brinmax

Бизнес план экскурсионного бюро. От идеи до реализации.

Экскурсии являются неотъемлемой частью путешествий, особенно если это туризм внутри страны. С помощью гидов туристы узнают интересные факты касательно исторических мест и известных людей, посещают уникальные заведения, среди которых музеи, выставки, рестораны и прочее. Грамотно спланированная экскурсия поможет не только интересно и с пользой провести время но и оставит незабываемые воспоминая на многие годы. В связи с ростом туризма внутри страны, в разных городах появляются свои агентства, которые предлагают экскурсии на различные направления, например исторические или же развлекательные, а сами предприниматели, которые начинают работать в этой нише, постоянно добавляют новые локации и новые форматы, что постепенно развивает туризм в нашей стране.

В этой статье мы рассмотрим бизнес план построения экскурсионного бюро в вашем городе и опишем основные шаги, которые вам нужно будет пройти для его запуска.

Во-первых, вы должны интересоваться историческим прошлым вашего региона, узнавать новые факты не только с книжек, но и общаться со старожилами вашего региона. Комплексный подход к написанию исторического сценария экскурсии, поможет разбавить исторические события интересными историями, о том или ином событии или человеке.

Во-вторых – это развлекательная часть мероприятия. Это могут быть посещения тематических кафе или ресторанов, парков или же аттракционов. В каждом регионе есть свои особые места, которые можно посетить.

В-третьих – это организационные моменты. Удобный и чистый автобус, напитки для клиентов, хорошая аппаратура, для проведения экскурсий. Такой подход, поможет оставить о вашей компании только наилучшие впечатления, и многие клиенты будут советовать ваши услуги своим знакомым и друзьям.

Если вы хотите открыть бизнес на экскурсиях в каком-то оригинальном формате, тогда можно попробовать организовывать дегустационные туры, например на винные заводы или местные пивоварни, еще один вариант – это экскурсии для влюбленных с фото сессией или же детские туры с увлекательными рассказами и сладким столом. Как видите, развиваться есть куда, главное это желание и реализация задуманного на практике.

Документы

Содержание статьи

Для того чтобы легально работать вам нужно будет оформить все нужные для этого документы.

Вот список основного:

• открыть ИП.
• указать ОКВЭД на деятельность. Для России это – код 79. Для Украины – 79.
• заключить договор аренды на помещение.
• составить трудовые договоры для сотрудничества с перевозчиками и экскурсоводами.

Это базовая документация. Для того, чтобы на 100% быть уверенным в правильности оформления всех разрешений желательно обратиться к опытному юристу в вашем городе.

С чего начать?

Если вы совсем новичок в экскурсионном бизнесе, тогда лучше всего пройти обучение и узнать об основных организационных вопросах у опытных специалистов. Стоимость курсов для экскурсоводов составит – $150- $500.

Далее нужно будет составить 2 -3 тура в вашем регионе. Это должны быть разные по сценарию экскурсии, которые могли бы заинтересовать людей различного возраста, таким образом, вы сможете предложить свои услуги для максимального количества целевых клиентов.

Длительность экскурсий в среднем составляет около 3 — 4 часов, но бывают и варианты на 1 – 2 дня. Если это несколько туров по всем туристическим направлениям, вашего региона. В таком случае вам нужно будет организовать ночлег для туристов, и включить все это в стоимость билета.

Стоимость экскурсий варьируется от $4 до $80. На цену влияет много факторов, таких как проживание в отелях, посещение музеев, длительные переезды, питания и прочее.

Помещение и оборудование

Следующим этапом открытия экскурсионного бизнеса является подбор помещения под офис. На начальных порах можно работать и на дому, а все билеты продавать через интернет, либо по телефону. Но так можно только стартовать, в будущем, лучше всего снять небольшой офис площадью до 20 кв.м. и уже оттуда осуществлять реализацию экскурсионных туров. Офис повысит статус вашего бизнеса, и там же вы можете делать презентации новых направлений экскурсий и показывать потенциальным клиентам фото отчеты с уже проведенных мероприятий.

Из оборудования для офиса вам будут нужны: мебель (стол и стул), компьютерная техника (ноутбук, принтер), телефон, а также обязательно наличие интернета.

В самом начале реализации бизнес идеи по проведению экскурсий, вы можете проводить пешие экскурсии только по городу, это не потребует от вас никаких финансовых вложений, и стартовать в таком случае можно практически с нуля. Если вы планируете развиваться, тогда стоит задуматься о покупке следующего:

• транспорт, без него никуда. Желательнее всего приобрести пассажирский бус или же автобус как минимум на 20 посадочных мест. В крайнем случае, на первых порах, его можно арендовать. Можно попросту заключать договора с фирмами перевозчиками и пользоваться их услугами на постоянной основе. В будущем, если захотите купить свой транспорт, то это обойдется около $15000.
• при наличии гида можно оборудовать автомобиль аудиосистемой и подключить микрофон, это повысить комфорт проведения экскурсии в разы, поскольку шум от езды и разговоры клиентов между собой не будут вам сильно мешать. Стоимость такого оборудования – $1700 — $2600.
• если стартовый капитал сильно ограничен, то можно купить громкоговоритель. Стоимость – $25 – $70.
• сделать сувениры для продажи своим клиентам. Такое дополнение может приносить неплохой доход, особенно когда у вас в автомобиле будут находиться только потенциальные клиенты.

Если экскурсия рассчитана на несколько дней, стоит позаботиться о ночлеге и питании ваших клиентов и заранее их предупредить об условиях проживания и питания.

Клиент должен быть на 100% уведомлен обо всем ходе мероприятия, чтобы не возникало никаких недоразумений.

Персонал

Лучше всего начинать экскурсионный бизнес самостоятельно, чтобы пройти все шаги от старта и до раскрутки вашего дела. Тогда в будущем, когда нужно будет нанимать персонал, вы сможете не только контролировать работу сотрудников, но и обучать их поведению с клиентами и рассказывать, как поддерживать интерес аудитории к вашему мероприятию.

Для проведения выездных экскурсий, вам достаточно будет по договору нанять водителя с автобусом, и разово рассчитаться за его услуги. По договору можно также брать и гидов в автобусы. Такой подход позволит не нанимать в штат персонал, что снизит расходы на содержание бизнеса, а только привлекать специалистов по мере потребности в их услугах. В этом плане бизнес в сфере проведения экскурсионных туров очень гибкий, и позволяет стартовать даже для людей с минимальным стартовым капиталом.

Вам, как предпринимателю, нужно уметь общаться с клиентами, заранее предупреждать обо всех деталях тура и спокойно реагировать на различные вопросы и просьбы ваших клиентов.

Работа экскурсоводом зачастую непростая с точки зрения психологии. Клиенты бывают разные, некоторые любят поскандалить, другим все не нравиться, к этому нужно быть просто готовым и спокойно реагировать на все сложившиеся ситуации.

Как осуществлять продажу билетов?

Для реализации билетов экскурсионного бюро, можно организовать несколько основных каналов привлечения клиентов в этот бизнес.

1. Конечно же, наилучшим современным способом для привлечения клиентов является наличие собственного сайта с прайс-листом на услуги и описанием экскурсий. Оставьте контактные данные и по телефону можете осуществлять продажи и запись на экскурсии. Также можно сделать бронирование через сайт с возможностью безналичного расчета.
2. Социальные сети. Группы в социальных сетях – это хороший канал привлечения клиентов. Полезная информация в группе + детальное описание туров и расценок поможет привлечь постоянную аудиторию. Также можно проводить скидки и акции, с розыгрышем билетов за подписку и репосты.
3. Более консервативные методы рекламы. Реклама в СМИ, тоже дает нормальный результат именно оттуда о вашей компании узнают люди старшего поколения. Расклейка баннеров и объявлений.
4. Поиск клиентов на железнодорожных и автовокзалах. Вы наверняка видели на вокзалах мужчин и женщин с громкоговорителями, которые призывают посетителей города поехать на экскурсию. При этом большинство их предложенных туров существенно отличаются друг от друга, что позволяет конкурентам выживать в этом сегменте рынка услуг.

Узнайте, как заработать на организации праздников. Поиск клиентов, составление сценариев и уровень заработка в этом сегменте рынка. Все детали в статье.

Сколько нужно денег?

Чтобы оценить все вложения в ваш бизнес на экскурсиях, важно сделать все расчеты в бизнес плане. Это поможет не только рассчитать стартовый капитал, но и спрогнозировать окупаемость инвестиций.

Стартовые затраты:

• покупка мебели и компьютерной техники – $600
• оформление документов – $150
• фирменный стиль – $200
• буклеты – $70
• сайт и дизайн групп в социальных сетях – $400

Ежемесячные вложения:

• аренда офиса – $5 – $8 за 1 кв.м.
• коммунальные платежи – $20
• налоги – $120
• заработная плата по договору – от $15 за тур
• транспортные расходы – $110

В зависимости от типа экскурсии, у вас может этот список быть значительно больше.

Сколько можно заработать?

Прибыль от экскурсионного бизнеса напрямую будет зависеть от количества клиентов в месяц.

В среднем стоимость одного билет составляет: $4 до $80. Экскурсии рассчитаны от 5 до 30 человек.

Окупаемость бизнеса составит 5 – 9 месяцев.

Выводы. Создавать свое экскурсионное бюро – это выгодный бизнес для людей, которые живут в городах с богатой историей, и интересуются этим вопросом, умеют увлекательно донести информацию о своем городе для туристов и хотят развивать это направление в своем регионе.

Работали в этой нише? Ждем ваших отзывов и рекомендаций.

Как правильно начать экскурсионный бизнес

Многие мечтают о своем бизнесе. Но большинство из нас останавливает отсутствие стартового капитала. На самом деле есть много способов заработать, не вкладывая в развитие бизнеса практически ни копейки. Это действительно может быть бизнес с нуля, так как можно проводить экскурсии без разрешительных документов. В законодательстве за это не прописана ответственность. Если же вы захотите все-таки официально оформить свой бизнес, то затраты на старте будут небольшими — около 1500 грн. Мы прописали бизнес-схему на примере организации экскурсий в Киеве — ее можно использовать и в других городах.

Для начала нужно взять в отделе госрегистрации администрации того района, в котором вы зарегистрированы, бланк «Регистрационной карточки на проведение госрегистрации физлица-предпринимателя». Заполненный бланк вы сдаете вместе с копиями паспорта, идентификационного кода и квитанцией об уплате регистрационного сбора (34 грн. для физлица). Через 2 дня вам выдадут бланк свидетельства о госрегистрации частного предприятия.

Затем нужно получить в налоговой своего района «Справку о взятии на учет налогоплательщика», которая выдается в «едином окне» при наличии свидетельства о регистрации и паспорте. Не забудьте подать заявление фиксированного образца о том, что вы будете работать на едином налоге.

Следом вы отправляетесь в райотделение Пенсионного фонда со справкой из налоговой администрации и свидетельством о регистрации. Обратите внимание, что срок, в который необходимо стать на учет в Пенсионном фонде, ограничен 20-м числом месяца, следующего за датой регистрации ЧП.

Согласно пункту 2.6 «Положения о порядке проведения экскурсионной деятельности в городе Киеве» от 27 марта 2007 года, экскурсоводами могут работать те граждане, которые имеют базовое высшее (бакалавр) или полное высшее (специалист, магистр) образование, а также сертификат о специальной подготовке экскурсовода. (Чтобы записаться на курсы по подготовке гидов, кроме диплома, вам потребуется только копия паспорта.)

В Киеве экскурсоводов готовят 2 вуза: Киевский университет туризма, экономики и права и Институт туризма. В первом курсы длятся 3 месяца и стоят 1,5 тыс. грн. «Пары» проводятся в удобное время — с 18.00 до 20.30, а по субботам — практические занятия в центре города. Ближайший курс начнется в апреле, места еще есть. В Институте туризма ближайшие занятия начнутся только в сентябре — спрос на профессию экскурсовода высок. Курсы стоят 2 тыс. гривен и длятся 6 месяцев. Лекции читают с 15.30 до 18.30, что не очень удобно для тех, кто занят днем на работе.

По окончании курсов вам на 3 года выдается сертификат, дающий право заниматься экскурсионной деятельностью. Чтобы подтвердить квалификацию, вам придется прослушивать курсы каждые 3 года.

В Киеве нет недостатка в экскурсоводах. Экскурсии по Киеву для гостей столицы организовывают как крупные туристические компании, так и частные предприниматели. Но даже в условиях высокой конкуренции остается возможность преуспеть. Во-первых, большинство крупных туроператоров организовывают экскурсии преимущественно для больших групп туристов. Предложений для небольших групп (5—8 человек) гораздо меньше. Во-вторых, подавляющее количество экскурсий — обзорные, их маршруты проходят по хорошо известным историческим местам Киева. И лишь немногие организовывают действительно оригинальные маршруты экскурсий. Например, по булгаковским местам или по дворикам Киева. Таким образом, вашим уникальным предложением могут стать экскурсии для небольших групп туристов по новым, оригинальным маршрутам.

Драматург и знаток киевской старины Михаил Мочалов считает, что такими маршрутами могли бы стать киевские места, описанные в литературных произведениях. «Не считая Булгакова, о Киеве и киевлянах писали Николай Лесков в «Печерских антиках», Александр Куприн в «Яме» и «Киевских типах», Константин Паустовский в «Повести о жизни», Михаил Старицкий в пьесе «За двумя зайцами», Шолом-Алейхем в ряде произведений. Также это может быть экскурсия по местам малоизвестных исторических событий. Например, «Шулявской республики», которую в 1905 году основали рабочие нынешнего завода «Большевик». С территории Шулявки была изгнана полиция, а порядок поддерживался боевыми рабочими дружинами, но просуществовала республика недолго».

При составлении оригинальных маршрутов вы можете руководствоваться книгами «Киев и киевляне» и «Прогулки по городу, которого нет» Александра Анисимова, «Очерки по истории Киева» и «Прогулка по Киеву» Михаила Кальницкого.

Можно организовать так называемый «тур выходного дня». Кроме экскурсий, такой тур должен включать в себя трансфер, организацию питания и ночлега. Например, в субботу утром вы встречаете членов группы на вокзале или в аэропорту, затем везете их на арендованном микроавтобусе в ресторан с национальной кухней, где резервируете необходимое количество столиков. После завтрака вы проводите экскурсию, затем — обед. После обеда экскурсия продолжается, а вечером вы доставляете клиентов на квартиры, которые арендуете посуточно. (Обед в ресторане оплачивает турист, а стоимость аренды квартиры включена в стоимость тура.) В воскресенье утром вы доставляете клиентов в аэропорт или на вокзал.

Чтобы иметь возможность оплатить аренду автобуса и квартиры, требуйте предоплату. (В среднем, 20—30%.)Удобнее всего осуществить ее через систему электронных переводов.

«Подпишите с клиентом договор, в котором оговариваете все условия экскурсии, начиная с маршрута и заканчивая правилами поведения на тех объектах, которые вы будете посещать в процессе экскурсии, — рекомендует частный экскурсовод Андрей Гнатенко. — В случае нарушения этих правил именно турист, подписавший договор с перечнем этих правил, будет нести финансовую или административную ответственность за нарушения. В противном случае отвечать за оплошности гостей города придется вам».

Самое хлебное время для туров выходного дня — «майские», национальные праздники, на которые приходится пара-тройка выходных. К слову, ориентируйтесь и на российские государственные праздники: россияне во время своих мини-каникул любят приезжать в Украину.

Маршрут экскурсии нужно согласовать в аккредитационной комиссии при Главном управлении туризма, отельного хозяйства и курортов при горадминистрации. Пакет документов для согласования включает «контрольный текст экскурсии», технологическую карту и схему маршрута плюс ваш сертификат об окончании курсов экскурсоводов. Контрольный текст — это содержание самой экскурсии, к его оформлению нет жестких требований, форма — произвольная. Технологическая карта оформляется в виде таблицы, в которой указывается маршрут экскурсии с описанием каждого пункта и времени остановки. В технологической карте также прописывается время начала и конца экскурсии и каждой остановки. Схема маршрута представляет собой карту с изображением маршрута экскурсии. Документы утверждаются в течение 30 дней.

Маршрут может быть несогласован, если контрольный текст, к примеру, содержит некорректные исторические факты или призывы к свержению государственного строя.

По мнению наших экспертов, эффективнее всего рекламировать экскурсии в Интернете. «Наш основной клиент приходит из Интернета, — признается координатор «Интересного Киева» Арсений Финберг. — Еще мы активно публикуем в газетах материалы по истории города, что также является неплохой рекламой».

Подготовьте материалы о своих экскурсиях, проиллюстрируйте их фотографиями и разместите на всех досках объявлений, форумах и сообществах, посвященных туризму (например, travel.ru, doroga.ua и puteshestvenniki.ru). Создайте свой блог в Живом журнале: тот же «Интересный Киев» начинался как сообщество в ЖЖ. ЖЖ имеет преимущество — у вашего блога сразу же появляется аудитория читателей. Но при желании можно создать свой сайт — это будет стоить в среднем $100.

Графики экскурсий лучше всего вывешивать в Интернете на несколько месяцев вперед, чтобы успели сформироваться группы. Самая оптимальная группа — 6 человек.

Поначалу, пока вы не раскрутитесь, придется брать клиента ценой. Скажем, если у раскрученных экскурсоводов 3-часовая пешеходная экскурсия стоит 40—50 грн., вы берете с клиентов 30 грн.

Индивидуальная экскурсия, естественно, обойдется для клиента дороже — в среднем в 150 грн. Если же она будет проводиться по маршруту, который требует аренды транспорта, то обойдется уже в 400—500 грн.

Стоимость тура выходного дня колеблется от 500 до 1 тыс. грн. в зависимости от маршрута, от трансфера (аэропорт или вокзал) и от того, будут ли клиенты арендовать жилье. На таких турах можно еще и дополнительно заработать. Например, можно договориться с владельцами книжной точки на Петровке или магазина сувениров, что вы будете иметь определенный процент с тех туристов, которых приведете (3—5% от покупки). При условии регулярных экскурсий это позволит вам дополнительно заработать 300—500 грн. в месяц. Если вы укажите ресторан в рекламе своих экскурсий, вы можете рассчитывать на скидку 5—10%.

Хотите первыми получать важную и полезную информацию о ДЕНЬГАХ и БИЗНЕСЕ? Подписывайтесь на наши аккаунты в мессенджерах и соцсетях: Telegram, Twitter, YouTube, Facebook, Instagram.

как организовать бюро с нуля.

Любовь к путешествиям у людей зародилась давно. Поездки в экзотические и исторические места за границу и по родной стране, да и просто по красивым местам давно завоевали интерес. Туристический бизнес давно завоевал рынок, а вот экскурсионные бюро не так обширно представлены на нем. В свете последних событий, произошедших на туристическом рынке, можно предположить, что интерес к путешествиям по России повысится. Поэтому открытие экскурсионных бюро будет очень актуальным. Углубленное изучение особенностей и истории родного края позволит занять нишу в этом бизнесе. Для этого нужно подготовить интересные экскурсионные маршруты.

Достопримечательности, которые указаны в путеводителях, можно использовать, дополнив их другими аспектами исторических достояний и интересными местами, разработать интересные маршруты для молодежи, предложить дополнительно развлекательный сценарий, с возможностью расположения в кратковременных палаточных лагерях. Это могут быть посещения редких и уникальных мест с природной магической тематикой, экскурсии по забытым памятникам и окрестностям, обзорные экскурсии по местам славы великих людей и земляков.

Решившись организовать такое бюро необходимо изучить туристической законодательство, это Федеральный закон «Об основах туристической деятельности в Российской Федерации» от 24 ноября 1996года № 132-ФЗ. Этот вид деятельности облагается упрощенным налогом (6%).

Для открытия бюро не нужно приобретать лицензию или иное специальное разрешение. Потребуется:  регистрация ИП или ООО; самостоятельно разработанные договоры на оказание услуг; договоры с транспортными организациями, музеями, пунктами общественного питания; должностные инструкции для персонала; памятки для экскурсантов.

При расчете стоимости предоставляемых услуг, нужно учитывать цены конкурентов, среднюю зарплату жителей, чтобы сделать доступными экскурсии для желающих.

Открытие офисного помещения является важным условием (небольшое, аккуратное).  Для удобства клиентов оно должно находить на первом этаже, с удобным месторасположением, парковкой. Вывеска должна быть яркой, привлекательной.

Рекламировать ваши услуги можно в интернете (соцсетях, форумах), печатных СМИ, создание своего сайта, в дальнейшем будет работать так называемое «сарафанное радио». Ведь интерес будут проявлять и местные жители.

Большое положительное преимущество такого бизнеса состоит в том, что при начальной малой затратности, он имеет широкие возможности для расширения.

Минимум для открытия экскурсионного агентства:

• $200-300 — аренда офиса;
• $100-$200 — создание сайта компании
• $500 — реклама
• $800-900 — офисная мебель
• от $1000 — оргтехника
• $500 на человека (в мес.) — зарплата менеджера
• от $300 (в мес.) — зарплата бухгалтера

Приблизительная сумма составляет около 3400-3700$.

При таких начальных вложениях и серьезный подход к рекламе, продуманность в маршрутах и мероприятиях, в течении непродолжительного времени экскурсионный бизнес обеспечит высокую прибыль.

Как создать бизнес в Нидерландах и во сколько это может обойтись

Основатель компании «Туры в 15:15» Юрий Цыбулько рассказал BFM.ru о том, как ему удалось переехать в Нидерланды и начать там свое дело

Фото: из личного архива

Нидерланды на первый взгляд не кажутся страной с легкими условиями для создания бизнеса, хотя эксперты говорят об обратном. В этом убедился Юрий Цыбулько, переехав сюда вместе с семьей: он предпочел карьере наемного менеджера основание собственной компании. В 2013 году Юрий Цыбулько запустил проект «Туры в 15:15» — пешие прогулки по Амстердаму в нестандартном формате. Первые полгода проект работал в минус, однако вскоре число клиентов стало расти, а уже спустя два года компания запустила франшизу.

Сегодня экскурсии под брендом «Туры в 15:15» проходят в 50 городах мира. Основатель компании рассказал BFM.ru, что он делал для привлечения клиентов, как контролирует франчайзинговые компании в других европейских городах и какие льготы предоставляют Нидерланды иностранным бизнесменам.

В Нидерланды мы переехали из Белоруссии в 2010 году всей семьей по трудовому контракту супруги, которая получила позицию директора по торговому маркетингу и развитию бизнеса в British American Tobacco BNLX. У меня был вид на жительство с правом трудоустройства. Передо мной встал выбор: либо искать работу по найму — с многолетним опытом работы в международных корпорациях с этим у меня не возникло бы проблем, либо открывать собственный бизнес, что я и сделал — и ни разу ни пожалел.

Юрий Цыбулько с супругой. Фото: из личного архива

Я регистрировал компанию с помощью юристов, хотя знаю людей, которые сами занимались регистрацией. Мой личный принцип — лучше работать с профессионалами в каждой сфере, нежели набивать шишки и наступать на грабли самостоятельно.

Регистрирует фирму нотариус, который готовит устав компании с описанием деятельности и уставным фондом, после чего регистрация завершается в Торгово-промышленной палате, где компании присваивается регистрационный номер. Весь процесс занимает около двух месяцев, включая предварительную работу с нотариусом и время ожидания приема (в среднем шесть-восемь недель — это стандарт для Нидерландов). Услуги нотариуса по регистрации компании стоят около 2 тысяч евро, плюс комиссия юристов за сопровождение — от 700 до 1000 евро, сама регистрация в Торгово-промышленной палате стоит 50 евро. Требование по минимальному уставному капиталу в B.V (аналог ООО или Ltd) в 2011 году было 18 тысяч евро, сейчас этого порога уже нет.

Для общения с местными службами английского языка более чем достаточно. Десять лет назад, например, налоговая инспекция отвечала только по-голландски, если туда звонили с вопросами, а сейчас они выделили специальную линию на английском языке.

Чтобы начать бизнес в Нидерландах, необходимо зарегистрировать субъект хозяйствования, открыть банковский счет, заключить контракт на бухгалтерское сопровождение. А дальше адаптировать свою деятельность, когда будет больше понимания локальных специфик бизнеса и аудитории. Когда я создавал компанию в 2011 году, пробовал себя в нескольких направлениях, «Туры в 15:15» были лишь одной из идей. Когда же мне стало понятно, что будущее за экскурсионной франшизой, то я без проблем смог внести корректировки в устав (в раздел «специфика деятельности») и сфокусироваться на этой идее. Мне потребовалось два года, чтобы найти направление для своего бизнеса.

Амстердам. Фото: Александр Рюмин/ТАСС

Мои начальные инвестиции в проект «Туры в 15:15» составили около 75 тысяч евро и 24/7 моего времени для создания сильного франчайзингового предложения и его тестирования на примере Амстердама. Из этих 75 тысяч более 20 тысяч ушло на регистрацию предприятия и формирование уставного фонда, в 3 тысячи евро обошлось создание первого сайта, за 1000 евро мы купили самую простую CRM-систему. Остальные средства ушли на разработку логотипа, регистрацию торговой марки (около 1000 евро на изначальную регистрацию торгового знака на территории Бенилюкс), работу с юристами по подготовке договоров, разработку стандартов, подготовку типовой печатной продукции и так далее.

На подготовку к старту потребовалось около шести месяцев, а на нашу первую экскурсию пришли всего два человека. Еще полгода после этого мы работали в минус. Каждый день мы выходили с табличкой «Амстердам в 15:15» к центральному вокзалу Амстердама и проводили экскурсии для одного-двух клиентов. Иногда к нам вообще никто не приходил.

Я совершил ошибку, проигнорировав на начальном этапе такой инструмент рекламы, как соцсети. Лишь спустя несколько лет после запуска проекта мы стали рассказывать о себе в Instagram, Facebook и «ВКонтакте». Мы сделали акцент на нашем формате: экскурсии проходят ежедневно в одно и то же время (в 15:15 по местному времени) и имеют нестандартную подачу: мы рассказываем не только про историю и достопримечательности города, но и делимся с туристами интересными фактами о местных жителях, а также советуем, в какой ресторан или бар обязательно стоит сходить вечером. Сейчас мы каждый месяц устраиваем конкурсы в Instagram — разыгрываем бесплатную экскурсию на двоих в любом городе нашего проекта. Плюс к этому мы работаем с микроинфлюенсерами: приглашаем их на нашу экскурсию взамен на пост с отзывом о нас.

Фото: из личного архива

Дела стали налаживаться в 2013 году после партнерства с авиакомпанией «Белавиа». Мы договорились, что пассажиры рейса «Минск — Амстердам» получат нашу экскурсию в подарок при предъявлении посадочного талона. Еще мы устроили акцию для живущих в Амстердаме русских эмигрантов: если они приводят к нам друзей и родственников, которые приехали к ним погостить, то сами могут посетить экскурсию бесплатно.

В 2015 году мы запустили франшизу и начали проводить туры в Париже, Будапеште и Копенгагене. Сегодня «Туры в 15:15» представлены в 50 городах, в основном в Восточной и Западной Европе. Я лично встречаюсь со всеми потенциальными партнерами в новых городах. Как правило, в ходе беседы становится понятно, будем ли мы работать с этим человеком. После того как мы продали франшизу, мы помогаем бизнесу развиться в новом городе: делаем сайт и странички в соцсетях, печатаем рекламную продукцию: фирменные таблички «15:15», а также визитные карточки, которые гиды раздают в конце экскурсии. Запуск проекта в каждом новом городе обходится мне примерно в 5,5 тысячи евро. Прибыль от нового города появляется, как правило, спустя год.

За все время существования моего бизнеса в Нидерландах я не почувствовал никаких ограничений, будучи иностранцем. Здесь для высококвалифицированных иностранцев созданы даже более благоприятные условия, чем для местных предпринимателей. Это выражается, например, в налоговых льготах, так называемом 30-процентном tax ruling (налоговая скидка, созданная для финансового облегчения переезда экспата в Нидерланды. — BFM.ru). Налог на прибыль здесь составляет 20%, НДС — 21%. Подоходный налог имеет прогрессивную шкалу от 33% до 52% на высокие доходы (здесь особенно выигрышно воспользоваться 30% tax ruling).

Насколько мне известно, никаких правил по устройству определенного количества иностранных или, наоборот, местных граждан в Нидерландах нет. Команда «Туры в 15:15» из России, Белоруссии и Украины: мы работаем для русскоязычной аудитории, и наши городские экскурсии проходят только на русском языке, рабочий язык в команде проекта тоже русский.

Власти Нидерландов оказывают поддержку малому и среднему бизнесу. Это проявляется в разных приятных мелочах. Например, при регистрации компании можно первый год деятельности сделать «долгим» и по нему подавать бухгалтерскую отчетность вместе со вторым, то есть зарегистрировав компанию в 2019 году, первый баланс и отчет о прибылях и убытках вы подаете в 2021-м! А еще мы недавно получили грант от правительства Нидерландов на поддержку нашего нового онлайн-продукта Questeri — городских квест-туров, которые мы планируем запускать уже в феврале 2020 года, в том числе и в России. Этот грант поддерживает инновационные стартап-проекты. Кроме того, бизнес, запускающий инновации в Нидерландах, имеет привилегии по налогам (7% корпоративного налога в течение десяти лет).

Добавить BFM.ru в ваши источники новостей?

Лучшие страны для корпоративного отдыха

Сколько лететь из Москвы: чуть меньше 3 часов

Нужна ли виза: оформляется на границе

Корпоративный отдых и Грузия — отличное сочетание: эта гостеприимная страна идеально подходит для MICE-туризма. Здесь комфортный климат, дружелюбная атмосфера и прекрасная кухня. Что ещё нужно, чтобы расслабиться и сплотить коллектив.

В Грузии есть и море, и горы, так что поездку можно организовать в любое время года. Количество достопримечательностей и экскурсионных программ также велико. Кроме того, отдых здесь сравнительно недорогой.

Отдельно стоит отметить разнообразные туры на винодельни с дегустацией, которые прекрасно подходят для корпоративных поездок с бизнес-партнёрами.

Сколько лететь из Москвы: 2,5-3 часа

Нужна ли виза: нет

Важное преимущество Турции — практически круглогодичный туристический сезон. Летом корпоративные поездки будут включать в себя пляжный отдых, а зимой можно организовать экскурсионную программу. Цены на корпоративные поездки в Турцию — одни из самых низких на рынке.

Отдельный плюс корпоративного отдыха в Турции — безвизовый режим с Россией.

Многие крупные турецкие отели отлично подходят для бизнес-целей: в них есть оборудованные конференц-залы и всё необходимое для проведения встреч любого уровня. Вообще в Турции можно найти отель на любой бюджет.

К наиболее популярным направлениям для отдыха в Турции относятся Анталия, Алания, Мармарис, Фетхие и Кемер. В низкий сезон — осенью или зимой — можно организовывать корпоративные поездки в Стамбул, где масса вариантов для экскурсий.

Сколько лететь из Москвы: 3 часа

Нужна ли виза: да, шенген или болгарская виза

Корпоративный отдых в Болгарии считается одним из самых доступных: при достаточно высоком сервисе здесь вполне адекватные цены на проживание, еду и развлечения.

При этом хороший отдых здесь круглый год. Летом и осенью корпоративные поездки можно дополнить пляжным отдыхом и экскурсионными программами, а с октября по апрель — оздоровительными программами термальных курортов, которых в стране множество. Отели, подходящие для корпоративных поездок, находятся в основном в Варне, Бургасе, Несебре и Созополе.

Отдельный плюс в размерах страны: практически из любого курортного места легко доехать до исторических или культурных достопримечательностей, время в пути займет максимум час. Для бизнес-поездок с важными партнёрами или крупными клиентами можно организовать дегустационные туры или экскурсии на знаменитые винные заводы.

Сколько лететь из Москвы: 3-4 часа

Нужна ли виза: да, шенген

Греция стабильно входит в тройку самых популярных стран для корпоративного отдыха. Цены на проживание здесь сравнительно невысокие, при этом страна отличается гостеприимством и великолепной кухней. Лучше всего летать сюда в летний сезон, примерно с мая по октябрь: в это время деловую поездку можно совместить с пляжным отдыхом.

Греция предлагает одни из лучших условий для MICE-туризма в Европе: здесь множество отелей с конференц-залами и всем необходимым для проведения мероприятий, развитая инфраструктура, хорошая развлекательная программа и, главное, оптимальное сочетание цены и качества в отелях и ресторанах.  

При планировании бизнес-поездки в Грецию обращайте внимание на следующие направления: Афины, Родос, Крит и Корфу. В столице вам предложат отличную экскурсионную программу, а на островах в летний сезон она будет хорошо сочетаться с отличным пляжным отдыхом.

Сколько лететь из Москвы: 3,5-4 часа

Нужна ли виза: да, про-виза (электронная, оформляется через интернет)

Кипр сегодня считается одним из центров делового туризма. Туристическая отрасль здесь отлично развита, а к услугам бизнес-клиентов на острове более 60 лучших отелей. Кроме того, здесь работает множество ивент-компаний, которые готовы организовать любые виды корпоративного отдыха.

К плюсам Кипра, помимо развитого туризма, относится отличный климат: здесь порядка 300 солнечных дней в году и очень мягкая зима, когда вместо пляжного отдыха можно организовать качественную экскурсионную программу.

Остров сравнительно небольшой, поэтому практически из любого отеля можно добраться до крупных городов за час. Обязательно включите в экскурсионную программу осмотр столицы Кипра, Пафоса.

Сколько лететь из Москвы: порядка 3 часов

Нужна ли виза: да, шенген

Одна из главных стран делового туризма, Германия ежегодно привлекает множество бизнесменов: здесь проходит более 60% мировых отраслевых выставок и расположены три из четырёх крупнейших в мире выставочных центра. Самые значительные немецкие деловые события проходят в Дюссельдорфе, Франкфурте-на-Майне, Кёльне, Гамбурге, Берлине и Мюнхене.

В Германию регулярно организуют корпоративные выезды: осенью на Октоберфест, летом и зимой на экскурсионные программы. Главный туристический центр находится в Берлине, но привлекательные программы также можно организовать в Кёльне, Мюнхене и Франкфурте-на-Майне.

Отличительная особенность Германии — так называемый промышленный туризм, в рамках которого организуют экскурсии на различные производства: к примеру, можно посетить завод BMW в Лейпциге или фабрику роялей August Förster в Лёбау.

Преимуществ корпоративного отдыха в России множество: и невысокие цены на билеты (особенно если вы выбираете, к примеру, тренинг на одной из подмосковных баз отдыха или выезд на выходные в Санкт-Петербург), и огромное разнообразие досуга, и отсутствие языкового барьера. Также сотрудникам не придётся менять валюту, чтобы расплачиваться на месте. И, самое главное, не нужно оформлять для всех визы.

Корпоративный отдых в России очень разнообразен. Можно воспользоваться предложением одного из агентств и организовать тур на Байкал или в Карелию, а можно самостоятельно приобрести ж/д билеты, подобрать и забронировать отель и организовать экскурсии.

В топ городов для корпоративных поездок, конечно, входят крупнейшие деловые центры: Москва, Санкт-Петербург, Сочи, Екатеринбург, Новосибирск и Нижний Новгород. Если же говорить о более расслабленных видах корпоративного отдыха, рассмотрите поездки на Русский Север или, наоборот, в южные регионы в районе Сочи. Популярным вариантом является круиз по Волге или поездка по Золотому Кольцу. С серьёзными бюджетами можно рассматривать поездки на Алтай, Байкал или Дальний Восток — такие выезды надолго запомнятся сотрудникам.

Ну и, конечно, совершенно не обязательно ограничиваться списками или рейтингами: организовать удачную бизнес-поездку можно практически в любую страну. Вы можете выбрать направление, а забронировать билеты и отели легко через OneTwoTrip for Business.

Экскурсионное бюро в отеле как источник дополнительного дохода

Экскурсионное бюро в отеле как источник дополнительного дохода

Организовать гостю отеля экскурсию — все равно что сделать приятный бонус, скидку или преподнести ему бесплатный ужин. Ведь далеко не все планируют свой досуг заранее. А экскурсии — отличный вариант времяпрепровождения в новом городе. Это, по сути, забота о госте, которая в будущем непременно перерастет в лояльность последнего. Кроме того, собственное экскурсионное бюро при правильной его организации может стать хорошим дополнительным источником дохода для отеля. Как организовать экскурсионное бюро при гостинице — разбираемся в этом материале

 

Ксения Корзун

Не всем гостиницам собственное экскурсионное бюро необходимо. К примеру, в бизнес-отеле оно может оказаться мало востребованным: гости приезжают по делам, у них попросту не будет времени для осмотра местных или рядом находящихся достопримечательностей. Хотя, опять же, надо смотреть на качественные показатели трафика, ценовую политику гостиницы, цели бизнес-поездок и их среднюю продолжительность конкретно в данном отеле. Предположим, если речь идет о заведении, специализирующемся на конференциях и многодневных деловых мероприятиях, вечерние экскурсии для гостей могут стать элементом программы отдыха после насыщенного трудового дня.

А вот гостиницам, расположенным в традиционно курортных регионах или больших городах, принимающих путешественников с целью туризма и отдыха, наличие собственных туров пригодится. К тому же рассчитывать можно как на отдыхающих иностранцев, так и на отпускников-соотечественников. Ведь, несмотря на многочисленные проблемы, внутренний туризм в России претерпевает активное развитие, и именно внутренний трафик в ближайшем будущем будет в центре внимания.

Задача номер один каждого без исключения отеля — заполнить весь номерной фонд, окупить затраченный на организацию предприятия капитал и получить доход. Принимая во внимание, что все гостиницы страны имеют такую цель, на первое место выходит проблема конкуренции на рынке сбыта гостиничных услуг. Организация экскурсионного бюро является одним из направлений усиления конкурентоспособности в индустрии гостеприимства и позиционирования на рынке услуг размещения.

Директор по маркетингу отеля «Петергоф» Юлия Марусенко отмечает, что туристы на сегодняшний день готовы пользоваться дополнительными услугами, в числе которых и экскурсионные туры по месту отдыха. Особой популярностью наделены нестандартные новые маршруты (например, обзорная ночная экскурсия, которая включает созерцание заката и развода мостов). По хорошо известным маршрутам гости отеля могут поездить и сами, поэтому нужно придумывать какие-то оригинальные туры.

«Гость, который приехал в город впервые или на несколько дней, не сразу найдет турагентство. А наш отель предлагает все варианты экскурсий прямо на месте. Это удобно и экономит время», — говорит Юлия Марусенко. Эксперт рассказывает, что раньше гости постоянно обращались к персоналу и спрашивали, где найти экскурсии и куда можно поехать. Тогда было принято решение воспользоваться ситуацией и создать экскурсионное бюро при гостинице. «Сейчас почти каждый отель в Санкт-Петербурге считает своим долгом ввести такую дополнительную услугу, как помощь в организации экскурсии. Сотрудники отелей города всегда помогают своим гостям в составлении экскурсионной программы, бронируют билеты в театры и музеи, организуют перевозки своих постояльцев в пригороды. Гости нашего города нередко просят работников гостиниц не просто подсказать, что и где интересного можно посмотреть, но и организовать им полноценные экскурсии с экскурсионным сопровождением. И в данном случае гостиницы обращаются за помощью к тем специализирующимся на проведении экскурсий организациям, с которыми у них есть договоренность о сотрудничестве», — отмечает Юлия Марусенко.

 

Организационные моменты

Организация туристического бюро при гостинице может осуществляться двумя способами. Первый — налаживание деловых связей с турфирмой и туроператором. При этом отель не разрабатывает собственные маршруты, не осуществляет перевозку туристов, не продает страховку и т.д. Гостиница выступает только как продавец тура. При этом варианте на организацию экскурсий тратится минимум времени и средств, но и на большую прибыль рассчитывать не приходится. Обычно отель продает экскурсии и зарабатывает процент от продаж. Данный способ работы имеет как плюсы, так и минусы.

 

Читать полностью…

«Недостаточно просто привезти людей на завод», — Сергей Рыжов о развитии промышленного туризма

Экскурсии на производства – это возможность разнообразить программу делового мероприятия уникальной и аутентичной активностью. А ещё промышленный туризм — мощный инструмент развития и продвижения региональных брендов. В 2020 году методологию по внедрению промышленного туризма в регионах одобрило Агентство Стратегических Инициатив. Мы выяснили у идеолога проекта Сергея Рыжова, как развивается промышленный туризм в России, кого может заинтересовать экскурсия на завод, и что интересного можно увидеть на предприятиях Самары.

— Промышленный туризм широко распространён в странах Западной Европы, Японии и в США. Как и когда появился проект развития промышленного туризма в России?

Все началось около десяти лет назад в Самаре, тогда мы в компании MICE Market стремились сформировать уникальный туристический продукт. Пришла идея, почему бы не организовывать экскурсии на предприятия? Так появился проект «Как рождаются вещи».

Нужно понимать, недостаточно просто привезти группу на завод, показать людям станки и указать на выход. Необходимо, чтобы гид был подготовлен и многое знал о предприятии в частности и отрасли в целом. Экскурсовод должен быть в курсе подробностей производства продукции, разбираться в технологиях, уметь интересно рассказать об истории этого места. Экскурсионный продукт имеет название, технологическую карту маршрута, он предусматривает интерактивные активности и вручение сувенирной продукции… Разработка экскурсий – это большая работа.

Сергей Рыжов,
основатель агентства бизнес-туризма MICE Market в Самаре, общественный представитель Агентства стратегических инициатив

В 2014 году на волне импортозамещения предприятия и сами стали проявлять интерес к развитию промышленного туризма. Тогда нам регулярно приходилось организовывать такие экскурсии для правительственных делегаций. Чтобы не проводить ночи перед мероприятием в подготовке каждой такой экскурсии, мы создали методологию, где по шагам расписали, как создавать экскурсионный продукт для любого предприятия. В методологии прописано:

• Как создать полноценную экскурсию?
• Как выбрать объекты для посещения?
• Как выбрать методику подачи информации?
• Как разнообразить экскурсию и сделать её более креативной.

В 2018 году мы поняли, что готовы делиться этой практикой с нашими коллегами из других регионов. Проект начал развиваться, и сейчас вышел на федеральный уровень.

— Зачем нужен промышленный туризм организаторам мероприятий?

В Самарской области мы уже давно предлагаем участникам деловых мероприятий в свободный день программы посетить не только традиционные туристические локации, но местные производства. И всё чаще деловые туристы делают выбор в пользу предприятий. Все понимают, что посетить производство не так просто, обычно эти процессы скрыты от глаз посторонних. А они могут быть очень интересны. Например, в Тольятти проводятся экскурсии в цех подразделения «АвтоВАЗа» Lada Sport. Там работают со спортивными моделями автомобиля LADA Vesta и гоночными автомобилями. Там работают с гоночными моделями автомобиля LADA Vesta. Вообще, не так уж много людей знает, что «АвтоВАЗ» производит гоночные автомобили, а участники этой экскурсии могут увидеть их своими глазами. Промышленный туризм позволяет разнообразить мероприятие, создать тот самый bleasure-эффект, когда работа (business) соединяется с развлечением (pleasure). Другие экскурсии могут быть интересны участникам тематических мероприятий, например, на производстве ГК «Эковоз» гостям показывают, как мусор превращается в сырьё.

— Если организатор мероприятия хочет включить в программу технический тур на производство, какие сложности могут его ожидать?

Нужно понимать, что предприятия – это не музей. Сюда невозможно запустить сотню человек с теплохода и прогнать их по производству. Каждое предприятие отличается своей степенью открытости: одни готовы принять туристов раз в месяц, а другие – каждый день, третьи не смогут разрешить экскурсию для иностранцев, а четвёртые работают только с бизнес-группами. В наших планах создать на сайте проекта возможность бронирования с чёткими прозрачными условиями, чтобы организаторы сразу могли понять, какие экскурсии подходят для их группы.

Кстати, мы собрали в одной статье больше 20 идей технических туров на предприятия для делового мероприятия на любую тему

Экскурсионная галерея почти в 800 метров проходит через весь цех «Высота 239» Челябинского трубопрокатного завода Участники экскурсии в ремонтный цех подразделения «АвтоВАЗ» Lada Sport могут увидеть гоночные машины отечественного производства

— Какую пользу от промышленного туризма получают сами производства и регион?

Благодаря экскурсиям предприятия могут сформировать постоянный информационный поток от своего лица и продвигать себя, а также регулярно получают обратную связь от потребителей. Например, одним из первых предприятий, подключившихся к проекту «Как рождаются вещи», стал Самарский Булочно-Кондитерский Комбинат. Экскурсионный продукт был разработан и внедрён. И вот, спустя несколько лет регулярных посещений, экскурсантом на комбинате стал Президент РФ Владимир Путин.

Регионам промышленный туризм помогает расширить пул мероприятий, которые можно привлечь в регион, наладить экспорт знаний и услуг на зарубежный рынок. Также это способствует продвижению региона на федеральном и международном уровне, укрепляет положительный имидж дестинации. Есть и другие задачи, которые решает промышленный туризм:

• Профориентация школьников

Учеников 7-9 классов знакомят с производством, показывают, что заводы и фабрики — это не страшно, а интересно и перспективно.

• Удержание населения и привлечение кадров

Абитуриентам демонстрируют не только место их обучения, но и предприятия, на которых они будут работать, а кроме этого – городскую среду. То же самое касается и студентов.

• Привлечение инвестиций

Практически в каждом регионе есть свои особые экономические зоны и технопарки. Если внутри такого пространства уже создан готовый инвестиционный продукт, то экскурсии помогут найти и заинтересовать потенциальных вкладчиков.

• Обмен опытом между предприятиями

Несмотря на разницу между конечными продуктами процессы у многих производств совпадают. «Походы» друг к другу в гости способствуют формированию профессионального комьюнити в регионе. Организуя такие реверсные миссии по обмену опытом, можно помочь предприятиям улучшить свои процессы, внедрить лучшие практики.

• Создание и укрепление корпоративной культуры

Мы получали обратную связь от предприятий о том, что после внедрения экскурсий сотрудники этих предприятий начинали более ответственно относиться к своей работе. У них возникает хорошее ощущение, что их труд кому-то интересен и важен.

• Разработка и возрождение региональных брендов.

Промышленный туризм помогает формировать и укреплять маркетинговую стратегию региона, популяризовать местные бренды и подсвечивать экспертизу региона.

Например, благодаря экскурсиям у туристов появилась возможность побывать на Жигулёвском пивоваренном заводе. Ранее это было невозможно. А ведь Жигулёвский завод – один из ярких символов Самары и входит в перечень старейших пивоваренных заводов России. Продукция, которую он выпускает, известна на всю страну. Людям интересно узнать, как устроены процессы на заводе. После посещений в социальных сетях появляется множество отзывов, и это помогает развенчивать мифы, двигает предприятие к прозрачности и открытости.

Появляются и совершенно новые бренды. Например, на предприятии ООО Фирма «Нектар» сформировался бренд «Волжский посад», и промышленный туризм используется для его развития и продвижения. На экскурсиях предприятие показывает туристам собственные сады, из урожая которых производятся соки и нектары. Они занимают целые гектары неподалеку от национального парка «Самарская Лука», где возвышаются единственные на Русской равнине тектонические горы, обитают редкие виды животных.

Сады «Волжского Посада» Жигулевский пивоваренный завод

— Как изменился проект развития промышленного туризма в 2020 году?

В 2020 году было заключено стратегическое партнёрство с Министерством промышленности и регионами-пилотами, а также разработаны модели стратегии развития промышленного туризма, поддержки проектов и организации туров на предприятия. Были сформулированы чёткие технологии разработки промышленных туров, подготовлена программа «10 шагов по развитию промышленного туризма в регионе» и база лучших практик. По итогу 2020 года 15 регионов уже подписали соглашение о внедрении методологии промышленного туризма.

В июне 2020 года редакция Event LIVE сообщала, что Проектный офис по развитию туризма АСИ обнародовал методологию развития промышленного туризма. Опираясь на методологию, региональные предприятия смогут разработать собственную туристическую программу, основываясь на особенностях производства и продукции, а также истории компании. Методология также упростит подготовку условий для промышленного туризма силами местных властей. Краткая версия методологии доступна на сайте АСИ. Методология разрабатывалась в поддержку проекта «Как создавались вещи» компании MICE Market.

«Сначала команда проекта «Как рождаются вещи» активно открывала для туристов автомобильные заводы, вагоноремонтные депо, молочные и кондитерские предприятия, резиденции технопарка, телестудии, IT-компании Самарской области, создавая интересный экскурсионный продукт. Затем на площадке АСИ команда создала универсальное, легко внедряемое решение по развитию промышленного туризма», – отметила Ольга Захарова, замглавы АСИ.

— Как проходит внедрение методологии в регионах?

На сегодняшний день мы работаем с Проектным офисом по развитию туризма АСИ в тандеме и сопровождаем проект, делимся нашим опытом. Регионы подписывают соглашение на внедрение методологии, затем определяются ответственные органы и задачи, которые будут решаться в ходе работы. После этого мы совместно определяем пилотные предприятия и формируем первые продукты. Наша команда прилетает на инспекции, даёт рекомендации по доработке продукта. По итогам этого процесса регион уже может презентовать продукт для конкретной целевой аудитории.

— Какие планы на 2021 год?

В этом году мы планируем доработать методологию, разработать стандарты безопасности при проведении экскурсий и подготовить программу акселератор для обучения специалистов в сфере промышленного туризма. Будем создавать центры компетенций, рассказывать, как разрабатывать туры, как их продвигать, как проводить экскурсии. А ещё мы собираемся и готовимся объявить первую в России премию в области промышленного туризма.

Познакомиться с Сергеем Рыжовым лично и задать ему свои вопросы смогут участники юбилейного X Евразийского Ивент Форума и форума Event LIVE в Конгрессном Центре «ПетроКонгресс» 27-29 января. Регистрация на сайте www.euras-forum.com и forum.event-live.ru/spb/

Подготовлено эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: nashural.ru, asi.ru, promtourism.ru, drive2.ru, ООО «Сев-07», Пресс-служба Самарской области. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования рекомендациям

Лучшие советы по планированию деловой поездки

Следуйте этим 6 шагам для эффективной деловой поездки:

• Организуйте поездку заранее
• Выбирайте жилье по цене и удобству
• Создать маршрут
• Найдите пункт назначения
• Запомните свою электронику, аксессуары и проездные документы
• Подготовьтесь к встрече

В современном цифровом мире мы можем общаться в разных часовых поясах в любой момент.Однако, когда дело доходит до посредничества в крупной сделке или налаживания прочных и длительных деловых отношений, ничто не может сравниться с личным общением.

Корпоративные поездки по-прежнему так важны, и не менее важно для всех, кто отправляется в командировку, тщательно подготовиться. Когда вы прибудете в пункт назначения расслабленным и хорошо подготовленным, вы лучше подготовлены, чтобы произвести хорошее впечатление и сосредоточиться на цели встречи. Подготовка позволяет вашему разуму сосредоточиться на настоящем моменте и быть уверенным, что вы всегда будете в курсе событий на этой важной встрече.Если вы хотите уточнить, как вы готовитесь к следующей экскурсии, следуйте этим важным советам, чтобы стать эффективным планировщиком деловых поездок.

Организовать поездку

Независимо от того, указано ли ваше имя в проездных документах или вы являетесь менеджером по путешествиям, тщательное планирование деловых поездок имеет важное значение. Вашим первым шагом всегда должно быть знакомство с корпоративной политикой в ​​отношении командировок вашей компании. Вы планируете деловую поездку, а не планируете личный или короткий перерыв, поэтому очень важно соблюдать политику вашей компании.

Теперь пора забронировать поездку. Это может быть поездка по воздуху, по железной дороге, аренда автомобиля или даже на лодке. Подумайте о поездке от двери до двери, сочетая время в пути с ценой и удобством. Визуализируйте различные этапы поездки из пункта А в пункт Б. Обдумайте такие детали, как время, необходимое для перемещения между аэропортом и железнодорожным вокзалом, время, необходимое для заполнения документов в компании по аренде автомобилей, и возможность использования камеры хранения багажа. Используйте несколько источников и разные сайты сравнения, исследуя, какие компании предлагают лучшие предложения.Опять же, помните о любых бюджетных ограничениях в политике вашей компании в отношении поездок.

Не забывайте о мелких деталях. Есть ли в самолете Wi-Fi, чтобы вы могли работать в пути? Разве отъезд на день раньше позволит вам прийти на первую встречу лучше отдохнувшими и подготовленными? На этом этапе чем тщательнее вы готовитесь, тем увереннее и расслабленнее вы будете, когда уйдете.

Выберите вариант проживания

Подготовка к деловой поездке — это, конечно, только половина дела. Также важно выбрать лучшее жилье, соответствующее вашим требованиям.Если у вас есть только одно место для встреч, убедитесь, что вы бронируете отель, который находится поблизости, вместо того, чтобы поддаваться влиянию более роскошного варианта, который может оказаться напряженной 45-минутной поездкой. Используйте карты на своем смартфоне, чтобы измерить расстояние от вокзала или аэропорта до вашего отеля — и помните, что дороги и транспортные сети будут загружены в определенное время дня.

Ознакомьтесь с политикой вашей компании в отношении отелей, чтобы узнать, есть ли какие-либо предпочтительные отели — вы тоже можете получить выгодную сделку. При рассмотрении стоимости убедитесь, что вы сравниваете цены на аналогичные типы размещения и выбираете то, что по справедливой цене — некоторые компании даже устанавливают стоимость в день, которая ограничит выбор отелей.

Также неплохо уделить пристальное внимание удобствам в отеле. Некоторые отели, ориентированные на туристов, могут подавать завтрак слишком поздно для вашего раннего начала, и, как деловой путешественник, вы, вероятно, захотите бесплатный Wi-Fi, круглосуточное обслуживание номеров и множество розеток для зарядки ваших устройств. CWT Hotel Intel предоставляет путешественникам доступ к надежным отзывам об отелях и может быть полезным инструментом для планировщиков деловых поездок.

Составьте подробный маршрут

Ваш маршрут — это план успешной деловой поездки.Используйте его, чтобы контролировать каждую деталь — от расписания транспорта и имен людей, с которыми вы встречаетесь, до бронирования билетов и адреса отеля. Не забудьте выделить в своем маршруте дополнительное время для отдыха, встреч, которые были отложены или переполнены, и загруженного движения. Рассмотрите возможность использования специально разработанного инструмента, такого как приложение myCWT ™, которое синхронизирует ваш маршрут с рабочими календарями и позволяет путешественникам делиться ими с коллегами. Это удобно с точки зрения коммуникации и эффективности, а также в качестве меры безопасности, если вы путешествуете в незнакомом месте.

Найдите пункт назначения

Возможно, вы путешествуете в пункт назначения, который вам знаком и в котором чувствуете себя комфортно. Или вы попадаете на неизведанную территорию. В таком случае необходимо провести исследования, чтобы избежать ненужного риска. Например, некоторые города хорошо известны своими карманами для воров, поэтому вам нужно проявлять особую осторожность при хранении важных и дорогих вещей, таких как телефоны, в карманах. В зависимости от того, куда вы собираетесь, может быть разумным также ознакомиться с текущей политической ситуацией в пункте назначения.

Возможно, вы путешествуете по городу или стране, где культура и обычаи отличаются от ваших. Избегайте выглядеть глупо или, что еще хуже, оскорблять, исследуя различия в поведении и манерах до того, как вы приедете. Например, если вы приглашаете потенциальных клиентов на обед, знаете ли вы этикет чаевых или когда давать людям свои визитки? Или, если вы посещаете страну, где английский не является общепринятым языком, вы можете даже выучить несколько базовых фраз, таких как приветствия и «спасибо», которые могут иметь большое значение при создании хорошего первого впечатления.

Подготовьте проездные документы

Часы тщательной подготовки и исследования будут потрачены зря, если вы забудете жизненно важные проездные документы. Для путешествий между странами требуется действующий паспорт, проездные билеты, а иногда и виза. Это ключ к выяснению того, нужна ли вам виза как можно скорее, даже если вы просто проезжаете через страну, не выходя из аэропорта. Некоторым посольствам на выдачу визы может уйти несколько дней или даже недель. Даже если вы не путешествуете в другую страну, вам может потребоваться удостоверение личности с фотографией, чтобы уточнить, соответствует ли ваше имя имени на билете. Лучше всего использовать паспорт или водительские права, поэтому всегда храните их в безопасности.

Вспомните свои электронные аксессуары

Сохраняйте максимальную продуктивность в поездке, взяв с собой ноутбук или планшет — время в пути будет действительно значимым. Не забудьте также упаковать соответствующие зарядные устройства и адаптеры. Обычно вы можете забрать их в аэропорту, когда проезжаете мимо, но подготовка является ключевым моментом, который в конечном итоге сэкономит вам время и деньги.

Будьте готовы к встрече

Итак, вы выполнили все шаги при планировании деловой поездки, но как насчет ваших бизнес-целей и самой встречи? Отмечая, чего вы надеетесь достичь в поездке, вы можете лучше сосредоточиться — даже если вы просто хотите установить контакт с новыми контактами или получить общее представление о потенциальных новых клиентах.Вооружитесь как можно большим объемом информации о людях, которых вы встретите, а также о местах, где они будут. Какой дресс-код? Например, если вы посещаете промышленный объект, нужна ли вам прочная обувь? Если вы собираетесь проводить презентацию, в каком формате она будет и будет ли у вашего хозяина необходимое оборудование? Просто отправив электронное письмо заранее, чтобы проверить, есть ли у них подходящие экраны и кабели, вы сможете избежать неприятных задержек или путаницы, которые могут привести к неудобному началу встречи.Это первое впечатление имеет значение, поэтому дайте себе больше шансов произвести хорошее впечатление.

Выделив время на подготовку, проведя детальное исследование и следуя этим советам по деловым поездкам, вы можете оптимизировать свои шансы на продуктивную и приятную поездку.

[1] https://www.gbta.org/news-and-advocacy/newsroom/global-business-travel-spend-topped-record-breaking-12-trillion-usd-in-2015-will-reach- 16 трлн к 2020 г.

Другие публикации

10 советов по организации деловой поездки

Чтобы избежать стресса, который они создают, чтобы максимально использовать свое время во время вашего отсутствия, снизить риск проблем с расписанием рейсов, а также получить удовольствие от них, ниже мы даем несколько советов, которые следует учесть, прежде чем вы начнете организовывать свой следующая командировка.

1. Рейсы: Перед подтверждением бронирования убедитесь, что у вас есть все документы, визы и вакцины, необходимые для въезда в пункт назначения. Большинство авиакомпаний предлагают специальные предложения для часто летающих пассажиров, поэтому не забудьте взять с собой карту баллов; в будущем вы можете воспользоваться бесплатными билетами или повысить класс своего места до более высокого класса. Хотя обычно выбирают более экономичные тарифы, убедитесь, что у вас всегда есть возможность изменить даты и расписание рейсов, если это необходимо.
2. Размещение: Ключ к выбору места зависит от продолжительности поездки.Если вы собираетесь остаться всего на несколько часов, лучший вариант — выбрать жилье между местом работы и аэропортом. Некоторые отели даже предлагают краткосрочные тарифы на отдых на пару часов в течение дня. Если вы знаете, что у вас будет немного свободного времени, отель в центре города предложит больше туристических или гастрономических достопримечательностей. Если отель станет вашей операционной базой для встреч и работы, убедитесь, что в нем есть специальные удобства, такие как конференц-залы, мини-бар, круглосуточное обслуживание в кафе и баре, а также сейф для хранения ваших ценностей.Не забудьте спросить, включено ли подключение к Wi-Fi в стоимость и есть ли в вашем номере доступ.
3. Багаж: При подтверждении бронирования проверьте ограничения по весу багажа, поскольку они могут различаться в зависимости от пункта назначения или компании. При выборе багажа учитывайте размер и материал. Если вы будете носить с собой деликатные вещи, лучше всего подойдет прочный чемодан, но если вы будете носить только одежду, то легкий чемодан из мягкого материала будет более подходящим и более удобным для переноски.Hoteles.com рекомендует упаковать одежду из хлопка или одежду без морщин; свитер или что-то еще, чтобы согреться на холодных рейсах, и другую одежду для выхода в свет в нерабочее время.
4. Ручная кладь: Вы также должны проверить ограничения по весу и размеру, независимо от того, рюкзак это, сумочка или портфель. Вы должны обязательно указать свою повестку дня, телефон, контакты, адрес отеля, номера телефонов такси, паспорт и всю необходимую информацию, чтобы избежать неудач. Также желательно иметь при себе наличные в местной валюте, если поездка за границу, или доллары.Уделять пристальное внимание безопасности аэропорта; избегайте косметики, жидкостей и металлических предметов.
5. Трансферы: Аренда транспорта до прибытия в пункт назначения — это всегда хорошая идея, поскольку это поможет вам сэкономить время, получить комфорт, а в некоторых направлениях это даже безопаснее. Есть несколько услуг такси, маршрутных автобусов или лимузинов, которые во многих городах могут быть даже дешевле, чем обычные такси. Аренда автомобиля также является хорошим вариантом в некоторых направлениях.
6. Страхование путешествий: Страхование путешествий часто включается в вашу медицинскую страховку или кредитные карты; в противном случае туристическое агентство может помочь вам с медицинским страхованием за границей.В некоторых странах это даже требование для поступления.
7. Тайм-менеджмент: Как правило, деловые путешественники имеют очень плотные планы. Всегда полезно планировать дополнительное время, особенно в соответствии с расписанием полетов в случае проблем с дорожным движением или встреч, выходящих за рамки запланированного времени. Также помните о разнице во времени в стране назначения относительно того, откуда вы вылетели, чтобы избежать путаницы. Также не забудьте проверить рабочие дни и часы в других странах.Например, арабские страны не работают по пятницам, но работают по воскресеньям.
8. Технология: Используйте приложения и веб-сайты, чтобы организовать свое пребывание и узнать больше о своем пункте назначения. Путеводители Lonely Planet по достопримечательностям каждого города; Советник по отелям, ресторанам и достопримечательностям; Trip It для организации вашей поездки; Skyscanner или Flightradar 24 для поиска рейсов; Oanda или аналог для обмена валюты; Expensifyse для управления расходами; Google Translate для языковых нужд; и приложение погоды, такое как AccuWeather, чтобы проверить прогноз.
9. Электронные устройства: Телефон, ноутбук, планшет, фотоаппарат, музыкальный проигрыватель и т. Д. Несмотря на то, что окружающие нас современные устройства предназначены для облегчения нашей жизни, организация поездки с использованием цифровых устройств сопряжена с определенными сложностями. Важно не преувеличивать и носить с собой только то, что нужно, и пару дней обходиться без них. Если вы едете за границу, вам следует взять с собой универсальный адаптер питания, который работает с розетками в большинстве стран. Смартфоны — хорошая альтернатива для выхода в Интернет.Не забудьте зайти в настройки и отключить междугородный роуминг, чтобы избежать высоких затрат и вместо этого использовать доступный Wi-Fi.
10. Развлечения: Деловые поездки предполагают долгие часы ожидания в аэропортах и ​​неудачи, такие как потерянный багаж, нескончаемые дела и семейные конфликты. Чтобы уменьшить воздействие стрессовых ситуаций, которые могут нанести вред вашему здоровью, рекомендуется делать перерывы, заниматься спортом и правильно питаться. Вы можете прибегнуть к таким ресурсам, как книги, музыка или фильмы, чтобы сделать ваше ожидание и время полета более приятным.

Как организовать командировку ~ Как добраться

Ресурсы и знания для малого бизнеса Генеральный директор

Хорошо организованная командировка вашей команды может изменить ваш бизнес. Это не только поднимет всем настроение, потому что всегда весело отправиться в совместное приключение в новое место, но и приведет к новым связям и стратегическому партнерству.

Еще лучше, если вы сможете организовать поездку по мероприятию, будь то то, на которое вы приходите, или то, которое вы проводите.Это поможет структурировать вашу поездку вокруг четкого результата.

Вот все, что нужно сделать, чтобы ваше путешествие или мероприятие было прибыльным и увлекательным:

Организация использования виртуального офиса

Во многих крупных городах есть виртуальные офисы. Если, например, вы едете в Калифорнию, подумайте о том, чтобы воспользоваться преимуществами виртуальных офисов Modi Irvine. Расположенный в самом сердце процветающего бизнес-центра, он создаст идеальный образ для вашего бизнеса — без затрат на его создание с нуля.Например, вы можете использовать такие услуги, как автоответчик, общие офисные помещения, частные меблированные офисы, конференц-залы и услуги автоответчика. Все будет настроено на имя вашей компании.

Это не только место для работы, но и место, где вы можете приглашать гостей и строить деловые отношения. Вы можете использовать этот офис для управления своим мероприятием, ведения бизнеса и развития новых клиентских предприятий.

Посещение или организация мероприятия

Если вы посещаете мероприятие, скажем, отраслевую конференцию, тогда ваша работа идеально подходит для вас — все, что вам нужно сделать, это появиться, пообщаться и узнать как можно больше от докладчиков и других участников.

Если мероприятие является чем-то, что вы спонсируете, то лучше всего работать с агентством по организации мероприятий. Эта сторонняя организация построила стратегические отношения с отелями. Следовательно, когда вы расскажете им о своих потребностях, они согласятся с лучшими отелями организовать размещение, питание и комнаты для отдыха для вашего мероприятия. Во многих случаях они не взимают с вас комиссию, потому что они будут зарабатывать деньги на отеле, который будет делить процент от дохода от группового бронирования.

Организация поездок

Хорошее планирование — залог успеха.Без него вся ваша поездка будет погружена в хаос и неразбериху. Как однажды сказал Питер Друкер: «Действия без планирования — причина всех неудач».

Так с чего же начать?

Сначала соберите всю информацию, относящуюся к вашей деловой поездке: пункт назначения, руководители, которые будут путешествовать с вами, расписание, детали поездки (рейсы, такси и т. Д.) И любые конкретные предпочтения, которые вы или ваша группа можете иметь по жилью, питанию и т. д.

Во-вторых, как только вы получите хорошее представление обо всех задействованных элементах, начните бронировать билеты, покупать билеты, бронировать отели и так далее.Если вам посчастливилось летать на чартерном частном самолете, вы можете немного отдохнуть, зная, что все детали полета будут обработаны безупречно.

В-третьих, сообщите обо всех планах поездки руководителям, которые будут ее совершать, чтобы все точно знали, когда и как к ней подготовиться. Предварительное уведомление также даст вам возможность управлять любыми неожиданными сценариями или любыми изменениями в планах путешествия или проживания.

При организации поездки следует помнить о семи вещах:

1. Основные цели командировки и мероприятия.
2. Сколько стоит потратить на поездку.
3. Если ваша компания в прошлом организовывала подобные командировки, подумайте, чему вы можете научиться из этого опыта. Если у вас была конференция, но на нее мало участников, значит, вы знаете, что нужно начинать продавать билеты на конференцию раньше.
4. Соответствующая личная информация от всех руководителей, которые путешествуют с вами, чтобы вы могли организовать их билеты и проживание.
5. Все разрешения на поездки.Вам нужно будет убедиться, что у всех есть актуальные паспортные, визовые и прививочные формы.
6. В некоторых случаях вам, возможно, придется подумать, нужно ли в вашей поездке разместить других людей, например, супругов, секретарей, лечащих врачей и т. Д.
7. Поездки в аэропорты и обратно очень важны, чтобы все могли оставаться вместе и путешествовать группой или, по крайней мере, скоординированным образом к выбранным вами направлениям. Кроме того, соберите как можно больше информации о проблемах, связанных с поездками, например, об основах защиты бизнеса в случае аварии и милях для часто летающих пассажиров.

В заключение, организация путешествий и мероприятий для деловой поездки включает в себя множество деталей. Чтобы все хорошо скоординировать, нужно начинать планировать на месяцы вперед.

Развивайте свой бизнес, а не почтовый ящик

Когда вы организуете свой бизнес и устраните беспорядок, вы почувствуете, что снова полны энергии. Вы обнаружите, что вас легко мотивировать сразу приступить к работе, когда у вас нет проблем, с которыми нужно справляться. Вы сэкономите время, которое иначе будет потрачено на просмотр стопок или поиск пропавшего документа на вашем компьютере.Начните с разработки плана. Расставьте приоритеты в своем списке, назначьте себе дату и определите свою мотивацию.

Всего за 60 секунд , вы узнаете, как организовать свой бизнес.

0:60 Создайте рабочий стол без беспорядка
Выбросьте ненужные вещи, например ручки, которые не пишут, старые компьютерные диски и макулатуру. Храните на столе только те расходные материалы, которые вы регулярно используете. Обычно это несколько ручек и карандашей, степлер, ножницы, скрепки, блокнот, блокнот, календарь и телефонная книга сообщений.

Затем объедините свое офисное оборудование, купив многофункциональное оборудование, такое как многофункциональный принтер, сканер, копировальный аппарат и факс. Используйте лотки для писем и сортировщики файлов, чтобы не было скоплений. Наконец, уберите свои ящики и обозначьте цель для каждого из них. Если на вашем столе есть три ящика, подумайте о создании ящика для расходных материалов, личного ящика и ящика для удостоверений личности, содержащего предметы с логотипом вашей компании на них.

0:46 Создание пространства для хранения, когда его нет
Если вы столкнулись с проблемой нехватки места для хранения, вы знаете, что все может превратиться в беспорядочный беспорядок.Пространство для хранения можно легко добавить с помощью стеллажей, шкафов, ящиков, единиц хранения, книжных шкафов и картотек. Полки недороги, их легко установить, на них можно хранить книги, файлы, папки, расходные материалы или все, что вам нужно. Шкафы — более дорогой, более постоянный вариант, и они хороши тем, что скрывают ваши материалы. Единицы для хранения и пластиковые контейнеры отлично подходят для хранения продуктов, которые вы продаете, а также для хранения больших принадлежностей, таких как бумага для принтеров и папки.

0:38: Управляйте своей почтой
Почту легко накапливать, но в долгосрочной перспективе сэкономите время и сразу же обработайте входящую почту.Сортируйте почту, как только она приходит. Выбрасывайте нежелательную почту, пересылайте почту соответствующим людям, когда это необходимо, открывайте и разделяйте остальную почту и отправляйте ее, когда это необходимо. Категории поданных писем могут включать счета, письма, на которые нужно ответить немедленно, письма, не являющиеся срочными, публикации и т. Д. Если вы сильно полагаетесь на электронную почту, вам следует проверять свою электронную почту каждый час и отвечать немедленно если возможно. Используйте папки в своем электронном почтовом ящике, чтобы упорядочить электронную почту.

0:20: Поддерживайте эффективную систему хранения файлов
Файлы, которые вы больше не используете, но которые могут понадобиться в будущем, лучше всего хранить в ящиках для файлов. Ящики для файлов можно хранить на полках, в шкафу или в центре хранения за пределами предприятия, чтобы сэкономить место. Знайте, что можно выбросить, а что нужно сохранить. Выбросьте устаревшую информацию. Храните юридические документы, такие как контракты, гарантии и налоговые документы. Организуйте свои файлы по цветовой кодировке, в алфавитном порядке или по типу файла. Подумайте о том, чтобы иметь отдельные ящики для разных областей бизнеса, таких как клиенты, финансы и СМИ.

0:11 Поддерживайте организованный компьютер
Держите свой компьютер организованным, используя полезное программное обеспечение, четко называя файлы, сохраняя файлы в соответствующие папки и создавая ярлыки на рабочем столе. Ярлыки должны быть созданы для всех программ Microsoft Office, Интернета, электронной почты и вашей базы данных. Программное обеспечение, которым вы должны владеть, включает последнюю версию Microsoft Office, программное обеспечение для защиты от вирусов, такое как Norton System Works, базу данных управления контактами, такую ​​как ACT !, Goldmine и Microsoft Project.

0:03 Следите за временем
Планирование имеет решающее значение. Составьте ежедневный план и придерживайтесь его. Запланируйте свое время на ежедневнике. Это может быть настольный или настенный календарь, записная книжка, карманное устройство или компьютерная программа. При контакте с людьми оставляйте подробные голосовые сообщения и сообщения электронной почты с точным указанием того, что вам нужно, чтобы человек был подготовлен с информацией, когда они позвонят или отправят вам электронное письмо.

Принесено вам SCORE «Советники по бизнесу Америки»

Примечание. Эта статья содержит партнерские ссылки (гиперссылки, виджеты или изображения), что означает, что я получаю компенсацию, если вы покупаете продукт через них.Тем не менее, я рекомендую только те продукты или услуги, которые использую лично и / или считаю, что они принесут пользу моим читателям. Посетите мою страницу раскрытия информации для получения дополнительной информации.

Независимо от того, ведете ли вы свой собственный бизнес и начинаете с нуля или поднимаетесь по служебной лестнице, наступит время, когда вам нужно будет отправиться в сеть и распространить информацию о своей компании.

Узнайте, как с уверенностью спланировать свою следующую командировку и произвести хорошее впечатление на всех своих деловых партнеров.

Правильный путь

Успех сводится к двум вещам: вашим профессиональным успехам и профессиональному имиджу, который вы создаете в мире. Получение частного самолета — один из способов мгновенно создать образ опытного профессионала. Вы наверняка ощутите это «вау» с момента прибытия.

Использование частного самолета — это еще и фантастический способ выполнения работы к месту назначения и обратно. Если с вами путешествуют партнеры, достаточно места для работы и дополнительной подготовки.

Найдите отель, который соответствует вашим потребностям

Отель, в котором вы остановились во время деловой поездки, должен быть чем-то большим, чем просто местом, где можно отдохнуть головой. Деловая поездка дает вам возможность пообщаться и наладить связи. Вы будете встречать самых разных новых людей, и никогда не знаете, к чему это приведет. Это означает, что вам часто приходится проводить неофициальные встречи и обеды для обсуждения идей.

Размещение их в баре и ресторане отеля, где вы остановились, идеально.Вам просто нужно спуститься в вестибюль, чтобы начать работу. Не нужно без надобности вызывать такси или звонить в Uber. Рассмотрите возможность бронирования в одном из самых популярных отелей среди деловых путешественников — они популярны не зря!

Наряду с этим, просторная комната с письменным столом и сверхскоростным Wi-Fi позволит вам работать в нерабочее время. Таким образом, вы всегда будете готовы к дополнительным встречам. ПЛЮС, вас будут считать трудолюбивым человеком, и неизвестно, к чему это может привести

😉

Первые впечатления — все

Принятие к сведению некоторых из лучших советов по деловой одежде в Интернете — отличный способ произвести хорошее впечатление при знакомстве с новыми и важными людьми.

Стандарт профессиональной индустрии — использовать нейтральные и консервативные цвета. Подумайте о черном, белом и пастельных тонах. Эти цвета — всегда беспроигрышный вариант, если вы не модница.

Однако слишком строгое соблюдение этого правила может привести к тому, что вы слиетесь с фоном (а вы этого не хотите!). Так что не забудьте придать свой собственный уникальный вид каждой одежде, которую вы носите. Это можно сделать, надев массивные, эффектные украшения, чтобы привлечь внимание к вашему лицу и глазам и привлечь внимание в комнате.Классный пояс или яркая обувь также могут выделить вас среди остальных.

Кроме того, добавление аксессуаров к сумке с необычным рисунком может добавить того «чего-то особенного», в котором вы нуждаетесь.

Первые впечатления важны, поэтому убедитесь, что вы практикуете рукопожатие и как уверенно представиться. Все это может улучшить общее впечатление, которое вы производите. Удачных путешествий!

Кристл Кук — создательница книги «Домашние вакансии от MOM» — положила свою степень психолога на полку и вместо этого нырнула в груду подгузников и посуды.Она жена и мать двух неугомонных мальчиков, изрядно потеющих в своем родном городе в Техасе. Она любит готовить, домашние проекты своими руками и развлечения для всей семьи.

Место встречи для поклонников HR-технологий и ботаников цифровой эпохи. Приветствуются и те, кто занимается охотой либо головами, либо работой. Запускать? Вперед, продолжать!

Для любого процветающего малого бизнеса командировки — необходимый элемент, который способствует его росту и развитию. Независимо от того, будут ли такие поездки в соседний город или другую страну, их значимость требует, чтобы они были тщательно организованы как с точки зрения бизнеса, так и с точки зрения организации поездок.

Чтобы убедиться, что вы и ваши сотрудники безопасно прибудете к месту назначения, что у них есть достойное жилье, оптимальные условия работы, а также чтобы они знали, чего ожидать, вам необходимо заранее спланировать, что не так сложно, если вы будете следовать некоторым рекомендациям. Чтобы помочь вам организовать командировку таким образом, чтобы и вы, и ваши сотрудники были довольны результатами, вот краткий список того, о чем следует помнить.

Поделитесь подробностями путешествия

Несмотря на то, что вы собираетесь в командировку, а не в отпуск с многочисленными мероприятиями, вам все равно нужно будет рассказать о каком-то маршруте своим сотрудникам, чтобы они знали, чего ожидать.Информация о том, куда и когда они отправятся во время деловой поездки, может помочь им организовать не только свои задачи и презентации, но, например, выбор одежды, чтобы они не приходили на ужин с клиентами в повседневной одежде.

Кроме того, не помешало бы поделиться с ними некоторыми шаблонами, которые помогут им организовать — например, контрольный список для важных предметов, таких как шнуры, адаптеры, флэш-накопители, устройства и т. Д. Было бы полезно распечатать и вручить определенные документы например, маршрут, и вы также можете предоставить каждому сотруднику конверт для дорожных квитанций и других важных проездных или деловых документов.

Найдите самые экономичные варианты

Если у вас есть полная свобода в организации транспорта и проживания, было бы лучше тщательно изучить все возможные варианты, особенно если ваша команда выезжает за границу. В последнем случае вам необходимо познакомиться с городом и найти оптимальное решение для размещения с точки зрения расстояний между гостиницей и другими местами, которые вы собираетесь посетить.

Что касается транспортных средств, вы можете изучить автобусные линии и авиакомпании, которые предлагают скидки для группы людей.Кроме того, в этом случае может иметь значение ваш выбор кредитной карты, поскольку разные карты могут предлагать разные скидки и схемы начисления баллов. Вы также можете выбрать рекламные акции по бесплатному багажу с помощью кредитной карты, которые помогут вам сократить расходы, что важно, поскольку вы покрываете расходы большего числа людей. Некоторые эмитенты кредитных карт предоставляют дополнительные преимущества, такие как бесплатный чемодан или ночь в определенном отеле.

Четко изложите свою политику в отношении поездок

Имея в виду, что вы планируете, чтобы бюджетные ассигнования были одинаковыми для каждого сотрудника, очень важно, чтобы они четко указывали на выбор транспорта, время поездки, требования к багажу и другие детали.Было бы хорошо разослать их по электронной почте всем путешественникам заранее, чтобы у них было время прочитать его как следует, особенно если это объемный отрывок.

В случае, если есть несколько удаленных сотрудников или ваша политика в отношении командировок является гибкой, вашим сотрудникам необходимо знать точную сумму денег, которую они имеют в своем распоряжении, чтобы они могли организовать свой транспорт. Если у вас уже есть какие-то сделки с определенной авиакомпанией или автобусной линией, вам также необходимо сообщить об этом своим сотрудникам или ограничить их выбор этими компаниями.Предоставление им четких инструкций поможет и вам, и вашим сотрудникам чувствовать себя более комфортно и уверенно, а это увеличит шансы на успех деловой поездки.

Включите свободное время сотрудников

Если вы хотите, чтобы сотрудники были мотивированы на то, чтобы выкладываться на полную в этой командировке, вам необходимо предоставить им немного свободного времени, поскольку вы не хотите, чтобы объем работы и стресс приводили к выгоранию. Несколько рабочих дней в командировке могут быть даже более требовательными, чем такое же количество дней в офисе, поэтому для них хорошо получить возможность расслабиться и немного увидеть город, в котором они находятся.

Вы можете сделать это разными способами, и помимо организации и оплаты им посещения какого-нибудь интересного мероприятия, не связанного с бизнесом, вы также можете просто дать им немного свободного времени, которое они могут потратить, исследуя город самостоятельно или отдыхая в своем доме. номера. Другой вариант — остаться подольше, например, если поездка заканчивается в пятницу, они могут остаться немного дольше, если они придут в офис в понедельник отдохнувшими и готовыми к работе.

Заключение

Чтобы обеспечить успешную деловую поездку, ваши сотрудники должны быть знакомы с маршрутом и своими задачами, потому что вы не можете ожидать высокой производительности, если они остаются в неведении.Эта поездка также должна включать в себя немного свободного времени для них, чтобы они могли зарядить свои батареи и повысить эффективность. Кроме того, чем больше времени вы потратите на исследование, тем больше шансов найти экономичное решение для транспортировки и размещения, чтобы получить оптимальные результаты, не тратя слишком много.

Недавно Дебби Роузмонт дала интервью в качестве эксперта по производительности для подкаста Smead. На прошлой неделе она обсудила, как организовать деловую поездку и подготовиться к ней, а также поделилась стратегиями, которые путешественники могут практиковать, чтобы быть более эффективными после прибытия в пункт назначения.

На этой неделе Дебби продолжает обсуждение некоторых вещей, которые можно сделать, чтобы максимально использовать свое время и усилия во время деловой поездки и после возвращения домой.

Храните информацию в порядке, пока вы выполняете свой план

Будь то обмен информацией, обучение или общение, вы уже поставили перед собой цель того, чего вы надеетесь достичь в путешествии. Пришло время выполнить ваш план. Частично это связано с размышлениями о том, как вы собираетесь записывать заметки, идеи и информацию, которые вы собираете во время поездки.Если вы любите вести записи на бумаге, одним из решений может быть блокнот для каждой поездки или конференции. Еще одна идея — иметь блокнот, посвященный обучению на конференции, и вставлять вкладки-разделители для каждой конференции, которую вы посещаете. Если у вас есть предметы, которые нужно систематизировать и отслеживать, например визитки, проездные документы и квитанции, продукты могут быть действительно полезными. Хотите, чтобы в вашей жизни было меньше бумаги? Подумайте об электронных инструментах для сбора, систематизации и хранения информации, которую вы собираете или нуждаетесь во время путешествий.Такие инструменты, как Evernote или OneNote, отлично подходят, когда вы в пути.

Проведение эффективных встреч

Когда вы путешествуете по делам, важно знать, как расставить приоритеты и максимально эффективно использовать свое время. По возможности, заранее планируйте встречи — это отличный способ связаться с людьми, с которыми вам нужно встречаться. Подумайте об этом перед поездкой, чтобы сравнить календари. Приспосабливайтесь к расписанию другого человека, если это действительно важно для вас, или, может быть, даже пожертвуйте тем, что упускаете одно, ради другого.Вы можете подумать о том, чтобы планировать встречи вместо еды — все едят, а завтрак часто является прекрасным временем, прежде чем начинается напряженная работа дня. Точно так же время в конце дня или даже просто выход на прогулку — это творческое, нестандартное время, которое вы можете предложить, пытаясь встретиться с людьми, которые также управляют плотным графиком.

Позаботьтесь о себе во время путешествия

Поездки и многолюдные конференции могут отнять у вас много сил. Очень важно помнить о своей энергии.В противном случае вы не получите от этого опыта. Убедитесь, что вы достаточно спите и правильно питаетесь. Используйте затемняющие шторы в гостиничных номерах, чтобы комната оставалась темной, и подумайте о том, чтобы прикрыть кровать или отвернуть от нее любую включенную электронику. Постарайтесь как можно дольше придерживаться своего обычного распорядка и времени отхода ко сну. Подумайте о том, чтобы упаковать здоровые портативные и нескоропортящиеся закуски из дома, и не бойтесь упоминать о любых диетических ограничениях или предпочтениях, которые могут возникнуть у официантов, организаторов конференций или персонала отеля.Если вы заговорите и спросите, большинство из них, как правило, могут быть удовлетворены.

Чемодан домой

Вспомните последнюю конференцию или съезд, на котором вы присутствовали. Сколько вещей вы подобрали по пути, чего не взяли с собой? Сумки, раздаточные материалы — вы хотите или должны взять с собой все это домой? Возможно, вы могли бы сделать снимок и забрать информацию домой в другом формате или подумать о том, что вы можете оставить, чтобы кто-то другой мог использовать. Собираясь, подведите итоги и не собирайте вещи в спешке.Не забудьте внимательно осмотреть свой гостиничный номер, прежде чем уезжать в последний раз. Обычные места, где можно что-то оставить, — это за дверью в ванную, в душе и подключении к розетке (зарядные устройства). Просмотрите свой контрольный список и помните, что собирать вещи и идти домой намного проще.

Организованный повторный въезд после поездки

Если можете, постарайтесь сделать день, когда вы вернетесь домой, максимально гибким, без особых обязательств. Используйте день для загрузки информации, пока она еще свежа в вашей памяти.Сохраняйте заметки, идеи, задачи и вещи, которые вы вдохновляете делать, в свою систему управления информацией. Если вы сделаете это, как только вернетесь, вы добьетесь большего успеха. Начните последующий процесс. Введите визитные карточки в свою систему управления контактами и отправьте любые электронные письма с предложением оставаться на связи. Чем скорее, тем лучше.

Пересмотрите поставленные вами цели, чтобы увидеть, достигли ли вы их. Если нет, каков ваш следующий шаг? Может быть, если вы пропустили определенную сессию, которую надеялись посетить, вы сможете получить доступ к записанной версии или поговорить с людьми, с которыми вы надеялись глубже поговорить.Вы все равно можете подключиться только потому, что вас там нет физически.

Кроме того, вы можете начать планирование на следующий год, если это будет ежегодная конференция. Продавцы или организации часто предлагают ограниченные по времени скидки на регистрацию или продукты, которыми вы можете воспользоваться на мероприятии в следующем году. Если вы знаете, что это то, в чем вы все равно захотите поучаствовать, это отличный способ сэкономить время и деньги, планируя заранее.

Что вы делали в прошлом, чтобы поездка была организованной, гладкой и стоящей?

Предстоящие деловые поездки или конференции? Сообщите нам, какую из этих стратегий вы будете использовать для более организованных деловых поездок.Если Simply Placed может стать для вас источником информации до, во время или после поездки, не стесняйтесь сообщить нам об этом.

Чтобы просмотреть подкаст целиком, ссылки на части 1 и 2 приведены ниже. Желаем вам организованных и безопасных путешествий!

Если вы путешествуете по стране или миру по делам, важно, чтобы вы были хорошо подготовлены перед поездкой. Как и при бронировании отпуска, заранее подготовьтесь к поездке и изучите пункт назначения, куда вы направляетесь, и это поможет вам расслабиться и подготовиться к поездке.Имея это в виду, вот несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы подготовиться к предстоящей деловой поездке.

Подготовьте проездные документы

Прежде всего, очень важно подготовить проездные документы перед тем, как отправиться в командировку. Собираетесь ли вы только путешествовать или летите за границу, важно хранить все необходимые документы в одном месте. Если вы собираетесь за границу, убедитесь, что у вас есть актуальный паспорт. Если срок действия вашего паспорта скоро истечет, вам нужно будет как можно скорее продлить его, тем более что процесс подачи заявления может занять до шести недель от начала до конца.

Где остановиться

После напряженного дня встреч и работы вполне естественно, что вам захочется где-нибудь комфортное и расслабляющее, чтобы остаться. Если вы собираетесь в Белфаст в командировку, вы можете рассмотреть вариант использования апартаментов Dream, которые предлагают широкий выбор квартир с обслуживанием в городе. С более чем 100 квартирами, разбросанными в пяти центральных местах, наличие обслуживаемой квартиры, расположенной рядом с вашей работой, может быть очень выгодным.

Что упаковать

Как и перед семейным отпуском, важно знать, что взять с собой в предстоящую командировку.Уезжаете ли вы на ночь или на неделю или около того, всегда лучше брать с собой только самое необходимое. Меньше всего вам нужно носить с собой лишний багаж, поэтому для начала убедитесь, что вы упаковываете свои бизнес-вещи, такие как компьютер, ноутбук, отчеты и контракты. Личные вещи, которые вам следует взять с собой, включают одежду, косметику, туалетные принадлежности, а также все рецепты или лекарства.

Создать маршрут

Изучите пункт назначения, куда вы направляетесь, чтобы быть в курсе, когда дело доходит до деловой поездки.Если у вас есть важные встречи, вам нужно будет решить, где они находятся и как далеко они находятся от вашего жилья. Вам также следует записывать время полета, информацию о компании по аренде автомобилей (при необходимости) и распечатывать любую информацию, которую вы считаете актуальной для вашей поездки.

Попробуй немного времени

Работа и никакие развлечения могут сделать вашу командировку затягивающей. Если вы находитесь вдали от дома в течение значительного количества времени, вполне естественно, что время от времени вы будете тосковать по дому, поэтому постарайтесь рассматривать свою поездку вдали как небольшое приключение.Если вы собираетесь в Белфаст по делам, вам стоит посетить множество достопримечательностей. Если вы прогуливаетесь по городу, чтобы окунуться в атмосферу, или осматриваете Титаник в Белфасте, важно уделить немного времени самому себе.

Заблаговременная подготовка проездных документов, поиск подходящего места для проживания в поездке, знание того, что взять с собой, а также разработка маршрута, который привнесет некоторую структуру в вашу поездку, может иметь огромное значение. Хотя вы уезжаете по делам, это не значит, что вы не можете повеселиться на этом пути; Попробуйте уделить немного времени себе, чтобы не скучать по дому.

Большая часть ведения бизнеса включает в себя организацию деловых поездок, и вы, вероятно, хотите, чтобы они проходили как можно более гладко.

Хорошо организованная командировка произведет хорошее впечатление и повлияет на то, как потенциальные клиенты видят вас. Мы живем в очень цифровом мире, это позволяет нам общаться в разных часовых поясах, не беспокоясь, однако иногда все же необходимо путешествовать, чтобы лично встретиться с клиентами.Если вы планируете крупную сделку или пытаетесь построить прочные деловые отношения, ничто не сравнится с идеальной деловой поездкой.

Важно, чтобы любая деловая поездка была организована на высоком уровне. Чтобы добиться успеха, вы хотите расслабиться и хорошо подготовиться, когда прибудете в пункт назначения. Хорошо подготовленная поездка означает, что вы будете более сосредоточены и произведете наилучшее впечатление. Подготовка не только позволяет вам сосредоточиться, но и означает, что вы всегда будете в курсе любых важных встреч.

Взгляните на некоторые из областей, которые вы должны планировать, чтобы организовать идеальную деловую поездку:

Подготовка к работе

Тщательное планирование деловой поездки важно независимо от того, путешествуете вы или являетесь менеджером по деловой поездке. Вы всегда должны быть уверены, что полностью осведомлены и понимаете политику компании в отношении поездок. Помните, что вы планируете идеальную деловую поездку, а не идеальный отпуск. Это означает, что необходимо соблюдение любых политик.Вам нужно подумать о том, как вы перемещаетесь из одного места в другое и обо всем, что между ними. Если вы путешествуете на ACS, по железной дороге, на лодке или на арендованном автомобиле, вам необходимо учитывать время в пути, расходы и страхование. Важно не забывать о мелких деталях. Убедитесь, что у вас есть вся информация о расстоянии и времени, которое требуется для перехода между каждым видом транспорта, а также только с основным маршрутом. Вам нужно забронировать багаж? Вам нужна страховка? Какие документы нужны? Убедитесь, что вы всегда используете несколько источников при бронировании, ищите предложения и всегда полностью осведомлены о бюджетах компании.

Чем тщательнее вы будете готовиться, тем легче будет путешествие. Подумайте о таких вещах, как наличие Wi-Fi в дороге или вам нужно прибыть на день раньше из-за плохого времени полета? Это означает, что вы будете чувствовать себя более уверенно и расслабленно, посещая эти важные встречи.

Выбор жилья

Подготовительные работы — это только то место, где начинается планирование. Вам также необходимо убедиться, что вы выбираете лучшее жилье, соответствующее вашим требованиям.Постарайтесь найти жилье рядом с любыми встречами, чтобы снизить риск найти места или такие вещи, как движение транспорта. Постарайтесь не увлекаться бронированием чего-то такого роскошного, вы хотите, чтобы это было приятно, но оно должно служить только цели, опять же, помните, что это не личная поездка. Принимая решение, вы должны учитывать расстояния, местный транспорт и даже такие аспекты, как наличие Wi-Fi в отеле. Вы можете обнаружить, что ваша компания уже отдала предпочтение отелям, это может означать более выгодную сделку, поскольку они обычно оговариваются заранее.Выбирая отель, убедитесь, что вы обращаете пристальное внимание на имеющиеся удобства. Вы же не хотите обнаруживать, что Wi-Fi недоступен, не включен в стоимость или что завтрак подается слишком поздно, потому что он больше подходит для туристов. Круглосуточное обслуживание номеров — приятный штрих для деловых путешественников, поэтому часто вы можете прибыть в пункт назначения поздно / рано из-за экономии на поездках.

Создать маршрут

Для успешной деловой поездки необходимо заранее составить план маршрута.Он держит под контролем всю поездку. Начиная с момента отправления транспорта, бронирования вашего отеля и заканчивая именами клиентов, с которыми вы встречаетесь. Независимо от того, организуете ли вы поездку для кого-то или для себя, обязательно выделите немного времени для отдыха и позаботьтесь о любой встрече, которая может затянуться или опоздать. Также хорошо поделиться маршрутом с кем-то еще, чтобы они знали, где вы должны быть, а когда с вами нельзя связаться.

Организуйте все свои проездные документы

Проездные документы — неотъемлемая часть любой поездки, а тем более деловой.Все время и усилия, затраченные на планирование, будут потрачены зря, если вы забудете жизненно важные документы, которые понадобятся вам в поездке. Убедитесь, что у вас есть важные документы, в том числе:

• Действующий заграничный паспорт
• Любые требуемые визы
• Проездные на любой транспорт
• Договоры аренды автомобилей, водительские права, кредитная карта компании и страхование
• ID фотографии
• Подтверждение бронирования отелей и т. Д.
• Передаточные документы

Подумайте, какие электронные устройства потребуются

Для большинства командировок вам потребуется какое-то электронное устройство.Будь то корпоративный телефон, планшет или ноутбук для важных презентаций, убедитесь, что он у вас есть в вашем упаковочном листе и у всех есть страховка на случай, если с ними что-нибудь случится. Также было бы неплохо убедиться, что у вас есть какая-либо важная работа, сохраненная на портативном устройстве, поэтому, если какие-либо предметы, которые вы берете с собой, пропадут или украдены, у вас все еще будет информация, необходимая для любых встреч. Не забудьте также взять с собой соответствующие зарядные устройства и адаптеры. Было бы целесообразно иметь удобный футляр для переноски, чтобы легко транспортировать такие предметы.Подготовка, безусловно, является ключевым моментом в этой области, однако вы часто можете выбрать зарядные устройства и другие аксессуары, путешествуя по таким местам, как аэропорты или вокзалы. Имейте в виду, что цены часто могут быть выше, и это будет классифицировано как ненужные бизнес-расходы.

Надеюсь, это краткое руководство по организации идеальной деловой поездки поможет сделать вашу следующую поездку максимально гладкой.

Развивайте свой бизнес, а не почтовый ящик

Каждый год в январе и феврале я провожу время, готовясь к предстоящему году.На самом деле моя организация начинается во время праздников — с каждым подарком, который я получаю, я думаю: «Долой старое и добавляйте новое». Когда я получаю подарок, я должен решить, от какого старого предмета я избавлюсь. В этом году, убрав новый фарфор, который я получил на Рождество, и продав свой прежний набор на eBay, я занялся организацией своего офиса. Если вы хотите, чтобы новый год начался правильно, следуйте этим советам, которые помогут вам организовать успешный 2006 год:

1. Уберите, приведите в порядок и очистите свой рабочий стол. Обновите свои файлы и замените все порванные файлы. Покупайте новые файлы разных цветов и систематизируйте их по цвету: зеленый для финансовых документов, фиолетовый для клиентов и так далее. Обязательно пометьте все файлы, а затем расположите их в алфавитном порядке в каждой цветовой схеме. И никогда, никогда не добавляйте слово «Разное» к любому файлу — как только вы его сохраните, вы забудете, что в него вложили. Если вы можете сказать вслух, что это за файл, значит, у вас есть ярлык.

2. Будьте как Санта каждый день недели. Составьте список и проверьте его дважды.Нет ничего более приятного, чем отмечать дела в своем списке дел! Каждый вечер составляйте список того, что вам нужно сделать на следующий день. Делайте это каждый вечер, в том числе по выходным, чтобы вы привыкли полагаться на свой список дел, который поможет вам в работе.

3. Используйте только один календарь. Выберите тот, который вам больше всего подходит: один на вашем компьютере, карманный, например КПК, или бумажный на вашем столе. Затем избавьтесь от всех остальных календарей и используйте только один для записи и отслеживания всего.Если вы ведете график нескольких человек, например, своих детей, используйте чернила разного цвета для записи информации о каждом члене семьи.

4. Сделайте заметку в своем календаре за неделю до любого события о том, что вам нужно сделать для этого события. Вам нужно купить вино, чтобы принести на новоселье? Вам нужно отправить цветы на день рождения мамы? Что бы это ни было, запишите это заранее, чтобы вы могли не отвлекаться от своих задач.

5.Составьте список своих целей. Запишите как минимум 10 целей, которых вы хотите достичь за свою жизнь. Быть конкретным. Затем уберите список и обновите его снова в следующем году.

6. Выберите одну или две цели, которых вы хотите достичь в этом году с помощью своего бизнеса. Может быть, чтобы заработать больше денег или привлечь больше клиентов. Как вы достигнете этой цели? Какую сумму денег вы заработаете в этом году? Как вы это сделаете? Напечатайте эту информацию четким предложением, положите у кровати и читайте каждое утро и каждую ночь, чтобы вдохновить вас на достижение ваших целей.

7. Избавьтесь от канцелярских принадлежностей, которыми вы не пользовались за последний год. Верните их в магазин в качестве кредита или пожертвуйте на свою любимую благотворительную организацию. Чем меньше беспорядка в вашем офисе, тем больше будет счастья в вашей жизни. Если вы покупаете новый принтер, подарите старый. Вам не нужны два принтера — старый просто занимает место. Это касается всего в вашем офисе.

8. Начните планирование на следующий налоговый год прямо сейчас. Отметьте коробку «Налоги на следующий год» и поставьте ее у себя в офисе.В этом ящике будут храниться все ваши налоговые документы в течение года: банковские выписки, квитанции о коммерческих расходах, онлайн-выписки с указанием оплаченных вами счетов и благотворительные квитанции. В конце года выньте содержимое из коробки и сделайте две стопки — служебную и личную — для своего бухгалтера (или для себя, если вы сами платите налоги). Коробка будет единственным местом, куда вы положите все, что имеет отношение к вашим налогам. Это определенно лучше, чем искать документы в конце года.

9. Обновите ваш ролодекс. Вычистите все карточки людей, которым вы никогда не звонили в прошлом году. Я могу вам сказать, что если пройдет год, а вы не связались с ними, скорее всего, вы никогда не позвоните им. Если вы чувствуете, что вам нужно сохранить эту информацию, поместите все карточки «может быть, я позвоню им в один из дней» в файл и пометьте его так.

10. Фен-шуй рабочий стол и окружение. Если это достаточно хорошо для Дональда Трампа, это достаточно хорошо для вас!

Лесли Джейкобс — владелец Les Is More, организации, занимающейся индивидуальной организационной работой, расположенной в Новой Британии, штат Коннектикут.

Деловые поездки могут быть тяжелым временем. Вы должны быть уверены, что прибыли вовремя и в нужное место со всеми своими вещами. Лучше, если вы путешествуете большой группой на выставку или ежегодную встречу, потому что вы можете вместе путешествовать на чартерном автобусе, штат Иллинойс, и рассказывать обо всем по дороге туда. Однако, если вы один, это может вызвать больше стресса.

Если вы опытный бизнесмен или собираетесь в первую командировку, возможно, вы ищете лучший способ хранить все свои документы и рабочие предметы в одном месте.Как только вы сойдете с самолета и окажетесь в своем гостиничном номере. Вы можете быть перегружены всем, что вам нужно реорганизовать. В этой статье будут рассмотрены все лучшие методы организации и продукты, которые вы можете использовать во время деловой поездки.

Отложите все свои документы и рабочие предметы перед взлетом

Возможно, это самый важный шаг, который вы можете предпринять, чтобы облегчить вам деловую поездку. Чем лучше вы подготовите свои вещи заранее, тем меньше вам придется делать, когда вы выходите из самолета.Когда вы, наконец, доберетесь до отеля, вы знаете, что первое, что вам захочется, — это сбросить обувь и расслабиться в отеле, оплачиваемом компанией. У вас не будет сил распаковать всю одежду и организовать документы, необходимые для рабочей встречи на следующий день. Отложите в сторону все важные формы, рабочий ноутбук и все пакеты, которые необходимо доставить в другой офис, который вы посещаете. Как только вы это сделаете, вы можете легко положить его в чемодан и быть готовым к взлету.

Получите компактную ручную кладь, в которой можно хранить важные документы

Если говорить о чемоданах, то вам понадобится ручная кладь, в которой будут храниться все ваши важные рабочие документы. Меньше всего вам захочется явиться со сломанным ноутбуком или пропавшими документами из-за плохого обслуживания авиакомпании. Вы должны иметь возможность держать важные вещи под рукой, чтобы вам не приходилось нервничать во время полета. Отличный продукт, который поможет, — это мягкая ручная кладь, предлагаемая Travel Outfitters.С великолепной коллекцией, которая предлагается, вы действительно не ошибетесь с тем, что выберете! Получив свою ручную кладь, вы станете еще на один шаг ближе к окончательной организации всех документов для вашей командировки. Travel Outfitters предлагает широкий выбор мягкой ручной клади разных цветов и размеров.

Получите держатель для документов

Еще одним важным шагом в организационном процессе является получение достаточного количества владельцев, чтобы убедиться, что ваши рабочие документы безопасно доставлены в офис.Лучше всего использовать пластиковые или виниловые папки, потому что если на бумагу прольется хоть какая-то влага, это может сильно помочь. Это также поможет вам организовать свои документы по дням или по конкретным собраниям. Вы даже можете пометить каждую папку отдельно, чтобы не потерять свои документы.

Надеюсь, просто добавив эти три шага, вы сможете стать более организованным и сделать вашу командировку менее напряженной. Не отставай! Начните свою новую организационную стратегию сегодня и удачи!

Советы путешественникам

U.Автобусы S. перевозят людей по всей стране. (Фото: Джон Фокс / Stockbyte / Getty Images)

Статьи по теме

• Как спланировать круиз для группы?
• Как мне спланировать семейную встречу на круизном лайнере?
• Как организовать туристическую группу
• Групповое путешествие в Европу

Если вы не ездили в автобусе со школы, вы можете быть приятно удивлены тем, насколько современными стали современные автобусы. Большинство туристических автобусов предлагают удобные просторные сиденья, электрические розетки и даже Wi-Fi для вашего удобства в дороге.Если у вас есть большая группа, которая хочет отправиться в путешествие вместе, поездка на автобусе может быть удобным и экономичным выбором. Если вы отвечаете за организацию поездки, дайте себе как минимум месяц, чтобы составить план.

Шаг 1

Посмотрите цены на различные автобусные маршруты, чтобы найти лучшее предложение для своей группы. Национальные автобусные маршруты, такие как Greyhound и Trailways, охватывают большую часть страны. Линии меньшего размера, такие как Megabus, доступны не во всех штатах, но могут быть значительно дешевле.Если у вас достаточно большая группа, самой недорогой стоимостью билета может быть аренда автобуса специально для вашей поездки.

Шаг 2

Получите стоимость билета от каждого члена группы перед бронированием. Как и в случае с билетами на самолет, вам придется платить за автобусные билеты заранее.

Шаг 3

Изучите правила и удобства для вашей конкретной автобусной линии. Узнайте о весе и ограничении количества багажа, о запрещенных предметах ручной и зарегистрированной ручной клади, о рекомендуемых предметах ручной клади и о любых льготах, таких как электрические розетки или Wi-Fi.Поделитесь этой информацией с членами вашей группы.

Шаг 4

Распечатайте расписание автобусов для каждого члена группы, а также список всех правил и удобств. Подчеркните каждого члена, что эта информация — их личная ответственность.

Шаг 5

Планируйте групповые мероприятия для поездки, которые соответствуют цели вашей группы. Если вы работаете в группе квилтинга, раздайте небольшие наборы для ручного присучивания. Книжные клубы могут обсудить последний прочитанный роман. Не планируйте каждую минуту поездки, но предложите одну или две альтернативы сидению и чтению все время.

Шаг 6

Запланируйте время отправления за 1 час до отправления автобуса. Это даст группе время собраться и позволит неизбежно опаздывающему явиться вовремя.

• Сообщите участникам, что если они опоздают на автобус, они могут поймать его на следующей остановке и присоединиться к группе там, если у вашего автобуса есть несколько остановок по пути.

Раскрытие информации

Leaf Group — контент-партнер USA TODAY, предоставляющий общую туристическую информацию.Его контент создается независимо от США СЕГОДНЯ.

Советы путешественникам

Поездка может сблизить вашу группу. (Фото: изображение пляжа с сайта Horticulture с Fotolia.com)

Статьи по теме

• Как найти старшего попутчика, чтобы разделить расходы
• Этикет для путешествий с одиночками
• Как забронировать групповой круиз?
• Как максимально использовать туристические купоны

Путешествие в группе может быть веселее и дешевле, чем путешествие в одиночку.Семейные встречи, свадьбы в разных местах и ​​отпуск девочек — это лишь некоторые из любимых групповых поездок. Какой бы ни была причина вашей поездки, иногда бывает сложно организовать туристическую группу. Тщательное планирование и открытое общение — ключи к успеху.

Шаг 1

Ограничьте размер группы. Чем больше людей вы добавите, тем больше личностей и бюджетов вам понадобится. При выборе членов группы учитывайте возраст детей и интересы каждого человека. Если группа состоит более чем из шести человек, постарайтесь организовать подгруппы людей с общими личностями и интересами.

Шаг 2

Опросите членов группы, чтобы прийти к единому мнению, когда и куда поехать. Предложите три или четыре конкретных варианта вместо того, чтобы задавать открытые вопросы. В противном случае каждый может выбрать другое время и место.

Шаг 3

Обеспечьте несколько вариантов размещения. У каждого человека разный бюджет и разный набор критериев для выбора жилья. Предложите по крайней мере по одному элитному, умеренному и недорогому жилью, расположенному достаточно близко друг к другу.

Шаг 4

Используйте Интернет и местные путеводители, чтобы составить расписание групповых занятий. Не пытайтесь планировать каждое мгновение каждого дня, вместо этого сосредоточьтесь на том, чтобы предлагать одно или два занятия в день. Группа, естественно, разделится по интересам, например, по магазинам или посещению музеев, что избавит вас от чрезмерного планирования поездки.

Шаг 5

Отвечает за финансовые детали запланированных групповых мероприятий. Оплатите все депозиты самостоятельно и попросите членов группы возместить вам их.Это гарантирует, что все бронирования связаны друг с другом, и позволяет избежать исключения забывчивых путешественников из групповых планов.

Шаг 6

Создайте для поездки сайт социальной сети на таком сервисе, как Facebook или MySpace. Это позволяет членам группы встречаться, делиться идеями и строить планы. Создавайте азарт, часто публикуя обновления расписания или фотографии вашего места назначения.

• Расслабьтесь и убедитесь, что ваши ожидания оправданы. Ваши попутчики — люди, и путешествие может вызвать стресс у любого.Избегайте желания «поиграть в хозяйку», постоянно проверяйте, все ли довольны. Пусть путешествие развернется естественно.

Раскрытие информации

Leaf Group — контент-партнер USA TODAY, предоставляющий общую туристическую информацию. Его контент создается независимо от США СЕГОДНЯ.

Главный список дел для начала профессионального организационного бизнеса.

от Гералин Томас

Это исчерпывающий список для новых профессиональных организаторов , начинающих консультировать по вопросам продуктивности или профессионального организационного бизнеса .Читая список, помните, что нет правильных или неправильных способов решить все задачи.

Это ваш бизнес. Вы — начальник и принимаете решения. Не торопитесь и наслаждайтесь этим процессом. Я предлагаю выбрать только один или два раздела, на которых можно сосредоточиться одновременно. Прочтите весь список, прежде чем решить, с чего вы хотите начать и что бы вы ни делали, не позволяйте количеству задач в этом списке пугать или подавлять вас.

1. Исследование индустрии профессиональных организаций

• Читайте систематизацию книг и организацию блогов.
• Прочтите сообщения в блогах домовладельцев или владельцев бизнеса, чтобы узнать, с какими организационными трудностями сталкиваются люди.
• Изучите сайты бизнес-консультаций. Для некоторых требуется членство.
• Присоединяйтесь к организации для создания сетей (например, в вашей местной торговой палате), аккредитации, коучинга и т. Д. К организациям, с которых следует начать, относятся Национальная ассоциация профессионалов в области производительности и организации (NAPO) , местное отделение NAPO и Институт Вызов дезорганизации (МКБ) .
• Найдите наставника, тренера или бизнес-консультанта.
• Исследование рынка — определите тип клиента, с которым вы хотите работать.
• Рассмотрите возможность развития ниши или области знаний.

2. Назовите свой бизнес

• Придумайте название для своего бизнеса и, возможно, слоган.
• Проверьте, доступен ли домен (WHOis.net, GoDaddy.com, NetworkSolutions.com, namecheap или выполните поиск в Google).
• Посетите веб-сайт государственного секретаря, чтобы узнать, доступно ли название вашей компании и как действовать при подаче заявки на получение статуса DBA (Doing Business As).

3. Финансовые, юридические, логистические

Юридический:

• Напишите бизнес-план.
• Определите структуру своего бизнеса, также известную как юридическое лицо (корпорация, товарищество, индивидуальное предпринимательство и т. Д.). Получите образование на веб-сайте вашего государственного секретаря и на веб-сайте регистратора дел.
• Зарегистрируйте название своей компании в любом требуемом агентстве (город / округ для получения лицензий или разрешений на зонирование) или воспользуйтесь такой услугой, как BizFilings.
• Изучите налоговые требования вашего штата и подайте заявку на освобождение от уплаты налогов (при необходимости) в Налоговое управление вашего штата.
• Страхование бизнеса при покупке (общая ответственность, оборудование для дома и бизнеса, ошибки и упущения).

Банковское дело :

• После того, как ваши регистрационные документы будут одобрены и возвращены вам, заполните федеральную форму SS-4 и получите номер EIN , прежде чем открывать банковский счет на имя вашей компании.
• Купите бизнес-чеки на своем новом банковском счете.
• Получите бизнес-дебетовую и / или кредитную карту.
• Создайте торговый счет для приема кредитных карт или услуги, например PayPal или Square .

Логистика :

• Обустройте свой рабочий стол и офисное пространство.
• Установите номер телефона и соответствующее сообщение голосовой почты.
• Купите компьютер, расходные материалы и оборудование для бизнеса (сканер, принтер, гарнитуру).
• Создайте строку для подписи в своем электронном письме, укажите код города и номер телефона.
• Купите систему резервного копирования для своего компьютера (Backblaze, Carbonite, SugarSync, iCloud и т. Д.).

4. Развивайте свои услуги и ценообразование

• Составьте список услуг, которые вы будете предлагать.
• Оцените расходы вашего бизнеса.
• Определите, как вы оцениваете свои услуги и каковы будут ваши ставки (почасовая ставка, многоуровневое ценообразование, стоимость пакета, стоимость проекта, гонорары за отмену, сборы за покупки и исследования).
• Установите политики выставления счетов и Соглашение об услугах и / или Соглашение с независимым подрядчиком (проверьте LegalZoom).
• Приобретение и установка бухгалтерского программного обеспечения; создать систему счетов и бухгалтерского учета.
• Решите, хотите ли вы нанять бухгалтера или бухгалтера.

5. Брендинг / маркетинг

• Купите доменное имя или несколько доменных имен, включая свое собственное имя.
• Настройте хостинг веб-сайтов и электронную почту.
• Создайте логотип, символ, текстовый знак для своего бизнеса (или наймите графического дизайнера)
• Сделайте хотя бы один профессиональный выстрел в голову.
• Напишите профессиональную биографию.
• Создание визиток.
• Создавайте канцелярские товары с помощью vistaprint или местной типографии (фирменные бланки, карточки для заметок, конверты, адресные наклейки).
• Создайте веб-сайт самостоятельно или наймите веб-дизайнера. В любом случае вам понадобится шаблон веб-сайта и система управления содержимым веб-сайта (например, WordPress, Wix, Weebly или Joomla ) и контент (страницы на вашем сайте могут включать: о вас, контактную информацию, услуги, цены, отзывы от клиентов и др.).
• Создавайте профили в социальных сетях в Instagram, Facebook, Twitter, Pinterest, LinkedIn.
• Скажите, что вы открыты для бизнеса, с помощью пресс-релиза, сообщений в социальных сетях и сообщений на форумах.Позвоните друзьям / семье / клиентам и попросите рекомендаций, создайте брошюру или массовую рассылку и т. Д.

6. Определите клиентский опыт и создайте:

• Новые анкеты для клиентов, известные как формы приема или оценки.
• Процесс консультации — определите ожидания в отношении того, что ожидается, а что НЕ входит в ваши услуги; объясните свой процесс выставления счетов.
• Приветственное письмо и подтверждение бронирования.
• Форма обратной связи, характеристики и онлайн-обзоры ( Google, Yelp ).

Поздравляем! Вы находитесь на пути к открытию собственного профессионального организационного бизнеса. С моим основным списком дел вы обязательно почувствуете себя более уверенно в своей способности планировать свое время и свой бюджет. Моя цель — помочь вам развивать свой новый организационный бизнес разумным и устойчивым образом. Затем мы будем работать над привлечением клиентов, которые хотят и нуждаются в помощи в организации и поддержании порядка. Удачи!

Хорошая организация бизнеса может обеспечить бесперебойную работу ваших операций.Следуйте этим 7 советам о том, как организовать бизнес, чтобы ваша компания работала как хорошо отлаженная машина.

1. Определите свои бизнес-цели и планы

Четко и точно запишите свои бизнес-цели и то, как вы планируете их достичь, и придерживайтесь их. Держите этот план на виду, чтобы изо дня в день напоминать о нем. Купите органайзер или воспользуйтесь для этого программным обеспечением.

Изучая и придерживаясь своего плана, вы можете оценить свою позицию относительно того, где вы стоите, и внести необходимые коррективы, чтобы вернуться на правильный путь.

2. Поддерживайте мотивацию себя и своих сотрудников

Когда вы и ваши сотрудники счастливы на работе, это заметно — и клиенты сразу это замечают. Это также повышает эффективность и показывает вашим клиентам, что вы и ваша команда хорошо организованы.

Продолжайте вознаграждать своих сотрудников любым методом, который, по вашему мнению, работает, чтобы поддерживать их моральный дух.

Вы также можете использовать программное обеспечение, такое как Advance Systems, чтобы помочь вам управлять своим персоналом. Подобные инструменты помогают в организации бизнеса.

3. План в соответствии с потребностями организации бизнеса

Есть некоторые вещи, которые нужно планировать ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежегодно. Составьте список этих предметов и соответствующим образом запланируйте их. Ежедневное планирование следует проводить рано утром или поздно вечером накануне. Перед сном (или даже раньше, возможно, перед тем, как покинуть офис) составьте список из 5 основных дел, которые вы хотите выполнить на следующий день.

Вы можете использовать распечатанные ежедневники, простой блокнот, мобильное или настольное приложение, чтобы отслеживать свои действия.

Инструменты, такие как Wunderlist, Задачи Google и Список дел от Apple, могут облегчить вашу жизнь. А с новыми продуктами, такими как Google Home Mini и Amazon Echo Dot, вы можете получить персонального помощника с голосовым управлением, который будет создавать списки и напоминать вам о встречах.

Для других частей вашего бизнеса используйте инструменты бухгалтерского учета и управления продуктами, чтобы планировать запасы, увеличивать ротацию продуктов и управлять своими расходами, тем самым увеличивая денежный поток и маржу.

4.Организуйте свои офисные предметы

Беспорядок влияет на организацию бизнеса. Держите свой офис или магазин как можно более аккуратным. Храните предметы, которые вам нужны каждый день, в одном и том же месте, чтобы вам не приходилось искать их каждый раз, когда они вам нужны. Аккуратные системы хранения документов сделают вашу жизнь намного проще.

Вот небольшой совет о том, как организовать бизнес, который поможет вам проделать очень долгий путь: уменьшив визуальный беспорядок вокруг себя, вы автоматически уменьшите свой умственный беспорядок.Это дает вам свободу придумывать творческие идеи по привлечению клиентов и созданию вашей компании. Мы регулярно проводим дни воображения.

Уберите предметы, которые вам не нужны или которыми давно не пользовались. Это предотвратит потерю времени и поможет вам сосредоточиться на важных вопросах, а не на пустяках.

5. Соблюдайте свои обязательства

Выполняйте свои обещания, данные клиентам, поставщикам и сотрудникам. Своевременная оплата поставщикам свидетельствует об хорошо организованном бизнесе.

Осуществление доставки в согласованные сроки вашим клиентам завоюет их доверие и поможет вам получать повторные заказы, а также создать рекламу из уст в уста.

6. Поддерживайте связь с клиентами и перспективами

Поддержание связи со своими клиентами означает, что вы заботитесь о них и цените их бизнес. Регулярно отправляйте заметки или электронные письма о новых продуктах и ​​услугах, которые вы предлагаете.

Еще лучше, присылайте учебные материалы, демонстрирующие ваш опыт.Это отличается от рекламного материала. Маркетинг образовательного контента дает представление об отраслевых тенденциях и предупреждениях. Это позиционирует вашу компанию как надежный ресурс, из-за чего вашим конкурентам очень сложно украсть ваших клиентов.

Отправляйте своим клиентам поздравительные открытки на день рождения или поздравительные открытки по особым случаям и праздникам. Это многое говорит о том, насколько организован ваш бизнес. Некоторые инструменты электронного маркетинга, такие как MailChimp, позволяют запоминать день рождения клиента и автоматически отправлять электронную открытку.

7. Используйте этот компьютер

Компьютер — это как лишний мозг. Используйте его как можно больше. Сделайте свой бухгалтерский учет, инвентаризацию, график доставки и даже напишите на нем свое письмо. Это сэкономит вам много времени и усилий — гораздо больше, чем выполнение этих задач вручную.

С новыми и более быстрыми приложениями теперь можно иметь безбумажный и незагроможденный офис. Наличие доступа к данным на кончиках ваших пальцев указывает на хорошую организацию бизнеса. Только не забывайте делать регулярные резервные копии своих данных.

Чем более организован ваш малый бизнес, тем легче ему будет работать изо дня в день, и у вас останется больше времени, чтобы сосредоточиться на увеличении своей прибыли.

Связанные

• Каковы обязанности казначея на судне?
• Заработная плата билетного агента
• Контрольный список регистратора салона
• Как инициатору ипотеки следует работать с риэлторами
• Что значит, если компания куда-то прилетает на заключительное собеседование?

У турагентов есть огромное количество информации и деловых материалов, которыми нужно управлять в течение рабочего дня.При таком большом количестве поездок и клиентов, путешествующих в разные места в разное время, поддержание порядка — большая часть работы. Понимание того, что агент должен держать под рукой, а что лучше отложить, может облегчить жизнь.

Информация о поездке

Поскольку турагенты являются контактным лицом для своих клиентов на протяжении всего процесса путешествия, они должны быть готовы изменить бронирование и исправить проблемы в любой момент. Если гость прибывает в Париж и недоволен порядком в отеле, агент должен быть готов немедленно перевезти ее в более подходящее место.Агенты должны сохранять номера подтверждений рейсов, проживания, тура и аренды автомобилей, а также контактную информацию поставщика, а также имена клиентов и контактных лиц, даты и тарифы, оплаченные на портативном компьютере или смартфоне, чтобы они всегда были доступны в худшем случае. Если вы не слишком технологичны или хотите делать резервные копии своих электронных файлов, запишите даты отъезда для каждого клиента в своем рабочем календаре и распечатайте информацию по мере приближения к каждой поездке. Поместите информацию в папку и носите с собой до завершения поездки.

Продажа на ходу

Турагенты никогда не могут сказать, когда появится следующий клиент. Продажи не ограничиваются офисом и могут происходить дома у друга, на улице или за обедом. Подготовка к таким непредвиденным обстоятельствам с помощью организованного выбора маркетинговых материалов и вариантов поездок — ключевая часть продаж на ходу. Если клиент звонит вам вечером, последнее, что вы хотите сделать, это сказать, что я свяжусь с вами завтра, к тому времени она, возможно, уже забронировала номер у кого-то еще или онлайн.Имейте ссылки на цены вашего агента и списки недвижимости, сайт продажи авиабилетов и все другие учетные записи агентств на своем ноутбуке, чтобы они были доступны из любого места. Чем лучше вы будете готовы обслуживать клиентов, тем больше вы сможете продать и тем больше они будут довольны вашим обслуживанием. Надежный турагент — это загруженный туристический агент.

Внутренняя информация

Понимание того, какие поставщики предоставляют вам лучшие номера или места в самолете или варианты аренды автомобиля, может сделать клиентов более счастливыми и увеличить продажи.Например, если вы знаете, что каждый раз, когда вы бронируете в Acme Hotels, ваши клиенты получают небольшую комнату в задней части отеля, в то время как Smith Hotels, как правило, предоставляют большие номера с бесплатным Интернетом, имеет смысл разместить ваших клиентов в Smith. Делайте заметки о каждом объекте собственности и поставщике с учетом отзывов клиентов и общего опыта. Обращение к вашим инсайдерским заметкам может сделать ваши услуги еще более ценными для клиентов, которые начнут видеть в вас агента, знающего все уловки.

Платежи

Турагенты часто не получают комиссию до тех пор, пока поездка не завершится и путешественник не вернется домой.Они должны вести точный учет того, что им причитается, и от кого, чтобы гарантировать, что им будут платить. Поставщики, такие как отели и туристические компании, будут производить оплату турагенту после того, как они будут полностью оплачены и клиенты завершат свое пребывание. Рассчитайте процент комиссии при бронировании и сохраните список своих расчетов вместе с датами поездки. Когда поездка закончится, убедитесь, что соответствующая сумма была отправлена ​​или внесена на ваш счет, а если нет, обратитесь к соответствующему поставщику.Если вы работаете в крупном сетевом агентстве, ваши платежи могут поступить только в следующем месяце, поэтому ваши расчеты должны быть организованы соответствующим образом.

Если вы покупаете что-то по нашим ссылкам, мы можем получать деньги от наших аффилированных партнеров. Учить больше.

Организованный бизнес — это продуктивный бизнес. Возможно, вы не считаете себя одаренным врожденными организаторскими способностями, но сейчас идеальное время для организации вашего бизнеса и рабочего места.

Ниже приведены 10 советов, которые помогут вам в этом и встать на путь в новом году.

Как организовать свой малый бизнес

Очистите свой офис

Даже если вы не против небольшого беспорядка и пыли, слишком много беспорядка может усугубить повседневный стресс и хаос. Беспорядок существует, потому что мы думаем, что все важно. В новом году выбросьте все, что устарело, больше не актуально или дублируется.

Например:

• Утилизируйте сломанную электронику, которую вы, возможно, спрятали в шкафу.
• Удалите все старые голосовые сообщения.
• Пожертвуйте все, что вам не нужно или чем вы не пользуетесь.
• Сохраните основы и все, что вы использовали в прошлом году; все остальное может уйти.

Когда ваше рабочее место будет чистым и незагроможденным, вы с удовольствием проведете время за своим столом и не будете тратить время на поиск среди хлама или перемещение стопок.

Организуйте свои бумажные файлы

Одно исследование показало, что в среднем человек тратит более 4 часов в неделю на поиск документов. Просмотрите свои картотеки и уничтожьте все, что устарело или больше не имеет отношения к вашему бизнесу.

Если вы беспокоитесь, что однажды вам могут понадобиться заметки четырехлетней давности из клиентского проекта, отсканируйте оригиналы и выбросьте бумажные файлы, чтобы освободить место.

Квитанции об оплате из канавы

Учитывая, что IRS принимает электронные копии квитанций, у вас действительно нет причин продолжать цепляться за все эти крошечные бумажные квитанции из ресторанов, такси, магазинов канцелярских товаров и т. Д.

Найдите сканер или приложение для управления квитанциями для своего смартфона (например, Neat Receipts) и убедитесь, что ваше решение позволяет экспортировать данные в любое приложение для отчетности / учета расходов, которое вы используете.

Использование облака для хранения и совместного использования

Если вы еще этого не сделали, начните использовать облачные инструменты для совместного использования и сохранения документов. Например, Google Диск позволяет бесплатно хранить до 15 ГБ, предоставляя клиентам или коллегам доступ для совместной работы. Другие инструменты включают Dropbox и Box.

Размещая файлы в облаке, вы можете помочь очистить свое личное хранилище, а также сэкономить драгоценное время, потраченное на пересылку документов по электронной почте при совместной работе с другими.

Укротите свой почтовый ящик

Если ваш почтовый ящик стал местом сбора всех писем, полученных вами за последние годы, пора навести порядок. Вы можете управлять своим почтовым ящиком, чтобы вы видели только те сообщения, с которыми вам еще предстоит иметь дело, а все остальное аккуратно заархивировано для безопасного хранения. Начните с чистого листа, отложив в архив все, на что вам больше не нужно отвечать.

Затем уменьшите количество новых писем, которые вы получаете каждый день, отказавшись от подписки на информационные бюллетени или другие подписки, которые вы больше не читаете.Создавайте специальные папки, в которые автоматически отправляются несущественные электронные письма, чтобы они не мешали вашей повседневной работе.

Найдите подходящий инструмент для заметок

Один из ключей к сохранению организованности и эффективности в качестве владельца малого бизнеса — это правильное решение для записи любых задач или идей, когда они возникают.

Независимо от того, предпочитаете ли вы использовать ручку и бумагу, записывать голос на своем смартфоне или приложение, такое как Evernote, самое главное, чтобы решение соответствовало вашему стилю жизни, чтобы вы использовали его постоянно.

приведите в порядок свои профили в социальных сетях

Не только ваш почтовый ящик и рабочий стол становятся жертвами беспорядка. Ваши профили в социальных сетях также могут стать забитыми и устаревшими.

Во-первых, оцените, где ваш бизнес присутствует в социальных сетях, и удалите все аккаунты, которые больше не используются. Нет смысла иметь несколько профилей в Pinterest, Twitter, Facebook, LinkedIn, Tumblr и Instagram, если вы не публикуете и не отслеживаете каждую учетную запись.

Вы также можете использовать такой инструмент, как JustUnfollow, чтобы отсеять всех неактивных подписчиков, которые не подписываются на вас в ответ.

Встреча с налоговым консультантом

Не ждите, пока пришло время подавать налоговую декларацию, чтобы задуматься о налогах. Назначьте встречу с бухгалтером или налоговым консультантом в начале года.

Если ваш бизнес по-прежнему структурирован как индивидуальный предприниматель, сейчас самое время подумать о защите ваших личных активов и получении других преимуществ с помощью формальной бизнес-структуры, такой как LLC или корпорация.

Возьмите на себя ответственность за свои книги

Если вы ведете малый бизнес, у вас уже есть какой-то процесс для выставления счетов, обработки платежей, учета расходов и отслеживания проектов.Но если вы в последнее время не обновляли свой процесс, скорее всего, существует приложение, которое поможет упростить и повысить эффективность этих административных задач.

Загляните в магазин приложений для планшетов / смартфонов, чтобы найти новый инструмент, который поможет вам организовать и взять на себя ответственность за свои книги в новом году. Например, FreshBooks, Mint, Kashoo и InDinero и многие другие.

Свяжите любые законные свободные концы

Это прекрасная возможность исправить все незавершенные дела, на которые вы откладывали в предыдущие годы.Например, подавали ли вы DBA (Doing Business As) на название своей компании? Вы получили идентификационный номер налогоплательщика? Все ли у вас лицензии и местные разрешения в порядке? Вносили ли вы какие-либо изменения в свою корпорацию и ООО, и все же вам необходимо подать статью о поправках, чтобы зафиксировать эти изменения в штате?

Какие еще советы вы можете предложить для организации вашего бизнеса в этом году?

Где вы работаете, влияет на то, как вы работаете. Работа в загроможденной, беспорядочной или отвлекающей обстановке повлияет на вашу работу и, возможно, негативно.

Если вы похожи на обычного специалиста, вы проводите большую часть времени, сидя перед экраном компьютера. Несмотря на то, что ваша работа вращается вокруг компьютера, ваш офис в целом должен помогать вам работать максимально продуктивно.

Хорошо организованный офис имеет огромные преимущества. Во-первых, это дает ощущение контроля и компетентности, что ведет к более высокому уровню продуктивности. Во-вторых, сам факт организованности защищает от отвлекающих факторов. Ваш организованный офис может справиться с поступающей работой и подготовить вас к успеху.

Пуск с продувкой

Вы не сможете создать продуктивное рабочее место без Purge.

В зависимости от состояния вашего офиса чистка может занять от нескольких часов до целого дня.

Конечная цель чистки — избавить офис от беспорядка.

Создать пространство для захвата

Каждому офису нужно место для сбора поступающего мусора.

Есть три основных типа мусора, который попадает в офис: 1) важные документы, 2) вещи, которые нужно оставить (куртка, зонтик, дорожная кружка), и 3) мусор.

Удобное место должно быть создано в наиболее заметном месте вашего офиса. Если у вас есть дверь, создайте пространство справа от двери. Если вы находитесь в кабинке, создайте место для ловли где-нибудь возле входа.

В регулируемом отсеке должны быть: 1) ящик для документов или лоток для документов; 2) полка, крючки или ящик для важных вещей; и 3) мусорное ведро.

Удобное место поможет вам содержать офис в чистоте без особых усилий.

Избегайте беспорядка на рабочем столе

Самым важным физическим пространством в офисе является рабочий стол.

Большинство людей считают, что они наиболее продуктивны, работая за свободным от беспорядка рабочим столом. Другие люди, в основном творческие люди, преуспевают в беспорядочной обстановке.

Если у вас есть склонность к творчеству и тайная любовь к беспорядку, то делайте то, что вам подходит. Некоторые предприниматели, в том числе Тони Хси, любят грязный стол.

Для менее вдохновленных из нас лучший вариант — чистый и безупречный рабочий стол. Наши стили работы отражаются в нашей рабочей среде; чистое рабочее место создает продуктивный рабочий процесс.

Разместите на столе два лотка для документов

Система с двумя лотками — самая простая и эффективная для обработки входящей бумаги.

Система работает так: 1) новый лоток, новые документы; 2) старый лоток, документы, которые вы открывали или просматривали и с которыми нужно разобраться.

Все новые, непрочитанные или неоткрытые документы помещаются в новый лоток. Этот поднос предназначен для людей, которые заходят в ваш офис, чтобы бросить вещи на ваш стол. Укажите на лоток. Новый лоток предназначен для вещей, с которыми вам еще предстоит иметь дело.Невскрытые конверты, папки, документы — все это ждет вас, аккуратно сложенные стопкой, когда вы будете к этому готовы.

Старый лоток предназначен для вещей, которые вы открыли, но с которыми еще нужно разобраться: сканирование, архивирование, пересылка и т. Д. Это похоже на список дел, но, по крайней мере, он не разбросан по всему офису.

Это очень простой подход, но он творит чудеса, устраняя беспорядок бумаги на столе, позволяя вам работать более продуктивно.

Создать две зоны

Не вся работа одинакова.Подходите к организации офиса с этой двухзонной точки зрения.

Зона 1: Работа за компьютером. Это ваш традиционный рабочий стол. Вы проводите здесь большую часть своего времени, разбираясь с вещами и добиваясь их выполнения.

Зона 2: Некомпьютерная работа. Это то место, куда вы отправляетесь, чтобы делать некомпьютерные вещи. Это может быть тот же стол, но просто другая зона, очищенная от мониторов, шнуров и зарядных устройств. Это то место, куда вы попадете, когда листаете документы, используете свой iPad, подписываете документы, сканируете документы или маркируете конверты — все, что не требует использования клавиатуры для работы.

Двухзонный подход к офису помогает вам организовать свою работу и ваш подход к выполнению тех задач, с которыми вы сталкиваетесь ежедневно.

Поместите физические предметы в ящики или организовывайте лотки

Большинству офисов требуется несколько расходных материалов. Даже Эндрю Хайд, крайний минималист, который сократил свое имущество до 15 вещей, нуждается в месте, чтобы положить его iPhone, зарядные устройства, наушники, камеру, солнцезащитные очки и кошелек.

Независимо от того, есть ли у вас 15 предметов или 500, вам нужно место, чтобы их все сложить — место, которое не будет видно.Ящик стола — логичное место. Избегайте соблазна поставить симпатичный степлер, модный диспенсер для ленты и очаровательный держатель для скрепок на столе. По большей части эти принадлежности необходимо хранить в организованном и доступном месте, например в ящике.

Возьмите мусорное ведро побольше

Большая корзина для мусора звучит немного глупо, но на самом деле это стратегическая уловка. Вот почему. Большую часть бумаги, поступающей в офис, можно выбросить или оцифровать, а не хранить в архиве.Подача документов — одна из самых трудоемких задач, которые откладываются на потом.

Поскольку большая корзина для мусора более заметна, вы склонны думать о ней чаще. Когда ненужная бумага попадает в ваше рабочее пространство, вы с большей вероятностью поместите ее в мусорное ведро, чем сложите в растрепанную бумажную башню с надписью «Не знаю, что с ней делать».

Мусорное ведро большего размера также предотвращает переполнение мусорного ведра. Одна из наихудших форм беспорядка в офисе — мусорная корзина, заполненная три дня назад.Купите банку большего размера, и вы сможете поглощать больше отходов. Обязательно утилизируйте!

Заключение

Обязательно совместите вашу личную систему продуктивности с методом организации офиса. Некоторые методы повышения продуктивности рекомендуют определенный подход к организации вашего офиса.

Независимо от того, какой организационный метод или система производительности вы предпочитаете, не ждите, чтобы создать свой организованный офис. Чем дольше вы ждете, тем больше времени теряете.

Какие методы вы используете для создания организованного офисного пространства?

1) Очистите каждый ящик стола, чтобы освободить еще больше ценного места для хранения.

2) Очистите верхнюю часть стола, затем вытрите поверхность стола.

3) Держите на рабочем столе необходимые предметы (компьютер, телефон, факс, картотеку).

4) Если вы работаете с более чем одним человеком, создайте почтовый ящик для каждого человека.

5) Держите на рабочем месте главный список дел на каждый день.

6) Предварительная сортировка почты. В файл, в чтение, в контакт (написать или позвонить).

7) Используйте различные контейнеры для хранения канцелярских принадлежностей, канцелярских скрепок и ручек.

8) Используйте различные настольные органайзеры или лотки для упорядочивания бумаг, которые попадут на ваш стол.

9) Создайте отдельный ящик для личных документов, предметов и т. Д.

10) Используйте ящики для хранения файлов с датой.

11) Приобретите коробки для журналов для хранения буклетов, журналов, каталогов, которые вы хотите сохранить.

12) Создайте файл для журнальных статей или отсканируйте их на свой компьютер.

13) Система подачи документов должна быть простой, удобной и управляемой.

14) Цветовая кодировка файлов ускоряет поиск информации.

15) Не переполняйте папки. Возможно, пришло время выбросить часть информации в папку.

16) Никогда не перегружайте ящик для документов. Это затруднит поиск информации в ящиках.

17) Разделите большие файлы на внутренние папки с файлами.

18) Вкладка висящих папок с файлами спереди.

19) Ответные звонки партиями. Оставьте конкретные сообщения и время, когда вы звонили, если человек, с которым вы пытаетесь связаться, недоступен.

20) Очистите рабочее пространство от всего, кроме проекта, над которым вы работаете, чтобы не отвлекаться.

21) Держите на столе набор открыток и марок на все случаи жизни.

22) Держите меню на вынос из любимых ресторанов, чтобы вы могли сделать заказ заранее и забрать ужин по дороге домой.

23) При использовании нескольких текущих счетов цветные чеки — простой способ идентифицировать каждую учетную запись.

24) В конце каждого проекта или мероприятия организуйте документы и подайте или сохраните их.

25) Выпрямляйте стол в конце дня и особенно в конце недели, чтобы каждое утро можно было начинать с чистого стола.

Totally Organized — это профессиональная организаторская компания, цель которой — помочь вам максимально использовать свой день и получить больше свободного времени.

Деловая поездка унесет вас не только из офиса, но и от привычных рутинных дел. Когда вы не спите в одной постели, едите одну и ту же пищу или работаете за одним столом, может быть сложно выработать свой типичный образ мышления трудолюбивого человека.

Тем не менее, несмотря на смену часовых поясов и регулярные встречи, которые вы, вероятно, запланировали, есть несколько простых шагов, которые вы можете предпринять, чтобы сделать любую рабочую поездку продуктивной. Чтобы узнать больше, я поговорил с четырьмя успешными воинами, которые раскрыли свои секреты того, как быстро браться за дело, сохранять сосредоточенность и производить отличную работу, даже когда вы в пути.

1. Пусть технологии будут вашим помощником

Перед отъездом решите, какое из ваших гаджетов лучше всего подойдет вам в поездке, и упакуйте его соответственно.Вам нужен ноутбук для тяжелых писательских работ или достаточно смартфона и планшета? В зависимости от цели вашей поездки вы можете облегчить нагрузку и оставить некоторые устройства дома.

Что бы вы ни взяли с собой, важно иметь доступ к надежному Wi-Fi. Большинство крупных авиакомпаний предлагают это как услугу на борту самолета, но перед тем, как бронировать рейс, дважды проверьте наличие и цены. Тем, кто часто летает, Аманда Августин, эксперт по поиску работы компании TheLadders, рекомендует приобрести тарифный план в такой службе, как Gogo, бортовой интернет-сервис, охватывающий несколько авиакомпаний.Конечно, вам нужно будет поработать и после полета, поэтому обязательно проверьте наличие Wi-Fi в вашем отеле, конференц-центре и конференц-залах.

2. Все спланировать

Даже в эпоху электроники по-прежнему применяются долгосрочные бизнес-подходы. «Перед тем как уйти, составьте список того, что вам нужно взять с собой», — предлагает Мерил Перлстайн, владелица MDP Publicity. Подумайте обо всем, что вам может понадобиться — от деловой одежды и канцелярских принадлежностей до косметики и зарядных устройств — чтобы все необходимое всегда было рядом с вами, даже за много миль от дома.Многие дорожные воины также любят приносить из дома некоторые предметы комфорта (например, домашнюю подушку или любимую удобную толстовку), чтобы помочь им быстро приспособиться к домашней обстановке вдали от дома.

И поскольку кажется, что путешествие никогда не проходит в точности так, как планировалось, убедитесь, что в вашем списке будущих пассажиров учтены возможные непредвиденные ситуации и задержки. Если вы проверяете сумку, возьмите с собой сменную одежду, зубную щетку, косметику и все, что вам понадобится в первый день работы, в ручную кладь. (Или научитесь более эффективно упаковывать вещи и возьмите только ручную кладь!)

Помимо самого необходимого, Доун Уилкокс, управляющий директор отдела социального воздействия в Allison + Partners, любит хранить в ручной клади папку с расписанием полетов и информацией о поездках для легкого доступа.В этой связи она также предлагает всегда бронировать прямой рейс, а не стыковочный. Как ни весело звучит лишние шесть часов в аэропорту Лас-Вегаса, задержки могут серьезно повлиять на ваше настроение, продуктивность и график встреч.

3. Свяжитесь со своим офисом перед тем, как уйти

Одна из самых сложных частей деловой поездки — справляться с обычной рабочей нагрузкой, когда повседневная рутина внезапно перестает быть нормальной. Итак, подготовка — это ключ к тому, чтобы все в офисе оставалось на должном уровне, пока вас нет.

Перед тем, как отправиться в путь, встретитесь со своими проектными группами, чтобы узнать о статусе и предстоящих сроках. Августин подчеркивает, что чрезвычайно важно сообщить своей команде, когда вы будете доступны по телефону или проверяете электронную почту, и когда вы будете полностью недоступны. Также сообщите всем, как вы хотите, чтобы с вами связались в случае возникновения чрезвычайной ситуации (по тексту? По электронной почте с пометкой «Срочно?»), Чтобы вы могли решать насущные проблемы в перерывах между встречами.

Затем установите сообщение об отсутствии на работе, чтобы указать человека для запросов и установить ожидания общения (например,g., «Если у вас есть вопросы, касающиеся конференции по продажам, которая состоится в следующем месяце, свяжитесь с Амандой Джонстон. Я отвечу на общие вопросы, когда вернусь в офис в понедельник »)

4. Ознакомьтесь с местом назначения

Прежде чем вы приедете, узнайте, где вы остановитесь и что находится поблизости. Где ближайший продуктовый магазин, где можно купить закуски? Конференц-центр находится в пешей доступности? Перлштейн предлагает выяснить, насколько сложно будет найти такси, особенно ночью (если вы не находитесь в зоне с интенсивным движением, возможно, лучше организовать автосервис).

Зная эту информацию до прибытия, вы сэкономите драгоценное время по прибытии, так что вы сможете устроиться и сразу приступить к работе. (Но поскольку вам, вероятно, все равно придется принимать решения на лету, загрузите свой телефон или планшет приложениями, которые значительно упрощают путешествие, такими как OpenTable для бронирования ужина и Uber для автосервиса.)

5. Задайте задачи на маршруте

Используйте время в дороге, чтобы быть продуктивным, вместо того, чтобы экономить его для пункта назначения.«Составьте список целей, которые вы собираетесь делать в пути», — рекомендует Рэнди Брилл, генеральный директор Quarasan и основатель Teacher Peach в Чикаго. «Если вы скажете:« Я сделаю это, когда доберусь до отеля », — добавляет она, — вы, вероятно, не доберетесь до этого — после целого дня путешествия вы будете измотаны. Но не утомляйте себя — Уилкокс предпочитает работать в течение первых трех четвертей полета, а затем провести последнюю ногу, расслабляясь.

Чтобы повысить продуктивность в пути, рассмотрите возможность участия в программах лояльности отелей или авиакомпаний или в программах бизнес-кредитных карт, которые предлагают туристические льготы.Сьюзан Барончини-Мо, бизнес-стратег Индианаполиса и автор книги Business in Blue Jeans , по возможности пользуется клубными залами своей авиакомпании, но «также вложила средства в высококачественные наушники с шумоподавлением», которые помогают ей хорошо работать в людных местах. .

6. Найдите свой фокус

Как только вы приземлитесь и зарегистрируетесь, сделайте все возможное, чтобы оптимизировать свое время и комфорт, — говорит Барончини-Мо. Независимо от того, поможет ли вам сразу же распаковать упаковку и почувствовать себя организованнее, или наполнение мини-холодильника холодным кофе заставит вас быстрее приступить к работе, определите, что помогает вам почувствовать себя устроенным, и сделайте это.

Когда вы работаете в своем гостиничном номере, Pearlstein предлагает сесть за стол или стол и настроить его так, чтобы он напоминал ваше обычное рабочее место: распакуйте ноутбук, найдите розетку для зарядных устройств для телефона и компьютера, подключитесь к Wi-Fi, упорядочите свои файлы и расположите все необходимые канцелярские принадлежности. Когда ваш стол готов к работе, вам будет легче приступить к работе, если вы заглянете в свой номер в отеле между встречами.

Но независимо от того, насколько вы продуктивны, важно также понять, как расслабиться в конце долгого дня.Барончини-Мо предпочитает зарядиться энергией, проведя время в одиночестве: тихий ужин, хорошая книга, телефонный звонок с мужем и медитация. Когда вы найдете время, чтобы расслабиться ночью, на следующий день вы будете более бодры, продуктивны и полны энергии.

Наконец, «Воспользуйтесь тем, что вы путешествуете», — предлагает Перлштейн. В конце поездки в Ванкувер, во время двухчасовой остановки в аэропорту, Перлстайн решила отправиться на скоростную обзорную экскурсию по городу, вернувшись как раз вовремя, чтобы успеть на рейс. Конечно, основная причина вашей поездки — по делам, но это не значит, что вы тоже не можете увидеть достопримечательности.

Вил Мурадян

О том, чтобы оставаться организованным, можно многое сказать. Возможность быстро найти всю необходимую информацию, напоминания и документы — одна из самых больших услуг по экономии времени, которую вы можете сделать для себя. Имея это в виду, наша суперорганизованная команда по работе с клиентами составила список своих любимых приложений, чтобы вы были организованы.

1. Evernote

Evernote — это комплексная, но простая в освоении система управления документацией, работающая на всех устройствах.Он хранит ваши текстовые файлы, электронные таблицы, изображения, квитанции, контрольные списки, аудиозаписи, видеозаписи и рабочие процессы (вот!) Через многоуровневую систему организации. Кроме того, существует множество надстроек и приложений, которые хорошо взаимодействуют с Evernote, например Slack, Outlook и Salesforce.

Совет для профессионалов: Вы можете отправлять документы и корреспонденцию по электронной почте прямо в Evernote. Используйте эту функцию, чтобы упорядочить все ваши клиентские заметки, письменные взаимодействия и подписанные документы в удобном для поиска формате.Больше не нужно перебирать лишние страницы или громоздкие CRM.

2. IFTTT

Вы когда-нибудь мечтали о приложении, которое поможет вам оставаться организованным автоматически? Встречайте IFTTT.

Исходя из фразы «Если это, то это…» IFTTT — это простое логическое приложение, работающее на основе «апплетов» или правил, созданных для разных интерфейсов. Например, вы можете запрограммировать его на обновление фотографии вашего профиля Facebook каждый раз, когда вы обновляете свою фотографию профиля LinkedIn.

Благодаря возможности подключения к сотням других приложений возможности безграничны.IFTTT может даже подключиться к вашим приборам или включить свет на крыльце, когда появится ваша пицца.

Совет для профессионалов: Запрограммируйте IFTTT для автоматического сохранения каждого вложения электронной почты в определенную папку на вашем Google Диске.

3. LastPass

Когда вы в последний раз пытались войти в учетную запись или на веб-сайт и не могли вспомнить пароль? Если вы похожи на большинство из нас, то, вероятно, это было либо сегодня, либо вчера. Излишне говорить, что это происходит постоянно.LastPass здесь, чтобы спасти положение. LastPass предлагает пользователям создать мастер-пароль для своего хранилища, в котором вы можете добавлять логины, сохраненные в LastPass, и управлять ими.

Pro-tip: Поскольку все мы работаем в дороге больше, чем когда-либо, загрузите LastPass на свое мобильное устройство, чтобы получить доступ ко всем учетным данным, необходимым для каждого веб-сайта.

4. Dropbox

Dropbox — одно из самых известных приложений, которое поможет вам организовать работу. Есть варианты как для индивидуальных пользователей, так и для бизнес-пользователей.В зависимости от вашей технической подготовки некоторые варианты учетной записи могут удовлетворить многие потребности растущего малого бизнеса. Эти функции включают возможность удаленно стереть данные с устройства, обеспечить соответствие HIPAA и интегрировать различные API. Одна из наших любимых функций — возможность управлять общими ссылками с другими людьми за пределами вашей организации.

Совет от профессионалов: Настройте библиотеку фотографий смартфона на резервное копирование в Dropbox. Хотя многие смартфоны предлагают ограниченный объем облачного пространства, они быстро заполняются изображениями.Dropbox может обеспечить безопасное резервное копирование всех ваших важных изображений.

5. Google Диск и Google Документы

Google Диск — это сверхдоступный и надежный онлайн-диск, который взаимодействует с вашей учетной записью Google. На нем можно хранить документы, как на любом другом диске, но получать к нему доступ с любого устройства, будь то общедоступный компьютер, планшет или смартфон. Google Диск также позволяет вам выбирать разрешения для совместного использования ваших файлов и папок и приглашать других к совместной работе над документами.Вы можете разрешить другим только просматривать, редактировать или предлагать правки в различных документах.

Ниже приведен пример того, как OutboundEngine использует его для групповой совместной работы над документами, которые требуют ввода от нескольких людей из разных отделов.

Google Docs содержит все необходимые компоненты офисного пакета (текстовый редактор, презентации, электронные таблицы и т. Д.), Но переводит их в интерактивный онлайн-формат. Это дает неограниченному количеству людей доступ для редактирования и управления без необходимости постоянно сохранять изменения.Все обновления сохраняются в реальном времени, их можно редактировать и получать к ним доступ с любого устройства, подключенного к Интернету.

Совет от профессионала: Не забывайте об остальных параметрах Google Диска! Создавайте и делитесь таблицами и презентациями в дополнение к документам.

Проводите время так, как хотите

Огромная часть конкурентоспособности и продуктивности — это простота доступа. Вам нужно знать, где находится ваша важная информация, и как проще ее получить.Используйте эти приложения, чтобы держать вас в порядке и проводить время так, как вы хотите. Вдобавок у вас будет резервная система, когда жизнь станет сумасшедшей.

Хотя этот список приложений, которые помогут вам организовать работу, может помочь в определенных ситуациях, он не позаботится обо всех важных задачах, которые необходимо решить вашему бизнесу. Если маркетинг — один из элементов, отнимающих у вас слишком много времени, OutboundEngine может удовлетворить эту потребность. Наша команда маркетологов

Как организовать поездки и мероприятия в командировку

Хорошо организованная командировка вашей команды может изменить ваш бизнес.Это не только поднимет всем настроение, потому что всегда весело отправиться в совместное приключение в новое место, но и приведет к новым связям и стратегическому партнерству.

Еще лучше, если вы сможете организовать поездку по мероприятию, будь то то, на которое вы приходите, или то, которое вы проводите. Это поможет структурировать вашу поездку вокруг четкого результата.

Вот все, что нужно сделать, чтобы ваше путешествие или мероприятие было прибыльным и увлекательным:

Организация использования виртуального офиса

Во многих крупных городах есть виртуальные офисы.Если, например, вы едете в Калифорнию, подумайте о том, чтобы воспользоваться преимуществами виртуальных офисов Modi Irvine. Расположенный в самом сердце процветающего бизнес-центра, он создаст идеальный образ для вашего бизнеса — без затрат на его создание с нуля. Например, вы можете использовать такие услуги, как автоответчик, общие офисные помещения, частные меблированные офисы, конференц-залы и услуги автоответчика. Все будет настроено на имя вашей компании.

Это не только место для работы, но и место, где вы можете приглашать гостей и строить деловые отношения.Вы можете использовать этот офис для управления своим мероприятием, ведения бизнеса и развития новых клиентских предприятий.

Посещение или организация мероприятия

Если вы посещаете мероприятие, скажем, отраслевую конференцию, тогда ваша работа идеально подходит для вас — все, что вам нужно сделать, это появиться, пообщаться и узнать как можно больше от докладчиков и других участников.

Если мероприятие является чем-то, что вы спонсируете, то лучше всего работать с агентством по организации мероприятий. Эта сторонняя организация построила стратегические отношения с отелями.Следовательно, когда вы расскажете им о своих потребностях, они согласятся с лучшими отелями организовать размещение, питание и комнаты для отдыха для вашего мероприятия. Во многих случаях они не взимают с вас комиссию, потому что они будут зарабатывать деньги на отеле, который будет делить процент от дохода от группового бронирования.

Организация поездок

Хорошее планирование — залог успеха. Без него вся ваша поездка будет погружена в хаос и неразбериху. Как однажды сказал Питер Друкер: «Действия без планирования — причина всех неудач.”

Так с чего же начать?

Сначала соберите всю информацию, относящуюся к вашей деловой поездке: пункт назначения, руководители, которые будут путешествовать с вами, расписание, детали поездки (рейсы, такси и т. Д.) И любые конкретные предпочтения, которые вы или ваша группа можете иметь по жилью, питанию и т. д.

Во-вторых, как только вы получите хорошее представление обо всех задействованных элементах, начните бронировать билеты, покупать билеты, бронировать отели и так далее. Если вам посчастливилось летать на чартерном частном самолете, вы можете немного отдохнуть, зная, что все детали полета будут обработаны безупречно.

В-третьих, сообщите обо всех планах поездки руководителям, которые будут ее совершать, чтобы все точно знали, когда и как к ней подготовиться. Предварительное уведомление также даст вам возможность управлять любыми неожиданными сценариями или любыми изменениями в планах путешествия или проживания.

При организации поездки следует помнить о семи вещах:

1. Основные цели командировки и мероприятия.
2. Сколько стоит потратить на поездку.
3. Если ваша компания в прошлом организовывала подобные командировки, подумайте, чему вы можете научиться из этого опыта. Если у вас была конференция, но на нее мало участников, значит, вы знаете, что нужно начинать продавать билеты на конференцию раньше.
4. Соответствующая личная информация от всех руководителей, которые путешествуют с вами, чтобы вы могли организовать их билеты и проживание.
5. Все разрешения на поездки. Вам нужно будет убедиться, что у всех есть актуальные паспортные, визовые и прививочные формы.
6. В некоторых случаях вам, возможно, придется подумать, нужно ли в вашей поездке разместить других людей, например, супругов, секретарей, лечащих врачей и т. Д.
7. Поездки в аэропорты и обратно очень важны, чтобы все могли оставаться вместе и путешествовать группой или, по крайней мере, скоординированным образом к выбранным вами направлениям. Кроме того, соберите как можно больше информации о проблемах, связанных с поездками, например, об основах защиты бизнеса в случае аварии и милях для часто летающих пассажиров.

В заключение, организация путешествий и мероприятий для деловой поездки включает в себя множество деталей. Чтобы все хорошо скоординировать, нужно начинать планировать на месяцы вперед.

11 советов по планированию командировки для начальника

Успех путешественников на дороге напрямую зависит от того, насколько хорошо их поездка была спланирована и подготовлена.

При планировании успешной деловой поездки всегда следует уделять первоочередное внимание тому, чтобы бизнес-путешественник оставался максимально продуктивным и свободным от стресса.Для этого требуется тщательно продуманное, продуманное планирование и подробный маршрут.

В конце концов, нужно помнить о множестве переменных, о деталях, которые нужно проработать, о резервированиях, которые нужно создать, и о расписаниях, которые нужно согласовать. И даже после того, как все это будет сделано, вам все равно придется бороться с возможностью возникновения проблем, когда ваш путешественник находится в пути.

Как менеджер по путешествиям, лучшее, что вы можете сделать, — это заранее организовать как можно более человеческую организацию, чтобы вы могли свободно решать проблемы, если и когда они возникнут.

Как это сделать? Ознакомьтесь с нашими главными советами ниже.

Планирование командировки для начальника

1. Запишите их обычные предпочтения

Планируя деловую поездку для начальника, вы хотите каждый раз делать это быстрее и лучше. Не полагайтесь на свою память (ненавижу ломать ее вам, но иногда это неправильно). Вместо этого запишите обычные предпочтения вашего босса, например, спешите на стыковочные рейсы вместо того, чтобы делать пересадки с большим количеством подушек безопасности, или нанимать автосервис, чтобы их забрать, а не пользоваться общественным транспортом.Таким образом, вы можете сократить количество операций по обмену данными, необходимых для каждой поездки.

2. Помогите им расставить приоритеты в наиболее важных частях поездки

Когда ваш босс путешествует, ему, вероятно, нужно будет выполнить несколько очень важных дел. Поймите, каковы цели этой поездки, будь то участие в одном собрании или укомплектование нового офиса в другой стране. Как только вы узнаете цели поездки, организуйте вокруг нее другие детали, чтобы ничто не мешало.Не забудьте выделить свободное время — помните, что деловые путешественники тоже люди!

Помимо основной цели командировки, у вашего начальника могут быть дополнительные цели, которых он хочет достичь. Может быть, они хотят придерживаться своего распорядка тренировок во время отсутствия. Может быть, они хотят закончить слайд-колоду для предстоящей презентации. Или, может быть, они хотят взять с собой супругу в поездку и провести день, чтобы осмотреть достопримечательности.

Спросите своего начальника о том, что он хотел бы сделать или выполнить во время поездки, чтобы вы могли помочь организовать их, дать рекомендации или, по крайней мере, сохранить ясность их календаря.Организуйте поездку, но в плане поездки оставьте место для маневра для других занятий.

4. Составление маршрута деловой поездки

Последний документ в этом разделе — это маршрут деловой поездки или сводка всех деталей поездки в одном месте. Это сэкономит вам и вашему путешественнику время и избавит от лишних хлопот, связанных с просмотром нескольких документов и электронных писем, чтобы найти нужную информацию. Это выходит за рамки простого планирования. Организуйте все свои проездные документы и информацию о поездках, которая может понадобиться им в поездках, например, посадочные талоны, время полета, номера рейсов, номера мест, время прибытия и многое другое.Это сэкономит вам и путешественнику много времени и хлопот.

При создании этих документов помогает мыслить в хронологическом порядке, чтобы вы могли поставить себя на место путешественника и четко обдумать, какая информация необходима. Включите такие вещи, как время важных встреч или деловых обедов. А когда вы закончите, создавайте не только электронные, но и бумажные копии. Это исключает любую возможность того, что мертвый смартфон или отсутствие интернета отбросит вашего путешественника.

Планирование деловой поездки для коллег

Организация поездок для ваших коллег требует той же заботы и внимания к деталям, о которых говорилось выше.Вашим командированным сотрудникам должно быть приятно иметь доступ к лучшему корпоративному управлению командировками, и вам решать, чтобы их поездка была успешной.

5. Предоставьте путешественникам возможность бронировать для себя

Большинство бизнес-путешественников предпочитают организовывать деловую поездку для себя, как они это делали бы при бронировании авиабилетов на отпуск, вместо того, чтобы ехать туда и обратно с кем-то по каждой мелочи. Используйте программное обеспечение для управления поездками, которое включает политику компании, чтобы сотрудники могли бронировать то, что они хотят, в рамках вашей политики в отношении поездок.Это экономит время для всех, а путешественники получают желаемый маршрут и жилье.

6. Сложи все в одно место

Когда дело доходит до планирования деловой поездки, существует множество деталей, таких как время в пути, аэропорты прибытия, бронирование номеров в отелях, детали трансфера из отеля и многое другое. Вы должны сделать все возможное, чтобы собрать все в одном месте. При бронировании с помощью одного утвержденного программного обеспечения для управления поездками компании путешественники могут войти в систему и увидеть все свои предстоящие маршруты.

Большинство коллег хотят, чтобы все было в цифровом формате, но если это не относится к вашим коллегам, сделайте дорожную папку. Вложите в дорожную папку распечатанный маршрут деловой поездки и номера подтверждения, а также конверты для дорожных квитанций и любых важных проездных или деловых документов, которые им понадобятся при регистрации и в пункте назначения.

7. Приобретите все необходимое перед поездкой

Думайте о своем путешественнике как о мобильном офисе, представляющем вашу компанию внутри страны и за рубежом.Поэтому обязательно пополняйте их инструменты: визитки, аккумуляторы, основные расходные материалы и другие необходимые расходные материалы.

8. Дайте путешественнику контрольный список поездок

При организации деловых поездок есть много движущихся частей, поэтому создание контрольного списка для путешественников может быть очень полезным. Это гарантирует, что ваш путешественник не забудет все необходимые шнуры, адаптеры, флеш-накопители, устройства, кредитные карты — все, что им может понадобиться!

Если ваш путешественник улетает международным рейсом, составьте бумажное досье, содержащее важную информацию обо всей поездке.Добавьте данные, такие как валюта, часовой пояс, контактная информация местного посольства, местные законы и культура, распространенные заболевания, а также то, покрывает ли их тарифный план международные поездки. Вы даже можете дать им несколько советов о ресторанах, местном этикете и, например, о достопримечательностях. Подобная информация имеет очень большое значение.

9. Сохраните контактную информацию путешественника

Необходимо наличие контактного листа путешественника. Это единый документ, который включает в себя всю домашнюю и служебную контактную информацию сотрудника, а также стандартные данные, такие как имя, должность, идентификационный номер, номер телефона и т. Д.Дополнительные элементы, такие как предпочтения авиакомпаний и отелей, запросы на питание, их номер часто летающего пассажира и паспортные данные, сделают этот документ намного более надежным. Удобно, что TravelPerk позволяет вам ввести большую часть этой информации один раз, автоматически заполняя ее для будущих поездок. Однако вы сохраняете эту информацию, просите путешественников подтвердить или обновить ее перед отъездом.

10. Создайте шаблон контрольного списка планирования командировок

Еще один полезный документ — это контрольный список для планирования поездки.В нем содержится подробная информация о каждом рейсе, наземном транспорте, бронировании отелей, столовых и развлекательных мероприятий, а также о встречах или мероприятиях, а также достаточно места для всего остального. Используйте это, чтобы следить за мелкими деталями, которые легко теряются при перемешивании.
Одна из основных мотиваций для любого тревел-менеджера, планирующего деловую поездку, — следить за тем, чтобы ни одна деталь не оставалась неучтенной. Ни один туристический менеджер не захочет получать звонок от отчаявшегося сотрудника по поводу неправильных дат билетов или проблем с регистрацией, например, из-за неверной информации.Вот почему набор шаблонов и контрольных списков творит чудеса, предотвращая ошибки и упущения.

11. Подведение итогов после командировки

Подведение итогов после командировки так же важно, как и подготовка. На данный момент необходимо рассмотреть множество аспектов поездки, которые предлагают множество преимуществ для постоянно развивающегося бизнеса.

• Когда ваш путешественник вернется, возьмите его дорожную папку. Проверьте квитанции, сделайте все важные записи и как можно скорее подайте заявку на возмещение.Интеграция Expensify с TravelPerk делает это исключительно простым.
• Пополните запасы мобильных офисных принадлежностей вашего путешественника, чтобы они были готовы отправиться в путь в следующий раз.
• Вместе со своим путешественником просмотрите все выдающиеся голосовые сообщения, электронные письма и другие обновления.
• Спросите своего путешественника, все ли прошло хорошо и что может быть лучше.

Лучшие инструменты для планирования командировок

Чтобы сделать планирование деловой поездки максимально безболезненным, воспользуйтесь этими инструментами.

TravelPerk

TravelPerk — это решение нового поколения для деловых поездок для путешественников и административных работников. У него самый большой в мире инвентарь для путешествий, отличные возможности и интеллектуальные функции управления, такие как бронирование в рамках политики и отчеты о командировочных расходах.

GetYourGuide

Путешествовать в новое место и не видеть того, что может предложить город, может быть обломком. Быстрая экскурсия с гидом или простая экскурсия от GetYourGuide может быть всем, что вам нужно.Есть гиды по всему миру и варианты на любой бюджет.

Google Диск или облачная система хранения вашей компании

Планируя деловую поездку, вам нужно будет хранить все подробности поездки в одном месте. Хотя ваш маршрут (для вашего рейса, отеля, поездов и аренды автомобилей) может быть сохранен в TravelPerk после бронирования, могут быть некоторые другие детали, которые вам нужно сохранить в одном месте. Например, у вас может быть информация об офисе, клиенте или мероприятии.Создайте папку на Google Диске для поездки, чтобы путешественник знал, где найти любую деталь.

Помните, что управление командировками — это постоянно развивающееся упражнение, и стоит усердно изучать все, что можно, для достижения лучших результатов.

Как организовать успешную командировку для своего начальника

Если вам было поручено организовать следующую важную командировку вашего начальника, может быть трудно понять, с чего начать. Как убедиться, что вы охватили все ракурсы, чтобы поездка прошла успешно? К счастью, мы собрали универсальный магазин советов и идей, который поможет вам в наиболее важных аспектах процесса планирования.Ваш босс поблагодарит вас по возвращении!

Хорошее время полета на популярных маршрутах будет распродано быстро, поэтому постарайтесь прилететь туда пораньше. Заранее согласуйте свои действия со своими болтунами, чтобы знать, когда они будут лучше всего работать, и спросите их, не возражают ли они, будет ли полет безостановочным. Прямые рейсы обычно предпочтительнее, но ваш босс может согласиться на пересадку, если время полета будет более удобным — просто убедитесь, что вы сначала уточняете у них, чтобы не было нежелательных сюрпризов! Закажите зал ожидания в аэропорту, если вы тоже можете — так они смогут расслабиться или поработать перед вылетом.

Проведите исследование и не зацикливайтесь на очевидном. Если ваш босс направляется на конференцию, то организаторы могут продвигать специальную сделку с определенным отелем, но проверьте, нет ли поблизости других, предлагающих аналогичное (или более выгодное) предложение, и всегда просят бесплатный Повышение категории номера при бронировании — если ваша компания регулярно пользуется услугами сети отелей или вы бронируете номер для группы, вы вполне можете получить ее. Если не спросишь, никогда не узнаешь!

Не позволяйте своему боссу беспокоиться о поиске приличного ресторана в незнакомом городе после долгого рабочего дня или путешествия — спросите их, в какое время они хотели бы обедать каждый вечер и сколько людей они ожидают, а затем сделайте заказ от их имени. .Просто убедитесь, что вы знаете, какую кухню они предпочитают, есть ли у них какие-либо аллергии или диетические требования, прежде чем идти дальше. Если ваш начальник предпочел бы сохранить гибкость, проведите исследование и предоставьте им список предложений, чтобы они могли выбрать для себя, как только они появятся.

После того, как вы организовали большую часть поездки, вам нужно будет начать составлять подробное расписание, чтобы поделиться с начальником. Покажите, как встречи и другие обязательства сочетаются с организацией поездок и питания, и укажите, где у них есть свободное время, чтобы они могли легко это определить и при необходимости записать в другие обязательства.

• Заказ надежного наземного транспорта

Пока они в отъезде, вы хотите быть уверены, что вашего босса отвезут из аэропорта, на встречи или ужин с минимумом суеты и хлопот, и именно здесь наш автосервис в Чикаго предоставит вам полное спокойствие. разум. Наши профессиональные и надежные водители будут работать с вами, чтобы ваш босс мог прибыть туда, где он должен быть, своевременно и с максимальным комфортом и роскошью.

Советы по организации поездки с участием всех сотрудников компании

Организовать поездку с семьей непросто. Представьте, что вы делаете это, но со всеми сотрудниками на работе. Даже если это небольшой бизнес, в котором работает менее пятидесяти сотрудников, организовать поездку все равно будет нелегко. Поскольку организация поездки является частью традиции вашей компании, вот несколько советов, которые могут помочь вам при ее организации.

Привлечь сотрудников

Вы должны знать, чего хотят все.Не принимайте решение за всех, поскольку это может вызвать негативные эмоции. Убедитесь, что вы позволяете каждому сотруднику высказывать свое мнение в процессе. Вы также можете рассмотреть возможность голосования, чтобы победило решение большинства. Со дня поездки в то место, которое вы посетите, вы можете поставить все на голосование. Вы не будете нести бремя или даже вину, если будете участвовать в демократическом процессе при планировании поездки.

Подтвердите все заранее

Вам нужно окончательно указать дату и место.Убедитесь, что ваши сотрудники подтверждают свое присутствие, прежде чем переходить к следующему шагу. В противном случае вы почувствуете стресс, столкнувшись со всеми изменениями. Сообщите своим сотрудникам, что вам нужно знать, прибывают ли они, чтобы вы могли начать бронировать авиабилеты и номера в отелях. Также необходимо уточнить, будет ли поездка оплачена компанией или сотрудники будут использовать свои личные деньги.

Распределить задачи

Эта поездка должна планироваться совместно.Убедитесь, что вы просите других участников помочь. Вы не можете сделать все в одиночку. Вы можете координировать свои действия с людьми, которым вы назначаете задачи. Некоторые из них могут даже почувствовать себя прекрасно, что вы доверили им эти задания.

Установить цели

Есть поездки, в которых просто хочется, чтобы все собрались вместе и повеселились. Что касается других поездок, ваша цель — провести мероприятия по построению команды и позволить сотрудникам укрепить свои связи или разрешить конфликты. Вы должны объяснить всем, почему вы принимаете поездку и чего надеетесь достичь в итоге.

Установить правила

Даже если вы путешествуете со взрослыми, они все равно будут детьми. Они могут даже творить ужасные вещи, потому что их нет на рабочем месте. Следовательно, вы должны дать понять, что существуют правила, которым нужно следовать, и возможные штрафы за нарушение этих правил.

Ищите альтернативу

Если вы не можете продолжить поездку по какой-либо причине, вам нужно придумать альтернативный план.