20.05.2024

Эвент агентство как открыть: 9 полезных советов о том, как создать свое event-агентство

9 полезных советов о том, как создать свое event-агентство

Event-агентство – один из самых распространенных видов бизнеса в России. В каждом городе-миллионнике найдется с десяток таких компаний, которые специализируются на организации событий и производстве сувениров и подарков. BIG DAY – региональная компания как раз из этой отрасли. Ее владелица дала 9 советов о том, как создать и развивать event-агентство.
 

BIG DAY – региональная event-компания, созданная в Красноярске 3 года назад. Ее руководитель Надежда Пинчук поделилась советами с теми, кто только зашел в отрасль и еще мало понимает, что делать в нише, где кругом одни конкуренты:
 
Во-первых, сделайте упор на привлечение корпоративных клиентов, чтобы их стало больше на 50%. Я уделяю особое внимание налаживанию контактов в бизнес-среде в нашем городе, и личная дружба с представителями многих компаний переросла в крепкие деловые отношения.
Корпоративные мероприятия – основной доход, который нужен любому агентству. Поскольку главной бедой нашего бизнеса является  сезонность, то вопрос круглогодичной загрузки решается как раз за счет крупных компаний — у корпоративных клиентов свой график праздников и мероприятий, никак не привязанный к температуре воздуха за окном.


 
Во-вторых, нельзя замыкаться на одном направлении, например, свадебном, потому что рынок свадебных услуг подвержен застоям в плане идей больше, чем какой-либо другой. Но и отвергать
сегмент организации свадеб и частных праздников тоже нежелательно, не смотря на то, что конкуренция здесь самая высокая, и битва за клиента напоминает скачки. Поэтому нужно искать в каждой нише новые идеи для проведения праздников. Стоит ориентироваться не на местных конкурентов, а на опыт столичных и зарубежных коллег, где event-индустрия ушла невероятно далеко. Если конкретно, то сотрудников нужно отправлять на обучение в Москву, заказывать профильные издания из США, показывать фильмы, проводить семинары и рассказывать о новых тенденция, обсуждать, куда двигаться дальше.


 
 
В-третьих, важно завязать партнерские отношения со всеми возможными командами, которые позволяют сделать мероприятие лучшим: с концертными агентствами, распорядителями, стилистами, местными артистами, ведущими, фотографами и видеографами. При этом стараться быть максимально гибкими в отношениях с коллегами по цеху и предлагать им выгодные условия сотрудничества.
 
В-четвертых, необходимо привлечь внимание клиента и заслужить его доверие. В этом смысле PR – это спасательный круг, а ежедневная социальная активность – залог успешности. Нанять хорошего SMM-менеджера не так сложно, причем платить ему баснословных денег не придется. В нашей сфере для продвижения своих услуг подходит именно интернет и социальные сети, в частности. В соцсетях нужно формировать положительное отношение клиентов с помощью хорошего контента, планировать публикации, готовить промо-съемки, одним словом, заниматься созданием мотивирующей и вдохновляющей атмосферы вокруг твоего бренда.
И чем больше красивых картинок, вдохновляющих идей и мастер-классов ты будешь генерировать и отправлять в сеть, тем больше внимания ты будешь привлекать. Например, наши основные клиенты — невесты — всегда открыты к восприятию такого продукта. Они постоянно в поиске. И чем чаще их поиск будет наталкиваться на нас, тем лучше, поэтому жизненно необходимо быть на виду и делать красивый визуальный контент. Даже если мы станем полезны через месяц, полгода, год, все равно мы должны первыми приходить на ум. Часто к нам приходят сначала за организацией и оформлением свадьбы, а затем направляются со всем возможными личными и корпоративными праздниками как к проверенным людям.

В-пятых, нужен правильный офис. В условиях организации работы подобного агентства необходимо очень четко представлять своего клиента. Кто он? На чем он передвигается: на личном или общественном транспорте? В какое время он чаще всего будет приходить на встречи?
Можно снять офис на окраине и объявить, что рабочий день у вас с 9 до 18. 00, а потом долго удивляться, почему нет клиентов. Не новой будет и мысль о том, что офис нужно снимать там, где есть и парковка, и близко находятся остановки общественного транспорта, клиенту не придется объяснять таксисту, какими дворами лучше к вам пробраться и т.д. Удобнее всего разместить офис в центре города, потому что клиенты готовы встречаться в вечернее время, а дороги вечером «стоят» как раз из центра к периферии. В офисе должен быть отдельный вход без проходных, консьержей и вахтеров. Офисные центры лучше исключить сразу, ведь на мероприятиях часто используются довольно крупные элементы декора, в том числе создаваемые вручную, а таскать их даже со второго этажа на первый довольно проблематично. Кроме того, в офисе должна царить вдохновляющая атмосфера праздника: никаких скучных обоев и серой стандартной мебели! Больше деталей и креативных образцов работ, но важно не перегрузить пространство и не сделать его похожим на склад барахла.
 
В-шестых, организовать склад и мастерскую. Поскольку данный бизнес связан с постоянным производством декора и использованием крупногабаритных элементов (свадебные арки, стулья, стойки, посуда), придется позаботиться о просторной и хорошо оборудованной мастерской, а также о сухом чистом складе. В нашем случае мастерская находится в соседнем помещении с клиентской зоной, а под склад мы снимаем гараж. Расходы на его содержание тоже обязательно нужно учитывать. Организуя производство, нужно позаботиться о технике безопасности.
 
В-седьмых, укомплектовать штат сотрудников и сделать сетку заработной платы. Основной костяк команды обычно выглядит следующим образом: менеджер по работе с клиентами, менеджер проектов, декоратор, графический дизайнер для полиграфии, разнорабочий. Самое трудное – подбор надежных специалистов, не подверженных творческим кризисам и т.д., но при этом заинтересованных в развитии компании, легко вовлекающихся в творческий процесс. Этаких математиков-лириков, но очень легких на подъем. Но а зарплата диктуется общими условиями рынка труда в городе.


 
В-восьмых, найти выгодных подрядчиков. Тут, как и в любом другом деле, необходимо найти баланс между качеством предоставляемых услуг и их ценой. Например, на рынке цветочного бизнеса у нас несколько партнеров. Найти оптимальную компанию довольно трудно, хотя фильтры предельно просты: у кого-то вам может не подходить график поставок, у кого-то регулярно хромает качество, у кого-то слишком высокая цена на товар. Если в вашем городе есть идеальный поставщик, то вы узнаете об этом без труда. Но для начала вам придется поработать с разными компаниями. Как показывает практика, идеальных нет. Нам приходится периодически заказывать то у одних, то у других. В том числе чаще всего из-за графика поставок, который не всегда удобен для организации каких-то мероприятий.

 
В-девятых, определить для себя приоритеты в работе с подрядчиками. Что важнее: быстрый «навар» или имидж и долгосрочные перспективы работы на рынке? Для меня важней всего, чтобы клиент оставался доволен и потенциально мог привести мне новых. Оформляя праздник, мы работаем по принципу «сделай круто и не навреди ни клиенту, ни себе». Это касается в первую очередь подрядчиков. Быть может, у кого-то самая низкая цена на необходимые нам товары, но сильно хромает качество. Поверьте, руководствоваться мыслью «клиент не заметит в пылу празднования» не стоит. Даже если не заметит он, то заметят гости и уже никогда не обратятся к вам в качестве клиентов. Кроме того, в нашей сфере огромную роль играет «сарафанное радио». Всегда необходимо следить и за ним. Обычно все недобросовестные, как и хорошие, подрядчики — на слуху.

Как открыть свое event агентство. Рассказывает управляющий агентства Prime Event

Данная статья будет очень полезной, как для начинающих организаторов, так и для опытных, кто решил открыть свое event агентство.

Ивент сфера набирает популярности с каждым годом все больше и больше, а профессия ивент-менеджера стает более популярной и многие молодые люди готовы попробовать себя в качестве организатора мероприятий.

Но есть много подводных камней, о которых мало кто знает, и мы поделимся своим опытом, чтоб Вы приняли правильное решение перед тем, как ворваться в этот безумный мир ивентов.

Для начинающий организаторов

Если Вы только решили стать ивентером или только начинаете этот путь, то задайте себе вопрос — готовы Вы или нет? Поскольку многие думают, что это весело и легко, да и еще за это деньги платят. Но нет! Это не так!

Вас ждет: ненормированный график, стрессовые ситуации из которых нужно выходить очень быстро и решать форс-мажоры, от которых зависит не только репутация ивент агентства, а и само мероприятие, которое несет за собой и юридические, и финансовые аспекты.

Так что задайте себе для начала вопрос — готовы Вы пройти этот путь, который будет очень нелегким и каждый ивент — это большая ответственность и стресс, от которого Вы никуда не денетесь!

Если Вы при любых стрессовых ситуациях впадаете в панику и начинаете очень сильно нервничать, то эта профессия точно не для Вас! Найдите что-то поспокойнее)

Конечно же с опытом приходит уверенность, и Вы научитесь планировать мероприятия таким образом, чтоб максимально избежать форс-мажорных ситуаций, но они все равно случаются, и Вы должны всегда предвидеть все ситуации, которые могут случится и иметь ПЛАН Б на случай форс-мажора.

Финансовая составляющая — средняя зарплата ивент менеджера составляет 15 000 грн. + процент с реализованного ивента (в среднем это 10% от прибыли агентства) — данная информация на 2020 год. Если у Вас нет опыта в организации, то Вам конечно же не будут столько платить, но многие готовы работать и бесплатно, чтоб набраться опыта и получить самое ценное — это знания. А когда Вы станете опытным ивентером, то Вы легко сможете зарабатывать от 1000 долларов в месяц, работая в ивент агентстве, и конечно же намного больше, если работать на себя, но об этом поговорим дальше…

Для опытных организаторов, кто решил открыть свое event агентство

Если Вы набрались достаточного опыта, поучаствовали свои силы и готовы работать на себя, то для начала тоже подумайте, готовы ли Вы рисковать и нести ответственность?

С чего же начать?

Если Вы уже в сфере ивентов работаете несколько лет, то наверняка у Вас уже есть сформированная база артистов и подрядчиков, с которыми Вы работали — это, по сути, первый шаг.

Следующим этапом будет — выбор ниши, в которой планируете работать (свадьбы, корпоративы, конференции, детские и т.п.). Можно конечно и все ниши взять, но качественно Вы не сможете организовывать все виды мероприятий, поскольку Вы не сможете разбираться идеально во всех нишах!

А дальше идем по этапам:

  • Имя — Перед тем, как создавать сайт, покупать домен для сайта, и вообще входит в эту сферу, Вам нужно придумать «ИМЯ» — название своего агентства! Для начала изучите рынок, чтоб Ваше название, которе Вы придумали не существовало в интернет пространстве, а то может получится плагиат.
  • Сайт — следующим этапом, что нужно сделать — это красивый качественный сайт! Вы конечно же можете сделать сайт и самостоятельно на какой-то из бесплатных платформ, но это будет не очень солидно для серьезного ивент агентства. Так что мы рекомендуем обратиться к профессионалам и сделать сайт не по готовому шаблону, а эксклюзивный, который будет отличаться от других.

Как же придумать дизайн сайта? — легко! Уже все придумано до Вас! Изучите интернет просторы, выберите сайты, которые понравились, только не плагиатить! Вы можете взять разные фишки с разных сайтов, которые понравились больше всего и дать задание программисту, который будет разрабатывать Ваш сайт.

Важно! — придумайте свой корпоративный стиль — логотип, слоган (по желанию), корпоративный цвет и стилистику.

Что должно быть на сайте:

  • Информация про агентство (опыт работы, команда, чем Вы круче других и т.п.).
  • Портфолио — обязательно собирайте отчеты с мероприятий и размещайте на сайт.
  • Клиенты — список клиентов, желательно известные бренды (только те, кому Вы действительно организовывали мероприятия)!
  • Виды мероприятий, которые Вы организовываете.
  • Отзывы (желательно).
  • Контакты (номер телефона, корпоративная почта, адрес). Номер телефона рекомендуем купить красивый, это более презентабельно и больше внушает доверия. Почта — обязательно корпоративная! Адрес — желательно Вашего офиса (но про офис поговорим ниже).
  • Ориентировочный порядок цен или варианты «готовых пакетов» (по желанию).
  • Акции и скидки — если такие будут.
  • Домен — этот пункт, сопутствующий предыдущим 2-м пунктам, когда Вы придумали имя и начали разрабатывать сайт, то Вам нужно будет купить домен для своего сайта. В идеале, чтоб имя домена соответствовало названию ивент агентства. Соответственно лучше придумать название не слишком сложное. Например «Event Luxury Communication Group» — будет не очень подходящим, а вот «Prime Event» — в самый раз))) Только это имя нашего ивент агентства, так что использовать его строго запрещено!
  • Регистрация компании — обязательно нужно зарегистрировать предприятие, чтоб не было вопросов с налоговой. И тут даем рекомендации: если Вы планируете заниматься свадьбами или детскими, то Вам больше подойдет ФЛП 2-я группа (Вы сможете работать за наличку), поскольку эти ниши не предполагают безналичные расчеты. А если Ваша ниша — корпоративы и конференции, то конечно же это в большей степени безналичные расчеты и Вам подойдет ФЛП 3-я группа (для безналичных расчетов). Наша основная ниша — это организация корпоративов в Киеве и по всей Украине, а также организация конференций и частных праздников.
    Для проведения мероприятий, Вам нужен будет договор, в котором будут прописаны условия и обязанности сторон, а также финансовая составляющая. Тут Вы можете обратиться к знакомым из сферы ивентов, чтоб поделились шаблоном или поискать варианты в интернете.
  • Офис — многие на кураже, открывая сове ивент агентство, сразу же снимают офис, но он не всегда нужен, особенно для начинающих! Вам, по сути, нужен компьютер и интернет, который есть у всех дома. А встречи можно проводить на нейтральной территории (кафе/ресторан) или в офисе клиента, что чаще и происходит в корпоративной нише. Так что для старта — Вам офис не нужен будет, лучше потратить эти деньги на рекламу!

Сколько нужно денег, чтоб открыть свое ивент агентство?

На самом деле, для старта, Вам будет достаточно 2000-3000 долларов, чтоб запустить бизнес и начать получать первые заказы. А теперь подробнее:

  • Первые 500-1000 долларов уйдет на создание сайта.
  • Вторые 500-1000 долларов распределится на сопутствующие затраты (корпоративный номер телефона и сам телефон) — мы рекомендуем рабочий номер и сам телефон разделить от личного номера и самого телефона, регистрация предприятия, покупка домена и хостинга для сайта, визитки, прочее… Но если у Вас есть ноутбук, если его нет, то можете добавлять к бюджету еще 1000 долларов, на более менее нормальный ноут))
  • Третья 1000 долларов — это будут минимальные вложения на рекламу, чтоб начать получать заказы. Мы рекомендуем рекламировать сайт через Google AdWords, пока Вы платите, Ваш сайт в топе поисковых запросов и соответственно есть заказы. В месяц в среднем на такую рекламу будет уходить 200-300 долларов.

А сколько же зарабатывает владелец ивент агентства? Этот вопрос очень сложный, поскольку есть сезонная работа и несезонная. Если, например, в декабре (сезон новогодних корпоративов) – можно заработать от 10 000 долларов (чистой прибыли за 1 месяц), то в следующие месяцы, после Нового года, можно поработать и в минус, учитывая все затраты, если не будет мероприятий.

Также есть разный уровень мероприятий и разные бюджеты на проведение ивента. Например – можно организовать 10 некрупных ивентов за месяц и заработать меньше, чем с 1 крупного ивента. Но крупный ивент может готовиться полгода и дольше…

Рекомендация — если Вы решили открыть свое ивент агентство, то для начала поработайте хотя бы 2-3 года в топовом агентстве и наберитесь опыта, возможно Вы и не захотите открывать свою компанию, а Вас будет устраивать работа в другом агентстве.

Статью подготовил управляющий event агентства Prime Event – Дмитрий Слащёв.

 

8 шагов для начала бизнеса

Думаете о том, чтобы начать бизнес по организации мероприятий? Возможно, вы уже несколько лет работаете в индустрии мероприятий и считаете, что пора начать работать на себя. Или, может быть, вы помогали организовывать несколько ивентов в прошлом и чувствуете, что хотели бы заняться этим серьезно.

Все это веские причины для того, чтобы заняться этой профессией. Но любой, кто задумывается о том, чтобы начать собственный бизнес по организации мероприятий, должен выполнить несколько важных шагов, прежде чем начать искать клиентов.

Как открыть event-агентство


1. Получите навыки и опыт планирования мероприятий

Долгосрочный успех бизнеса по планированию мероприятий основывается на опыте, который будут переживать клиенты. Это означает, что если вы хотите открыть ивент-агентство, вы должны иметь твердое представление о том, кто такой организатор мероприятий, и убедиться, что у вас есть нужные навыки:

  • Устное и письменное общение.
  • Организация и тайм-менеджмент.
  • Переговоры и управление бюджетом.
  • Творчество, маркетинг, связи с общественностью и многое другое.
  • Также было бы полезно получить профессиональную сертификацию в отрасли.

2. Определите свой рынок

Допустим, вы пять лет занимались организацией корпоративных встреч и готовы создать свой бизнес. Нужно помнить, что ваши сильные стороны находятся в нише корпоративных мероприятий. Распространенная ошибка, которую допускают многие планировщики, — решить, что они готовы координировать все виды мероприятий, включая корпоративные встречи, свадьбы, концерты и детские праздники.

Несмотря на желание охватить все и сразу, открывайте бизнес, исходя из своих навыков и опыта. Со временем вы сможете увеличить число сотрудников и начать заниматься большим количеством мероприятий. Но для успешного запуска бизнеса, четко и узко определите свою нишу, в зависимости от ваших предпочтений, навыков и опыта.

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: Как рекламировать свой бизнес? 11 видов рекламы: плюсы и минусы

3.

Разработайте бизнес-план

После определения рынка самое время написать детализированный бизнес-план. Вам нужно посчитать все расходы, определить себестоимость, целевую аудиторию, создать перечень услуг и цен. Кроме того, нужно найти поставщиков и подрядчиков. Лучше всего работать с постоянными партнерами. Например, определить, где можно купить предметы декора, фотозоны, шары баблс оптом. Позаботьтесь о всем необходимом для реализации проектов загодя. В процессе работы вам придется найти новых партнеров, но вы можете решить некоторые вопросы до запуска первого мероприятия.

4. Зарегистрируйте свой бизнес

Все серьезные компании работают в правовом поле. Чтобы получить доверие клиентов и не нарушать закон, зарегистрируйте свое event-агентство:

  • Откройте ИП или ООО.
  • Подпишите договор аренды офиса.
  • Укажите ОКВЭД на свою деятельность:  92.3 и 92.72 для России, 82.30 и 93.29 для Украины.

5. Развивайте свою сеть поставщиков и кадровые ресурсы

Пришло время подумать, кого вы хотите включить в свою сеть поставщиков. Организаторы мероприятий работают с множеством компаний, включая кейтеринг, флористов, фотографов, музыкантов, артистов, диджеев.

Вы можете думать, что справитесь со всем сами, но в конечном итоге вам потребуется создать инфраструктуру для поддержки ваших мероприятий. Сюда входят кадровые ресурсы для административных, торговых, маркетинговых, коммуникационных, юридических, бухгалтерских и других функций.

6. Определите свои услуги по планированию мероприятий

Пришло время подумать немного глубже и продолжить размышления о том, какие типы услуг по планированию мероприятий вы будете предлагать.

Будете ли вы предлагать комплексное планирование и обеспечение от имени вашего клиента мероприятий, кейтеринга, производства, выступлений, подарков, организации проживания, транспорта и многого другого? Будете ли вы специализироваться на одном конкретном аспекте планирования или охватите комплексную организацию?

Какие виды событий вы будете планировать? У вашего event-агентства будет узкая специализация, или вы хотите предоставлять весь перечень услуг? Учтите, что в таком случае вам потребуется больший штат специалистов.

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: Зачем вашему бизнесу лендинг — самый мощный инструмент для продаж и высокой конверсии

7. Создайте прайс

Помня об услугах, важно определить структуру вашей оплаты. Event-агенство должно знать о способах покрытия расходов и получения разумной прибыли. В конце концов, это поможет вам оставаться в бизнесе через пять лет. Большинство организаторов мероприятий взимают плату на основе следующего:

  • Фиксированная плата.
  • Процент затрат.
  • Почасовая ставка.
  • Процент затрат плюс почасовая ставка.
  • Комиссионная ставка.

8. Сосредоточьтесь на развитии бизнеса и маркетинге

При наличии вашей бизнес-модели, понимания ваших услуг и системы оплаты, пора приступить к разработке важных деловых и маркетинговых материалов. Вам потребуется создать визитные карточки, веб-сайт, страницы в соц.сетях, разработать маркетинговую кампанию и вложить средства в продвижение, подготовить клиентские соглашения и многое другое.

что это такое, зачем нужно, как открыть, рейтинг лучших организаций

Вы любите принимать гостей, устраивать домашние или корпоративные торжества, коллеги и друзья не устают повторять, что вы – прирожденный организатор и неугомонный балагур? Тогда, наверное, вам пора задуматься о том, как открыть эвент агентство. Свой собственный бизнес сегодня – не редкость и вовсе не заоблачная мечта. Все вполне реально, главное – правильно выбрать направление и подойти серьезно к организационным вопросам, даже если и построена ваша деятельность на предоставлении развлечений другим.

Итак, эвент агентство – что это такое и с какой стороны к нему подойти? Как начать свое дело в индустрии праздников и развлечений с нуля, к каким трудностям приготовится, что посоветуют профессионалы? Ответы на все вопросы ниже в статье, а на десерт – рейтинг лучших эвент агентств России согласно статистике глобальной сети и отзывам клиентов.

Что это такое и в чем суть

Эвент-агентство – это компания, которая на профессиональном уровне занимается организацией праздников, торжественных мероприятий и прочих значимых событий. Работа в таком агентстве на первый взгляд может показаться пустяковой. Но только на первый, потому что современный потребитель достаточно капризен и избалован, повидавший многое если не лично в заграничных турпоездках, то в постах социальных сетей. Попробуй-ка его удиви и развесели.

Кроме того, конкуренция не дремлет. И там, где у вас только блеснула гениальная идея, а затем неясная мысль, как воплотить ее в жизнь, бывалые мэтры уже все придумали, устроили и показали широким массам.

Но отчаиваться не стоит, ведь эвент-деятельность предполагает не только выступления тамады на свадьбе или организация поминок в лучшем городском кафе. Это:

  • детские праздники различных масштабов, от частного Дня рождения до фестиваля в рамках региональных учебных заведений;
  • корпоративные встречи и тим-билдинги;
  • семинары, образовательные тренинги и конференции
  • загородные пикники, мастер-классы для всех и много чего еще интересного и прибыльного.

То есть, профессиональный эвент-менеджер должен быть универсалом с широким кругозором и большим креативом – другим тут делать нечего. А вот больших капиталовложений не понадобится. Скорее будут нужны связи и знакомства, потому что без партнеров не обойтись. Но обо всем по порядку.

С чего начать

Если вы осознали, что быть главой успешного и востребованного эвент-агентства – это не вечные шутки, вечеринки, клубы и веселье, а тяжелый труд каждый день, даже когда остальные отсыпаются и отдыхают (именно на выходные и праздники будет приходиться пик вашей деятельности), запомните несколько основных правил. Вот что рекомендуют начинающим эксперты самых престижных эвент-компаний столицы, основываясь на своем многолетнем опыте:

  1. Определите область деятельности. Все новички полны энтузиазма, хотят успеть всюду, но так не получится. Не стоит распыляться и сразу же презентовать свою компанию как универсальную, оказывающую услуги по организации любых мероприятий. Успеха быстрее добиваются узконаправленные агентства – например, специализирующиеся на организации спортивных соревнований или мастер-классов. Свадьбы, похороны и детские Дни рождения отбросьте сразу, тут все давно уже схвачено.
  2. Чтобы правильно составить бизнес-план и определить стратегию действий, сначала установите, кто же ваша целевая аудитория. Важны возраст, род занятий, средние доходы ваших потенциальных клиентов. Тогда вы сможете грамотно сформулировать список своих услуг и установить адекватные расценки.

  1. Займитесь подборкой команды профессионалов. Полагаться только на свои силы и случайных партнеров – неразумно и несерьезно. Кадры вам нужны, пусть даже поначалу это будут студенты, согласные пройти практику за символическую оплату.
  2. Не забывайте о самообразовании. Сегодня существуют специальные тренинги и курсы, можно погуглить и отыскать полезные интервью и видеоуроки профессиональных эвент-гуру. Познакомиться с чужим опытом, в том числе и чужими ошибками, вам не помешает.
  3. Заводите полезные связи. Если вы хотите предоставлять полный спектр услуг по высшему разряду, то вам нужны будут фотографы, видеосъемщики, ведущие и распорядители торжественных мероприятий, стилисты и декораторы, PR-менеджеры, инженеры по спецэффектами и еще множество специалистов самых разных профилей. Кроме того, вы должны дружить с журналистами, владельцами кафе и клубов, отелей, выставочных площадок, просто необходимо завязать тесную дружбу с надежной службой такси. За один день это все, конечно, не сделается. По этой причине начинающие эвент-организаторы сначала устраиваются сами в какое-нибудь агентство – Москва предлагает достаточно вакансий по этому профилю. А спустя пару лет вчерашние стажеры, набравшись чужого опыта и полезных контактов, открывают свое собственное дело.

Что вы делаете дальше? А дальше можно переходить к продвижению своего детища, то есть, начинать доказывать жаждущей зрелищ и хлеба публике, что вы и только вы сможете им дать, чего они ждут и ищут.

Что еще учесть

Когда план действий составлен, избрана и продумана стратегия, нужно позаботиться о технической стороне вопроса. Что вам понадобится для старта:

  • Оргтехника: минимум два ноутбука, роутер для выхода в интернет, сканер, принтер, ксерокс, стационарный телефон и минимум два мобильных, подключенных к разным операторам.
  • Офисное помещение, на первых порах не обязательно просторное, главное, чтобы у вас был бесперебойный выход в интернет.
  • Мебель для офиса – пара столов, несколько стульев, стеллаж для документов и сейф – это необходимый минимум.
  • Звуко- и светообрудование, декоративный антураж, костюмы – все это можно купить сразу, если позволяют капиталы, или поначалу брать напрокат, как и поступают большинство разумных начинающих предпринимателей.

  • Реклама и продвижение. А это – сайт или хотя бы блог, это листовки, визитки, баннеры и т.д. Сэкономить можно, если продвигать свою компанию в соцсетях. Теоретически при правильном подходе это можно сделать бесплатно. Но если нужно быстро, имеет смысл воспользоваться платными сервисами, дефицита сейчас в таких нет.

Закономерный и неизбежный вопрос после того, как определена сумма стартового капитала – какова окупаемость проекта? Приготовьтесь к тому, что около 70% прибыли с каждого среднего заказа (например, организации корпоратива для небольшого коллектива за городом или детского мастер-класса) уйдет на возмещение текущих затрат. Если вы будете обеспечены хотя бы тремя заказами в неделю, то все вложения окупятся всреднем за 6-8 месяцев. Учитывайте также, что стоимость ваших услуг в Москве и, к примеру, где-то в Самаре или Волгограде будет различной – регион и целевая аудитория играют большую роль, о чем уже говорилось выше.

С кого брать пример

Существуют специальные сайты, на которых вы можете посмотреть базы эвент агентств России, почитать список наиболее популярных услуг и вакансий, словом, сделать детальный мониторинг того, что уже существует.

Чтобы было легче сориентироваться, куда плыть и к чему стремиться, ниже — топ-10 лучших эвент-агентств Москвы и России с кратким описанием. Иностранные агентства в пример не приводятся, так как русский человек все-таки отличается своим менталитетом, представления о настоящем празднике у нас все же несколько другие, чем у американцев или японцев.

  1. Департамент event marketing. На рынке с 2007 года, команда специалистов специализируется на организации конференций, корпоративов, профессиональных торжеств и праздников. Среди партнеров отечественные и зарубежные бренды, главный офис находится в Москве, услуги оказываются по всему миру.
  2. Арт-Премьер. На рынке с 1997 года, первоначально агентство занималось организацией концертов, общественных праздников, сегодня штат и специализация расширена: компания продюсирует коммерческие проекты.
  3. Show and Motion. Корпоративы и праздники любой тематики и масштаба, форумы, конференции, презентации, тест-драйвы, тимбилдинг – команда молодая, но активная и многообещающая. У агентства есть свой собственный туроператор – практикуется корпоративный туризм.
  4. Макси Майс. Полный спектр услуг в области бизнес-эвента. Агентство было основано в 2006 году, на сегодняшний день ежемесячно организовывается около 180 проектов по всему миру для ведущих компании России и их зарубежных партнеров.

  1. Табакофф. Команда профессионалов возьмется за организацию свадеб, корпоративов, семейных и коллективных, ролевых или спортивных праздников. К услугам клиентов различные сценарии, костюмы, кейтеринг-сервис, спецэффекты.
  2. Umlaut. Помимо конференций, банкетов, корпоративов здесь организовывают необычные тренингы, стресс-туры, экстремальные квест-шоу и многое другое для любителей нестандартных коллективных мероприятий.
  3. Brand Garden. На рынке более десяти лет, агентство работает по безупречно выверенной и отлаженной до мелочей системе, непредвиденные форс-мажоры полностью исключены. Уникальные проекты и сценарии, креативные решения бизнес-задач, гибкая ценовая политика – все это здесь.
  4. Бутик идей. Сделает веселым и ярким любой корпоративный праздник или детский утренник. Яркие ощущения по лояльным ценам гарантированы и взрослым, и малышам, предоставляются все сопутствующие услуги – кейтеринг, спецэффекты, видео- и фотосъемка, индивидуальные поздравления, награды и неожиданные сюрпризы.

  1. Бруклин. Coca-Cola, Nike, Unilever, Bayer, Volkswagen Group Rus, Schneider Electric, IEK, Energizer – все эти бренды партнеры и заказчики компании. Креатив, профессионализм, неистощимая фантазия и безудержная энергия – вот как можно охарактеризовать деятельность этого агентства.
  2. ЭЛС Продакшен. компания была создана в 2001 первом году специально для организации и поддержки спортивных мероприятий, деловых конференций, встреч и переговоров, фестивалей международного уровня, концертов и других масштабных мероприятий.

В качестве напутствия хочется напоследок повторить слова известного столичного эвент-менеджера: не бойтесь конкуренции, это ваша мотивация к активным действиям и экспериментам.

 

Как открыть ивент-агентство в Киеве

«Мастер Класс» – ивент-агентство, которое за 13 лет провело более 600 мероприятий по всей Европе: от квестов на воде до событий в горах. Годовой оборот компании превышает 25 млн грн.

В партнерском проекте с «Мастер Классом» сооснователь агентства Виктор Жук рассказал MC Today, как компании приходилось переделывать сценарии на ходу из-за форс-мажоров, на какие уступки клиентам он никогда не идет и как бизнесу помогает его лицензия пилота.

Партнер проекта?

«Мастер Класс»

Как всё начиналось

До появления «Мастер Класса» я успел сменить несколько профессий. По образованию я музыкант, долго выступал как джазовый бас-гитарист, и закулисная жизнь мне знакома. Пару лет работал арт-директором в ночном клубе и менеджером в ивент-агентстве, отвечал за сцену, свет, звук и техническое сопровождение проекта.

Так бы все и продолжалось, пока в сентябре 2006-го мой знакомый не спросил, почему я еще не начал работать на себя. Этот простой вопрос послужил толчком к созданию бизнеса. Я всё обдумал и предложил другу Владимиру Кульчицкому открыть ивент-агентство вместе. Менее чем через год партнеров стало трое – к нам присоединился Евгений Кившарь.

Виктор Жук

Одним из первых клиентов стала «Лаборатория Касперского». В День Независимости на Крещатике проходила выставка военной техники. Мы поставили среди танков надувной диван, на него посадили девушку в халате и с полотенцем на голове, рядом поставили табличку «Территория безопасности». После этого перформанса у нас сразу появилось несколько клиентов.

Какие у нас принципы в работе

Я не придерживаюсь принципа «Клиент всегда прав», и это позволяет делать хорошие проекты. Даже если предлагают большие деньги, я не работаю с клиентами, с которыми у нас не совпадают ценности. Наша задача – создать на мероприятии такую атмосферу, чтобы люди получили позитивные эмоции и вынесли полезную информацию. Поэтому мы никогда не соглашаемся на некачественное наполнение, будь то место, кейтеринг, артисты, музыка, декорации.

Виктор Жук с партнерами

Например, у одного из клиентов из сетевого маркетинга было свое видение: ведущий, звезда, поздравления, презентация с графиками и мелким шрифтом. Это был один из первых случаев, когда я настаивал на своем до последнего, хотя на кону был очень крупный контракт. Вместо скучных речей мы сделали масштабное театральное представление во Дворце Украина, которое участники вспоминают спустя много лет.

Однажды мы расстались с табачной компанией только из-за того, что финансовый директор пренебрежительно сказал, кивая на сотрудников: «Поставьте им что-то, пусть попляшут». Для меня это неприемлемо. А сейчас я бы отказался с ними работать только потому, что это табачная компания.

Как духовные практики и лицензия пилота помогают бизнесу

Я много учился. Начинал с тренингов по лидерству, переговорам, продажам, финансовой грамотности, мотивирующим презентациям. Я брал все знания, которые, как чувствовал, могут помочь в развитии бизнеса.  

Раньше презентации мы делали в какой-то степени по наитию. А теперь точно знаем, как это работает: метафоры, гифки, видео, шрифты. Знания по психологии тоже помогают продавать проекты. Но в первую очередь я стараюсь продать клиенту компанию, а затем уже концепцию мероприятия.

В определенный момент я начал заниматься духовными практиками и, после поездки в Индию, взглянул на мир другими глазами. Это больше про поиск гармонии в жизни, но он тоже влияет на бизнес. Клиенты чувствуют мое спокойствие. Выражение «ивенты – это как ездить на велосипеде, который горит, и ты горишь, и все горит» – это не про «Мастер Класс».

Помогает в работе и осуществление моей детской мечты стать пилотом. Четыре года назад я подумал: «Когда, если не сейчас?» Сейчас у меня уже больше 500 летных часов, международные перелеты и участие в соревнованиях в Венгрии и Литве.

Путь коммерческого пилота я не выбрал – это в каком-то смысле потеря свободы и жесткая привязка к расписанию рейсов. Мне крупно повезло, что я попал в компанию «Аэропракт» и теперь летаю на двухместных самолетах гениальных украинских инженеров под руководством Юрия Владимировича Яковлева.

Летать – это про ответственность. Каждый раз перед вылетом я оцениваю множество факторов и принимаю решение, лететь или нет. Один из главных факторов – метеоусловия.

Свои знания в метеорологии я использую, чтобы спрогнозировать погоду для наших событий. Когда мы делаем открытую сцену, я понимаю, нужно ли ставить шатры и запастись дождевиками.

Однажды во время события для «Синэво» во Львове на горизонте была огромная черная туча, все паниковали, но я был уверен, что до нас она не дойдет. И не ошибся.

Прогнозы погоды в интернете – как гороскопы. Я же ориентируюсь на показатели метеостанций и радаров. По движению воздушных масс могу определить, где и когда примерно начнется дождь, сколько он будет длиться. А по форме облаков определяю теплый или холодный фронт. Иногда как начну рассказывать об изотерме или «точке нуля», друзья смеются и включают музыку из передачи про погоду.

Как мы справляемся с форс-мажорами

Когда на встречах клиенты спрашивают: «А что мы будем делать, если пойдет дождь?», я честно отвечаю: «Будем танцевать и веселиться под дождем». Чудес не бывает. Если событие проходит под открытым небом, мы всегда готовим план Б, но он означает смену концепции.

Пару лет назад мы должны были снимать клип на озере Севан в Армении. По сюжету, Ной должен был спасать своих партнеров по бизнесу от предстоящего потопа. Представьте себе: утро, 150 человек собираются выехать на место съемок в горы, где погода меняется очень быстро, и тут начинается дождь со снегом.

Пришлось реализовывать план Б. Буквально за несколько часов мы переделали концепцию съемок, арендовали коверный завод, и наш Ной стал продавцом ковров, который осчастливил своим товаром покупателей. Все получилось очень ярко и необычно.

Доверие клиента дает нам свободу творчества, и тогда плохая погода нам не помеха.

Как наши мероприятия объединяют команды

Лет пять назад мы начали фокусироваться на мероприятиях для усиления командного взаимодействия и нашими основными клиентами стали HR-специалисты.

На первой встрече я всегда спрашиваю, какие эмоции сотрудники компании должны получить в конце события. В зависимости от ответа клиента, разрабатываем концепцию.

Например, один из наших клиентов – HR «Синэво» Денис Петров – хотел, чтобы сотрудники компании почувствовали, что работают в лучшей европейской компании Украины. Поэтому выбрали формат арт-пикника с мастерскими и мастер-классами. В основе концепции было творчество, обучение и, главное, – свобода выбора.

Почему клиенты к нам возвращаются

За все время мы провели более 600 мероприятий, делали события по всей Украине, ездили в Испанию, Италию, Германию, Грецию, Турцию, Грузию. Кстати, однажды в Грузии мы привезли компанию из 30 участников не в отель, а в большую семью. Столы ломились от блюд, звучали песни и тосты. Мы не просто создали домашнюю атмосферу – мы оказались дома.

Мы растем примерно на 15-20 % в год. Еще пять лет назад я радовался годовому обороту в 2,5 млн грн, а теперь он в десять раз больше. Средний бюджет события – около 500-700 тыс. грн. В год мы проводим более 30 событий.

За все годы у нас так и не появился отдел продаж – мы работаем только по рекомендациям. Большинство наших клиентов – постоянные. Думаю, наша фишка в прекрасной команде, которой я очень дорожу. Придя к нам однажды, наши сотрудники, как и клиенты, остаются с нами навсегда.

Многие агентства работают по такой схеме, когда только набирают ведущих, диджеев, актеров и так далее. Наша команда действует по-другому: мы придумываем мероприятие от и до и самостоятельно реализуем его на площадке. Например, я могу в любой момент встать за стойку диджея, а кто-то из коллег – взять на себя модерацию креативной зоны.

Мы не занимаемся куплей-продажей артистов, мы берем деньги за идею.

У каждого нашего события есть история, от которой у участников остается приятное послевкусие и прекрасные воспоминания. Клиенты возвращаются к нам, чтобы пережить эти ощущения вновь.

Партнер проекта?

«Мастер Класс»

Заказать мероприятие

Как Мадина Умурзакова открыла event-агентство в Ташкенте со $100 в кармане – Spot

Мадина Умурзакова рассказала Spot, как открыла свое дело со $100 в кармане, как выглядит примерный бизнес-план и поделилась советами для тех, кто хочет стать предпринимателем в этой сфере.

Обратите внимание: вся информация в статье представлена исключительно в ознакомительных целях. Цифры примерные и могут различаться в зависимости от каждого индивидуального случая.

Как открыть собственное агентство с нуля, сколько денег нужно для организации event-бизнеса и каковы сроки окупаемости — Spot разбирается вместе с Мадиной Умурзаковой, основательницей Madina Wedding.

Как все начиналось

Сегодня меня не покидает ощущение, что я всю жизнь занимаюсь организацией свадеб, но так было не всегда. Вечный поиск себя и мечты о мегаполисе предопределили мое будущее. После окончания в 1999 году Самаркандского государственного архитектурно-строительного института, я приняла решение не оставаться в родном городе и уехать в Штаты.

Сказка об Америке оказалась обманчивой — так или иначе у каждого человека происходят те или иные моменты, меняющие кардинально его планы.

В 2000 году я потеряла отца и вернулась на родину на кратковременный период, но события развивались неблагоприятным образом для меня. Происшествия 11 сентября, ужесточенный въезд в штаты, нестыковка в причине приезда и депортация, окончательно закрыли мне путь обратно за рубеж.

Я не знала куда двигаться дальше, но однозначно понимала одно, — буду работать на себя. Побыв еще некоторое время в Самарканде, я надумала переехать в Ташкент.

В столице я занимала разные позиции — от маркетолога до служащего в гостинице, затем в 2002 году устроилась в консалтинговую компанию, предоставляющую услуги по организации деловых мероприятий.

Мой полуторагодовалый опыт в этой компании позволил мне в 2005 году открыть подобное собственное агентство Mercury Service совместно с постоянным клиентом-партнером Нодиром Расулевым. По сей день я являюсь соучредителем этого агентства.


Фото: Madina Wedding

Спустя год немецкий партнер, выбравший в невесты местную девушку, предложил организовать его свадебное торжество. С огромным азартом и спортивным интересом на восьмом месяце беременности я откликнулась на его просьбу. Понимая сам концепт мероприятий, я, так или иначе, знала, что делать.

Получилось так, что в тот день оформители непродуманно отнеслись к предоставляемым услугам — возникли проблемы с букетом, кейтеринг закончился буквально через час после начала мероприятия. К счастью, любовь молодоженов затмила собой все промахи и ошибки, и тогда я поняла одно, что больше никогда не возьму на себя такую ответственность. Но не тут-то было.

Дело случая. Спустя некоторое время сотрудничавшая с нами Торгово-промышленная палата Узбекистана предлагает Mercury Service стать со-организаторами первой промышленной свадебной выставки. Я понимала, что мне выпал прекрасный шанс за один вечер узнать главных игроков этой ниши, понять ее внутренние механизмы.

Здесь мы встречаем первых клиентов и начинаем подготовку свадьбы на 600 человек. Спустя некоторое время я осознаю, чтобы завоевать доверие заказчиков необходим опыт, время и привлекательное портфолио.

Так спустя три года работы в 2008 году я открыла собственное свадебное агентство. Наверняка надо было придумать какое-то звучное название, но Madina Wedding появилось как-то само по себе — так меня называли в разных кругах и сразу понимали о ком идет речь.


Фото: Madina Wedding

Сумма инвестиций на старте и сроки окупаемости

Прозвучит смешно, но я начала лишь со $100 в кармане (в 2008 году). Аренда помещения, в котором мы сейчас находимся, стоила около $700800. Я не знала откуда взять эти деньги, но точно представляла, что для успешного развития мне необходим собственный офис, чтобы принимать гостей.

Поэтому предложила арендатору дать отсрочку на три месяца, за которые я должна была успеть встать на ноги. А еще нужно было купить мебель, создать интерьер, ведь помещение состояло из одних голых стен.

С каждым годом в Узбекистане увеличивается количество заключаемых браков — соответственно постоянно растет и спрос на организацию свадеб. Но, к сожалению, главным недостатком этого бизнеса является сезонность. Например, весна, лето и сентябрь самый активный период, а зимой возможны простои. Среднюю цену услуги рассчитать невозможно, так как она зависит напрямую от списка.

Среднемесячная выручка составит от $2000 в месяц. Срок окупаемости проекта продлится минимум от одного года. Несмотря на то, что вначале нет стабильного заработка, со временем команда станет работать с большими объемами, и тогда бизнес начнет получать фиксированный доход.

Чтобы открыть агентство сейчас, понадобится примерно следующее:

Объект

Сумма (в долларах)

Аренда помещения

от 500

Ремонт офиса

от 5000

Мебель

от 3000
Офисная техника
от 2500
Демонстрационное оборудование
от 300
Зарплата сотрудников
300−500
Коммунальные затраты
250−400
Продвижение
от 1000


Бюджет и на чем можно сэкономить. За 15 лет мы провели более 1200 свадеб, а если брать весь спектр предлагаемых торжеств, то цифра перевалит за 2000. Сыграть свадьбу можно по-разному, поэтому на бюджет будут влиять количество гостей, концепция мероприятия и пожелания молодых.

Мы всегда уточняем бюджет — ведь очень важно уложиться в него. И исходя из этого, подбираем локацию, подрядчиков и концепцию, которые позволят остаться в рамках названной суммы. Мы всегда придерживаемся принципа — сделать все возможное для счастья молодых.

Маркетинг и продвижение. В маркетинг мы сейчас не вкладываем никаких средств. Нашу страницу в Instagram ведет сотрудница, потому что только человек, знающий все тонкости сервиса, сможет передать атмосферу праздника. Весь визуальный контент я снимаю на телефон, также разбавляем фотографиями профессионалов. Самое лучшее продвижение для обретения популярности — сарафанное радио.

Фото: Madina Wedding

Конкуренция и секреты успеха. Сегодня каждый второй считает себя способным стать организатором свадьбы. Увы, существует мнение, что для хорошей свадьбы достаточно нанять музыкантов и устроить пару мелочей, но это совсем не так. Весь цикл организации начинается от оформления и завершается свадебным путешествием.

Есть еще множество моментов, которым научиться почти нельзя. Организатор с первых минут должен чувствовать клиента, атмосферу мероприятия, видеть на два-три шага вперед все события, которые могут произойти, всегда иметь при себе планы Б и даже В.

Помимо прочего, важна сплоченная команда, умение нести ответственность, стрессоустойчивость — самые необходимые компоненты успеха работы с людьми. К примеру, на одной из последних свадеб за пять минут до выхода жениха и невесты произошли технические неполадки с электричеством. Романтическую обстановку создали живые свечи и мелодии квинтета в холле, а в тот момент наш подрядчик спешил с 300 метрами кабеля через весь город.

Моя команда сейчас состоит из пяти человек, каждому из которых я выражаю безмерную благодарность, прошли те времена, когда я была одна, и мне на помощь приходили один или два парня с Mercury Service.

Половину всей работы мы отдаем на аутсорс — оформление и декорации, освещение, звук, создание свадебного торта, приглашение музыкантов, фотографов и видеографов. При этом мы никогда не экспериментируем на свадьбах, например, если мы берем внаем фотографа, то я сначала ставлю его на бэкстейдж свадебной съемки, оплачивая фотоуслуги с личного бюджета.

Фото: Madina Wedding

Сложности и совершенные ошибки

Организатору торжеств грозит быстрое эмоциональное выгорание и отсутствие вдохновения, в частности по прошествии больших и грандиозных торжеств. Самой большой сложностью в нашей работе, я считаю, негативное мышление клиентов и отсутствие полного доверия агентству. Несомненно, я прилагаю все усилия, чтобы обеспечить безупречное выполнение всех организационных моментов и повышать качество сервиса.

И, конечно, не бывает мероприятий без каких-либо казусов — бывало, что и торт падал, и декорации рушились, но мы всегда оперативно находили выход из этих ситуаций.

Нашей главной ошибкой за все время работы было открытие еще одного направления — подбор нянь и домашнего персонала. Как показала практика, после успешной свадьбы молодожены, по обыкновению, приходили к нам за няней или домработницей. Мы тщательно отбирали весь персонал, но непорядочность некоторых наших сотрудников в последующем негативно отразилась на репутации агентства в целом.

Таким образом, в наших интересах оказалось целесообразным быстрее закрыть этот нерентабельный бизнес.

Начинать любое дело необходимо с полным пониманием того, насколько вам это действительно нужно. Я с удовольствием делилась в прямых эфирах во время карантина своим опытом и готова ознакомить со всем процессом работы девушек, желающих открыть свое агентство.

Разумеется, чтобы избежать ошибок, лучше побывать за кулисами и самостоятельно ощутить на себе всю сложность свадебного сервиса.

Как зарегистрировать. Для юридического оформления бизнеса необходимо зарегистрироваться в налоговой инспекции. На мой взгляд наиболее оптимальной формой будет регистрация ИП или ЧП, так как она предполагает минимальную форму отчетности. Чтобы учредить предприятие, необходимо сделать следующее:

  • открыть счет в банке;
  • зарегистрировать в хокимияте свидетельство предприятия;
  • изготовить печать, угловой и реквизитный штампы.

как открыть успешное event-агентство в 17 лет?

04.09.2018   |  Информационный портал «People Talk» Москва В 2005 году Павел Компан рискнул и в 17 лет, окончив школу с золотой медалью и только поступив в Медицинский государственный университет, основал собственное агентство P.R.Respectable, после переименованное в P.R.R., которое создает мероприятия по всей территории России. Очень скоро агентство стало топовым на всем Дальнем Востоке, а чуть позже – и в России. А сам Павел – чуть ли не главный продюсер страны. Еще бы – работает с самыми крупными мировыми брендами (только навскидку Mercedes, Dior, Biologique Recherche) и дружит со всеми российскими селебами. Компан рассказал PEOPLETALK, почему за крутыми мероприятиями нужно обращаться именно к нему, как выглядит светская тусовка изнутри и почему он покупает детские боди от Dolce. Павел, о чем Вы хотели бы поговорить? Ну, например, о моем Instagram! Он у меня потрясающий, каждый должен подписаться. (Cмеется.) Я же пиарщик, первое, что делаю, – пиарю себя. А если серьезно, готов поговорить обо всем, что вас интересует. Тогда давайте о вас. Вы давно работаете в сфере event. Никогда не хотелось все бросить? Постоянно хочется. (Смеется.) Но, как только беремся за какой-то новый проект, мы полностью им вдохновляемся, так что в этот момент никаких дурных мыслей не возникает. Наоборот, хочется только работать двадцать четыре часа в сутки. Это потом, когда проект реализован, наступает опустошение – когда что-то старое уже закончилось, а новое еще не началось. Сколько максимум может длиться такой период застоя? Неделю. Самый сложный период – это неделя до мероприятия и неделя после. После проекта обычно хочется отдохнуть, но тут начинается уже другая работа по пиару, отбору фотографий и работе с журналистами. Почему вы занимаетесь проектами вне территории Москвы? Вообще, мы запускали свое агентство в 2005 году во Владивостоке. Региональная аудитория отличается тем, что мы можем везде быть первыми и имеем очень много опций, которыми можем удивить. Сравните: в Москве проходит такое количество мероприятий, что людей сложно удивить. При этом все приглашают знаменитостей, которые чаще всего не целевая аудитория. А в регионах есть возможность работать со знаменитостями, которые и потребители продукта тоже. Это намного интереснее. Приходилось ли в самом начале бегать за клиентами и продавать себя? Нет, потому, что мы появились на рынке одними из первых. Нам не приходилось убеждать людей в том, что мы лучшие. Мы были единственные. (Смеется.) На Дальнем Востоке мы были единственными и с гордостью говорим, что 13 лет спустя мы так и остались единственными. Аналогов нам нет и никогда не появится – каждый свой проект мы делаем с таким размахом и бюджетом, что прийти к этому может не любая компания. К нам обращаются потому, что партнеров привлекает наш опыт. Девяносто процентов своего времени мы тратим не на создание мероприятия, а на продумывание, как интегрировать, например, Mercedes в ДНК проекта так, чтобы человек после мероприятия думал, как ему было клево, а на подсознании было бы записано, что Mercedes – это лучшая машина. Кстати, в разных городах разная целевая аудитория. Мы четко знаем, что на Дальнем Востоке люди любят демонстрировать свой уровень успешности, поэтому будем представлять их продукцию на благотворительном гала-ужине. В Хабаровске мы будем действовать иначе – соберем гостей в месте, где никто не будет знать об их успехе. В каждом регионе мы формируем имидж бренда совершенно по-разному. Ценник в вашем агентстве фиксированный или вы предлагаете что-то гибкое в зависимости от успешности бренда? Для всех марок мы держим фиксированную цену. Мы выполняем свою работу одинаково для мультимиллионеров и мелких предпринимателей. Бывают клиенты, с которыми очень сложно работать? Не бывает! Если честно, за время работы мы успели себя зарекомендовать и дать понять, что партнер является нашим союзником. Чаще всего люди прислушиваются к нашему мнению, а если не прислушиваются, то нам просто нужно какое-то время, чтобы доказать партнеру наш профессионализм. А вообще, чем более сложный клиент, тем нам интереснее. Как у вас получилось остаться простым человеком при работе с самыми дорогими брендами и общении с людьми из тусовки? На самом деле на многих людей я произвожу впечатление пафосного и надменного человека. Так вообще было с детства. Люди думали, что я с ними не здороваюсь из-за того, что у меня мания величия. Дело в том, что вокруг меня всегда были тысячи самых красивых и известных людей. Я физически не могу запомнить каждого. Мне так часто указывали на это, что со временем я стал здороваться со всеми, кого вижу, на всякий случай. (Смеется.)

Жизнь за кулисами тусовок сильно отличается от оболочки, которую видим мы?

На мой взгляд, ничем. Как показывает практика, все звезды, с которыми мы работаем, абсолютно нормальные люди. Как и на улице, так и за кулисами. На удивление, они все очень открытые. Я честно могу сказать, что не каждый простой человек может похвастаться такой искренностью, как большинство публичных личностей. Вы женатый человек и отец троих сыновей. Сейчас вы в Японии и потом летите куда-то еще. Всегда путешествуете с женой и детьми? Сейчас у нас большой проект с дизайнером из Японии. Потом я приеду во Владивосток, там закончу проект и проведу время с семьей. Потом отправлюсь в Москву с женой и младшим сыном, старших оставим бабушке. После недели в Москве мы все вместе полетим в Сочи. Мы постоянно передвигаемся с места на место разным составом. Постоянно вы живете во Владивостоке? В основном да, но вторым домом я считаю Москву. У нас даже быт обустроен одинаково. Стоят одинаковые кухонные гарнитуры, кровати… Да даже машины у нас одинаковые! Иногда я не замечаю, что переехал в другой город. Блиц. Ваше любимое место в мире? Нью-Йорк. Любимый бренд одежды? Я очень люблю Tom Ford. Из нового – Balenciaga устанавливает интересные тенденции. Я слежу за всеми тенденциями и пересмотрел гардероб за последние несколько месяцев, ведь тренды меняются очень быстро. Винтаж или секонд-хенд? Сто процентов винтаж. Секонд-хенд для галочки попробовать можно. Я в целом мыслю очень открыто и готов меняться вместе со временем. Вещи – это способ продемонстрировать уровень нашей успешности, но и с часами Casio заигрываться не стоит. Самая дорогая вещь в вашем гардеробе? Кожаный плащ от Hermes. Обошелся мне в 18 000 $. А самая дешёвая? Пиджак от гонконгского бренда Paoa за 30 $. Вы одеваете детей в дорогие вещи? С появлением детей я вообще перестал покупать дорогие вещи себе и стал вкладывать все деньги в одежду для них. Я с утра беру на руки старшего сына, и мне в тысячу раз приятнее это делать, если на нем будет пижама от Dolce & Gabbana. (Смеется.) На жену вы тоже денег не жалеете? Никогда, но она у меня любит демократичные бренды. Постоянно смотрит на меня, как на дурака, когда видит на детях боди Dolce. Она поклонница H&M и Zara, может потратить десятки тысяч на шопинг в масс-маркет. Покупка одежды – это мой метод релаксации, но я очень хорошо знаю цену деньгам и умею расставлять приоритеты. Сначала машины, квартиры и обучение детям, а потом уже мои прихоти. Как относитесь к путешествиям? Очень люблю. Для меня это самое большое удовольствие, особенно когда рядом близкие. Я люблю более понятные места. Могу в десятый раз слетать в Париж и насладиться красотой Лувра и Эйфелевой башни. Лететь 20 часов ради наблюдения за миграцией лемуров мне пока неинтересно, возможно, еще не дорос до такого уровня путешествий. Из путешествий я привожу не только впечатления и вдохновение, но и силы, чтобы работать. Назовите одно место, куда нужно попасть обязательно, и одно, куда ехать не стоит. Обязательно стоит съездить в Берлин в отель «25 часов». На мой взгляд, не стоит ехать в Ханой – столицу Вьетнама. Самое ужасное место, где мне довелось побывать. Представьте, что видите в аэропорту даже не одну крысу, а толпу крыс – штук 30 сразу. И они организованной группировкой перебегают с места на место. Не надо вам туда.

ФОТО: ЕКАТЕРИНА КАРНАЦКАЯ. СТИЛЬ: АНАСТАСИЯ КЛЫЧКОВА


Как начать бизнес по организации мероприятий: 7 важных шагов

Может показаться, что в наши дни у каждого свой бизнес. На самом деле, только в США насчитывается около 27 миллионов предпринимателей.

Если вы опытный организатор мероприятий с внушительным портфолио историй успеха, вы можете быть готовы к самостоятельному прорыву. Это может означать индивидуальный фриланс-бизнес или целую операцию — с сотрудниками и даже с физическим офисом.

Но скачок от работы к предпринимательству — это большой скачок. И многие организаторы мероприятий не знают, с чего начать.

Вот как перейти от управления мероприятиями к созданию бизнеса по планированию мероприятий.

Register your event management company’s business and apply for permits or licenses»> 1. Зарегистрируйте бизнес вашей компании по организации мероприятий и подайте заявку на получение разрешений или лицензий

Хотя вам не требуется официальная сертификация или лицензия, чтобы стать организатором мероприятий, вы можете зарегистрировать свою компанию по организации мероприятий и название бизнеса.Тогда обязательно откройте отдельный бухгалтерский учет для своего бизнеса, и отслеживайте все свои расходы и доходы для целей налогообложения.

Не знаете, с чего начать свои расходы? Ознакомьтесь с этим шаблоном бюджета.

Детали регистрации будут зависеть от того, где вы живете, и от размера вашего бизнеса, поэтому заранее изучите информацию. Кроме того, убедитесь, что вы подаете заявку на получение правильных лицензий и разрешений, чтобы у вас не возникло никаких юридических проблем при создании своего бренда.

Например, если ваш бизнес по планированию мероприятий связан с подачей алкогольных напитков, к этому будут применяться другие юридические требования, чем если бы это не было элементом ваших мероприятий.

2. Создайте бизнес-план планирования мероприятий

Создание бизнес-плана поможет вам организовать и привлечь партнеров, инвесторов и клиентов. Это также документ, который послужит для вас важным пробным камнем по мере развития вашего бизнеса.

Если вы думаете о том, как начать бизнес по планированию мероприятий, вот две вещи, которые обязательно должны быть включены в ваш бизнес-план:

  • Бюджет. Существует много расходов малого бизнеса, о которых вы, возможно, не знаете, от налогов до страховки и лицензий. Убедитесь, что вы провели исследование, чтобы точно знать, за что вам нужно будет заплатить. Знание того, сколько денег вам понадобится для отправки по номеру в , поможет вам определить, сколько брать за ваши услуги.
  • Список ваших потенциальных клиентов. Индустрия мероприятий огромна, и здесь определенно найдется место для вашего бизнеса по планированию мероприятий. Согласно одному недавнему исследованию, расходы на специальные мероприятия во всем мире составляют 500 миллиардов долларов в год.Но на каких клиентов вы действительно можете рассчитывать? Составьте список потенциальных клиентов, включая местный бизнес, людей, с которыми вы ранее работали в качестве менеджера мероприятий, и клиентов мечты. Затем составьте план подхода к ним.

Когда у вас есть бизнес-план, вы можете предпринять тактические шаги, чтобы начать свой бизнес по планированию мероприятий. Хотите более подробное руководство? Ознакомьтесь с образцом бизнес-плана мероприятия.

3. Планируйте свой маркетинговый подход

Маркетинг — одна из самых важных частей при открытии собственного бизнеса по организации мероприятий.Если вы уже являетесь менеджером мероприятий, вы хорошо знаете, насколько важно продвигать свои мероприятия.

Но как владельцу малого бизнеса вам также необходимо продвигать собственный бренд, чтобы люди знали, что могут нанять вас. Это добавляет дополнительный слой к вашим маркетинговым задачам. Чтобы быть организованным во всем, что касается маркетинга вашего бренда и мероприятий, загрузите этот шаблон для планирования своей маркетинговой деятельности.

4. Оптимизируйте свои задачи

Любой организатор мероприятий умеет совмещать несколько задач.Но когда вы начнете свой собственный бизнес по планированию мероприятий, эти задачи быстро умножатся.

Используйте технологии для автоматизации задач, которые вы можете. Сегодня существует множество приложений для стартапов, которые могут автоматизировать удивительно большое количество задач. Например:

  • HelloSign может помочь вам отправлять и получать юридические подписи на контрактах и ​​отказах от ответственности.
  • Программы электронного маркетинга, такие как MailChimp, позволяют планировать рассылку приглашений, объявлений и рекламных акций всему списку рассылки или его целевым сегментам.
  • Такие приложения, как Zapier, позволяют проявить творческий подход, связывая различные технологии и автоматизируя повторяющиеся пользовательские задачи.
  • Наконец, платформы онлайн-продажи билетов, такие как Eventbrite, помогают быстро создавать страницы мероприятий и упрощают покупку билетов на ваши мероприятия в Интернете. Интеграция с партнерами по поиску и распространению, такими как Facebook и Spotify, позволяет людям находить ваши мероприятия и покупать билеты в других местах в Интернете.

Конечно, организация — это нечто большее, чем просто автоматизация задач.

5. Отслеживайте свой прогресс

Если вы используете технологию для автоматизации задач, продажи билетов и организации своего бизнеса, эта технология будет собирать данные для вас. И данные имеют решающее значение для отслеживания вашего прогресса в качестве нового владельца бизнеса.

С каждым инструментом, который вы используете, выделите время для проверки своих показателей, чтобы вы могли оценить, насколько успешно выполняется ваше планирование. И периодически возвращайтесь к своему бизнес-плану, чтобы убедиться, что вы придерживаетесь своего видения и достигаете своих целей.

6. Управляйте своим временем

Независимо от того, сколько задач вы автоматизируете и насколько вы организованы, в вашем списке дел всегда будет много дел. Правильное управление временем имеет решающее значение для организатора мероприятий, мечтающего о том, чтобы начать бизнес по планированию мероприятий.

Например, собрания

— это одновременно и отличный способ общения с людьми, и полная трата нашего времени. Хотя вам нужно будет регулярно общаться с клиентами, вы можете сделать свои встречи более эффективными.

Составьте четкую повестку дня и придерживайтесь ее, при этом достаточно болтовни, чтобы наладить отношения с клиентами и поставщиками.По мере того, как вы формируете свой персонал, не поддавайтесь искушению добавлять ненужные встречи в календарь каждого.

7. Справляйтесь со стрессом при открытии бизнеса по планированию мероприятий

Самое главное, во всем этом сохранять спокойствие. Быть предпринимателем может быть стрессом. Чем больше вы сможете сохранять хладнокровие, тем выше ваши шансы на успех. Еще один отличный способ повысить уровень своих управленческих способностей и завоевать доверие клиентов — пройти курсы по планированию мероприятий.

Для получения более подробных советов по продуктивности, которые помогут вам понять, как начать бизнес по планированию мероприятий, прочитайте «Руководство организатора мероприятий по продуктивности».

  • Была ли эта статья полезной?
  • да нет

Как начать бизнес по планированию мероприятий в 2021 году

Чтобы начать бизнес по планированию мероприятий в 2021 году, потребуется тщательное планирование, чтобы начать свой бизнес правильно, не чувствуя себя потерянным.

Какие практические шаги помогут вам начать работу? Мы даем вам 5 советов, которые помогут!

1. Организуйте свой бизнес

Это означает создание всех основных элементов, необходимых для того, чтобы ваш бизнес официально считался законным.Это включает в себя название вашего бизнеса, регистрацию вашего бизнеса, получение лицензии на ведение бизнеса, если это необходимо, и открытие банковского счета для бизнеса.

Ознакомьтесь с: 5 советов по названию вашего бизнеса по планированию мероприятий

Когда вы новичок в отрасли, важно ознакомиться с основными бизнес-основами, необходимыми для обеспечения соответствия вашего бизнеса. Это будет отличаться в зависимости от вашего местоположения. Обратитесь в местные органы власти, чтобы подтвердить, что необходимо для регистрации вашего бизнеса по организации мероприятий и получения лицензии.

Ознакомьтесь: 3 совета по регистрации вашего бизнеса по планированию мероприятий

Вот четыре основных вопроса, которые необходимо задать перед регистрацией вашего бизнеса:
  1. Свободно ли название вашей компании? В смысле, он уже зарегистрирован кем-то другим?
    • Ваши государственные учреждения предоставят вам возможность поиска и подтверждения.
  2. Ваш бизнес будет индивидуальным или обществом с ограниченной ответственностью (ООО)?
  3. Вам понадобится идентификационный номер налогоплательщика?
    • Это будет зависеть от выбранной вами бизнес-структуры.
  4. Нужны ли вам какие-либо лицензии или разрешения для работы?
    • В зависимости от вашего местоположения это может быть разным. Как организатору мероприятий вам может не понадобиться разрешение для вашего бизнеса, если у вас нет физического местоположения, но оно потребуется для некоторых мероприятий. Например, при планировании фестивалей или других мероприятий на открытом воздухе. Для подтверждения лучше всего обратиться в офис вашего штата или города.
Вам нужен банковский счет для бизнеса?

После того, как ваш бизнес по организации мероприятий зарегистрирован и законен, пришло время открыть банковский счет для бизнеса. Даже если у вас еще нет клиентов, лучше всего с самого начала создать процесс для четкого определения личных расходов по сравнению с деловыми расходами.

Вот почему вам следует открыть банковский счет для бизнеса:
  • Открытие счета для бизнеса поможет вам с легкостью управлять своим бизнесом и развивать его. Особенно компании, которые являются ООО, обязаны открывать банковские счета для бизнеса.
  • Когда вы разделяете свой бизнес и личный счет, вы можете лучше понять, как ваш бизнес работает в финансовом отношении.У вас будет точное представление о том, сколько денег есть у вашего бизнеса, что поможет вам создать точный бюджет и вести учет движения денежных средств.
  • Отслеживание доходов и расходов затруднено, если вы храните свои средства вместе. Но когда вы открываете корпоративный банковский счет, вы можете более точно использовать свою банковскую выписку для создания бумажного следа. Кроме того, вы можете сравнивать свои бухгалтерские книги с выпиской из банка посредством ежемесячного процесса сверки без необходимости прополки ваших личных расходов.
  • Если вы требуете налоговых вычетов для бизнеса, вам необходимо иметь документы, подтверждающие ваши требования. Смешивание личных и деловых финансов затрудняет доказательство того, какие расходы являются деловыми, а какие личными, что может привести к проблемам, если вы когда-либо подвергнетесь аудиту.

2. Начните свое присутствие в Интернете

После того, как вы назвали свой бизнес, приступайте к защите всех своих онлайн-аккаунтов, прежде чем это сделает кто-то другой. Сюда входят такие платформы, как Facebook, Instagram, YouTube, Pinterest.

Обязательно зарегистрируйте все свои учетные записи, даже на платформах, которые вы пока не планируете использовать.

Лучше быть на шаг впереди, чем решить позже использовать платформу и понять, что название вашей компании уже используется кем-то другим.

Какие платформы социальных сетей следует использовать организаторам мероприятий?

Ключ к выбору лучшей платформы для социальных сетей — делать то, что наиболее целесообразно для вашего бизнеса. Социальные сети не подходят всем.

При этом есть несколько платформ, которые лучше всего подходят для организаторов мероприятий, потому что они более наглядны, позволяют делиться красивыми изображениями и помогают продемонстрировать свою работу. К ним относятся:

  1. Pinterest
  2. Instagram
  3. Youtube (или любая видеоплатформа, такая как Instagram Stories или FB live)
  4. Facebook

Это также время, когда вы хотите получить доменное имя для своего бизнеса и установить Чтобы создать веб-сайт, я настоятельно рекомендую WordPress, но если вы не разбираетесь в технологиях, вы можете обратить внимание на такие платформы, как ShowIt или Squarespace, которые просты в использовании и также позволяют оптимизировать ваш веб-сайт для поисковых систем.

Согласно FitSmallBusiness.com, вы можете зарегистрировать домен и запустить веб-сайт всего за 6 шагов:

1. Выберите своего регистратора или службу веб-хостинга:  Не забудьте проверить их политику хостинга и цены. Прочтите руководство по лучшим регистраторам доменов для малого бизнеса.

2. Поиск доменного имени:  Выбранный вами регистратор должен иметь средство проверки доступности, например, от BlueHost, которое вы можете использовать, чтобы определить, доступно ли доменное имя.Преимущество средства проверки доступности заключается в том, что оно предложит вам альтернативные домены, если ваш уже занят.

3. Заполните формы : ожидайте, что вам будет предложено ввести личную информацию и контактные данные для заполнения вашего профиля в общедоступной базе данных «WHOIS». Выберите, хотите ли вы, чтобы ваш профиль был общедоступным или закрытым, включив или отключив конфиденциальность домена.

4. Оплатите свой домен:  Цены на доменные имена появятся во время проверки доступности, но обычно они варьируются от бесплатных до 20 долларов США.В зависимости от веб-хостинга или регистратора вы можете получить домен бесплатно, купив план веб-хостинга.

5. Связать домен и веб-сайт:  С помощью диспетчера доменов подключите свой домен к веб-сайту; для этого потребуется ввести информацию о хост-сервере, если вы не приобрели домен и веб-хостинг у одного и того же поставщика.

6. Подтвердите, что ваш домен активен:  После того, как вы вошли в свою систему управления контентом (CMS) и спроектировали начало своего веб-сайта, обязательно подтвердите, что он активен под вашим купленным доменом.Для этого откройте окно браузера и введите свой домен. Чтобы просмотреть его так, как это делают ваши посетители, а не в версии, вошедшей в систему, обязательно откройте окно в режиме инкогнито.

www.fitsmallbusiness.com

3. Приобретите свои бизнес-инструменты

Когда вы начнете работать с клиентами, важно иметь все свои бизнес-инструменты на месте. Это ваши программы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), которые помогут вам: бронировать клиентов, отправлять контракты, собирать платежи и документировать сроки и сроки при работе с клиентами.

Почему я рекомендую CRM так рано в вашем бизнесе?

Когда вы начинаете работать с клиентами, это может быть сложнее реализовать. Я настоятельно рекомендую настроить их до того, как клиенты начнут приходить, чтобы упростить ваши процессы, прежде чем вы почувствуете себя перегруженными.

Некоторые программы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), которые следует учитывать при планировании мероприятий, включают:

  1. HoneyBook
  2. Dubsado
  3. Планировщик проходов

Как выбрать лучшую CRM для своего бизнеса?
  • Простота использования.  Лучший инструмент CRM — это тот, который вы и ваши сотрудники действительно собираетесь использовать. Является ли он визуально привлекательным и простым в навигации? Или это похоже на что-то разработанное в 90-х?
  • Персонализация.  Каждый бизнес по планированию мероприятий уникален. Узнайте, есть ли у выбранной вами CRM параметры настройки фирменного стиля, продаж и вашего рабочего процесса.
  • Отчетность.  Хороший инструмент CRM позволяет создавать подробные отчеты по различным данным. Аналитика важна!
  • Автоматизация и интеграция.  Может ли CRM автоматизировать задачи для вашего бизнеса? Может ли он интегрироваться с другими вашими программами, такими как электронная почта, бухгалтерские и маркетинговые платформы? Выберите CRM со встроенными функциями автоматизации или с возможностью интеграции с такой программой, как zapier.

4. Создайте бизнес-портфель по планированию мероприятий

Если вы новичок в организации мероприятий, ваше портфолио — это все. Это означает изображения, которые демонстрируют, на что вы способны произвести впечатление на потенциальных клиентов. Если вы запланировали прошлые мероприятия для клиентов, обязательно используйте эти фотографии для продвижения своего бизнеса!

Если вы начинаете свой бизнес и у вас нет изображений, добровольно спланируйте мероприятия для своих друзей и семьи, чтобы вы могли использовать изображения для продвижения своего бизнеса.

Совет: Наймите профессионального фотографа. Хотя семейные мероприятия — это здорово, они работают только в том случае, если изображения высокого качества и профессионального качества.

Другой способ продемонстрировать свои навыки, если у вас нет портфолио, — устроить стильную съемку.Вот 5 советов по планированию стильной съемки:

  1. Начните с цели для съемки и составьте план ее достижения.
  2. Проведите мозговой штурм идей/вдохновения о том, что вы хотели бы видеть, а также о стиле или теме, которые вы хотели бы использовать для своей съемки.
  3. Создайте свою команду единомышленников . Сюда входят пекарь, ресторан, фотограф, дизайнеры канцелярских товаров, флористы. Составьте список всех, кто вам нужен, чтобы помочь реализовать ваше видение.
  4. Найти место .Место проведения — одна из самых важных частей вашей стильной съемки, так как именно здесь вы будете все настраивать. Выберите место, которое отражает ваш бренд или которое вы можете настроить в соответствии с темой, выбранной для съемки.
  5. Создайте расписание. Наличие временной шкалы, которой могут следовать все ваши сотрудники, облегчит день стильной съемки. Хотя нет никакой гарантии, что все будет идеально, наличие плана, на который можно ссылаться, поможет вам не сбиться с пути и знать, когда вы отстаете от графика или опережаете его.
Посмотрите: [ВИДЕО] Как спланировать стилизованную съемку

5. Продвигайте свой бизнес по планированию мероприятий

Когда ваш бизнес готов принять клиентов, вам нужно выйти на рынок так, как будто от этого зависит ваша жизнь. Это. Вы можете быть потрясающим организатором мероприятий, но если никто не знает, что вы существуете или где вас найти, то вашего бизнеса не существует.

Маркетинг вашего бизнеса — это не только наличие веб-сайта и учетных записей в социальных сетях, но и понимание того, чего хотят ваши клиенты, и четкое формулирование того, как вы можете это обеспечить.

Вот несколько вопросов, которые следует задать себе при маркетинге вашего бизнеса:

  • Знаете ли вы, чего хотят ваши клиенты?
  • Как вы думаете, доверяют ли ваши клиенты качеству предоставляемых вами услуг?
  • Где клиенты находят или узнают больше о вашем бизнесе?

Ответы на все эти вопросы кроются в маркетинге.

То, как вы рекламируете свой бизнес, определяет, будет ли ваш бизнес успешным или нет. Без этого ваш бизнес, скорее всего, закроется из-за отсутствия заказов.

Маркетинг — это еще и то, как вы отличаетесь от конкурентов.

Вы были в Instagram, Facebook или Pinterest и видели, как различные организаторы мероприятий публикуют сообщения о своих услугах и прошедших мероприятиях? Ваши конкуренты активно продвигают свой бизнес по планированию мероприятий. Разве это не говорит вам, почему маркетинг важен? Единственный способ получить конкурентное преимущество перед вашими конкурентами — агрессивно продвигаться на рынке.

Однако вам не нужно быть неряшливым или непрофессиональным, когда вы продвигаете свой бизнес по планированию мероприятий.Просто проведите исследование того, что ищет ваш целевой рынок, а затем найдите способы улучшить обслуживание и качество обслуживания клиентов.

Как добиться успеха в маркетинге вашего бизнеса по организации мероприятий:

Если вы успешно обучаете клиентов, поддерживаете их вовлечение, создаете прочную репутацию в их сознании и разумно продаете им, ваш бизнес, скорее всего, преуспеет. Кроме того, большинство предприятий процветают, когда они привлекают новых клиентов. Маркетинг — это то, как вы привлекаете этих клиентов в свой бизнес, чтобы получить надежное бронирование.

Теперь давайте ответим на вопрос, который вы, вероятно, задаете себе в этот момент:
Как я могу эффективно продвигать свой бизнес по планированию мероприятий?

Отличные новости. Я не собираюсь рассказывать вам, насколько прекрасен маркетинг, а затем отправлять вас разбираться во всем самостоятельно.

Чтобы помочь вам в маркетинге вашего бизнеса по планированию мероприятий, я включаю свой высоко оцененный список из более чем 100 веб-сайтов для продвижения вашего бизнеса по планированию мероприятий в Интернете. Обязательно ознакомьтесь со списком и загрузите бесплатный PDF-файл.

СКАЧАТЬ: 100+ мест для продажи вашего бизнеса по планированию мероприятий в Интернете

Заключение

Начало бизнеса по планированию мероприятий или любого другого бизнеса в этом отношении требует времени, терпения и стратегии. От легализации вашего бизнеса до приобретения первой группы клиентов — все это связано друг с другом. Это невозможно? Нисколько. Ключом к успешному бизнесу по планированию мероприятий является наличие плана и последовательное выполнение этих советов.

Как спланировать мероприятие: 10-шаговое руководство по планированию мероприятия

Будь то организация небольшой встречи или организация большой конференции, планирование мероприятия — это огромная задача! Каждое мероприятие, независимо от того, насколько оно простое или сложное, требует детального планирования и организации. От определения точного бюджета до продвижения вашего мероприятия, есть ряд компонентов, которые вы должны начать учитывать на раннем этапе, чтобы сделать процесс как можно менее стрессовым.

Несмотря на то, что нет двух одинаковых мероприятий, и у каждого мероприятия разные цели, бюджет и аудитория; Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы ускорить процесс планирования, не сбиться с пути и максимизировать успех вашего мероприятия.

Нужна дополнительная поддержка? Мы также составили простой в использовании контрольный список, который обеспечивает основу при планировании вашего следующего мероприятия.См. полный контрольный список.

1. Определить цели и задачи


Прежде чем перейти непосредственно к логистике, например, к месту проведения или спикерам, вы должны потратить время на определение цели и причины планирования этого мероприятия. Вы должны ответить на этот вопрос:

Какова конечная цель этого события?

Это почему , что побудило вас спланировать событие в первую очередь. Вы ищете:

Стимулировать новые продажи? Поддержать запуск продукта? Повысить узнаваемость бренда? Или, может быть, у вас есть сочетание нескольких целей? Определите, чего вы хотите достичь и как это мероприятие поможет вам в этом.

Далее, каковы цели?

При планировании любого мероприятия вы должны определить набор задач, которые будут способствовать достижению вашей конечной цели. Вот несколько примеров целей события:

  • Увеличьте количество регистраций на 10% с последнего мероприятия
  • Увеличьте доход на 25% с последнего мероприятия
  • Получите 100 предзаказов на новый продукт
  • Увеличьте количество упоминаний/подписок/репостов в социальных сетях во время мероприятия

С вашими целями и задачами на месте можно создать предварительный размах мероприятия.Ваша область должна предлагать ключевые детали и указывать, как вы достигнете намеченных целей. Хотя это и не высечено на камне, вы должны изложить предварительные детали события, в том числе: 

  • Финики. Ваши временные рамки для события, т.е. через 9 месяцев.
  • Участники. Будет ли это мероприятие на 100, 1000 или 10 000 человек? Вы должны начать думать о размере. Ваши посетители приезжают со всей страны или это местное мероприятие? При планировании вам также следует учитывать демографические данные ваших посетителей.
  • Местоположение. Ваше мероприятие является локальным? Или он будет размещен в месте назначения? Начните создавать краткий список городов и мест, подходящих для вашего мероприятия.
  • Тип события. Вы повышаете осведомленность о новом продукте? Однодневное мероприятие с основным докладом может иметь смысл. Собрать тысячи клиентов? Возможно, вам подойдет двухдневная конференция пользователей. Организуете внутреннее собрание или собрание ассоциации? День небольших сессий может быть уместным.

Построение ваших целей и предварительный объем проекта позволит вам сформулировать свое мероприятие и заручиться поддержкой руководства. Если ваша организация уже участвует в мероприятии, ваши цели и масштаб помогут вам перейти к следующим этапам планирования.

2. Установите бюджет мероприятия 


Составление бюджета — важный начальный этап планирования мероприятия, который помогает прояснить другие аспекты вашего плана. Кроме того, установление бюджета помогает избежать нежелательных сюрпризов (например, нехватки денег на декор и т. д.). Вы добьетесь большего успеха, если заранее спланируете весь свой бюджет, продолжите обновлять его по мере окончательной доработки переменных и будете очень близко к процессу.

На основе вашего общего бюджета и первоначального объема потребностей. Вам следует начать планировать расходы по позициям, чтобы понять, как ваш бюджет будет распределяться по вашим потребностям.

Согласно Eventbrite, «Бюджет разбит на маркетинг и продвижение (43%), спикеров и талантов (32%), печатные материалы (29%), места проведения (18%)».

Когда ваш план станет твердым, вам придется пересмотреть бюджет. Позиции, несомненно, будут меняться, просто не забывайте вести точный бюджет, который также отражает любые изменения или обновления, которые вы вносите.И поскольку вы никогда не хотите превышать свой бюджет, планировщики часто вносят коррективы, чтобы убедиться, что вы поддерживаете свой бюджет.

3. Создайте команду для проведения мероприятий


На небольших мероприятиях вы можете лично выполнять многие или все задачи, описанные в этом разделе. Однако для крупных мероприятий требуется организованная команда для выполнения постановки.

Если вы создаете команду с нуля, важно заранее определить роли, чтобы обеспечить подотчетность.Все члены команды должны отчитываться перед менеджером проекта, который имеет представление обо всех движущихся элементах.

Создание идеальной команды для проведения мероприятий

По данным Eventbrite, только в 12% мероприятий участвуют команды из десяти и более человек, а чаще всего это от 2 до 5 сотрудников (45% мероприятий), поэтому часто люди носят несколько шляп. Если вы относитесь к тем немногим, у кого в команде более 5 человек, посмотрите, как обычно распределяются роли:

.
Руководитель проекта

Наблюдает за всеми движущимися частями, описанными ниже, этот человек несет полную ответственность за выполнение события.Управляет бюджетом. Управляет стратегией. Принимает решения о покупке на высшем уровне.

Площадка/выставочный зал

Этот человек является основным контактным лицом для места проведения, продавцов, спонсоров на месте, а также волонтеров и персонала на месте: охрана, фотография и еда/напитки. Они помнят всех по именам и знают, где находятся все выходы.

Планирование

Этот человек руководит разработкой повестки дня, работает с докладчиками и следит за тем, чтобы расписание было актуальным и сообщалось нужным сторонам.Ваш специалист по планированию координирует встречи на мероприятии, и он живет для того, чтобы превратить посетителей в успешных сетевиков.

Креативный дизайн

Креативные дизайнеры объединили весь визуальный дизайн для печатных и веб-материалов, таких как расписания, сопутствующие материалы, регистрация и вывески, а также все необходимое для мобильного приложения для мероприятий. Чтобы сломать это: они заставляют вас хорошо выглядеть. Возможно, вы захотите поработать с агентством по дизайну мероприятий.

Маркетинг и коммуникации

Этот человек или команда информирует нужных людей о мероприятии, создает предложения и стратегию выбора времени для ускорения регистрации, контролирует брендинг, общается с зарегистрировавшимися, координирует продвижение в социальных сетях и отношения со СМИ, а также отправляет и оценивает последующие материалы.О, и они просто сумасшедшие для измеримой производительности.

Эта команда следит за тем, чтобы у гостя было все, что ему нужно, чтобы получить максимальную отдачу от мероприятия, включая карты, расписания, информацию о спикерах и способы подключения к сети. Они создают и обновляют мобильное приложение для мероприятий.

Регистрация и регистрация

Эти люди самостоятельно настраивают регистрацию, работают с поставщиком программного обеспечения, создают бейджи и управляют ими, составляют отчеты и обеспечивают бесперебойную работу процесса регистрации (до и во время мероприятия).

Спонсорство

Этот член команды работает над планированием мест для стендов, продажей спонсорских возможностей, поддержанием отношений со спонсорами и изучением связей с общественными организациями. У них убийственное время и отличные навыки работы с людьми.

Поддержание порядка в команде

С командой вы готовы создать план проекта мероприятия. План проекта — это больше, чем просто список дел. Это подробная разбивка каждого элемента действия с указанием владельцев, зависимостей, сроков выполнения и статуса выполнения.Вы должны быть в состоянии обосновать каждый элемент действия, сопоставив его с вашими целями события верхнего уровня.

Инструменты управления событиями 

Инструменты управления проектами оптимизируют управление и организацию мероприятий. Используйте эти инструменты для учета всех движущихся частей. Имея возможность назначать и отслеживать проекты, менеджер проекта может поддерживать точное представление о ходе выполнения и сроках с помощью следующих инструментов:

4.

Выберите место и дату 

Выбор места и даты проведения мероприятия — это два основных момента, которые будут определять остальную часть плана вашего проекта.Начните исследовать места как можно раньше. Рынок мероприятий переполнен, поэтому важно найти время, когда места будут доступны. При выборе места проведения вам также придется учитывать даты вашего местоположения с учетом сезонных факторов, таких как поездки и расходы.

«В январе очень сложно найти большие помещения», — говорит Роми и ветеран индустрии мероприятий в PRIME, агентстве по проведению мероприятий с полным спектром услуг в Ванкувере. «Январь и февраль насыщены конференциями по продажам, и это снова происходит в сентябре и октябре.«Она говорит, что в это время сложно найти традиционные места с выставочной площадью.

Когда вы исследуете и начинаете общаться с представителями различных мест, задавайте как можно больше вопросов, чтобы убедиться, что это подходит. Ищите бюджет, тематическое соответствие, расположение (центральное, удобное для транспортировки?), удобства, персонал на месте. Удобно ли расположены туалеты по всему залу? Как обстоят дела с управлением пожарами и аварийным реагированием?

Совет: Как только вы найдете идеальное место, не бойтесь обсуждать цены.По данным EventManager, половина организаторов мероприятий договаривается о скидке с опубликованных тарифов, а из тех, кто это делает, организаторы чаще всего договариваются о бесплатном Wi-Fi, AV или парковке.

5. Разработка брендинга мероприятия


От названия и темы мероприятия до дизайна веб-сайта мероприятия и внешнего вида на месте — брендинг вашего мероприятия задает тон вашему мероприятию. Когда люди думают о вашем мероприятии, вы хотите, чтобы сияла сильная личность. Кроме того, сильный бренд мероприятия обеспечивает видение и помогает определить направление вашего мероприятия.

60 % миллениалов в США ожидают неизменного опыта при общении с брендами в Интернете, лично или по телефону. (*)

При выборе брендинга мероприятия учтите, что бренд мероприятия должен отражать бренд вашей организации, но у него должен быть собственный бренд. Кроме того, подумайте о том, как ваш бренд будет выглядеть в Интернете и в реальной жизни. Наконец, подумайте, как вы будете вплетать бренд вашего мероприятия в отдельные элементы вашего мероприятия.

Когда речь идет о брендинге мероприятия, обычно включают:

  • Название события. Первый важный шаг. Название вашего мероприятия — это первое, что увидят посетители, поэтому вы хотите, чтобы оно отражало ваше видение мероприятия.
  • Тема. Одно только имя не может рассказать всю историю. Часто события создают тему, чтобы связать событие воедино.
  • Логотип, цвета, типографика. Все маркетинговые точки соприкосновения должны быть согласованными.
  • Декор на месте, электронная почта, вывески и многое другое. В то время как каждая точка взаимодействия не должна быть гипербрендирована.Отдельные элементы должны собираться вместе, чтобы поддерживать историю, которую вы рассказываете.

Укрепив эти элементы брендинга, вы должны использовать их на всех платформах, включая веб-сайт вашего мероприятия, социальные сети, электронную почту, билеты и регистрацию, а также ваше приложение для мероприятия.

Хотите узнать больше о брендинге? Ознакомьтесь с нашим руководством по брендингу мероприятий.

В этом руководстве мы глубоко погружаемся в элементы бренда, которые должны учитываться на каждом мероприятии, + как развивать эти элементы!

6.Планируйте свою программу


Составьте план как можно раньше! Есть ли основной докладчик? Будет ли запланирован дополнительный день или вечер только для ваших спонсоров? Будет ли это один «трек» семинаров и докладов, или у участников будет выбор между несколькими сеансами в определенное время? Когда вы ответите на эти предварительные вопросы, вы сможете начать строить высокоуровневое представление вашей программы мероприятия.

Не волнуйтесь: окончательное расписание не обязательно иметь до того, как вы начнете продвигать событие. Вы можете внести изменения в расписание после того, как начнете продвигать свое мероприятие и число регистраций начнет расти. Технологии позволяют быстро обновлять расписание на вашем веб-сайте и в мобильном приложении.

Ваши участники захотят узнать, чего ожидать, поэтому будет лучше, если вы подтвердите базовую структуру как можно раньше. Кроме того, расписание также является важным аргументом в пользу спонсоров!

Прочие соображения

В дополнение к основной программе события, есть ряд других аспектов программы, о которых стоит подумать.Если ваше мероприятие рассчитано на целый день или на несколько дней, вам также следует подумать о планировании:

  • Продукты питания и напитки. Будете ли вы предоставлять обед или закуски?
  • Дополнительные мероприятия, такие как «счастливые часы», возможности для общения или оздоровительные мероприятия?
  • Развлечения. Мероприятие завершится праздником или вечеринкой?

7.

Подтвердить спонсоров, экспонентов и спикеров

Если вы проводите крупномасштабное мероприятие, вы, скорее всего, захотите привлечь других, чтобы компенсировать расходы и продемонстрировать несколько мнений представителей отрасли.Спикеры, спонсоры и экспоненты — это обычные способы повысить ценность ваших посетителей и компенсировать расходы.

Динамики

Если ваше мероприятие основано на сеансах, вам необходимо определить докладчиков для каждого сеанса. Вот два способа добавить динамики:

Призыв к представлению сеанса

Если у вас есть заинтересованное сообщество, проведение открытого конкурса для подачи заявок на сеансы — отличный способ использовать ваших партнеров и клиентов в качестве спикеров. Как правило, открытый конкурс требует, чтобы люди представили аннотацию сессии, в которой излагаются тема сессии и ценностное предложение.При этом ваша команда будет просматривать представленные тезисы, выбирать спикеров и общаться с теми, кто был выбран, и с теми, кто не был выбран.

Лично пригласить спикеров

И наоборот, если вы имеете в виду отдельных лиц, вы можете пригласить их выступить на вашем мероприятии. Обращаясь к потенциальному спикеру, предоставьте убедительный снимок мероприятия и аудитории, а также передайте свой энтузиазм по поводу их участия в мероприятии. Имейте в виду, что приглашенные докладчики часто ожидают вознаграждения, а также проезда и проживания.

Управление динамиками

Как только ваши динамики будут идентифицированы, не забывайте поддерживать открытую линию связи. Создайте соглашение с докладчиком, в котором будет указана необходимая информация, например, ожидаемая презентация, крайние сроки содержания, доступная технология на месте и компенсация. Заранее четко изложите свои ожидания, чтобы не было сюрпризов за день до мероприятия!

Продолжить общение после отправки первоначального сообщения с подтверждением и согласия говорящего.Хотите, чтобы презентации ваших спикеров соответствовали теме мероприятия? Обязательно предоставляйте материалы по мере их разработки. Требуя от спикеров представить свои окончательные презентации, отправьте напоминание, чтобы каждый спикер получил его вовремя.

Спонсоры

74% участников мероприятия говорят, что после мероприятия у них сложилось более положительное мнение о компании, бренде, продукте или услуге, продвигаемой.

– Электромагнитные помехи и мозаика

Создайте список спонсоров, которых вы хотите привлечь к участию в вашем мероприятии.Прежде чем связаться с ними, проведите исследование, чтобы понять, какую пользу они получат от участия в вашем мероприятии. Есть ли у них общие клиенты? Бесплатные услуги? Вы также должны убедиться, что каждый потенциальный спонсор приносит пользу вашим посетителям. Потратьте время на создание индивидуальных предложений, которые подчеркивают эти уникальные преимущества и обязательно подчеркивают их при обращении.

Кроме того, прежде чем обращаться к потенциальным спонсорам, найдите время для создания спонсорских пакетов. Ваши пакеты должны предлагать различные уровни стоимости и выгоды.В дополнение к стандартным спонсорским пакетам не бойтесь проявлять творческий подход и предлагать уникальные спонсорские предложения, такие как:

.
  • Спонсируемый лаундж
  • Wi-Fi и станция для зарядки телефона
  • Спонсорство приложения для мероприятий
  • Или спонсорство оздоровительных мероприятий

Подумайте о мероприятиях и инструментах, которые ваши посетители ждут, и принесите пользу этому мероприятию.

Экспоненты

Еще один распространенный способ привлечь спонсоров — пакет экспонента.При этом у вас обычно будет место на вашем мероприятии, посвященное вашим экспонентам. Каждое соглашение о спонсорстве с экспонентами включает в себя определенное количество выделенного пространства, которое ваши экспоненты могут занимать, брендировать и взаимодействовать с вашими посетителями.

Совет: Если вы работаете с экспонентами, вы должны быть уверены, что посетители будут общаться с вашими экспонентами. Запланируйте специальные временные блоки для экспонентов, чтобы побудить посетителей ходить и участвовать.

8.Определите и выберите свои технические инструменты


Технологии улучшают пространство для проведения мероприятий как для организаторов, так и для посетителей. Планируя следующее мероприятие, вы должны определить свои технологические потребности и сроки внедрения. Некоторые технологии необходимо будет внедрить задолго до события, в то время как другие можно отложить до наступления важного дня (дней).

Регистрация и продажа билетов

Управлять регистрацией посетителей проще, чем когда-либо! Eventbrite и другие онлайн-платформы позволяют начать продажу билетов за считанные минуты.Вы захотите выбрать свою платформу заранее, чтобы вы могли продвигать регистрацию и направлять свою аудиторию на веб-сайт регистрации.

Технология повышения производительности

Мы говорили об этом выше, но повторим еще раз, чтобы подчеркнуть, насколько важно для организаторов мероприятий использовать инструменты управления проектами, чтобы оставаться организованными. Мероприятия сложны, но программное обеспечение для управления проектами помогает снять часть стресса. Trello может помочь вам начать с правильного пути с помощью ряда шаблонов планирования мероприятий.

Мобильное приложение 

83% организаторов мероприятий используют приложение для мероприятий.

Eventbrite, 2019

Оптимизируйте общение и улучшите впечатления участников с помощью приложения для мероприятий. Мобильное приложение, такое как , которое вы можете создать с помощью Guidebook, позволяет посетителям получать доступ к расписаниям, создавать индивидуальную повестку дня, взаимодействовать с другими посетителями и т. д. Мобильное приложение — ценный инструмент для создания привлекательной и информированной среды — будь то виртуально или лично.

Чтобы увидеть преимущества приложения для мероприятий, ваше приложение должно быть интегрированным компонентом стратегии мероприятий. Убедитесь, что у каждого участника есть все, что ему нужно, чтобы получить незабываемые впечатления от мероприятия.

Знаете ли вы, что с помощью Guidebook можно создать собственное приложение?

Начните работу с Builder сегодня и убедитесь, насколько это просто! Начать строительство.

Прямая трансляция или запись

Большое сообщество рассредоточено по регионам или странам? Прямые трансляции — отличный способ подключиться и расширить охват вашего мероприятия.Сеансы записи — это еще один способ расширить охват вашего мероприятия и побудить разговор продолжаться далеко за пределы физического мероприятия.

Инструменты взаимодействия 

Технологии меняют то, как зрители ожидают вовлечения, и события всегда развиваются, чтобы соответствовать этим ожиданиям. Если вы хотите сделать еще один шаг вперед, подумайте о внедрении локальных технологий, таких как стена социальных сетей или цифровые пакеты с сувенирами , , а также инструменты геймификации мероприятия, которые поощряют участников участвовать в мероприятии.

9. Создайте план маркетинга и продвижения 


Как вы собираетесь привлечь зрителей на хорошо спланированное мероприятие?

Каждое успешное мероприятие имеет план маркетинга и продвижения, чтобы распространить информацию и вызвать волнение. Но с чего начать? Существует множество различных способов продвижения вашего мероприятия — от социальных сетей и блогов до онлайн-рекламы и даже рекламных щитов — но какую бы тактику вы ни выбрали, каждая тактика должна стать стратегическим элементом вашего маркетингового плана.

Компоненты маркетингового плана событий:

Цели и задачи

При создании маркетингового плана необходимо указать конкретные маркетинговые цели и задачи. Подобно всеобъемлющим целям вашего мероприятия, постановка конкретных маркетинговых целей — это способ убедиться, что все усилия направлены на достижение измеримых результатов.

Общие маркетинговые цели включают:

  • Увеличить онлайн-регистрацию на 15% по сравнению с прошлым годом
  • Привлечь x объем трафика на веб-сайт мероприятия
  • Привлечь x количество загрузок приложения мероприятия
  • Увеличить активность в социальных сетях на 20% по сравнению с прошлым годом

Тактика

Ваша тактика — это то, что вы будете использовать для достижения своих целей. Это включает в себя все, что вы будете использовать для своих маркетинговых усилий, таких как онлайн-реклама, видеомаркетинг, социальные сети, маркетинг по электронной почте, связи с общественностью и т. д.

Решая, какую тактику использовать, вам необходимо иметь представление о вашей целевой аудитории. Ваше мероприятие ориентировано на молодых специалистов? Реклама в Instagram может быть выбранной вами тактикой. Если вы ориентируете свое мероприятие исключительно на местную аудиторию, стоит подумать о геотаргетированной рекламе.

Временная шкала и каденция

Когда вы определите тактику, вы должны начать строить маркетинговую временную шкалу, которая дает представление о вашей маркетинговой деятельности.

Например, если вы решите использовать маркетинг по электронной почте, вам следует планировать каждое электронное письмо, которое вы планируете отправить:

Хронология электронного маркетинга
Дата E-mail Тема
4,13 Сохранить дату
5,27 Ранняя ценообразовании открытая
6,15 Основной анонс спикер
6,26 Объявление интересной темы сессии 
7. 1 Последний шанс получить предварительную цену
8.1 Завершение регистрации

Чтобы подробно изучить процесс создания надежного маркетингового плана для вашего следующего мероприятия, ознакомьтесь с нашим Руководством по событийному маркетингу.

10. Определите свой размер


Как вы будете измерять успех вашего мероприятия? Вы должны начать думать о том, как вы будете оценивать ваше событие задолго до того, как оно состоится. Лучше всего начать с целей и задач, которые вы определили на первом этапе.

Данные и аналитика

Сколько билетов вы продали и из каких источников? Какова была стоимость одного участника? И сколько квалифицированных потенциальных клиентов вы получили? Сколько предзаказов вы продали? После того, как мероприятие закончилось, вот несколько показателей, которые вы можете измерить.

В дополнение к количественной оценке успеха вашего мероприятия, вы также должны проанализировать его качественно. Чтобы понять настроение и удовлетворенность посетителей, вы можете посмотреть:

Обзоры событий

В дополнение к цифрам, это еще один способ измерить успешность обратной связи от ваших посетителей.С помощью опросов вы можете получить представление о восприятии мероприятия участниками, что поможет вам выявить сильные и слабые стороны мероприятия. Потому что, давайте посмотрим правде в глаза, даже если билеты на мероприятие были распроданы, можно ли назвать его успешным, если участники не сочли его ценным?

Социальные и онлайн-обсуждения  

Ваши подписчики более активны, чем обычно, на канале вашей компании? Пишут ли зарегистрированные о событии на своих каналах? Кроме того, прочитайте сообщения, чтобы узнать, что на самом деле говорят участники.Посты полны похвал? Было ли больше, чем несколько общих жалоб? Вы должны отслеживать до, во время и после вашего мероприятия, чтобы уловить тенденции и идеи.

Комплексный план мероприятий 


Вместе каждый из этих элементов составляет генеральный план вашего мероприятия. Проработайте каждый из них, чтобы создать надежный и действенный план вашего мероприятия. Планируя мероприятие, вы должны начать планирование как можно раньше. При наличии большого количества движущихся частей получение форы означает гладкую отделку.

Имея четкий план и приводя колеса в движение, следующий шаг — разработать маркетинговый план и привести его в действие. Перейдите к следующему руководству «Руководство по планированию мероприятия: маркетинг и продвижение», чтобы получить практические советы по созданию маркетингового плана мероприятий 360, который увеличит регистрацию и вовлеченность.

Руководство по брендингу мероприятия: советы по созданию сильного бренда мероприятия

Вопросы, которые следует задать себе при составлении расписания мероприятия

Как организовать экологическое мероприятие: советы по устойчивому планированию

Пошаговое руководство по составлению бюджета мероприятия

Безопасность | Стеклянная дверь

Пожалуйста, подождите, пока мы проверим, что вы реальный человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, отправьте электронное письмо чтобы сообщить нам, что у вас возникли проблемы.

Veuillez терпеливейший кулон Que Nous vérifions Que Vous êtes une personne réelle. Votre contenu s’affichera bientôt. Si vous continuez à voir ce сообщение, связаться с нами по адресу Pour nous faire part du problème.

Bitte warten Sie, während wir überprüfen, dass Sie wirklich ein Mensch sind. Ихр Inhalt wird в Kürze angezeigt.Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, Информировать Sie uns darüber bitte по электронной почте и .

Эвен Гедульд А.У.Б. terwijl мы verifiëren u een человек согнуты. Uw содержание wordt бинненкорт вергегевен. Als u dit bericht blijft zien, stuur dan een электронная почта naar om ons te informeren по поводу ваших проблем.

Espera mientras verificamos Que eres una persona real. Tu contenido se sostrará кратко. Si continúas recibiendo este mensaje, информация о проблемах enviando электронная коррекция .

Espera mientras verificamos Que eres una persona real. Tu contenido aparecerá en краткий Si continúas viendo este mensaje, envía un correo electronico a пункт informarnos Que Tienes Problemas.

Aguarde enquanto confirmamos que você é uma pessoa de verdade. Сеу контеудо será exibido em breve. Caso continue recebendo esta mensagem, envie um e-mail para Para Nos Informar Sobre O Problema.

Attendi mentre verificiamo che sei una persona reale.Il tuo contenuto verra кратко визуализировать. Se continui a visualizzare questo message, invia удалить все сообщения по электронной почте indirizzo для информирования о проблеме.

Пожалуйста, включите Cookies и перезагрузите страницу.

Этот процесс выполняется автоматически. Вскоре ваш браузер перенаправит вас на запрошенный вами контент.

Пожалуйста, подождите 5 секунд…

Перенаправление…

Код: CF-102/6d1ea978ef863595

Руководство по планированию мероприятий на 2021 год: советы, идеи и инструменты

Что такое планирование мероприятий? Как ты это делаешь? Какие инструменты следует использовать, чтобы облегчить себе жизнь?

В этом руководстве мы рассмотрим базовый шаблон планирования мероприятий, что значит быть планировщиком и как программное обеспечение для управления мероприятиями может упростить ваши процессы.

Что такое планирование мероприятий?

Это процесс планирования всех деталей и логистики мероприятия. Это событие может варьироваться по размеру, сложности и цели. Они могут быть личными, виртуальными или гибридными. Управление мероприятием требует много времени и усилий и включает в себя общение с несколькими командами и поставщиками. Планирование мероприятия включает в себя задачи на всех этапах цикла мероприятия, такие как маркетинг мероприятия, спонсорство мероприятия, поиск места проведения, брендинг мероприятия, создание веб-сайта мероприятия и многое другое.

Управление событиями

— это Планирование событий

Люди склонны называть планирование мероприятий  разными именами.  Некоторые организаторы мероприятий называются помощниками по административным вопросам, некоторые – координаторами мероприятий, а третьи – менеджерами мероприятий. Что объединяет все эти названия? Люди имеют некоторую руку в планировании события. Независимо от того, являются ли события внутренними или внешними, большими или маленькими, все они должны быть спланированы.  

Планирование виртуального мероприятия требует столько же времени и усилий, сколько и личное или гибридное мероприятие.В последние месяцы нам пришлось скорректировать программы мероприятий, чтобы включить в них эти новые типы мероприятий, добавив кривую обучения для планировщиков, поскольку они получают представление о планировании виртуальных мероприятий. Есть так много факторов, которые следует учитывать при планировании виртуального мероприятия. Будет ли этот контент хорошо переноситься в виртуальную среду? Готовы ли мои колонки говорить виртуально? Как я могу предоставить своим спонсорам ту же ценность, что и на моем личном мероприятии? Как долго должны длиться мои сеансы? И, наконец, какие технологии мы должны использовать для поддержки этого мероприятия? Планирование виртуального мероприятия упрощается благодаря технологиям или использованию виртуальной платформы для проведения мероприятий, такой как Virtual Attendee Hub. С технологией виртуальных мероприятий вы можете планировать более разумно.

Не знаете, как спланировать мероприятие или даже с чего начать? Возможно, ваш менеджер недавно поручил вам спланировать мероприятие или вы только начинаете работать в этой сфере, в любом случае, есть несколько основных принципов планирования мероприятия. Самое главное помнить, что нет двух одинаковых событий – как и снежинок. Все они уникальны и имеют свое предназначение. От типа события до размера события существует бесконечное количество факторов, которые меняют одно событие от другого.Приведенный ниже шаблон планирования мероприятия — это примерное руководство, с которого можно начать. Он не охватывает всего — одно руководство никогда не сможет этого сделать, — но оно даст вам основы.

Создание идеального мероприятия

Запускается просто. Тема. План. Цель. У вашего мероприятия с самого начала есть цель, которая будет управлять контентом, спикерами и местом проведения. Это часть процесса планирования управления событиями и ключевой первый шаг.

Не знаете, как устроить отличное виртуальное мероприятие? Ознакомьтесь с The Ultimate Guide to Virtual Events.

Процесс планирования управления событиями

Какое мероприятие вы планируете?

Начнем с простого. Вы планируете внутреннее или внешнее мероприятие? Внутреннее мероприятие — это мероприятие, проводимое в вашей организации для сотрудников. Это может быть благодарственное мероприятие, праздничная вечеринка, обучение, тимбилдинг и многое другое. Внешнее мероприятие — это мероприятие за пределами организации, которое ищет участников для регистрации. Оттуда определите, является ли это общественным мероприятием, сетевым мероприятием, конференцией и т. д.Начните с отличного плана управления событиями. Что это за тип события? Лично, виртуально или гибридно? Это повлияет на цели мероприятия и процесс планирования.

Определить цель события

Все события имеют цель. Если вы не определились со своими до начала планирования, значит, вы начинаете не с той ноги. Почему вы бросаете это событие? Это для получения дохода? Запустить продукт? Обучать? Ваша цель определяет то, как вы планируете, рекламируете и проводите свое мероприятие.

Определение размера и продолжительности события

Сколько участников посетит ваше мероприятие? Какова будет продолжительность мероприятия? Принимая решение, подумайте о стоимости и цели вашего мероприятия.Больше людей означает большую площадку или более дорогой виртуальный технический инструмент, но это также может означать большую отдачу от инвестиций. Как правило, продолжительность мероприятия определяется типом мероприятия, которое вы проводите. Конференция обычно длится несколько дней, но если это первый год мероприятия, вы можете захотеть провести двухдневное мероприятие вместо трехдневного, чтобы убедиться, что интерес есть.

Создать бюджет

Никто не любит говорить о деньгах. Но определение бюджета мероприятия имеет решающее значение, и все заинтересованные стороны должны быть на одной волне. Определите или зафиксируйте бюджет мероприятия как можно скорее, когда начнете планировать. Место проведения, еда, технологии и развлечения — дорогостоящие вещи. Бюджет очень большой (вероятно, больше, чем вы думаете), и если вы начнете с четкого бюджета мероприятия, вам будет проще планировать его. Ознакомьтесь с   Бюджетирование собраний и мероприятий стало проще  , где вы найдете несколько советов. Некоторые вещи стоят больше, чем вы думаете. Например, кофе. Ознакомьтесь с  Бюджетирование: как оценить потребление кофе .Подумайте о том, как привлечь к участию в мероприятии спонсоров.

Бюджетирование собраний и мероприятий стало проще

После самого события бюджет мероприятия является одним из наиболее тщательно изучаемых аспектов любого процесса планирования. Не все понимают, как выглядит успешное мероприятие или как определить ROI, но понимают деньги. Независимо от того, мал ли бюджет вашего мероприятия  или велик, важно знать, на что уходит каждый доллар. Если вы не можете легко отслеживать свой бюджет мероприятия и использовать информацию о расходах для анализа эффективности мероприятия и повышения качества из года в год, вы усложняете задачу больше, чем нужно.

Программное обеспечение для управления мероприятиями и бюджет мероприятий

Технологии упростили отслеживание бюджета мероприятия, чем ручку и бумагу или создание сложного листа Excel с тяжелыми формулами. Существуют инструменты, которые вы можете использовать, от приложения Expensify до более сложных решений для отслеживания бюджета, которые значительно упрощают сбор, отслеживание и анализ расходов на мероприятия. Любопытно, не увеличивает ли ваш флорист свою комиссию на слишком высокий процент из года в год? Проверьте, сколько они взимали с вас в прошлом году! Хотите разбить затраты на такие категории, как место проведения, еда, реклама и т. д.? Вы должны уметь это делать, и для этого не нужно часами искать в нескольких листах Excel.Прочтите дополнительную информацию, чтобы узнать, чем могут быть вам полезны инструменты отслеживания бюджета.  

Простой ввод

Делает вещи проще. Независимо от того, кто вводит расходы и информацию, они сделают это правильно, если используемая вами бюджетная технология удобна для пользователя. Не позволяйте сложным таблицам Excel создавать путаницу. Одной из основных проблем отслеживания расходов является учет каждой отдельной покупки. Чтобы найти недостающие 2,37 доллара, могут потребоваться часы и часы, но вы потратите полдня на поиск последнего предмета, потому что бюджет мероприятия должен быть сбалансирован.Используйте инструмент, который фиксирует каждую покупку, чтобы вам не приходилось копаться в сумочке, машине и офисе в поисках скомканного чека.

Обзор сводки

Обзор бюджета не должен занимать несколько часов. Многие инструменты отслеживания бюджета позволяют создать краткое сводное представление, которое покажет вам и руководителям все, что им нужно знать о текущих и прогнозируемых расходах.

Отслеживание возврата по событиям (ROE)

Посмотрите ROE для одного события или для многих событий. Отслеживание ROE даст вам более полное представление об отдельном событии или о нескольких событиях. Отслеживайте бюджетные, согласованные и фактические расходы, чтобы показать их отдачу от целей и сделать свой следующий бюджет еще более разумным.

Сегмент по поставщику

Вам не нужно тратить часы на просмотр истории платежей для одного поставщика провизии — легко проверьте с помощью инструментов отслеживания бюджета. Это позволит вам понять, сколько вы потратили на одного поставщика общественного питания по сравнению с другим, или позволит лучше планировать бюджет будущих мероприятий с теми же поставщиками.Договаривайтесь о более выгодных сделках с продавцами и поставщиками на основе истории транзакций. Достаточно ли вы потратили у определенных поставщиков, чтобы претендовать на оптовые скидки?

Диаграммы и графики

Людям нравятся визуальные эффекты! Теперь инструменты отслеживания имеют встроенные графики, чтобы вы могли просматривать расходы на мероприятия более увлекательно. Вам не нужно тратить дополнительное время на круговую диаграмму — она создана для вас. Диаграммы и графики обычно можно легко изменить, чтобы сравнить затраты, которые вы хотите посмотреть.  

Использование спонсоров мероприятий для покрытия расходов

 Определить, на что тратить деньги, а где сократить, непросто.Это не должно быть еще сложнее из-за систем, которые вы используете для отслеживания расходов на мероприятия. Примите технологии там! Есть более простой способ, и он приведет к меньшему стрессу, лучшему анализу и большему количеству времени, которое вы потратите на планирование мероприятия. И подумайте о том, чтобы привлечь спонсоров мероприятия, чтобы снять часть бремени с вашего бюджета.

Разоблачение тайны места проведения

Как вы обычно  находите место для проведения мероприятия ? Как и многие планировщики, вы можете начать с поиска в Google.Оттуда вы создаете электронную таблицу, начинаете определять критерии, отправляете несколько электронных писем, звоните в несколько мест и составляете солидный список возможных вариантов места проведения. Если вы планируете личное или гибридное мероприятие, место проведения будет иметь ключевое значение.

Не тратьте часы на поиск площадок

Но сколько времени у тебя это заняло? Вы можете часами разглядывать разные отели, конференц-центры и уникальные места, и в конце этого поиска у вас могут остаться несколько наспех нацарапанных заметок на листе бумаги или частично заполненная электронная таблица.Что труднее всего найти во время этого поиска? Цена. Вы можете потратить часы на исследования, найти отличный список из пяти мест, а затем понять, что все они далеко за пределами вашего ценового диапазона. Это возвращает вас на круги своя. Это только первый шаг в долгом и утомительном процессе поиска места проведения. Вам все еще нужно создать и отправить запрос предложений (ЗП), оценить их и провести сложные переговоры.

Использование технологии Venue Sourcing

Вас уже не должно удивлять, что мой ответ на этот громоздкий процесс прост — технология событий. Инструменты поиска места проведения делают все намного проще. Что они могут сделать? Предоставьте доступную для поиска базу данных площадок, позволяющую сравнивать и сопоставлять площадки по одним и тем же критериям, легко рассылать запросы предложений и настраивать вас на единственную вещь, которую вы не можете сделать с помощью технологий для проведения мероприятий, — посещение объектов. Хотя с развитием технологий виртуальной реальности это может даже помочь вам сделать это в ближайшее время. Мы разбили поиск места на несколько простых шагов, которые при использовании отличного инструмента поиска места избавят вас от головной боли при поиске идеального места для проведения вашего следующего мероприятия. Ознакомьтесь с сетью поставщиков Cvent

Шаг первый: поиск мест

  • Знайте цели и требования вашей встречи. Вам нужно начать решительно, и, определив их с самого начала, вы сократите процесс поиска.
  • Учитывать отзывы участников. Это ежегодное мероприятие? Если посетители плохо оценили место проведения в прошлом году, просмотрите отзывы, чтобы выбрать место, которое вызовет больший резонанс.
  • Не чувствуй себя одиноким! Свяжитесь со своей командой или другими заинтересованными сторонами, чтобы обсудить, какие факторы являются наиболее важными.

Шаг второй: составление идеального запроса предложений

  • Вы уже знаете общие цели и требования – теперь определите свою цель. Дайте понять, чего требует это мероприятие и надеется достичь.
  • Подробности! Дайте как можно больше информации о событии.
  • Никто не любит обсуждать деньги, но вы должны поделиться своими требованиями к бюджету. Место проведения является одной из самых больших статей расходов на мероприятие и может как увеличить, так и сломать ваш бюджет.
  • Четко определите сроки.Назначьте дату и время, чтобы у участников было достаточно времени для ответа.
  • Не начинайте с нуля. Возьмите шаблон из Интернета.
  • Будьте готовы ответить на любые вопросы, которые могут возникнуть у залов о предложении или мероприятии.

Шаг третий: оценка предложений

  • Создать электронную таблицу для оценки предложений
  • Создайте список любых менее конкретных факторов – ваши качественные факторы
  • Обратите особое внимание на конференц-залы — подходят ли их размеры и планировка для вашего мероприятия?
  • Сравните, насколько отзывчивы и полезны места, чтобы понять, насколько полезными они будут, если вы выберете их.

Следующий? Перейти на несколько посещений сайта! К этому моменту вы должны быть в отличной форме. У вас есть предложения, вы знаете, что помещения, которые вы рассматриваете, находятся в пределах бюджета и имеют нужные вам помещения, теперь вы можете посмотреть их лично. Хочу больше? Технология управления событиями для чайников

Сделать продвижение мероприятия стратегическим

От полномасштабного захвата соцсетей до платной рекламы — продвижение событий принимает множество форм. Все зависит от вашего бюджета, но цель событийного маркетинга — привлечь посетителей на ваше мероприятие.Без участников мероприятия не было бы. Наш  Шаблон маркетингового плана мероприятий  дает представление о том, с чего начать. Программное обеспечение для событийного маркетинга может помочь сократить время, которое вы тратите на планирование электронных писем и рекламных акций. Самое важное, что нужно помнить о продвижении событий, — это начинать заранее. Создайте план, когда вы начинаете планировать мероприятие, и максимально автоматизируйте его. Таким образом, по мере приближения вашего мероприятия, и вы получите больше в сорняках, вам не нужно будет помнить о публикации на Facebook или покупать рекламное место. Нужны советы по маркетингу событий? Прочтите наше Руководство по маркетингу событий, чтобы получить дополнительные советы по маркетингу событий.

Продвижение по каналам с помощью автоматизации

Если никто не знает о вашем мероприятии, как они зарегистрируются? Вот почему продвижение так важно. Ознакомьтесь с Лучшие способы продвижения вашего мероприятия  для вдохновения. Таргетированный электронный маркетинг — отличный способ продвижения ваших мероприятий, когда у вас есть обширная база данных. Другие способы продвижения? Социальные сети продолжают оставаться одним из лучших бесплатных рекламных каналов.  

Мощные живые события

И они не обязательно истощают бюджет — они могут приносить большой доход вашей организации. На самом деле, недавнее исследование Forrester показывает, что успешные организации выделяют почти 25 % своего бюджета B2B на мероприятия, отмечая, что эти личные мероприятия – вторая по эффективности маркетинговая тактика. Учитывая, что все эти деньги выделены целевым назначением, специалистам по планированию и маркетологам имеет смысл объединить усилия и работать над увеличением вашего ROE (рентабельности мероприятий), чтобы сделать мероприятия центром прибыли, а не центром затрат.Вот несколько простых советов о том, как начать работу.

Персонализация приглашений для увеличения посещаемости

Относитесь к своим приглашениям как к целевым кампаниям электронного маркетинга, сегментируя аудиторию по типу контакта и должностной роли с четким призывом к действию, который найдет отклик у них, привлекая больше людей к ответу на приглашение.

Увеличьте свою видимость в Интернете, чтобы создать золотую жилу

Используйте удобную систему регистрации событий  , чтобы создать как простой процесс онлайн-регистрации, так и целевой веб-сайт мероприятия. Любая хорошая технология управления мероприятиями будет поставляться с необходимыми инструментами, которые помогут вам легко увеличить видимость и посещаемость вашего веб-сайта мероприятия, включив ключевые слова SEO, что позволит вам отслеживать отправку регистрационных форм и увеличить прибыль вашего мероприятия, предоставляя дополнительные возможности спонсорства.

Участвовать на каждом этапе

Используйте социальные сети, вирусный маркетинг (видео, фото, конкурсы, тизерные кампании) и рекламные акции, чтобы вызвать интерес перед своим мероприятием.Поддерживайте поток контента и привлекайте внимание посетителей во время мероприятия с помощью спонсируемых мобильных приложений, твитов, публикаций в Facebook, Instagram, Snapchat и блогах. Когда все сказано и сделано, предложите своим посетителям обзоры событий, основные моменты, инфографику, фотографии и видео. Цель состоит в том, чтобы продлить жизнь вашего мероприятия, выйдя за рамки только дат мероприятия, чтобы ваши посетители больше инвестировали в вашу организацию. Чтобы упростить задачу, используйте программное обеспечение для событийного маркетинга, чтобы вы могли автоматизировать некоторые из своих процессов.

Будь великим и интегрируй

Мероприятия

являются ключевым элементом маркетингового комплекса, поэтому ваша система управления мероприятиями должна интегрироваться с другими вашими технологиями и инструментами в области продаж и маркетинга, такими как ваша CRM-система, решение для электронного маркетинга, и инструменты социальных сетей.Делитесь данными, автоматизируйте процессы, отслеживайте регистрации (и уходы), быстро создавайте отчеты, измеряйте рентабельность инвестиций и экономьте драгоценное время планирования, комбинируя инструменты для проведения мероприятий и маркетинга. Делая свои мероприятия более измеримыми, вы увеличиваете свои шансы на прибыль.  

Тема посвящена брендингу мероприятий

Тема неразрывно связана с целью мероприятия. Отличная тема привлечет посетителей и будет соответствовать цели мероприятия. Не все темы одинаковы.После принятия решения тема повлияет на украшения, еду, развлечения и многое другое. Помните, это относится не только к дрянным темам выпускного вечера, таким как «Ночь под звездами». Тема — это эффектное сообщение, пронизывающее все мероприятие, или брендинг. Закончились идеи? Ознакомьтесь с 10 потрясающими темами для корпоративных мероприятий .

Веб-сайты мероприятий 101: советы по созданию отличного сайта

Раньше создание веб-сайта было невозможно, если вы не знали, как программировать. Сегодня все намного проще.Даже если у вас нет знаний HTML, вы можете создать отличный веб-сайт. Это отличная новость, потому что в настоящее время все ожидают, что для всего найдется веб-сайт. Электронные приглашения остались в прошлом. Помимо того, что они очень дорогие, их трудно отследить, а данные легко ввести неправильно. Вот почему веб-сайты и сайты регистрации являются новой нормой, когда речь идет о мероприятиях.

В чем разница между регистрационными сайтами и веб-сайтами мероприятий?

Веб-сайт регистрации

регистрация  сайт создан для одной цели – регистрации. Сами по себе сайты регистрации идеально подходят для небольших мероприятий, мероприятий, которые не нуждаются в широкой рекламе, или мероприятий с очень низким барьером для входа. Цель сайта регистрации — позволить посетителю легко зарегистрироваться онлайн и предоставить вам необходимые данные и информацию.

Веб-сайт мероприятия

Веб-сайт событий  более динамичный. Этот веб-сайт создан для крупных мероприятий, дорогостоящих мероприятий и мероприятий, которые должны привлечь внимание потенциального посетителя.Целью веб-сайта мероприятия является реклама мероприятия и убеждение участников принять участие в мероприятии. Этот веб-сайт может содержать видео, дополнительную информацию и вести на сайт регистрации. Не у каждого мероприятия будет веб-сайт, но если у него есть веб-сайт, у него также будет сайт для регистрации. Независимо от типа сайта, который вы строите, он должен быть:

  • Ответный
  • Фирменный
  • Содержит всю информацию о событии
  • Быть доступным и легко читаемым

Как обнаружить проблемы

Показатели отказов

Чем выше показатель отказов, тем хуже. Вам нужен низкий показатель отказов. Это означает, что когда посетитель находится на вашем сайте, он остается и взаимодействует в течение разумного периода времени. Если показатели отказов высоки, это означает, что они зашли на сайт и быстро ушли. Попробуйте изменить исходную целевую страницу или скопировать ее, чтобы посмотреть, поможет ли это изменение. Если другие страницы сайта имеют высокие показатели отказов, попробуйте изменить и их.

Коэффициент отказа

На сайте регистрации, когда посетитель заполняет часть регистрации, а затем уходит, не заполнив форму, это считается отказом.Вы хотите, чтобы посетители заполнили всю форму и завершили регистрацию. Если ваши показатели отказов высоки, выясните, какие вопросы привели к высоким отказам. Можно ли обойтись без них? Если нет, попробуйте изменить порядок и посмотреть, что работает. Для тех, кто уже отказался от регистрации, отправьте им электронное письмо (если у вас есть их адрес) с дополнительной информацией о мероприятии.

Технология управления событиями упрощает создание веб-сайта

Независимо от того, какой сайт вы выбрали, он вам понадобится.Если создание веб-сайта вас пугает — не волнуйтесь. Это несложно. Технология управления событиями сделала этот процесс невероятно простым. Если вы можете печатать и перетаскивать, вы можете создать сайт.

Составление программы мероприятия

Ваши развлечения и спикеры — главные источники вдохновения на вашем мероприятии. Потратьте время на поиск спикеров, которые соответствуют теме вашего мероприятия и его общей цели. Повестка дня является отличным аргументом в пользу продажи и должна быть включена в вашу маркетинговую стратегию.Программное обеспечение для управления мероприятиями может помочь вам организовать запрос выступающих и многое другое. Составьте продуманную повестку дня, которая понравится вашим посетителям.

Измерение вашего успеха для подтверждения окупаемости инвестиций

Управление событиями не заканчивается вместе с событием. В течение всего мероприятия важно доказывать успех и определять области для улучшения. Данные, полученные на протяжении всего процесса, помогут вам в этом. Опрос в прямом эфире — отличный способ узнать, как участники относятся к мероприятию.Программное обеспечение для управления мероприятиями позволяет отслеживать данные об участниках и собирать информацию о вовлеченности, регистрации, взаимодействиях и многом другом, чтобы помочь обосновать рентабельность инвестиций в мероприятие.

 Основные факторы окупаемости инвестиций

Опыт события

Чтобы правильно рассчитать рентабельность инвестиций в мероприятие, вам необходимо тщательно изучить как затраты, так и преимущества проведения мероприятия. Намного важнее, чем просто сложить прямые затраты на проведение мероприятия и прямые доходы, которые оно приносит, важно понимать весь спектр затрат и выгод.Чтобы помочь вам в этом расчете, мы выделили восемь основных факторов, влияющих на рентабельность инвестиций в мероприятия.

Стоимость события

Расходы на мероприятия могут составлять 25% и более маркетингового бюджета компании в сфере B2B, а внутренние встречи могут добавить еще 3-5%. Общие затраты, необходимые для фактического осуществления событий, требуют более тщательного анализа расходов на детальном уровне. Необходимо изучить три разные стоимости.

Прямые затраты

Это расходы, наиболее знакомые организаторам мероприятий.Это расходы на организацию мероприятия. Примеры прямых затрат включают расходы на помещение, еду и напитки, поездки, развлечения и аренду оборудования. Надеюсь, вы согласовываете свои бюджеты и хорошо справляетесь с прямыми затратами.

Косвенные затраты

Косвенные затраты дают более полное представление об инвестициях в проведение мероприятия. Они включают в себя заработную плату и накладные расходы команд, участвующих в организации мероприятия, а также другие общие расходы. Косвенные затраты рассчитываются с использованием процессов бухгалтерского учета, таких как калькуляция затрат по видам деятельности, при которых затраты распределяются по продуктам, услугам и событиям. Чтобы понять косвенные затраты на ваше мероприятие, поработайте со своей финансовой командой.

Альтернативные издержки

События имеют альтернативную стоимость. Ваша организация предпочитает использовать свои ресурсы для мероприятия, а не для цифрового маркетинга или какой-либо другой деятельности. Эти альтернативные источники стоимости включают альтернативные издержки. Чтобы понять эту стоимость, вам нужно знать преимущества других видов деятельности по сравнению с вашими мероприятиями.

Выявление преимуществ

События могут повлиять на прибыль и прибыль организации.Как и в случае с расходами, важно знать, как измерять различные виды выгод.  

Прямой доход

Прямой доход — это деньги, полученные непосредственно в результате проведения мероприятия. Примеры включают продажу билетов, спонсорские доллары, регистрационные сборы, продажу продукции на месте и доход от рекламы. Прямой доход варьируется в зависимости от размера и масштаба мероприятия. Это деньги, которые вы рассчитываете сегодня, чтобы показать ценность вашего мероприятия.

Приписываемый доход

Организации продают и продвигают свою продукцию на мероприятиях, которые помогают увеличить доход в будущем. Демонстрации продуктов на месте и обсуждение планов работы с клиентами помогают заполнить воронку продаж, стимулировать новые продажи и увеличить число новых клиентов. Поскольку эти новые возможности приводят к новому бизнесу, доллары могут быть отнесены к этому событию в качестве приписанного дохода.

Капитал бренда

Некоторые выгоды, такие как капитал бренда, более нематериальны и не могут быть измерены в твердой валюте.Капитал бренда не приносит немедленного денежного вознаграждения, но посещаемость мероприятия влияет на отношение к бренду. Потребителям нравятся известные и уважаемые компании, что побуждает их вести дела с этой компанией. Капитал бренда может помочь повысить пожизненную ценность клиента, долгосрочный вклад клиента в прибыль. Ваши мероприятия должны оказывать положительное влияние на посетителей, повышая ценность бренда.

Обмен знаниями

Обмен знаниями — это ускоренное обучение, происходящее во время событий.Это взаимодействие между клиентами, потенциальными клиентами и компанией может помочь сформировать разработку продукта, улучшить обучение, отладить маркетинг и ускорить восприимчивость к продажам. Ваши мероприятия должны создавать среду для обмена знаниями, что ведет к повышению ценности бренда и соответствующему доходу!

К настоящему моменту вы должны быть в состоянии ответить на вопрос что такое планирование мероприятий . И вы знаете, что программное обеспечение для планирования мероприятий может сократить время, затрачиваемое на выполнение ручных задач. Управление мероприятиями — это объединение невероятных впечатлений, облегчение связей, добавление потенциальных клиентов в воронку продаж и доказательство успешности мероприятия.Это сложная работа, которая включает в себя вращение бесконечного количества тарелок и круглосуточную работу, чтобы создать незабываемый момент для посетителей. И это можно сделать немного проще, воспользовавшись технологиями, особенно если вы планируете виртуальное или гибридное мероприятие. Платформа для виртуальных мероприятий меняет правила игры. В то время как многие планировщики полагаются на стикеры и электронные таблицы, существуют технологии, которые сэкономят часы и выведут мероприятия на новый уровень. Программное обеспечение для управления мероприятиями, от печати бейджей на месте до подробных данных и аналитики и опций виртуальной потоковой передачи, может вывести ваше мероприятие на новый уровень.Узнайте, какие технологии для проведения мероприятий могут помочь вам добиться успеха в Как правильно выбрать технологию управления мероприятиями .

Контрольный список планирования мероприятий

Есть так много вещей, о которых нужно подумать, когда вы планируете мероприятие. В зависимости от того, как долго вы планируете мероприятия, у вас возникают разные проблемы. Но независимо от того, начали ли вы только что заниматься планированием или планировали события всю свою жизнь, всегда будут неожиданные моменты. События, а также то, как вы их описываете, неуправляемы. Вещи никогда не идут так, как вы планируете.Вот почему важно быть гибким и готовым адаптироваться. Однако это не означает, что вы не должны планировать так хорошо, как можете. Ниже приведен краткий контрольный список планирования мероприятия, о котором следует помнить, когда вы проводите свое мероприятие. Думайте об этом как о шаблоне планирования мероприятий.

Перед событием

Начать рано

В большинстве случаев у вас есть минимальный контроль над тем, когда вы можете начать планировать свое мероприятие. Это редко предписано вами, но вашей компанией, менеджером или компанией, которая наняла вас для планирования.Постарайтесь начать как можно раньше, чтобы дать себе наилучшие шансы на успех.

Ставьте перед собой четкие цели

Каждое событие — это возможность стать лучше. Ключевым моментом является постановка целей относительно того, чего вы надеетесь достичь с помощью этого мероприятия, будь то увеличение числа участников, повышение вовлеченности участников или более высокие рейтинги докладчиков. Сообщение ценности после события обеспечит

Понять цель события

Вы знаете, планируете ли вы конференцию, гала-вечеринку или «счастливый час» — но чего должно достичь это мероприятие? Какая тема? Выяснение этого на раннем этапе облегчит планирование в долгосрочной перспективе.Ведь без этой информации вы не сможете подобрать площадку, оформление мероприятия и многое другое.

Идентификация ресурсов

Насколько масштабно это событие и достаточно ли велика ваша команда, чтобы справиться с ним? Если ваша команда этого не сделает, определили ли вы, каких подрядчиков вам нужно нанять? Создав команду так рано, у вас будет достаточно бюджета для работы, и вы не будете создавать нереалистичных ожиданий.

Рекламируйте свое мероприятие

Потратьте время на разработку всеобъемлющего плана продвижения мероприятия.Без использования электронного маркетинга, веб-сайта мероприятия, кампаний в социальных сетях и рекламы участники не будут знать, что ваше мероприятие происходит. Вкладывайте время и деньги в рекламу, чтобы стимулировать регистрацию. И рассмотрите возможность инвестирования в программное обеспечение для событийного маркетинга.

Во время события

Всегда пей кофе

Хотя это зависит от типа проводимого вами мероприятия, ничто так не навлекает на себя гнев участников, как отсутствие кофе или, что еще хуже, отсутствие кофе.Если вы планируете конференцию, семинар, выступление или что-то еще, в повестке дня которого есть несколько спикеров, обязательно приготовьте кофе.

Адаптация докладчиков и содержания повестки дня

На некоторых мероприятиях у вас есть возможность адаптироваться в зависимости от реакции посетителей. Если вы используете мобильное приложение для мероприятий во время мероприятия и получаете рейтинги спикеров, вы можете легко увидеть, кто хорошо, а кто не нравится посетителям. Если у спикера низкий рейтинг и он собирается выступить с одним и тем же докладом в другое время — измените расписание. Подумайте о том, чтобы исключить сессию этого спикера из повестки дня и заменить ее спикером с более высоким рейтингом. Ваши гости будут вам благодарны.

Будь готов ко всему

Нет нужды повторять, но на месте происходят вещи, которые вы никак не можете предсказать. Держите в своем кабинете для персонала швейные иглы, аптечку и все, что может пригодиться. У вас мало шансов ожидать, что голодная птица, любящая более вкусную еду, прилетит в пространство вашего мероприятия, но вашей задачей будет выяснить, как реагировать.

Спи!

Когда вы находитесь на месте, невероятно вероятно, что вы забудете поспать. Не надо. Найдите время, когда вы можете поспать несколько часов. Без этого вы выпадете из игры и будете менее способны адаптироваться к любым ситуациям, возникающим на вашем пути.

После события

Сделайте что-нибудь со своими данными

Вы собрали данные на месте. В мобильном приложении мероприятия, в киоске регистрации, при регистрации, в опросах. Если у вас еще нет плана того, как вы будете использовать эти данные, чтобы доказать, что мероприятие достигло своих целей, создайте его.Данные, которые вы собираете на месте, бесценны. Вы получаете информацию о посетителях и потенциальных клиентах, о которой большинство компаний могут только мечтать.

Обзор целей и обновленная информация для заинтересованных сторон

Вам нужно доказать успешность события. Потратьте время сразу после мероприятия, чтобы определить, что прошло хорошо, а что нет, а затем проведите более глубокий анализ успеха мероприятия с помощью показателей. Ваши заинтересованные стороны будут более впечатлены, если вы сможете говорить на их языке и дать конкретные результаты.

Узнайте больше о программном обеспечении Cvent для управления событиями.

9 Программ для управления мероприятиями, которые сделают вас Rockstar

Последнее обновление: 12 октября 2021 г.

Каким бы полезным ни было планирование мероприятий, оно также может быть утомительным. На самом деле, координатор мероприятий входит в пятерку самых напряженных профессий, причем некоторые организаторы работают до 20 часов в день. Это означает, что вы, вероятно, знаете, каково это — пропустить сон, чтобы убедиться, что все идет рука об руку!

Однако наличие подходящего программного обеспечения для планирования мероприятий может иметь огромное значение.Как супергерою нужен верный помощник, так и вам нужен набор инструментов для управления мероприятиями, чтобы сэкономить время на логистике, чтобы вы могли оптимизировать свое мероприятие, чтобы оставаться более продуктивным и создавать наилучшие впечатления.

В этой статье мы рассмотрим 9 лучших программ для управления мероприятиями , каждое из которых полезно на разных этапах процесса планирования мероприятий. Поскольку вы все еще можете не знать, будет ли ваше следующее мероприятие виртуальным, личным или гибридным, мы нашли инструменты, которые могут работать для всех вариантов, поэтому вы можете быть уверены, что выберете лучший инструмент для вашего уникального мероприятия.

Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления мероприятиями

Начните с определения приоритетов ваших потребностей. Вы хотите сэкономить время, выполняя утомительные задачи управления событиями, такие как создание и обновление расписаний конференций снова и снова? Хотели бы вы увеличить количество посетителей и помочь своим экспонентам создать больше предприятий? Как насчет экономии денег с помощью лучшей системы регистрации/продажи билетов?

Затем убедитесь, что каждый инструмент предоставляет то, что вам нужно.Пока вы читаете перечисленное ниже «Любимое программное обеспечение организаторов для управления мероприятиями», задайте себе следующие вопросы:

  1. Что вам нужно для вашего мероприятия? Система продажи билетов, веб-брошюра или брошюра для мобильных устройств, веб-сайт мероприятия, решения для взаимодействия с посетителями, инструмент для регистрации посетителей, инструменты для поиска лидов для экспонентов? Запишите все, что вы можете придумать.
  2. Ваше мероприятие проводится лично, виртуально или гибридно? Может ли это программное обеспечение поддерживать ваш тип событий?
  3. Подходит ли программное обеспечение для планирования мероприятий для мобильных устройств? Они также предлагают приложение для ваших посетителей?
  4. Каковы его обзоры в магазинах приложений и на сайтах обзора программного обеспечения?
  5. Насколько легко вы можете внедрить программное обеспечение? Проверьте, можете ли вы запланировать живую демонстрацию или провести тест-драйв заранее.

Любимое программное обеспечение организаторов для управления мероприятиями

1. Ивентбрайт

Это популярное решение для продажи билетов на мероприятия, начиная от небольших митапов и заканчивая крупными концертами. Система настраивается и может также использоваться для отправки подтверждений и напоминаний по электронной почте. Это также позволяет людям регистрироваться как со своих телефонов, так и с компьютеров.

Они взимают дополнительные 3,5% от стоимости билета плюс 1,59 доллара США за билет. Хотя Eventbrite хорошо известен, некоторые организаторы считают, что плата немного высока.

Сводка: Популярно для небольших или развлекательных мероприятий, однако немного дороже по сравнению с другими инструментами регистрации и универсальным программным обеспечением для планирования мероприятий. Например, Whova взимает только 2% + 0,99 доллара за оплаченный билет, что может сэкономить вам несколько тысяч долларов.

2. Whova (универсальное программное обеспечение для управления мероприятиями)

Whova — отмеченная наградами универсальная платформа для управления мероприятиями. Оно получило приз зрительских симпатий и награду «Лучшее приложение для мероприятий» на церемонии вручения наград Event Technology Awards («Оскар» в области технологий для проведения мероприятий), а также является единственным программным обеспечением для управления мероприятиями в списке 100 лучших компаний-разработчиков программного обеспечения по версии G2.

Вместо того, чтобы манипулировать несколькими специализированными программными платформами для проведения мероприятий, Whova создана для того, чтобы помочь вам управлять вашим виртуальным, личным или гибридным мероприятием от начала до конца с помощью одной системы. В частности, вы можете использовать программное обеспечение для планирования мероприятий Whova для:

Обновления: Whova недавно выпустила отказ от ответственности за COVID-19, чтобы помочь вам вернуться к личным мероприятиям, а также функцию быстрого общения.

Краткое описание: Недорогая, мобильная, универсальная платформа для управления мероприятиями.Whova широко используется на более чем 20 000 личных, 5 000 виртуальных и 1 000 гибридных мероприятий в США/Канаде, Великобритании/Европе, Австралии, Азии и других странах. Обладая самыми высокими рейтингами в магазинах приложений и на сайтах обзора программного обеспечения среди всех приложений для мероприятий, Whova предлагает клиентам множество инструментов, позволяющих сэкономить время.

Программное обеспечение для планирования мероприятий Whova было отличным организационным и коммуникационным инструментом для участников нашей встречи. Приложение позволило нам взаимодействовать друг с другом на протяжении всего мероприятия, сохранило наше мероприятие без бумаги и подарило нам отличные воспоминания благодаря обмену фотографиями.Мы надеемся использовать Whova для будущего управления конференциями.

— Джей Харф, вице-президент L’Oreal

3. Конфигурация

ConfTool помогает вам управлять процессом отправки и рецензирования академических рефератов и статей. Он имеет расширенные возможности импорта и экспорта, облегчает общение между авторами и участниками и использует настраиваемые формы отправки и проверки для вкладов.

Организаторы могут выбирать между двумя различными планами в зависимости от своих требований: один для небольших мероприятий с участием до 150 человек с базовыми функциями и один для крупных мероприятий с более широким набором функций. Помимо управления тезисами, организаторы также используют программное обеспечение для управления конференциями из пакета Pro для планирования, регистрации, администрирования и выставления счетов, среди прочих функций.

Резюме: Если вы проводите научную научную конференцию и вам нужен надежный инструмент для абстрактного управления, вам стоит обратить внимание на ConfTool. Однако в настоящее время он недоступен на мобильных устройствах и предназначен для поддержки только ограниченных аспектов мероприятия, а не для работы в качестве комплексного программного обеспечения для управления мероприятиями.

4. Комплект стрелы

Boomset — это инструмент для отслеживания посещаемости мероприятий, который обеспечивает регистрацию, печать бейджей по запросу и систему управления списками гостей. В дополнение к разрешению регистрации с помощью распознавания лиц организаторы также могут отслеживать посетителей с помощью браслетов с поддержкой RFID. Используя бейджи и браслеты, посетители могут даже покупать товары, еду и напитки во время мероприятий.

Если вы хотите добавить инструмент быстрой регистрации к своему текущему программному обеспечению для планирования мероприятий, вам стоит рассмотреть Boomset.Однако, если вы не решаетесь использовать специальное устройство только для регистрации посетителей, сначала проверьте, предоставляет ли ваше приложение для управления мероприятиями функцию регистрации с QR-сканированием.

Краткий обзор: Хотя устройство подходит для большого фестиваля или многолюдного мероприятия, требующего быстрой регистрации, вы можете не захотеть использовать специальное устройство только для регистрации. Если это так, рассмотрите возможность использования приложений для управления событиями, таких как Whova, которые поддерживают ежедневную регистрацию, регистрацию сеанса, пропускную способность сеанса и управление посещаемостью на смартфонах.

5.

Провисание

Этот популярный ресурс для группового общения также использовался для сеансового взаимодействия в рамках событий. Slack позволяет создавать разные каналы по разным темам в одном рабочем пространстве; поэтому у вас могут быть частные каналы для общения вашей команды или общедоступные для участников, которые могут использовать их в качестве тем для обсуждения на протяжении всего мероприятия.

Помимо группового разговора, пользователи также могут отправлять друг другу сообщения один на один, совершать видео- и голосовые вызовы и обмениваться файлами через приложение.

Резюме: Отличный способ связаться с вами в данный момент, хотя будет сложно организовать какие-либо внутренние планы. Хотя простота общения является большим преимуществом, участников может раздражать переключение между платформами. Возможно, вы захотите рассмотреть такую ​​платформу, как Whova, которая может интегрировать функции коммуникации с остальной частью мероприятия.

6. Трелло

Если вам нравится подход к управлению задачами «дело», «выполнение» и «выполнено» для вашего мероприятия, вам понравится Trello, программное обеспечение для управления проектами с сильным визуальным интерфейсом, простым в использовании и простым в использовании. использовать функции совместной работы.

Несмотря на то, что коммуникация в Trello сильна, она не очень эффективна, когда дело доходит до предоставления пользователям возможности сделать шаг назад и получить общую картину всего процесса управления событиями. Он также не был специально разработан как инструмент управления событиями, и в нем нет главного календаря для просмотра с высоты птичьего полета, а есть только просмотр по задачам.

Сводка: Хороший инструмент для отслеживания хода выполнения каждой задачи при планировании мероприятия.Хотя его можно использовать для некоторых аспектов планирования мероприятий, трудно увидеть весь статус проекта для управления мероприятиями или конференциями.

7. Викс

Wix — популярный инструмент для создания веб-сайтов, используемый организаторами для создания веб-страниц мероприятий. Он предлагает готовые темы и шаблоны, некоторые из которых разработаны специально для веб-сайтов мероприятий, и полностью настраиваются.

Однако, несмотря на то, что это определенно упрощает создание веб-сайтов, вы все равно можете столкнуться с некоторой кривой обучения, используя Wix в первый раз.Более того, вам придется вручную обновлять содержимое событий, такое как повестка дня конференции и информация о выступающем, каждый раз, когда что-то меняется, что утомительно и чревато ошибками.

Резюме: Wix — это обычный конструктор веб-сайтов, а не программное обеспечение для планирования мероприятий, но есть несколько встроенных тем для веб-сайтов мероприятий. Тем не менее, его управление контентом не интегрировано ни с какими другими инструментами управления событиями. В качестве альтернативы вы можете захотеть изучить универсальные системы управления событиями, такие как Whova, которые будут автоматически обновлять ваш веб-контент (например,g., повестка дня, списки докладчиков) на основе информации в программном обеспечении управления конференцией. Whova также предоставляет простой в использовании конструктор веб-сайтов мероприятий с множеством шаблонов.

8. Слайдо

Известный инструмент вопросов и ответов и опросов в реальном времени. Slido позволяет пользователям задавать самые популярные вопросы, чтобы вести содержательные беседы. Опрос в режиме реального времени повышает вовлеченность и участие посетителей, поэтому многие приложения для проведения мероприятий и инструменты управления конференциями также предоставляют функции опроса в режиме реального времени.

Если вы не решаетесь использовать другое приложение только для контроля качества/живых опросов, сначала проверьте, предлагает ли ваше приложение для мероприятий эти функции. Например, некоторые платформы управления мероприятиями будут отображать результаты на большом экране, предоставлять многочисленные шаблоны вопросов для опроса в режиме реального времени для простой настройки или поддерживать ранжирование вопросов, автоматические напоминания, встраивание вопросов и ответов в слайды докладчиков и т. д.

Сводка: Slido — это специализированное мобильное приложение, которое может собирать вопросы участников или получать отзывы посредством опроса в режиме реального времени.Поэтому, если вы хотите иметь одно универсальное приложение с другими функциями (персонализированная повестка дня, объявления, создание сетей, геймификация, обмен документами и фотографиями), ознакомьтесь с другими инструментами, такими как Whova.

9. События Zoom

Скорее всего, вы уже знакомы с Zoom и с тем, как его использовать, что делает их инструмент предстоящих событий, Zoom Events, интригующим вариантом. Платформа предназначена для того, чтобы помочь организаторам справиться с несколькими аспектами управления мероприятиями, такими как проведение сеансов с помощью потоковой передачи, помощь в совместном использовании событий и управлении билетами и многое другое.

Однако Zoom Event в основном был сосредоточен на небольших курсах и сериях вебинаров. В нем также отсутствуют некоторые более продвинутые функции, которые могут быть на других платформах, такие как цифровые стенды для спонсоров и экспонентов, поэтому, если вы планируете более крупную конференцию или мероприятие, это может не подойти.

Обзор: Zoom Events сочетает в себе несколько различных этапов процесса планирования мероприятия, и его стоит учитывать, если вы планируете небольшое мероприятие, которому не потребуются все функции, которые есть в комплексном планировании мероприятий. ПО может предоставить.Тем не менее, вы все равно можете рассмотреть эти платформы, если они позволяют вам выбирать и отключать функции, которые вам понадобятся.

Как это работает — Программное обеспечение для планирования мероприятий Whova

Хотите знать, как работает программное обеспечение для планирования мероприятий, такое как Whova? В приведенном ниже видео показано, как Whova помогает занятым организаторам мероприятий экономить время и деньги, а также повышает общее впечатление участников.


Бесплатная демо-версия программы Whova Event Management

Теперь, когда мы рассказали вам об этом популярном программном обеспечении для планирования мероприятий, вы можете с уверенностью решить, какие варианты следует изучить дальше.Имейте в виду, что речь не обязательно идет о том, какое программное обеспечение мы считаем лучшим. По мере того, как события переходят от виртуальных к личным или гибридным, никакие два события не выглядят абсолютно одинаково. Речь идет о поиске решений, которые лучше всего подходят для вашего мероприятия, которые помогут вам стать рок-звездой организатора мероприятий.

Щелкните здесь, чтобы запросить бесплатную демонстрацию в прямом эфире от Whova, или здесь, чтобы узнать, какие функции лучше всего подходят для личных, виртуальных и гибридных мероприятий.


Контрольный список планирования школьных мероприятий, который поможет вам добиться успеха

Ни для кого не секрет, что мероприятий являются краеугольным камнем большинства стратегий приема в школу.Маркетинг событий, от дней открытых дверей до сбора средств, предоставляет потенциальным семьям прекрасную возможность встретиться с сотрудниками, познакомиться с вашим сообществом и оценить, подходит ли ваша школа для их ребенка.

Тем не менее, проведение шоу-стопа требует много времени и усилий. Введите: контрольный список школьных мероприятий . Это ваш универсальный магазин и окончательный источник правды обо всем, что связано с конкретным школьным мероприятием. Это лучший способ убедиться, что вы на пути к успеху, еще до того, как вы отправите одно приглашение.

Продолжайте читать, чтобы узнать больше об этом превосходном инструменте, и узнайте, как ваша школа может создать свой собственный контрольный список для конкретного мероприятия уже сегодня. Вот девять вещей, которые вам понадобятся в контрольном списке планирования мероприятия:

  1. Цели события
  2. Бюджет
  3. Место и дата
  4. Маркетинговая стратегия событий
  5. Поставщики и обеспечение
  6. Персонал и волонтеры
  7. Документы события
  8. План действий в чрезвычайных ситуациях
  9. Окончательные проверки.

Когда начинать планировать мероприятие

В зависимости от размера и масштаба вашего мероприятия, лучше всего запланировать его на время от четырех до шести месяцев. Эти временные рамки позволяют с комфортом организовать ваше мероприятие, не беспокоясь о том, чтобы в последнюю минуту найти поставщиков.

Вынос? Как только вы получите подтверждение вашего мероприятия – пора приступать к работе!

1. Установите цели вашего мероприятия

Прежде всего, вам нужно установить около целей для вашего мероприятия. Мы рекомендуем убедиться, что цели, которые вы ставите, соответствуют SMART, то есть конкретным, измеримым, достижимым, реалистичным и своевременным. Эти цели всегда должны работать, чтобы поддерживать ваш всеобъемлющий маркетинговый план и бизнес-цели школы. Некоторые примеры целей SMART, которые вы можете установить:

  • Чтобы увеличить посещаемость на 10 % от определенного подмножества вашего школьного сообщества
  • Собрать долларовую сумму для школьной инициативы
  • Привлечь 10 новых лидов с помощью подписки по электронной почте, доступной на мероприятии
  • .

Как правило, не существует эмпирического правила относительно того, сколько целей вы должны установить для мероприятия, однако установка не менее трех может помочь вам лучше измерить успех вашего мероприятия.Вам понадобится эта информация, чтобы управлять будущими событиями, а также предоставлять надежную информацию, когда вы отчитываетесь перед своей исполнительной командой.

2. Рассчитайте бюджет мероприятия 

Ваш бюджет окажет большое влияние на все аспекты вашего мероприятия. Предыдущие мероприятия могут дать вам общее представление о том, сколько будет стоить каждый из различных аспектов вашего мероприятия (например, питание, аренда зала и оплата спикеров).

Вы также можете получить смету расходов, запросив расценки у поставщиков, чтобы убедиться, что ваш бюджет максимально точен.Когда у вас есть бюджет, убедитесь, что вы придерживаетесь его, настроив электронную таблицу отслеживания или используя программное обеспечение для управления событиями, такое как Aventri.

3. Забронируйте место и дату

После того, как ваши цели и бюджет утверждены, пришло время сдвинуться с мертвой точки и начать бронировать поставщиков. Первый в вашем списке? Ваше мероприятие . Обеспечение отличного места также зафиксирует еще одну ключевую часть головоломки — ваше мероприятие , дату .

Выбор места и времени проведения вашего мероприятия может зависеть от типа мероприятия и годового расписания вашей школы.Например, если вы хотите провести день открытых дверей, лучше всего провести его в выходные дни, когда на нем может присутствовать больше родителей. Вы можете принести несколько подходящих дат в ваше заведение, чтобы определить, есть ли у них свободные места, которые вы можете обеспечить.

 

Есть несколько вещей, которые следует учитывать при выборе места проведения, в том числе:

  • количество участников
  • требуется ли разрешение
  • необходимая инфраструктура.

Вполне вероятно, что в вашем школьном кампусе есть отличные места, поэтому, если в вашем школьном кампусе есть подходящий зал или комната — забронируйте его!

4.Создайте свою маркетинговую стратегию событий

Эффективный маркетинг — самый эффективный способ привлечь внимание и привлечь внимание к вашему мероприятию. Написание краткого маркетингового плана мероприятия в значительной степени поможет гарантировать, что нужные люди узнают о мероприятии и смогут забронировать место. Ваш маркетинговый контент должен включать всю соответствующую информацию о мероприятии, такую ​​как дата, время, место проведения и ссылка на страницу регистрации.

Вы можете продвигать свое мероприятие через социальные сети, электронную почту, печатную рекламу и другие каналы связи, чтобы стимулировать продажу билетов или регистрацию.Стремитесь публиковать сообщения не реже одного раза в неделю в течение трех месяцев, предшествующих мероприятию, а затем запланируйте выпуск контента в последнюю минуту в последние две недели. Не бойтесь смешивать свой контент с различными изображениями или видео с прошлых мероприятий, чтобы создать ощущение ажиотажа среди посетителей.

5. Забронируйте поставщиков и организуйте обеспечение 

Если вам необходимо организовать питание для мероприятий, аудиовизуальное оборудование или маркетинговые материалы, лучше всего заказывать этих поставщиков как минимум за три месяца до даты вашего мероприятия. Приглашенные спикеры — это всегда отличная идея, но вам нужно быстро приехать, чтобы убедиться, что они не забронированы дважды.

Если вам нужно заказать материалы или товары для мероприятия, убедитесь, что вы организовали его как минимум за два-три месяца до мероприятия . Это даст вам достаточно времени, чтобы заказать продукт и подтвердить, что вы довольны им, когда получите его.

6. Персонал реестра и волонтеры

Как только до вашего мероприятия останется около одного месяца , пришло время задействовать ваших сотрудников и волонтеров.Уведомление за один месяц — это хороший срок для сотрудников и волонтеров, чтобы взять на себя обязательство и оставить дату свободной.

Если вы используете команду студентов-добровольцев, вам следует внедрить некоторые стратегии управления волонтерами. Это может включать: 

  • Требования к роли связи
  • Предоставление информации о смене
  • Подготовка их к любым вопросам или знаниям, которые им могут понадобиться для мероприятия.

7. Подготовьте документы для мероприятия

Ресурсы по управлению мероприятиями — это документы, которые вы можете раздать своим посетителям или волонтерам, чтобы обеспечить бесперебойную работу вашего дня.

Если вы проводите крупное мероприятие (например, день открытых дверей), карта сайта поможет вам и вашим посетителям узнать, где что находится. Всегда полезно наметить ключевые области и удобства, такие как туалеты, фонтаны и информационная стойка.

Также важно составить график проведения для вашей команды по организации мероприятий. Он должен включать в себя полную разбивку дня с описанием каждого действия события и времени, в течение которого оно должно быть выполнено.Этот ресурс спасает жизнь, если вы одновременно управляете несколькими элементами.

Вы можете создать список из ключевых контактов с именами и номерами мобильных телефонов всех, с кем вам может понадобиться связаться во время мероприятия. Наличие легко доступного списка контактов сэкономит ваше время и означает, что вам не нужно будет останавливать все, чтобы искать важные детали дня.

Наконец, чтобы убедиться, что ваше мероприятие соответствует правилам и процедурам безопасности, вы должны пройти оценку рисков в месте проведения за несколько недель до мероприятия.В ходе этой оценки рисков вы определите все области, которые могут представлять потенциальную опасность для посетителей (например, открытый удлинитель посреди прохода), и найдете способы минимизировать риск.

8. Создайте план на случай непредвиденных обстоятельств

В условиях стремительного развития событий и текущей неопределенности ограничений, связанных с COVID-19, всегда есть шанс, что все может измениться. Также есть вероятность, что если вы проводите мероприятие на открытом воздухе, плохая погода может нарушить ваши планы.

Если вы можете заранее спланировать и определить любые возможные изменения с помощью плана на случай непредвиденных обстоятельств, вы сможете внести быстрые и соответствующие изменения в тот же день. Если произойдет самое худшее, и вы вообще не сможете провести мероприятие, вы можете отложить, отменить или даже провести его онлайн! Виртуальные мероприятия могут быть отличным вариантом для создания иммерсивного мероприятия без необходимости личного взаимодействия.

9. Выполните окончательную проверку

Вы сделали это — начался обратный отсчет до вашего события!

Сейчас самый важный момент, чтобы убедиться, что все в порядке.В течение этой недели вам следует перепроверить следующие данные: 

  • Свяжитесь со всеми поставщиками и подтвердите время смены и оборудование, которое они привозят
  • Проверьте сводку погоды, если это мероприятие на открытом воздухе 
  • Завершите упаковку любых подарочных пакетов или маркетинговых материалов 
  • Обновить все стороны с окончательными регистрационными номерами
  • Отправьте своим участникам электронное письмо в последнюю минуту с изложением всего, что им нужно знать перед днем.

Заключительное общение с вашими посетителями очень важно, так как оно может дать им последний толчок, чтобы гарантировать, что они придут в этот день!

В день

Поздравляем — вы попали в день события! Пришло время сиять.

Несмотря на то, что было проведено много подготовительных работ, организация еще не завершена. Здесь пригодится ваш рабочий лист , чтобы вы могли вычеркивать каждое действие по ходу дела.

Важная часть дня вашего мероприятия — это управление прибытием и регистрацией ваших посетителей. Процесс регистрации может стать сложным началом вашего мероприятия, так как к вам прибудут несколько человек, которые будут пытаться зарегистрироваться одновременно. Предоставляя гостям и волонтерам четкие инструкции, вы сможете смягчить некоторую путаницу, которая может возникнуть! Кроме того, никогда не недооценивайте силу вывесок — несколько вывесок вокруг вашего места проведения приведут гостей прямо к вашей стойке регистрации.

После того, как ваши посетители зарегистрировались и ваше мероприятие началось, регулярно связывайтесь с каждым участником на протяжении всего мероприятия. Таким образом, вы можете оценить, нуждаются ли в вашей помощи какие-либо поставщики, докладчики, сотрудники или посетители.

Наконец, вам нужно будет следить за упаковкой событий , чтобы убедиться, что все оборудование правильно упаковано и хранится, а все заинтересованные стороны забирают домой свое собственное оборудование.

Подведение итогов после мероприятия

Все кончено, красный марсоход, и есть всего несколько ключевых вещей, которые вам нужно сделать, прежде чем вы сможете сесть, расслабиться и пережить свое событие на высоте!

Прежде всего, разошлите благодарственное письмо всем вашим участникам и поставщикам.Закройте все свои регистрации на своем веб-сайте и ответьте на все электронные письма, которые вы получили от участников после мероприятия.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *