brinmax

Как действовать ИП при найме работников: информация от Роструда

Роструд выпустил памятку для индивидуальных предпринимателей о том, как строить взаимоотношения с работниками. Она пригодится при найме и увольнении, в том числе из-за сокращения штата или прекращения деятельности.

ИП принимает работника

Наняв человека на работу, индивидуальный предприниматель становится работодателем. В соответствии со статьей 303 Трудового кодекса, работодатель должен заключить с работником письменный трудовой договор. В него следует включить существенные для обеих сторон условия. В договоре в обязательном порядке должны присутствовать такие параметры:

• место работы;
• дата начала работы;
• срок трудового договора;
• функции, которые нанятое лицо будет исполнять;
• его права и обязанности;
• все, что касается оплаты труда — размер оклада, порядок выплаты, сроки и прочая информация;
• режим работы, в том числе периоды отдыха;
• условия труда;
• условия об обязательном страховании.

Индивидуальный предприниматель, являясь работодателем, в установленном законом порядке ведет трудовые книжки своих работников.

Если ИП нанимает человека, который только начинает свою трудовую деятельность, то должен оформить на него свидетельство пенсионного страхования (СНИЛС).

Важно помнить, что став работодателем, ИП обязан уплачивать страховые взносы не только за себя, но и за своих работников.

Изменение условий договора

Положения трудового договора нельзя изменять в одностороннем порядке. Исключение — изменение организационных или технологических условий. При этом работодатель за 2 месяца, но

не менее, чем за 14 календарных дней, обязан в письменном виде уведомить работника о предстоящих изменениях.

Сотрудник может отказаться от дальнейшей работы из-за изменившихся условий. В этом случае ИП предложит ему другую вакантную должность, если таковая имеется. Если работник отказывается и от этого (либо такой вакансии нет), то в соответствии с пунктом 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса, происходит прекращение трудового договора.

ИП увольняет работника

Индивидуальный предприниматель, как любой работодатель, при увольнении своих работников руководствуется статьей 77 Трудового кодекса. Она гласит, что уволить сотрудника можно при наличии определенных оснований. Среди них — соглашение сторон, инициатива работодателя или работника, обстоятельства, которые не зависят от воли сторон (форс-мажор) и многие другие.

Работник решил уволиться? Узнайте, как оформить запись в трудовой книжке.

Что касается прекращения трудового договора по инициативе работодателя, то основания для этого регулируются статьей 81 Трудового кодекса. Это может быть связано, например, с прекращением деятельности ИП, сокращением штата, несоответствием работника занимаемой должности, совершением им хищения, иных виновных действий и так далее.

Работодатель имеет право включить в трудовой договор дополнительные основания для его расторжения. То есть такие, которые прямо не указаны в законодательстве. Если на то нет оснований, предусмотренных законом или трудовым договором, то увольнять работника нельзя.

Сокращение

Сокращение штата или прекращение деятельности ИП влечет увольнение работников. Однако Трудовой кодекс в этом плане к предпринимателям более лоялен, нежели к работодателям — юридическим лицам.

ИП не обязан заблаговременно предупреждать работников о предстоящем сокращении штата либо прекращении деятельности. Не накладывает на него закон и обязанности выплачивать выходное пособие и средний заработок во время трудоустройства бывшего сотрудника.

Что касается времени оповещение работника о сокращении, то все зависит от трудового договора:

• если в нем прописан срок, в который ИП обязан уведомить работника о предстоящем увольнении, то нужно придерживаться этого срока;
• если такой срок не прописан, то предупредить работника о сокращении можно в любое время.

Срок предупреждения об увольнении не является обязательным условием трудового договора.

Также в договоре допустимо устанавливать срок предупреждения об увольнении, отличный от стандартных 2 месяцев как в большую, так и в меньшую сторону.

Выплата выходного пособия при сокращении работника ИП также регулируется трудовым договором. То есть предприниматель может предусмотреть в нем такое положение, однако его может и не быть — нарушением законодательства это не является.

Если ИП включил в трудовой договор условие о выплате выходного пособия при сокращении, то его нужно выплатить. Если же такое положение отсутствует, то ИП может этого не делать.

При включении в трудовой договор положений о выходном пособии нужно определить и его размер. Трудовой кодекс в статье 178 предусматривает один среднемесячный заработок работника. Но на эту норму ориентироваться необязательно — можно установить пособие как большего, так и меньшего размера. Главное, чтобы это было прописано в трудовом договоре.

Кроме того, работодатель может включить в договор условия о выплате иных компенсаций. Но и отсутствие таких условий нарушением законодательства является не будет.

Видеоурок о найме работников ИП:

Трудовой договор | Образец — бланк — форма

Трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником о характере и сроках трудовых отношений.  Трудовой договор юридически оформляет взаимные права и обязанности участников трудовых отношений. Правильно составленный трудовой договор защитит интересы работодателя, не ущемляя при этом прав работника, и поможет избежать многих нежелательных юридических последствий.

Сторонами трудового договора выступают работодатель и работник.

Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обозначенной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и другими нормативными актами, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник со своейстороны обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие работодателя. Основным документом регламентирующим трудовые отношения  является Трудовой кодекс, и условия трудового договора не должы противоречить его статьям. При этом в спорных ситуациях они будут трактоваться так, как это описано в трудовом кодексе.

Следует отличать трудовой договор от договора подряда. Трудовой договор предоставляет работнику ряд льгот, гарантий и компенсаций, не предусмотренных для подрядных отношений.

Иногда в практике используют термины трудовой контракт, трудовое соглашение.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора остается у работника, другой хранится у работодателя. Факт получения экземпляра трудового договора работником  удостоверяется подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома либо по поручению работодателя либо его законного представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Согласно трудового кодекса, в трудовом договоре могут фигурировать дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленными трудовым законодательством и другими нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а именно:

• Условие об уточнении места работы, с указанием структурного подразделения приписки и его местонахождения;
• Условие об испытательном сроке;
• Соглашение о неразглашении служебной или коммерческой информации;
• Условие об обязательстве работником отработать после обучения не менее установленного договором срока, в случае если обучение проводилось за счет работодателя;
• Договоренность о видах и об условиях дополнительного социального и медицинского страхования работника;
• Условие о возможности улучшения социальных и жилищных условий работника;
• Пункт уточняющий условия работы данного работника, а так же права и обязанности работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

Возможные виды трудовых договоров:

Программа ведения хозрасчетных договоров.

Правила внутреннего трудового распорядка. Образец 2021 года для ООО

Что это такое

Правила внутреннего трудового распорядка — это обязательный документ кадрового учета. Вести его обязаны все работодатели, как организации (вне зависимости от организационно-правовой формы) так и ИП.

Указанный документ является внутренним локальным нормативным актом, содержащим положения о порядке приема, увольнения, поощрения работника, права и обязанности сторон трудового договора, меры дисциплинарного взыскания, режим работы и отдыха, а также иные положения, регламентирующие трудовую деятельность сотрудника.

Унифицированной формы правил трудового распорядка нет. Каждый работодатель составляет указанный документ самостоятельно, но с учетом норм трудового законодательства.

Правила подписываются руководителем с учетом мнения представительного органа работника. В случае если на предприятии или у ИП нет такого органа об этом делается пометка.

Разделы, которые необходимо включить в Правила:

• Общие положения (указание на то, на кого они распространяются, в каком порядке пересматриваются и изменяются).

• Порядок приема, перевода и увольнения работника (в том числе перечень документов, необходимых для предъявления сотрудником при устройстве на работу).

  Обратите внимание, что указанный перечень не должен противоречить нормам статьи 65 ТК РФ, в частности требование иных, не указанных в данной статье документов, необоснованно.

• Права, обязанности и ответственность работника и работодателя.
• Режим работы и отдыха.
• Порядок выплаты заработной платы (размер, сроки выплаты).

• Меры поощрения и взыскания, применяемые к работнику.

  Обратите внимание, что Трудовым законодательством установлено лишь 3 вида дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, увольнение. Установление и указание в Правилах иных наказаний неправомерно.

• Заключительные положения.

В правила внутреннего трудового распорядка также должны быть включены сведения по:

• Учету рабочего времени.
• Направлению сотрудников в командировку и учет командировочных расходов.
• Продолжительности дополнительного отпуска.
• Ознакомлению сотрудников с графиками работы (сменности).
• Иные сведения, обязательные для включения с учетом специфики деятельности работодателя.

Сведения, которые могут быть включены в Правила:

• Порядок предоставления дополнительного медстрахования и оплаты сотовой связи. Указанный раздел можно включить в Правила во избежание споров с налоговыми органами при учете затрат по налогу на прибыль.
• Порядок прохождения испытательного срока.
• Пропускной режим.
• Данные о видеонаблюдении, ведущемся на территории организации.
• Иные сведения, обусловленные спецификой деятельности работодателя.

Бланк правил внутреннего трудового распорядка

Бланк правил внутреннего трудового распорядка вы можете бесплатно скачать по этой ссылке.

Образец заполнения правил внутреннего трудового распорядка

Ниже представлен наглядный образец заполнения, действующий в 2021 году:

Скачать образец (word)

Титульный лист

Регистрация, снятие с регистрационного учета страхователей — Государственное учреждение

Перечень основных нормативных правовых актов

 по регистрации, снятию с регистрационного учета страхователей

 

1. Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;

2. Федеральный закон от 02.12.2013 № 323-ФЗ «О страховых тарифах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на 2014 год и плановый период 2015 и 2016 годов»;

3. Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

4. Постановление Правительства РФ от 01.12.2005 № 713 «Об утверждении Правил отнесения видов экономической деятельности к классу профессионального риска»;

5. Постановление Правительства РФ от 02.10.2009 № 790 «О порядке уплаты страховых взносов лицами, добровольно вступившими в правоотношения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;

6. Приказ  Министерства труда и социальной защиты РФ от  29.04.2016 № 202н «О порядке регистрации и снятия с регистрационного учета в территориальных органах фонда социального страхования Российской Федерации  страхователей и лиц, приравненных к страхователям»;

7. Приказ Фонда социального страхования Российской Федерации  от 17.11.2016 № 459 «Об утверждении порядка организации работы территориальных органов Фонда социального страхования Российской Федерации по регистрации и снятию с регистрационного учета страхователей – юридических лиц на основании сведений, содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц»;

8. Приказ МНС РФ и Фонда социального страхования РФ от 30.12.2003 № БГ-3-09/728/308 «Об утверждении Порядка взаимодействия Министерства РФ по налогам и сборам и Фонда социального страхования РФ при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в электронном виде»;

9. Административный регламент Фонда социального страхования Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по регистрации страхователей и снятию с учета страхователей — физических лиц, обязанных уплачивать страховые взносы в связи с заключением гражданско-правового договора, утвержденный приказом Фонда социального страхования Российской Федерации от 22.04.2019 № 214;

10. Административный регламент Фонда социального страхования Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по регистрации и снятию с регистрационного учета страхователей — физических лиц, заключивших трудовой договор с работником, утвержденный приказом Фонда социального страхования Российской Федерации от 22.04.2019 № 215; 

11. Административный регламент Фонда социального страхования Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по регистрации и снятию с регистрационного учета страхователей — юридических лиц по месту нахождения обособленных подразделений, утвержденный приказом приказом Фонда социального страхования Российской Федерации от 22. 04.2019 № 217;

12. Административный регламент предоставления Фондом социального страхования Российской Федерации государственной услуги по регистрации и снятию с регистрационного учета лиц, добровольно вступивших в правоотношения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утвержденный приказом приказом Фонда социального страхования Российской Федерации от 22.04.2019 № 216;

 

ПОИСК нормативных актов>>>

Перечень бланков и образцов документов

по регистрации, снятию с регистрационного учета страхователей

 

1. Бланк «Заявление о регистрации в качестве страхователя физического лица», заключившего трудовой договор с работником. Образец заполнения.

2.Бланк «Заявление о вступлении в правоотношения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». Образец заполнения.

3. Бланк «Заявление о регистрации в качестве страхователя юридического лица по месту нахождения обособленного подразделения». Образец заполнения.

4. Бланк «Заявление о регистрации в качестве страхователя — физического лица». Образец заполнения.

5. Бланк заявления о снятии с регистрационного учета юридического лица по месту нахождения обособленного подразделения. Образец заполнения.

6. Бланк заявления о снятии с регистрационного учета физического лица, в связи с прекращением действия трудового договора с последним из принятых работников.Образец заполнения.

7. Бланк заявления о снятии с регистрационного учета физического лица, в связи с прекращением действия гражданско-правового договора с последним из принятых работников.Образец заполнения.

8. Бланк заявления о  снятии с регистрационного учета в  территориальном органе Фонда социального страхования Российской Федерации лица, добровольно вступившего в правоотношения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Образец заполнения.

9. Бланк «Заявление о регистрации в качестве страхователя в связи с изменением места жительства». Образец заполнения.

10.Бланк «Заявление о регистрации лица, добровольно вступившего в правоотношения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, в связи с изменением места жительства». Образец заполнения.

 

мануал по заполнению в 2020 году

Вопрос	Ответ
Подается ли СЗВ-ТД на лиц, работающих по договору ГПХ?	Нет. В отчете СЗВ-ТД отражаются только те работники, с которым заключен трудовой договор
Следует ли вносить в отчет данные по работникам-иностранцам?	Сведения о работнике-иностранце включаются в отчет при наличии трудового договора с ним
Нужно ли сдавать СЗВ-ТД в отношении самого себя ИП, не имеющему наемных работников?	Нет. Его деятельность не сопровождается оформлением трудового договора
Попадают ли в отчет работники, находящиеся в отпусках по уходу за ребенком, по беременности и родам или в отпуске за свой счет?	Включение данных по таким работникам в отчетность будет иметь место только при проведении в отношении них кадровых мероприятий, требующих отражения в трудовой книжке, или при подаче ими заявления о выборе способа ведения этого документа. При отсутствии оснований для представления отчета в течение 2020 года сведения о кадровом статусе таких лиц по состоянию на 01.01.2020 необходимо будет подать в ПФР не позднее 15.02.2020
Имеет ли значение вид совместительства (внешнее или внутреннее) для включения информации по работнику-совместителю в отчет?	Отчет заполняется в отношении совместителей обоих видов, а также на лиц, работающих дистанционно. Определяющим здесь является факт наличия трудового договора с работником, а не вид взаимодействия с ним
Нужно ли требовать от совместителей предоставления заявления о выборе способа ведения трудовых книжек?	Нет. На совместителей обязательность этого требования не распространяется
Сдается ли СЗВ-ТД в отношении работника, если в минувшем месяце он подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, но иных кадровых событий в отношении него не произошло?	Подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки относится к числу оснований, требующих формирования по работнику СЗВ-ТД. Одновременно (если это первое в 2020 году кадровое событие для работника) для него следует в этом же отчете показать информацию о его кадровом статусе по состоянию на 01.01.2020
Как будет формироваться отчет, если среди работников имеются как подавшие, так и не подавшие заявление о выборе способа ведения трудовой книжки?	Отчет СЗВ-ТД формируется раздельно по каждому из работников. Поэтому в текущий отчет по факту появления заявлений будут включены только те работники, которые в отчетном месяце подали работодателю такой документ. Прочие работники будут включаться в отчет в связи с появлением иных оснований для этого. При этом не имеет значения ни то, что заявление ими уже подано (до наступления отчетного месяца) , ни то, что оно еще не подавалось
Имеет ли значение для подачи отчета, какой из способов ведения трудовой книжки выбирает работник?	Нет. Отчет сдается по факту выбора как бумажного, так и электронного варианта, а также в случае отмены решения по выбору того или иного способа
Придется ли работнику, подавшему заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, после увольнения от работодателя, принявшего этот документ, подавать такое заявление повторно другому работодателю?	Нет. Информация о сделанном работником о выборе сохранится в его персональных трудовых данных. Другому работодателю он при необходимости сможет подать заявление об отмене выбранного им способа и о выборе другого из двух возможных
Как на способе ведения трудовых книжек отражается наличие/отсутствие заявления о его выборе?	С 2020 года накопление электронных данных о трудовой деятельности стало обязательным. При этом возможно параллельное ведение бумажного документа, но этот способ работнику надо выбрать, подав заявление. Срок на подачу такого заявления истекает с наступлением 2021 года. Пока оно не подано, трудовая книжка продолжает вестись также и в бумажной форме
Влияет ли на обязанность представления СЗВ-ТД факт выдачи работнику уведомления об изменениях в законодательстве о порядке ведения трудовых книжек?	Нет. Этот факт не требует составления СЗВ-ТД
Надо ли подавать СЗВ-ТД при смене работником фамилии?	Нет. Такое основание не входит в перечень требующих подачи отчета
Влияет ли на подачу СЗВ-ТД увеличение зарплаты сотруднику?	Нет. Это событие не относится к числу отражаемых в трудовой книжке
Будет ли влиять на необходимость подачи отчета переименование юрлица, состоявшееся до наступления 2020 года?	Нет. Переименование организации, имевшее место до 2020 года, не требует подачи отчета. Но его понадобится составить в связи с переименованием, сделанным после 2019 года

Образец книги регистрации трудовых договоров 2021 года

С каждым работником в соответствии с законодательством РФ работодатель обязан заключить трудовой договор. Этот документ регулирует правовые отношения между предприятием и сотрудником, перечень обязанностей и прав, условия труда и оплаты.

Сведения о каждом трудовом договоре должны заноситься в специальный документ под названием «Книга регистрации трудовых договоров».

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк книги регистрации трудовых договоров .docСкачать образец заполнения книги регистрации трудовых договоров .doc

Зачем нужна книга регистрации трудовых договоров

Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным.

Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах. Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров.

Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре.
Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга:

• содержит всю информацию об имеющихся на хранении трудовых договорах, в том числе действующих, измененных, расторгнутых и истекших,
• отражает среднюю продолжительность действия данного документа на предприятии (что бывает важно для статистики и определения стратегии развития организации).

Следует отметить, что книга регистрации на предприятии может быть не одна, а несколько, например, для фиксации срочных, временных или бессрочных трудовых договоров.

Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции – обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению.

Кто осуществляет ведение книги регистрации договоров

Обычно обязанность по формированию и ведению книги регистрации лежит на работнике кадрового отдела, поскольку именно он заключает трудовые договоры и имеет доступ ко всем хранимым на предприятии документам такого рода.

Но иногда, контроль за трудовыми договорами ложится на плечи секретаря организации, заместителя руководителя или иного сотрудника, назначенного на это распоряжением директора предприятия.

Как составить книгу

Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.

В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:

• наименование организации;
• название документа;
• дата начала ведения книги и ее окончания;
• период хранения.

Все эти данные указываются на титульной странице книги.

Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет). В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:

• дата заключения трудового договора, его номер;
• фамилия-имя-отчество сотрудника;
• структурное подразделение, в котором трудится сотрудник;
• должность;
• характер договора (срочный, бессрочный, временный и т.д.).

Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.п.

Как оформить книгу

Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.

Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.

Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.

Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных.

Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:

• конфиденциальность;
• простата оформления и заполнения документа;
• более легкий контроль за ее сохранностью;
• минимум расходов.

Хранение книги регистрации трудовых договоров

Книгу регистрации трудовых договоров необходимо держать в отделе кадров предприятия в отдельной папке. При этом срок хранения документа законодательно никак не ограничен. Исходя из этого можно сделать вывод, что она должна находиться в архиве компании в течение периода, установленного внутренними нормативно-правовыми актами или на протяжении трех лет после внесения в неё последней записи.

Договор ИП с ИП на оказание услуг

В договоре на оказание услуг всегда присутствуют две стороны: заказчик и исполнитель. Любой из сторон может выступать юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо. Разберем ситуацию, когда заключается договор ИП с ИП на оказание услуг.

Особенности заключения договора на оказание услуг ИП с ИП

Соглашение между предпринимателями, где предметом является результат оказания услуги, двустороннее и возмездное. Действующее законодательство не обязывает составлять его в письменной форме, но только таким образом можно обезопасить обе стороны в случае неисполнения условий договора.

Предприниматели вправе совершать любые хозяйственные операции, подтверждая их соответствующими документами. Фактом исполнения договора оказания услуг становится акт. На его основании происходит исчисление налогов в части понесенных расходов и полученных доходов.

Договор необходим также при возникающих спорах по качеству оказанных услуг или сроку их исполнения. Подписание документа подтверждает, что предприниматели достигли полного согласия по всем его пунктам, и неисполнение его условий может стать причиной разбирательств. Если дело дойдет до суда, то именно соглашение станет доказательством сотрудничества индивидуальных предпринимателей.

ИП зачастую предпочитают расчеты наличного характера без документального оформления. Это нарушает законодательство и не исключает случаев ненадлежащего исполнения договоренностей.

Гражданский кодекс рекомендует при заключении соглашения на оказание услуг использовать формулировку «договор возмездного оказания услуг» (ст. 779 ГК). Под действие такого документа попадают следующие услуги:

• аудиторские;
• медицинские;
• ветеринарные;
• туристические;
• информационные;
• связи;
• обучения и т.д.

Заказчик вправе затребовать у исполнителя все подтверждающие документы относительно его регистрационных данных в налоговом органе, законности заниматься соответствующей условиям договора деятельностью, а также сертификаты и лицензии на право выполнения услуги. Допустимо все эти данные указать в пункте соглашения и подтвердить приложенными копиями.

В договоре обязательно необходимо прописать, какие услуги будут оказаны в его рамках, сроки их предоставления, стоимость и каким способом будут осуществляться расчеты между ИП.

Как составить договор возмездного оказания услуг между индивидуальными предпринимателями?

Существуют типовые соглашения, которые удобно использовать в любой из ситуаций. Они содержат строгую структуру. Разберем алгоритм оформления договора на оказание услуг, сторонами которого выступают индивидуальные предприниматели.

1. В шапке документа указываются реквизиты заказчика и исполнителя услуги  — ФИО. В подтверждение своего статуса (ИП) прикладываются соответствующие документы. Обязательным является указание на место составления соглашения и дату его заключения.
2. Предмет договора — основной пункт документа. В нем необходимо максимально точно прописать те услуги, которые хочет получить заказчик от исполнителя. Нередко в процессе переговоров стороны договариваются об одном, а в договоре относятся к пункту формально. В итоге заказчик рискует получить совсем не тот результат, что планировал. В случае спорных ситуаций и разбирательства, судья обращает внимание именно на предмет договора, как он изложен в документе.

Здесь же необходимо указать, какая из сторон должна предоставить все необходимое для исполнения услуги: персонал, материалы, средства производства и т.д.

3. Срок оказания услуги и действия договора прописываются строго датами. Допускается возможность продления сроков, но только по соглашению сторон, с указанием возможности и с составлением дополнительного соглашения.
4. Качество услуги и результат ее оказания проговаривается отдельным пунктом с установлением требований. Заказчик вправе закрепить договором возможность требовать устранения недостатков, обнаруженных во время оказания услуги, или материального возмещения.
5. Порядок оказания услуг включает в себя обязанности исполнителя по:

• приему и передаче всех требуемых для выполнения материалов и оборудования по соответствующему акту;
• сохранности полученных материалов и оборудованию;
• соблюдению требований, предъявляемых заказчиком к качеству предоставления услуги.

6. Стоимость услуг и порядок расчетов является обязательным реквизитом договора. Цена услуги прописывается цифрами и прописью. Стороны вправе договориться о сумме аванса, указав ее в этом пункте. Порядок расчетов устанавливается по соглашению между ИП.
7. Прописывается порядок изменения соглашения и его расторжения.
8. В заключительном положении возможно указать все моменты, которые не вошли в пункты выше.
9. Адреса и реквизиты сторон завершают договор. Здесь указываются все данные о предпринимателях: ФИО, паспортные данные, ИНН, адрес, контактный телефон, реквизиты банковского счета.

Соглашение составляется в двух экземплярах по одному каждой из сторон и заверяется обязательно обеими ИП собственноручно.

Подтверждением приемки услуг, выполненных в рамках договора, является акт приемки-передачи. Об этом необходимо упомянуть в соглашении.

Образец договора на оказание услуг между ИП 2020 года

Пример договора на оказания услуг между индивидуальными предпринимателями:

Скачать

Образец акта об оказании услуг ИП

Пример акта на оказания услуг между индивидуальными предпринимателями:

Скачать

3 документа, необходимые при найме подрядчика

Нанимаете независимого подрядчика для работы в вашем бизнесе? Оформление документов по найму для независимых подрядчиков намного проще, чем для сотрудников, требуется всего несколько документов, но это важные документы. Получить их в начале рабочих отношений намного проще, чем когда работа или контракт завершены, и вы не можете найти человека.

Наем независимого подрядчика

Перед тем как нанять независимого подрядчика, вам необходимо иметь три важных документа:

• Форма W-9 с контактной информацией лица и идентификационным номером налогоплательщика,
• Резюме для проверки квалификации человека и
• Письменный договор, в котором указаны детали соглашения между вами и независимым подрядчиком.
• Кроме того, на некоторых предприятиях требуется форма заявки от независимых подрядчиков, но это приложение не то же самое, что заявление о приеме на работу.

Наем независимого подрядчика и наем сотрудника

Наем независимого подрядчика отличается от найма сотрудника. Требуется меньше бумажной работы, потому что отношения устанавливаются между двумя независимыми организациями, и вам не нужно удерживать налоги на заработную плату (подоходный налог и налоги на социальное обеспечение / медицинское обслуживание) с независимого подрядчика.

Что такое независимый подрядчик?

Независимым подрядчиком может быть один или несколько человек, которые работают отдельно от вашего. Сюда входят фрилансеры (например, художники, планировщики или веб-дизайнеры, сторонняя компания (например, занимающаяся уборкой), профессионалы, такие как адвокат или составитель налоговой отчетности — все, кто оплачивает услуги и не является сотрудником. Независимые подрядчики считаются самозанятыми, владеющими собственным бизнесом.

Документ № 1 — Форма W-9

Когда вы нанимаете внешнего работника, вы должны сначала получить его налоговую информацию, прежде чем вы сможете начать платить им. Каждый независимый подрядчик должен заполнить форму W-9, которая представляет собой запрос на идентификацию и сертификацию налогоплательщика. Цель формы —

• Подтвердите идентификатор налогоплательщика (EIN или номер социального страхования),
• Подтвердите, что данное лицо не подлежит дополнительному удержанию (объяснено ниже), и
• Подтвердите свое освобождение от определенных видов отчетности и платежей.

Часть I формы представляет собой общую информацию о налогоплательщике, в том числе:

• Идентификационный номер налогоплательщика,
• наименование и адрес и
• Федеральная налоговая классификация (вид деятельности).
• Освобождение от резервного удержания и отчетности FATCA.

Часть II — это идентификатор налогоплательщика получателя.

Часть III — это заявление о сертификации.

Обязанности работодателя по форме W-9

Форма подачи W-9. Вам не нужно отправлять форму в IRS. Сохраните его в своих файлах для получателя платежа, чтобы при необходимости вы могли показать его аудитору.

Резервное удержание. Вы можете получить уведомление от IRS о том, что идентификатор налогоплательщика получателя не совпадает с записями IRS.В этом случае вы должны начать дополнительное удержание для этого человека. Начиная с даты, указанной в заказе, удерживайте 24% суммы платежа с каждого платежа. Вы также должны произвести платежи в IRS удержанных вами сумм и подать отчет (форма 945). Если вы не собираете отчеты о резервных копиях должным образом, вы можете понести ответственность за невыплаченную сумму.

Чтобы проверить идентификационные номера налогоплательщиков, вы можете использовать сайт электронных услуг IRS. Лицо, регистрирующее вашу компанию, должно быть главным или ответственным должностным лицом.

Освобождение от удержания. Если получатель платежа заявляет, что он освобожден от дополнительного удержания, вы можете полагаться на это требование, если вы не знаете, что код или классификация освобожденного получателя платежа недействительны.

Отчетность FATCA. Закон о соблюдении налогового законодательства по иностранным счетам (FATCA) требует, чтобы иностранные финансовые учреждения и другие иностранные организации отчитывались об иностранных активах, находящихся на их счетах в США, или об удержании некоторых платежей.Финансовому учреждению США со счетом в США не нужно получать код исключения для этой отчетности.

Если вы получили форму W-9 с кодом освобождения FATCA и знаете, что это лицо является указанным лицом из США, вы не можете полагаться на эту форму, чтобы рассматривать это лицо как освобожденное от отчетности FATCA.

Отчетность о доходах W-9. У вас должны быть документы W-9 на каждого независимого подрядчика, чтобы вам не приходилось удерживать подоходный налог с этого лица.Затем, начиная с 2020 года и в дальнейшем, у вас есть информация для создания формы 1099-NEC для этого человека за налоговый год.

Документ № 2 — Резюме и ссылки

Прежде чем нанимать кого-либо, вы должны запросить и сохранить копию документов, подтверждающих квалификацию этого человека для выполняемой работы. В большинстве случаев вам нужно резюме, а не заявление о приеме на работу. Спросите рекомендации у предыдущих клиентов или клиентов и лиц, связанных с работой, которые знают этого человека.

Вы можете проверить данные об этом человеке, в зависимости от типа выполняемой работы. Например, следует проверить того, кто имеет доступ к вашим финансовым записям. Вы также можете проконсультироваться с профессиональной ассоциацией по поводу этого типа работы в вашем штате (например, в коллегии адвокатов штата или совете CPA штата).

Документ № 3 — Письменный договор

Для каждого независимого подрядчика, который работает в вашей компании, вы должны иметь подписанный договор, подписанный обеими сторонами.Требование заключения контракта с каждым независимым подрядчиком может показаться излишним, но некоторые соглашения необходимо заключать в письменной форме. Контракт защищает вас обоих в случае возникновения спора.

Некоторые вопросы, которые необходимо решить в этом контракте, и некоторые условия, которые необходимо включить:

• Объем работ, в том числе, когда работа должна быть выполнена, и сроки
• Суммы и сроки платежей, когда платежи должны быть, что произойдет, если платежи не будут произведены
• Право собственности на работу — подрядчик или наниматель Компания.

Самым важным пунктом в этом контракте должно быть заявление о том, что это лицо является независимым подрядчиком, а не сотрудником. Важно, чтобы и вы, и независимый подрядчик понимали тип отношений и тот факт, что они несут ответственность за уплату собственных подоходных налогов и налогов на социальное обеспечение / медицинскую помощь.

Возможно, вам потребуются дополнительные соглашения

В зависимости от типа выполняемой работы и конкретных потребностей вашего бизнеса вы можете захотеть получить другие соглашения, в зависимости от типа работы, которую будет выполнять человек.Эти дополнительные соглашения (иногда оговорки в контракте) называются ограничительными соглашениями, потому что они ограничивают возможности независимого подрядчика.

Соглашение о конфиденциальности (иногда называемое соглашением о неразглашении) требует, чтобы подрядчик сохранял конфиденциальность вашей коммерческой коммерческой тайны и не делился ими с другими без согласия.

В соглашении об отсутствии конкуренции устанавливаются ограничения на то, что контрактный работник может покинуть вашу компанию и перевести ваших клиентов или клиентов в другую компанию.Обычно его пишут, чтобы ограничить чьи-либо действия в отношении определенных действий, в течение определенного периода времени и в пределах определенной области. В некоторых штатах (например, в Калифорнии) не действуют соглашения об исключении конкуренции, поэтому проконсультируйтесь со своим штатом, прежде чем пытаться включить одно из этих положений в контракт.

Соглашение об отказе от вымогательства не позволяет сотрудникам работать на конкуренцию, а также его можно использовать для предотвращения кражи ваших сотрудников или клиентов независимым подрядчиком.

Для всех этих соглашений ключевым моментом является то, можете ли вы привлечь человека к суду, если он нарушит условия соглашения. Чем жестче соглашение, тем больше вероятность того, что суд сочтет его ограничением торговли и откажется от соглашения. Разумность в отношении времени и расстояния может повысить вероятность рассмотрения вашего дела судом.

Ведение учета подрядчиков

Вы, как владелец бизнеса, не обязаны передавать эти документы кому-либо, но если вы когда-либо проходите аудит со стороны IRS или вам нужно проверить отношения, вам нужно будет их предоставить.Создайте файл с этими документами для каждого нанятого вами независимого подрядчика.

Наем независимых подрядчиков для удовлетворения ваших потребностей в рабочей силе

Многие владельцы малого бизнеса не имеют потребности или желания нанимать традиционных сотрудников для работы в их бизнесе. Те, которые часто делают это только для основных функций своего бизнеса. Но даже для этих предприятий бывают случаи, когда требуется рабочая сила. Именно для таких ситуаций использование независимых подрядчиков — отличное решение.

Что такого преимущества в найме независимых подрядчиков? Наем независимых подрядчиков позволяет вам иметь рабочую силу только тогда и тогда, когда она вам нужна. С независимыми подрядчиками можно нанимать персонал для работы на вашем предприятии (или за его пределами) без уплаты налогов на заработную плату или многих государственных и федеральных законов о занятости.

Традиционно правительство не одобряет отношение к рабочим как к независимым подрядчикам, поэтому проводится несколько сложных федеральных тестов, чтобы убедиться, что человек действительно соответствует требованиям как независимый подрядчик, а не является работником.

Неправильная классификация сотрудников как независимых подрядчиков находится под пристальным вниманием налоговой службы (IRS) и Министерства труда (DOL). Это не та область, где вы можете надеяться остаться незамеченным, поэтому убедитесь, что вы правильно классифицируете своих рабочих, чтобы избежать дорогостоящих штрафов и штрафов.

Многие консультанты советуют компаниям отдавать в подряд любую функцию, которая не связана напрямую с производством основных продуктов или услуг компании. Например, многие предприятия типа белых воротничков заключают контракты на обслуживание зданий или услуги общественного питания.

Независимые подрядчики также особенно полезны, когда вам необходимы определенные навыки или технические знания для специального проекта, который, как ожидается, продлится относительно короткий период времени.

Если вы считаете, что использование независимых подрядчиков может быть подходящим для вашего бизнеса, примите во внимание следующее:

• Что такое независимый подрядчик? Какие категории должностей подходят для такого лечения?
• Какие плюсы и минусы использования независимых подрядчиков?
• Какие советы по успешному использованию независимых подрядчиков?

Определение независимого подрядчика

Независимые подрядчики работают на себя — с ними обращаются так, как будто они ведут свой собственный бизнес.Таким образом, вы не являетесь работодателем независимого подрядчика, и вы не обязаны платить им налоги на заработную плату или льготы, а также не защищены компенсациями рабочих или большинством законов о труде.

Независимые подрядчики контролируют выполнение работ на основании своего опыта, специальной лицензии или специального образования или подготовки, необходимых для работы.

В большинстве случаев вы рассказываете им об общих чертах проекта, который необходимо выполнить, и сроках выполнения, а они определяют, как его выполнить, в соответствии с их собственным графиком.Независимый подрядчик предоставляет знания, опыт и рабочую силу для выполнения работы или предоставляет других лиц для выполнения работы по контракту. Независимым подрядчикам обычно платят на основе их результатов (т.е. фиксированная ставка за работу или ставку за выполненную единицу), а не за время, которое они потратили.

Правила IRS. Вообще говоря, для целей налогообложения ключевой вопрос о том, может ли кто-либо квалифицироваться как независимый подрядчик, — это степень контроля, который вы можете осуществлять над этим работником.К работнику относятся как к сотруднику, если компания имеет право определять не только то, что сотрудник делает, но и когда, где и как он это делает.

IRS имеет 20-факторный тест, который он использует, чтобы определить, является ли сотрудник независимым подрядчиком или скрытым сотрудником. Факторы могут иметь разный вес в зависимости от фактической ситуации. В общем, если работник будет считаться работником по крайней мере по 10 из факторов, вы должны относиться к нему или к ней как к сотруднику.

IRS осуждает использование независимых подрядчиков, отчасти потому, что такие работники несут ответственность за уплату собственных налогов на заработную плату, и гораздо сложнее убедиться, что они это делают.

Если есть сомнения, посмотрите форму SS-8 IRS, которая является формой, используемой IRS для определения индивидуального статуса с целью уплаты подоходного налога и налога на занятость.

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA). Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) — еще один важный федеральный закон, регулирующий ваше отношение к работникам.К сожалению, у него есть собственное определение независимого подрядчика, которое немного отличается от определения IRS.

Чтобы быть по-настоящему уверенным в том, что относитесь к работникам как к независимым, вы должны соответствовать и определениям .

Согласно FLSA, независимые подрядчики не являются сотрудниками и, следовательно, не имеют права на минимальную заработную плату и защиту сверхурочных. Существует шесть факторов, определяющих, является ли работник сотрудником FLSA, в отличие от независимого подрядчика:

• степень права предполагаемого работодателя контролировать способ выполнения работы
• возможность предполагаемого сотрудника получать прибыль или убыток в зависимости от управленческих навыков
• инвестиции предполагаемого работника в оборудование или материалы, необходимые для работы
• , требует ли оказываемая услуга специальных навыков
• степень постоянства рабочих отношений
• , является ли оказываемая работником услуга неотъемлемой частью бизнеса предполагаемого работодателя

Нет одного фактора более важного, чем другие при определении статуса независимого подрядчика. Когда вопрос поднимается в суде, судья должен рассмотреть вопрос о том, зависит ли работник с экономической точки зрения от бизнеса, которому оказываются услуги, для продолжения работы. Чем больше зависимость, тем больше вероятность, что рабочий будет признан сотрудником.

Договоры независимых подрядчиков. Чрезвычайно важно понимать, что если рабочий подписывает соглашение с независимым подрядчиком, , а не , автоматически создаст такой статус, если рабочий не соответствует требованиям тестов, описанных выше.

Хотя соглашение с независимым подрядчиком не создает статуса, при работе с независимыми подрядчиками рекомендуется разработать письменный договор, в котором отказываются от права контроля и указывается, что работник не будет рассматриваться как наемный работник для целей федерального налогообложения. Работодатели также должны подавать информационные отчеты. (1099 MISC) для своих независимых подрядчиков и соблюдают законы штата в отношении компенсаций рабочим и пособий по безработице.

Контракт с независимым подрядчиком должен также включать условия прекращения отношений.Поскольку независимые подрядчики не являются сотрудниками, увольнение будет производиться в соответствии с положениями контракт. Поскольку между фирмой и независимым подрядчиком существуют договорные, а не трудовые отношения, любые недоразумения относительно выполнения работы или прекращения отношений регулируются договорным правом.

Каков статус работников, нанятых независимым подрядчиком? Рабочие, нанятые независимым подрядчиком, не являются сотрудниками организации, которую обслуживает подрядчик — они являются сотрудниками подрядчика.

Плюсы и минусы использования независимых подрядчиков

Использование независимых подрядчиков для укомплектования персоналом дает множество преимуществ, но вы должны знать и о существующих недостатках.

Использование независимых подрядчиков дает работодателям значительные налоговые и неналоговые преимущества. Поскольку работодатели обязаны платить определенные льготы и налоги от имени своих сотрудников, финансовые выгоды от наличия большого количества независимых подрядчиков могут быть значительными.

Например, классифицируя работников как независимых подрядчиков, работодатели могут избежать ответственности в соответствии с:

• Федеральный закон о страховых взносах (FICA) или налог на социальное обеспечение
• Федеральный закон о налоге на безработицу (FUTA)
• Закон о согласовании консолидированного омнибусного бюджета (COBRA)
• компенсация работникам
• пенсионные планы

Все налоги на заработную плату и льготы поддерживаются индивидуальным подрядчиком, который не участвует в льготных планах, предлагаемых вашей компанией.

Кроме того, ваше собственное освобождение от многих федеральных законов и законов штата о занятости зависит от того, сколько у вас сотрудников в вашей рабочей силе. Независимые подрядчики не считаются сотрудниками. Таким образом, если вы заключаете договор с независимыми подрядчиками вместо того, чтобы нанимать постоянных сотрудников, работающих полный рабочий день, некоторые из этих законов могут не распространяться на вас. Эти законы включают:

• Закон об американцах с ограниченными возможностями
• Закон о семейных и медицинских отпусках
• Раздел VII Закона о гражданских правах 1964 года
• Закон о возрастной дискриминации в сфере занятости

Недостатки независимых подрядчиков. Главный недостаток использования независимых подрядчиков заключается в том, что вы должны точно знать, что квалифицирует кого-либо как независимого подрядчика. если ты классифицируйте кого-то как независимого подрядчика, которого нет, штрафы могут быть чрезвычайно дорогостоящими.

Кроме того, независимым подрядчикам, по определению, разрешается работать в нескольких различных компаниях одновременно. У вас не будет такого контроля над временем, усилиями и лояльностью сотрудника, как с постоянным сотрудником.

Более того, некоторые контракты позволяют независимому подрядчику заменять себя другим лицом на любой работе, поэтому вы даже можете не знать, кто в конечном итоге будет выполнять эту работу за вас.

Наконец, независимые подрядчики обязуются работать на вас в течение всего срока действия контракта, и все. Если вам нравится их работа и вы хотите продолжить отношения, возможно, вам придется пересмотреть соглашение (включая их размер оплаты).

Вы должны знать, что вы можете предпринять различные шаги, чтобы облегчить вам использование независимых подрядчиков.Вот некоторые вещи, которые ты может сделать, чтобы гарантировать, что те, кто работает на вас, имеют право на статус независимого подрядчика и что вы можете выиграть любые испытания Ваши аранжировки:

• Будьте осторожны, рекламируя независимых подрядчиков, чтобы избегайте использования таких фраз, как зарплата, зарплата или стабильная работа, когда вы набор. Попробуйте найти независимых подрядчиков, которые разместили свои собственные объявления в разделе «Требуемые ситуации» или «Торговые услуги».
• При установлении отношений избегайте регулярных график ежедневных или еженедельных часов.Предположительно самозанятый человек имеет возможность выбрать, когда и где он будет работать в отношении все его клиенты.
• Разрешить подрядчикам поставлять свои собственные инструменты, принадлежности и оборудование, где это возможно, при выполнении требуемых услуг. Это продемонстрирует, что существует риск потери, а также возможность получения прибыли.
• Используйте подрядчиков, которые обычно рекламируют свои услуги в некоторых манера.Храните в архиве любые визитные карточки, проспекты или даже телефон каталог объявлений.
• Разрешить подрядчикам нанимать собственных помощников, если необходимо. Настаивайте, чтобы подрядчик платил налоги на заработную плату, обычно требуемые для такие сотрудники.
• Не включайте подрядчиков в страховое покрытие для компенсация работникам, медицинское страхование или другие льготы, которые предусмотрены для сотрудников.
• Если возможно, выплачивайте компенсацию таким независимым подрядчикам за каждую работу, а не за час или неделю.
• Всегда запрашивайте счет или выписку перед оплатой работа, которая была выполнена. Если возможно, сделайте чеки на имя компании, а не физическому лицу.
• Не возмещать подрядчикам напрямую любые расходы, которые они на бензин, питание и т. д. установленного гонорара подрядчика.
• Помните, что теоретически вы не можете уволить подрядчика с трудоустройство.Если вы недовольны работой подрядчика, обратитесь к ваш контракт на средство правовой защиты. Если нет договора, разорвать отношения с подрядчиком, не предлагая больше работы.
• Выложите письменно! Лучше, конечно, заключить контракт в письмо с независимым подрядчиком. Это можно использовать от вашего имени чтобы продемонстрировать обоснованность отношений с независимым подрядчиком, хотя это не убедительное свидетельство одного.

Business Tools включает образец соглашения с независимым подрядчиком для вашего использования.

• Во многих штатах требуется соглашение для установления отношений независимого подрядчика.

Соответствие бизнес-требованиям от CT Corporation — партнерство с лидером отрасли

Свяжитесь с представителем сервисной службы CT прямо сейчас!

Какие формы вам нужны для найма независимого подрядчика?

В этом ответе излагаются формы и налоговые документы, которые компании готовят для независимых подрядчиков (НК), а также выделяются два передовых метода: использование письменных контрактов и отслеживание счетов.

Если вы нанимаете подрядчиков впервые, имейте в виду, что IRS агрессивно пресекает злоупотребления налоговой системой. Итак, если компания не уверена, является ли данное лицо законным подрядчиком, а не сотрудником, первым делом необходимо выяснить это. Разница имеет решающее значение, поскольку неправильная классификация может привести к значительным штрафам и пени.

Форма W-9

IRS требует, чтобы подрядчики заполняли форму W-9, запрос на идентификационный номер налогоплательщика и свидетельство, которые вы должны хранить в файле не менее четырех лет после приема на работу.Эта форма используется для запроса правильного имени и идентификационного номера налогоплательщика или ИНН работника или его организации. ИНН может быть либо номером социального страхования (SSN), либо идентификационным номером работодателя (EIN). Убедитесь, что подрядчик установил флажок, освобождающий его от уплаты налогов. Как отдельное предприятие, НК должен подавать свои собственные налоги на самозанятость. Zenefits подготавливает и хранит этот документ для компаний, которые нанимают и оплачивают подрядчиков через платформу.

Форма 1099-MISC

За некоторыми исключениями, если вы платите 600 долларов США или более за услуги, предоставляемые в течение года, вы должны предоставить ему или ей форму 1099-MISC. 31 января обычно является сроком, когда ваша компания должна отправить форму 1099 получателю. Для электронной доставки компания должна доставить электронное письмо получателю, информируя его о том, что его форма готова. Zenefits предлагает возможность подготовить и сохранить 1099-MISC для независимых подрядчиков.

Письменный договор

Контракт, в идеале подготовленный юристом, должен описывать проект и его ожидаемые результаты, плату за проект и даты для результатов.В договоре также необходимо указать:

• Клиент не будет платить или удерживать налоги или отчисления на льготы,
• НК будет использовать свои навыки и оборудование для выполнения проекта, а
• Клиент может расторгнуть контракт, если работа СК не соответствует стандартам или он нарушает условия соглашения.

Красные флажки возникают, когда клиент многократно нанимает одну и ту же ИС. Убедитесь, что вы создаете новый контракт для каждого нового проекта. Zenefits предлагает своим клиентам шаблон соглашения, подготовленный Orrick.

Счета

Выполняйте платежи только по выставленным счетам. Не принимайте отчеты о расходах. Оборудование, пробег и аналогичные предметы являются частью коммерческих расходов IC, а не вашей. Храните все счета в файле и убедитесь, что они согласованы с формой 1099-MISC.

Независимый подрядчик против сотрудника

Если вы не уверены, является ли данное лицо наемным работником или независимым подрядчиком, IRS, Министерство труда США, ваш Государственный комитет по компенсациям, Агентство по страхованию компенсаций работникам штата и Департамент труда штата предоставят инструкции о том, как звонок.Если после просмотра информации вы все еще не уверены, является ли работник сотрудником или сотрудником службы внутренних дел, подайте [форму SS-8 в IRS. IRS рассмотрит доказательства и официально определит статус работника. Это особенно полезно для предприятий, которые неоднократно покупают одни и те же услуги.

Полезная ссылка

Бланки и налоги для независимых подрядчиков

Об авторе

Лорен Пералес

В качестве консультанта по кадрам в Zenefits Лорен предоставляет рекомендации и передовые методы компаниям любого размера по любым вопросам, связанным с кадрами и соблюдением требований. В свободное время она любит читать и гнать своих трех собак.

Трудовой договор: что это?

Трудовой договор — это подписанное соглашение между отдельным работником и работодателем или профсоюзом. Он устанавливает права и обязанности двух сторон: работника и компании.

Ознакомьтесь с информацией о том, чего ожидать, когда вас просят подписать контракт, о типах соглашений, касающихся сотрудников на рабочем месте, а также о плюсах и минусах трудовых договоров.

Что такое трудовой договор?

Трудовой договор — это соглашение, охватывающее рабочие отношения компании и сотрудника. Оно позволяет обеим сторонам четко понимать свои обязанности и условия найма.

В частности, трудовой договор может включать:

• Заработная плата или заработная плата : В контрактах указываются согласованные зарплата, заработная плата или комиссионные.
• График: В некоторых случаях трудовой договор будет включать дни и часы, в которые сотрудник должен работать.
• Продолжительность занятости: В трудовом договоре указывается продолжительность времени, в течение которого сотрудник соглашается работать в компании. В некоторых случаях это может быть постоянный период времени. В других случаях это может быть соглашение, заключенное на определенный срок. В других случаях устанавливается минимальная продолжительность с возможностью ее продления.
• Общие обязанности: В контрактах могут быть перечислены различные обязанности и задачи, которые работник должен будет выполнять во время работы.
• Конфиденциальность : Хотя вам, возможно, придется подписать отдельное соглашение о неразглашении информации, некоторые контракты содержат заявление о конфиденциальности.
• Связь : Если в обязанности сотрудника входит работа с социальными сетями, веб-сайтами или электронной почтой, в контракте может быть указано, что компания сохраняет право собственности и контроль над всеми видами связи.
• Льготы : В контракте должны быть указаны все обещанные льготы, включая (но не ограничиваясь): медицинское страхование, 401k, время отпуска и любые другие льготы, которые являются частью работы.
• Конкуренция в будущем : Иногда контракт будет включать в себя соглашение об отказе от конкуренции или условие о неконкуренции (NCC). Это соглашение, в котором говорится, что после ухода из компании сотрудник не будет приступать к работе, которая приведет к конкуренции с компанией. Часто сотруднику приходится подписывать отдельный НКЦ, но он также может быть включен в трудовой договор.

Другие возможные условия соглашения могут включать договор о праве собственности (в котором говорится, что работодатель владеет любыми рабочими материалами, производимыми работником), а также информацию об урегулировании споров на работе.Контракт может даже определять место, где сотрудник может работать после увольнения из компании, как способ ограничения конкуренции между связанными компаниями.

• Иные имена : Трудовой договор, трудовой договор

Как работает трудовой договор?

Вы можете столкнуться с разными видами соглашений в зависимости от должности и компании.

Письменный трудовой договор

Письменный контракт — отличный способ четко определить роль, обязанности и преимущества, а также избежать путаницы.

Внимательно прочтите все элементы трудового договора перед его подписанием. Убедитесь, что вас устраивает каждая часть соглашения. Если вы нарушите договор, это может иметь юридические последствия.

Если вы не уверены в каких-либо деталях контракта, посоветуйтесь с адвокатом, прежде чем подписывать его, чтобы не связывать себя невыгодным соглашением.

Важно убедиться, что вы в состоянии соблюдать все части письменного соглашения.Например, если по контракту вы должны оставаться на работе в течение минимального периода времени, убедитесь, что вы сможете выполнить это требование.

Кроме того, если контракт устанавливает ограничения на то, где вы можете работать после увольнения из компании, подумайте, устраивает ли вас это ограничение.

Предполагаемый трудовой договор

Подразумеваемый трудовой договор — это договор, который выводится из комментариев, сделанных во время собеседования или продвижения по службе, или из того, что сказано в учебном пособии или справочнике.Взаимодействие с другими людьми

Например:

• Подразумеваемые контракты могут быть выведены из действий, заявлений или прошлой истории занятости работодателя.
• Сотрудник мог видеть или записывать историю повышения по службе, повышения и ежегодных обзоров для себя и своих коллег.
• Во время собеседования потенциальному сотруднику могут сказать, что он работает на долгосрочной или постоянной основе, если только работник не уволен по уважительной причине.

Хотя подразумеваемые контракты трудно доказать, они имеют обязательную силу.

Сотрудники могут доказать, что подразумеваемый договор был заключен, указав на действия, заявления, политику и практику компании, которые привели их к разумной уверенности в том, что обещание будет выполнено.

Профсоюзные трудовые соглашения

На членов профсоюзов распространяются групповые трудовые договоры, в которых оговариваются заработная плата, льготы, вопросы расписания и другие условия труда для застрахованных сотрудников.

В профсоюзных контрактах будут изложены процессы рассмотрения жалоб, если работники считают, что элементы контракта были нарушены.Взаимодействие с другими людьми

Плюсы и минусы трудового договора

Объяснение плюсов

• Четко определяет обязанности и льготы: Неудивительно, какие обязанности включены в работу, а также какова оплата или льготы, потому что они прописаны в контракте.
• Защищает каждую сторону: Соглашение распространяется как на работодателя, так и на работника.
• Обеспечивает стабильность: Имея контракт, и рабочий, и компания знают, чего ожидать в обозримом будущем.

Объяснение минусов

• Гибкость лимитов: После того, как сотрудник принят на работу по контракту, он не может просто уйти, если он того захочет, а работодатель не может просто отпустить его, если он решит, что он им больше не нужен.
• Юридическая сила: Есть последствия за нарушение условий соглашения.
• Может быть изменено только путем повторных переговоров: Обе стороны должны согласиться с любыми изменениями исходного соглашения.

Ключевые выводы

• Трудовой договор — это соглашение между компанией и работником.
• Он описывает роль, обязанности, выплаты и льготы.
• Трудовые договоры должны быть пересмотрены перед подписанием, потому что могут быть последствия, если вы не выполните свою часть сделки.

Формы и связанные с ними налоги для независимых подрядчиков

Форма W-9

Если вы определили, что лицо, которому вы платите, является независимым подрядчиком, первым делом необходимо, чтобы подрядчик заполнил форму W-9, Запрос на идентификационный номер налогоплательщика и свидетельство.Эта форма может быть использована для запроса правильного имени и идентификационного номера налогоплательщика или ИНН работника. W-9 следует хранить в ваших файлах в течение четырех лет для дальнейшего использования в случае возникновения вопросов от работника или IRS.

Форма 1099-NEC

Примечание. Начиная с 2020 налогового года, вы должны использовать форму 1099-NEC «Компенсация неработающим», чтобы сообщать о выплатах компенсации неработающим (NEC), которые ранее указывались в графе 7 формы 1099-MISC. Отдельные инструкции для подателей / эмитентов формы 1099-NEC доступны в Инструкциях для форм 1099-MISC и 1099-NEC 2020 г.

Форма 1099-NEC используется плательщиками для сообщения другим лицам о платежах за услуги, произведенных в ходе торговли или бизнеса.

Если вы заплатили кому-то, не являющемуся вашим сотрудником, например субподрядчику, адвокату или бухгалтеру, 600 долларов или более за услуги, предоставленные в течение года, необходимо заполнить форму 1099-NEC и предоставить копию 1099-NEC независимый подрядчик до 31 января года, следующего за платежом. Вы также должны отправить копию этой формы в IRS до 31 января.

Также обратите внимание, что независимые подрядчики могут иметь своих сотрудников или могут нанимать других независимых подрядчиков (субподрядчиков). В любом случае они должны быть осведомлены о своих налоговых обязанностях, включая требования к подаче и отчетности для этих работников.

В определенных ситуациях 1099-NEC не требуется. Эти исключения перечислены в инструкциях к формам 1099-MISC и 1099-NEC PDF.

Подача в электронном виде

Система подачи информации о возврате в электронном виде (FIRE) предназначена для финансовых учреждений и других лиц, которые могут подавать формы возврата информации 1042-S, 1098, 1099, 5498, 8027 или W-2G. Информация Возврат может быть подан в электронном виде, однако у вас должно быть программное обеспечение, которое может создавать файл в надлежащем формате, как того требует Публикация 1220. FIRE не предоставляет возможность заполнения электронной формы.

10 вещей, которые необходимо включать в трудовой договор [Советы экспертов]

Ваш стартап растет, так что пришло время нанять несколько новых сотрудников. Однако у вас не было большого опыта найма — вы создали свою нынешнюю команду с несколькими друзьями по отрасли. Но теперь вы хотите внедрить некоторые надежные методы управления персоналом, чтобы нанять умных сотрудников.

Начнем с трудового договора. Есть несколько вещей, которые вы должны включить в предложение о работе, чтобы защитить как нового сотрудника, так и свой бизнес.

Вот что должно быть в каждом трудовом договоре:

1. Информация о вакансии

Некоторые ключевые элементы информации для начала включают название должности и команду или отдел, с которыми будет работать сотрудник. Объясните, как будет оцениваться производительность и кому будет подчиняться новый сотрудник.

Смотрите также:

Как нанять правильных торговых представителей (и удержать их!)

2. Компенсации и льготы

Опишите пакет компенсаций и льгот. Он должен включать годовую заработную плату или почасовую ставку, информацию о надбавках, бонусах или льготах и ​​о том, как их можно получить. Объясните, что включает в себя план льгот — медицинское, стоматологическое, офтальмологическое обслуживание и т. Д. — какой процент платит работодатель и какой процент платит сотрудник.Если предлагается, включите информацию о плане 401 (k), опционах на акции и любых дополнительных льготах.

3. Правила в отношении отпусков, больничных и отпусков

Тщательно объясните правила отпуска.

Сколько оплачиваемых отпускных дней начисляется за период оплаты?

Увеличиваются ли дни отпуска с продолжительным сроком полномочий?

Также объясните свои ожидания относительно больничных, семейных обстоятельств или неоплачиваемого отпуска.

Могут ли сотрудники компенсировать рабочее время, работая в нерабочее время и в выходные дни?

4.Классификация сотрудников

Определите, является ли новый сотрудник сотрудником или подрядчиком, чтобы обеспечить соблюдение налоговых и страховых требований. Uber столкнулся с множеством судебных исков из-за неправильной классификации занятости и продолжает бороться с этим. Узнайте, что отличает сотрудников от подрядчиков, и правильно классифицируйте сотрудников с самого начала, чтобы вам не о чем беспокоиться.

5. График и период занятости

В контракте должно быть четко указано, продолжается ли работа по найму или на определенный срок.Также следует указать, когда сотрудник должен работать, чтобы определить отношения работодателя и сотрудника.

Включите предполагаемое количество часов работы сотрудника и любые гибкие варианты работы, такие как работа из дома или удаленно за пределами города. Если работа требует работы по ночам и в выходные, объясните, когда и как часто.

6. Соглашение о конфиденциальности

Защитите конфиденциальную информацию, например коммерческую тайну и данные клиентов, попросив сотрудника подписать соглашение о конфиденциальности в рамках контракта.Вместо того, чтобы оформлять это отдельным контрактом или листом бумаги, включите его в качестве раздела трудового договора и поместите поле в разделе, где новые сотрудники могут подписывать цифровую подпись.

7. Политика конфиденциальности технологий

Уточните, что можно, а что нет в отношении использования социальных сетей и электронной почты на территории компании. Например, если вы не хотите, чтобы сотрудники использовали компьютеры или мобильные устройства компании для обновления своих личных каналов в социальных сетях или проверки личной электронной почты, скажите об этом. Если вы не хотите, чтобы сотрудники говорили в социальных сетях что-то негативное о работе, как эти два сотрудника McDonald’s, запретите это.

8. Условия расторжения

Объясните, что требуется от любой из сторон для прекращения отношений, в том числе требуемый объем уведомления и должно ли оно быть написано.

9. Информация о плане увольнения или переезда

Еще рано думать об этом, но если вы или ваш сотрудник решите расстаться, вы захотите сделать это аккуратно, чтобы сохранить положительный бренд работодателя.Рассмотрите предложение выходного пособия или плана переезда.

10. Требования после расторжения

Контракт должен включать в себя любые ограничения или предписания для сотрудника после увольнения из организации. Например, сотруднику может быть запрещено открывать собственное дело в той же отрасли в одном и том же регионе в определенный период времени или работать с клиентами предприятия независимо. Ясно, что дайте определение этим терминам, чтобы защитить ваш бизнес и его клиентов.

Хотя эти базовые элементы являются хорошей отправной точкой, есть много других вещей, которые вы можете включить для дальнейшего определения роли или деловых отношений.Чтобы упростить составление контракта, используйте цифровой шаблон, который поможет вам, например, шаблон предложения о работе PandaDoc. Благодаря удобному созданию и безбумажному процессу подписания ваш новый сотрудник сразу же появится на борту.

Что еще вы могли бы включить в трудовой договор? Делитесь в комментариях ниже!

Неограниченное количество документов для электронной подписи бесплатно

Расширьте возможности своего бизнеса и упростите процесс создания, обсуждения и электронной подписи предложений, котировок и контрактов

Попробуй бесплатно

Микита Микадо Генеральный директор и соучредитель PandaDoc

Микита — разработчик программного обеспечения, генеральный директор и соучредитель PandaDoc. Когда он не работает, вы можете увидеть, как он ловит волны на доске для серфинга или гуляет со своими двумя дочерьми.

10 основных контрактов для малого и растущего бизнеса

В этой статье я резюмирую 10 основных контрактов для малого и растущего бизнеса. Эти контракты должны быть хорошо продуманы и составлены, и они могут иметь решающее значение для успеха бизнеса.

Письма с предложениями о трудоустройстве

Один из лучших способов защитить свой бизнес от юридической ответственности и недопонимания с сотрудником — это отправить письмо с предложением о трудоустройстве потенциальному сотруднику.Затем от работника следует потребовать подписать его, подтверждая объем трудовых отношений между сторонами.

Хорошее письмо с предложением о трудоустройстве охватывает следующие моменты:

• Особое предложение работы
• Обязанности по работе
• Заработная плата и льготы
• Работа «по желанию» означает, что работник может уволиться или работодатель может уволить его или ее в любое время.
• Что сотрудник должен подписать Соглашение о конфиденциальности и уступке изобретений (обсуждается ниже)
• Письмо представляет собой полное соглашение сторон и может быть изменено в будущем только в письменной форме за подписью работодателя и работника.
• Что любые споры будут рассматриваться исключительно в рамках конфиденциального обязательного арбитража (кроме определенных определенных типов споров, например, связанных с компенсацией работникам)

Соглашения о конфиденциальности и уступке изобретений

Сотрудники имеют доступ к конфиденциальной информации компании.Более того, многие компании ожидают, что их сотрудники будут предлагать идеи, продукты, бизнес-стратегии и изобретения.

Чтобы сотрудники сохраняли конфиденциальность служебной информации компании, вы должны потребовать от них подписать Соглашение о конфиденциальности и уступке изобретений. Это соглашение касается вопроса конфиденциальности, но также может предусматривать, что идеи, бизнес-стратегии и другие рабочие продукты, разработанные сотрудником, принадлежат компании, а не сотруднику.

Если вы ожидаете, что венчурные капиталисты или другие профессиональные инвесторы инвестируют в вашу компанию, они будут ожидать, что у вас есть эти соглашения для всех ваших сотрудников.

Договоры на обслуживание

Если ваша компания предоставляет профессиональные услуги, а не продает продукт, у нее должен быть собственный договор на оказание услуг стандартной формы (который можно обозначить как «Соглашение о профессиональных услугах»). В соглашении такого типа излагаются условия, на которых вы предоставляете услуги, и конкретно излагаются ваши обязанности и обязательства.

Здесь важно иметь хороший контракт. Вы хотите избежать недопонимания и чрезмерной ответственности. В идеале это соглашение дает вам гибкость в предоставлении услуг, перечисляет плату за работу (и дополнительную плату, если вы столкнетесь с непредвиденными обстоятельствами) и устанавливает ограничения вашей ответственности (например, ограничение этой ответственности размером платы за услуги).

strong> Контракты на продажу

Многие предприятия продают товары, поэтому им нужен хороший договор купли-продажи.В договоре купли-продажи указываются цена, сроки и условия продажи товаров, оборудования или других продуктов. Конечно, некоторым предприятиям (например, продуктовому магазину на углу) не нужны договоры купли-продажи, но если ваши продукты продаются по значительным ценам, вам, вероятно, понадобится договор купли-продажи.

Фактический договор купли-продажи может быть напечатан мелким шрифтом на бланке заказа или счете-фактуре или может быть адаптирован для конкретной продажи. Вы всегда хотите начать с вашей собственной формы контракта.Ключевые условия в договорах купли-продажи включают цену, корректировку цен в определенных случаях, ответственность за налоги, условия оплаты и кредита, предоставляемые гарантии, отказ от различных гарантий и ограничения ответственности.

Соглашения о конфиденциальности

Возникают многочисленные случаи, когда вы хотите поделиться конфиденциальной или служебной информацией с другой стороной. Возможно, вы захотите показать информацию, чтобы заинтересовать их заключить с вами сделку, инвестировать в вашу компанию или работать вместе над каким-либо стратегическим соглашением.В таких ситуациях очень важно заключить соглашение о предотвращении кражи или использования ваших идей другой стороной.

Соглашение о конфиденциальности (также именуемое «Соглашение о неразглашении» или «NDA») предусматривает, что получатель конфиденциальной информации хранит информацию в строгой конфиденциальности и будет использовать ее только для целей оценки того, следует ли вступать в в деловые отношения с вами. Ключом к этому соглашению является то, что вы должны заключить соглашение до любого раскрытия информации.

Хорошее Соглашение о конфиденциальности определяет обязательства получателя по конфиденциальности, исключения из конфиденциальности (например, информацию, уже находящуюся в открытом доступе), продолжительность действия обязательства конфиденциальности, ограничения на использование информации и право раскрывающей стороны добиваться судебного запрета, чтобы предотвратить раскрытие информации другой стороной.

Соглашение об условиях использования веб-сайта

Большинство растущих предприятий создали (или должны создать) веб-сайты для продвижения своей компании и своей продукции.Важное значение для этих веб-сайтов имеет соглашение об условиях использования, которое задумано как договор между владельцем веб-сайта и пользователями сайта, а также любыми покупателями товаров или услуг с сайта.

Хорошее соглашение об условиях использования необходимо для избежания юридической ответственности перед владельцем сайта. Хорошо составленное соглашение включает в себя: ограничения на использование сайта, предупреждения о защите авторских прав, заявления об отказе от ответственности, ограничения ответственности, раскрытие политики конфиденциальности сайта при работе с информацией о клиентах, юрисдикцию, в которую необходимо подавать любые споры (в идеале, родной город владельца сайта) и многое другое.

Письма о намерениях

Письмо о намерениях может быть очень выгодным и быстрым способом придать импульс сделке. Идея письма о намерениях заключается в том, чтобы стороны заключили «рукопожатие» по основным вопросам, а затем перешли к заключению окончательных юридических соглашений.

Вы должны быть очень осторожны с тем, что вы хотите быть обязательным или необязательным в письме. Большинство писем о намерениях не имеют обязательной силы и являются просто выражением того, что стороны имеют в виду конкретную сделку и хотят продолжить переговоры для достижения окончательного полного соглашения.Письма о намерениях также могут быть обязывающими контрактами, поэтому будьте осторожны с тем, что вы говорите в этих письмах.

Соглашения о покупке акций

Начинающим и развивающимся компаниям часто требуется привлечь капитал для финансирования своего бизнеса. Они часто делают это, продавая акции компании.

Соглашения о покупке акций — это инструмент, с помощью которого можно осуществить продажу акций. Такие соглашения могут занимать от нескольких страниц до 50 и более, в зависимости от инвесторов и сложности сделки.

В большинстве соглашений вам необходимо тщательно указать следующее: тип проданных акций, цена и количество акций, заявления и гарантии инвесторов, заявления и гарантии компании, условия закрытия, права инвесторов и, возможно, многое другое. Это соглашение, по которому вам обычно требуется совет опытного корпоративного юриста.

Аренда

Деловая аренда офисных или торговых площадей часто является одним из самых важных контрактов для бизнеса.Отправной точкой для большинства переговоров об аренде является якобы «стандартный» договор аренды с арендодателем, который имеет тенденцию быть невероятно односторонним в пользу арендодателя.

Поскольку аренда может стать серьезным обязательством для бизнеса, вы должны следить за всеми «подводными камнями». Самое главное, вы должны убедиться, что:

• Пространство соответствует вашим потребностям.
• Разрешения на использование помещения достаточно широки для вашего бизнеса.
• Срок аренды достаточный, с возможностью его продления.
• Экономические условия конкурентоспособны.
• В договоре аренды четко прописаны обязанности арендодателя.
• У вас есть некоторая гибкость при переуступке или субаренде аренды.
• Существует ограничение на переносимые операционные расходы и увеличение налогов.

Кредитные договоры

Многие предприятия заключают кредитные соглашения с банками или финансовыми учреждениями и просто подписывают «стандартную» форму кредитора. Стандартная форма имеет тенденцию быть очень односторонней в пользу кредитора с различными ограничениями для заемщика.

Заемщик по кредитному соглашению должен полностью понимать (и согласовывать лучшие условия, чем те, которые содержатся в стандартной форме) ряд ключевых вопросов, включая следующие:

• Общая стоимость кредита
• График платежей
• Право досрочного погашения кредита без штрафа
• Гибкость использования заемных средств
• Право вылечить дефолт
• Соответствующие заявления и гарантии заемщика
• Заветы, которые могут активировать значение по умолчанию

Чтобы загрузить образцы этих важных деловых контрактов и другие формы, контракты и контрольные списки, посетите раздел «Формы и соглашения» AllBusiness.