brinmax

Как делегировать правильно? — Карьера на vc.ru

Что такое делегирование и зачем оно нужно? Как нужно делегировать, чтобы добиться большей эффективности работы компании? Об этом вы узнаете в нашей статье.

{«id»:87126,»url»:»https:\/\/vc.ru\/hr\/87126-kak-delegirovat-pravilno»,»title»:»\u041a\u0430\u043a \u0434\u0435\u043b\u0435\u0433\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u0442\u044c \u043f\u0440\u0430\u0432\u0438\u043b\u044c\u043d\u043e?»,»services»:{«facebook»:{«url»:»https:\/\/www.facebook.com\/sharer\/sharer.php?u=https:\/\/vc.ru\/hr\/87126-kak-delegirovat-pravilno»,»short_name»:»FB»,»title»:»Facebook»,»width»:600,»height»:450},»vkontakte»:{«url»:»https:\/\/vk.com\/share.php?url=https:\/\/vc.ru\/hr\/87126-kak-delegirovat-pravilno&title=\u041a\u0430\u043a \u0434\u0435\u043b\u0435\u0433\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u0442\u044c \u043f\u0440\u0430\u0432\u0438\u043b\u044c\u043d\u043e?»,»short_name»:»VK»,»title»:»\u0412\u041a\u043e\u043d\u0442\u0430\u043a\u0442\u0435″,»width»:600,»height»:450},»twitter»:{«url»:»https:\/\/twitter.

com\/intent\/tweet?url=https:\/\/vc.ru\/hr\/87126-kak-delegirovat-pravilno&text=\u041a\u0430\u043a \u0434\u0435\u043b\u0435\u0433\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u0442\u044c \u043f\u0440\u0430\u0432\u0438\u043b\u044c\u043d\u043e?»,»short_name»:»TW»,»title»:»Twitter»,»width»:600,»height»:450},»telegram»:{«url»:»tg:\/\/msg_url?url=https:\/\/vc.ru\/hr\/87126-kak-delegirovat-pravilno&text=\u041a\u0430\u043a \u0434\u0435\u043b\u0435\u0433\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u0442\u044c \u043f\u0440\u0430\u0432\u0438\u043b\u044c\u043d\u043e?»,»short_name»:»TG»,»title»:»Telegram»,»width»:600,»height»:450},»odnoklassniki»:{«url»:»http:\/\/connect.ok.ru\/dk?st.cmd=WidgetSharePreview&service=odnoklassniki&st.shareUrl=https:\/\/vc.ru\/hr\/87126-kak-delegirovat-pravilno»,»short_name»:»OK»,»title»:»\u041e\u0434\u043d\u043e\u043a\u043b\u0430\u0441\u0441\u043d\u0438\u043a\u0438″,»width»:600,»height»:450},»email»:{«url»:»mailto:?subject=\u041a\u0430\u043a \u0434\u0435\u043b\u0435\u0433\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u0442\u044c \u043f\u0440\u0430\u0432\u0438\u043b\u044c\u043d\u043e?&body=https:\/\/vc.

ru\/hr\/87126-kak-delegirovat-pravilno»,»short_name»:»Email»,»title»:»\u041e\u0442\u043f\u0440\u0430\u0432\u0438\u0442\u044c \u043d\u0430 \u043f\u043e\u0447\u0442\u0443″,»width»:600,»height»:450}},»isFavorited»:false}

2192 просмотров

Что такое делегирование?

Делегирование от лат. delegare, “передача”, “перекладывание” — это передача руководителем части своих функций подчиненным для достижения конкретных целей.

Хороший руководитель должен быть хорошим организатором: грамотно распределять обязанности между сотрудниками, чтобы и они выполняли работу качественно и в срок, и чтобы сам руководитель успевал решать свои задачи.

Если распределение обязанностей не помогло и на решение всех вопросов не хватает времени — руководитель не умеет правильно делегировать. Правильное использование времени и профессиональных навыков сотрудников способно творить чудеса: компании достигают высоких результатов, что приводит к росту доходов.

Делегирование — обычная практика как в крупных, так и в небольших компаниях. Например, начинающие предприниматели всем занимаются самостоятельно и спустя некоторое время сталкиваются с тем, что задач становится больше, времени меньше и, как результат, эффективность компании падает. Предприниматели начинают нанимать сотрудников и передавать им обязанности. Благодаря этому у них появляется больше времени на решение других важных вопросов.

Какие задачи решает делегирование?

• освобождает время руководителя для решения более глобальных задач
• повышает эффективность сотрудников
• мотивирует сотрудников
• раскрывает способности сотрудников

Главные ошибки делегирования

• отсутствие делегирования
• делегирование не напрямую, а через другого сотрудника
• делегирование не тех задач (нельзя передавать функции руководителя, срочные и слишком сложные задачи)
• неправильный выбор исполнителя
• поспешная передача обязанности (сначала руководитель должен разобраться в ней самостоятельно)
• постановка задачи с опозданием (если сдавать план через час делегировать не имеет смысла)
• отсутствие цели делегирования
• делегирования без конкретных сроков

Составляющие процесса делегирования

• определение функций, которые будут переданы сотрудникам (нужно выписать все свои задачи и отметить, какие являются рутинными, а какие требуют особого внимания в связи с их важностью)
• выбор исполнителя (сотрудник должен быть готов к выполнению более важных задач, он должен обладать подходящими навыками и лидерскими качествами. Также нужно учитывать степень занятости сотрудника выполнением собственных функций. Если его перегрузить, то пострадает качество выполненной работы)
• передача задачи (для того, чтобы замотивировать сотрудника и не вызвать у него негатив, нужно пригласить его к себе для обстоятельного разговора. Грамотное составленное тз со сроками, задачами, контрольными точками исполнения; разъяснение всех деталей; предложение помочь — помогут свести к минимуму непонимание и увеличат шанс на выполнение задачи качественно и в срок)
• контроль выполнения задач (ответственность за исполнение делегированных задач лежит на руководителе. Поэтому ему нужно постоянно следить за тем, как с ней справляется сотрудник. При этом важно соблюдать баланс в контроле: слишком частая отчетность может привести к нервному срыву сотрудника, а редкая — к потере контроля и получении на выходе некачественного результата)

Принципы эффективного делегирования от Брайана Трейси:

{«url»:»https:\/\/booster. osnova.io\/a\/relevant?site=vc»,»place»:»between_entry_blocks»,»site»:»vc»,»settings»:{«modes»:{«externalLink»:{«buttonLabels»:[«\u0423\u0437\u043d\u0430\u0442\u044c»,»\u0427\u0438\u0442\u0430\u0442\u044c»,»\u041d\u0430\u0447\u0430\u0442\u044c»,»\u0417\u0430\u043a\u0430\u0437\u0430\u0442\u044c»,»\u041a\u0443\u043f\u0438\u0442\u044c»,»\u041f\u043e\u043b\u0443\u0447\u0438\u0442\u044c»,»\u0421\u043a\u0430\u0447\u0430\u0442\u044c»,»\u041f\u0435\u0440\u0435\u0439\u0442\u0438″]}},»deviceList»:{«desktop»:»\u0414\u0435\u0441\u043a\u0442\u043e\u043f»,»smartphone»:»\u0421\u043c\u0430\u0440\u0442\u0444\u043e\u043d\u044b»,»tablet»:»\u041f\u043b\u0430\u043d\u0448\u0435\u0442\u044b»}},»isModerator»:false}

Сопоставляйте сложность работы с навыками, способностями и уровнем мотивации человека, которому вы намерены ее поручить.

Делегируйте постепенно, развивая в сотруднике достаточную степень уверенности в себе.

Делегируйте всю задачу целиком, чтобы сотрудник ощущал 100% ответственность за порученное дело — от начала до конца. Ответственность пробуждает уверенность, компетентность и самоуважение.

Помогите сотрудникам понять, каких результатов вы от них ожидаете, время от времени напоминайте им, ради чего они работают.

Делегируйте полномочия, подключая подчиненных к обсуждениям. Между обсуждением и заинтересованностью в выполнении работы существует прямая зависимость.

Делегируйте задачи соразмерно уровню ответственности. При масштабной задаче расскажите сотрудникам, к кому в случае необходимости они могут обратиться за помощью. Ответственные также должны понимать, какими бюджетами и ресурсами они располагают.

Делегировав задачу, оставьте исполнителя в покое. Не пытайтесь забрать у него ответственность.

Как правильно делегировать полномочия — СКБ Контур

1.

 Присмотритесь к своей команде

Как правило, в команде несколько типов сотрудников, и каждый хорош в чем-то своем. Кто-то разбирается в технологиях, кто-то в коммуникациях и маркетинге, а кто-то и вовсе универсал. Прежде чем делегировать полномочия, хорошо подумайте, кому именно. «Определите, кому из сотрудников какие полномочия передать, — советует директор по маркетингу PR-агентства Grayling Полина Непряхина. – Для этого нужно хорошо знать свою команду, сильные и слабые стороны того или иного сотрудника, понимать, кто и в какой ситуации окажется наиболее эффективен».

Сергей Баженов, генеральный директор компании «Клеверенс», считает, что делегировать полномочия нужно так, чтобы потом не беспокоиться о том, что этими полномочиями злоупотребляют. «Суть в том, чтобы устранить очередь к руководителю за мелкими решениями и подписями, разгрузить его, — уверен он. – Люди с преступным складом характера все равно найдут щель, а вот добросовестным сотрудникам достаточно просто знать, что руководителю важен этот участок, он за ним следит, беспокоится».  

2. Доверяйте, но проверяйте

«Делегирование — очень важный, чуть ли не единственно эффективный этап для развития подчиненных и в профессиональном, и в личном плане, — говорит Дарья Пантюх, бизнес-тренер и основатель Personal Partner Consulting Boutique. – Он является как сильно мотивационным, так и обучающим, и это совсем не постановка задач». По ее мнению, в первую очередь в данном случае важны решимость и доверие самого руководителя, так как при делегировании вместе с задачами отдается часть полномочий. «Сотрудник сам решает, как именно, с помощью чего он будет выполнять задачу. Важно, чтобы руководитель практически не вмешивался в процесс, — добавляет эксперт. – Единственное, что остается за руководителем, — контроль на ключевых точках выполнения задачи и отслеживание временных рамок».  

Например, вы говорите подчиненному, что надо организовать встречу гостей, пойти в отдел продаж, узнать, что они любят, заказать это в таком-то месте, по такой-то цене — это постановка задачи. Другой вариант: «Надо встретить гостей. Сделай все, что считаешь необходимым на свой вкус и взгляд, главное — уложись к понедельнику. Если будут вопросы, обращайся» — это уже делегирование.

Полноценно внедрив процесс делегирования, руководитель может спокойно заниматься приоритетными делами и на время забыть о телефоне.

3. Будьте точны

Если вы хотите всегда держать ситуацию под контролем, то постарайтесь объяснить сотруднику максимально точно, что вы от него хотите. Не стойте у него над душой, но предоставьте четкий план действий.

Бизнес-тренер Татьяна Бадя (компания TatyanaBadya) делится опытом: «При делегировании следует подробно описать задачу сотруднику, разбив ее на маленькие и понятные шаги. Не «Обзвоните 10 потенциальных клиентов и предложите наши услуги», а «Возьмите список телефонов у Елены и завтра с 10.00 до 11.00 позвоните по первым 10 номерам. Ведите разговор по скрипту №3 (возьмите его в папке «Скрипты») и запишите результаты разговора в Таблицу №5 (папка «Звонки»)». Попросите сотрудника пересказать задачу своими словами — так вы убедитесь, что он понял вас и ничего не перепутает».

Управляющий партнер маркетингового агентства «Биплан» Илья Грошиков считает, что при делегировании полномочий конкретному специалисту нужно обязательно учитывать его план действий, который будет разбит на итерации и этапы.

Стоит прислушаться к предупреждению Сергея Баженова (компания «Клеверенс»): «Если полномочия нельзя четко описать, то вполне возможно, что их и делегировать не получится. В этом случае придется долго и терпеливо искать на важное направление человека с нужными талантами».

4. Помните, что вы также делегируете ответственность

Сотрудник должен понимать, что теперь именно он ответственен за дальнейшие действия. Илья Грошиков (агентство «Биплан») советует обратить внимание на его инициативность и стремление добиваться поставленных целей: «Постарайтесь донести до специалиста, что его полномочия — это не только благо, но и большая ответственность. Спросите, с чего он планирует начать работу и кого собирается привлечь для получения максимального результата. В конце разговора я часто использую фразу, которая служит определенным стимулом к новым свершениям — «Теперь все зависит только от тебя!»». 

Как правильно делегировать задачи сотрудникам?

Делегирование — умение и привычка передавать часть дел, прав и обязанностей сотрудникам и подчиненным, которые принимают на себя ответственность​ за них. Что в делегировании важно? Первое: важно предупреждать обратное делегирование — ситуацию, когда сотрудники возвращают руководителю задачу, которую он поручил им. Второе — в делегировании важно, чтобы уровень сложности задачи соответствовал уровню сотрудника. Если задача для сотрудника слишком проста, это не делегирование, а занятие дельного сотрудника ерундой. Если слишком сложна — сотрудник не справится, делегирование не состоялось.

Уровни делегирования сложности задач:

1. Делегирование конкретных задач — самый простой уровень. Это когда вы говорите человеку: «Иди и сделай то-то вот так-то». Пример конкретной разовой задачи: «Вот тебе исходник видео, иди по инструкции обрежь начало и конец, где мы включаем и выключаем камеру. В процессе самого видео переконвертируй его в разрешение 640 на 480 кодеком MPEG4h364 и залей его наYouTube».

2. Делегирование процессов. Вы говорите: «А теперь эту задачу выполняй каждый день в 10.00 утра». В отличие от процесса, конкретная задача может быть типовая, но разовая: у нее есть начало и конец. А процесс – это повторяющаяся типовая задача, которую вам не нужно каждый раз ставить. Пример такого процесса: «С сегодняшнего дня вы каждый день заходите на сайт в админку, открываете раздел комментариев и модерируете, одобряете адекватные комментарии. Неадекватные удаляете. К последним относятся – необоснованные оскорбления, мат и прочая беспредельщина».

Как правило, в инфобизнесе на этом уровне работают техническая служба и клиентский саппорт. Там могут работать продвинутые товарищи, которых вы можете поднимать выше, если им интересно и они хотят развиваться, но: но базово они работают на уровне задачи процессов.

Грабли новичка – это когда вы процесс контролируете, как задачу. Каждый день даете одну и ту же задачу, хотя надо всего лишь описать один раз процесс.

3. Делегирование проектов. «А теперь нам нужно сделать такой-то большой проект, вот тебе ресурсы, цели, сроки – иди и делай».

4. Делегирование на уровне отдела. «Вот тебе отдел, такие-то в целом у нас системы, вот сотрудники. Нужно то-то. Отдел должен работать так-то и выполнять такие-то задачи. Иди работай».

5. Делегирование на уровне идеи. Вы говорите: «Слушай, нам надо замутить такой-то отдел, чтобы работал примерно так». Он отвечает: «Понял, пошел делать». Идеи – это когда у вас совсем отличный менеджер, который вас понимает. У него уже есть опыт работы с вами. Он приходит к вам только за уточнениями. На уровне идеи, скорее всего, вы вообще не сможете нанять человека. Его можно вырастить с предыдущего уровня.

Что касается уровня сотрудников, то низовые сотрудники обычно работают только по четким инструкциям, решая только конкретные задачи. На уровне идеи умеют работать только самые опытные сотрудники, выращенные вами же в вашей же компании.

Теперь решаем кейс. Предположим, вы наняли сотрудника, который отвечает на билеты в тикет-системе. И говорите: «Смотри, в эти дни могут приходить вопросы насчет нашего нового тренинга. Ты их все обрабатывай, качественно отвечай, всех заинтересовывай и объясняй». Это делегирование правильное? Нет. Эта задача слишком сложная, на уровне идеи, а формулировки слишком общие и абстрактные. Такое задание ваш новый сотрудник едва ли поймет так, как вам бы хотелось…

Соответственно, поставьте себе задание: определите, на каком уровне делегирования по факту находится каждый из ваших сотрудников. Не на каком бы вы хотели, а на каком на самом деле они готовы работать. А в связи с этим — перестройте работу с этим сотрудником на его уровень делегирования. Или — замените сотрудника!

---

Как правильно делегировать обязанности. Подробный разбор

Начинающих управленцев и опытных руководителей отличает отношение к делегированию. Новички с опаской перепоручают какие-то свои обязанности подчинённым. Самые распространённые страхи звучат так – «Никому нельзя верить», «Лучше меня никто не справится с этой задачей» или «Проще самому сделать, чем объяснять сотруднику, как это делается». Опытные начальники верят в свою команду и без колебаний доверяют им ответственные участки работы. Легенда инвестирования и основатель хедж-фонда Tiger Management Corp Джулиан Робертсон однажды передал своему 20-летнему протеже под единоличное управление свыше $25 млн (1). Настолько Робертсон верил в своего подчинённого. Другой известный руководитель – основатель киностудии Lucasfilm и режиссёр Джордж Лукас – во время съёмок «Звёздных войн» доверил команде самостоятельно разрабатывать сценографию, определять вектор развития персонажей и выбирать музыку. О своих решениях эти боссы впоследствии не пожалели.

Поговорим о том, как делегировать обязанности «как Лукас» и при этом не обжечься.

 

Причины переработки российских руководителей:

• 52% начальников некому делегировать часть своих задач;
• 29% не задумываются о делегировании, хотя и не успевают выполнить всю работу в течение рабочего дня;
• 24% руководителей перерабатывают, так как не делегируют обязанности, считая, что никто не справится с этой работой лучше них.

Исследование компании Hays

Зачем руководителю делегировать

На старте – когда компания совсем маленькая или отдел только сформировался – большую часть работы руководитель делает собственноручно. Так можно быстро вникнуть во все тонкости дела. Со временем подход «я сам» начинает только вредить: начальник уже разобрался с нюансами работы, но никак не может перепоручить важные участки своим подчинённым.

Чем это грозит? Загруженный операционной работой руководитель не сможет развивать своё направление. В результате – финансовые потери у компании, «застывшая» карьера у сотрудников.

 

В России семейный бизнес также находится во власти стереотипов: делегировать сыновьям и дочерям важные участки работы не готовы более двух третей родителей, оставляя за чадами роль специалистов, но не руководителей (2).

 

Поэтому, если перед руководителем стоит цель – развивать отдел или бизнес, необходимо освободить для этого время и ресурсы. Сделать это можно только одним способом – отдав часть своих обязанностей подчинённым. При этом передача обязанностей предполагает и передачу ответственности. Нельзя поручить сотруднику выполнение какой-то работы, но при этом принимать все решения в процессе и контролировать каждую мелочь. Если уж доверили задачу – предоставьте «свободу действий».

 

Сотрудники не желают работать с руководителями, узурпировавшими всю «власть» в своих руках.

• 40% страдают, если не могут профессионально расти, в том числе за счёт выполнения сложной или ответственной работы.
• 39% демотивирует чрезмерный контроль со стороны руководителя и отсутствие возможности самостоятельно принимать решения.
• 28% хуже работают из-за «размытого» разделения зон ответственности.

Исследование компании Hays

 

Распространённая ошибка – задуматься о делегировании, когда уже произошло ЧП. Подобный опыт был у вице-президента компании JTI Галины Родиной на заре карьеры (3). Во время важных переговоров ей позвонил начальник и сказал, что через час с документами она должна присутствовать на срочной телеконференции со штаб-квартирой. При этом Галина не могла прервать переговоры. Да и в любом случае не успела бы доехать до офиса и всё вовремя подготовить. В результате ей пришлось доверить эту задачу своему подчинённому, объяснив по телефону в двух словах, что нужно делать. К счастью, сотрудник Родиной справился. Но Галина сделала вывод – нельзя замыкать на себе все ключевые обязанности. И начала готовить «заменяющих».

Что нужно делегировать

В идеале ситуация с делегированием в компании должна выглядеть следующим образом – если руководитель по какой-то причине выбыл из строя, компания продолжает работать в штатном режиме. То есть все ключевые задачи должны выполняться вне зависимости от того, на месте начальник или нет.

Однако это не значит, что нужно поручить сотрудникам абсолютно все обязанности руководителя. Например, нежелательно доверять необычные задачи или задачи с высоким риском. Имея мало соответствующего опыта, сотрудник может «напортачить», а компания понесёт убытки. К тому же трудно научить подчинённого выполнению нестандартной, случающейся крайне редко задачи.

Руководителю не стоит перепоручать подчинённым задачи, связанные с построением доверительных отношений с ключевыми партнёрами или государственными структурами. Руководитель – лицо компании. Поэтому клиенты видят в нём эксперта отрасли и по умолчанию считают, что никто лучше него не сможет справиться с их задачей. И если речь идёт о ключевых заказчиках – боссу имеет смысл вести дела собственнолично. Вице-президент компании JTI Галина Родина в своей практике встречала случаи, когда крупные клиенты обижались, если на переговоры к ним приезжал представитель с должностью ниже генерального директора.

Есть и другие причины оставлять ключевых заказчиков за собой. Время от времени даже «залюбленные» компанией сотрудники переходят на работу в другие организации. И могут увести клиента. Тот же принцип с выстраиванием взаимоотношений с госструктурами. Полезные связи в налоговой или на таможне пропадут вместе с уходом сотрудника, отвечавшего за government relations.

Также проблемой может обернуться делегирование обязанностей по мотивации команды. Послать заместителя поблагодарить сотрудников за отличную работу «от лица руководителя» — не лучшая идея. Такую благодарность коллектив, скорее всего, воспримет как издёвку: директор весь в делах, не нашёл время сказать подчинённым пару добрых слов.

Итак, какие задачи остаются? Подходящими для перепоручения будут практически все обязанности из области операционной деятельности. То есть заказ сырья у поставщиков, оплата счетов по графику, отправление готовой продукции клиентам и так далее. Иными словами каждодневная рутина руководителя.

Кому делегировать

Поиск исполнителей для обязанностей шефа – ответственная работа. Необходимо хорошо знать команду и по возможности представлять, какие сильные и слабые стороны имеют подчинённые.

Какие качества наиболее важны для «заменяющих» начальника? Помимо ответственности в сотрудниках необходимо искать желание карьерного и профессионального роста. Нацеленный на повышение специалист с большим энтузиазмом возьмётся за необычные или сложные задачи.

Уровень «амбициозности» команды можно выяснить с помощью простого опроса. Задайте сотрудникам вопросы касательно их карьерных ожиданий:

• Знаете ли вы, какие компетенции вам нужно развить, чтобы получить повышение? Если да, то какие и развиваете ли вы их?
• Изучаете ли вы что-то полезное для выполнения своей работы? Что?
• Есть ли у вас свобода принятия решений в рамках ваших должностных обязанностей? Хотите ли вы больше автономии и в чём?
• Ваши профессиональные способности полностью реализуются в данной должности? Если нет, то какие навыки не пригодились?

Анализируя ответы сотрудников, можно сделать выводы о том, кто настроен на карьеру, а кто — нет. И уже из «победителей» выбирать претендентов на обязанности шефа.

 

Скорее всего, вам будет из кого выбрать «заменяющих». По статистике, около двух третий сотрудников хотят развивать новые навыки и таким образом расти как профессионал.

Как делегировать

Худшее, что можно сделать, вводя подчинённого в курс дела, — провести инструктаж походя, на словах. Даже если задача простая, есть вероятность, что специалист разволнуется и часть сказанных начальником слов забудет. Иногда задача может только казаться простой тому, кто выполняет её очень давно. У новичка же она вызовет массу вопросов. Поэтому делегирование задачи обязательно должно быть прописано на бумаге. И документ должен содержать следующие пункты:

• Описание задачи и целей, которые она преследует.
• Пошаговое описание процесса выполнения задачи.
• Перечисление мест, где сотрудник может действовать по своему усмотрению, чтобы эффективно выполнить поставленную задачу.
• Список ресурсов, которые требуются для её выполнения.
• Сроки выполнения.
• Отчёт по выполненной задаче и ответственность сотрудника.

Такой документ должен быть распространён среди всех лиц, задействованных в выполнении задачи.

Разумеется, нельзя отдать подчинённому какую-то обязанность и забыть про неё. Время от времени необходимо контролировать «заменяющего». Это можно сделать разными способами (всё зависит от самой задачи). Например, установить сроки и форму отчёта. Или проводить «тайные проверки», привлекая для этого системного администратора или коллегу «заменяющего». Иногда, если делегированная задача большая и предполагает управление бюджетом, подойдут полноценные аудиты бухгалтерской или финансовой службами.

 

Кейс группы компаний «АвтоСпецЦентр» из книги Владимира Моженкова «Бизнес по чуть-чуть»:

В компании действует правило, заимствованное у ВВС США. Оно звучит следующим образом: если военный лётчик в течение сорока минут после прилёта доложил командиру обо всех внештатных ситуациях (в том числе о собственных ошибках), с него снимается вся ответственность. Если скрыл – отвечает вплоть до трибунала.

В компании правило стало выглядеть так – если сотрудник неумышленно накосячил, но сразу рассказал об этом руководителю, ответственность с него снимается. С этого момента это проблема компании. Если сотрудник промолчал о своей ошибке – последствия он оплачивает из собственного кармана.

Таким образом, сотрудники перестали бояться говорить правду. А компания получила возможность решать проблемы, пока они маленькие и не переросли во что-то серьёзное.

 

 

Страх руководителей перед делегированием вполне понятен. Однако отказ «делиться» обязанностями не менее опасен для бизнеса, чем возможный прокол сотрудника, заменяющего начальника. Заваленный работой руководитель не сможет полноценно заниматься своей основной задачей – управлением и развитием компании или отдела. И в режиме постоянных переработок, скорее всего, очень быстро выгорит. В свою очередь, если с умом подойти к организации процесса делегирования и воспользоваться нашими советами, можно минимизировать риски «косяков» подчинённых.

 

Источники:

1. «Вперёд, действуй»: как супербоссы делегируют полномочия
2. Как основатели передают бизнес детям в России
3. Если вы незаменимы — вас никогда не повысят

 

Как правильно делегировать: лайфхаки для гендиректора

Не все руководители любят делегирование, считая, что лучше них с какими-то делами не справится никто. Есть и другая категория, считающая , что хороший управленец — тот, который правильно распределяет всю свою работу между другими. Но ни в том, ни в другом случае эффективности не достигнешь. Своим опытом поделилась Эльвира Богданова, генеральный директор «Вольф Энергосберегающие системы». 

 Определите функции

Сначала определите самые главные функции генерального директора, на которых нужно фокусироваться: 

• определение генеральной стратегии компании и внедрение тактики достижения глобальных целей;
• принятие основных решений и регулирование последствий;
• создание организационной структуры, которая надежно и максимально эффективно поддерживает операционную деятельность, а также реализует стратегически важные проекты;
• создание командного духа в компании, всеобщего позитивного мышления, мотивация к максимальной эффективности.  

Читайте также: Принципы делегирования, которые надо знать руководителю

Создайте команду

А теперь вспомним о том, что давно доказано — оптимальное количество сотрудников в прямом подчинении составляет от 5 до 7 человек. Соответственно, важно окружить себя командой надежных и профессиональных руководителей (5-7 человек), среди которых можно распределить основные функции: производство, продажи, закупки, финансы, логистика, администрация, маркетинг и т.д.

Даже при управлении компаниями, которые попадают под критерии малого предприятия, каждое углубление директора в решение операционных вопросов идет в ущерб глобальному развитию компании. Поэтому важно помогать функциональным руководителям выстраивать операционные процессы, а не исполнять их самостоятельно. Ведь вы это делаете в то время, которое можете посвятить гораздо более важным делам.

Делегируйте вовремя

Мы часто откладываем дела, так как дедлайн еще далеко, и кажется, что успеем все сделать сами. По факту дедлайн приближается внезапно и в последний момент мы понимаем, что переоценили себя. В итоге либо делегируем вопрос под статусом «надо было сделать вчера», либо самостоятельно исполняем задачу в ночное время или выходные.

Вывод, основанный на практике: делегируй сразу, как только поступила задача. Если считаешь, что это не под силу твоим коллегам, то разбей задачу на этапы, попроси сделать базовые/подводящие этапы, а итоговое решение/оформление сделаешь сам. Только к моменту дедлайна у тебя уже будет выполнение задачи на 70% и, возможно, даже оформленное мнение/взгляд специалиста по данной задаче.

Выберите правильно

Исходя из сути задачи важно правильно назначить ответственного за исполнение и также важен формат постановки цели. Как правило, в коллективе всегда есть и надежные «исполнители» и профессиональные «творцы».

Так вот, постановка цели «исполнителю» должна быть максимально приближена к «СМАРТ» формату, детально проговорен ожидаемый результат и путь, которым пойдет «исполнитель» для достижения. «Творцу» важно показать его «великую миссию» в глобальной задаче «спасения мира». А потом правильно структурировать и направить (не останавливая) поток его творческих разносторонних идей.

Если вам кажется, что при делегировании задачи вы сделали все правильно, но результат далек от ваших ожиданий, задумайтесь о том, что передаваемые задачи могут противоречить собственному плану развития сотрудника.  Или, возможно, талант и предрасположенность сотрудника не распространяется на деятельность, которую вы для него приготовили.

С рутинными, низкорискованными задачами у вас есть право экспериментировать, так как последствия вы успеете проконтролировать, исправить, передать другому сотруднику. Если же задачи связаны с высокой ответственностью, рисками, со сжатыми сроками — вы не имеете права на ошибку. В таких случаях задачи можно доверять только готовым проверенным профессионалам, либо готовить сотрудника постепенно, наращивая темп и сложность задач по мере освоения.

Не уходите от процесса

Делегирование не стоит путать с полным отстранением от вопроса. Правильное построение процесса контроля позволит выявлять в нужное время критичные пункты, которые действительно требуют вашего внимания.

Это можно обеспечить регулярными автоматизированными отчетами, проверкой статусов от руководителей, внутренним и внешним аудитом и т. д.

Анализируйте себя

Почему мы часто знаем, что у нас есть проблема делегирования, но почти ничего не делаем по исправлению ситуации? Мы много думаем о мотивации своих сотрудников, но особо важный вопрос – анализ собственной мотивации. Точно также как мы анализируем психотипы и движущую силу своих сотрудников, нужно и найти время на познание себя, своего характера, темперамента, что важно именно для вас и что вас вдохновляет. 

Для меня всегда работа была и остается способом самореализации и любимым делом. Конечно работе я всегда посвящала гораздо больше часов, чем по регламенту.  Вокруг я часто слышала: «Тебе нужно себя разгружать и делегировать, чтобы высыпаться, поехать отдыхать, заняться спортом, больше времени проводить дома, и т. д.» Но все эти фразы не работали.

На одном тренинге мне пришлось задуматься над вопросом о том, что является моей мотивацией. Только тогда я поняла зачем мне действительно нужно делегировать часть своей нагрузки: только так я могу освободить время для новых амбициозных задач и сделать следующий шаг в собственном развитии. Для меня только эта идея новых вызовов является движущей силой, которая отбрасывает все страхи делегирования.

Но это моя история, а у каждого – свой мотиватор. Ищите его.

Делегируйте то, что легко сделаете сами

Если у вас есть задачи, которые вы регулярно исполняете с легкостью и удовольствием – это как раз то, что необходимо делегировать в первую очередь. В этом случае вам легко будет передать и объяснить отлаженный процесс, а также настроить систему контроля. Делегируйте то, что глубже освоено вами, стандартизируйте и по возможности автоматизируйте.

Частое заблуждение у руководителей и директоров «никто кроме меня не сделает это хорошо». Да, может быть когда-то так и было, когда вы занимали совсем другую должность. А теперь ваша миссия заключается в управлении компанией, ваш мозг и руки заточены под более глобальные задачи. Ваше время стоит гораздо дороже, чем специалиста, который, скорее всего, способен исполнять привычные операции быстрее и качественнее.

Опирайтесь на команду

У начинающих руководителей иногда проявляется синдром «отличника-единоличника» или синдром «это все я». Такой управленец пытается реализовать все инновационные проекты самостоятельно, не вовлекая свою команду.

Причина может быть в том, что человек еще не перестроился с должности возможно очень успешного рядового сотрудника-профессионала, который всегда достигал всего самостоятельно. А может быть человек очень хочет единоличной славы за реализованные проекты. Проблема тут серьезная, и для генерального директора вариант один – меняться.

Практика показывает, что только командный подход является эффективным. Как правило, любой проект я начинаю со встречи 3-5 человек, которые так или иначе функционально относятся в теме проекта. Во время мозгового штурма можно определить этапы проекта и разделить проект на функциональные направления и назначить ответственных за выделенные составные части проекта.

Таким образом каждый вопрос находится в руках профессионала в определенном направлении, несколько голов (точек зрения) лучше одной, а несколько пар рук гораздо быстрее продвигают дело, чем одна.  С одной стороны, за достигнутый результат вы смело можете благодарить свою команду, с другой стороны, проявление истинного таланта управленца заключается именно в получении наиболее эффективных результатов деятельности своих сотрудников.

Смотрите также: Бунтарская стратегия Tele2

Не делегируйте все подряд

Напоследок выделю еще одну истину, познанную из практики. Хороший управленец – это не тот, который правильно распределяет всю свою работу. Это другая крайность людей, которые считают, что делегировать можно все. Задайте себе вопрос, а зачем тогда нужны вы? Я склоняюсь к тому, что руководитель – пример и авторитет для сотрудников.

Своим примером нужно показывать работоспособность, трудолюбие, ответственность, вовлеченность, стремление к саморазвитию и прочие качества, которые вы ожидаете от сотрудников. Чем больше делишься своим опытом и оказываешь внимание и заботу, тем больше получишь в ответ, тем больше вероятность создать вокруг себя надежную команду единомышленников.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Добавлено 23 октября 2019

Понравилась статья? Поделись ей с друзьями!

Как правильно делегировать задачи в digital — статьи на Skillbox

В проекте по разработке ПО основные сотрудники — программисты и дизайнеры. Это творческие люди, от которых сложно добиться результата. Они не любят критику и часто принимают комментарии по работе на свой счет.

Но даже люди одной профессии могут быть разными по характеру. Чтобы найти подход к каждому, менеджер должен знать своих сотрудников.

Вот четыре типа людей, которые могут встретиться в команде.

Рядовой

Есть профессиональные навыки, но работа для него — просто работа. Не любит новые инструменты. Использует то, к чему привык. Уравновешенный, спокойно ведет себя в стрессовых ситуациях.

Что можно делегировать

Любит стабильность во всем и не любит нестандартные задачи. Можно доверить любую рутинную работу, например, обновлять kanban-доску по результатам ежедневных совещаний.

Исследователь

Любит все новое и эксперименты. Нервный, его раздражают навязчивые вопросы и контроль. Но часто погружается в процесс настолько, что пропускает дедлайны, поэтому за ним нужно наблюдать. Привык общаться только с себе подобными. Любит свободу и работать в тишине.

Что можно делегировать

Любит сложности, над которыми нужно поломать голову и предложить несколько решений. Например, можно поручить оценку задач проекта или работу с рисками.

Отличник

Очень практичен. Чтобы работать, должен видеть четкую цель и понимать пользу, которую принесет. Зануда и любит критиковать работу других. Многое знает и умеет. Самостоятелен: не любит, когда им руководят. Остается спокоен в любой ситуации.

Что можно делегировать

Готов выполнять задачи, в которых видит необходимость. Можно доверить все, что требует концентрации, но польза дела для проекта должна быть очевидна, или ее придется объяснить.

Связной

Коммуникабелен и умеет быть убедительным. По техническим задачам лучше работает в команде, чем один: легко объясняет коллегам, что и как делать, но не всегда может повторить это сам.

Что можно делегировать

Очень активный и всегда готов взять на себя ответственность. Можно доверить любую задачу, где нужна коммуникация, например, презентовать проект заказчику или договориться о переносе сроков.

Чтобы делегировать задачи, нужно следить за текущим уровнем загрузки сотрудников. Это можно делать, например, в MS Project. В этой статье рассказали, как планировать проект с помощью этого инструмента.

Так в MS Project выглядят перегруженные ресурсы.

Сначала кажется, что это несложно. Всего-то нужно объяснить, что и как делать, а потом проверить результат. На самом деле все не так просто. Вот о чем менеджер должен помнить, чтобы не рисковать проектом, но и не делать все самому.

Чтобы с задачей можно было работать, нужно понимать не только, что делать, но и зачем. Когда сформулировали цель, проверьте ее по методу SMART.

Согласно SMART, цель должна быть:

• конкретной: точно определять результат, который хотите достичь;
• измеримой: устанавливать критерии оценки, чтобы понимать, когда цель достигнута;
• достижимой: нужно учитывать все ресурсы и ограничения;
• значимой: быть выгодной для проекта;
• ограниченной по времени: нужно достичь результат за определенный срок.

Разберем на примере. Цель конкретная, когда понятно, что нужно сделать: например, провести декомпозицию задач.

Измеримая, когда есть параметры, на которые можно ориентироваться. В случае с декомпозицией это значит, что нужно каждую общую задачу разделить на три подробные. Например, создать главную страницу сайта — общая задача, она делится на конкретные: дизайн, верстку и разработку.

Чтобы цель стала достижимой, нужно предоставить исполнителю ресурсы для выполнения задачи, например, для декомпозиции — информацию о проекте и доступ к плану.

Цель должна приносить пользу. Если разделить общие блоки проекта на конкретные задачи, будет проще оценить нужное на него время.

И, наконец, цель должна быть ограничена по времени, значит, нужно установить сроки, предположим, провести декомпозицию задач за один день.

Вы по умолчанию должны разбираться в задаче, которую собираетесь делегировать. Потому что так вы всегда сможете оценить результат. А если поручите непонятную вам задачу, в нее все равно придется вникать, когда сотрудник придет с вопросами.

Расскажите, что хотите получить в результате. Например, вы просите дизайнера показать макет сайта клиенту. Задача сотрудника — поработать с возражениями: учесть замечания заказчика, но отстоять выбранную стилистику проекта. Как это сделать, думает сам дизайнер. Вы должны только уточнить, когда и какой ждете результат, как будете его проверять.

Когда объяснили задачу, уточните, правильно ли вас поняли. Вопроса, все ли ясно, здесь мало. Может получиться, что сотрудник понял задачу по-своему. Тогда все выяснится только на этапе проверки результата. Чтобы этого избежать, попросите описать, что конкретно понял сотрудник, или просто повторить то, что вы сказали.

Нет смысла передавать задачу сотруднику и продолжать нести за нее ответственность, боясь, что он не справится. Например, если вы — бывший программист, то можете переживать за задачи по разработке. Поэтому, когда их делегируете, постоянно мучаете сотрудника вопросами и мешаете ему работать.

Чтобы этого избежать, решите, какой ответственностью вы готовы делиться, а какой нет. От этого зависит, будете вы вмешиваться в работу сотрудника или дадите ему полную свободу. Доверять команде — это хорошо, но, например, если от выполнения задачи зависит успех всего проекта, то лучше перепроверить.

Если не уверены в результате или задача слишком сложная, разделите ее на части и установите контрольные точки, по которым будете проверять, что получается.

Сотрудники могут прийти к вам за помощью, если задача окажется слишком сложной. В таком случае дайте совет, но не берите все дело на себя.

Обратная связь нужна, чтобы команда знала: она двигается в правильном направлении. Но контролируйте критику, чтобы вас не начали бояться и утаивать от вас информацию. Помните, что имеете дело с творческими людьми. Прежде чем критиковать, публично хвалите работу, а ругать, наоборот, лучше наедине.

Если вы совсем не умеете общаться с творческой командой, прочитайте наши вредные советы, чтобы знать, как точно не надо делать.

Правильно делегировать полномочия важно не только для успеха проекта, но и для развития сотрудников. Команде приятно знать, что вы в нее верите и не сомневаетесь в ее способностях.

Мы разобрали, как делегировать задачи в digital. Но одного этого навыка мало, чтобы управлять проектом и развиваться как менеджер. Нужно уметь общаться с клиентами и командой, управлять временем, ориентироваться в методологиях и уметь их внедрять. Всему этому учат на курсе Skillbox. А пока учитесь, сможете использовать полученные навыки в работе.

Курс «Управление Digital-проектами»

Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.

• Живая обратная связь с преподавателями
• Неограниченный доступ к материалам курса
• Стажировка в компаниях-партнёрах
• Дипломный проект от реального заказчика
• Гарантия трудоустройства в компании-партнёры для выпускников, защитивших дипломные работы

Топ-5 советов как правильно делегировать — Work.ua

Вот и настал тот момент, когда вас повысили в должности, у вас теперь очень много разных задач.

Поначалу вы справлялись, но их становится все больше и все они для вас с высоким приоритетом, но сил не хватает. Настало время делегировать.

Делегирование обязанностей — это важный этап в развитии как сотрудника, так и компании. Оно позволяет руководителю выделить время на приоритетные задачи. Делегирование также полезно и тому, кому поручают новые задачи — ведь это отличный способ улучшить свои навыки и расширить в будущем полномочия. Work.ua расскажет пять правил, как правильно делегировать, чтобы не нарушить уже устоявшиеся процессы, а только принести пользу компании.

Делегируйте постепенно

Вы выбрали сотрудника, которому готовы отдать часть дел. Он ответственный и компетентный. Но все равно начинайте с небольших задач. Например, с разработки документации или работы только с одним заказчиком. Или пусть эта задача будет не очень срочной. Так коллеге будет проще вникнуть в новые процессы и без стресса начинать работать со все большими и большими объемами задач.

Отдавайте задачу полностью

Лучший мотиватор — это чувство ответственности за выполнение задачи. Конечно, если будет нужна помощь, ее стоит оказать, но не делайте работу за сотрудника, а объясните, как лучше выйти из ситуации. Дайте удочку, а не рыбу.

Если человек способен выполнить 70% задачи, значит, он сможет выполнить ее до конца.

Оговорите конечный результат

Четко опишите, что вы хотите, чтобы коллега сделал, какие результаты вы ожидаете. Если это для него новая сфера, то стоит объяснить и механизм выполнения. Лучше всего письменно зафиксировать ожидания и дедлайны, чтобы они не забылись и не перекрутились в голове. Плюс, если все будет прописано, то по завершению задачи будет ощущение выполненного дела и чувство радости, что все получилось хорошо.

Участвуйте в обсуждениях

Интересуйтесь, как идут дела, но не наседайте, чтобы не казалось, что вы не доверяете и хотите полностью контролировать процесс. Спрашивайте, нужен ли совет или просто надо обсудить какие-то детали, делитесь опытом. Если критикуете, то делайте это правильно. Вы же наверняка тоже были в похожей ситуации.

Не забывайте давать обратную связь, чтобы коллега мог проанализировать свою работу.

Заинтересованность со стороны начальника повышает стремление сотрудника выполнить работу хорошо. 

Делегируйте ответственность

Пусть подчиненный будет полностью ответственным за конечный результат и последствия, которые этот результат может повлечь за собой. Не вносите корректировки в процесс, когда он уже начался, не требуйте детальных отчетов и не контролируйте каждый шаг. Пусть сотрудник вырабатывает удобный ему алгоритм действий. Дайте право на ошибку, ведь все мы люди и как раз на ошибках и учимся.

Если вы переживаете, что у вас будет мало обязанностей и вас заменят, скорее отбросьте эти мысли. Во-первых, сначала вы будете заняты обучением помощника, во-вторых, освободившееся время вы будете тратить на более сложные и значимые задачи, за которые вас обязательно будут ценить еще больше.

---

Читайте также

---

---

Чтобы оставить комментарий, нужно войти.

Как эффективно делегировать работу и быть успешным лидером

Умение эффективно делегировать полномочия — это ключ к эффективному использованию себя и увеличению вашей ценности для вашей компании. Делегирование позволяет вам перейти от того, что вы можете делать лично, к тому, чем вы можете управлять.

Что означает делегат?

Глагол «делегировать» означает возложить ответственность за выполнение чего-либо, например, задачи или проекта, на другого человека.Делегирование общих трудоемких задач сотрудникам нижнего уровня или подрядчикам — обычная практика среди эффективных предпринимателей, владельцев бизнеса и менеджеров, поскольку это позволяет им сосредоточиться на более важных задачах, требующих их полного внимания.

Почему важно делегировать задачи?

Делегирование — один из самых важных и эффективных управленческих навыков. Без способности эффективно делегировать полномочия вы не сможете продвинуться в руководстве на более высокие ответственные должности.

Развивайте свои управленческие навыки

Научиться делегировать полномочия — это не только для максимизации вашей собственной продуктивности и ценности; это также касается максимальной производительности вашего персонала. Ваша задача как менеджера — получить максимальную отдачу от инвестиций компании в людей.

Средний человек сегодня работает на 50 процентов своей мощности. Обладая эффективными навыками управления и делегирования, вы можете задействовать неиспользованный 50-процентный потенциал для повышения производительности вашего персонала.

Бесплатный отчет: Раскройте свои таланты!

Ваша задача как менеджера — развивать людей. Делегирование — это средство, с помощью которого вы проявляете самое лучшее в людях, которые у вас есть.

Первый шаг в обучении делегированию — это продумать работу. Решите, что именно делать. Какого результата вы хотите?

Второй шаг в делегировании полномочий — установить стандарты производительности. Как вы будете проводить измерения, чтобы определить, была ли работа выполнена правильно или нет?

Третий шаг — определить график и крайний срок для завершения работы .

Эффективное управление на основе зрелости задачи

Соответствующая задаче зрелость ваших сотрудников — как долго они работают и насколько они компетентны — определяет ваш метод делегирования полномочий.

Низкая зрелость, соответствующая задаче, означает, что они новички и неопытны в работе. В этом случае используйте стиль делегирования директивы. Скажите людям, что именно вы хотите, чтобы они делали.

Средняя зрелость, соответствующая задаче, означает, что у сотрудников есть опыт работы; Они знают, что делают.В этом случае используйте эффективный метод делегирования управления по целям . Скажите людям конечный результат, которого вы хотите, а затем уйдите с их пути и позвольте им сделать это.

Высокая зрелость, соответствующая задаче, — это когда штатный сотрудник обладает полным опытом и компетентностью. Ваш метод делегирования в этом случае — простое взаимодействие.

Как делегировать правильные задачи нужным людям

Для эффективного управления и делегирования необходимо семь основных элементов:

1.Выберите подходящего человека . Выбор не того человека для ключевой задачи — главная причина неудач.

2. Соответствие требований работы способностям человека. Убедитесь, что человек, которому вы делегируете задачу, способен ее выполнить.

3. Эффективное делегирование полномочий нужному человеку. Это дает вам свободу делать более важные дела. Чем большему количеству важных задач вы можете научить и делегировать другим, тем больше времени у вас будет на то, что только вы можете сделать.

4. Делайте более мелкие задачи новым сотрудникам, чтобы укрепить их уверенность и компетентность.

5. Делегируйте всю работу. Стопроцентная ответственность за задачу — главный мотиватор производительности. Чем чаще вы распределяете обязанности между нужными людьми, тем более компетентными они становятся.

6. Делегируйте четкие результаты. Сделайте их измеримыми. Если вы не можете измерить это, вы не можете им управлять. Объясните, что нужно делать, как, по вашему мнению, это должно быть сделано, и в первую очередь, почему нужно выполнять эту работу.

7. Делегат с участием и обсуждением. Приглашайте вопросы и будьте открыты для предложений. Существует прямая зависимость между тем, сколько людей приглашают рассказать о работе, и насколько они ее понимают, принимают ее и становятся приверженными ей. Вам нужно делегировать полномочия таким образом, чтобы люди уходили с чувством: «Это моя работа; Я владею им. «

Делегируйте полномочия над ресурсами, которые потребуются персоналу для выполнения своих обязанностей. Четко укажите время, которое у них есть, деньги, которые они могут потратить, и людей, к которым они могут обратиться, чтобы помочь им в работе.

Практикуйте управление путем исключения при делегировании. Установите четкие цели, стандарты и сроки для делегированной задачи. Работа без дедлайна — это просто обсуждение. Затем попросите людей вернуться к вам, только если у них возникнут проблемы. Если они идут по графику и в рамках бюджета, им не нужно отчитываться. Вы можете предположить, что у них есть работа под контролем.

Ключ к росту ваших сотрудников — это научиться делегировать полномочия и развивать свои эффективные лидерские навыки. Когда вы научитесь эффективно делегировать полномочия с помощью нескольких сотрудников, вскоре у вас появится больше людей, которым вы будете делегировать свои полномочия, а также больше ответственности в результате вашего делегирования и навыков эффективного управления.

Все менеджеры с выдающимися управленческими навыками — отличные делегаты. Способность делегировать полномочия — одно из главных лидерских качеств великих лидеров. В духе старой школы люди говорили: «Если ты хочешь, чтобы работа была сделана правильно, ты должен делать это сам».

Однако с точки зрения новой школы правильное утверждение — : «Если вы хотите, чтобы работа была сделана правильно, вы должны научиться правильно ее делегировать, чтобы ее можно было выполнять в соответствии с надлежащим стандартом». @BrianTracy Твитнуть

Спасибо, что прочитали этот пост о том, как делегировать правильные задачи нужным людям.Если у вас есть другие советы о том, как развить эффективные управленческие навыки, чтобы привести вашу команду к успеху, не стесняйтесь комментировать и делиться ими ниже!

Если вы хотите узнать, как эффективно привести свой бизнес и команду к успеху, нажмите кнопку ниже, чтобы загрузить мою бесплатную анкету для руководителей. Откройте для себя свои сильные стороны и способы их использования для повышения успеха своей команды.

6 шагов к эффективному делегированию

Чтобы достичь всего, на что вы способны, и чтобы иметь возможность сконцентрироваться на тех немногих задачах, которые могут внести наибольший вклад в вашу жизнь и работу, вы должны стать отличным делегатом.Независимо от того, являетесь ли вы начальником или служащим, это универсальный ключ к успеху. . Вы должны постоянно искать способы передать на аутсорсинг, делегировать и побудить других делать то, что почасовая оплата вам меньше, чем вы хотите зарабатывать.

Есть несколько способов повысить эффективность делегирования полномочий и аутсорсинга или найма других людей для выполнения части вашей работы, чтобы вы могли выполнять те части своей работы, которые приносят наибольшую прибыль.

Когда следует делегировать задачи?

Для того, чтобы делегированные задачи были эффективными, вы должны сначала рассмотреть следующие вопросы:

1. Вместо тебя?

Задайте вопрос: «Кто может выполнять эту работу вместо вас?» Помните, вы должны делегировать все возможное, чтобы иметь достаточно времени для выполнения тех немногих вещей, которые наиболее важны.

2. Лучше чем ты?

Вы должны спросить: «Кто может выполнить эту работу лучше, чем я?» Одна из характеристик эффективных менеджеров и успешных лидеров заключается в том, что они умеют находить людей, которые превосходят их в конкретных задачах.Вам следует постоянно искать людей, которые могут выполнять определенные части вашей работы лучше, чем вы.

3. По более низкой цене?

Оцените работу и спросите: «Кто может выполнить эту работу с меньшими затратами, чем я?» Многие компании и частные лица обнаруживают, что они могут передать большую часть своей деятельности на аутсорсинг компаниям, специализирующимся в этой области. Компании, которые специализируются на определенной функции, обычно могут выполнять эту работу дешевле и быстрее, чем компания, которая выполняет эту работу в рамках своей другой деятельности.

4. Можно ли его устранить?

Спросите себя и других: «Можно ли полностью исключить эту деятельность?» Что было бы, если бы работа вообще не была сделана? Многие рутинные задачи и действия в компании или бизнесе можно довольно легко устранить без потери производительности и значительного увеличения неэффективности.

Поразительно, сколько видов деятельности в бизнесе и личной жизни можно довольно легко полностью прекратить без потерь и неудобств для кого-либо.Искоренение этих возможностей для повышения эффективности может резко увеличить продажи и прибыльность организации или отдела.

Следуйте этим шести шагам, чтобы эффективно делегировать задачи

Чтобы эффективно делегировать свою работу с другими, вы можете предпринять шесть шагов. Если вы пренебрегаете одним из этих шагов, вы рискуете получить недопонимание, недопонимание, деморализацию и низкую производительность.

1. Подбирайте человека к работе

Подберите человека к работе. Одна из величайших расточительниц времени в мире работы — делегировать задачу не тому человеку. Часто задача делегируется человеку, который не способен выполнить ее должным образом или выполнить ее в срок.

Единственный точный прогноз будущих результатов — прошлые результаты. Правило состоит в том, что вы никогда не поручаете важную задачу человеку, который в прошлом не выполнял ее удовлетворительно.Несправедливо ожидать, что человек, который не выполнял работу раньше, будет работать на достаточном уровне качества, когда ему впервые поручают эту работу.

2. Согласовать, что делать

После того, как вы выбрали подходящего человека для работы, не торопитесь, обсудите работу с этим человеком и договоритесь о том, что нужно делать. Чем больше времени вы уделите обсуждению и согласованию конечного результата или цели и достижению абсолютной ясности, тем быстрее будет выполнено задание, когда человек приступит к нему.

3. Объясните, как следует выполнять работу

Объясните человеку ваш предпочтительный подход или метод работы. Объясните, каким вы хотели бы видеть выполненную работу и как вы или кто-то другой успешно ее выполняли в прошлом.

4. Пусть он вернет его

Попросите человека передать вам ваши инструкции его или ее собственными словами. Попросите его или ее объяснить вам то, что вы только что объяснили и о чем договорились.Это единственный способ убедиться, что другой человек действительно понимает работу или задание, которое ему было поручено выполнить.

5. Установите крайний срок

Установите крайний срок и график выполнения задачи. В то же время организуйте регулярную отчетность и периодические проверки. Предложите обратную связь и вопросы, если есть какие-либо задержки или проблемы.

6. Управление исключениями

По возможности управляйте исключениями. Управление по исключениям — это мощный инструмент управления временем, который можно использовать для более эффективной работы с другими людьми.

Если работа выполняется по графику и по графику, управление в порядке исключения означает, что этому человеку не нужно отчитываться перед вами. Если вы не получите от него известий, можете предположить, что все идет хорошо. Сотрудник должен сообщать вам только тогда, когда возникает исключение и есть проблема с выполнением работы вовремя с согласованным уровнем качества.

---

Общая цитата

«Предыдущая запись
Освоение навыков тайм-менеджмента и организационных навыков для повышения производительности Следующее сообщение »
6 препятствий для творческого мышления и способы их преодоления: развивайте навыки решения проблем для успеха в бизнесе

О Брайане Трейси — Брайан сегодня признан лучшим специалистом в области обучения продажам и личным успехом в мире. Он является автором более 60 книг и выпустил более 500 аудио и видео обучающих программ по продажам, менеджменту, успеху в бизнесе и личностному развитию, включая всемирный бестселлер «Психология достижения». Цель Брайана — помочь вам достичь личных и деловых целей быстрее и проще, чем вы могли себе представить. Вы можете подписаться на него в Google+, Twitter, Facebook, Pinterest, Linkedin и Youtube.

7 стратегий для лучшего делегирования полномочий и достижения большего результата

Независимо от того, являетесь ли вы руководителем группы, предпринимателем или занимаете аналогичную руководящую должность, делегирование будет важным ключом к максимальной производительности и сохранению рассудка в сжатые сроки или большие рабочие нагрузки.Проблема в том, что многие предприниматели и лидеры не знают, как эффективно делегировать полномочия, или не хотят этого делать, если в этом нет крайней необходимости.

Делегирование задач — это навык, который, как и любой другой навык, можно со временем изучить и улучшить. Примените эти семь стратегий делегирования на практике и наблюдайте, как растет эффективность вашей организации:

1. Научитесь отпускать. Самая большая проблема, с которой сталкивается большинство новых начальников и лидеров, — это неспособность отказаться от своей работы.Иногда они чувствуют себя настолько преданными своему делу, что отказываются позволять другим людям помогать. В других случаях они опасаются, что никто другой не обладает навыками или способностями, необходимыми для эффективного выполнения работы.

Как бы то ни было, ваша первоочередная задача — научиться отпускать. Начните с малого, делегируя только самые мелкие задачи, и постепенно продвигайтесь вверх. Узнайте больше о своей команде и повысьте доверие между вами и вашими коллегами. Делайте маленькие шаги и знайте, что в конце концов вам придется отказаться от своей работы, если вы хотите, чтобы ваша команда была успешной.

2. Установите твердую систему приоритетов. В рамках процесса отпускания начните разработку системы приоритетов для задач. Конечно, эта система будет варьироваться в зависимости от вашего опыта, вашей отрасли и типов задач, с которыми вы обычно справляетесь, но создайте по крайней мере четыре категории в зависимости от степени усилий, требуемых для выполнения задачи, и уровня навыков. Категория с наивысшей квалификацией должна содержать задачи, которые вы держите на своей тарелке, в то время как категории с более низкой квалификацией могут быть назначены другим.Степень усилий должна подсказать вам, какие задачи более важны для делегирования — например, поручение кому-либо ответственности за задачу, требующую больших усилий и низкой квалификации, сэкономит вам много времени.

Создание твердой системы приоритетов поможет вам понять характер ваших задач и эффективно делегировать их.

3. Используйте сильные стороны своих рабочих. Как лидер, вы должны научиться тонкостям своих товарищей по команде. Вы должны знать сильные и слабые стороны каждого человека, включая его или ее текущий и потенциальный диапазон навыков. При делегировании взгляните на свою команду и назначьте задачи тому, кто обладает наибольшим количеством соответствующих навыков для этой задачи. Это кажется очевидным выбором, но слишком много руководителей делегируют полномочия тому, у кого самая легкая рабочая нагрузка или это наиболее удобно.

Также важно быть последовательным. Например, делегирование задач одного и того же типа одному и тому же человеку в конечном итоге повысит его способности к этим задачам.

4. Всегда прилагайте инструкции. Даже если процесс задачи кажется вам очевидным, обязательно включайте инструкции в каждую задачу, которую вы делегируете.Если у вас есть особые предпочтения относительно того, как будет выполняться задание, укажите эту информацию. Если у вас есть строгие сроки или этапы, которые нужно выполнить, четко обозначьте их.

Добавление подробностей и простых инструкций с самого начала позволит избежать большинства пробелов в общении и позволит эффективно выполнять ваши задачи. Это проактивная стратегия, которую оценят и вы, и ваши сотрудники.

5. Не бойтесь обучать новым навыкам. Отсутствие в вашей команде человека, способного выполнить определенную задачу из вашего списка дел, не означает, что работа не может быть делегирована.Большинству навыков можно научиться — некоторым легче, чем другим, — поэтому не бойтесь преподавать в рамках процесса делегирования.

Хотя выполнение ваших первых нескольких задач займет больше времени, чем сэкономит вам (так как вам нужно обучить выбранного сотрудника), считайте это инвестицией. Передав эти навыки, вы откроете дверь к тому, чтобы в будущем поручать этому человеку все похожие задачи, что в конечном итоге сэкономит больше времени, чем вы потратили на обучение.

6. Доверяй, но проверяй. После того, как задача делегирована, доверьте своему товарищу по команде выполнение ее на своих условиях. Это позволит человеку взяться за работу так, как он считает нужным. Однако не бойтесь время от времени вмешиваться и проверять, выполняется ли задача по плану. Например, если неделю назад вы выполнили задание, которое должно быть завтра, поверьте, что ваш сотрудник в курсе всех дел, но отправьте быстрое письмо с подтверждением, чтобы убедиться, что этот человек не наткнулся на какие-либо препятствия.

Это способствует укреплению доверия и уважения в вашей команде и помогает предотвратить перерывы в общении или взаимопонимании.

7. Используйте петли обратной связи, чтобы улучшить дальнейшее делегирование. Обратная связь — самая важная часть процесса делегирования, и она работает в обоих направлениях. Если ваши сотрудники хорошо справились с поставленной вами задачей, сообщите им об этом, публично поблагодарив их и искренне похвалив их. Если они потерпели неудачу, не бойтесь дать им конструктивную критику.

С другой стороны, предложите своим сотрудникам поделиться своими мыслями о том, как вы делегируете полномочия — это важный шанс для вас определить, предоставляете ли вы достаточно информации или назначаете ли нужные задачи нужным. люди.

Делегирование не всегда легко, и процесс не всегда однозначен, но чем раньше вы начнете, тем быстрее вы разовьете опыт, чтобы делать это эффективно. Поймите, что процесс никогда не будет идеальным, но учитесь на собственном опыте и постоянно вносите коррективы для улучшения.

Мнения, выраженные здесь обозревателями Inc.com, являются их собственными, а не мнениями Inc.com.

Как начать эффективное делегирование задач (Пошаговое руководство)

Если вы чувствуете, что у вас недостаточно времени, чтобы делать все, что вы хотите, возможно, пришло время проверить свои навыки управления временем.

Никто не рожден для того, чтобы хорошо управлять своим временем, так что ничего страшного, если вы думаете, что у вас это плохо получается. Но каждый может научиться повышать свою продуктивность и добиваться большего!

Вот 50 способов повысить продуктивность и увеличить продолжительность рабочего дня.

1. Установите таймер

Оцените время, необходимое вам для решения различных задач, и установите таймер для каждой из ваших задач. Как вы это сделаете, зависит от вас, есть много разных способов. Есть техника Помидора, когда вы сосредотачиваетесь на задаче в течение 25 минут, а затем делаете пятиминутный перерыв.

Если у вас есть задача, которая займет намного больше времени, вы можете рассмотреть одно из множества приложений на основе таймера. На ум приходит Clockify. Его используют как фрилансеры, так и предприниматели, однако это хороший способ установить таймер. Он предоставляет отчеты, и вы также можете выступать в роли менеджера проекта. Лучше всего то, что это бесплатно.

2. Устранение всех отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы включают телефон, уведомления по электронной почте и открытие нескольких веб-браузеров на рабочем столе.Так же, как важно быть организованным офлайн, важно также организовать работу онлайн. Это бесплатное руководство «Избавься от отвлекающих факторов и найди свой фокус» — хороший помощник. Из этого руководства вы узнаете, как избавиться от отвлекающих факторов и повысить продуктивность. Возьмите бесплатный путеводитель здесь.

Вы также можете узнать больше о том, как избавиться от всех отвлекающих факторов, в этом руководстве: Как сфокусировать и максимизировать свою продуктивность (Полное руководство)

3. Слушайте музыку, которая повышает производительность

Следует избегать отвлекающих факторов, но иногда немного музыки в фоновом режиме поможет вам сосредоточиться.

Конечно, это не обязательно должна быть тяжелая рок-музыка, но немного Бетховена может вам помочь.

Вот полное руководство, которое поможет вам выбрать правильную музыку для повышения продуктивности: Как максимизировать вашу продуктивность с помощью музыки: Полное руководство

4. Найдите смысл в том, что вы делаете (и любите то, что вы делаете)

Наслаждайтесь тем, что вы делаете do — лучший способ повысить вашу продуктивность.

Если вы еще не уверены, что вам нравится делать, не волнуйтесь. У Льва Бабауты есть несколько уникальных способов помочь вам: Как найти свою страсть

5.

Расставьте приоритеты для ваших задач заранее.

Перечислив задачи в порядке важности, вы можете быть уверены, что выполнили все свои самые важные задачи в течение дня.

Изучите уникальную технику, позволяющую расставить приоритеты за 10 минут и работать в 10 раз быстрее.

6. Объедините похожие задачи в один пакет.

Такие задачи, как написание блога, телефонные звонки, электронная почта и поручения, можно сгруппировать в один пакет. Вы сэкономите время, выполняя похожие задачи за одно занятие. Один из способов помочь вам в организации всего этого — приложение Todoist.Это простой и легкий способ распланировать свой день, установить напоминания и сгруппировать все свои самые важные задачи в удобном месте.

7. Выполняйте свои самые ужасные задачи в первую очередь с утра.

Какое бы действие вы ни боялись больше всего, вам, вероятно, нужно выполнить первое дело утром.

Многие люди склонны проверять электронную почту утром, потому что после проверки списка писем они чувствуют себя удовлетворенными. Но это всего лишь иллюзия того, что мы достигли большего.

Выполнение простых задач, таких как проверка электронной почты в первую очередь утром, плохо для вас. Вместо этого выполняйте сложные задачи, потому что утром у вас будет больше энергии для их выполнения!

8. Вознаграждайте себя за выполнение большого задания

Чтобы сохранять мотивацию в том, что вы делаете, время от времени награждайте себя.

Следите за своими маленькими победами и вехами и празднуйте их. Так что всякий раз, когда вы боретесь за свой прогресс, вы видите, как далеко вы продвинулись!

Узнайте больше об этом двухэтапном подходе к самомотивации: отслеживайте небольшие победы и вознаграждайте себя.

9. Не выполняйте многозадачность

Исследования показали, что многозадачность непродуктивна. Если вы думаете, что можете выполнять несколько задач одновременно, подумайте еще раз.

Для оптимальной производительности сосредотачивайтесь на чем-то одном.

10.

Отойдите от компьютера

Интернет стал одним из отвлекающих факторов номер один. Чтобы повысить свою продуктивность, старайтесь как можно больше выполнять свою работу в автономном режиме.

Я делаю это часто, когда пытаюсь придумывать новые идеи и считаю очень полезным просто отключиться от сети.

11. Используйте инструменты для фокусировки

Используйте приложения и технологии, которые помогут вам избавиться от отвлекающих факторов.

Вот 18 лучших приложений и инструментов для управления временем, которые помогут вам сосредоточиться. Таким образом, вы не будете отвлекаться на Интернет, электронную почту или мгновенные сообщения.

Кроме того, присоединяйтесь к бесплатному уроку Fast-Track — Преодоление отвлекающих факторов , и вы узнаете один простой метод работы, даже если вас окружают отвлекающие факторы. Присоединяйтесь к бесплатному сеансу прямо сейчас!

12. Просто начните

Часто запуск — самая сложная часть. Люди склонны ждать идеального момента, чтобы начать работу в идеальном состоянии. Но идеального состояния не бывает.

Как только вы начнете, вы быстро войдете в ритм, который может длиться часами.

13. Определите свое продуктивное время

У каждого есть определенное время дня, когда он более продуктивен, чем другие. Для меня это утро.

Узнайте, когда у вас самое лучшее время для продуктивности, и соответствующим образом оптимизируйте свой рабочий график.

14.Всегда держите под рукой блокнот и ручку

Таким образом, вы можете записывать свои мысли, задачи и идеи в любое время. Главное — выбросить все из головы на бумагу. Ваше подсознание не будет напоминать вам об этом каждую секунду. Еще одно соображение — приобрести приложение Evernote. Это не только экономит ваши чернила и бумагу, Evernote — удобное место, где вы можете записывать заметки и мысли, а затем делиться ими с командой. В определенных обстоятельствах это может оказаться полезным, если вы относитесь к тому типу людей, у которых есть много идей, которыми вы хотите поделиться.

15. Напишите блог, чтобы вести хронику своего личного развития и достижений

Блог держит вас подотчетным и постоянно работает над самосовершенствованием и личностным ростом.

Когда вы записываете все свои небольшие достижения, у вас также появляется больше мотивации двигаться вперед.

И знаете что, именно так я и запустил Lifehack! В запуске Lifehack мне также помог WordPress, который позволяет людям бесплатно создавать веб-сайты. WordPress значительно упростил процесс создания сайта до такой степени, что практически любой может создать сайт сейчас.

16. Записывайте список дел на каждый день

Мне нравится планировать свой день накануне вечером. Таким образом, я могу приступить к своим самым важным делам, как только проснусь. Full Life Planner — отличный инструмент, который поможет вам организовать свои дни и выполнить важные дела. Ознакомьтесь с планировщиком здесь и начните легко планировать свой день вперед!

Убедитесь, что вы не допускаете ни одной из этих распространенных ошибок при составлении списка дел!

17.

Напишите свои самые важные задачи и дела в календаре.

Ключ к правильному управлению временем — это знать, где быть и чем заниматься в любой момент времени. Эффективное управление календарем идет рука об руку с хорошим управлением списком задач.

Узнайте здесь Как использовать календарь для создания времени и пространства .

18. Постоянно размышляйте о своей продуктивности

В течение дня постоянно спрашивайте себя:

«Насколько я могу сейчас использовать свое время наилучшим образом?»

Этот простой вопрос может значительно повысить вашу производительность.

19. Вставайте рано раньше всех

Я знаю, что некоторым может быть трудно проснуться рано утром, но ничто не сравнится с тихим домом!

Вот как начать день в 5:00 утра и несколько простых вещей, которые делают люди, вставшие рано утром, чтобы облегчить раннее пробуждение.

20. Высыпайтесь много

Когда вы работаете в сети, сон может превратиться в долгую потерю памяти. Однако важно много спать, чтобы ваше рабочее время было максимально продуктивным.

Попробуйте этот ночной распорядок дня, который я настоятельно рекомендую для продуктивности: The Ultimate Night Routine Guide: Sleep Better and Wake Up Productive

21. Exercise

Исследования показали, что полуденные упражнения повышают продуктивность и моральный дух на рабочем месте.

Совершите короткую прогулку во время обеда или сделайте простую растяжку во время перерыва, чтобы максимизировать свою продуктивность.

Вот несколько рекомендаций по упражнениям:

22. Аутсорсинг как можно больше

Если вы хотите достичь большего за меньшее время, научитесь делегировать или отдавать работу на аутсорсинг.Вот лишь несколько компаний, которые помогут вам передать ваши повседневные задачи на аутсорсинг:

Кроме того, прочтите это руководство, чтобы узнать, как эффективно делегировать полномочия: Как делегировать работу (Полное руководство для успешных лидеров)

23.

Установите немного увлекательного Цели

Без достойных целей у вас никогда не будет мотивации добиваться результатов.

Ставьте перед собой сложные и достижимые цели. Лучшая структура для постановки целей — это УМНАЯ цель. Тем не менее, есть и другие инструменты, которые также могут вам помочь.Например, Руководство для мечтателей по достижению цели — отличное руководство, которое поможет вам эффективно ставить цели и достигать их. Возьмите бесплатное руководство и узнайте, как достичь своих целей в этом году!

24. Расскажите другим о своих целях

Когда вы расскажете другим о своих целях, вы сразу же понесете ответственность.

25. Слушайте подкасты

Слушайте образовательные подкасты или аудиокниги, когда едете на работу, убираетесь в доме, занимаетесь спортом или готовите ужин.

Аудиообучение может добавить часы к вашему дню. Не говоря уже о том, что ваш череп обязательно вам за это спасибо.

Несколько рекомендаций для вас: 11 подкастов, которые вдохновят вас

26.

Прочтите бестселлер Дэвида Аллена « Getting Things Done»

Это одна из самых важных книг по продуктивности, которые вы когда-либо читали. Прочтите его, примените советы в своей повседневной жизни и добивайтесь большего.

Вот и другие замечательные книги о производительности: 35 книг о производительности и организационных навыках для эффективной жизни

27.Научитесь быстро читать

Когда вы научитесь читать быстрее, вы будете читать и узнавать больше! Ознакомьтесь с этими 10 способами увеличить скорость чтения.

Вы также можете использовать приложение OutRead, чтобы ускорить чтение!

28. Учитесь пропускать при чтении

Когда вы читаете книгу, просто прочтите те части, которые вам нужны, и пропустите остальные. Но читать нужно с определенной целью.

Узнайте, как заставить это работать, здесь: Как читать в 10 раз быстрее и удерживать больше

29.Сосредоточьтесь на деятельности, ориентированной на результат

Закон Парето (также известный как правило 80 20) гласит, что 80% результатов являются результатом 20% вложений. Это означает, что 20% наших действий приводят к 80% результатов.

Мы должны найти те 20%, которые создают 80% наших желаемых результатов, и сосредоточиться исключительно на этих действиях.

30. Сделайте перерыв

Вы не всегда можете работать с оптимальной производительностью. Вместо этого вам следует стремиться к работе короткими очередями в наиболее продуктивное время.

31. Начните график полифазного сна

Что такое полифазный сон?

Полифазный сон — это спецификация режима сна, предназначенная для сокращения времени сна до 2-5 часов в день. Это достигается за счет того, что сон состоит из коротких (около 20-45 минут) дремоты в течение дня. Это позволяет проводить больше часов бодрствования при относительно высокой бдительности.

Хотя вы можете узнать об этом больше здесь, вам также рекомендуется немного вздремнуть в течение дня, чтобы зарядиться энергией.

32. Научитесь говорить «нет».

Мы не можем делать все, поэтому мы должны научиться говорить «нет», чтобы сохранить рассудок.

Научитесь тонкому искусству говорить «нет» у Лео Бабауты.

33. Сядьте на информационную диету

Большая часть мира живет за счет информационной перегрузки. Мы должны избавиться от бездумного серфинга в Интернете.

Прекратите читать три разные газеты в день и проверять свои RSS-каналы по несколько раз в день. Иначе ничего не добьешься.

Главное — ограничиться только информацией, с которой можно немедленно принять меры. Вот несколько простых советов, которые вы можете попробовать: 10 простых приемов повышения производительности для управления перегруженной информацией

34. Организуйте свой офис

Груды бумаги вокруг вашего стола могут стать огромным препятствием для вашей производительности. Оптимизируйте свое время, организуя свой офис, настраивая систему и избавляясь от хлама.

Ознакомьтесь с этими 21 советом по организации вашего офиса и достижением большего, а также 20 простыми идеями по организации домашнего офиса для повышения вашей производительности.

35. Найдите наставника

Моделируя тех, кто уже добился успеха, вы сэкономите много времени и энергии.

Трудно найти хорошего наставника, поэтому вот руководство, которое поможет вам: что искать в наставнике

36. Изучите быстрые клавиши

С помощью технологий вы можете удвоить эффективность своей работы. Более того, вы изучите все сочетания клавиш при использовании технологий, например сочетания клавиш.

Используя сочетание клавиш, вы получаете 64 часа каждый год!

Не знаете, какие ярлыки для обучения? Ознакомьтесь с этими 22 хитростями, которые могут превратить любого в клавишного ниндзя.

Помимо изучения сочетаний клавиш, вы также можете создавать сочетания клавиш с помощью AutoHotKey.

37. Повысьте скорость набора текста, чтобы сэкономить время

Знаете ли вы, что можно сэкономить 21 день в году, просто печатая быстро?

Вам не обязательно проходить серьезные курсы, чтобы печатать быстрее, попробуйте эти онлайн-игры с набором текста:

38.

Работайте из дома и избегайте ежедневных поездок на работу

Если ваша работа гибкая, подумайте о работе из дома. Это сэкономит вам время на дорогу, и вы почувствуете себя более энергичным в течение дня, сэкономив время на долгую поездку.

Ознакомьтесь с этими советами, которые помогут вам оставаться продуктивными при работе из дома:

Как работать из дома и оставаться Сверхпродуктивным

39. Избавьтесь от траты времени

Распространенные траты времени включают Instant Messenger, видеоигры, Flickr, проверку вашей статистики 10 раз в день, телевидение и посторонний серфинг в Интернете.

Не полагайтесь на свою силу воли, воспользуйтесь некоторыми из этих полезных инструментов, которые помогут вам сосредоточиться: 10 онлайн-приложений для лучшей концентрации

40.Планируйте питание заранее

Распланируйте все приемы пищи на неделю вперед и соответственно составьте список покупок. Это позволяет вам сосредоточиться на самом необходимом — экономя ваше время и деньги. Вы также можете сэкономить еще больше времени с помощью широкого спектра приложений. Одно приложение, которое я считаю полезным, — это Mealime. Это приложение, которое предлагает вам широкий выбор рецептов, а также удобное место для вашего списка покупок.

Учитывая тот факт, что это приложение установлено более 4 миллионов пользователей, это говорит о том, что существует хороший выбор планов питания, которым вы можете следовать, и что приложение удобно в использовании.

41. Готовьте еду навалом

Когда вы готовите еду навалом, у вас будет много остатков. Так вам не придется готовить каждый день.

Узнайте больше о том, как готовить в больших количествах: Готовка раз в месяц: взлом производительности или переоценка времени — отстой?

42. Защитите себя от ненужного телефонного разговора с помощью идентификатора вызывающего абонента

Минуты, которые вы тратите на ответ на ненужные телефонные звонки, тратятся впустую. Вы можете предотвратить это.

Ознакомьтесь с этим подробным руководством, как справиться с ненужными телефонными звонками: «Как избавиться от ненужных вещей, отягощающих ваш день» — звонки по мобильному телефону

43.Возьмите более короткий душ

Это может показаться глупым, но на самом деле это то, с чем я борюсь. Я провожу в душе до 30 минут. Подумайте о времени, которое я мог бы сэкономить, просто немного ускорившись.

44. Сохраните поездки в банк, взяв прямой депозит

Многие работодатели теперь предлагают прямой депозит. Если у вас есть, то обязательно воспользуйтесь им и избавьте себя от множества поездок в банк.

45. Автоматическая оплата счетов

Сколько раз вы беспокоились о том, пропустили ли вы срок оплаты счетов?

Автоматическая оплата счетов сэкономит ваше время, избавит от штрафов за просрочку платежа и повышения процентных ставок.

46. Интернет-магазин

По возможности избегайте походов в магазин. Делая покупки в Интернете, вы можете больше сосредоточиться на том, что покупаете.

47. Ускорьте свой Интернет с помощью широкополосного подключения

Многие люди знают о медленной скорости Интернета, но ничего не делают с этим. Фактически, это средство экономии времени в Интернете номер один!

Если вам необходимо использовать коммутируемое соединение, вы можете использовать ускорители, такие как Propel и SlipStream, чтобы удвоить или даже утроить вашу скорость.

48. Поддерживайте скорость своего компьютера

Если вы пользователь Windows, используйте функцию гибернации Windows, чтобы избежать замедления при выходе и перезапуске Windows.

Или, может быть, подумайте о переходе на Mac, так как у перехода на Mac с ПК есть множество преимуществ, о которых вы, вероятно, не знали.

49. Выключите телевизор

Средний американец смотрит телевизор более 4 часов в день. За 65 лет жизни это 9 лет, приклеенных к трубке.

Для улучшения здоровья и продуктивности выключите телевизор.Вот еще 11 причин, чтобы посоветовать вам перестать так часто смотреть телевизор.

Выключите телевизор, и вы обязательно получите от жизни больше.

50. Используйте Tivo или DVR

Это может помочь вам сократить часовой телешоу до 40 минут. Вы можете сэкономить время, не упуская при этом веселья.

Итак, вот окончательный список приемов, которые вам следует изучить для повышения производительности. Выберите техники, которые работают для вас, и сделайте их своей повседневной привычкой. Со временем вы станете намного продуктивнее.

Дополнительные советы по тайм-менеджменту

Изображение предоставлено Pexels через pexels.com

менеджеров должны эффективно делегировать полномочия для развития сотрудников.

менеджеры должны выполнять некоторые задачи, но их основная задача — убедиться, что другие выполняют то, что им поручено, для выполнения миссии и целей организации. Эффективные менеджеры знают, какие обязанности делегировать, чтобы дать себе время на планирование, сотрудничество с другими в организации и наблюдение за производительностью своих сотрудников, обеспечивая им адекватную обратную связь и возможности для развития.

Часто менеджеры думают, что они делегируют полномочия, когда назначают задачи сотрудникам. Иногда это просто сбрасывание на людей. Настоящее делегирование возлагает ответственность за результаты наряду с полномочиями делать то, что необходимо для достижения желаемых результатов.

Почему в большинстве организаций это делается плохо? Основным фактором является неспособность организаций гарантировать, что руководители и менеджеры знают, как эффективно делегировать полномочия. Многие менеджеры никогда не проходили обучение делегированию.

Среди других причин, по которым руководители не делегируют столько полномочий, сколько они могли бы, можно назвать:

• Убеждение, что сотрудники не могут выполнять работу так же хорошо, как руководитель.
• Убеждение, что на выполнение работы уходит меньше времени, чем на делегирование ответственности.
• Недоверие к мотивации сотрудников и приверженности качеству.
• Необходимость сделать себя незаменимым.
• Удовольствие от выполнения работы самому.
• Вина, связанная с тем, что вы больше работаете с перегруженным персоналом.

Некоторые причины отказа от делегирования законны. Например, если организация недоукомплектована персоналом или у менеджеров нет подчиненных, очевидно, что очень сложно делегировать обязанности. Однако большинство таких аргументов не выдерживает рационального анализа. Менеджерам необходимо делегировать полномочия, потому что они не должны выполнять всю работу самостоятельно. Им необходимо обсудить цели с другими менеджерами; план возможных изменений экономических условий, факторов конкуренции и тому подобное; и общаться с другими менеджерами о том, как улучшить операции и разработать новые стратегии.Кроме того, менеджеры должны уделять время собственному развитию посредством обучения и не отставать от технологий и других инноваций, относящихся к их отрасли и их организации.

Менеджеры несут ответственность за развитие своих сотрудников, чтобы они были хорошо обучены, за определение будущих лидеров и за подготовку своего преемника, когда они продвигаются по службе или переходят в другие организации. Делегирование ответственности — это убедительное заявление сотрудникам о том, насколько им доверяют, насколько компетентными и ценными они считаются для компании.

Дюжина делегата: контрольный список для подготовки

1. Сохраняйте позицию делегирования. Часто задавайте себе вопрос: «Кто еще мог это сделать?» Ставьте под сомнение каждую задачу, особенно ту, которую вы выполняли годами.
2. Определите желаемый результат. Спросите: «Какого результата я хочу достичь?» Научитесь распределять ответственность за достижение результатов, а не разгружать задачи.
3. Выберите человека. Выбирая, кому что-то делегировать, учитывайте несколько критериев.Некоторые моменты, которые следует учитывать: у кого есть опыт и навыки? (Будьте осторожны, чтобы не перегрузить этого человека.) Кому нужно научиться справляться с этой ответственностью? У кого есть время взять на себя эту ответственность? Кому нужна такая возможность?
4. Получите мнение других. Спросите идеи о том, что изменить, кого привлечь и как определить результаты. Проконсультируйтесь со своей командой, другими менеджерами, которые взаимодействуют с командой, своим начальником и клиентами.
   
5. Назначьте ответственность и определите временные факторы.Какой крайний срок? Когда вам нужны отчеты о проделанной работе?
   
6. Обеспечьте обучение и руководство. Требуется ли этому человеку обучение перед тем, как взять на себя эту ответственность? Какое руководство им понадобится для достижения успеха? Не забудьте дать им свободу для независимого мышления.
   
7. Определите уровень полномочий. Какая мощность им понадобится? Какая сила? Кому еще нужно знать, что этот человек имеет право действовать? Обязательно сообщите об этом, чтобы заверить сотрудника в сотрудничестве.
   
8. Согласитесь с процессом контроля. Какие виды контроля необходимы? Как можно почувствовать контроль и при этом дать сотрудникам возможность действовать независимо?
   
9. Отслеживайте прогресс. Обращайте внимание и сохраняйте контроль над ситуацией. Менеджеры по-прежнему несут ответственность за успех или неудачу этого человека и за достижение желаемых результатов.
   
10. Оставьте отзыв. Оставайтесь на связи, давая положительное подкрепление и тренируя, когда это необходимо.
    
11. Определите извлеченные уроки.Чему научился сотрудник? Что ты узнал? Часто лицо, на которое возложена новая ответственность, будет находить более эффективные способы выполнения задач, и такие улучшения необходимо идентифицировать, задокументировать и распространять.
    
12. Оцените производительность. Дайте человеку полезный отзыв. Что они сделали хорошо? Где их можно улучшить? Как можно улучшить результаты? Как менеджер может лучше помочь им добиться успеха?
    

Коммуникационное делегирование

После того, как менеджеры подготовятся к делегированию определенных обязанностей, следующим шагом будет общение с человеком или лицом, выбранным для выполнения вновь возложенной ответственности.Ниже приводится четырехэтапный процесс коммуникации, который может помочь обеспечить успешное делегирование.

Встречайтесь лицом к лицу без цейтнота. Это очень важное общение, и личное общение — это подход, который, скорее всего, даст понять, что это обсуждение важно. Примите меры, чтобы вас не отвлекали. Объясните, почему человек был выбран для выполнения задания и каких результатов необходимо достичь. Помните, что вы возлагаете ответственность за достижение результатов, а не только за выполнение задач.Поощряйте другого задавать вопросы. Это должен быть диалог, а не монолог. Обязательно договоритесь о сроках и процессе контроля к концу обсуждения.

Подтвердите понимание и приверженность сотрудников. Это обычная ошибка в обсуждениях делегирования. Для менеджеров очень важно подтвердить, что те, кому они делегировали ответственность, поняли то, что им нужно знать; попросите их повторить сказанное. Спрашивая: «Вы понимаете?» почти всегда вызывает ответы «да» или «я так думаю», даже если сотрудник полностью сбит с толку.Однако не воспринимайте их как тестирование. Вместо этого скажите: «Я хочу быть уверенным, что передал то, что намеревался сообщить. Не могли бы вы рассказать мне, что вы уже слышали? Это говорит о том, что вы хотите быть уверенными в том, что общались, не предлагая ничего плохого в отношении слушателей.

Определите уровень полномочий сотрудника. Какая сила понадобится человеку для достижения результатов? Сообщите всем, кому еще нужно знать, что вы делегировали эту ответственность, чтобы обеспечить их сотрудничество с сотрудником.

Последующие действия и, при необходимости, обучение и рекомендации. Не бросай человека. Вы делегируете, а не отказываетесь от престола. Будьте готовы задать вопросы и помочь преодолеть сопротивление других. Но помните, что нельзя оглядываться через плечи тех, кому вы делегировали ответственность. Вместо этого предоставьте обратную связь, чтобы закрепить то, что было сделано хорошо, и помочь им учиться, когда они совершают ошибки или сталкиваются с проблемами, требующими обучения. Отметьте календарь для дат контрольных точек и обновлений о прогрессе.

Сэм Р. Ллойд — президент обучающей компании SuccessSystems, Inc. и автор книги Accountability: Managing for Maximum Results (Course Technology (Thomson, 2002).

Адаптировано с разрешения SuccessSystems, Inc. © 2012. SuccessSystems, Inc. Все права защищены

23 совета по эффективному делегированию работы

автор Дункан Мугуку

В этой статье приводятся пошаговые советы по правильному делегированию задач.Менеджеры, которые научились эффективно делегировать работу, должны пожинать плоды в виде повышения своей продуктивности, производительности и морального духа сотрудников.

При эффективном использовании делегирование не только помогает руководителю выполнять свои обязанности, но и предоставляет возможности для развития сотрудников.

Делегирование освобождает время менеджера, чтобы сосредоточиться на важнейших приоритетах. Поскольку многие руки помогают облегчить бремя, руководители могут, следовательно, выполнять приоритеты через других.

Сотрудники

могут удивить вас, выполняя делегированные задачи намного быстрее, точнее и с большей энергией, чем вы.

Вы можете быстро просмотреть все 23 совета по делегированию в содержании ниже, а затем щелкнуть любой совет, чтобы прочитать подробности. Пожалуйста, наслаждайтесь чтением. Спасибо.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Определение делегирования
2. Делегирование как возможность обучения
3. Преимущества делегирования
4. Что делегировать / Примеры задач для делегирования
5. Чего нельзя делегировать
6. Препятствия на пути к эффективному делегированию
7. Определение конкретной задачи, которая должна быть делегирована
8. Идентификация лица, которое следует передать
9. Объяснение, почему вы делегируете задачу
10. Изложение ваших ожиданий от окончательных результатов
11. Предоставление срока
12. Обеспечение полного понимания требований
13. Проведение мини-тренингов
14. Предоставление необходимых ресурсов для выполнения делегированных задач
15. Отслеживание работы, которую вы поручили другим
16. Отслеживание и предоставление обратной связи
17. Доступен
18. Учитывать нагрузки, приоритеты и сроки других сотрудников
19. Выражая признательность
20. ошибок в делегировании
21. Предотвращение обратного делегирования
22. Увеличение пула делегаций
23. Помогая сотрудникам расти и развиваться

1.

Определение делегации

Что такое делегирование? Делегирование может быть просто определено как предоставление, передача или поручение кому-либо выполнять некоторые из ваших работ, задач или обязанностей.

Задачи обычно передаются руководителем сотруднику или подчиненному.

Делегирование также может повлечь за собой передачу конкретных полномочий по принятию решений от одного человека к другому — обычно от менеджера к непосредственному подчиненному.

Делегирование дает возможность другим использовать свои таланты, знания и возможности.

Если все сделано правильно, делегирование — один из инструментов, который можно использовать для управления приоритетами; это не только помогает вам выполнять свои задачи, но и помогает развивать навыки других.

2. Делегирование как возможность обучения

Если у вас нет сжатых сроков, используйте делегирование как возможность развития, чтобы расширить навыки вашей команды.

Если сотрудник ранее проявлял интерес к обучению определенным навыкам или если вы чувствуете, что конкретный сотрудник выиграет от развития своих навыков в определенной области, делегирование может помочь ему развиваться и расширять свои способности, такие как решение проблем, принятие решений и общение.

Передача или поручение сотрудникам некоторых из ваших сложных задач помогает им проверить свои способности и учиться на работе.

3. Преимущества делегирования

Самым большим преимуществом делегирования является то, что оно освобождает время менеджера, чтобы не только сосредоточиться на приоритетах высокого уровня, но и иметь больше времени и возможностей для эффективного управления своими подчиненными.

Дополнительные преимущества делегирования:

4.Что делегировать / Примеры задач для делегирования

Важно не только делегировать скучную работу или дела, которые вам не нравятся, но и делегировать интересную работу и задачи, которые вам нравятся.

Эта комбинация предлагает сочетание рутинных задач, сложных и интересных задач.

В зависимости от сложности задачи, опыта сотрудника, уровня квалификации и доступного времени среди других факторов вы можете затем решить, сколько свободы действий или автономии предоставить при делегировании задачи и как часто вы должны проверять или получать обновления о ходе выполнения.

Примеры задач для делегирования:

• Написание проектов отчетов, предложений, документов, бюджетов, писем, служебных записок, электронных писем и повесток дня собраний.
• Сбор данных, ввод данных и анализ данных.
• Вычитка, редактирование и форматирование документов.
• Отслеживание расходов.
• Заполнение отчетов о расходах.
• Сверка выписок по кредитным картам, платежей и счетов.
• Разработка маркетинговых материалов.
• Подготовка презентаций и презентационных справочных материалов.
• Организация логистики для встреч и мероприятий.
• Координация мероприятий.
• Обычные обязанности, такие как архивирование, ксерокопирование, систематизация, набор текста, сканирование, бронирование встреч и встреч, организация поездок, проверка звонков, ведение минут, заказ расходных материалов и выполнение поручений.
• Создание и улучшение внутренних процессов и процедур.
• Создание форм и шаблонов.
• Обновление и распространение информационных бюллетеней.
• Участие в семинарах, конференциях или мероприятиях.
• Составление короткого списка новых продавцов и поставщиков.
• Замена других сотрудников, когда они больны или находятся в отпуске.
• Предоставление другим возможности проводить собрания, на которых они могут продемонстрировать свои знания, навыки и энтузиазм коллегам, высшему руководству и другим важным заинтересованным сторонам.
• Участие в интервью с новыми членами команды и внесение вклада.
• Расширение возможностей вашей команды для поиска решений проблем и помощи в реализации лучших альтернатив.
• Исследование достоинств и недостатков предлагаемых решений.

Стоит отметить, что некоторые задачи также могут быть делегированы внешним консультантам, подрядчикам, субподрядчикам, фрилансерам или переданы на аутсорсинг.

5. Чего нельзя делегировать

Задачи, выполнение которых не следует поручать другим, включают деликатные и конфиденциальные задачи и важные решения, которые могут иметь последствия, если с ними не справиться должным образом.Примеры включают:

• Ваши ключевые обязанности.
• Долгосрочное планирование.
• Изложите свое видение.
• Принятие окончательного решения о найме.
• Выговор сотруднику.
• Анализ и оценка эффективности.
• Похвалить и мотивировать вашу команду.

6. Препятствия для эффективного делегирования

Есть много причин, по которым менеджеры не делегируют полномочия.

Некоторые причины проистекают из страхов, убеждений и убеждений менеджера, а другие причины основаны на отношении и культуре работы сотрудника.

Вот некоторые препятствия для делегирования:

• Объяснение, обучение и демонстрация сотруднику того, как выполнять задачу, может занять слишком много времени.
• Не знаю, как делегировать.
• Хочется все делать самому.
• Желание быть героем, греться в центре внимания и брать на себя все заслуги.
• Страх потерять контроль над тем, где вы хотите, чтобы работа выполнялась именно так, как вы ее делаете.
• Отсутствие доверия или скептицизма, неуверенность или сомнение в том, могут ли другие выполнять задачи хорошо; сомневаетесь, что другие могут выполнять задачи в соответствии с вашими стандартами.
• Нехватка времени.
• Раньше ничего не получалось, и нежелание рисковать или снова пытаться делегировать полномочия.
• Боязнь подчиненных затмить вас, сделав свою работу лучше вас.
• Микроменеджмент — желание контролировать выполнение работы.
• Страх, что вам нечего будет делать после делегирования.
• Желание все время казаться занятым.
• сотрудников, сопротивляющихся делегированию.
• Переработанные сотрудники.
• Сотрудникам не хватает навыков для выполнения делегированных ролей.
• Персонал избегает принятия решений, исходящих из страха неудачи или боязни сделать ошибку.
• Отсутствие обучения, ресурсов и информации для завершения работы.
• Недостаток независимости сотрудников — слишком большая зависимость от начальника в получении подробных указаний.
• Отсутствие инициативы.
• Организационная культура, не допускающая ошибок.

7. Определение делегируемой задачи

Что вы хотите сделать или чего добиться? После того, как вы решили делегировать полномочия, определите конкретное действие, которое должен выполнять сотрудник.

Это не должен быть расплывчатый запрос, который может быть интерпретирован по-разному или вызвать путаницу.

Ваш запрос или объем работы должны быть четко определены и сфокусированы. Чем больше подробностей вы предоставите, тем лучше.

8. Определение лица, которое будет делегировать

Кто должен выполнять задание? Определите, кто, скорее всего, удовлетворительно завершит работу, особенно если это зависит от времени.

Перед делегированием потратьте время на то, чтобы узнать интересы своих сотрудников, узнать, в чем они преуспевают, узнать о других приоритетах, которые они решают в настоящее время, изучить области, в которых они хотели бы расти и развиваться, и узнать сильные и слабые стороны команды члены.

Один простой метод — начать с делегирования небольших задач и постепенно переходить к более сложным задачам.

Наблюдайте, как выполняются задачи, например, используемые методы или процессы, затраченное время и качество конечного продукта.

Со временем вы узнаете, кто хорошо справляется с конкретными задачами и с каким объемом каждый человек может успешно справиться.

9.

Объяснение, почему вы делегируете задачу

Почему вы делегируете работу? При разделении заданий имеет смысл выделить время для обсуждения задания.

Для крупных задач поделитесь общей картиной того, что вы пытаетесь выполнить, и почему задача важна.

Для простых задач укажите, как делегированная работа влияет на другие приоритеты и поддерживает их.

10. Изложение ваших ожиданий от окончательных результатов

Как будет выглядеть конечный результат? Как вы узнаете, что задача выполнена?

Дайте четкое описание того, как должен выглядеть окончательный результат. Это действует как дорожная карта, чтобы направлять персонал при выполнении поставленной задачи.

11. Предоставление срока

Когда срок выполнения задачи? Укажите дату, время или и то, и другое, когда работа должна быть выполнена.

Крайний срок должен быть реалистичным, и при нормальных обстоятельствах сотрудник должен быть в состоянии выполнить задачу в отведенные сроки.

Если это долгосрочный проект или крупное задание, разбейте его на этапы, каждый со своим мини-сроком.

12. Обеспечение полного понимания требований

Убедитесь, что ваши требования к делегированной задаче полностью поняты и что вы оба находитесь на одной странице.

Попросите сотрудника повторить или перефразировать то, над чем он должен работать.

На основании их ответа вы узнаете, хорошо ли понятны ваши инструкции или вам нужно дать разъяснения.

13. Проведение мини-тренингов

При необходимости проведите небольшой тренинг, на котором сотрудник сможет наблюдать, как вы выполняете делегированную задачу. В этой демонстрации поделитесь своими советами и знаниями и ответьте на любые уточняющие вопросы.

Следующим шагом для сотрудника является выполнение задания, пока вы наблюдаете, как он это делает.Это дает им возможность направлять их и предлагать корректирующие отзывы.

Для подробных задач полезно, когда сотрудник делает заметки о ключевых этапах выполнения определенного процесса.

14. Предоставление необходимых ресурсов для выполнения делегированных задач

Для успешного делегирования менеджер должен предоставить персоналу ресурсы, необходимые для выполнения делегированных задач, или, в качестве альтернативы, сообщить им, где взять необходимые ресурсы.

Кроме того, рекомендуется информировать других членов команды, которые должны сотрудничать, о том, что вы делегировали конкретную задачу конкретному человеку.

Это особенно важно, если сотрудник будет просить других поработать или внести свой вклад в какую-либо деятельность. Команде необходимо знать, что такие запросы имеют делегированные полномочия супервизора.

15. Отслеживание работы, которую вы поручили другим

Отслеживание делегированных задач подразумевает учет четырех вопросов, а именно:

• Кто над какой задачей работает?
• Когда это нужно?
• Как должен выглядеть конечный результат?
• Каков текущий прогресс?

Вы можете использовать любую систему, которая вам нравится, чтобы быть в курсе ваших делегированных задач, от простых заметок до электронных таблиц до календарных встреч или напоминаний до диаграмм Ганта.

Основная идея состоит в том, чтобы знать в любой момент времени, какие задачи вы передали и как они продвигаются, чтобы своевременно устранять любые риски, проблемы или препятствия.

Ваши системы отслеживания помогут вам контролировать успешное выполнение делегированных задач.

16. Контроль и обратная связь

Одна из неудачных вещей, которые менеджер может сделать во время делегирования, — это делегировать задачу, а затем уйти и не вмешиваться.

Очень важно проходить регистрацию через определенные промежутки времени.

Последующие действия дают возможность оценить, сколько работы было проделано, и предоставить корректирующую обратную связь и даже поддержку.

Это дает возможность обсудить любые изменения в объеме работы или смещение приоритетов.

Последующее наблюдение также демонстрирует сотрудникам, что работа важна и очень важно ее завершить.

17. Доступность

Несмотря на то, что первоначальное обучение и передача задачи могли пройти гладко, обычно понимаешь, чего они не знают или какая дополнительная информация им нужна, как только они приступают к работе над задачей.

По этой причине необходимо, чтобы менеджер был доступен для ответа на любые дополнительные вопросы, которые могут возникнуть во время выполнения задачи.

18. Помните о нагрузках, приоритетах и ​​сроках работы других людей

При отсутствии должного управления делегирование может превратиться из положительного в отрицательный опыт, когда сотрудник, который обычно является звездой, перегружен делегированными задачами.

Замкнутый круг накапливается медленно: чем больше вы хорошо выполняете делегированные задачи, тем больше других задач добавляется к вашей тарелке, пока, в конце концов, вы не боретесь с весом как вашего собственного списка дел, так и делегированной работы.

Принуждение сотрудника к сверхурочной работе с риском выгорания — то, что когда-то было благословением, превращается в проклятие. Это может привести к демотивации, снижению морального духа, стрессу и даже текучести кадров.

Таким образом, менеджер должен балансировать между делегированными обязанностями и в то же время помнить об имеющихся рабочих нагрузках, приоритетах и ​​сроках выполнения работ.

19. Выражая признательность

После успешного выполнения делегированной задачи передайте свою признательность, благодарность и признательность.

Хвала, особенно публичная, позволяет сотруднику понять, что его вклад имеет значение и был оценен.

Он также укрепляет и поощряет будущее позитивное поведение и вклад.

20. Ошибки при передаче

Несколько ошибок, которые могут помешать плавному процессу делегирования, включают следующее:

• Микроменеджмент.
• Настаивать на том, чтобы работа делалась по-вашему.
• Фаворитизм, когда интересные задачи всегда поручаются конкретным сотрудникам, в то время как другие остаются в стороне или получают скучные задания.
• Делегирование кому-то без необходимых навыков.
• Не отслеживает прогресс.
• Без делегирования.
• Игнорирование плохой работы и пропущенных сроков.
• Регулярное продление или перенос сроков.
• Недоступен, чтобы уточнить и ответить на вопросы.
• Отсутствие обратной связи.
• Неспособность выразить признательность за выполненную работу.
• Непоследовательное делегирование.
• Делегирование перегруженных работой сотрудников, у которых слишком много дел.
• Делегирование только рутинной работы.
• Делегирование всего, что вы должны делать.
• Отсутствие четких указаний относительно ожидаемого конечного результата.

21. Предотвращение обратного делегирования

История или преобладание обратного делегирования имеет место, когда менеджер делегирует задачи персоналу только для того, чтобы сотрудники возвращали незавершенные задачи боссу для их выполнения.

Это может расстраивать, когда менеджер постоянно заканчивает выполнение или завершает ранее делегированную работу.Это лучше делегирования.

Это также означает, что существуют основные проблемы, которые необходимо решить, такие как нечеткие инструкции, отсутствие навыков, страх принятия решений и страх совершить ошибку.

Обратное делегирование можно смягчить, предоставив четкие инструкции при первоначальной передаче задания, периодически проверяя выполнение и предлагая рекомендации.

Когда сотрудники сталкиваются с проблемами, поощряйте их думать и предлагать решения, если необходимо, вы можете помочь им выбрать лучшую альтернативу и позволить им реализовать.

Аналогичным образом определите возможности обучения для повышения навыков и уверенности сотрудников.

22. Расширение пула делегаций

Сознательно прилагайте усилия для увеличения числа сотрудников, которым вы можете делегировать свои полномочия.

Для этого сначала может потребоваться немного обучения и наставничества, чтобы впоследствии пожинать плоды.

Может быть легко привыкнуть делегировать определенную задачу одному и тому же человеку или людям снова и снова.

Стремитесь разнообразить как количество людей, выполняющих работу, так и тип или разнообразие назначенных задач.

23. Помогая сотрудникам расти и развиваться

Посредством частого и последовательного делегирования менеджер сможет определить области, в которых навыки подчиненных недостаточны.

Заблаговременно определяйте навыки, необходимые для выполнения обычных задач в компании, и принимайте меры, чтобы помочь сотрудникам развить необходимые навыки и компетенции.

Ниже приведены несколько способов работы над развитием персонала:

• Делегируйте все более сложные задачи и уделяйте время наставничеству и наставничеству сотрудников, чтобы укрепить их уверенность и способности выполнять новые обязанности.
• Предлагайте регулярные отзывы о том, как работает сотрудник, и вместе работайте над областями, которые необходимо улучшить.
• Своевременно признавать и публично хвалить достижения.
• Укажите бесплатные онлайн-курсы, электронные книги и обучающие видео, которые могут пригодиться сотрудникам.
• Поговорите со своими сотрудниками, чтобы узнать их карьерные цели и области, в которых они хотели бы расти и развиваться на своей работе.
• Супервизор может проводить индивидуальные тренинги или тренинги в больших группах, где они делятся своими знаниями, навыками и опытом.
• Персонал также может расширить свои навыки, участвуя в ротации должностей и наблюдая за тем, как другие сотрудники выполняют свою работу.
• Работа в межведомственных командах и проектах может расширить знания и навыки сотрудников; они узнают, что делают другие.Кроме того, он предоставляет возможность для нетворкинга.
• Пригласите консультанта для обучения персонала.
• Поощряйте сотрудников присоединяться к профессиональным организациям и подписываться на отраслевые отчеты.
• Если у компании есть бюджет на профессиональное развитие, то зачисление сотрудников на соответствующие курсы имеет смысл.
• Сотрудники, прошедшие внешнее обучение, могут обучать своих коллег.

Дополнительные ресурсы о том, как эффективно делегировать работу

1. Как эффективно делегировать полномочия и делать больше
2. Успешное делегирование — что и как эффективно делегировать командам
3. 9 шагов для более эффективного делегирования работы
4. Успешное делегирование — Использование силы помощи других людей
5. 7 стратегий для лучшего делегирования полномочий и выполнения большего количества
6. 6 шагов для более эффективного делегирования
7. Искусство делегирования: что и как делегировать вашим указаниям
8. Как делегировать правильные задачи нужным людям: эффективные навыки управления для успеха лидерства
9. Рекомендации по эффективному делегированию
10. Как решить, какие задачи делегировать

Новичок в руководстве? Узнайте, как эффективно делегировать

В какой-то момент в карьере каждого профессионала наступает время делегировать задачи.

Умение эффективно делегировать задачи — необходимый шаг для роста — это важно для эффективности и развития. Если другие в вашей команде не смогут овладеть новыми навыками, вы не сможете развивать свой бизнес.

Для тех из вас, кто увлечен своей работой, отказ от любимой задачи может стать самым серьезным препятствием для делегирования полномочий. Когда вы понимаете, что пора поручать работу коллегам? Как можно обеспечить наилучший результат для проекта?

Первым шагом к делегированию является понимание необходимости в нем.Оттуда, когда пришло время передать задание, следуйте этим рекомендациям по эффективному делегированию задач.

Почему менеджеры не делегируют

Менеджеры часто не хотят делегировать свои полномочия. Легко попасть в ловушку, полагая, что менеджер должен делать все, чтобы работа выполнялась хорошо. Также это может восприниматься как признак слабости.

На самом деле делегирование — это признак лидерства.

Делегирование — это акт возложения ответственности за результаты вместе с полномочиями делать то, что необходимо для достижения желаемых результатов.

Делегирование включает расширение возможностей вашей команды за счет эффективного руководства. Менеджеры, которые не делегируют полномочия, подвергаются большому риску не оставаться на своей должности надолго или менее склонны к продвижению по службе.

Новым менеджерам может не хватать уверенности в том, чтобы руководить другими, или они могут чувствовать, что они единственные, кто может делать что-то должным образом, особенно если они были продвинуты по службе над отделом, в котором они ранее работали.

Тем, кто работает в компании долгое время или хорошо разбирается в работе, зачастую проще сохранить контроль и «делать все правильно», чем передать бразды правления кому-то другому.

Это простой факт, что один человек не может сделать все. Попытки выполнить или контролировать слишком много задач приводят к выгоранию, низкому качеству и срыву сроков, не говоря уже о проблемах управления временем.

Существует множество причин, по которым руководители и менеджеры не делегируют столько полномочий, сколько должны. К ним относятся:

• Обучение других сотрудников новой задаче требует дополнительных усилий заранее
• Думать, что другие сотрудники могут быть не столь привержены достижению результатов
• Ощущение необходимости быть незаменимым в организации
• Потеря удовольствия от работы над конкретными задачами
• Отсутствие знаний о том, как эффективно делегировать

Знать, когда делегировать

Все заняты вашим бизнесом, но как узнать, следует ли или когда вы должны передать часть своей рабочей нагрузки другим?

Чтобы определить, когда делегирование является наиболее подходящим, необходимо рассмотреть пять ключевых вопросов:

1. Есть ли еще кто-нибудь, кому можно предоставить необходимую информацию или опыт для выполнения задачи?
2. Предоставляет ли задание возможность развить и развить навыки другого человека?
3. Это повторяющаяся задача, которая повторится снова в будущем?
4. Есть ли достаточно времени, чтобы эффективно делегировать работу?
5. Это задача, которую следует делегировать? (Некоторые задачи, которые критически важны для менеджера или лидера, например, набор в команду.)

Если все сделано правильно, делегирование — беспроигрышный вариант.

Однако это не означает, что вы можете что-либо делегировать. Кроме того, то, что кто-то может выполнить задачу, не означает, что делегированная задача будет выполнена успешно.

Подумайте, кому вы делегируете задачу и как она будет выполняться. Помните, что для любой делегированной задачи должно быть доступно время:

• Соответствующее обучение
• Вопросы и ответы
• Возможности для проверки прогресса
• Доработка, при необходимости

Делегирование 101

Вы не уверены, что делегировать?

Регулярно проверяйте процессы и рабочие задачи, чтобы определить, есть ли обязанности или процедуры, которые можно делегировать.

Проекты можно делегировать, когда:

• Есть несколько способов выполнить его
• Это больше не является частью вашей основной должностной инструкции
• Это навык, которому должен овладеть сотрудник
• Задача не является критически важной
• Задача критически важна, и есть ценность в перекрестном обучении других
• Есть время обучить кого-то работе

Требуется время

Создание ценной возможности для перекрестного обучения коллег новым навыкам расширяет возможности и возможности вашей организации.

Будьте терпеливы, так как вы можете обнаружить, что вначале выполнение делегированной задачи занимает больше времени, чем если бы вы выполняли ее самостоятельно. Будет кривая обучения.

Если вы выбрали правильного человека и дали ему достаточно времени на обучение, вы добьетесь успеха.

Помните, эффективное делегирование означает уделение времени объяснениям:

• Почему задача делегируется
• Что ожидается от сотрудника во время проекта (или задачи)
• Цели сотрудника, связанные с задачей
• Все сроки, крайние сроки и доступные ресурсы

Разные ходы для разных людей

Обычно существуют различные способы выполнения любой задачи или процесса, которые все же приводят к желаемому результату.

Другой подход не обязательно повлияет на качество конечного продукта. Предоставление вашей команде возможности выполнять задание укрепляет доверие, что существенно повышает моральный дух.

Вы можете даже обнаружить, что сотрудник изобретает новаторский способ выполнения работы. Если возникла проблема, не позволяйте человеку перекладывать ответственность на вас. Спросите рекомендуемые решения. Не давай просто ответа.

Кому следует делегировать полномочия?

Выберите сотрудников, наиболее близких к выполняемой работе.

Рассмотрим человека:

• Опыт
• Знания
• Навыки

Кроме того, сопоставьте объем ответственности с объемом полномочий. Хотя вы можете делегировать часть ответственности, вы не можете делегировать полную ответственность. Это должно оставаться с вами до тех пор, пока организация не реорганизует рабочие роли и обязанности.

Также примите во внимание их текущую рабочую нагрузку. Могут ли они потратить необходимое количество времени на проект или нужно перетасовать другие обязанности?

Избегайте ошибок делегирования

Мы все знаем, что вам не следует заниматься мелким менеджментом.Однако вам также следует отказаться от контроля.

Знание того, как эффективно делегировать полномочия, означает соблюдение баланса между предоставлением сотрудникам свободы действий для развития новых навыков и контролем работы для обеспечения качества.

Избегайте «делегирования вверх», соблазна для сотрудника переложить ответственность за задачу обратно на вас. Вместо этого убедитесь, что член команды знает, как подойти к вам за советом и ответить на вопросы в случае возникновения каких-либо проблем.

Кроме того, избегайте перекладывания сложных задач на сотрудников без учета того, как они соотносятся с его карьерным ростом и будущим в вашей компании.

Подумайте, как работа может повысить вовлеченность, мотивацию и приверженность сотрудников. При необходимости вы можете сделать это с сотрудником, обсудив, как успех может приносить вознаграждение. Сюда могут входить:

• Возможный бонус
• Карьерные возможности
• Признание за хорошую работу
• Другие преимущества

Принятие делегированной работы

Когда делегированная работа будет возвращена вам, выделите достаточно времени, чтобы ее тщательно изучить.

Если переданная задача не является качественной, выполненной работой, обучите и развивайте сотрудника, чтобы он производил удовлетворительный рабочий продукт.

Если вы соглашаетесь на работу, которая вас не устраивает, вы упускаете возможность научить их, как правильно выполнять работу. А вы, как менеджер, можете перегружаться работой.

Когда сделана хорошая работа, признайте и вознаградите ее усилия. Это помогает укрепить уверенность в себе и повысить эффективность, и то и другое будет улучшено при выполнении следующей делегированной задачи.

На вынос

Делегирование повышает эффективность, когда позволяет передавать работу людям, чьи навыки соответствуют работе.

Когда вы перестраиваете свою рабочую нагрузку так, чтобы вы работали над более приоритетными задачами, в то время как другие сотрудники выполняли значимые и сложные задания, у вас есть рецепт успеха.

Эффективное делегирование может иметь широкие преимущества для занятого менеджера, сотрудника и организации в целом.

Для получения дополнительной информации по вопросам управления загрузите наш бесплатный журнал: Руководство по лидерству и менеджменту Insperity.

Как делегировать задачи • Руководство для девочек по управлению проектами

Делегирование задач — это то, в чем должен хорошо разбираться каждый руководитель проекта. Если вы хотите делать больше работы, вам нужно больше людей, выполняющих эту работу. Понимать, что руководитель проекта не может справиться со всеми задачами — это не ракетостроение.

В сутках просто не хватает часов (и у вас, вероятно, и так нет навыков, чтобы делать все).

Меня никогда не учили тому, как делегировать задачи. Я научился на собственном опыте, и не все мои делегирования полномочий были такими успешными.

Однажды я забыл сказать своей коллеге, когда мне нужно было закончить работу, а затем рассердился, что она сделала это недостаточно быстро … Я не повторял эту ошибку снова.

Эта статья — мое полное руководство по делегированию задач.Я покажу вам, почему делегирование работы является частью вашей работы и как ваша команда во всем этом участвует.

Я объясню модель навыков и воли, которую вы можете использовать, чтобы определить, в какой поддержке нуждается член команды после того, как вы делегируете ему работу.

Затем я покажу вам пример того, как делегировать что-то, чтобы это доставило удовольствие вам обоим.

Давайте сначала посмотрим, что означает делегирование.

Что такое делегирование?

Делегирование — это когда ответственность или полномочия по выполнению задачи передаются кому-либо, обычно от менеджера или кого-то более старшего в организации до члена команды.

Это определение делегирования я использую чаще всего.

Вот и все. Это просто дает кому-то работу. Так почему ты этого не делаешь?

3 причины, по которым вы не делегируете полномочия

Есть 3 причины, по которым вы не делегируете столько, сколько могли бы или должны.

1. Это слишком похоже на тяжелую работу: сложно установить параметры, дать инструкции, быть рядом, чтобы ответить на вопросы, а затем продолжить. Намного проще сделать это самому.
2. Другие подумают, что вы бездельник: разве это не ваша работа?
3. Вы лучше всех делаете свою работу: никто другой не может делать ее так хорошо, как вы, из-за вашего превосходного опыта и умственных способностей.

Возможно, вы знаете, как выполнять работу, и в прошлом были вознаграждены за выполнение этой работы именно так. Вы знаете задачи и можете выполнять их быстро и хорошо. Вы обеспокоены тем, что другие люди могут не дать таких же качественных результатов, как вы.

Тебе нужно преодолеть себя.

Ваша работа — делать тяжелые вещи и помогать другим, улучшая их навыки. Ваша задача — управлять проектом и получать желаемый бизнес результат, а не выполнять все задачи.

И ваша работа — тратить свое время на те области, в которых вы можете принести наибольшую пользу, отказавшись от того, что вы делали до управления проектами, что было вашей основной задачей.

Вы по-прежнему можете отказаться от выполнения задач, сделать больше и выйти из нее на более сильную позицию, а не на ту, которая предполагает, что вы потеряли власть из-за того, что больше не выполняете эти задачи.

Как? Давай поговорим об этом сейчас.

Первые шаги для делегирования задач

В своей книге «Эффект уверенности» Грейс Киллелеа посвящает главу искусству делегирования работы.

«По мере того, как мы берем на себя все больше и больше ответственности в нашем восхождении по руководящим рангам, естественно, мы не можем продолжать делать то, что мы делали две или даже три позиции назад», — пишет Киллели.

Далее она указывает, что вы не получили повышения за то, что делали раньше. Вы продвигались вверх по иерархии, потому что им нужно, чтобы вы делали то, что нужно сделать на этом новом уровне, а это часто гораздо более стратегически важно, чем ваша последняя работа.

«Откровенно говоря, — пишет она, — они ожидают, что вы делегируете то, что вам не нужно делать самому.”

Итак, ваш первый шаг в эффективном делегировании — это верить в то, что это ваша работа и ваше право делегировать работу другим людям.

Создайте хорошую команду и работайте с ней

Если вы хотите делегировать полномочия другим людям, вам нужны люди, которым можно делегировать полномочия. Вот почему важна ваша команда.

В проекте, который может быть вашим руководителем рабочего потока, экспертом в предметной области или координатором проекта. Найдите самых лучших людей.

Не контролируйте команду на микроуровне

Не делегируйте задачи, а потом сидите им на плечах и наблюдайте, как они выполняют работу.Это слишком много усилий и отнимает у вас много времени.

Вы должны быть в состоянии доверять своим коллегам выполнение своей работы (и если вы не можете заставить их действовать, прочтите мое полное руководство по привлечению людей к ответственности на работе).

Взгляните на это с их точки зрения

Поставьте себя на их место. Выполнение этих задач должно дать им больше ответственности и открыть новые возможности. Это познавательный опыт.

Если вы не делегируете полномочия, вы лишаете их возможности использовать свои навыки, обрести уверенность в себе и творчески решать проблемы.

Делегирование — сделано хорошо — должно им помочь.

Под «хорошо сделанным» я подразумеваю не делегировать ужасные административные задачи, которые все ненавидят и ожидают от них благодарности.

Возможно, их нужно будет делегировать, но сортировка огромной кучи счетов-фактур не станет для многих фантастическим опытом обучения.

Понимание навыков и воли

Я считаю, что модель ситуационного лидерства Херси и Бланшара полезна для делегирования полномочий. В основном это включает рассмотрение чьих-либо навыков в выполнении определенной работы и их готовности выполнять ее (или, другими словами, компетентности и приверженности).Есть 4 возможности:

Высокое мастерство, высокая воля: Результат! Вряд ли тебе придется выполнять какую-либо работу. Просто скажите им, чего вы хотите, и позвольте им заняться этим.

Высокая квалификация, низкая воля: Это могло произойти, потому что они выполняли свою работу вечно и у них больше нет мотивации делать это. Когда вы поручаете им задачу, подумайте, как вы можете мотивировать их выполнить ее.

Низкое мастерство, высокая воля: Они могут не понимать, что вы просите их сделать, но они полны энтузиазма.Вам нужно будет проводить с ними время, объясняя, чего вы хотите, и, возможно, обучая их этому в первый раз.

Это займет много времени, и если бы было быстрее выполнить работу самостоятельно, но помните, что вы настраиваете их на успех и что в следующий раз им не понадобится такая поддержка.

Низкое мастерство, низкая воля: Облом. Эти люди не имеют возможности выполнять работу и в любом случае не хотят ее выполнять. Делегируйте, тренируйте, поддерживайте и отслеживайте, но ожидайте, что результаты будут довольно плохими.

Вы захотите найти способы повысить их мотивацию, сделать работу более интересной и увлекательной. Надеюсь, как только они узнают, какими новыми навыками вы готовы с ними поделиться, их уровень воли немного повысится.

В конечном счете, если вы не можете перевести этих людей на роль, в которой они могут вносить эффективный вклад, вы захотите избавиться от этих членов команды.

Как делегировать

Мы рассмотрели, почему вы можете не делегировать полномочия и почему от вас этого ждут.Я рассказал о некоторых основных правилах делегирования и о том, как навыки и будут задействованы. Теперь давайте посмотрим, как делегировать реальную задачу.

В этом примере вы собираетесь делегировать создание ежемесячного отчета по проекту координатору проекта в команде.

Вы знаете, что она хочет когда-нибудь стать менеджером проекта, поэтому она очень хочет учиться и готова приступить к работе — у нее высокая воля. К счастью для нас.

Раньше она не составляла отчеты по проектам, поэтому у нее низкий уровень квалификации.

Объясни работу

Сначала договоритесь о встрече. Это не обязательно должно быть формально. Скажите, что вы хотите: «Я хочу, чтобы вы теперь взяли на себя ответственность за подготовку ежемесячного отчета по проекту». Не намекайте. Рассказывать.

Вы можете спросить, а не сказать, но будьте готовы к тому, что произойдет, если они скажут «нет». Вы можете полностью застрять, если они не возьмут на себя эту задачу, поэтому, если в ваших силах делегировать полномочия, рассказывая, сделайте это.

Вы будете знать свою команду и как лучше сформулировать ее, чтобы получить нужный ответ.

Теперь объясните задачу на высоком уровне, подчеркнув любые сроки. «Это документ Word, в котором резюмируется статус проекта, и он должен создаваться каждый месяц к третьему рабочему дню месяца только что ушедшего. Итак, это третий рабочий день апреля, посвященный работе, проделанной над проектом в марте. OK?»

Объясните все подробные шаги — если ваш делегат выполнил работу раньше, вам не нужно вдаваться в подробности, но если у него нет опыта, охватите все, что им нужно знать.

В этом примере это может быть что-то вроде:

• Кто или где получать обновления от
• Соответствующий язык и тон
• Аудитория для отчета
• Кто будет утверждать отчет до его выпуска
• Собираетесь ли вы его разослать или она может отправить его после утверждения.

Проверьте, понимают ли они

Проверяйте понимание на каждом этапе пути. Не спрашивайте: «Вы понимаете?»

Я делаю это с моими детьми дома, потому что слова просто вылетают.Я почти уверен, что они не понимают, о чем я их просил, и что они не знают, как ответить на вопрос «Вы понимаете?» либо.

Лучше попросить их резюмировать то, что вы просили их сделать. Тогда вы можете проверить их понимание.

Мониторинг и последующие действия

Спросите, есть ли у них вопросы. Периодически проверяйте время, необходимое для выполнения задачи, чтобы убедиться, что работа идет по плану.

В этом примере вы хотите проверить за несколько дней до даты отчета, возможно, попросите показать черновик.

Если ваш делегат опытен, вам может сойти с рук меньше последующих действий и контроля, но не забывайте, что вы в первую очередь поручили ему работу.

Как только работа будет завершена, поблагодарите их и подведите итоги в неформальной обстановке, чтобы в следующий раз вы оба могли лучше давать и получать задания. Это эффективное делегирование!

Основные выводы

• Делегирование — часть работы менеджера. Вы не можете сделать все это.
• В окружении хороших людей легче делегировать работу.
• Понимание навыков и уровней мотивации вашей команды поможет вам решить, как управлять делегированием задач.
• Вы всегда должны следить, чтобы ни одна работа не оставалась незамеченной.

* Это партнерская ссылка. Если вы купите книгу, вам ничего не потребуется.

.