставку для континентальной части США, но также устанавливает отдельные ставки для городов с более высокими расходами на питание.В крупных городах, таких как Нью-Йорк, Чикаго, Лос-Анджелес и Сан-Франциско, суточные суточные по окончании приема пищи более высокие. Например, в 2019 году группа выделяет 76 долларов на ежедневное питание и непредвиденные расходы в этих городах по сравнению со стандартными ставками в 55 долларов. В городах второго уровня ставки суточных на питание обычно находятся посередине этих двух крайностей.
На что следует обратить внимание
У предприятий есть два основных пути покрытия расходов на питание сотрудников во время командировок: они могут либо установить и выписать суточные напрямую, либо они могут напрямую возместить сотрудникам расходы, понесенные во время поездки.Если они решат выплачивать суточные на основе стандартов Управления общих служб, они могут выбрать упрощенный метод «высокая-низкая», а не выплачивать суточные для каждого отдельного региона.
В этом методе высокозатратные районы — крупные и некоторые второстепенные города — получают одну суточную ставку, а все остальные районы получают более низкую ставку. Поскольку государственных уровней суточных в большинстве случаев недостаточно для покрытия более дорогих обедов для деловых путешественников, многие корпорации предпочитают просто возмещать расходы на питание, хотя они часто также устанавливают лимиты, основанные на ставках суточных, чтобы держать расходы под контролем.
Налог на суточные
Hurricanehank / iStock / Getty Images
Компании, которые используют средние суточные Администрации общих служб на питание и другие командировочные расходы, получают одно преимущество в виде упрощенной отчетности в соответствии с налоговым законодательством Налоговой службы. В то время как компаниям, возмещающим расходы, необходимо хранить подробные квитанции и другие данные об этих поездках, тем, кто использует утвержденные ставки суточных, необходимо вести учет только самой поездки, а не квитанции об отдельных расходах по поездке.
Если вы работаете не по найму, вы также можете использовать ставки суточных в качестве ориентира при вычете деловых расходов из ваших налогов. Вы можете вычесть часть стандартной надбавки на питание, обычно около 50 процентов, в качестве расходов вместо того, чтобы вести учет каждой отдельной квитанции о приеме пищи.
IRS публикует новые суточные ставки для деловых поездок на 2021 год
M ost деловые поездки были временно приостановлены на весенние и летние месяцы. Теперь некоторые люди снова начали путешествовать с деловыми целями, хотя и меньше, чем до начала пандемии COVID-19.Учитывая сокращение командировок, возможно, сейчас самое подходящее время для того, чтобы пересмотреть — и, возможно, упростить — то, как ваша компания возмещает своим работникам проживание, питание и непредвиденные расходы за городом. Упрощенная альтернатива — это метод «высокий-низкий». Вместо возмещения сотрудникам фактических командировочных расходов этот метод обеспечивает фиксированных командировочных суточных. Эти суммы основаны на утвержденных IRS ставках, которые варьируются от местности к местности. Вот подробности.
Как это работает
Согласно методу «высокий-низкий», IRS устанавливает годовую фиксированную ставку для определенных районов с более высокой стоимостью жизни.Все местоположения на континентальной части США, которые не указаны как «дорогие», автоматически попадают в категорию недорогих. Метод «высокий-низкий» может использоваться вместо конкретных суточных для деловых поездок. Примеры районов с высокими затратами включают Сан-Франциско, Бостон и Вашингтон, округ Колумбия (полный список по штатам см. В таблице ниже).
При некоторых обстоятельствах — например, если работодатель предоставляет проживание или оплачивает отель напрямую, — сотрудники могут получить компенсацию суточных только за питание и непредвиденные расходы.Также существует ставка в размере 5 долларов США на случай непредвиденных расходов для сотрудников, которые не оплачивают или не берут на себя расходы на питание в течение календарного дня (или неполного дня) поездки.
Не считаются непредвиденными расходами:
- Транспорт между местами проживания или работы и местами приема пищи, и
- Почтовые расходы по подаче путевых листов и оплате счетов по платежным картам, спонсируемым работодателем.
Рассмотрите возможность отдельного возмещения сотрудникам этих расходов с последующим вычетом этих сумм как обычных коммерческих расходов.
Упрощенный учет
Если ваша компания использует ставки суточных, сотрудники не обязаны соблюдать обычные правила ведения документации, предусмотренные законом. При выплате суточных сбор бумажных или электронных квитанций о расходах, как правило, не требуется. Вместо этого работодатель просто выплачивает сотрудникам указанную надбавку.
Но сотрудники все равно должны обосновать время, место и деловую цель поездки. Возмещение суточных, как правило, не подлежит удержанию подоходного налога или налога на заработную плату и не указывается в форме W-2 сотрудника.Кроме того, суточные не могут выплачиваться лицам, владеющим 10% или более компании.
Обновленные тарифы
Налоговое управление США недавно обновило ставки суточных для деловых поездок на 2021 финансовый год, которые начались 1 октября 2020 года. В соответствии с методом высокой-низкой ставки суточные для всех областей с высокими расходами на континентальной части США составляют 292 доллара США для поездки после 30 сентября 2020 г. (221 доллар на проживание и 71 доллар на питание и непредвиденные расходы). Для всех остальных регионов континентальной части США ставка суточных составляет 198 долларов США для поездок после 30 сентября 2020 года (138 долларов США на проживание и 60 долларов США на питание и непредвиденные расходы).По сравнению с предыдущими упрощенными суточными, суточные за высокозатратную площадь снизились на 5 долларов, а суточные за низкую площадь — на 2 доллара.
IRS также изменило список областей с высокими затратами для поездок после 30 сентября. В список дорогостоящих добавлено : :
- Лос-Анджелес, Калифорния,
- Сан-Диего, Калифорния,
- Галф Бриз, Флорида,
- Кеннебанк / Киттери / Сэнфорд, Мэн, и
- Вирджиния-Бич, Вирджиния.
С другой стороны, эти районы были удалены из предыдущего списка дорогостоящих населенных пунктов :
- Мидленд / Одесса, Техас и
- Пекос, Техас.
Важное примечание: Некоторые туристические достопримечательности считаются дорогостоящими только на сезонной основе. С 1 октября в следующих туристических направлениях изменилась часть года, в которой они являются высокозатратными населенными пунктами:
- Седона, Аризона,
- Монтерей, Калифорния,
- Санта-Барбара, Калифорния,
- Вашингтон, округ Колумбия,
- Неаполь, Флорида,
- Джекил-Айленд / Брансуик, Джорджия,
- Бостон / Кембридж, Массачусетс.,
- Филадельфия, Пенсильвания,
- Джеймстаун / Мидлтаун / Ньюпорт, Род-Айленд,
- Чарльстон, Южная Каролина
Важно: На этот метод распространяются различные правила и ограничения. Например, компании, которые используют метод «высокий-низкий» для сотрудника, должны продолжать использовать его для возмещения всех расходов на командировки в пределах континентальной части США в течение календарного года. Однако компания может использовать любой допустимый метод для возмещения этому сотруднику любых поездок за пределы континентальной части США.
Для командировок в течение последних трех месяцев календарного года работодатели должны продолжать использовать для сотрудника тот же метод (суточные или высоко-низкий), который они использовали в течение первых девяти месяцев календарного года. Также работодатели могут использовать:
- Тарифы и населенные пункты с высокими затратами, действующие в течение первых девяти месяцев календарного года, или
- Обновленные ставки и населенные пункты с высокими затратами, действующие в течение последних трех месяцев календарного года, при условии, что они используют одни и те же ставки и населенные пункты последовательно для всех сотрудников, которым возмещаются расходы по методу наибольшего-низкого.
Получение вычетов на командировку
Что касается вычета сумм, возмещаемых работникам из налоговой декларации компании, работодатели должны рассматривать питание и непредвиденные расходы как расходы на еду и напитки, на которые распространяется лимит вычета 50% на расходы на питание. Для определенных категорий сотрудников, таких как работники воздушного транспорта, дальнобойщики и водители автобусов, процентная ставка составляет 80% для расходов на еду и напитки, связанных с периодом службы, в соответствии с ограничениями по количеству часов работы Министерства транспорта США.
Пример: Компания возмещает своему менеджеру по продажам участие в деловой встрече в Сан-Диего из высоких суточных в размере 292 доллара. Он может вычесть 256,50 долларов (221 доллар за проживание плюс 35,50 долларов за половину еды и надбавку на непредвиденные расходы).
Времена перемен
Большинство компаний рассчитывают сократить деловые поездки в эпоху после COVID-19. Пока вы обновляете общие правила организации поездок, подумайте о переходе на метод «высокий-низкий». Несмотря на то, что список населенных пунктов с высокой стоимостью проезда немного меняется от года к году, этот метод может сократить время и время, связанные с отправкой традиционных форм возмещения путевых расходов.Свяжитесь с вашим налоговым консультантом для получения дополнительной информации.
Перечень областей с высокими затратами на 2021 год
| Государство | Ключевые города (даты вступления в силу *) |
| Аризона | Седона (1 октября — 1 декабря; 1 марта — 30 апреля; и 1 сентября — 30 сентября) |
| Калифорния | Лос-Анджелес (1 октября — 31 октября; 1 января — 30 сентября) |
| Милл-Вэлли / Сан-Рафаэль / Новато (1 октября — 31 октября; 1 июня — 30 сентября) | |
| Монтерей (1 июня — 31 августа) | |
| Напа (1 октября — 30 ноября; 1 апреля — 30 сентября) | |
| Окленд | |
| Сан-Диего (1 февраля — 31 июля) | |
| Сан-Франциско | |
| Сан-Матео / Фостер-Сити / Бельмонт | |
| Санта-Барбара | |
| Санта-Моника | |
| Саннивейл / Пало-Альто / Сан-Хосе | |
| Колорадо | Аспен (1 октября — 31 марта; 1 июня — 30 сентября) |
| Крестед-Батт / Ганнисон (1 декабря — 31 марта) | |
| Денвер / Аврора (1 октября — 31 октября; 1 апреля — 30 сентября) | |
| Гранд-Лейк (1 декабря — 31 марта) | |
| Silverthorne / Breckenridge (1 декабря — 31 марта) | |
| Теллурид | |
| Вейл | |
| Делавэр | Льюис (1 июля — 31 августа) |
| Округ Колумбия | Вашингтон, Д.С. |
| Флорида | Бока-Ратон / Делрей-Бич / Юпитер (1 декабря — 30 апреля) |
| Форт-Лодердейл (1 января — 30 апреля) | |
| Форт-Майерс (1 февраля — 31 марта) | |
| Форт-Уолтон-Бич / ДеФуниак-Спрингс (1 июня — 31 июля) | |
| Gulf Breeze (1 июня — 31 июля) | |
| Ки-Уэст (1 октября — 31 июля) | |
| Майами (1 декабря — 31 марта) | |
| Неаполь (1 декабря — 30 апреля) | |
| Пляж Веро (1 декабря — 30 апреля) | |
| Грузия | Джекил-Айленд / Брансуик (1 марта — 31 июля) |
| Иллинойс | Чикаго (1 октября — 30 ноября; 1 апреля — 30 сентября) |
| Мэн | Бар-Харбор / Рокпорт (1 июля — 31 августа) |
| Kennebunk / Kittery / Sanford (1 июля — 31 августа) | |
| Мэриленд | Оушен-Сити (1 июля — 31 августа) |
| Массачусетс | Бостон / Кембридж |
| Фалмут (1 июля — 31 августа) | |
| Хианнис (1 июля — 31 августа) | |
| Виноградник Марты (1 июня — 30 сентября) | |
| Нантакет (1 июня — 30 сентября) | |
| Мичиган | Петоски (1 июля — 31 августа) |
| Траверс-Сити (1 июля — 31 августа) | |
| Монтана | Биг Скай / Западный Йеллоустон / Гардинер (1 июня — 30 сентября) |
| Нью-Мексико | Карловы Вары |
| Нью-Йорк | Лейк-Плэсид (1 июля — 31 августа) |
| Нью-Йорк (1 октября — 31 декабря; 1 марта — 30 сентября) | |
| Орегон | Портленд (1 октября — 31 октября; 1 июня — 30 сентября) |
| Приморье (1 июля — 31 августа) | |
| Пенсильвания | Херши (1 июня — 31 августа) |
| Филадельфия (1 октября — 30 ноября; 1 марта — 30 июня; 1 сентября — 30 сентября) | |
| Род-Айленд | Джеймстаун / Мидлтаун / Ньюпорт (1 октября — 31 октября; 1 июня — 30 сентября) |
| Южная Каролина | Чарльстон (1 октября — 30 ноября; 1 марта — 30 сентября) |
| Теннесси | Нашвилл |
| Юта | Парк-Сити (1 декабря — 31 марта) |
| Вирджиния | Вирджиния-Бич (1 июня — 31 августа) |
| Остров Уоллопс (1 июля — 31 августа) | |
| Вашингтон | Сиэтл |
| Ванкувер (1 октября — 31 октября; 1 июня — 30 сентября) | |
| Вайоминг | Коди (1 июня — 30 сентября) |
| Джексон / Пайндейл (1 июня — 30 сентября) |
* Если дата вступления в силу не указана, это место является высокозатратным в течение всего года.
— Источник: IRS
Традиционные процедуры возмещения путевых расходовВозмещение и обоснование командировочных расходов может быть обременительным и трудоемким, если сотрудникам необходимо отслеживать фактических расходов в размере . Вот как это обычно работает.
- Сотрудник собирает квитанции во время поездок и ведет записи, в которых указывается время, место и коммерческая цель каждой траты.
- В конце месяца служащий подает отчеты о расходах, которые были понесены.
- Надзорный орган просматривает и утверждает отчет о расходах на конец месяца. Иногда могут иметь место административные задержки, если документация является неполной или надзорный орган ставит под сомнение коммерческую цель (или разумность) статьи расходов.
- Сотруднику возмещаются утвержденные командировочные расходы.
Работодатели должны хранить всю эту документацию в течение нескольких лет на случай, если IRS запросит вычеты на деловые поездки.