Как привести дела в порядок дэвид аллен: Книга: «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» — Дэвид Аллен. Купить книгу, читать рецензии | Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity

«Как привести дела в порядок» за 14 минут. Краткое содержание книги Аллена

Как привести дела в порядок, не теряя самообладания

Метод «Как привести дела в порядок» (Getting Things Done, или GTD) построен на обдумывании результатов и определении «следующих действий». Основная идея GTD помогает чётко определить цель, а затем и каждый шаг на пути к достижению этой цели. Метод подходит и для организации презентации на работе, и для планирования рождественских покупок.

Продолжение после рекламы:

Каждая задача должна быть небольшой, чтобы вы смогли решить её быстро, и отсутствие времени или мотивации не могло бы вам помешать. Такой подход способствует достижению всех ваших целей в жизни, помогает избежать стресса.

При организации проектов с использованием метода GTD вы всегда будете готовы приступить к работе над задачей незамедлительно, независимо от того, что происходит вокруг, и где вы находитесь. GTD настолько облегчает вам следующий шаг, что вы не захотите откладывать его.

В этой книге вы найдёте несколько простых инструментов, которые сможете использовать для эффективной работы и сохранения трезвого ума; а также рекомендации, какое отношение необходимо выработать, чтобы претворить в жизнь основные принципы GTD.

Ваш мозг — инструмент мышления, а не запоминающее устройство

Быть успешным в своей работе — значит быть хорошим организатором. Это особенно важно работникам умственного труда, для которых жонглирование десятками задач и проектов одновременно является повседневной реальностью. Трудности возникают, когда тонкая грань между нашей личной и профессиональной жизнью размывается. Это происходит потому, что наш мозг пытается разобраться в нерешённых проблемах и напоминает нам о них в самый неподходящий момент — даже если мы предпочли бы разобраться с ними позже.

Брифли существует благодаря рекламе:

Чтобы держать всю сложную информацию о жизни под контролем, многие из нас обращаются с мозгом как с ящиком стола или записной книжкой. Мы злоупотребляем нашим мозгом, заставляя его хранить все виды информации. Забивая головы информацией о незаконченных заданиях, предстоящих встречах и прочих обязательствах, мы безрассудно тратим способность нашего мозга думать, что мешает сконцентрироваться на реальной работе.

Чтобы работать максимально эффективно, мы должны освободить наши умы от всего, не связанного с задачей, которую мы выполняем в конкретный момент времени. Используйте 100 % способности своего разума сосредотачиваться на выполнении задачи.

Если вы хотите мыслить ясно, вам нужна надёжная «корзина для сбора материала» за пределами вашего разума

Наш мозг обладает одним раздражающим свойством — он никогда не даёт нам забыть то, о чём мы должны позаботиться. Нас постоянно «засыпают» новой информацией, которая также занимает место в нашем разуме. Каждая новая идея, каждое воспоминание и каждая проблема, которую мы забыли решить, отвлекает нас от основного дела.

Продолжение после рекламы:

Всегда используйте так называемую «корзину для сбора материала»: место за пределами вашего разума, куда вы можете поместить любую постороннюю информацию или идею. Вы будете точно знать, где найти информацию позже, когда у вас появится на неё время. Это позволяет полностью сосредоточиться на составлении письма, беседе с коллегой или стрижке газона.

Вашей «корзиной для сбора материала» может быть блокнот, списки в вашем компьютере/телефоне или даже коробки, в которые можно положить предметы и документы. Ваша корзина (или корзины) для сбора материала должна располагаться неподалёку — так вам будет легко извлекать информацию, которую вы иначе копили бы в своём разуме.

Выносите мусор — еженедельно опустошайте все внешние «корзины»

Для безотказной работы системы вы должны поддерживать её. Выработайте привычку пересматривать и опустошать корзину раз в неделю. Система «корзины для сбора материала» работает потому, что даёт разуму отдохнуть с уверенностью в том, что он не потеряет и не забудет какой-либо важной информации.

Брифли существует благодаря рекламе:

Если система не обновляется, она перестаёт быть надёжной, а мозг насторожится и перестанет доверять ей. Как только это произойдёт, подсознание снова начнёт отвлекаться на нерешённые проблемы и незавершённые задания. Вы должны тщательно рассмотреть все свои задачи и навести порядок, руководствуясь следующими правилами:

Сразу вычёркивайте из списка неважные задачи.
Если вы можете решить задачу очень быстро (за две минуты или менее) — сделайте это немедленно.
Важную информацию сохраните в надёжном месте. Если это встреча, проект или конкретная задача, перенесите её в соответствующий список.
Регулярная «чистка корзины» — единственный способ обеспечить надёжную производительность и избежать стресса.

Опустошая «корзину», сортируйте материал по спискам

Как бы не различался материал в вашей «корзине», вам не нужно классифицировать и раскладывать его по отдельным «ящикам» или спискам.

Большинство списков текущих дел не работают потому, что превращаются в «винегрет» из задач, мыслей и информации. В списки стоит включать только конкретные, осуществимые задачи, однако мы записываем в них всё без разбора и поэтому очень легко теряем из виду отдельные осуществимые задачи.

Как организовать элементы в вашей корзине?

Удалите всё несущественное, решите мелкие задачи и внесите встречи или дедлайны в свой календарь.
Если это комплексная работа (то есть требует выполнения нескольких конкретных задач), включите её в проект с чёткой целью.
Все остальные задачи должны попадать в список «Следующие действия«.

Список «Проекты» даёт общее представление обо всех ваших текущих проектах

Проекты являются ключевым компонентом любой системы повышения производительности. Проект — желаемый результат, который требует многошаговых действий. Чтобы определить, из каких задач должен состоять проект, представьте себе результат, которого хотите достичь, и опишите желаемый результат одним предложением. Обдумывание результата помогает сформулировать конкретные задачи, которые приблизят вас к достижению цели проекта.

Список вмещает все проекты, которые должны быть завершены в ближайшее время. Это поможет вам отслеживать и контролировать все текущие проекты, повысить производительность, и расслабиться.

Еженедельно обновляя список, убедитесь, что каждый проект расписан пошагово. Все действия, составляющие проект, попадают в список «Следующие действия». Именно конкретные задачи позволяют достичь любой цели.

Замените ежедневный перечень текущих дел на календарь и список «Следующие действия»

Ежедневные перечни текущих дел неэффективны — они искажают ваше чувство времени, вводят вас в заблуждение и заставляют поверить, что вы действительно успеете сделать за день всё перечисленное. Такое нереалистичное планирование ведёт к разочарованию, потере времени и заранее обрекает на провал то, чем вы занимаетесь.

Гораздо более эффективный метод — работа с календарём и списками «Следующие действия». Календарь служит только одной цели: записывать встречи. Всё, что связано с определённым днём или часом — совещание или посещение врача — должно фиксироваться в календаре.

Все другие задачи или конкретные шаги помещайте в список «Следующие действия». Он позволяет быстро решить, какие задачи наиболее актуальны, и есть ли у вас время на их решение.

Независимо от того, где вы находитесь, вы всегда должны иметь при себе список «Следующие действия». Это даст вам возможность выбирать, какую задачу имеет смысл решать.

Если вы хорошо спланировали и предварительно выбрали задачи, вам не составит труда решить, за какую из них имеет смысл взяться. Представьте, что вы в аэропорту, и ваш вылет задерживается на час. В такой ситуации спросите себя:

Какую задачу мне выбрать сейчас?
Какую задачу я успею закончить в отведённое время?
На какую задачу мне хватит энергии в данный момент времени?
Какая задача имеет наивысший приоритет?

Если запланировано слишком много задач, имеет смысл распределить их по нескольким спискам и хранилищам. Например, один список можно хранить в смартфоне, а другой — на компьютере. Рассортировав задачи таким образом, вы будете знать, какую из них сможете выполнить, находясь за своим рабочим столом или на встрече, или во время ожидания в аэропорту.

Списки «В ожидании» будут полезны при работе с другими людьми

Все текущие проекты должны быть перечислены в списке «Проекты». При использовании списка «Следующие действия» вы можете убедиться в том, что последовательно работаете над задачами, каждая из которых приближает ваши проекты к завершению.

В большинстве случаев вы должны полагаться на других людей, которые несут ответственность за отдельные части каждого проекта. Но это не означает, что вы должны отказаться от контроля за ходом реализации любых ваших проектов.

Всякий раз, когда вы зависите от работы других людей — ждёте от кого-либо отчёт, чтобы продолжить работу над презентацией — стоит вести список «В ожидании». Так вы сможете отметить всё, что другие люди должны предоставить вам, вместе с дедлайнами.

Обновляя этот список каждую неделю, вы увидите, кто и как справляется со своей задачей. У вас появится новая конкретная задача: напомнить этому человеку об обязательстве.

Если выполнение этой задачи займёт у вас не более двух минут, сделайте это немедленно. Если нет — внесите её в список «Следующие действия» или в один из более конкретных списков и по-дружески напомните человеку, что по-прежнему ждёте его отчёта.

Сохраняйте информацию на конкретный день в календаре или картотеке

Вы можете запланировать огромное множество дел заранее, но иногда приходится ждать определённой информации, прежде чем превратить материалы из вашей «корзины» в конкретные задачи или встречи.

Пример. Если намечается интересная вам торговая выставка, то, возможно, вы захотите немного выждать и увидеть её участников, прежде чем решить, есть ли смысл посещать её. Если вам недоступна такая информация заранее, то лучше всего отложить принятие решения.

В случаях, когда у вас нет выбора, и приходится всё планировать в последнюю минуту, пригодятся следующие стратегии:

Поставьте себе напоминание на определённый день в календаре.
Ведите картотеку, которая поможет вам получить доступ к необходимой информации в нужное время.

Картотека — это очень точная и логичная система. Она состоит из 43 файлов: 31 файл для дней месяца и 12 для месяцев года. Каждый день вы сможете проверять документы, напоминания или материалы, «отправленные» самому себе.

Чтобы система работала, вы должны ежедневно использовать и обновлять её, и это самое сложное.

Идеи, которые могут стать актуальны в будущем, вносите в список «Однажды/возможно»

В этот список входит всё, чего нет в списках «Следующие действия» или «Проекты», но что не должно мешаться в голове. Список «Однажды/возможно» содержит весь материал, который вы ещё не преобразовали в конкретные идеи или задачи. Не стоит недооценивать его преимущества. Он позволяет отслеживать идеи проекта, которые могут быть чрезвычайно важны в будущем. Идеи в этом списке можно разделить на группы. Например:

«Поездки, которые я хотел бы совершить»;
«Вина, которые я хотел бы попробовать»;
«Музыка, которую я хотел бы послушать».

Как и списки «Следующие действия», «Однажды/возможно» помогут вам найти необходимую информацию в нужное время. Списки более надёжны, чем ваша собственная память.

Список «Однажды/возможно» должен пересматриваться и обновляться регулярно, если вы хотите эффективно использовать его.

Организованное рабочее место и еженедельный пересмотр вашей системы повышает продуктивность

Все материалы списков должны быть доступны с вашего рабочего места. Создайте «кабину управления» — функциональную мобильную систему для получения доступа к информации, где бы вы ни оказались. Чрезвычайно важно создать систему списков и файлов, которую вы можете взять с собой куда угодно: даже если застряли в аэропорту или в снежной буре, вы всё равно можете быть продуктивным.

Методика GTD позволяет чувствовать себя спокойно и контролировать все текущие проекты: следить за их выполнением и убеждаться, что они движутся вперёд.

Ваша система продуктивности всегда должна оставаться актуальной и полной. Ваш ум расслабится и сможет полностью сконцентрироваться на задаче, только если вы будете доверять своей системе.

Пересматривая все свои списки еженедельно, вы убедитесь, что ваша система остаётся функциональной — каждый текущий проект связан как минимум с одним «Следующим действием» в актуальном, легкодоступном списке. У вас появится общее представление обо всём, что происходит. Пересмотр помогает видеть «лес», не теряя из виду «деревья».

Количество времени, которое вы тратите на еженедельный пересмотр, зависит от того, сколько времени вам нужно, чтобы почувствовать себя в безопасности и укрепить доверие к системе.

Планируйте ваш еженедельный пересмотр, например, на вечер пятницы. Это позволит вам закрыть рабочие дела и уйти на выходные с ясной головой и чувством контроля.

Естественное планирование проясняет цели и ближайшие шаги ваших проектов

Разработка проекта — довольно неестественный и нелогичный процесс. Вы должны продумать и запланировать все шаги заранее, ещё не представляя себе чёткой цели. Используйте естественный метод планирования, который отражает ваши ежедневные действия.

Пример повседневного действия: вы голодны и формируете смутную цель («я должен что-нибудь съесть»), а затем уточняете её («я хочу пиццу»). В этот момент в вашей голове появляется несколько идей о том, как достичь этой цели («я могу либо испечь пиццу, либо заказать её, либо пойти в ресторан»). Любые шаги, которые вам необходимо попутно предпринять, становятся самоочевидными.

Примените этот способ мышления к вашим реальным проектам: начните с наиболее конкретного определения цели. Никогда не помешает потратить время на определение цели, поскольку все последующие действия будут зависеть именно от этого. Когда цель ясна, ваш разум автоматически начнёт мозговой штурм. Так вы сможете придумать идеи, необходимые для достижения цели. Хорошая тактика — начать мозговой штурм «извне»; например, записать и сохранить ваши идеи на бумаге.

Как только вы собрали все свои идеи, вы должны упорядочить и сгруппировать их, а затем определить конкретные действия, необходимые для завершения проекта.

Естественное планирование сильно проясняет работу над проектом и делает её интересной, быстрой и интуитивной.

Самое главное

Как работать эффективно и с ясной головой?

Ваш мозг — инструмент мышления, а не запоминающее устройство. Если вы хотите мыслить ясно, вам нужна надёжная «корзина для сбора материала» за пределами вашего разума.
Выносите мусор — еженедельно опустошайте все внешние «корзины».
Разбирая «корзины», сортируйте материал по тематическим спискам.

Простые инструменты, составляющие метод GTD

Список «Проектов» составляет общее представление обо всех ваших текущих проектах.
Используйте календарь и списки «Следующие действия» вместо ежедневного списка текущих дел.
Списки «В ожидании» очень полезны, когда вы работаете с другими людьми.
Сохраняйте информацию на конкретный день в календаре или картотеке.
Все потенциально интересные идеи следует вносить в список «Однажды/возможно».
Организованное рабочее место и еженедельный обзор вашей системы незаменим для продуктивного труда.

Как претворить в жизнь основные принципы GTD?

Естественное планирование проясняет цели и ближайшие шаги ваших проектов и облегчает работу над ними.

читать, слушать онлайн на Smart Reading

Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса (Дэвид Аллен) – саммари на книгу: читать, слушать онлайн на Smart Reading

Дэвид Аллен

David Allen

Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity · David Allen · 2001

Текст • 17 мин

Аудио • 24 мин

Инфографика • 5 мин

Читать бесплатно 7 дней Попробовать бесплатно 7 дней

О книге

«Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена — это книга об искусстве продуктивности без стресса. Стресс возникает, если объем работы значительно превышает физические возможности человека. Разум испытывает перегрузку, когда на столе скопилась груда документов, а электронная почта переполнена письмами. Вся эта рутина, или «незавершенные циклы сознания», тревожит совесть и рассеивает внимание. Метод GTD (Getting Things Done) создан, чтобы освобождать себя для главного. Автор предлагает для начала проанализировать накопившиеся дела и договориться с собой. Часть рутины — это несущественный мусор. Часть можно отложить в долгий ящик. И только первоочередные дела попадают в список на исполнение. Журнал Time назвал «Как привести дела в порядок» деловой книгой десятилетия.

Об авторе

Дэвид Аллен 30 лет занимается исследованиями личной продуктивности. Создатель компании The David Allen Company, коучер корпоративных менеджеров и руководителей компаний. Forbes назвал его одним из пяти лучших экспертов-коучеров США. По версии журнала Fast Company, он один из самых влиятельных мыслителей мира в области личной продуктивности. Создатель метода Getting Things Done (GTD), который помогает миллионам людей сбалансировать жизнь, сделать ее комфортной и эффективной.

Поделиться в соцсетях

Узнайте, что такое саммари

Саммари Smart Reading — краткое изложение ключевых мыслей нехудожественной книги. Главная особенность наших саммари — глубина и содержательность: мы передаем все ценные идеи книги, ее мотивационную составляющую, сохраняем важные примеры, кейсы и даже дополняем текст комментариями, позволяющими глубже понять идеи автора.

Вы {{ pageSummarySingle_GoToTestText }} по книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» автора Дэвид Аллен

Срок вашей подписки истек. Пожалуйста, перейдите в раздел Подписаться, чтобы оплатить подписку.

Срок вашей корпоративной подписки истек. Пожалуйста, свяжитесь с отделом продаж [email protected], чтобы оплатить подписку.

Вы успешно подписались на рассылку

Изменить пароль

Это и другие саммари доступны для наших подписчиков. Попробуйте 7 дней бесплатно или войдите в ваш аккаунт

Попробовать бесплатно

или

Войти в систему

По вопросам корпоративной подписки обращайтесь по адресу [email protected]

Вы уже купили автоматически обновляемую (рекуррентную) подписку.

По окончанию срока действия подписки — деньги будут списаны с вашей карты автоматически и подписка будет обновлена.

У вас уже есть Бессрочная подписка.

У вас уже есть Семейная подписка.

Вы успешно {{ pageTariff_successPayText }} тариф

«{{ pageTariff_PaidTariffName }}»

Смарт Ридинг

Адрес: , пер. Армянский, д. 9 стр.1, офис 309 119021 г. Москва,

Телефон:+7 495 260-14-47, Электронная почта: [email protected]

отзывы о книге — IT-Agency

Аннотация от издателя

О том, как стать хозяином своей жизни — по крайней мере на работе.

Эта методика — результат двадцатилетней работы автора. Среди российских менеджеров она стала мегапопулярной еще до перевода книги на русский язык в 2007 году.

Едва выйдя в свет, книга моментально стала бестселлером. Изданная в 12 странах, она помогла тысячам людей повысить эффективность своей работы. И одновременно существенно снизить уровень стресса от этой самой работы.

По Аллену, наша продуктивность прямо пропорциональна… нашей способности расслабляться. В книге вы найдете все о том, как много и хорошо работать и получать от этого удовольствие: как собирать и обрабатывать информацию, мгновенно выбирать нужное действие, планировать и контролировать работу, отделять главное от второстепенного, сохраняя сознание ясным, а мысли — упорядоченными.

Рецензии читателей

«Дэвид Аллен рассказывает про свою систему „GTD“. Папка „входящее“, перечень проектов и список конкретных дел — это основа любой личной системы работы.» Всеволод Устинов, руководитель IT-Agency

«В основе системы Дэвида Аллена — полная последовательность и подконтрольность своей деятельности. Если ты хочешь быть успешным, то, прежде всего, ты должен научиться записывать свои мысли, соблюдать план, уметь делегировать задачи. Описать всю суть методики GTD в нескольких словах невозможно, но можно сказать одно — это редкий случай, когда предложенные методы работают в 100 % случаев (если, конечно, у выполняющего их человека достаточно силы воли для того, чтобы не бросать используемую систему).» Сергей Король, журналист

«В книге показаны очень простые методики, овладев которыми, вы сможете создать свою индивидуальную систему учета времени и планирования. Данные методики очень универсальны и смогут помочь вам рационально использовать имеющиеся ресурсы не только на работе, но и дома, на отдыхе и где угодно. Такая система поможет планировать, собирать и структурировать всю необходимую информацию для каждой задачи.» Александр Сорокоумов, блоггер

«Как и многие, я начал погружение в увлекательный мир методов самоорганизации с этой книги. Сама аббревиатура „GTD“ практически стала именем нарицательным. Часто так называют любую систему личной продуктивности, даже не имеющую отношения к идеям Дэвида Аллена. Я такую манеру осуждаю. Хотя я сам ныне уже не отношу себя к адептам GTD, тем не менее, книгу не могу не порекомендовать.» Егор Гилёв, дизайнер Добавить рецензию

Читать онлайн «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса [=Как разобраться с делами]» автора Аллен Дэвид — RuLit

Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Посвящается Кэтрин, моему замечательному партнеру в жизни и в работе

Дэвид Аллен по праву считается одним из самых влиятельных теоретиков продуктивности. Он — ведущий докладчик и фасилитатор таких организаций, как журнал New York Life, Мировой банк, Фонд Форда, L.L. Bean и ВМС США. Дэвид проводит мастер-классы по вопросам продуктивности для частных лиц и организаций по всем США. Кроме того, Дэвид — президент David Allen Company и в течение более чем двадцати лет работает консультантом по менеджменту и персональным тренером менеджеров высшего звена. Его статьи публикуются в Fast Company, Fortune, Los-Angeles Times, New York Times, Wall Street Journal и других популярных изданиях. Книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» была издана в двенадцати странах мира. Дэвид Аллен живет в городе Оджаи, Калифорния.

Благодарность автора

Многие учителя, партнеры, коллеги, сотрудники и друзья за долгие годы помогли мне осознать и разработать принципы, описанные в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Джордж Мэйер, Майкл Букбайндер, Тед Дрейк, Дин Ачесон и Рассел Бишоп сыграли ключевые роли на пути моего личностного и профессионального развития. Рон Медвед, Салли Мак-Ги, Лесли Бойер, Том Бойер, Пэм Тэррэнтайн и Келли Форристер также внесли свой вклад в мою работу по мере ее выполнения.

К тому же, десятки тысяч клиентов и участников семинаров помогли проверить и отшлифовать описанные в книге модели. Особая благодарность стратегам-руководителям, которые вовремя осознали значение изложенного материала для изменения корпоративной культуры своих компаний и предоставили мне возможность сделать это: в частности, спасибо Майклу Винстону, Бену Кэннону, Сьюзан Валасковиц, Патрисии Карлайл, Мэнни Бергер, Кароле Эндикотт, Кларе Штучински и Элиоту Келману. Административная и моральная поддержка, которую долгие годы оказывали мне Шар Канан и Андра Карассо, была просто бесценной.

Эта книга никогда бы не приобрела свой нынешний вид без неоценимых усилий и советов Тома Хагана, Джона и Лоры Мак-Брайд, Стива Льюерса, Доу Кувер, Грега Стайклезера, Стива Шалла и Мэриан Бейтман. Поистине велика заслуга моего редактора, Джанет Голдстейн — профессионала в своем деле и терпеливого наставника в искусстве и ремесле написания книг.

Наконец, сердечно благодарю своего духовного наставника, Джей-Ар, за его неоценимые советы и постоянные напоминания об истинных приоритетах, а также мою замечательную супругу Кэтрин за доверие, любовь, усердие и красоту, которыми она наполнила мою жизнь.

Добро пожаловать на страницы книги «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»

Перед вами — кладезь стратегий и принципов. Вы найдете в себе новые силы, научитесь сохранять спокойствие и будете справляться с делами намного эффективнее, затрачивая значительно меньше усилий. Умение справляться с делами и успешно выполнять поставленные задачи немаловажно, но при этом вам лично не должно мешать получать от жизни удовольствие, которое кажется почти или даже вовсе недоступным во время усердной работы. Впрочем, речь не идет о выборе «или-или»: поверьте, можно эффективно работать и при этом жить в свое удовольствие в мире повседневных забот.

Результативность — один из наиболее важных аспектов работы. Возможно, то, чем вы занимаетесь, действительно важно, интересно или полезно, а возможно, это не так, но работу надо выполнять в любом случае. В первом случае, как правило, хочется получить максимальную отдачу от затрачиваемых времени и сил. Во втором — как можно скорее взяться за новое дело, не оставляя «хвостов».

Искусство расслаблять сознание и способность освобождать его от всех забот и переживаний, вероятно, является одним из величайших секретов великих людей.

Капитан Дж. А. Хетфилд

И что бы вы ни делали, вам, вероятно, хотелось бы спокойнее воспринимать происходящее и испытывать уверенность в том, что в данный момент вы должны заниматься именно тем, чем занимаетесь. Независимо от того, что вы делаете: пьете пиво с коллегами после работы, любуетесь среди ночи своим спящим в колыбели малышом, отвечаете на электронное сообщение или перекидываетесь парой слов с клиентом после официальной встречи, вам нужна уверенность в том, что именно этим вам следует заниматься в данный момент.

Работая над этой книгой, я ставил перед собой цель научить вас работать максимально эффективно и расслабляться, как только вы этого захотите или почувствуете такую потребность.

Дэвид Аллен ★ Как привести дела в порядок читать книгу онлайн бесплатно

David Allen

Getting Things Done

The Art of Stress-Free Productivity

Revised Edition

PENGUIN BOKS

Дэвид Аллен

Как привести дела в порядок

Искусство продуктивности без стресса

8-е издание, переработанное

Москва

«Манн, Иванов и Фербер»

2016

Информация

от издательства

Издано с разрешения: Penguin Books, an imprint of Penguin Publishing Group, a division of Penguin Random House LLC и Andrew Nurnberg Literary Agency

Аллен, Дэвид

Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса / Дэвид Аллен ; пер. с англ. Юлии Константиновой. — М. : Манн, Иванов и Фербер, 2016.

ISBN 978-5-00057-691-5

Это обновленное издание самой известной книги по личной эффективности, переведенной на несколько десятков языков. С ее помощью клубки ваших проблем распутаются гораздо быстрее: вы обретете ясность сознания и упорядоченность мыслей, научитесь отделять важные дела от второстепенных, верно ставить цели и распределять приоритеты, доводить начатое до конца, а также полноценно отдыхать.

В новом издании большое внимание уделено работе с электронной почтой и другой цифровой информацией, так что теперь методика Getting Things Done поистине универсальна.

Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.

Правовую поддержку издательства обеспечивает юридическая фирма «Вегас-Лекс»

GTD — НОВЫЙ ВИД ЕДИНОБОРСТВ

Дэвид Аллен и его система Getting Things Done (GTD) давно известны в России и имеют широкий круг поклонников. Всем нам хочется быть продуктивными, то есть способными достигать желаемого результата без перенапряжения, оставаясь спокойными и сфокусированными.

У каждого своя история знакомства с GTD. Я хорошо помню, как однажды около десяти лет тому назад у меня образовалось гораздо больше обязательств, чем я мог на тот момент осилить. При этом все обстоятельства моей жизни были вполне приятными: рождение ребенка, карьерный взлет, переезд в Москву. Я почувствовал, что не справляюсь и могу потерять все, чего добился. Требовалось взять жизнь под контроль, был остро необходим новый подход к самоуправлению. Тогда я познакомился с книгой Дэвида Аллена. Впервые я прочитал ее на английском языке, а когда она вышла на русском, еще несколько раз перечитывал, каждый раз открывая для себя что-то новое и полезное. Система, предлагаемая автором, зацепила меня тем, что описывала естественный процесс «приведения дел в порядок», при этом была универсальной, помогала взять под контроль все сферы жизни и принципиально меняла мышление.

GTD учит не управлению временем, а управлению своим сознанием. Система позволяет достичь состояния высокой продуктивности — полной включенности в процесс, очень похожего на состояние потока у мастеров боевых искусств. Не случайно сам Дэвид имеет черный пояс по карате и не скрывает, что на создание его методологии оказали влияние восточные учения и единоборства. GTD можно рассматривать как один из видов современных единоборств, который позволяет человеку успешно побеждать в мире, полном стрессов, насыщенных информационных потоков и всевозможных отвлечений.

Новая редакция книги — это самостоятельное произведение. Добавлены две новые главы и много информации, учитывающей сегодняшние реалии мира информационных технологий. Перевод сделан заново, с нуля. Особенное внимание было уделено унификации терминологии. По всем спорным моментам при переводе на русский язык мы обращались напрямую к Дэвиду. Перевод получился максимально аутентичным и близким к оригиналу по существу.

С того момента как я освоил GTD и существенно облегчил свою жизнь, моей мечтой было помочь другим узнать и принять систему Аллена. После долгих лет самостоятельного изучения я прошел все этапы сертификации системы у самого Дэвида, получив статус мастер-тренера по его методологии. В этом году мы с Дэвидом пришли к решению, что Россия заслуживает того, чтобы знакомиться и обучаться методологии GTD так же, как это происходит во всех цивилизованных странах, — не через разовые и, к сожалению, очень редкие в России авторские выступления, а путем систематического обучения на официальных лицензионных тренинговых программах.

Девид Ален — Как привести дела в порядок

Девид Ален — Как привести дела в порядок создатель Alexander Kokarev

1. общий подход

1.1. дела идут продуктивно если сознание сфокусировано на одном

1.1.1. один этап решения проблемы

1.1.1.1. этап сбора информации

1.1.1.2. принятие решения

1.1.1.3. контроль исполнения решения

1.1.2. на одной проблеме из нескольких

1.1.2.1. по моменту

1.1.2.1.1. одновременность

1.1.2.2. по важности

1.1.2.2.1. значимость

1.2. неэффективно если расфокусированно

2. что занимает наше сознание

2.1. нужно решить но нет решения

2.1.1. застрял на уровне сбора информации

2.1.2. на уровне принятия решения

2.2. решил но не делаю

2.3. делаю но не понимаю зачем

2.4. принял промежуточное решение но не иду дальше

2.5. дела

2.5.1. неначатые

2.5.2. начатые но незаконченные

3. проблемы

3.1. не знаю что делать — не могу принять решение

3.1.1. не собрал первичную инфо

3.1.2. информации много, не могу найти главно

3.1.3. не могу выбрать из вариантов, альтернатив — как таковое решение

3.2. знаю что делать, но не могу начать

3.3. отложил, но не могу возобновить

3.4. не могу закончить

3.5. занят ненужной проблеммой

4. процессинг (управление продуктивностью)

4.1. что у меня в корзине сознания — беспорядочные незавершенные дела

4.2. упорядочить НЗД

4.2.1. очистка конрзины

4.2.1.1. что мне вообще не нужно — не важно МУСОР

4.2.1.2. что нужно отложить до нужного момента

4.2.1.3. не знаю как оценить но может понадобится

4.2.1.3.1. когда нибуть

4.2.1.3.2. может быть

4.2.2. упорядочивание нужного

4.2.2.1. приоритеты

4.2.2.1.1. срочные

4.2.2.1.2. важные

4.2.2.2. состояние

4.2.2.2.1. нужно начать

4.2.2.2.2. возобновить продолжить

4.2.2.2.3. закончить завершить

4.3. решение проблемы

4.3.1. собрать информацию

4.3.2. выработать варианты решения

4.3.3. выбрать оптимальное

4.4. выполнение

4.4.1. распределение труда

4.4.1.1. поручить другому

4.4.1.1.1. руководить

4.4.1.2. сделать самому

4.4.2. момент действия

4.4.2.1. сразу

4.4.2.2. подходящие условия

4.4.3. напоминание подсказка

4.4.3.1. —

4.4.3.1.1. чтобы больше не думать

4.4.3.1.2. нужно просто сделать не думая

4.4.3.2. календарь

4.4.3.2.1. нужно сделать вообще

4.4.3.2.2. в определенное время

4.4.3.2.3. в течении, временной промежуток

4.4.4. вспомогательные материалы

4.4.4.1. всегда под рукой

4.4.4.2. быстро просто понять

4.5. котроль

4.5.1. критерии отклонения

4.5.1.1. я делаю не то

4.5.1.2. я вообще это не делаю

4.5.2. критерии цели

4.5.2.1. принципы

4.5.2.2. конкретизация — это то или не то; достиг или не достиг

4.5.2.2.1. четко: то — не то

4.5.2.2.2. просто

4.5.2.2.3. идеализация — никаких но

4.5.3. пересмотр

5. решение проблемы

5.1. структура проблемы

5.1.1. чего не хватает, что мне нужно

5.1.2. каковы условия

5.1.2.1. возможности

5.1.2.2. ограничения

5.1.3. кого могу привлечь

5.1.4. что могу сделать

5.1.4.1. основной вариант

5.1.4.2. запасной

5.1.5. к чему это приведет, что я получу

5.2. этапы решения

5.2.1. все возможные варианты

5.2.2. критический отбор

5.2.3. принятие решения

5.2.4. контроль

5.3. структура 2

5.3.1. основной вариант решения

5.3.2. запасные варианты

5.3.3. этапы

5.4. структура 3

5.4.1. план — прогноз предвидение

5.4.2. управление — кака я могу повлиять, что могу сдалать

5.4.3. организация

5.4.4. контроль

5.4.5. контроль

6. контроль над проблемой

6.1. наличие решения

6.1.1. структура

6.1.1.1. вертикальная

6.1.1.2. горизонтальная

6.2. система напоминания

6.3. элименты контроля

6.3.1. управление

6.3.1.1. что я могу сделать

6.3.1.2. как я могу повлиять

6.3.1.3. что я могу изменит

6.3.2. планирование

6.3.2.1. прогноз — что будет

6.3.2.2. картина конечного результата

6.3.2.3. этапы достижения цели

6.3.3. организация

6.3.3.1. с кем

Дэвид Аллен — Как привести дела в порядок читать онлайн бесплатно

David Allen

Getting Things Done

The Art of Stress-Free Productivity

Revised Edition

PENGUIN BOKS

Дэвид Аллен

Как привести дела в порядок

Искусство продуктивности без стресса

8-е издание, переработанное

Москва

«Манн, Иванов и Фербер»

2016

Информация

от издательства

Издано с разрешения: Penguin Books, an imprint of Penguin Publishing Group, a division of Penguin Random House LLC и Andrew Nurnberg Literary Agency

Аллен, Дэвид

ISBN 978-5-00057-691-5

Правовую поддержку издательства обеспечивает юридическая фирма «Вегас-Лекс»

GTD — НОВЫЙ ВИД ЕДИНОБОРСТВ

Нельзя добиться реальной продуктивности за один присест, просто прочитав книгу или послушав выступление спикера. Нужна система практических занятий под руководством опытных специалистов. Несколько лет назад Дэвид создал такую систему поддержки и внедрения GTD, которая была апробирована и разошлась в стандартном, лицензированном формате в более чем 60 странах мира. Теперь она доступна и в России. Мы много и тщательно работали над адаптацией системы к российским условиям.

Желаю каждому читателю с помощью проверенной жизнью технологии GTD сделать свою жизнь комфортной, наполненной значимыми для него событиями и обустроенной по собственному вкусу, избавившись от суеты, спешки, неудовлетворенности.

Искренне ваш,

Дмитрий Иншаков,

глава представительства Getting Things Done® в России

www.gtdrussia.ru

Посвящается Кэтрин,

моему удивительному партнеру в жизни и в работе

ПРЕДИСЛОВИЕ АВТОРА К НОВОМУ ИЗДАНИЮ

Вы держите в руках переработанное издание книги «Как привести дела в порядок», впервые опубликованной в 2001 году. Я фактически заново набрал текст от начала до конца, чтобы поправить содержание и стиль изложения, устранить неполную или устаревшую информацию, а также все, что мешало бы этой книге стать действенным руководством «на века», которое можно было бы использовать во всем мире и которое не потеряло бы своей актуальности в XXI веке и даже дольше. Я также хотел добавить самые интересные сведения о применении методологии Getting Things Done, о чем узнал после первого издания этой книги. Они касаются моего собственного более глубокого понимания эффективности методики и областей ее применения, а также того, как она была воспринята другими людьми, когда о ней начали узнавать во всем мире.

Getting Things Done: Your Step-by-Step Guide

Getting Things Done, или сокращенно GTD, — это популярная система управления задачами, созданная консультантом по производительности Дэвидом Алленом. Методология основана на простой истине: чем больше информации вертится в вашей голове, тем труднее решить, что требует внимания. В результате вы тратите больше времени на размышления о своих задачах, чем на их выполнение. Когда информация накапливается в вашей голове, это приводит к стрессу, подавленности и неуверенности.

Аллен заметил, что наш мозг гораздо лучше обрабатывает информацию, чем хранит ее («твоя голова — дрянной офис»). Его метод GTD описывает, как сбросить весь свой умственный беспорядок во внешнюю систему, а затем организовать его так, чтобы вы могли сосредоточиться на правильных вещах в нужное время. Когда ваш рабочий процесс GTD настроен правильно, вы сможете с уверенностью ответить: «Над чем мне работать?» в любой момент, не беспокоясь о том, что вы можете забыть что-то важное, что вам нужно сделать позже.

Попробуйте GTD, если вы …

Вы ошеломлены количеством вещей, которые вам нужно отслеживать
Беспокойство о том, чтобы забыть мелкие детали
Носите много головных уборов на работе и в жизни
Запускает множество проектов, но у них возникают проблемы с их завершением
Никогда раньше не проходили GTD (каждый должен хотя бы раз в жизни использовать GTD)

Это руководство познакомит вас с принципами и рабочими процессами GTD, а также с тем, что мы think — это наиболее интуитивно понятный способ их реализации.Мы сосредоточимся на том, как использовать GTD с помощью Todoist, но одни и те же принципы применимы независимо от того, какое приложение вы используете. Ключ к GTD — это не конкретные инструменты, которые вы выбираете, а скорее привычки, которые вы используете ежедневно, чтобы думать и расставлять приоритеты в своей работе.

Что такое GTD? Краткий обзор

Метод GTD состоит из пяти простых приемов, позволяющих систематизировать беспорядок в вашем мозгу и добиваться цели:

Захватить все: Захватить все, что приходит вам в голову. Нет ничего слишком большого или маленького! Эти элементы попадают прямо в ваши почтовые ящики.
Уточнение: Преобразуйте то, что вы зафиксировали, в четкие и конкретные шаги. Решите, является ли элемент проектом, следующим действием или ссылкой.
Организуйте: Поставьте все на свои места. Добавляйте даты в свой календарь, делегируйте проекты другим людям, храните справочные материалы и сортируйте свои задачи.
Обзор: Часто просматривайте, обновляйте и пересматривайте свои списки.
Занять: Приступайте к работе над важным делом.

Хотя для настройки GTD требуются предварительные затраты времени и энергии, оно окупается при постоянном использовании.Вы больше не будете беспокоиться о том, что забудете срок или пропустите важную задачу. Вместо этого вы сможете спокойно реагировать на поступающую информацию и уверенно определять приоритеты своего времени.

Некоторые очень специфические, но кажущиеся обыденными поведения, когда их применяют, создают способность существовать в виде сложной спонтанности, которая, по моему опыту, является ключевым элементом успешной жизни.
— Дэвид Аллен

Хотя в основе GTD лежат эти пять простых шагов, их не всегда легко выполнить.GTD не требует определенного инструмента, приложения или продукта. Аллен даже не приводит доводов в пользу цифровых систем по сравнению с аналоговыми. Скорее, ключ к любой долгосрочной системе продуктивности состоит в том, чтобы сделать ее как можно более простой и использовать как можно чаще. Ваш инструмент должен быть достаточно универсальным, чтобы справляться с самыми сложными проектами, но при этом достаточно простым, чтобы его можно было обслуживать, когда у вас мало энергии.

Остальная часть этой статьи будет посвящена специфике каждой из пяти приведенных выше практик GTD и расскажет, как их реализовать с помощью Todoist.Но, опять же, одни и те же принципы должны применяться независимо от того, какой инструмент вы используете.

Capture

Чтобы GTD работал, вы должны перестать хранить информацию в своем мозгу. Все, что приходит вам в голову — дела, события, идеи, рекомендации по книгам и т. Д. — необходимо сразу же записать и сохранить во входящем почтовом ящике. В GTD почтовый ящик, будь то физический или цифровой, представляет собой визуальное представление всех входных данных, с которыми вам нужно как-то иметь дело ежедневно.

Ваш почтовый ящик используется только для сбора хаоса ваших мыслей, чтобы выбросить их из головы.Сейчас не место и не время беспокоиться об организации.

В Todoist ваш почтовый ящик будет по умолчанию местом для хранения всех ваших входных данных, пока вы не сможете их систематизировать. Чтобы добавить новую задачу в папку «Входящие» в веб-приложениях или настольных приложениях, щелкните значок «плюс» в правом углу или просто нажмите «q». Задача будет добавлена в папку «Входящие» по умолчанию, если вы не укажете проект иначе.

Проведите первоначальную очистку ума

Если вы только начинаете работу с GTD, проведите полную очистку всех «открытых циклов», о которых вы только можете придумать, — всего, что вам может понадобиться предпринять в будущем.Добавьте их как задачи в папку «Входящие» Todoist прямо сейчас. Проконсультируйтесь со списком триггеров GTD, чтобы разбудить в памяти обязательства, которые вы, возможно, забыли.

Выполняйте новые задачи сразу же

Один из основных принципов GTD — переносить задачи из головы во внешнюю систему в тот момент, когда они приходят к вам. Todoist синхронизируется между платформами — компьютером, телефоном, веб-браузером, почтовым клиентом, умными часами или умным домашним помощником — поэтому вы можете вводить задачи в любое время и в любом месте.

Всякий раз, когда на ум приходит новая задача, возьмите за привычку сразу же добавлять ее в свой почтовый ящик и беспокоиться о том, чтобы организовать ее позже.Чтобы как можно быстрее записывать задачи, где бы вы ни находились, мы рекомендуем установить Todoist или любое другое приложение:

Как приложение на вашем компьютере
Как приложение на вашем телефоне
Как расширение для Интернета браузер, который вы используете (для добавления веб-сайтов в качестве задач)
В качестве плагина для используемого вами почтового клиента (для добавления писем в качестве задач)

Просматривайте и загружайте приложения Todoist

Объедините свои почтовые ящики

Вы можете использовать Todoist объединяет другие ваши почтовые ящики — от писем, которые нужно отслеживать, до сообщений, над которыми нужно действовать, статей, которые нужно прочитать, до списков продуктов и справочных материалов, которые вы сохраняете на потом.Чем меньше почтовых ящиков вам придется проверять на наличие открытых циклов, тем проще будет поддерживать вашу систему.

Отправляйте сообщения в Todoist из своей электронной почты или с помощью инструмента обмена сообщениями команды:

Используйте плагины Todoist для Gmail и Outlook, чтобы быстро добавлять электронные письма как задачи.
Пересылайте электронные письма прямо в ваш почтовый ящик Todoist, используя адрес пересылки вашего проекта.
Превратите сообщения в задачи с помощью инструментов обмена сообщениями вашей команды, таких как Twist или Slack.

Сохраните материалы для чтения и справочные материалы:

Сделайте фотографии визитных карточек или напоминаний о событиях и прикрепите их к комментариям к соответствующей задаче.
Прикрепляйте файлы из Dropbox, Google Диска или вашего компьютера к любой задаче, чтобы читать или работать над ней позже.
Подключите приложение для чтения, такое как Pocket, к Todoist через нашу интеграцию IFTTT, и задача Todoist будет автоматически создаваться каждый раз, когда вы добавляете статью в Pocket.
Загрузите Todoist для Chrome, Safari или Firefox, чтобы сохранить любой URL-адрес для последующего доступа.
Используйте расширения общего доступа Todoist на Android или iOS, чтобы делиться страницами из мобильных приложений как задачами.

Прикрепите справочные материалы — фотографии, документы, ссылки, заметки или даже аудиофайлы — к соответствующим задачам.

Уточнение

Теперь, когда ваш почтовый ящик заполнен, следующий шаг — превратить хаотичный беспорядок всего, что вы записали, в конкретные шаги.Просмотрите каждый элемент в своем почтовом ящике и выполните одно из следующих действий (подробнее о том, как выполнить каждый шаг в следующем разделе):

Если элемент занимает менее 2 минут, заполните его сразу.
Если это можно делегировать, поручите задачу кому-нибудь другому.
Если это не требующий действий справочный элемент (например, файл, документ, статья, контактная информация и т. Д.), К которому вам нужно будет вернуться позже, сохраните его в отдельном справочном проекте или прикрепите к комментарии к соответствующей задаче или проекту.
Если элемент необходимо выполнить в определенный день и / или время, укажите срок выполнения задачи.
Если задача больше не нужна или не требует действий, удалите ее.
Если задача требует более одного шага, создайте проект, в котором будут размещены все связанные с ним элементы, и определите одно следующее действие, которое вы можете предпринять для продвижения проекта вперед.

Сделайте свои задачи максимально конкретными и действенными. Добавьте как можно больше информации, чтобы потом не ломать голову над ней.Например, «Позвони маме», возможно, действительно нужно ввести как «Позвони маме, чтобы обсудить праздничный ужин». Или «Налоги» может быть «Позвоните Мэри, чтобы обсудить налоговые документы» с номером телефона Мэри и списком конкретных документов, прикрепленных в комментариях к задаче (подробнее о комментариях к задаче позже).

Сделайте свои задачи максимально конкретными и действенными.

Упорядочить

После того, как вы уточнили элемент в своем почтовом ящике, самое время отсортировать его по нужному месту. На самом деле прояснение и организация ваших задач будет происходить одновременно, когда вы очищаете свой почтовый ящик, но полезно думать о них как о отдельных действиях.

Есть много разных способов организовать ваши задачи с помощью методологии GTD, но мы рекомендуем использовать комбинацию проектов и ярлыков.

Одноразовые задачи

Это задачи, которые занимают больше 2 минут, но требуют всего одного шага. Например, «ответить на электронное письмо Джоша о ценах на проект» или «обновить вкладки для автомобилей». Вы не хотите, чтобы они загромождали ваш почтовый ящик, но они также не подходят ни для какого другого проекта.

Создайте новый проект Todoist для одноразовых задач

Создайте новый проект под названием Одноразовые задачи.
Перетащите одношаговые задачи из папки «Входящие» в этот проект, щелкнув серый «маркер» слева от имени задачи и перетащив его на имя проекта в левом меню.
Вы также можете назначить другой проект, набрав «#» в поле задачи, чтобы открыть список всех ваших проектов. Выберите свой проект из списка или продолжайте вводить название проекта, чтобы сузить результаты.

Используйте ярлык # для выбора проекта

Проекты

Вы обнаружите, что многие из записанных вами задач на самом деле являются проектами.В философии GTD проекты — это любой элемент, для выполнения которого требуется более двух шагов. Например, «покраска спальни» — это проект, потому что он включает в себя другие задачи, такие как получение образцов краски, выбор цвета, покупка расходных материалов, подготовка стен и т. Д. Вот как работать с проектами в Todoist:

Создайте новый проект для каждый многоэтапный проект, который вы определили, проясняя свои задачи.
Перетащите связанные задачи из папки «Входящие» в соответствующий проект.Или щелкните задачу и введите «#» в поле задачи, чтобы открыть список ваших проектов на выбор.
Обдумывая другие шаги, добавляйте их как новые задачи в проекты.

Создайте проект для любого элемента, который требует 2 или более шагов для завершения

Области фокуса

Может быть полезно сгруппировать ваши проекты на основе ваших «Сферы фокуса» — термин GTD для различных областей ответственность, которую вы несете в своей жизни. Эти области — инструмент, позволяющий привлечь внимание к вашим более широким жизненным целям и решить, над чем работать дальше.Если задача не входит в рамки какой-либо из ваших сфер деятельности, возможно, пришло время переоценить, хотите ли вы тратить на нее свое время. Или вы можете просто разделить свои проекты на «Рабочие» и «Личные».

В Todoist это легко сделать с помощью подпроектов. Вот как это сделать:

Создайте проект для каждой области внимания. В этом проекте не будет никаких задач, он нужен только для визуальной организации.
Щелкните серый маркер слева от имени проекта и перетащите и сделайте отступ для ваших реальных проектов под только что созданными высокоуровневыми «папками», чтобы превратить их в подпроекты.
(Необязательно) Чтобы создать еще большее визуальное разделение между областями вашего внимания, назначьте разные цвета проекта для каждой области.

Подпроекты Nestle для каждой области фокуса

Теперь вы сможете сохранить список проектов в чистоте, свернув подпроекты под родительским проектом. Например, пока вы на работе, вы можете держать свои рабочие проекты в поле зрения, в то время как личные проекты скрыты, и наоборот.

Чтобы упростить задачу, сначала завершите настройку системы GTD, чтобы получить представление о своем рабочем процессе.При необходимости вернитесь и разбейте свои проекты на более широкие категории позже.

Следующие действия

Это задачи с четкими и конкретными действиями, которые вы должны выполнить при следующей возможности (например, «Отправить Джеймсу бюджет для корпоративной вечеринки по электронной почте»). Следующие действия отделены от будущих действий — шаги, которые вы предпримете в конечном итоге, но не требуют вашего внимания прямо сейчас.

Определите следующее действие для каждого проекта, пометив его меткой «@next». Чтобы добавить метку, просто введите «@» в поле задачи и начните вводить название задачи.

Просмотрите все свои задачи с пометкой @next

Задачи с датой и / или временем выполнения

Для элементов, которые должны быть выполнены в определенную дату и / или время, запланируйте их. Но будьте осторожны: GTD предостерегает от чрезмерной зависимости от сроков выполнения. Добавляйте их только к задачам, которые действительно нужно выполнить в определенный день и время. Во всем остальном доверяйте своим следующим действиям и регулярному еженедельному обзору всех ваших списков задач (подробнее об этом позже).

При редактировании задачи вы можете щелкнуть поле Расписание и выбрать дату и время в календаре.Или просто введите срок и / или время в поле задачи, используя естественный язык, например, в следующий понедельник в 8:00 . Интеллектуальное быстрое добавление автоматически распознает и выделит срок выполнения и добавит его при сохранении задачи. Вы даже можете ввести повторяющиеся сроки выполнения, например каждую вторую среду , для задач, которые повторяются на регулярной основе.

Введите срок выполнения в поле задачи, используя естественный язык, например «Пятница»

Вы можете перемещать элементы со сроками выполнения из почтового ящика в соответствующий проект или в проект One-Off Tasks , если они не связаны с многоступенчатый проект.

Совет Todoist

Синхронизируйте свой Todoist с Календарем Google, чтобы события календаря отображались в Todoist как задачи, а запланированные задачи Todoist отображались в вашем Календаре Google как события.

Просматривайте свои задачи Todoist в Календаре Google и события Календаря Google в Todoist.

Повестки дня

Некоторые элементы, которые вы сохраняете в своем почтовом ящике, будут напоминать о вещах, которые вы хотите обсудить с кем-то еще, а не о следующих действиях. Чтобы отслеживать эти пункты повестки дня:

Создайте новый проект под названием Повестки дня.
Создайте новый подпроект в разделе Повестки дня для каждого человека, с которым вам нужно контактировать на регулярной основе. Например, ваш начальник и любые подчиненные. Вы также можете создавать подпроекты для каждой регулярной группы или собрания по проекту. Например, Маркетинговый еженедельник .
Добавьте элементы, которые необходимо вынести в качестве задач в соответствующий подпроект повестки дня.
Когда вы встречаетесь с этим человеком или приходите на встречу, откройте соответствующий проект, чтобы увидеть список всех вопросов, которые вам необходимо рассмотреть.
(Необязательно) Поделитесь своими проектами повестки дня с соответствующими людьми, чтобы каждый мог видеть, добавлять и даже назначать пункты для обсуждения.

Создавайте подпроекты в рамках основного проекта повесток дня для каждого регулярного собрания, которое у вас есть

Справочные материалы

Справочные материалы — это недействительные элементы, которые вам необходимо сохранить (например, налоговые документы, материалы для чтения, электронные таблицы, документы Word , номера телефонов и т. д.). Хотя сами по себе они не являются задачами, они часто необходимы для выполнения задачи позже.Вы можете организовать эти виды вспомогательных справочных материалов в Todoist, прикрепив их к соответствующей задаче или комментариям к проекту:

Прикрепите справочные материалы по конкретной задаче к комментариям к задаче.

Материалы проекта более высокого уровня (спецификации дизайна, черновики, общие папки) могут быть прикреплены или связаны в комментариях к проекту.

Сохранение справочных материалов на уровне проекта в комментариях к проекту

Таким образом, когда вы будете готовы приступить к задаче или проекту, вся необходимая информация будет у вас под рукой.

Скорее всего, у вас также будут справочные материалы, не связанные с конкретной задачей или проектом. Например, статья, которую вы сохранили из Интернета на будущее, файл с важной информацией или идея подарка на следующий день рождения вашего партнера. Многим людям нравится использовать отдельное приложение для заметок, чтобы систематизировать свои справочные материалы, но вы также можете отслеживать некоторые или все из них в Todoist. Вот как:

Создайте новый проект Ссылка
Создайте новые подпроекты под проектом Ссылка для каждого типа списка ссылок.Например, Идеи подарков , Дни рождения , Контактная информация, Рецепты и т. Д.
Переместите задачи справочных материалов в соответствующий проект, перетащив их из папки «Входящие». Или выберите новый проект с помощью быстрого добавления, щелкнув для редактирования задачи и набрав «#» в поле задачи, а затем имя проекта.
Чтобы свернуть ссылочные подпроекты, щелкните серую стрелку слева от родительского проекта Ссылка .Это помогает убрать визуальный беспорядок из вашего списка.

Создание новых проектов для различных типов справочных материалов

Ожидание

Это элементы, которые были делегированы или ожидают действия кого-то другого. Например, если вам нужно закончить написание сообщения в блоге, но вы ждете, что ваш редактор ответит на ваш последний черновик. Определите эти задачи, пометив их меткой «@waiting_for». Сохраняйте задачи @waiting_for внутри проектов, к которым они относятся, или внутри проекта One-Off Tasks , если они не связаны с другими задачами.

Обозначьте задачи, которые вы ожидаете, чтобы завершить что-то, с помощью метки @waiting_for

Когда-нибудь / может быть,

Многие элементы, которые вы захватите, будут идеями для вещей, которые вы хотите сделать в будущем, но у вас нет пропускной способности для работы прямо сейчас (например, места, которые вы, возможно, захотите поехать, книги для чтения, новые проекты, которые вы, возможно, захотите попробовать, идеи для сообщений в блогах и т. д.). Вы хотите просмотреть их позже, но не хотите, чтобы они засоряли вашу систему сейчас.

Создайте новый проект Someday / Maybe
Добавьте все задачи и / или которые вы хотите выполнить в будущем, но не выполняете активно там
(Необязательно) Добавить подпрограмму -проекты для конкретных типов задач «Когда-нибудь / Может быть».Например, вы можете разделить Когда-нибудь / Может быть — Личное и Когда-нибудь / Может быть — Работа проекты
Просмотрите свои проекты когда-нибудь / может быть, когда время и энергия откроются для новой работы

Создать проект «Когда-нибудь / Может быть», в котором будут воплощены ваши идеи на будущее

Задачи, которые можно делегировать

Если вы можете делегировать задачу, чтобы высвободить свое время и энергию, сделайте это. В Todoist вы можете делиться проектами с людьми, назначать им задачи с указанием сроков выполнения и сотрудничать в комментариях.

Делитесь проектами и назначайте задачи людям, с которыми вы сотрудничаете.

Настройки совместного использования будут отличаться в зависимости от ваших обстоятельств. Вот 3 способа его настройки:

Создайте отдельный общий проект для каждого человека, с которым вы сотрудничаете (вы даже можете повторно использовать подпроекты ваших повесток дня для этой цели)
Создайте единый общий проект со своим вся команда (если у вас есть, у вас будет дополнительный ящик для входящих сообщений группы, в который автоматически добавляется вся команда)
Делитесь существующими проектами, которые предполагают интенсивное сотрудничество ad hoc

Или вы можете использовать комбинацию всех трех подходы.

Подсказка. Вы можете искать все задачи, которые вы делегировали, используя запрос «назначено: мной». Это удобный список, на который можно ссылаться во время еженедельного обзора.

Контексты

Создав списки проектов и отсортировав задачи, вы готовы приступить к работе с контекстами. В GTD контексты определяют инструменты, места или людей, которые вам нужны для выполнения данной задачи. Другими словами, контексты позволяют вам сосредоточиться на том, что вы действительно можете выполнить с учетом ваших текущих обстоятельств.Например, если вы находитесь в офисе, вы не хотите тратить время на то, чтобы разбираться со всеми дальнейшими действиями, которые у вас есть дома.

Следуя описанному выше подходу к проекту, проще всего добавлять контексты с помощью меток. GTD рекомендует следующие контексты:

Компьютер / Интернет
Дом
Офис
Поручения
Звонки
В любом месте

вы быстро сортируете задачи в зависимости от вашего текущего контекста.Некоторым людям нравится добавлять контекст электронной почты, чтобы они могли заботиться обо всех своих письмах сразу. Другие добавляют ярлыки для количества времени, которое может занять задача. Например, если у вас есть всего 15 минут до следующей встречи, полезно иметь возможность идентифицировать все задачи, которые вы могли бы быстро выполнить, с помощью метки @ 15_min. Для большинства людей более полезно создать ярлык «Автономный», чем «Интернет», для задач, которые вы можете выполнять, когда у вас нет подключения к Интернету.

Создавайте ярлыки для каждого контекста

Заманчиво пойти за борт и начать создавать ярлыки для всего — не поддавайтесь искушению.Чтобы ваша система GTD работала, вам нужно выработать привычку добавлять правильные метки к каждой задаче. Чем меньше ярлыков вам придется выбирать, тем легче будет их запомнить.

Чтобы добавить ярлык, перейдите в раздел ярлыков в левом меню и нажмите кнопку «+». Вы также можете добавить метку при редактировании или добавлении задачи, набрав @ в поле задачи. Все ваши существующие ярлыки появятся в раскрывающемся меню, и результаты будут сужаться по мере того, как вы продолжите вводить название задачи.А если нужного ярлыка еще нет, у вас будет возможность создать новый и добавить его в свой список.

Engage

Вот где окупается время, потраченное на разъяснение и организацию ваших задач. Теперь ваша система заполнена конкретными элементами, с которыми можно действовать, организованными в логические категории, готовые к использованию. Вы увидите, что все ярлыки, проекты и сроки выполнения, добавленные на шагах выше, помогут вам быстро ответить на вопрос «Что я должен делать прямо сейчас? » в любой момент.

Время, потраченное на разъяснение и организацию ваших задач, означает, что, когда пришло время заняться работой, у вас будет меньше вариантов выбора и меньше справочных материалов, которые нужно найти. Чтобы решить, что делать дальше, вы можете видеть предстоящие задачи со сроком выполнения, сортировать задачи по меткам или создавать фильтры, чтобы увидеть свои следующие действия в зависимости от контекста.

Представления «Сегодня» и «Предстоящие»

Когда вы будете готовы сесть за работу, щелкните «Сегодня» в левом навигационном меню, чтобы просмотреть все задачи, которые необходимо выполнить сегодня.Откройте Upcoming, чтобы узнать, что будет дальше на этой неделе и на любой неделе в будущем.

Узнайте, какие задачи нужно выполнить сегодня.

Используйте представление «Предстоящие», чтобы визуализировать и спланировать предстоящую неделю.

Просмотреть следующие действия и контексты с помощью метки

Чтобы просмотреть полный список следующих действий во всех ваших проектах, введите «@next» на панели быстрого поиска в верхней части Todoist.

Найдите ярлык для просмотра всех связанных задач

Просмотрите все ваши следующие действия, отфильтрованные по области ответственности

Вы также можете быстро отсортировать свои задачи по контексту, выбрав данную метку, чтобы увидеть все связанные задачи.Например, если вы выполните поиск по запросу @errands, вы увидите список задач с меткой @errands, которые можно выполнить, пока вы уже в пути. Чтобы увидеть список всех задач, которые вы ждете, выполните поиск по метке @waiting_for.

Вы также можете просмотреть все задачи, помеченные определенным ярлыком, щелкнув имя ярлыка в списке ярлыков слева от вашего Todoist.

Создавайте больше настраиваемых представлений задач с помощью фильтров

Настоящая магия GTD происходит, когда вы создаете собственные настраиваемые представления задач в Todoist с помощью фильтров.Фильтры — это, по сути, сохраненные поисковые запросы, которые сортируют ваш список одним щелчком мыши. Вы можете использовать фильтры для поиска задач на основе:

Чтобы настроить новый фильтр, перейдите к списку фильтров в нижней части левого навигационного меню (после проектов и ярлыков), затем нажмите Добавить фильтр в внизу списка. Дайте вашему фильтру имя и добавьте поисковый запрос, который вы хотите увидеть.

Настройте пользовательские фильтры для просмотра ваших следующих действий по областям фокуса

Просмотрите все ваши следующие действия, отфильтрованные по областям ответственности

Для GTD наиболее релевантные метки, вероятно, будут сочетать «@next_action» с областью фокуса или контекст.Например, чтобы настроить фильтр для всех следующих действий, которые вы можете выполнять на работе, используйте запрос «## Work & @next_action». Это отобразит все задачи в связанных подпроектах рабочего проекта и , которые также имеют метку @next_action. Или создайте фильтр для следующих действий, которые можно завершить в офисе, используя запрос «@next_action & @office».

Наиболее полезные представления задач будут зависеть от ваших конкретных потребностей, но вот некоторые из наиболее распространенных полезных:

Фильтр запроса	Показывает список:
@next_actions & сегодня	Все следующие действия и все задачи, которые должны быть выполнены сегодня, по всем вашим проектам
@next_actions & ## Work	Все следующие действия в вашем рабочем проекте и все ваши рабочие подпроекты
@next_actions & @Home	Все ваши последующие действия, которые вы можете выполнять дома во всех ваших проектах
@waiting_for	Все задачи, от которых вы ждете чего-то, что нужно выполнить во всех ваших проектах
@ электронная почта	Все задачи, связанные с отправкой кому-либо электронной почты, чтобы вы могли выполнить их все сразу и минимизировать время, которое вы тратите на электронную почту

Добавьте наиболее важные представления задач в избранное, чтобы они отображались вверху в левом меню навигации над списком проектов.Просто щелкните правой кнопкой мыши фильтр, метку или проект и выберите «Добавить в избранное». После этого фильтр отобразится на панели навигации.

Review

Каждую неделю выделяйте время на просмотр всех ваших списков, систематизацию задач и обеспечение бесперебойной работы вашей системы. Обзор поможет вам адаптироваться к изменениям, переориентировать ваше внимание, определить следующие действия и осмыслить свой рабочий процесс.

Дэвид Аллен назвал этот еженедельный обзор «критическим фактором успеха», потому что частый анализ вашей системы гарантирует, что вы не просто делаете что-то, а делаете правильные вещи.

Для начала импортируйте шаблон Todoist GTD Weekly Review в свой список проектов. Этот шаблон включает в себя все шаги, которые вам понадобятся для еженедельной проверки. Настройте шаблон, добавив подзадачи или комментарии к задачам, чтобы содержать списки всех ваших почтовых ящиков, ваши текущие области внимания или отслеживать размышления на вашей неделе.

Импортируйте шаблон еженедельного обзора GTD в свой Todoist

Запланируйте еженедельный обзор, установив повторяющуюся дату в любом поле задачи.Просто введите дату на естественном языке, например «каждое воскресенье в 17:00», и Todoist автоматически распознает и запланирует ее, когда вы сохраните задачу.

Что читать дальше

Еженедельный обзор — это мощный ритуал продуктивности, независимо от того, являетесь ли вы GTD или нет, поэтому мы написали отдельное руководство для того, как проводить еженедельный обзор.

Есть причина, по которой миллионы людей во всем мире клянутся, что «Работа с делами» изменила их жизнь. Хотя строгие GTD не для всех, вы обязательно приобретете одну или две привычки, которые помогут вам меньше беспокоиться и делать больше.Всем, кто хочет снизить стресс и повысить продуктивность, следует попробовать хотя бы раз.

Попробуйте и посмотрите, какие аспекты GTD подходят вам!

Взлет и падение достижений

В начале двухтысячных годов Мерлин Манн, веб-дизайнер и известный энтузиаст Macintosh, работал внештатным менеджером проектов в компаниях-разработчиках программного обеспечения. Он много лет занимал аналогичные должности, поэтому знал все тонкости работы; поэтому он был удивлен, обнаружив, что был ошеломлен — не интеллектуальными аспектами его работы, а множеством мелких административных задач, таких как планирование конференц-звонков, которые возникали из бурного потока сообщений электронной почты.«Я был в этой клетке, заваленной информацией, — сказал он мне недавно. «Я пошел в колледж. Я был умным. Почему мне было так тяжело? »

Не только Манн был разочарован. В девяностые годы распространение электронной почты изменило интеллектуальную деятельность. Поскольку в профессиональном общении почти все трения устранены, каждый мог беспокоить кого угодно в любое время. Многие электронные письма содержали обязательства: ответить на вопрос, изучить потенциальных клиентов, назначить встречу или оставить отзыв.Рабочая жизнь, которая когда-то была последовательной — два или три рабочих блока, разбитых на встречи и телефонные звонки, — стала безумной, импровизационной и невероятно перегруженной. «Электронная почта — это клубок неуверенности, который представляет собой тревогу», — сказал Манн, размышляя об этом периоде.

В 2003 году он наткнулся на книгу, которая, казалось, решила его проблемы. Он назывался «Как добиться результата: искусство продуктивности без стресса», и для Манна он все изменил. Описанная в нем система тайм-менеджмента получила название G.T.D. был разработан Дэвидом Алленом, консультантом, ставшим предпринимателем, который жил в хрустящем горном городке Охай, штат Калифорния. Аллен сочетал идеи дзен-буддизма со строгими организационными методами, которые он оттачивал при консультировании корпоративных клиентов. Он предложил теорию о том, как работает наш разум: когда мы пытаемся отслеживать обязательства в своей голове, мы создаем «открытые петли», которые вызывают у нас беспокойство. Это беспокойство, в свою очередь, снижает нашу способность эффективно мыслить. Если бы мы могли не беспокоиться о том, что мы, , предположительно, должны делать, мы могли бы более полно сосредоточиться на том, что мы на самом деле делали , достигая того, что Аллен называл «разумом, подобным воде».

Чтобы поддерживать такой ум, нужно иметь дело с новыми обязательствами, прежде чем они могут закрепиться в виде открытых петель. Решение G.T.D. представляет собой многоступенчатую систему. Все начинается с того, что Аллен описывает как полный захват: идея состоит в том, чтобы поддерживать набор почтовых ящиков, в которые вы можете опускать обязательства, как только они возникают. Одним из таких почтовых ящиков может быть физический лоток на вашем столе; когда вы внезапно вспоминаете, что вам нужно закончить задание перед предстоящей встречей, вы можете записать напоминание на листе бумаги, бросить его в лоток и, не нарушая концентрации, вернуться к тому, чем вы занимались.В течение дня вы можете добавлять похожие мысли в другие почтовые ящики, например, в список на своем компьютере или в карманный блокнот. Но записывать заметки само по себе недостаточно, чтобы замкнуть петли; ваш разум должен верить, что вы вернетесь к своим почтовым ящикам и обработаете то, что внутри них. Аллен называет этот последний, решающий шаг регулярным обзором. Во время проверки вы превращаете случайные напоминания в конкретные «следующие действия», а затем вносите их в основной список.

Теперь этот список может стать движущей силой ваших усилий.В своей книге Аллен рекомендует организовать главный список по контекстам, таким как @phone или @computer. В течение дня вы можете просто смотреть на задачи, перечисленные в вашем текущем контексте, и выполнять их одну за другой. Аллен использует аналогию с запуском виджетов, чтобы описать этот спокойный механический подход к работе. Это строгая система для создания безмятежности.

Для тех, кто разбирается в инженерной мысли Манна, точность G.T.D. был привлекательным, и сам метод казался созревшим для оптимизации.В сентябре 2004 года Манн завел блог под названием 43 Folders — ссылку на организационный взлом, «файл Tickler», описанный в книге Аллена. Во вступительном посте Манн написал: «Поверьте мне, если вы продолжаете обнаруживать, что вода вашей жизни каким-то образом потекла на пол, GTD может оказаться просто стаканом, который вам понадобится, чтобы собрать все вместе». Он опубликовал девять постов о G.T.D. в течение первого месяца блога. Обсуждение часто носило сугубо технический характер: в одном посте он предлагал создать унифицированный формат XML для G.Данные T.D., которые позволят разным приложениям отображать одни и те же задачи в разных форматах, включая «графическую карту, схему, RDF, структурированный текст». Он сказал мне, что писатель Кори Доктороу связался с ранним постом 43 Folders на популярном сайте Доктороу, посвященном культуре ботаников, Boing Boing. Движение увеличилось. Вскоре Манн объявил, что всего за тридцать дней 43 Folders приняли более ста пятидесяти тысяч уникальных посетителей. («Это просто чушь», — писал он.) Сайт стал настолько популярным, что Манн бросил свою работу, чтобы работать над ним полный рабочий день.По мере того, как его влияние росло, он популяризировал новый термин для жанра, который он помогал создавать: «продуктивность», адаптация слова «давай говори», или гиковского жаргона, обозначающего порнографию. Он заметил, что жажда этого pr0n была ненасытной. Люди отчаянно пытались возиться со своими системами продуктивности.

То, что делали Манн и его товарищи-энтузиасты, казалось совершенно естественным: они пытались быть более продуктивными в среде интеллектуальной работы, которая казалась все более безумной и трудной для контроля.Чего они не понимали, так это того, что они отреагировали на глубокий сдвиг на рабочем месте, который в значительной степени остался незамеченным.

До того, как появилась «личная производительность», была просто производительность: мера того, сколько рабочий мог произвести за фиксированный интервал времени. На рубеже двадцатого века Фредерик Тейлор и его помощники изучали физические передвижения фабричных рабочих в поисках мест, где можно сэкономить время и сократить расходы. Не сразу было очевидно, как эту промышленную концепцию производительности можно адаптировать от конвейера к офису.Важной фигурой в этом переводе был Питер Друкер, влиятельный ученый в области бизнеса, которого многие считают создателем современной теории менеджмента.

Друкер родился в Австрии в 1909 году. Его родители, Адольф и Кэролайн, проводили вечерние салоны, которые посещали Фридрих Хайек и Йозеф Шумпетер, а также другие деятели экономики. Интеллектуальная энергия этих салонов, казалось, вдохновляла самого Друкера на продуктивность: он написал тридцать девять книг, последнюю незадолго до своей смерти, в возрасте девяноста пяти лет.Его карьера пошла вверх после публикации его второй книги «Будущее промышленного человека» в 1942 году, когда он был тридцатитрехлетним профессором Беннингтон-колледжа. В книге спрашивается, как «индустриальное общество», разворачивающееся в «совершенно новой физической реальности, которую западный человек создал в качестве среды обитания с тех пор, как Джеймс Ватт изобрел паровой двигатель», — может быть лучше всего структурирован таким образом, чтобы уважать свободу и достоинство человека. Книга оказалась в разгар промышленной мировой войны и нашла широкую аудиторию.Прочитав его, руководство General Motors пригласило Друкера потратить два года на изучение деятельности крупнейшей на тот момент корпорации в мире. Книга 1946 года, появившаяся в результате этого взаимодействия, «Концепция корпорации» была одной из первых, в которых серьезно рассматривалось, как на самом деле выполняются работы в крупных организациях. Он заложил основу для отношения к менеджменту как к предмету, который можно изучать аналитически.

В 1950-х годах американская экономика начала переходить от физического труда к умственному труду.Друкер помог бизнес-лидерам понять эту трансформацию. В своей книге 1959 года «Ориентиры завтрашнего дня» он ввел термин «интеллектуальная работа» и утверждал, что автономия станет центральной чертой нового корпоративного мира. Друкер предсказал, что корпоративная прибыль будет зависеть от умственных усилий, и что каждый отдельный работник умственного труда, обладающий слишком специализированными навыками, чтобы их можно было разбить на «повторяющиеся, простые, механические движения», поставленные сверху, должен будет решить, как «применить свои знания как профессионал »и следить за собственной продуктивностью.«За работником умственного труда нельзя наблюдать внимательно или подробно, — писал Друкер в книге« Эффективный руководитель »1967 года.« Он должен руководить собой ».

Акцент Друкера на автономии работников умственного труда имел смысл, поскольку не было очевидного способа деконструировать усилия, необходимые для новых важных рабочих мест середины века, таких как корпоративные исследования и разработки или рекламный копирайтинг, на последовательность оптимизированных последовательностей в стиле конвейера. шаги. Но на Друкера также повлияла политика «холодной войны».Он рассматривал творчество и инновации как ключ к опережению Советов. Ссылаясь на изобретение атомной бомбы, он утверждал, что научная работа такой сложности и неоднозначности не могла осуществляться с использованием жестких методов индустриальной эпохи, которые он сравнивал с централизованным планированием советской экономики. Он предположил, что будущие отрасли промышленности должны будут работать «локально» и «децентрализованно».

Чтобы поддержать свой акцент на автономии работников умственного труда, Друкер представил идею управления по целям, процесса, в котором менеджеры сосредотачиваются на постановке четких целей, но детали того, как они достигаются, оставлены на усмотрение отдельных лиц.Эта идея чрезвычайно важна и редко обсуждается. Вот почему современный офисный работник завален количественными ежеквартальными целями и мотивирующими заявлениями о миссии, но почти не получает указаний о том, как на самом деле организовать эти усилия и управлять ими. Таким образом, во многом благодаря Друкеру в 2004 году, когда Мерлин Манн оказался подавленным своей работой, он принял как должное, что решение своих проблем будет найдено в оптимизации его личных привычек.

По мере того, как популярность 43 папок росла, росло и влияние Манна на мир онлайн-производительности.Одним из достижений этого периода стало новое организационное устройство, которое он назвал «хипстерский КПК». Карманные устройства до появления смартфонов, такие как Palm Pilot, часто назывались «персональными цифровыми помощниками»; хипстер П.Д.А. был гордо аналогом. Инструкции по его изготовлению были очень простыми: «1. Возьмите пачку каталожных карточек размером 3×5 дюймов. 2. Скрепите их вместе зажимом для бумаг. 3. Шага 3 нет ». «Устройство», как предположил Манн, было идеальным для реализации GTD: верхняя учетная карточка могла служить входящим ящиком, где задачи можно было записывать для последующей обработки, а цветные карточки в стопке могли действовать как разделители для организации задач по проект или контекст.В статье 2005 года в газете Globe and Mail отмечалось, что Ян Кэпстик, пресс-секретарь Новой демократической партии Канады, владел хипстером P.D.A. вместо BlackBerry.

Так же, как G.T.D. становился все более популярным, однако рвение Манна к собственной практике начало угасать. Переломный момент в его творчестве наступил в 2007 году, вскоре после того, как он выступил с речью об управлении электронной почтой перед переполненной аудиторией в штаб-квартире Google в Маунтин-Вью. Основываясь на классической идее продуктивности о том, что офисный работник не должен касаться одного и того же листа бумаги более одного раза, Манн изложил новый метод быстрой обработки электронной почты.В этой системе вы должны прочитать каждое электронное письмо только один раз, а затем выбрать из ограниченного набора параметров — удалить его, ответить на него, отложить его (переместив в папку сообщений, требующих длинных ответов), делегировать его или «Делать» это (извлекая и выполняя действие в его ядре, или захватывая его для последующего внимания в системе, подобной GTD). Цель заключалась в том, чтобы механически применять эти правила до тех пор, пока ваша стопка цифровых сообщений не опустеет. Манн назвал свою стратегию Inbox Zero. После того, как Google загрузил видео с его выступлением на YouTube, этот термин вошел в обиход.Редакторы начали расспрашивать о продаже книг.

Вскоре после этого Манн опубликовал саморефлексивное эссе «43 папки», в котором показал растущее недовольство миром личной продуктивности. Он предположил, что принцип продуктивности становится непостижимой и усложняющей самоцелью — составление списков как «культ карго», а настройка системы — как пристрастие. «Более чем несколько дней я задавался вопросом, чего именно я пытался достичь», — писал он. Частично проблема заключалась в рекурсивном качестве его работы.Усовершенствование своей системы продуктивности, чтобы он мог более эффективно вести блог о продуктивности, заставил его почувствовать себя так, как будто его «швыряет угрожающее устройство Руба Голдберга» его собственной разработки; временами он говорил: «Я думал, что схожу с ума». Он также задавался вопросом, действительно ли подход, которого он придерживался, на самом деле помог решить его разочарование. Ему казалось, что можно реализовать множество лайфхаков, основанных на G.T.D., не чувствуя себя «более компетентным, стабильным и живым».Он прибирался в доме, удаляя посты. На новой странице «О нас» объяснялось, что 43 Folders больше не является блогом о продуктивности, а «веб-сайтом, посвященным поиску времени и внимания для наилучшей творческой работы».

Аудиокнига недоступна | Audible.com

трещать:

Evvie Drake: более
,
Роман ,
К: Линда Холмс ,
Рассказывает: Джулия Уилан, Линда Холмс ,
Продолжительность: 9 часов 6 минут
, Несокращенный

Общий ,
4.5 из 5 звезд , 5 304 5,304 оценок,
Представление ,
4.5 из 5 звезд , 4 744 4744 оценки,
История ,
4.5 из 5 звезд , 4 728 4728 оценок,

В сонном приморском городке в штате Мэн недавно овдовевшая Эвелет «Эвви» Дрейк редко покидает свой большой, мучительно пустой дом почти через год после гибели ее мужа в автокатастрофе.Все в городе, даже ее лучший друг Энди, думают, что горе держит ее внутри, а Эвви не поправляет их. Тем временем в Нью-Йорке Дин Тенни, бывший питчер Высшей лиги и лучший друг детства Энди, борется с тем, что несчастные спортсмены, живущие в своих худших кошмарах, называют «ура»: он больше не может бросать прямо, и, что еще хуже, он не может понять почему.

3 из 5 звезд
Что-то заставляло меня слушать….
К Каролина Девушка на 10-12-19

Дэвид Аллен из книги «Как добиться успеха, если качество превыше количества»

Автор и консультант Дэвид Аллен впервые опубликовал свою отличительную книгу « Как добиться успеха» в 2001 году, и она актуальна и сегодня.Это отчасти манифест и отчасти руководство с подробными инструкциями о том, как добиться цели. Методология Аллена, на которую обычно ссылаются в GTD (его торговая марка — Getting Things Done® и GTD®), гласит, что для повседневной жизни и эффективной работы нам нужна система, которая позволяет нам выгружать все идеи, крутящиеся в нашей голове, и их где-нибудь, кому мы доверяем, будь то на бумаге или в цифровом эквиваленте.

Суть процесса GTD не имеет ничего общего с выполнением его пяти шагов или выполнением большего с меньшими затратами.Скорее, мы обретаем ясность, когда разгружаем наши мысли, и благодаря этой ясности мы можем полностью сосредоточиться на том, что мы делаем. В этом интервью, сделанном с помощью видеозвонка из своего дома в Амстердаме, Аллен размышляет об обещаниях повышения личной продуктивности и о том, что это дает людям на личном и человеческом уровне.

Getting Things Done® и GTD® являются зарегистрированными товарными знаками компании David Allen.

Джилл Даффи: Я хотела спросить о том, как личная продуктивность становится все более и более важным аргументом в пользу продуктов не только в сфере программного обеспечения для бизнеса, но и для отдельных потребителей.На что люди пытаются прицепиться, когда им обещают повышение производительности? Что это значит для кого-то на эмоциональном уровне?

Дэвид Аллен: Суть в том, что я не знаю. У меня есть обоснованное предположение. Движение самопомощи с самого начала стало таким популярным. Во-вторых, растет число людей, которые чувствуют себя разбитыми и которым может потребоваться помощь, чтобы преодолеть их безумный мир стресса и возможностей.

[Что касается того, что он обещает], я могу себе представить больше возможностей.В том, что производит мои вещи, есть тонкость, а не время; это пространство. Больше места. Вам нужно больше места в голове.

Не нужно времени , чтобы иметь хорошую идею, или быть более творческими, или новаторскими, или присутствовать, или проявлять любовь. Это не требует времени, но они занимают комнату . Так что, если вы отвлечены, если ваш мозг крутится вокруг трех встреч или какой-то серьезной проблемы, трудно быть креативным, новаторским, настоящим, стратегическим или любым из этих хороших вещей.

Моя методология создает пространство. Как люди его используют, так же разные, как и люди.

Люди видят так много потенциальных возможностей. Будь то мир стартапов — «О, боже, я мог бы заработать миллиард долларов, но мне все равно будет 21 год!» или что-то в этом роде — из-за мифа об этом успехе и реальных возможностей, связанных с этим, я думаю, что конкурентное преимущество является такой же его частью, как и все остальное.

В то же время, совместите это со стандартами тысячелетия: «Эй, я просто хочу хорошего качества жизни.Мне не нужно зарабатывать больше денег. Я хочу заниматься йогой в девять часов утра и отправлять электронную почту в одиннадцать часов вечера. Не ограничивай меня. Я буду очень продуктивен, но я сделаю это в свободное время и свободное время, спасибо тебе большое ».

Не нужно времени, чтобы иметь хорошую идею или быть более творческий, или новаторский, или присутствующий, или любящий. Но для этого нужно место.

JD: Это интересно. Это говорит о том, что повышение продуктивности позволяет людям вести более разнообразную жизнь.С открытием пространства мозга, с открытием времени, не обязательно, что вы можете делать больше в русле того, что вы уже делаете, но это также дает вам возможность делать другие вещи.

DA: Конечно. У нас был большой опыт интрапренериализма, предпринимательства, стартапов и всего прочего. И что касается вашего мнения, люди говорят: «Я хочу начать свою вторую карьеру, пока я все еще занимаюсь этой. Я хочу знать, как сделать это на следующем концерте.«Или« Мне нужно начать это делать »или« Я хочу написать великую книгу ». Но если вы находитесь в кризисе, вы сосредоточены только на том, чтобы справиться с кризисом. Если у вас нет кризиса, тогда все демоны устремляются насквозь. «О, боже, есть семинар, на который я мог бы пойти! Я должен заниматься йогой! Я мог разрабатывать программное обеспечение! Мне нужно написать книгу! »В наши дни люди испытывают стресс, связанный с возможностями, потому что существует такое открытое поле и такой глобальный мир сейчас.

Все, что вам нужно сделать, — это поискать в Интернете пару минут найти работу где угодно, чем угодно.Я думаю, что отчасти это тоже часть этого.

Но я должен вам сказать, у меня были проблемы с продажей продуктивности в течение 35 лет!

JD: Что вы имеете в виду?

DA: Ну давай. Я решаю проблему, о которой большинство людей не знают. «Как сделать дело» — это не столько о том, чтобы что-то сделать; это о том, чтобы быть должным образом вовлеченным в свою жизнь, чтобы вы могли присутствовать во всем, что вы делаете.

Больше всего в GTD интересуются люди, которым это нужно меньше всего.Они уже самые продуктивные, позитивные, творческие, стратегические, крутые, дальновидные люди! Для меня хорошая новость в том, что мне пришлось иметь дело с одними из лучших в мире. Плохая новость в том, что люди, которым это действительно нужно, даже не думают, что они им нужны.

В чем стратегическая ценность чистого пространства?

В любом случае, я не специалист по маркетингу. Как бы то ни было, GTD действительно достигает людей, но создает влечение к определенному типу людей, и они уже знают ценность систем. Они уже пробовали системы.А их собственная продуктивность и креативность [происходят] из-за того, что они выбрасываются из зоны комфорта.

JD: Я думаю, что жанр самопомощи часто просто положителен для людей. Люди хотят, чтобы им говорили, что то, что они уже делают, правильно или ценно.

DA: Ага.

JD: Я хочу перейти к разговору о внимательности и медитации. Кажется, что каждые 20 или 30 лет он снова всплывает, и интерес к нему возобновляется.Есть ли у вас какие-либо мысли о том, почему медитация и осознанность нашли отклик у людей, которые так вкладываются в личную продуктивность и добиваются высоких результатов?

DA: Я думаю, это связано с ценностями и стандартами … Я бы сказал «новое поколение», но это не по возрасту. Это люди, которые больше ценят качество жизни, чем количество. Это, безусловно, звонит в колокол многим из нас. В следующем месяце мне исполнится 73 года, так что я нахожусь на переднем крае бума. И бумеры были в этом навсегда.

Теперь они заработали деньги и вышли на пенсию. Конечно, они собираются съездить на ретрит и 10 дней молчать на Бали. Если они могут себе это позволить, то какого черта? У них все еще есть некоторые из этих стандартов.

Миллениалы и все, что будет называться следующим поколением, больше ориентируются на качество, а не на количество.

JD: Практикуете ли вы осознанность, медитацию, йогу?

DA: Конечно. Ага. Я занимаюсь этим 50 лет.

JD: Как это помогает вам сосредоточиться на качестве, а не на количестве, или найти какой-то другой баланс?

DA: Если вы читали какую-либо новую литературу по когнитивной науке за последние 10 или 15 лет, одна из вещей, которые она подтвердила, — это то, что вашему мозгу нужен отдых! Вам нужно перестать думать!

Вы можете сосредоточиться и думать максимум четыре часа в день. Это когнитивная мышца, которая изнашивается так же, как и другие ваши мышцы. Если вы читали книгу Баумейстера и Тирни «Сила воли», то усталость от решений — это реальная вещь.Не пытайтесь заставить себя сделать [что-нибудь, что могло бы стать изменением] привычки после пяти часов дня, если вам пришлось принять много решений ранее в тот же день. У тебя не осталось мышц. Ты тост.

Понимание того, что вам нужны перерывы — что ваш мозг должен сломаться, остановиться, помечтать и позволить себе быть спонтанным — теперь подтвержденная когнитивной наукой информация.

Сон на вещах — лучший способ решения проблем, потому что он позволяет бессознательному устанавливать связи, которые обходят вашу сознательную обусловленность.

Сейчас об этом много данных. Я знаю это много лет. Помогает отдыхать, расслабляться, позволять мозгу ни о чем не думать. Я просто думал, что мне лень из-за того, что я любил вздремнуть и любил ни о чем не думать. Теперь я понимаю, что я просто когнитивно умен! [Смеется.]

Вашему мозгу нужен отдых! Вам нужно перестать думать!

Я называю это стратегической ценностью свободного пространства. Я имел дело с некоторыми крупными руководителями. Одна из них, его главная претензия, заключалась в том, что каждому из его руководителей нужно больше времени на размышления.Они обвиваются вокруг акселя, забираются в сорняки, а затем теряют концентрацию, теряют все, что им нужно. Для медитации есть очень практическая причина.

JD: Я хотел спросить об этой концепции людей, которые не всегда следуют GTD до упора. Люди заимствуют у него, меняют, адаптируют. Я люблю это. Когда я читаю блоги разных людей и инструкции о том, как они используют GTD с определенным приложением или в своей жизни, возникает реальное ощущение, что каждый должен взять те части, которые работают, следовать базовым принципам и адаптировать их.Приняли ли вы за эти годы собственное использование GTD в своей жизни, и если да, то как?

DA: Не совсем, кроме типичной адаптации, например, некоторые списки работают лучше, чем другие, поскольку мой образ жизни меняется. Например, было полезно иметь онлайн-список @computer в дополнение к офлайн-списку @computer. Я много летаю в самолетах, и если нет хорошего Wi-Fi, приятно не смотреть на все остальное. У меня есть список @computer для творческого письма, отдельный от другого списка @computer, потому что мои творческие писательские действия, как правило, затрудняют мои деловые действия, если я помещаю их в тот же список.Вот такие маленькие хитрости.

Поскольку GTD не зависит от системы, вы должны сразу же настроить его с точки зрения того, как вы его используете, и какие списки вы используете. Это действительно забавно, как много людей возвращаются примерно через три года и говорят: «Дэвид, в итоге я получил то, с чего ты предложил начать». Аплодирую людям. Я говорю, идите по всяким кроличьим тропам, если хотите, но я увижу вас, когда вы вернетесь.

JD: Может быть, людям нужно почувствовать, что они сами все поняли.

DA: Может быть.

Моя работа — педагог, а не мотиватор. Я не мотивационный оратор. Я действительно педагог и исследователь. Вам нужна ясная голова? Вот самый быстрый и простой способ сделать это. У вас есть более простой и быстрый способ прояснить это? Поделись со мной. Я проверю это, и если это правда, я научу этому в следующей книге.

Но ничего не изменилось. Мы только что опубликовали Getting Things Done for Teens , и никакой разницы в методологии нет.Генеральному директору необходимо освободить свой пакет и решить, что делать со всеми полученными заметками и визитными карточками. Девятилетнему ребенку просто нужно выгрузить свой рюкзак и убедиться, что мама получила вещи, которые ей нужно подписать. Тот же принцип, только другое содержание.

Основы станут универсальными через 100 лет. Если вы летите на Юпитер, вам все равно понадобится корзина In. Вам по-прежнему понадобятся следующие действия для действий, требующих выполнения. Вам по-прежнему понадобится список проектов, чтобы оставаться в стороне.Вам по-прежнему понадобится способ отслеживать вещи, которые вы ждете, чтобы вернуться от людей. Вам все равно нужно будет все это пересматривать и обновлять не реже одного раза в неделю, чтобы вы не отставали от графика и в конечном итоге не увлекались последними и самыми громкими. Это универсально. Это не изменится. Это не изменится.

Пока у вас ясная голова, в вашей голове нет ничего, кроме того, что вы хотите . А потом вы это делаете.

И это еще один момент, который вы хотели обсудить, а именно: «Какие заблуждения люди имеют о продуктивности?» Самым большим заблуждением является то, что они думают, что это означает работать усерднее, быстрее, дольше, больше.Да, иногда приходится прижиматься к рулю плечом, но на самом деле дело не в этом. На самом деле речь идет о возможности создать подходящее пространство и создать соответствующую ясность, чтобы вы присутствовали во всем, что делаете. Это лучший способ приготовить спагетти, ударить мячом для гольфа или кого-нибудь поджечь. Неважно, что ты делаешь. Просто присутствие — это оптимальное продуктивное состояние.

JD: Различаете ли вы формулировку продуктивности и личной продуктивности? Я замечаю, что иногда, когда я говорю друзьям, что пишу о производительности, они говорят: «Вы имеете в виду соотношение затрат и результатов в национальном масштабе?» И я должен пояснить, что я имею в виду личную продуктивность.

DA: Ну, моя работа началась индивидуально, а затем она очень быстро повлияла на группы, команды и все предприятие. Если вся компания начинает прислушиваться к словарю GTD, тогда вы не начинаете встречи, не спрашивая: «Чего мы пытаемся достичь и в какое время сегодня?» В ходе обсуждения люди начинают спрашивать: «Итак, каков следующий шаг? Как мы собираемся решать? Кто это делает?» Это может изменить целую культуру! По моему опыту, принципы, применимые к личной продуктивности, совпадают с принципами продуктивности группы.

Если бы вы были частью группы или команды, я бы подошел и сказал: «Что сейчас привлекает внимание команды?» Тогда я сказал: «Отлично. Давайте бросим это на доску». Затем мы можем спросить: «Что это значит? Есть ли какой-нибудь проект вокруг этого? Мы собираемся его запечатлеть. Потом мы проясним это для команды. Затем мы собираемся организовать это: каковы ключевые части или ключевые компоненты и кому они принадлежат? А затем мы спросим, кому нужно проверять статус этого, и как часто и с какой рекурсией? Это шаг 4, обзор.

Пока у вас ясная голова, у вас в голове нет ничего, кроме того, что вы хотите.

То, что вам, вероятно, не удастся или не понадобится иногда, — это шаг «следующего действия», потому что тот, кто берет на себя ответственность за различные части, должен выяснить это сам.

Таким образом, личное приложение GTD значительно упрощает командное приложение.

JD: Я собирался спросить вас о переходе GTD от до мобильных телефонов и повсеместных вычислений к последующим, но я чувствую, что вы уже рассмотрели это, говоря о том, как GTD действительно укоренен в принципах освобождения места в твоей голове.

DA: В основном весь технический персонал — это просто менеджеры по спискам. Вы достаточно взрослые, чтобы помнить Palm Pilot?

JD: Да, безусловно.

DA: Какой это был замечательный менеджер по спискам. Это было так круто. Но, честно говоря, все они всего лишь менеджеры по спискам. Я работал с некоторыми из лучших и ярких людей на планете, чтобы попытаться увидеть, не будет ли следующий экспоненциальный скачок, который вы могли бы сделать в программном обеспечении для поддержки когнитивного мыслительного процесса и процесса поддержки принятия решений, и я ответил отрицательно.

Это слишком сложно. Вы все еще должны быть довольно трудоемкими, чтобы понять: «Для чего я использую Evernote? Нужно ли мне помещать это в Dropbox? И когда я отправляю электронное письмо, куда мне его копировать?» Пфф!

Что вам действительно нужно, так это идеальная приборная панель. Microsoft думала, что собирается создать приборную панель, но когда я ее увидел, это был просто способ добавить кучу всякой ерунды на домашний экран. Это не имело никакого отношения к вашему мыслительному процессу.

Итак, мы попробовали.Я действительно пробовал это с одними из лучших, с которыми вы когда-либо встречались, с точки зрения взгляда на то, что там было прямо сейчас, от Asana до Things до Omnifocus — со всеми различными инструментами, и все они просто менеджеры по списку с наворотами. А значит, все они хороши, если ими пользоваться.

Я все еще использую IBM Notes, но использую оверлей, который мой друг разработал для Notes, что делает работу с GTD немного интереснее. Другими словами, если я отправлю вам электронное письмо прямо сейчас и ожидаю, что вы ответите мне, я нажму только переключатель «Ожидание».Он автоматически помещает его в мой список ожидания, автоматически помещает в него ваше имя, автоматически ставит дату. Ага. Но нет ничего, что могло бы даже приблизиться к этому!

JD: У вас есть любимые приложения, которые не обязательно должны быть приложениями для GTD или даже для повышения производительности? Любые приложения, игры, веб-сайты, интересные вещи, которые вам нравятся, что-то, чем вы действительно увлекаетесь в последнее время?

DA: Чем я занимаюсь в последнее время? Не совсем. Для меня все так товарно.Пользуюсь Word, Excel, Snagit. Слава богу за Снагита. IBM Notes. По-прежнему нет ничего даже близкого к тому, что удалось создать и сделать в Notes. Жаль, что это закатные дни, потому что никто так и не получил. Никто не понимал, насколько это круто. Люди говорят: «Я сейчас в облаке!» Я работаю в облаке 20 лет, распространяю и зашифровываю. Двадцать лет! Как это круто?

Я использую The Brain, инструмент Харлана Хью. Это что-то вроде карты разума, но Харлан, который также является GTDer, сказал: «Послушайте, мне нужно разрабатывать программное обеспечение, потому что, когда я думаю об этом, это напоминает мне об этом, что напоминает мне об этом… «Итак, он создал программу, которая позволяет отслеживать все [эти связи] и иметь возможность восстановить их. Я мог бы прямо сейчас посмотреть на всех теннисистов, которых я знаю, или на всех врачей, которых я знаю. Но я также могу увидеть всех, кого я знаю, кто живет в Пало-Альто. Это способ иметь возможность вводить данные с родителями, братьями, сестрами и детьми в любой другой фрагмент данных, который вы туда вводите. Он накапливает все эти данные, а затем вы можете найти все, что связано

Мы используем Zoom, который нам сейчас нравится, лучше, чем Skype, лучше, чем он нравится другим.Я все еще использую Quicken. Не могу победить.

Я люблю слова с друзьями. Утром я так просыпаюсь: делаю следующий шаг. Я играю с людьми со всей планеты, которые играли, пока я спал.

Время от времени я играю в GO и FreeCell. Это меня отвлекает, когда мой мозг перегружен, но я хочу оставаться в сознании.

JD: Что-нибудь еще, чем вы хотите поделиться? Наша аудитория склонна заботиться об автоматизации приложений. Подобно тому, что вы описывали раньше: «Когда я отправляю электронное письмо, отметьте его, поставьте на нем дату… «, чтобы действия выполнялись автоматически.

DA: Я должен сказать, что ИИ и многое из того, что люди думали, что хотели встроить в приложения для повышения производительности, все еще не работают. У меня нет полной и полной системы, которой вы полностью и полностью доверяете, она не будет работать.

В конечном итоге у меня есть видение, что вы войдете в комнату, и ваша система скажет: «Привет, Джилл. «И он знает, что сегодня пятница, в три дня, дверь холодильника открывается и выходит пиво, потому что он знает, что вы любите пиво в три часа дня.Тебе не нужно его пить. Но это есть. Допустим, приближается день рождения вашего кузена. Внезапно ваш кузен появляется на голограмме. Вы нажимаете на него или на нее, и вы видите все, что им нравится, каждый подарок, который вы когда-либо получали, какое у них прозвище, чем они занимаются в жизни.

Объем поддержки принятия решений, который может быть доступен с использованием технологий, безграничен. Бесконечный!

Я думаю, это будущее технологий, а не нацистское ПО, которое автоматически отправляет электронное письмо, когда вы выполняете X, Y и Z.Я имею в виду, дай мне перерыв. Дайте мне возможность отправить такое письмо по электронной почте! Те, которые могут быть несколько ценными, должны будут предоставить вам подходящие варианты, но вам все равно нужно выбрать один. Он не подберет его за вас. Это не решит, что отправить маме. Вот почему это, в конечном счете, будущее, но его еще нет.

Но с точки зрения индивидуальной и личной продуктивности я мало что видел. Я дважды пытался создать программное обеспечение на основе GTD, и это не сработало.Один из них пришелся на период расцвета 1990-х годов. Мы создали несколько очень крутых вещей, но рынок был не готов к этому, и у нас не было средств, чтобы сделать это, как будто это действительно должно было быть сделано. И Palm и Outlook выиграли это место. После этого вы больше ничего не могли сделать.

Затем я работал с Intentional Software в Бельвью. Мы работали в течение трех лет, пытаясь понять, сможем ли мы создать приложение GTD, выходящее за рамки того, что было доступно в настоящее время. И ответ был: «А, еще нет».

JD: Не могли бы вы еще раз описать, какой, по вашему мнению, должна быть идеальная система? К чему снится, чтобы все работало вместе так, чтобы мы были…

DA: Мечта заключается в том, чтобы вся важная информация была привязана ко всей другой потенциально важной информации, которую вы, возможно, захотите видеть, когда работаете, и вам не нужно быть настолько трудоемким, чтобы сделать все такого рода связи. Если я говорю себе: «Мне нужно позвонить Джилл до вторника», я хочу иметь возможность нажать кнопку, сказать это, и она появится в моем списке вызовов, появится с вашим номером телефона. А во вторник в моем календаре появляется: «Дэвид, ты уже звонил Джилл?» Никто этого не делал! Мы сделали это в 1996 году, но сегодня для этого потребуется так много программного кода, и вам также понадобится эта команда и интегрированная система с календарем, электронной почтой и всем остальным, чтобы все было в одной системе. .А затем вы могли бы настроить его так, чтобы вы могли видеть его так, как вы хотели его видеть. Это в идеале.

Интервью проведено 14 ноября 2018 г.

Фото любезно предоставлено Дэвидом Алленом.

Как сделать что-то, Дэвид Аллен

Чтобы сделать что-то, нужно два основных компонента: определение (1) того, что «сделано» означает (результат), и (2) того, как выглядит «действие» (действие) ».
Дэвид Аллен, Как сделать все: искусство продуктивности без стресса

В книге «Как сделать дело» Дэвид Аллен представляет свою методологию продуктивности, которая меняет ваш подход к личной и профессиональной жизни.Метод Getting Things Done (GTD) помогает организовать календарь, задачи и приоритеты таким образом, чтобы можно было управлять работой.

Как восходящий метод, преимущество системы Getting Things Done заключается в том, что вы знаете, над чем вы сейчас работаете и что планируете делать дальше. GTD помогает вам перемещать мысли из головы в вашу систему, чтобы направить ваши умственные способности на работу.

Искусство доводить дело до конца

В первой части дается обзор системы «Начало работы» и объясняется, что делает ее уникальной, своевременной и функциональной.

Новая практика для новой реальности

Три ключевые цели для достижения цели

Захватите из головы все, что может потребоваться или полезно сделать в организованной и надежной системе.
Принимайте внешние решения относительно ваших «входов», чтобы создать перечень «следующих действий», которые можно реализовать или изменить.
Курируйте и координируйте всю эту работу в рамках обязательств, которые вы имеете перед собой и другими.

Четыре П методологии

Задача : «Люди улучшили качество жизни, но в то же время они увеличивают свой уровень стресса, беря на себя больше, чем у них есть ресурсы, чтобы справиться.”
Обещание : Вы будете делать дела и работать на высшем уровне, чувствуя себя спокойными, сосредоточенными и эффективными в работе.
Принцип : «Больше всего стресса возникает из-за ненадлежащего управления обязательствами, которые они берут на себя или принимают».
Процесс : «Ключ к управлению всем вашим персоналом — это управление вашими действиями», а не вашим временем, информацией или приоритетами.

Требования к управлению обязательствами

Выбросьте это из головы.Все, что считается незавершенным, должно быть зафиксировано в инструменте сбора или в надежной системе за пределами вашего мозга, чтобы регулярно возвращаться к ней и разбираться.
Разъясните, в чем заключаются ваши обязательства, и решите, какие действия вы предпримете, чтобы добиться прогресса в их выполнении.
Решите, какие действия вам нужно предпринять дальше, и храните напоминания о них в системе, которую вы регулярно просматриваете.

Открытые петли

«Открытые петли» должны надлежащим образом контролироваться:

Открытые петли — все, что не принадлежит тому месту, где оно есть, таким, как оно есть, привлечет ваше внимание, если оно не будет должным образом управляться;

Открытые циклы контролируются либо:

Горизонтально — поддерживает контроль над всеми действиями, в которых вы участвуете; повседневная деятельность
Вертикально — управляет мышлением, разработкой и координацией отдельных тем и проектов; в порядке больших целей

Пять этапов освоения рабочего процесса

Существует горизонтальный пятиэтапный метод управления рабочим процессом:

Захватите то, что привлекает ваше внимание .Запишите, запишите или соберите эти вещи в свои ведра для сбора.
Разъясните, что означает каждый элемент, и поместите его туда, где он находится . Решите, можно ли применить действие для определения следующего действия или нет, чтобы удалить, отложить или сохранить его.
Организуйте результаты так, чтобы сосредоточить внимание на мышлении более высокого уровня . Разместите напоминания о категоризированном контенте в соответствующих местах.
Reflect, чтобы ваша система работала . Регулярно проверяйте все компоненты вашей системы, чтобы восстановить контроль и сосредоточиться.
Решите, что делать . Принимайте решения о действиях с ясностью и уверенностью в своей системе.

Пять этапов планирования проекта

Существует вертикальный пятиэтапный метод планирования проектов, основанный на том, как работает ваш мозг:

Определение цели и принципов :
1. Цель — Вот почему вы делаете проект, в том числе спрашиваете, почему, определяете успех, стандартизируете процесс принятия решений и согласовываете ресурсы.
2. Принципы — это стандарты поведения при выполнении проекта.
Видение результата : Представление того, какой или конечный результат вашего проекта, и определение того, как выглядит успех.
Мозговой штурм : Случайное обдумывание идей для выполнения вашего проекта, которое возникает. Вы можете делать снимки с помощью карты разума, которая представляет собой графический способ представления ваших идей.
Организация : Организация действий, последовательностей и приоритетов в вашем проекте.При нанесении на карту вы можете наблюдать существующие категории, связи и детали.
Определение следующих действий : Решение, что делать дальше в проекте, используя имеющиеся у вас ресурсы. Этот шаг может включать следующие шаги для действий или процесса планирования.

Внедрение системы «Getting Things Done»

В этой части показано, как реализовать систему «Getting Things Done». Это ваш индивидуальный пошаговый инструктаж по детальному применению моделей.

Начало работы: настройте время, пространство и инструменты

Когда мы сосредоточим внимание на правильных вещах в нужное время, мы станем более эффективными. У вас должно быть время, место и инструменты для внедрения системы Getting Things Done.

Время

Выделите для этого процесса примерно два полных дня, предпочтительно в выходные или праздничные дни. На этот раз должна быть глубокая работа, непрерывная и целенаправленная.

Пространство

Выберите физическое рабочее пространство, которое будет выделено, индивидуально и автономно дома, на работе и даже в пути.У вас должно быть достаточно места для поверхности для письма и инструментов.

Инструменты

Реализуйте метод, используя следующее:

Основные инструменты обработки включают как минимум три лотка для бумаги, бумагу для писем, письменные принадлежности, липкие заметки, скрепки, степлер, скотч, резиновые ленты, автоматические этикетировщики и мусорное ведро.
Органайзеры можно использовать, если они помогут вам создавать списки и управлять ими.
Файловые системы предоставляют отличный способ управления справочными файлами, которые являются быстрыми, функциональными и интересными для захвата.Вы должны организовать систему в буквенно-цифровом порядке, чтобы упростить добавление файлов и папок, соответствующие метки и хранение всех ваших данных. Кроме того, вы должны регулярно просматривать и удалять ненужные файлы.

Захват: загоните в угол свои «вещи»

Когда мы захватим все, что привлекает наше внимание, мы будем контролировать, присутствовать и сосредоточиться на наиболее важной работе. Успешный захват включает в себя следующее:

Содержите открытые петли в системе захвата и из головы.
Используйте необходимое количество ведер для улавливания.
Регулярно опорожняйте ловушки.

Мы хотим собрать эти вещи в одном месте или «в» ведре. Процесс сбора состоит из двух частей:

Physical Gathering

Physical Gathering — действие по сбору всех физических вещей в вашу «внутреннюю» корзину, которые неуместны в вашей среде

Часто сохраняйте — использованные расходные материалы, справочные материалы, украшения и оборудование.
Проблемы , с которыми вы можете столкнуться, включают:
- Слишком большой : Опишите элемент на листе бумаги, поставьте дату и добавьте во входной лоток.
- Слишком много: создавайте стопки вокруг входного лотка.
- Хлам : Немедленно выбросьте предмет.
К местоположениям относятся ваш рабочий стол, ящики стола, столешницы, шкафы, полы, стены, книжные полки, оборудование, мебель и т. Д.
Цифровые элементы , такие как загруженные файлы, электронные письма или голосовые сообщения, можно распечатать и добавить в ваше «внутреннее» ведро.

Mental Gathering

Mental Gathering — действие по очищению вашего разума от того, что привлекает ваше внимание

Захватите каждую мысль, идею, проект или вещь, которая привлекает ваше внимание, отдельно на бумаге или в цифровом приложении .
Триггерный список : Дэвид Аллен включает список, который поможет вам вспомнить то, что вы забыли.

Уточнение: перейти от «внутрь» к пустому

Мы не хотим хранить что-либо в «ведре» в течение неопределенного периода времени.Таким образом, мы будем обрабатывать «входящую» корзину и регистрировать шаги действий в персональной системе напоминаний в цифровом виде или в записной книжке.

Руководство по обработке

Сначала обработайте верхний элемент. Все обрабатывается одинаково, поскольку «процесс» не означает «тратить время».
Обрабатывать по одному элементу за раз. Сосредоточенность на чем-то одном заставляет внимание, необходимое для принятия решения о действиях.
Никогда ничего не кладите обратно в «вход». Решите, что делать с товаром, чтобы вы не использовали станцию обработки в качестве складского места.

Что делать дальше?

Невозможность принятия мер : Никакие действия не могут быть предприняты.
- Корзина : Удалите ненужные, бесполезные или доступные из Интернета или других источников элементы.
- Инкубационные элементы : отложите действие, записав эти элементы в список «Когда-нибудь / Может быть», создав напоминание в календаре или сохранив файл «Ожидание».
- Справочные материалы : Сохраните эти элементы в работоспособной файловой системе на физическом носителе или в цифровых приложениях.
Действие : Спланируйте и определите физическую активность, необходимую для принятия решения о следующем действии.
- Сделай это , если действие занимает менее двух минут. Правило двух минут — это ограничение эффективности, так как требуется больше времени, чтобы сохранить и отследить порок товара, предпринявшие немедленные действия.
- Делегируйте это , если вы не самый подходящий человек для принятия мер. Вы можете написать по электронной почте, отправить заметки, текстовое сообщение или обсудить этот вопрос с соответствующим человеком.
- Отложить в свою организационную систему как вариант для работы, чтобы сделать это позже. Запишите эти действия и добавьте их в файл «Ожидание», чтобы организовать их позже.

Проекты

Проект — любой результат, к достижению которого вы стремитесь, потребует более одного шага действия для выполнения открытые петли

Начало завершения : ознакомьтесь с нашим кратким изложением статьи «Начать завершение», чтобы приступить к работе над проектами.

Организация: установите правильные сегменты

«Что это значит для вас?» Организованность означает, что расположение предмета соответствует его значению для вас. Организация Getting Things Done позволяет снизить когнитивную нагрузку и сосредоточить внимание на мышлении более высокого уровня.

Для организации все, что вам нужно, это списки и папки:

Списки — отслеживайте общий инвентарь активных обязательств, включая проекты, когда-нибудь / возможные и следующие действия.
Папки — содержат справочные материалы и вспомогательную информацию для активных проектов.

Существует семь категорий организаций, которые следует отличать друг от друга для обеспечения ясности.

Действующая организация

Действия и информация календаря : Содержит действия, которые должны быть выполнены в определенный день, в определенное время и / или как можно скорее. В календаре отображаются выделенные вами временные блоки, в которые вы можете выполнять остальные действия.
Список следующих действий : отслеживает те действия, которые необходимо выполнить как можно скорее. Этот список должен быть организован по контексту, необходимому для действия, например по инструментам, местоположениям или ситуациям. Вы можете использовать исходный предмет, например, бумагу или электронное письмо, в качестве напоминания о действии.
Список ожидающих : отслеживает действия или результаты для других людей, чтобы напомнить вам, чего вы ждете и от кого. Этот список полезен при встрече с кем-либо, кто должен предоставить вам результаты.

Организация проекта

Список проектов : индексирует открытые циклы, чтобы предоставить вам полный обзор, чтобы убедиться, что все шаги действий были определены для всех ваших проектов. Этот список поможет вам получить контроль и сосредоточиться, снять давление, проводить еженедельные обзоры и управлять отношениями.
Материалы для поддержки проекта : Поддерживает ваши действия и идеи по поводу ваших проектов, но не напоминает вам о том, что делать. Вы можете обрабатывать их либо в цифровом виде в приложениях для заметок, электронной почты или баз данных, либо физически в файлах или записных книжках.

Недействующая организация

Справочные материалы : систематизируется в простую библиотеку данных, которую легко найти. Вы должны решить, сколько оставить, с учетом ваших потребностей или предпочтений и упорядочить по общей ссылке, широкой категории, менеджеру контактов или библиотеке.
Список когда-нибудь / может быть : содержит проекты, навыки, опыт и идеи, которые вы хотите реализовать в будущем, но не настолько срочны, чтобы делать это прямо сейчас.Эта категория дает волю вашему творчеству, чтобы придумывать крутые идеи, не привязываясь к ним.

Контрольные списки

Контрольные списки — рецепт для проектов, рабочих процессов и процедур, событий и областей ценностей, интересов и ответственности; Предоставьте элементы для проверки или просмотра, чтобы убедиться, что вы что-то не упускаете.

Размышление: продолжайте делать все, что нужно, в рабочем состоянии системы

После организации вашей системы процесс проверки позволит вам управлять и поддерживать свою систему.Это поможет вам иметь целенаправленное и проактивное мышление в отношении того, что нужно делать. Reflection решит две важные проблемы:

На что вы во всем этом смотрите и когда?

Daily Review — процесс проверки следующего:

Calendar : просматривайте и выполняйте свои обязательства, относящиеся к конкретному дню и времени.
Список следующих действий: Просмотрите возможные действия, которые вы могли бы сделать в вашем текущем контексте, учитывая ваше местоположение, обстоятельства или когда вы с вашим начальником или партнером.

Что вам нужно делать и как часто?

Эти более подробные обзоры гарантируют, что все это работает как единая система, позволяя вам думать и управлять на более высоком уровне.

Еженедельный обзор — процесс управления рабочим процессом включает в себя сбор, уточнение, организацию и анализ всех ваших невыполненных обязательств, намерений и наклонностей:

Get Clear : Обработайте все ваши собранные заметки, документы, электронные письма, мысли и т. д.
Получить текущий : Просмотрите свои списки ориентации, а затем обновите и заполните их.
Get Creative : Автоматическое генерирование идей и точек зрения, которые повышают ценность.

Обзоры «в целом» — процесс прояснения видения, ценностей и более широких целей, которые влияют, ставят под сомнение и определяют приоритеты ваших решений

Вовлечение: выбор лучших действий

Во-первых, доверяйте своей интуиции, когда вы решают, что делать в любой момент.Кроме того, три модели принятия решений помогут вам в выполнении задач:

Модель с четырьмя критериями для выбора действий в данный момент

В этой модели обсуждается работа, которую вы должны выполнить прямо сейчас:

Контекст : Сортировка списков по контексту (местоположению или инструментам), чтобы вы не задавались вопросом, над чем работать.
Доступное время : Используя календарь и часы, вы можете сопоставить свои действия с имеющимися у вас временными периодами.
Доступная энергия : Составьте список задач, которые необходимо выполнить с небольшими умственными или творческими усилиями.
Приоритет : Принимайте осознанные решения, основанные на ваших обязанностях, отношениях, целях и ценностях.

Тройная модель для оценки повседневной работы

В этой модели обсуждается работа, которую вы выполняете в течение дня:

Выполнение заранее определенной работы , которая берется из ваших списков действий.
Выполняется работа по мере ее появления , которая изначально не планировалась. Вы можете просмотреть свою предопределенную работу, чтобы выяснить, где вы можете вписаться в эту неожиданную работу.
Определение вашей работы , которое приходит из ваших входных данных, чтобы выяснить, что с ними нужно сделать в данный момент или позже.

Шестиуровневая модель для анализа вашей работы

На практике вам следует просматривать снизу вверх, чтобы начать с деталей и с них сфокусироваться. Вы хотите оценить, соответствует ли то, что вы делаете, вашим приоритетам.

Земля: Текущие действия перечислены в ваших списках действий, чтобы понять ваши ближайшие приоритеты.
Horizon 1: Текущие проекты перечислены в вашем списке проектов, каждый из которых имеет объективные результаты и следующие действия.
Horizon 2: Сферы внимания и подотчетности — это ваши профессиональные обязанности как на работе, так и лично с вашей семьей, обществом и вами.
Horizon 3 : Цели от одного до двух лет — это краткосрочные цели вашей работы.
Horizon 4 : Долгосрочные планы — это среднесрочная перспектива вашей карьеры и личного состояния.
Horizon 5 : Life — это цель вашей жизни, а также способ максимизировать ваше самовыражение и влияние.

Получение контроля над проектами

После изучения горизонтальных методов решения задач эта глава поможет вам вертикально спланировать свои проекты. Есть несколько советов, которые помогут вам планировать естественно и неформально, чтобы способствовать творчеству.

Проекты планирования

Есть два типа проектов, которые требуют некоторой деятельности по планированию:

Те, которые по-прежнему привлекают ваше внимание даже после определения следующих действий .Эти проекты требуют этапов планирования: мозгового штурма и организации, организации встреч и сбора информации.
Те, у кого могут быть неожиданные практические идеи и вспомогательные детали . В этих проектах должно быть место для захвата идей для последующей обработки.

Инструменты и структуры

У вас должны быть отличные инструменты для фиксации случайных идей, которые появляются:

Thinking Tools : Использование корпоративных приложений может породить прекрасные идеи.
Письменные принадлежности : Их наличие под рукой поможет вам быстро фиксировать мысли.
Вспомогательные структуры : Сохраняйте и систематизируйте свое проектное мышление в файлах, записных книжках, цифровых приложениях и т. Д.

Сила принципов доведения дел до конца

В этой части описываются более тонкие и глубокие результаты, которые вы можете ожидайте, когда вы включите метод «Приступая к делу» в своей работе и жизни.

Привычка захвата

Что касается захвата, вы можете чувствовать себя перегруженным делами, особенно когда вы нарушаете обязательства перед собой.Работайте с соглашениями как таковыми:

Не заключайте соглашение : Скажите «нет», поскольку вы должны принимать только те обязательства, которые вам необходимы или которые вы хотите выполнить.
Завершите Соглашение : Делайте это, поскольку выполнение дел заставит вас почувствовать себя выполненным.
Пересмотреть соглашение : Измените его, поскольку вы не нарушаете обязательства, изменяя исходные условия.

Решение о следующих действиях

«Что делать дальше?» Принятие этого решения дает несколько преимуществ:

Ясность : Указывает, что будет сделано, кто будет это делать и когда это будет сделано.
Подотчетность : Назначает ответственных за ход выполнения действия.
Производительность : Увеличивает производительность, когда следующее действие известно и выполняется немедленно.
Расширение прав и возможностей : Повышает уверенность в себе и самооценку, когда вы чувствуете себя успешным.

Ориентация на результат

Воображение может помочь людям в достижении их целей, поскольку сужает их фокус и способность выполнять необходимые действия. Когда вы знаете, почему и у вас есть видение того, куда вы хотите пойти, это поможет вам понять, что или какие действия необходимо предпринять для реализации этого видения.

Путь к мастерству

Существует три уровня мастерства «Как добиться успеха»:

Применять основы управления с помощью рабочего процесса «Готовить дела»;
Внедрить высокоуровневую и более интегрированную систему для целостного управления жизнью;
Используйте навыки, чтобы освободить место и добиться цели, чтобы выразить себя, найти смысл и принести пользу миру.

Следующие шаги

Когда вы используете возможности Getting Things Done, вы можете создать систему продуктивности, которая поможет вам справиться с работой в личной и профессиональной жизни.Кроме того, я надеюсь, что вы вдохновитесь на создание собственной копии Getting Things Done.

Если у вас есть дополнительные вопросы или вам нужна дополнительная помощь, оставьте комментарий ниже или отправьте мне электронное письмо. Кроме того, если вы хотите больше контента для Process Hacker, вам следует подписаться на нашу еженедельную рассылку новостей о производительности, привычках и ресурсах.

НАЧАЛО РАБОТЫ: ИСКУССТВО ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ БЕЗ СТРЕССА

Дэвид Аллен в своей книге Getting Things Done: Искусство продуктивности без стресса разработал метод , чтобы помочь менеджерам и всем, кто чувствует, что перегружен постоянно растущей рабочей нагрузкой, оставаться на плаву на работе.Цель этого метода — предоставить свободного времени , чтобы вы могли сосредоточиться на вещах, которые действительно важны, и добиться большей работы .

Getting Things Done идеально подходит для работников в новой экономике не только потому, что позволяет им повысить свою продуктивность , но также потому, что позволяет им делать это с минимальным стрессом .

Книга разделена на три основные части:

Часть 1: Искусство доводить дело до конца

В этом разделе Аллен описывает проблемы современного рабочего мира и решения , которые обычно к ним применяются, прежде чем изложить свой метод и объяснить, чем он отличается от других подходов.

Затем он кратко описывает различных процессов , составляющих его систему планирования проекта. Настоящий вопрос , как выбрать, что делать в любой момент времени . Настоящий вопрос , как мы управляем действиями .

Все методы, представленные в этой книге, основаны на двух ключевых задачах:

1) Захват все необходимое

2) Приучение себя к выбору внешнего интерфейса в отношении всех моих «входов», которые вы впускаете в свою жизнь

Основные требования к управлению обязательствами

Управление обязательствами требует выполнения некоторых основных действий и поведения:

1.Если это у вас на уме, значит, ваш ум не ясен. Все, что вы находите неполным каким-либо образом, должно быть захвачено вне вашего разума в надежную структуру, или то, что я называю корзиной сбора , которую, как вы знаете, вы будете периодически возвращать для сортировки.

«Если ваш ум пуст, он всегда готов ко всему; он открыт для всего ». Сбунрю Сузуки

2. Вы должны уточнить , в чем заключается ваше обязательство , и определить , что делать , если что-нибудь, чтобы добиться прогресса в достижении этого обязательства.

3. После того, как вы согласовали все шаги, которые вам необходимо предпринять, вам необходимо сохранить систематических напоминания из них в структуре, которую вы часто проверяете .

Почему все думает

Чаще всего причина того, что что-то « на уме », заключается в том, что вы хотите, чтобы оно отличалось от того, что есть сейчас , и тем не менее:

— Вы не совсем уяснили, каков ожидаемый результат;

— Вы не решили, каким будет следующее физическое действие; и / или

— Вы не установили структуру, в которой вы доверяете напоминаниям о результате и необходимых действиях.

Горизонтальное и вертикальное управление действиями

В эти плодотворные и неспокойные времена желание быть продуктивным, , уверенным, и ответственным, требует новых способов мышления и работы. Обязательства, программы и действия необходимо регулировать двумя способами — по горизонтали и по вертикали.

– Элемент управления « по горизонтали, » обеспечивает согласованность всех действий, в которых вы участвуете.

– Элемент управления « по вертикали », напротив, позволяет продумывать отдельные темы и проекты в вертикальном и нижнем направлениях.

Горизонтальный метод GTD

Получение контроля над своей жизнью: пять этапов освоения рабочего процесса

Ключевой процесс, представленный для овладения искусством спокойной и управляемой работы со знаниями, — это пятиэтапный метод для эффективного управления потоками. Это составляет аспект нашей жизни « по горизонтали », включающий все, что нас беспокоит в любой момент.

1) СОБИРАТЬ вещи, требующие нашего внимания

2) ПРОЦЕСС их значение и как с ними бороться

3) ОРГАНИЗОВАТЬ результаты

4) ПРОСМОТР все действия и варианты выбора, которые у вас есть

5) DO

Важно понимать, , что нужно собрать, и , как лучше собрать, , чтобы вы могли обработать его должным образом.Вы не можете упорядочить то, что входит — вы можете просто собрать и обработать.

Вместо этого вы планируете шаги , которые вам нужно будет предпринять, исходя из того, что вы сделали.

Вся сделка — как этапы обработки, так и этапы организации — описана в центре модели дерева решений « ствол », как показано выше.

Вы должны уметь просмотреть всю картину своей жизни и работы в разумные сроки и на должном уровне.

«Просматривайте свои списки так часто, как вам нужно, чтобы выбросить их из головы». Дэвид Аллен

Основная цель этого процесса управления рабочим процессом — сделать правильный выбор в отношении всего, что вы делаете в любой конкретный момент.

«Большинство людей лучше всего себя чувствуют в своей работе, когда они вычищают, закрывают, уточняют и пересматривают все свои соглашения с собой и другими. Делайте это еженедельно, а не ежегодно.”Дэвид Аллен

Если вы собрали , , обработали, организовали, и пересмотрели все ваши текущие обязательства, с некоторыми проницательными и рациональными размышлениями о вашей работе и принципах, вы побудите к своему рациональному суждению .

Дэвид Аллен разработал три модели, которые помогут вам использовать их при принятии решений о том, что делать.

Модель с четырьмя критериями выбора действий в данный момент

1.Контекст

2. Свободное время

3. Доступная энергия

4. Приоритет

Тройная модель для оценки повседневной работы

1. Выполнение заранее определенной работы

2. Выполняю работу по мере появления

3. Определение вашей работы

Шестиуровневая модель анализа собственной работы

1. • 50 000+ футов: Life

2. • 40 000 футов: видение на три-пять лет

3.• 30 000 футов: цели на 1-2 года

4. • 20 000 футов: зоны ответственности

5. • 10 000 футов: Текущие проекты

6. • Взлетно-посадочная полоса: Текущие действия

То, что автор называет горизонтальным фокусом и считает ключевыми факторами комфортного управления, являются:

— четко определенные результаты (проекты) и следующие шаги, необходимые для их завершения

— напоминания поместите в надежную систему, которая периодически проверяется

«Вы должны думать о больших вещах, пока делаете малые дела, чтобы все мелочи двигались в правильном направлении.”Элвин Тоффлер

Вертикальный метод GTD

Модель естественного планирования

В отличие от горизонтального подхода, который включает анализ всех элементов вашего повседневного мира, вертикальный подход направлен на более пристальный взгляд на каждый проект . Эта часть метода менее ограничительна и более креативна , поэтому она дает вам больше свободы следовать своей интуиции и открывает более широкий диапазон вариантов , и результатов .

Он проходит через пять шагов для выполнения практически любой задачи:

1. Определение цели и принципов

«Люди любят побеждать. Если вы не совсем понимаете цель того, что делаете, у вас нет шансов на победу ». Дэвид Аллен

2. Визуализация результатов

«Воображение важнее знаний». Альберт Эйнштейн

3. Мозговой штурм

«Лучший способ получить хорошую идею — получить много идей». Линус Полинг

4. Организация

«Организация обычно происходит, когда вы определяете компоненты и подкомпоненты, последовательности или события и / или приоритеты». Дэвид Аллен

5. Определение следующих действий

«Если проект все еще в ваших мыслях, нужно еще кое-что запланировать.”Дэвид Аллен

Часть 2: Практика производительности без стресса.

Это самый длинный раздел книги, и он посвящен методу GTD , который Аллен описывает как горизонтальный , потому что он позволяет пользователям видеть все элементы , составляющие их ближайший горизонт. Метод дополняется системой, которую он называет вертикальной , потому что она позволяет пользователям углубиться в свой проект .

В этой части автор переводит нас от концептуальной основы и метода знания ограниченного рабочего процесса к полномасштабной реализации и лучшим практикам . Работа с этим методом также дает людям степень комфорта, которой они, возможно, никогда не достигали раньше, но для этого обычно требуется триггер пошаговых процедур . С этой целью Аллен предоставляет логический порядок действий , чтобы вы могли легко попасть на борт и извлечь максимальную пользу из этой тактики.

Часть 3: Сила ключевых принципов.

Третий, самый короткий раздел описывает влияние , которое подходы и принципы, изложенные в предыдущих разделах, могут оказать на личную и профессиональную жизнь пользователя .

Сила привычки собирать

Когда люди, с которыми вы взаимодействуете, замечают, что вы в обязательном порядке получаете, обрабатываете и организуете беспрепятственно обмены и соглашения, которые у них есть с вами, они начинают доверять вам уникальным образом.Такова сила захвата заполнителей для всего, что неполно или необработано в вашей жизни. Это заметно улучшает ваше психическое благополучие и улучшает качество вашего общения и отношений, как в личном, так и в профессиональном плане.

Сила решения о дальнейших действиях

Мы все несем ответственность за определение того, что мы делаем, если что-то делаем, когда мы общаемся с собой и другими. И в какой-то момент мы должны принять решение о следующем физическом действии, необходимом для любого результата , который у нас есть внутреннее обязательство достичь .

«Без следующих действий остается потенциально бесконечный разрыв между текущей реальностью и тем, что вам нужно делать». Дэвид Аллен

« Что дальше? »как операционная норма любой организации может быть трансформирующей с точки зрения практических результатов деятельности. Это навсегда и значительно меняет их культуру к лучшему. Вопрос сил:

· ясность

· отчетность

· производительность

· расширение прав и возможностей

«Когда вы начинаете делать что-то, вы действительно начинаете верить, что вы можете делать что-то.И благодаря этому все происходит ». Дэвид Аллен

Сила фокусировки на результат

Точно такие же результаты получаются, когда вы придерживаетесь дисциплины , определяя фактические результаты , которые вы хотите, и, точнее, задачи, которые вам нужно определить для их достижения.

Все связано . Вы не сможете определить правильное действие , , пока не узнаете, каков результат , , и если вы не уверены в том, что вам нужно сделать физически, чтобы это произошло, результат будет оторван от реальности.

Ваша жизнь и ваша работа состоит из результатов и действий . Как только ваше организационное поведение настроено так, чтобы управлять всем, что встречается на вашем пути, возникает глубокая согласованность на всех уровнях , основанная на этой динамике, и происходят чудесные вещи . Вы становитесь очень продуктивными. Вы придумываете вещи и делаете это.

«Люди всегда винят свои обстоятельства в том, что они есть на самом деле. Я не верю в обстоятельства.Люди, которые живут в этом мире, — это люди, которые встают и ищут обстоятельства, которые им нужны, и, если они не могут их найти, создают их ». Джордж Бернард Шоу

Согласитесь, что система Аллена Getting Things Done позволит вам разрешить ваши беспокойства и неуверенность и обратить их на свою пользу, чтобы помочь вам работать, и решать проблемы день за днем.

Недавние сообщения

ссылка на 4 стратегии для более эффективного управления вашими полевыми сотрудниками

4 стратегии для более эффективного управления вашими полевыми сотрудниками

Структура сегодняшнего рабочего места сильно отличается от того, что было много лет назад.Сегодня рабочее место изменилось. Хотя есть и те, кто все еще работает в физическом офисе, …

ссылка на 4 совета и стратегии найма лучших сотрудников

Дэвид Аллен и философия «Как добиться успеха»

Я стараюсь держаться подальше от культов, но есть один, к которому мне не терпится присоединиться. Честно говоря, я почти готов. Он основан на писаниях и мыслях Дэвида Аллена, бизнес-консультанта из Охай, Калифорния, недалеко от Санта-Барбары.За последние двадцать лет Аллен привлек сильных корпоративных последователей книгами, статьями и семинарами, на которых представлена его система «освоения рабочего процесса». Услышав о нем четыре года назад, а затем прочитав его книги, посетив двухдневный семинар в Далласе и пытаясь не отставать от множества веб-сайтов, на которых люди разбирают его советы, как будто это Конституция, я нахожу Аллена одновременно полезная и увлекательная фигура. Его полезность проистекает из очень практических советов, которые он дает, примеры которых следуют.Его восхищение связано с тем, что его система и восторженный прием, который она встретила, говорят об аспектах современной трудовой жизни, которые сводят с ума многих.

Наиболее последовательным введением в «Путь Дэвида Аллена» является его книга « Как сделать дело: искусство продуктивности без стресса» (2001), разошедшаяся тиражом 200 000 экземпляров. Это сообщение также содержится в записи одного из семинаров Аллена на восьми компакт-дисках, который продается за 90 долларов, и на самих семинарах, посещение которых стоит 695 долларов.Аллен говорит, что он написал книгу, чтобы инкапсулировать систему, которую он разработал при работе с аэрокосмическими, финансовыми, фармацевтическими и другими компаниями. Главное обещание, которое Аллен предлагает клиентам, не обязательно состоит в том, что он поможет им выполнять больше работы, но в том, что он может показать им, как не беспокоиться и беспокоиться о том, что они могут и не могут делать.

Когда я открываю копию GTD на своем столе (преданные используют эту аббревиатуру как для книги, так и для более широкой философии), я вспоминаю, насколько культовым мировоззрение Дэвида Аллена могло показаться, ммм, неверующим.В своем вступлении Аллен цитирует слова одного клиента: «Когда я обычно применял принципы этой программы, она спасла мою жизнь … когда я добросовестно применил их, она изменила мою жизнь». На задней обложке GTD есть рекламное объявление Патрисии Сейболд, известного компьютерного консультанта, которое начинается так: «Рецепты Дэвида Аллена спасли мне жизнь!» Сотни отзывов в том же духе появляются на веб-сайтах. (Основные из них — это собственный сайт Аллена, www.davidco.com, который включает «Доска объявлений» и несколько активных дискуссионных групп, связанных с Алленом, на Yahoo.«Не будет преувеличением сказать, что вы изменили мою жизнь, как в личном, так и в профессиональном плане», — написал Аллену Джозеф Джонс, глава консалтинговой фирмы Critical Domain. «Спасибо Спасибо спасибо.» Когда я разговаривал с другими участниками семинара и звонил некоторым ветеранам системы Аллена, я получил аналогичные ответы.

Доктрина, которая вдохновляет эту преданность, начинается с идеи, что разница между выполненными и невыполненными задачами вызывает больший стресс, чем думает большинство людей.По словам Аллена, раньше работа была более утомительной, чем сегодня. Но это вызывало меньше беспокойства, потому что люди могли легко сказать, что им нужно было сделать и было ли это выполнено. Либо дрова рубили, либо нет. По его словам, типичный современный день — это туман постоянно накапливающихся бессрочных обязательств, с небольшим барьером между личным и профессиональным и несколькими четкими сигналами о том, что вы действительно «закончили». Электронная почта вливается. Разговоры в коридоре заканчиваются словами: «Я перезвоню вам.«Звонит сотовый телефон. В газете рассказывается о фильмах, которые вы хотели бы посмотреть, рецептах, которые вы хотели бы попробовать, о местах, которые вы хотели бы посетить. Есть бесчисленное множество вещей, которые каждому действительно« следует »делать больше — упражнения. , читать, проводить время с семьей, обедать с контактом, быть «лучше» на работе. Современное состояние — это переутомление — и, по словам Аллена, чувствовать не просто усталость, но и хроническую тревогу, потому что так много всего вы на каком-то уровне взяли на себя обязательство никогда не доводить дело до конца

Тревога усугубляется, по его словам, слабостью человеческого разума: он не может вспомнить и не может забыть.Никто не может вспомнить все обещания, дедлайны и другие «обязательные» в личной и профессиональной жизни. Доказательство тому — необходимость в ежедневниках. Ни один здравомыслящий человек не пытается держать в голове все будущие встречи. Но, наоборот, мозг тоже не может забыть; на каком-то глубоком и не очень эффективном уровне он всегда размышляет о том, что вы должны были сделать, но не сделали, и имеет тенденцию напоминать вам о них в худшее время — обычно в 3 часа ночи. Расплывчатое, но сильное осознание всех этих невыполненных обещаний или «открытых циклов» — вот что Аллен считает основным источником стресса, связанного с работой.И снова ежедневники подтверждают это. Люди жалуются на свое расписание, но редко просыпаются ночью, беспокоясь о том, что не забудут отправиться в аэропорт в подходящий день. Это потому, что они доверяют своим ежедневникам и доверяют себе регулярно просматривать свои ежедневники.

Аллен утверждает, что беспокойство по поводу невыполненных, но назойливых задач настолько велико, что создает «всепроникающий фактор стресса, источник которого невозможно определить». По его словам, большинство профессиональных людей настолько привыкли к этому давлению, что едва ли могут представить себе его отсутствие — идеальное состояние, которое он называет «ничем в ваших мыслях».«В этом состоянии человек, как он утверждает, подобно атлету в зоне, не тратит зря время и энергию, беспокоясь о том, что он не сделал вчера или должен сделать завтра, а просто встречает каждую проблему по мере ее возникновения». вы думаете, — говорит он, — чем меньше обычно делается. Каждая куча бумаг на столе или беспорядок электронных писем в почтовом ящике уводят человека все дальше от желаемого состояния, потому что каждый отдельный элемент представляет собой нечто незаконченное

Когда я впервые встретил Аллена на семинаре в Далласе, я поднял руку, когда он объяснял этот принцип.Думаю, я пытался доказать, что я жесткий, скептически настроенный журналист, а не какой-то доверчивый Муни. Неужели правда, что беспорядок в одной части жизни неизбежно распространяется на остальную часть ее жизни? А как насчет людей, которые работают в режиме туннельного зрения, блокируя все отвлекающие факторы вокруг себя, как врач в госпитале на поле боя? Или как писатель журнала, который смело концентрируется на клавиатуре и экране, несмотря на то, что в офисе полно всякого хлама?

Ну, ответил Аллен, подумайте вот о чем: «Люди обычно хорошо относятся к своей работе непосредственно перед тем, как отправиться в отпуск.Дело не в отпуске, а во всех незавершенных делах, которые они вынуждены скрепить перед отъездом ». И могу ли я действительно утверждать, что у людей не было« энергии »(любимый термин Аллена), истощенной беспорядочными частями об их рабочей среде? «Подумайте о том, как хорошо вы себя чувствуете, — сказал он, — и о всей энергии, которая отключается, когда вы, наконец, заканчиваете то, что вас долго беспокоило, например, уборку в гараже». Он, вероятно, прав — Однажды я наблюдал, как моя жена убирает в гараже, и после этого ей, казалось, стало лучше.

Чтобы проверить теорию Аллена, и с помощью Энн Геннетт, одного из его «тренеров», я в конце концов потратил два дня, копаясь на поверхности моего стола, просматривая письма, квитанции, вырезки и тому подобное. И да, когда каждая стопка перемещалась в корзину или в какой-то другой статус «готово», небольшая капля страха упала с моего лба.

Так каков план Аллена? Я не шутил, когда сказал, что детали и значения его сообщения обсуждаются сотнями людей на веб-сайтах, поэтому любое несанкционированное резюме, подобное моему, будет оспорено.Но я вижу в его системе четыре важнейших принципа.

Первый — это то, что он называет «выбросить все из головы». То есть найти какой-то эквивалент ежедневника, который, как вы можете доверять, содержит полный список того, что вы хотите, должны или должны сделать. Только когда ваш разум действительно верит, что все ваши обязанности записаны и могут быть восстановлены, он может перестать будить вас по ночам. На своих семинарах Аллен заставляет участников тратить полчаса или больше на «дамп оперативной памяти» — записывать все, что их беспокоит или что они планируют, от предстоящего отпуска до бизнес-отчета.В конце упражнения он спрашивает, действительно ли простое начало списка заставило людей почувствовать, что они немного больше контролируют свою жизнь; обычно говорят да.

В качестве постоянной практики, говорит Аллен, людям необходимо создать и использовать «герметичную систему сбора данных», в которую будут надежно перетекать новые мысли, дела и планы. GTD содержит подробные обсуждения практических аспектов таких систем: например, почему полезно иметь одну специальную папку для файлов — сделанную из прочного пластика и красного цвета, чтобы ее было легко найти — всегда с вами во время путешествий.Все квитанции, заметки о встречах и подобный дорожный мусор можно отправить в одно место, чтобы обработать, когда вы вернетесь. (Я обнаружил, что это большое улучшение по сравнению с моей предыдущей стратегией управления квитанциями «Что это за клочок бумаги в кармане моего пальто?».)

В соответствии с этим принципом, Аллен призывает людей записывать «дела». предметы — видео, которое можно взять напрокат, позвонить, — как только они появляются или приходят в голову. Для этой цели у него есть Palm Pilot, а в середине 1990-х он помог основать софтверную компанию Actioneer, продукты которой включали программное обеспечение, упрощающее создание заметок на Palm.(Впервые я услышал об Аллене, когда купил программу Actioneer.) Я усвоил Евангелие Аллена до такой степени, что стараюсь всегда иметь при себе блокнот — бумажный или электронный; и я нервничаю, когда кто-то говорит мне, что собирается что-то сделать, но я не вижу, чтобы он это записывал.

Второй важнейший принцип — это то, что Аллен называет мышлением «следующего действия» — его версия проповеди «Путешествие в тысячу миль …». Чем важнее цель (исправить свой брак, получить лучшую работу), тем легче это откладывать на потом, потому что люди не знают, с чего начать.Аллен подчеркивает, что почти любое начинание включает в себя конкретную и управляемую задачу и затем . Он предлагает участникам семинара просмотреть свой «дамп оперативной памяти» и определить для каждой основной цели следующий конкретный шаг, который они могут предпринять. Обычно это так же просто, как позвонить по телефону или назначить встречу. Привычка думать о следующем действии сводит каждую новую задачу или обязательство к серии конкретных шагов. Как следствие, он говорит, что встречи никогда не должны заканчиваться без соглашения о том, какой следующий шаг от каждого участника ожидается.

Как только долгосрочные цели были таким образом разделены, в игру вступает третий принцип Аллена. Это включает в себя серию напоминаний и уловок, повышающих шансы на то, что все мелкие дела действительно будут выполнены. Что делают люди, когда они хотят быть уверенными , чтобы взять что-то с собой в поездку? он спрашивает. Ставят перед дверью, чтобы не пропустить на выходе. Он предлагает аналогичные уловки, чтобы убедить себя в том, что вы запомните обязательства, когда сможете что-то с ними сделать.Примером может служить «тиклер» — набор из сорока трех папок с файлами, которые находятся на вашем столе. Они помечены цифрами от «1» до «31» для дней месяца и «января». через «Декабрь». по месяцам года. Если есть что-то, с чем вы не хотите заниматься сейчас, но должны обработать его к 15-му числу, вы помещаете его в папку «15» и доверяете себе открыть эту папку к этому же дню или в этот день. (Звучит безумно; это на самом деле помогает.) Точно так же он предлагает организовывать дела на основе не срочности или приоритета, а того, где вы их выполняете — то, что вы можете делать по телефону, то, что вы можете делать в Интернете.Вот глупо звучащая иллюстрация, которую я нашел удивительно полезной: Аллен предлагает вести текущие списки на бумаге или в электронном органайзере вещей, которые вам нужны из аптеки, хозяйственного магазина и т. Д., Чтобы вы могли проверять списки, когда вы случайно оказаться в тех местах. Это помогло мне избежать типичного цикла, например: 1) замечать, что мне нужна новая лампочка, когда я пытаюсь включить настольную лампу, 2) не думать о лампочке, когда проезжаю мимо подходящего магазина, и 3 ) обнаружив, что стол все еще темный.

Группирование задач по контексту (где и когда вы могли бы их действительно выполнять), а не по крайней важности — вот основное отличие системы Аллена от системы эксперта по продуктивности Стивена Р. Кови, автора книги «7 привычек высокоэффективных людей». (1990) и создатель популярной линии бумажных и электронных органайзеров Franklin Covey. Система Кови основана на тщательном сопоставлении ваших долгосрочных целей с вашей почасовой деятельностью, чтобы вы тратили как можно больше времени на выполнение наиболее «важных» задач.Аллен утверждает, что его система более гибкая и с меньшей вероятностью будет перегружена электронной почтой, телефонными звонками и новыми обязательствами в последнюю минуту, составляющими рабочий день.

Последний принцип системы Аллена — развитие привычки повторять. После того, как цели записаны и разбиты на управляемые шаги, с напоминаниями, размещенными там, где вы действительно прислушаетесь к ним, вы должны продолжать сканировать свои списки обязательств, а не игнорировать их. В принципе, это не сложнее, чем каждое утро заглядывать в дневник, чтобы узнать, куда вы должны пойти.На практике, говорит Аллен, «еженедельный обзор» — час или около того, потраченный на просмотр списка всех долгосрочных проектов и ближайших ближайших действий, — это сердце его системы. По его словам, если у вас разовьется привычка все записывать, вы можете избавиться от беспокойства по поводу того, что вещи проваливаются. А если вы возьмете привычку проверять все раз в неделю, вы сможете чувствовать себя комфортно, никогда не отставая более чем на неделю в решении важных вопросов. «Мы все терпим определенную щепетильность, но не более», — говорит он на семинаре.«Большинство людей чувствуют себя слишком скупыми, если они не чистят зубы каждый день. Так что у них есть , чтобы это делать. Некоторые люди чувствуют себя слишком скупыми, если не делают это после каждого приема пищи». Его цель — вызвать подобное чувство вины и принуждения при просмотре ваших списков. «Вы должны думать о своих« вещах »больше, чем думаете, — повторяет Аллен снова и снова, — но не так много, как вы боитесь».

Говоря о вине и принуждении, мы возвращаемся на территорию культов, и ветераны GTD склонны использовать формулировки, усиливающие впечатление.В недавней ветке на одной доске обсуждений люди признались, что их «самое слабое звено» в применении системы — неспособность записать все свои обязательства или сделать еженедельный обзор. Стив Льюерс, руководитель компании-разработчика программного обеспечения и друг Аллена, недавно посетил дом и штаб-квартиру Аллена в Охай, чтобы узнать, живет ли Аллен своим собственным Евангелием. «Я пошел прямо к его шкафу, чтобы убедиться в этом сам», — написал мне Льюерс по электронной почте. «Блин, они похожи на рекламу Левенджера! И вот он, с телефонными звонками, он и его коллеги спокойны и расслаблены, вдобавок ко всему! Черт!»

Но одна из причин, по которой эта система прижилась, я думаю, заключается в том, что она дает преимущества, даже если применяется лишь частично.Самый простой пример — «правило двух минут». В определенные фазы рабочего дня вы в основном узнаете о возможных новых обязательствах — просматриваете электронную почту, проверяете телефонные сообщения, читаете заметки. Аллен говорит, что если какая-либо из полученных задач может быть завершена менее чем за две минуты, вы всегда должны выполнять их немедленно. Он носит с собой таймер для яиц, чтобы продемонстрировать принцип. «Основание для правила двух минут состоит в том, что это более или менее тот момент, когда требуется больше времени для хранения и отслеживания предмета, чем для того, чтобы иметь с ним дело, когда он впервые оказывается в ваших руках», — говорит Аллен.Другими словами, это ограничение эффективности. Если вещь недостаточно важна, чтобы ее можно было сделать, выбросьте ее. Но если это достаточно важно, чтобы вы когда-либо собирались это сделать, в игру должен вступить коэффициент эффективности, который означает сделать это прямо сейчас. Это волшебное правило ». Все выпускники семинаров, с которыми я беседовал, согласились.

Еще одна уловка — это процесс, позволяющий каждый день возвращать входящие сообщения электронной почты в «пустое» состояние. Это не означает, что на все сразу же будут даны ответы — как могут подтвердить люди, которые пишут мне.Это означает перемещение и принятие решений по сортировке — удаление большей части содержимого, ответ на сообщения, на которые можно ответить за две минуты или меньше, и отправку остальных в соответствующие папки, включая «Действие» для тех, на которые вы должны ответить когда-нибудь. При условии, что вы также выработаете привычку просматривать папку «Действия» достаточно часто, этот подход фактически приближает вас к управлению электронной почтой, а не наоборот. У Аллена есть множество подобных советов — о системах хранения документов, планировании поездок и многом другом.

«Я описываю его другим людям через Генри Форда, — сказал мне Джеффри Ирби, вице-президент консалтинговой фирмы BearingPoint. «Генри Форд не изобретал машину или способ сборки машины. Он изобрел систему для массового производства автомобилей. Я думаю о Дэвиде Аллене как о Генри Форде информационного века. Он собрал колодец -определенный рабочий процесс, применимый к любому профессионалу ». Как почти утомительное количество людей, с которыми я разговаривал, он закончил словами: «Это изменило жизнь.«

Дэвиду Аллену под пятьдесят, но он выглядит намного моложе. Он напоминает мне актера Дана Карви с его песочными волосами и худощавым телосложением. Перед тем, как начать свой консалтинговый бизнес, у Аллена была разная работа и разные личности. ребенок-актер, когда рос в Шривпорте, Луизиана, чемпион штата по дебатам, аспирант в Беркли в конце 1960-х, фокусник, учитель карате, тренер по «личностному росту» в южной Калифорнии, официант и водитель такси; и менеджер по обслуживанию газонов и туристического агентства.Хотя он не раскрывает подробностей, у него, как я понимаю, был длительный период исключения из школы в 1970-х годах, когда, как он выразился, он «исследовал различные метафизические пути». Этот совместный опыт сделал его прекрасным сценическим артистом. Его рассказ дословно идентичен на всех семинарах (я наблюдал части из трех), но звучит спонтанно. Он кажется расслабленным на сцене, но время от времени он начинает плавно переходить в каратэ, чтобы проиллюстрировать свою точку зрения. В контексте это скорее впечатляет (у него черный пояс), чем странно.Более того, это позволяет Аллену проиллюстрировать принцип «расслабленного сосредоточения», который, по его словам, применим и к работе.

Из движения личного роста в стиле EST Аллен сохранил концепцию открытых циклов и незавершенных обязательств. К началу 1980-х он начал применять эту точку зрения к практической организации бизнеса. Его первым большим успехом стал Lockheed, когда один из ключевых руководителей посетил один из его семинаров, а затем нанял его для разработки программы для тысячи руководителей и менеджеров компании.Он говорит, что его семинары посетили полмиллиона человек — большинство из них на корпоративных сессиях, но некоторые на «общественных семинарах», которые он проводит по стране семь раз в год. Клиенты Аллена приходили в основном из того, что он называет «отраслями в период их« полудня »». Он имеет в виду те, которые прошли первоначальный порыв к расширению, поэтому они достаточно велики, чтобы иметь проблемы с организацией и масштабом, но уже недостаточно быстро растут, чтобы смеяться над неэффективностью. В его фирме есть еще восемь тренеров, в том числе его жена Кэтрин.

В своих презентациях Аллен использует знакомую бизнес-аналогию «вид на 30 000 футов». В самом деле, он говорит о многих различных точках зрения, от «уровня взлетно-посадочной полосы», где люди применяют правило двух минут, до 10 000-футовых интервалов до «50 000-футового уровня», где люди рассматривают смысл жизни . Мне стало ясно, после нескольких интервью с ним за последние два года, что больше всего его интересуют открытые петли на этом высочайшем уровне. «Я считаю, что до тех пор, пока вы полностью не осуществите свою судьбу человеческого духа на планете, вы, вероятно, будете испытывать определенный уровень стресса», — сказал он недавно деловому журналу.Когда я присоединился к нему за ужином после одного семинара в Вашингтоне, он сказал: «Раньше у меня была наивная идея, что люди увидят этот крутой инструмент, который мы предлагаем, и скажут:« Хорошо, а что еще? » У нас был бы этот большой троянский конь, который шагнул бы в солидный корпоративный мир и позволил бы нам находить людей, которым было интересно, как на самом деле проживается жизнь. Они бы сказали: «Эй, давайте пойдем открыть для себя Бога, Истину и реальность, которая сидит за всем этим! Но, конечно, этого не произошло ».

Он увидел, как я приподнял бровь, и разговор вернулся в безопасную сферу управления электронной почтой.«Я могу помочь вам улучшить работу, независимо от того, купитесь ли вы в более крупной игре. Вы хотите работать только на уровне взлетно-посадочной полосы? Это нормально! Давайте посмотрим, как все можно сделать с наименьшими усилиями. Но если вы Интересно, откуда все это взялось, откуда мы пришли, тогда мы можем поговорить еще раз ». Я внесу это в свой список.

«Как привести дела в порядок» за 14 минут. Краткое содержание книги Аллена

Как привести дела в порядок, не теряя самообладания

Ваш мозг — инструмент мышления, а не запоминающее устройство

Если вы хотите мыслить ясно, вам нужна надёжная «корзина для сбора материала» за пределами вашего разума

Выносите мусор — еженедельно опустошайте все внешние «корзины»

Опустошая «корзину», сортируйте материал по спискам

Список «Проекты» даёт общее представление обо всех ваших текущих проектах

Замените ежедневный перечень текущих дел на календарь и список «Следующие действия»

Списки «В ожидании» будут полезны при работе с другими людьми

Сохраняйте информацию на конкретный день в календаре или картотеке

Идеи, которые могут стать актуальны в будущем, вносите в список «Однажды/возможно»

Организованное рабочее место и еженедельный пересмотр вашей системы повышает продуктивность

Естественное планирование проясняет цели и ближайшие шаги ваших проектов

Самое главное

Как работать эффективно и с ясной головой?

Простые инструменты, составляющие метод GTD

Как претворить в жизнь основные принципы GTD?

читать, слушать онлайн на Smart Reading

О книге

Об авторе

отзывы о книге — IT-Agency

Аннотация от издателя

Рецензии читателей

Читать онлайн «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса [=Как разобраться с делами]» автора Аллен Дэвид — RuLit

Дэвид Аллен ★ Как привести дела в порядок читать книгу онлайн бесплатно

Девид Ален — Как привести дела в порядок

1. общий подход

1.1. дела идут продуктивно если сознание сфокусировано на одном

1.2. неэффективно если расфокусированно

2. что занимает наше сознание

2.1. нужно решить но нет решения

2.2. решил но не делаю

2.3. делаю но не понимаю зачем

2.4. принял промежуточное решение но не иду дальше

2.5. дела

3. проблемы

3.1. не знаю что делать — не могу принять решение

3.2. знаю что делать, но не могу начать

3.3. отложил, но не могу возобновить

3.4. не могу закончить

3.5. занят ненужной проблеммой

4. процессинг (управление продуктивностью)

4.1. что у меня в корзине сознания — беспорядочные незавершенные дела

4.2. упорядочить НЗД

4.3. решение проблемы

4.4. выполнение

4.5. котроль

5. решение проблемы

5.1. структура проблемы

5.2. этапы решения

5.3. структура 2

5.4. структура 3

6. контроль над проблемой

6.1. наличие решения

6.2. система напоминания

6.3. элименты контроля

Дэвид Аллен — Как привести дела в порядок читать онлайн бесплатно

Getting Things Done: Your Step-by-Step Guide

Рекомендуемая литература

Что такое GTD? Краткий обзор

Capture

Проведите первоначальную очистку ума

Выполняйте новые задачи сразу же

Объедините свои почтовые ящики

Уточнение

Упорядочить

Одноразовые задачи

Проекты

Области фокуса

Следующие действия

Задачи с датой и / или временем выполнения

Совет Todoist

Повестки дня

Справочные материалы

Ожидание

Когда-нибудь / может быть,

Задачи, которые можно делегировать

Контексты

Engage

Представления «Сегодня» и «Предстоящие»