Дэвид аллен как привести дела в порядок: Как привести дела в порядок

Дэвид Аллен — Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса читать онлайн бесплатно

Дэвид Аллен

Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

David Allen

Getting Things Done

The Art of Stress-Free Productivity

Revised Edition

Издано с разрешения: Penguin Books, an imprint of Penguin Publishing Group, a division of Penguin Random House LLC и Andrew Nurnberg Literary Agency

Правовую поддержку издательства обеспечивает юридическая фирма «Вегас-Лекс»

* * *

GTD – новый вид единоборств

Дэвид Аллен и его система Getting Things Done (GTD) давно известны в России и имеют широкий круг поклонников. Всем нам хочется быть продуктивными, то есть способными достигать желаемого результата без перенапряжения, оставаясь спокойными и сфокусированными.

У каждого своя история знакомства с GTD. Я хорошо помню, как однажды около десяти лет тому назад у меня образовалось гораздо больше обязательств, чем я мог на тот момент осилить. При этом все обстоятельства моей жизни были вполне приятными: рождение ребенка, карьерный взлет, переезд в Москву. Я почувствовал, что не справляюсь и могу потерять все, чего добился. Требовалось взять жизнь под контроль, был остро необходим новый подход к самоуправлению. Тогда я познакомился с книгой Дэвида Аллена. Впервые я прочитал ее на английском языке, а когда она вышла на русском, еще несколько раз перечитывал, каждый раз открывая для себя что-то новое и полезное. Система, предлагаемая автором, зацепила меня тем, что описывала естественный процесс «приведения дел в порядок», при этом была универсальной, помогала взять под контроль все сферы жизни и принципиально меняла мышление.

GTD учит не управлению временем, а управлению своим сознанием. Система позволяет достичь состояния высокой продуктивности – полной включенности в процесс, очень похожего на состояние потока у мастеров боевых искусств. Не случайно сам Дэвид имеет черный пояс по карате и не скрывает, что на создание его методологии оказали влияние восточные учения и единоборства. GTD можно рассматривать как один из видов современных единоборств, который позволяет человеку успешно побеждать в мире, полном стрессов, насыщенных информационных потоков и всевозможных отвлечений.

Новая редакция книги – это самостоятельное произведение. Добавлены две новые главы и много информации, учитывающей сегодняшние реалии мира информационных технологий. Перевод сделан заново, с нуля. Особенное внимание было уделено унификации терминологии. По всем спорным моментам при переводе на русский язык мы обращались напрямую к Дэвиду. Перевод получился максимально аутентичным и близким к оригиналу по существу.

С того момента как я освоил GTD и существенно облегчил свою жизнь, моей мечтой было помочь другим узнать и принять систему Аллена. После долгих лет самостоятельного изучения я прошел все этапы сертификации системы у самого Дэвида, получив статус мастер-тренера по его методологии.

В этом году мы с Дэвидом пришли к решению, что Россия заслуживает того, чтобы знакомиться и обучаться методологии GTD так же, как это происходит во всех цивилизованных странах, – не через разовые и, к сожалению, очень редкие в России авторские выступления, а путем систематического обучения на официальных лицензионных тренинговых программах.

Нельзя добиться реальной продуктивности за один присест, просто прочитав книгу или послушав выступление спикера. Нужна система практических занятий под руководством опытных специалистов. Несколько лет назад Дэвид создал такую систему поддержки и внедрения GTD, которая была апробирована и разошлась в стандартном, лицензированном формате в более чем 60 странах мира. Теперь она доступна и в России. Мы много и тщательно работали над адаптацией системы к российским условиям.

Желаю каждому читателю с помощью проверенной жизнью технологии GTD сделать свою жизнь комфортной, наполненной значимыми для него событиями и обустроенной по собственному вкусу, избавившись от суеты, спешки, неудовлетворенности.

Искренне ваш,

Дмитрий Иншаков,глава представительства Getting Things Done® в Россииwww.gtdrussia.ru

Посвящается Кэтрин, моему удивительному партнеру в жизни и в работе

Предисловие автора к новому изданию

Вы держите в руках переработанное издание книги «Как привести дела в порядок», впервые опубликованной в 2001 году. Я фактически заново набрал текст от начала до конца, чтобы поправить содержание и стиль изложения, устранить неполную или устаревшую информацию, а также все, что мешало бы этой книге стать действенным руководством «на века», которое можно было бы использовать во всем мире и которое не потеряло бы своей актуальности в XXI веке и даже дольше. Я также хотел добавить самые интересные сведения о применении методологии Getting Things Done, о чем узнал после первого издания этой книги. Они касаются моего собственного более глубокого понимания эффективности методики и областей ее применения, а также того, как она была воспринята другими людьми, когда о ней начали узнавать во всем мире.

Что не потребовало изменений, так это фундаментальные принципы и основные техники. По мере работы над новым изданием я укрепился во мнении, что описанные мной принципы достижения продуктивности без стресса и наиболее успешные методы их применения нисколько не изменились и не изменятся в обозримом будущем. Чтобы команда космонавтов приземлилась на Юпитере в 2109 году, она должна будет руководствоваться теми же самыми принципами для сохранения контроля над ситуацией и фокуса, к которым люди прибегают сегодня. Им по-прежнему в том или ином виде потребуется корзина «Входящие» (об этом я расскажу далее) для сбора незапланированной потенциально важной входящей информации, чтобы быть уверенными в собственных решениях. На это они будут обращать внимание во время первой высадки. А принятие решения по следующему действию всегда будет залогом успешного выполнения любой задачи, независимо от ее масштаба.

Однако многое в нашем образе жизни и работы изменилось с момента первого издания этой книги.

В связи с этим я внес необходимые коррективы в основной материал и поделюсь мыслями о том, что показалось мне новым и интересным. Мои рекомендации будут полезны и тем, кто впервые услышал об этой методологии, и преданным поклонникам GTD[1], читавшим первое издание и желающим быть в курсе всех изменений.

методика повышения производительности — СКБ Контур

Один из методов повышения личной эффективности разработал эксперт в вопросах управления временем и автор нескольких книг на эту тему Дэвид Аллен. Его методика называется Getting Things Done (GTD), что переводится как «Доведение дел до конца».

Аллен описывает GTD как простой, пошаговый и высокоэффективный метод для достижения расслабленного и продуктивного состояния. В основе техники заложена концепция о том, что человеку приходится обрабатывать много разных входных данных (это все то, что поступает в наш мозг, и нам приходится решать, что с этим делать): номера телефонов, которые нужно запомнить, встречи, которые важно посетить, конкретные задачи, которые следует обязательно выполнить.

Проблема в том, что большинство людей ничего не делают с этими данными и просто откладывают их на потом. Признайтесь, ведь вы наверняка время от времени открываете электронное письмо, требующее от вас каких-то действий, но просто оставляете его в папке «входящие» в надежде на то, что не забудете разобраться с ним чуть позже.

Когда вы не справляетесь с систематизацией дел, вы испытываете стресс, пытаясь запомнить всё сразу. Это приводит к состоянию, когда вы, по словам Дэвида Аллена, «постоянно смотрите на горизонт в поисках следующего пожара». И разумеется, такое состояние не имеет ничего общего с продуктивностью.

«Чувство тревоги и вины возникает не из-за того, что у вас слишком много дел. Это результат разлада с самим собой».

Когда мы перегружены и находимся в состоянии стресса, то склонны переоценивать второстепенные дела, но позволяем себе откладывать на потом действительно важное. И Аллен уверен, что проблема вовсе не в дефиците времени.

Как работает методика GTD

В подходе Дэвида Аллена есть два важных элемента:

контроль
видение

В рамках GTD используются надежные инструменты и соблюдается последовательность действий, чтобы вы могли контролировать то, что вам нужно делать и о чем следует помнить.

Техника GTD представляет собой процесс из 5 шагов.

Шаг 1. Сбор: зафиксируйте всё, что привлекает ваше внимание

Вероятно, когда-то вам пришла отличная идея, но вы, будучи заняты, не записали ее, а потом и вовсе о ней забыли. Почему так произошло? Потому что, как говорит Аллен, мозг нужен для того, чтобы рождать и реализовывать идеи, а не хранить их.

На первом этапе вам нужно четко записать все задачи, которые сейчас привлекают ваше внимание. Важно идентифицировать всё, чтобы затем регулярно обрабатывать задачи и быть уверенными, что вы ничего не пропустили.

Для этого подойдет любой удобный инструмент: блокнот, специальное приложение, планировщик, диктофон и т. д. Главное — чтобы этот инструмент был для вас привычным и не создавал какие-либо барьеры для использования.

Шаг 2. Обработка: уточните важность задачи

Просматривая каждое задание, спросите себя: нужно ли им заниматься? Это поможет вам избавиться от всего, о чем не стоит беспокоиться.

Если это возможно, обратите внимание, сколько времени потребуется на выполнение задачи. Все, что занимает менее двух минут, должно быть сделано немедленно. Таким образом, вы можете легко сбросить себя бремя мелких и простых задач.

Если задача занимает больше времени, добавьте ее в свой список действий.

Любая задача, требующая более одного действия, становится в методике GTD проектом. Так, проектом может быть что угодно — и ремонт квартиры, и масштабная маркетинговая кампания.

Поместите все свои проекты в список проектов, который вы регулярно будете просматривать. Затем определите последовательность действий для проекта и обозначьте конкретные сроки в календаре.

Также сохраните список «ожидание» для всех задач, которые вы делегировали другим, это позволит вам отслеживать задачи, которые напрямую к вам не относятся, но тем не менее важны для вас.

Для идей, которые вы, возможно, захотите реализовать в будущем, полезно создать список «может быть / когда-нибудь». Этот список следует пересматривать еженедельно вместе с остальными.

Шаг 3. Организация: распределите действия по категориям и приоритетам

Все задачи, попавшие в список действий, распределите по группам схожих действий. На этом этапе в игру вступает идея контекста. Например, список телефонных звонков, которые вы должны сделать, будет сгруппирован в контекст «телефон», а список того, что вам нужно купить, окажется в контексте «магазин».

Контексты — это метки, которые вы делаете в списках действий, они раскрывают, где можно выполнить действие или какой инструмент вам для этого понадобится.

Количество контекстов зависит от того, сколько действий последует и как выглядит ваш рабочий день. Важно уметь оценить с первого взгляда, какие действия возможны в зависимости от вашего физического состояния и имеющегося инструментария.

Хорошая идея — создать контекст «везде» для действий, которые вы можете реализовать независимо от того, где находитесь (например, «позвонить маме»).

Если вы регулярно назначаете встречи, вам будет полезно завести контекст «повестка дня» (по одному для каждого человека), где вы будете записывать то, о чем хотите поговорить на предстоящей встрече. Например, если у вас еженедельная встреча с Ивановым, вы можете рассмотреть возможность использования контекста «Иванов». Эти контексты, конечно, будут меняться по мере развития вашей команды.

Шаг 4. Обзор: часто проверяйте списки

Во-первых, регулярно просматривайте задачи, чтобы проконтролировать, каким должно быть ваше следующее действие.

Это важно делать еще и потому, что приоритеты могут меняться изо дня в день. Возможно, пара задач из списка, которые вы ранее отметили как приоритетные, теперь не требуют особого внимания.

Во-вторых, обзор списка дел помогает контролировать, где вы достигаете прогресса, а где вам нужно скорректировать действия. В итоге вы видите, насколько эффективно работает система в целом.

Помните: производительность — это постоянный обзор и корректировка. Важно очищать и обновлять списки.

В методе GTD Дэвида Аллена обзор списков нужно делать раз в неделю. Он состоит из следующих шагов:

Освободите голову: в конце недели записывайте все идеи, которые приходят вам на ум.
Работайте с входящими данными: распределите новые задачи, идеи и сроки.
Займитесь списком дел. Обновили ли вы его? Не забыли ли вычеркнуть все завершенные задачи? Каковы ваши действия на ближайшие несколько дней?
Проверьте списки проектов. Насколько актуален список? Выполнили ли вы хотя бы одно следующее действие на прошлой неделе, чтобы приблизить проект к финишу?
Не забудьте про списки «может быть / когда-нибудь». Хотите ли вы перенести некоторые элементы из этого списка в список проектов?
Настройте календарь. Насколько он актуален? Сохранили ли вы все встречи? Какие встречи намечены на ближайшее время?
Проверьте список «ожидание». Какой текущий статус у делегированных задач? Свяжитесь с коллегами, которые ими занимаются, если это необходимо.

При выполнении еженедельного обзора можно проработать список триггеров — это ключевые слова, которые как бы «запускают» ваш мозг для запоминания любых открытых задач, не зафиксированных в системе.

Список триггеров может выглядеть следующим образом:

сотрудники
проект начат, не завершен
проект, который должен быть начат
к этому нужно будет вернуться

Шаг 5. Действия: просто работайте над задачами

Система настроена таким образом, чтобы вам было проще разобраться в списке дел. Ваши задачи организованы по приоритетам и размещены в соответствующих контекстах. Вы знаете, над чем и когда работать. Пришло время приступить к работе.

Как начать работу с GTD

Теперь, когда вы понимаете основные принципы системы GTD, можно начинать с ней работать. Вполне возможно, что некоторые элементы или этапы GTD уже являются частью вашего рабочего процесса.

Для начала вам потребуется какой-нибудь инструмент для сбора и систематизации всех ваших идей, задач, обязанностей — всего, что вам нужно запомнить. Наверняка у вас уже есть любимое приложение или удобный планировщик. Если нет, ищите тот, который подойдет именно вам. Главное — чтобы это был инструмент, который позволит вам как можно быстрее вытащить задачу из головы и поместить в систему. Если инструмент, которым вы пользуетесь сегодня, не дает вам такой возможности, замените его другим.

Затем выделяйте немного времени каждую неделю или в начале каждого дня на просмотр задач. В конце концов, время тратится впустую тогда, когда задачи не визуализированы и нет общего представления о том, что актуально и что находится в процессе работы.

Убедитесь, что задачи распределены по приоритету, чтобы вам не приходилось тратить время на выяснение того, что важнее.

Как вы организуете эти задачи, зависит только от вас, но помните, что с системой GTD нельзя заигрывать. В противном случае ваш список дел начнет распухать от категорий и контекстов, различных приоритетов и всевозможных меток и «флажков».

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»: book4you — LiveJournal

Два дня на той неделе я вдохновенно упорядочивала ВСЁ: закладки в браузере, листочки с заметками, папку Downloads, терабайтный жесткий диск. Когда надоедало возиться с информацией, я разбирала одежду в шкафу, бутылочки в ванной, содержимое первого ящика стола (почему-то там всегда бардак, а в остальных более-менее стабильный порядок). На эти свершения меня подвигла книга Дэвида Аллена. Он действительно умеет сказать: эй, расчисти место! И ты поднимешься и будешь бодро раскладывать все по полочкам. А когда тебе надоест, ты прочтешь еще пару страниц, вдохновишься по новой — и так до тех пор, пока все не будет аккуратно разобрано. Я, если честно, сама удивилась рвению — и слегка обиделась на книгу, потому что считала себя очень организованным человеком, а тут поняла, что есть, к чему стремиться.

Правда, это единственный отрицательный эффект: вообще-то руководство стоящее и разумное.

Концепция Дэвида Аллена на английском называется “Getting Things Done”. Дословный перевод ее: “получение вещей сделанными”. Это очень неуклюже звучит, но заметьте, насколько пассивна конструкция: тут нет указания “как сделать ту или иную вещь”, наоборот, говорит автор, пусть вещи делают себя сами! Все решает достаточно простая методика, призывающая к тому, чтобы освободить мозг от повседневных задач, к которым ему требуется возвращаться снова и снова. Это очень просто: главное оставить себе напоминание, которое позволит выполнить действие в определенное время (ну, кладете же вы зонтик в прихожую, чтобы обязательно взять его с собой) — и забыть о проблеме! Все, у вас появляется свобода для творчества, размышлений, продвижения вперед: звучит глупо, но, черт побери, действительно работает.

…Вы, вероятно, заключили гораздо больше компромиссов сами с собой, чем подозреваете, и каждый из них — серьезный или нет — откладывается у вас в подсознании. Они и представляют собой «незавершенности» или «незамкнутые циклы»: я определяю их как нечто, отвлекающее ваше внимание, нечто, что вас не устраивает или, по вашему мнению, находится не на своем месте. К незамкнутым циклам может относиться все что угодно: от самых серьезных проблем вроде «Победить голод во всем мире» до более скромных задач типа «Нанять нового помощника» или самых незначительных незавершенностей: например, «Заменить электрическую точилку для карандашей».

Скорее всего, в конкретный момент у вас больше внутренних проблем, чем вы можете предположить. Попытайтесь подсчитать аспекты, за которые вы ощущаете хотя бы минимальную ответственность: хотите что-то изменить, завершить, осуществить или хоть что-то предпринять в данном направлении. Например, у вас есть задача: как-то реагировать на каждое новое сообщение, приходящее по электронной, голосовой или обычной почте. И естественно, есть многочисленные проекты, которые требуют осуществления и входят в круг ваших обязанностей, а также цели и инструкции, которые следует уточнить, карьера, которую нужно строить, и жизнь в целом, которую необходимо держать в равновесии. Вы взяли на себя определенную внутреннюю ответственность за все аспекты своей жизни и работы, которые представляют незамкнутые циклы какого-либо типа.

Все, что вас не устраивает и, по вашему мнению, находится не на своем месте — это «незамкнутые циклы», отвлекающие ваше внимание.

Автор к тому же предлагает некоторые приемы не только для упорядочивания и облегчения жизни, но и просто для решения проблем. Возьмите вашу трудную задачу, говорит он, хорошенько над ней поразмыслите, устройте ей настоящий брейнсторм, а потом сделайте тот маленький кусочек, который сдвинет ее с места. Напишите письмо, позвоните, дайте поручение — и так, мало-помалу, отщипывая по крошке, дотолкайте проблему до того места, где она перестанет быть страшной. Этот принцип, кстати, я уже давно с успехом применяю: надо просто уговорить себя посвятить 10 минут в день решению неприятного вопроса, и постепенно все становится гораздо лучше, чем в начале.

Будете смеяться, но GTD я не дочитала — сломалась на моменте, где автор начинает подробно описывать, какие папки, шкафы и аппараты надо покупать для наилучшей организации рабочего процесса. Во-первых, конкретика той главы уже не очень актуальна — просто потому что многие фирмы перешли на электронный документооборот, и читать про такие подробности было скучно. Во-вторых, мне некуда применять подобную информацию: она была бы полезна полгода-год назад, когда мне действительно не помешало бы разобраться с задачами, письмами, поручениями от шефа и т. п., а сейчас я просто бы не смогла реализовать принципы на практике и быстро забыла бы их.

На самом деле это первая вещь, которую я не осилила до конца и про которую я пишу полноценную рецензию: обычно такие штуки уходят в рубрику “3 книги”, потому что у меня не найдется слов на полноценный отзыв. Но это руководство особенное. Мне понравилось то, что пишет Дэвид Аллен, и, быстро поняв общий принцип, я стала сознательно применять его в жизни: речь идет о “корзине входящих”, списках и распределении задач. Полезно оказалось выделить пару часов в неделю на анализ всяких вопросов и вдумчивый разбор почты — действительно начинаешь ощущать себя более свободным от всей рутины.

Эффект заметен — даже при том, что я прочитала всего половину книги. Так что если вы вконец зашиваетесь с бумажками, сообщениями в Аутлуке, телефонными звонками и прочими раздражителями — я очень рекомендую. Автор настолько все разжевывает, что читателю просто надо довериться ему, оторвать задницу от стула и все сделать — с поправкой на современные реалии и папки в комьютере, а не на столе. А меня, тем временем, будет греть ощущение, что при необходимости я могу дочитать книгу и узнать, как победить хаос.

Кажется, дочитала. “Как привести дела в порядок” Дэвид Аллен. | by Kseniia Soroka

Признаюсь, чтение не самое мое любимое хобби. Однако для себя я поставила цель в этом году больше читать. И как доказательство о прочитанных книгах буду писать в данной рубрике “Кажется, дочитала”.

Сегодня остановлюсь на книге Дэвида Аллена “Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса”, в которой он описывает основы собственной методологии GTD = Getting Things Done.

Коротко о моем прочтении. С каждой страницей книгу было читать все сложнее, так как количество повторяющих фраз росло. В конце стало похоже на проповедь.

Но все же сама методология довольно интересна и верю, что полезна.

Вот основные полезные моменты/факты/правила, которые я выделила для себя.

Наш мозг не создан для использования его в качестве некой системы запоминания. Когда мы пытаемся в своей голове создать весь список своих to-do дел, мы начинаем больше паниковать, особенно когда некоторые дела всплывают хаотично и не вовремя, что и вызывает больше стресса.
Для правильной организации Дэвид предлагает весь план наших действий хранить в определенном отдельном месте, но не в голове. Так выбирая задания из To-Do листа, мы сможем полностью концентрироваться на данной задаче и быть более продуктивными.
В качестве системы для хранения, можно использовать как отдельные комп. приложения — Wunderlist, OmniFocus etc, так и физические корзины для входящих задач.
Как эффективно работать со всеми поступающими задачами?

Провести физическую и моральную очистку личного пространство (на работе и дома)
Создать великий брейншторм, где записать все задачи/идеи/планы в список “Входящие” (важно учитывать что это отчасти творческий процесс, и в качестве входящей задачи можно и нужно писать все желания/планы — Пример: “Научиться кататься на вейке”, “наладить продуктивную работу с клиентом”, “пересмотреть схему получения фидбека от клиента”, “больше времени уделять родным”). При этом важно не уделать много времени формированию задачи, обрабатывать входящие — это уже следующая наша задача.
Дальше, нужно обработать каждый входящий запрос по схеме (где “Корзинка” это и есть наши “Входящие”):

Правильно обрабатывать Цель, значить разбивать процесс на мелкие задачи. Так мы сможем контролировать наши достижения, не бояться брать в работу задачу (так как они будут в меру сложные, но и достаточно легки для выполнения). Зная наш план, паники в голове больше не будет.
При выборе системы хранения, важно что бы она нам нравилась на столько, что мы хотели работать с ней каждый день (это похоже на красивую спортивную форму, которая так и побуждает нас пойти в зал, только бы примерять ее). Это как дополнительный толчок в упорядочивании наших дел.
Очень важно держать информацию в системе — актуальной. Пересматривать дела необходимо не реже чем раз в неделю. Иначе мы просто не будем ей доверять.
Лайфхак, которым делиться Дэвид в книге. Не нужно бояться записывать дела в “Может быть/когда-нибудь”, иногда достаточно записать дело в систему и мы прийдем к его выполнению.
Как и все дела в нашем современном мире, тут никак без — оптимизма, стремление к цели через намерение осуществления, работы в потоке, концентрации на цели. И тогда все будет “done”.

Делюсь своим смешным to-do листом из личного “Когда-нибудь”:

тату приуроченное 23-летию (* примечание от автора, которому уже 25)
луковый суп запеченный под сырной корочкой
фестивалить
пойти на мастер-класс по гончарному делу, и сотворить соусницу
покататься на вейке
читать художественные книги вслух друг-другу
Греция, Испания (ой и давно она у меня в списке. .), Берлин, Мексика
круиз по Средиземноморью

По итогу, несколько советов от меня: вместо чтения лучше пойти на какой-либо практический тренинг по данной методологии и день два посвятить налаживанию, и далее основательно поддерживать список актуальным, что есть не самой легкой задачей.

Be productive, be effective and don’t forget to dream.

Cheers!

Дэвид Аллен, автор книги Как привести дела в порядок: как все успевать

Дэвид Аллен – автор бестселлеров по тайм-менеджменту и создатель всемирно известной методики управления временем Getting Things Done (Привести дела в порядок – прим. ред.). Ее суть в том, что успех в делах напрямую зависит от того, насколько детально и эффективно они спланированы.

Дэвид Аллен выступил в Киеве в рамках Global Inspiring Forum, который организовала KA Group. Редакция MC Today пообщалась с ним о том, как правильно планировать дела и сохранять продуктивность в эпоху перенасыщения информацией.

Почему люди не могут привести свои дела в порядок?

Я работал со многими людьми, которые пытались привести свои дела в порядок самостоятельно. Это были люди разных профессий и разного уровня загруженности. Но главная ошибка, которая объединяет их, – они пытаются использовать свою голову как личный офис. Они пытаются удержать в своей голове все действия и задачи, не различая и не классифицируя их.

Дэвид Аллен. Фото: KA Group

Список дел, который находится в голове, невозможно систематизировать. Часто из-за непонимания последовательности процессов люди не могут принимать решения, не могут реалистично оценить, сколько времени требуется для выполнения той или иной работы.

Человек, который следует мысленному плану, не учитывает еще десятки сопутствующих дел, которые выполняет на протяжении дня, поэтому к вечеру ему кажется, что он ничего не успел, что-то забыл.

Эту ошибку совершают как ленивые от природы люди, так и весьма энергичные, которых переполняют идеи. Они постоянно держат в своем сознании информацию о том, что им предстоит сделать сегодня или на протяжении недели, и таким образом прибавляют себе еще больше работы.

Из-за отсутствия зафиксированного плана действий люди прокрастинируют, теряют концентрацию. Детальный и прописанный план помогает не тратить каждый раз время на то, чтобы сориентироваться и понять, что же делать дальше.

Как это работает

В моей практике было много успешных примеров того, как эффективное планирование меняло жизнь. Например, я работал с руководителем одной мировой финансовой организации. Он успевал делать все свои рабочие дела, но у него совершенно не было свободного времени, которое он бы хотел проводить с семьей. Он хотел оставаться таким же продуктивным, но иметь больше личного пространства в своем загруженном графике.

Два года ему понадобилось для того, чтобы поменять свои привычки и научиться правильно распределять время. Это средний срок, за который любой человек может овладеть методикой GTD (Getting Things Done), ведь она не только о краткосрочном планировании дня, но и о построении долгосрочных целей.

Есть пять простых шагов, как привести свои ежедневные дела в порядок:

Соберите все свои планы, задачи, идеи, любые вопросы, которые требуют вашего внимания в одном месте.
Обдумайте и обработайте каждый пункт. Распишите детально и понятно, что каждый из них означает и чего вы ждете от решения каждого вопроса в итоге.
Рассортируйте задачи по папкам: что требует решения прямо сейчас, что можно отложить, что делегировать, что относится к личным делам, что к рабочим и так далее.
Просматривайте регулярно свои списки, актуализируйте их.
Просто делайте. Решите, что нужно сделать прямо сейчас и действуйте, не обдумывая.

Конечно, чтобы достичь всех своих целей, не достаточно просто прочитать книгу или послушать лекцию. Для этого прежде всего нужно знать, чего вы в конечном итоге хотите, и дисциплинировать себя.

Бывает, люди не понимают, что для них сейчас действительно важно: деньги, карьера, личное развитие или семья. Чтобы добиться успеха в делах, нужно сперва расставить приоритеты, затем строить свои планы вокруг них.

Как оставаться сфокусированным

Многих людей что-то все время отвлекает от работы. Кого-то отвлекают гаджеты, кого-то – мысли.

Как фокусироваться на важных делах? Представьте, что вы зашли на свою собственную кухню и увидели там полный переворот: горы грязной посуды, все разбросано. Глядя на это все, вы понимаете, что вам, может, и не хочется, но так или иначе придется наводить порядок. Вы можете, конечно, взять пиво в холодильнике и выйти, но эта нерешенная задача все равно будет тревожить вас, и вам рано или поздно нужно будет вернуться и убрать.

Система GTD – не о том, как заставить себя что-то сделать. А о том, как правильно спланировать и организовать дела, чтобы завершить их с максимальным результатом за минимальное время.

Не стоит хвататься за все сразу. Внимательно проанализируйте, что конкретно не так на вашей кухне. Затем классифицируйте задачи: грязные тарелки нужно вымыть, мусор вынести, плохую еду отделить от хорошей. Шаг за шагом ваша кухня переходит под ваш контроль.

Есть люди, которые работают в сумасшедшем графике. Например, журналисты. Вы не можете отказаться от гаджетов, общения, информации, которая вас отовсюду отвлекает, и при этом вам приходится заниматься несколькими делами одновременно.

Но в любом случае вы сами выбираете, что для вас важно, а что нет. Нужно иметь детальный план, даже если его приходится ситуативно менять. И нужно концентрироваться только на том, что действительно важно. GTD – это всего лишь инструмент, который может помочь вам упорядочить дела, а пользоваться им или нет – решение каждого.

О личной продуктивности

Многим часто кажется, что раз я разработал всемирно известную систему по тайм-менеджменту, значит, я и сам всегда был таким продуктивным и организованным. На самом деле нет. Я был ленив и, как и многие люди, часто тратил время на малозначимые дела. Не всегда понимал, что для меня важно. Много работал, но не всегда при этом много успевал.

Однажды я понял, что хочу больше времени проводить с семьей, заниматься тем, что я люблю, а свою текущую работу хочу выполнять быстрее и без ущерба для ее качества. Это и подтолкнуло меня к тому, чтобы пересмотреть свой подход к планированию.

Я начал изучать разные методики по тайм-менеджменту и в итоге вывел свою. Моя жизнь действительно стала проще. Со временем я стал меньше уставать, появилось больше идей, возможность воплощать и масштабировать их. В конце концов я стал больше времени проводить с близкими.

Вместе с тем я пересмотрел взгляды на то, что люди привыкли называть проблемой в их жизни. Ни в компании, ни в личных делах не должно быть проблем. Должны быть проекты, над которыми вы работаете и которые требуют ваших решений.

Когда я понял, что система GTD сработала, я начал практиковать ее на своих коллегах, предлагал другим людям консультации. За много лет система усовершенствовалась, но ее основной принцип остается неизменным: голова нужна нам для того, чтобы создавать идеи, а не хранить их.

Ежедневно в моем списке 45-50 дел разных уровней. Они могут быть записаны в программах и календарях. Есть тысячи электронных планировщиков. Но имеет значение не то, чем пользоваться, а как именно. Для ежедневного планирования я по-прежнему использую бумажный ежедневник.

Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Описание

Эта книга направлена на то, чтобы сделать человека более организованным, научить его грамотному распоряжению своим временем, эффективной постановке целей и задач, умению расставлять приоритеты, не перетруждаться от чрезмерной загруженности, расслабляться и ясно мыслить, а также как сделать так, чтобы за минимальное количество времени успевать сделать максимальное количество дел. Книга снабжена множеством примеров, советов и рекомендаций.

Краткое содержание

Эта книга состоит из трёх частей и тринадцати глав. В самом начале находится введение и несколько слов для ознакомления. Первая часть посвящена проблеме недостатка ресурсов и влиянию работы на жизнь человека, устоявшимся, но уже неактуальным привычкам, продуктивному состоянию, основным требованиям к решению проблем, управлению деятельностью, планированию и составлению списков. Также даётся информация о творческом подходе к решению любых задач, разных моделях их решения и многих других интересных вещах. Вторая часть книги более рассчитана на практику. В ней говорится о том, с чего нужно начинать эффективное планирование необходимого результата, каковы особенности этого процесса, какие для этого могут потребоваться инструменты, как происходит обработка информации и сортировка материала. Рассматриваются такие вопросы как выбор наилучшей стратегии действий, контроль проектов, особенности мышления и т.д. И в третьей части говорится о ключевых принципах успешной и продуктивной деятельности: привычке сбора материала, определении плана действий, умении ориентироваться на результат и особенностях управления результатами. Оканчивается книга заключением и списком полезных русскоязычных ресурсов по теме тайм-менеджмента.

Об авторе

АЛЛЕН Дэвид – один из самых популярных экспертов в области повышения личной продуктивности, лектор, консультант, тренер и успешный бизнесмен. Он является президентом компании David Allen Company, работающей в области консалтинга, автором огромного количества статей и публикаций, а представленная книга переведена более чем на десять языков и пользуется большим спросом.

Аудиокнига недоступна | Audible.com

Эвви Дрейк начинает больше
Роман
От: Линда Холмс
Рассказал: Джулия Уилан, Линда Холмс
Продолжительность: 9 часов 6 минут
Полный

В сонном приморском городке штата Мэн недавно овдовевшая Эвелет «Эвви» Дрейк редко покидает свой большой, мучительно пустой дом спустя почти год после гибели ее мужа в автокатастрофе. Все в городе, даже ее лучший друг Энди, думают, что горе держит ее взаперти, и Эвви не поправляет их. Тем временем в Нью-Йорке Дин Тенни, бывший питчер Высшей лиги и лучший друг детства Энди, борется с тем, что несчастные спортсмены, живущие в своих самых страшных кошмарах, называют «криком»: он больше не может бросать прямо и, что еще хуже, он не может понять почему.

3 из 5 звезд
Что-то заставило меня продолжать слушать….
От Каролина Девушка на 10-12-19

Краткое содержание книги: Доведение дел до конца Дэвид Аллен

Печать | Аудиокнига | Получите мою коллекцию из 100+ книжных заметок с возможностью поиска

Книга в трех предложениях

Если мы не будем должным образом справляться с «открытыми петлями» в нашей жизни, наше внимание будет отвлечено.
Подавленность возникает из-за того, что вы не проясняете, каков ваш предполагаемый результат, не решаете, каково будет следующее действие, и не напоминаете себе о своем предполагаемом результате и действии.
Вам нужно преобразовать все «вещи», которые вы привлекаете и накапливаете, в четкий перечень значимых действий, проектов и полезной информации.

Пять больших идей

Чтобы что-то сделать, нужно определить, что означает «сделано» и как выглядит «выполнение».
Управление рабочим процессом включает в себя захват того, что привлекло ваше внимание, разъяснение того, что это значит, размещение этого на своем месте, частый просмотр и взаимодействие с этим.
Если действие займет менее двух минут, оно должно быть выполнено в момент его определения.
Беспокойство и чувство вины возникают не из-за того, что слишком много дел; это происходит из-за нарушения соглашений с самим собой.
Ваш разум предназначен для того, чтобы иметь идеи, а не для того, чтобы их удерживать.

Краткая информация о том, как привести дела в порядок

Основная истина, которую Аллен обнаружил за десятилетия коучинга и обучения тысяч людей, заключается в том, что большинство стрессовых ситуаций, с которыми люди сталкиваются, возникает из-за ненадлежащим образом управляемых обязательств, которые они берут на себя или принимают

это «открытая петля», которая будет привлекать ваше внимание, если ею не управлять должным образом.

«Вы должны использовать свой разум, чтобы избавиться от мыслей».

«Чаще всего причина, по которой вы что-то думаете, заключается в том, что вы хотите, чтобы это было не так, как сейчас, и все же: вы не уточнили точно, каков предполагаемый результат; вы не решили, каким будет следующий шаг физического действия; и/или вы не разместили напоминания о результате и необходимых действиях в системе, которой вы доверяете».

Пока ваши мысли не прояснились и решения не были приняты, а полученные данные не были сохранены в системе, к которой вы абсолютно точно знаете, что получите доступ и обдумаете, когда вам нужно, ваш мозг не может отказаться от работы .

«Это пустая трата времени и энергии, чтобы продолжать думать о том, в чем у вас нет прогресса».

Нам нужно преобразовать все «вещи», которые мы привлекаем и накапливаем, в четкий перечень значимых действий, проектов и полезной информации.

Для выполнения задач требуются два основных компонента:

Исход. Определение того, что означает «выполнено»
Действие. Как выглядит «делать»

Вам нужно контролировать обязательства, проекты и действия двумя способами:

Горизонтально. Поддержание согласованности во всех видах деятельности, в которых вы участвуете
Вертикально. Управление мышлением, разработкой и координацией отдельных тем и проектов.

«Цель управления по горизонтали и по вертикали одна и та же: выбросить мысли из головы и выполнить их».

«Обычно существует обратная зависимость между тем, сколько вы о чем-то думаете, и тем, сколько это делается».

«Нет причин дважды думать об одной и той же мысли, если вам не нравится эта мысль.

Пять шагов освоения рабочего процесса

Захват. Собери то, что привлекло твое внимание
Уточнить. Процесс, что это значит
Организовать. Положите на место
Отражение. Часто пересматривайте
Задействуйте. Просто сделай.

Три требования, чтобы фаза захвата работала

Каждый открытый цикл должен быть в вашей системе захвата и выброшен из вашей головы
Когда вы обрабатываете предмет, спросите себя: «Что это?» и «Осуществимо ли это?»
Если это , а не , есть три возможности:
1. Мусор. Больше не нужен.
2. Инкубировать. Сейчас никаких действий не требуется, но, возможно, потребуется что-то сделать позже.
3. Ссылка. Этот предмет представляет собой потенциально полезную информацию, которая может понадобиться для чего-то позже.
Если является действенным, у вас есть три варианта:
1. Сделай это. Если действие займет менее двух минут, оно должно быть выполнено в момент его определения.
2. Делегировать. Если действие займет больше двух минут, спросите себя: «Подходящий ли я человек для этого?» Если ответ отрицательный, делегируйте его соответствующей организации.
3. Отложить. Если действие займет более двух минут, и вы являетесь подходящим человеком для его выполнения, вам придется отложить выполнение этого действия на более позднее время и отслеживать его в одном или нескольких списках «Следующие действия».
- «Быть организованным просто означает, что место, где что-то находится, соответствует тому, что это значит для вас.”
- Аллен определяет проект как любой желаемый результат, который может быть достигнут в течение года, требующий более чем одного действия.
Напоминания о действиях, которые необходимо предпринять, делятся на две категории:
1. О вещах, которые должны произойти в определенный день или время
2. О вещах, которые просто необходимо сделать как можно скорее.
В вашем календаре есть три вещи:
1. Действия, зависящие от времени. Это причудливое название для встреч.
2. Действия в зависимости от дня. Это вещи, которые иногда нужно делать в определенный день, но не обязательно в определенное время.
3. Информация по дням. В календаре также можно отслеживать то, о чем вы хотите знать в определенные дни — не обязательно действия, которые вам нужно будет предпринять, а скорее информацию, которая может быть полезна в определенный день.
- «Полезно иметь календарь, в котором можно отмечать действия как по времени, так и по дням.
- «Список следующих действий, которые вместе с календарем составляют основу ежедневной организации и управления действиями».
Системы бездействия делятся на три категории:
1. Мусор. Это очевидно.
2. Инкубация. Это вещи, которые не требуют немедленных действий, но их стоит сохранить. Есть два вида инкубационных инструментов: (i) списки когда-нибудь/может быть и (ii) система щекотки. Когда-нибудь/Может быть, вещи носят характер «проектов, которые я мог бы захотеть сделать, но не сейчас… но я хотел бы, чтобы мне регулярно напоминали о них.«Система щекотки предназначена для предметов, о которых вы не хотите или не должны напоминать до определенного времени в будущем.
3. Ссылка. Справочные системы обычно имеют две формы: (1) хранилище для конкретных тем и областей и (2) общие справочные файлы. Первые типы обычно определяют себя с точки зрения того, как они хранятся. Второй тип справочной системы нужен всем под рукой для хранения специальной информации, не принадлежащей какой-либо заранее разработанной более крупной категории.
- «Все ваши проекты, планы активных проектов, а также следующие действия, повестки дня, ожидания и даже списки «когда-нибудь/может быть» следует просматривать раз в неделю».
Еженедельному обзору пора:
1. Соберите и обработайте все свои материалы
2. Пересмотрите свою систему
3. Обновите свои списки
4. Получите чистый, ясный, актуальный и полный.
Четырехкритериальная модель выбора действий в данный момент
1. Контекст
2. Доступное время
3. Доступная энергия
4. Приоритет
Тройная модель определения ежедневной работы
Когда вы что-то делаете или «работаете» в общем смысле, вы можете заниматься тремя различными видами деятельности:
1. Выполнение заданной работы. Когда вы выполняете предопределенную работу, вы работаете со своими списками «Следующие действия» и календарем — выполняя задачи, которые вы ранее определили как необходимые, или управляя своим рабочим процессом.
2. Выполнение работы по мере ее появления. Каждый день приносит сюрпризы, и на многие из них вам придется потратить время и силы. Однако, когда вы следуете этим указаниям, вы по умолчанию решаете, что эти вещи важнее всего остального, что вы должны делать в это время.
3. Определение вашей работы. Определение вашей работы влечет за собой очистку вашей корзины входящих, ваших цифровых сообщений и ваших заметок о встречах, а также разбивку новых проектов на действия.
Шестиуровневая модель проверки собственной работы
1. горизонт 5:
2. 1 Назначение и принципы
3. Horizon 4:
4. 1 Vision
5. горизонт
6. горизонт 3: голы
7. голов 2
8. горизонт 2
1. Основание: Текущие действия. Это совокупный список всех действий, которые вам необходимо предпринять.
2. Горизонт 1: Текущие проекты. Это относительно краткосрочные результаты, которых вы хотите достичь (например, организация конференции по продажам).
3. Горизонт 2: Области внимания и ответственности. Это ключевые области вашей жизни и работы, в которых вы хотите добиться результатов и поддерживать стандарты.
4. Горизонт 3: Цели. Это то, что вы хотели бы выполнить или иметь, что может повысить важность одних аспектов вашей жизни и уменьшить другие.
5. Горизонт 4: Видение. Какими вы видите свою жизнь и работу через три-пять лет? Решения на такой высоте могут легко изменить то, как может выглядеть ваша работа на многих уровнях.
6. Горизонт 5: Цель и принципы. Это общий вид.
Ключевыми элементами расслабленного контроля являются:
1. Четко определенные результаты (проекты) и следующие действия, необходимые для их закрытия
2. Напоминания, размещенные в надежной системе, которая регулярно пересматривается.
- «Если вы ждете хорошей идеи, прежде чем у вас появятся какие-либо идеи, у вас их будет немного».
- «Часто единственный способ принять трудное решение — это вернуться к цели того, что вы делаете».
- «Если вы не уверены, зачем что-то делаете, вы никогда не сделаете этого достаточно».
- «Один из самых мощных жизненных навыков и один из самых важных, которые нужно оттачивать и развивать как для профессионального, так и для личного успеха — это достижение четких результатов.
- «Если вы все еще думаете над проектом, вам нужно подумать».
- «Большой секрет эффективного творческого и продуктивного мышления и действий заключается в том, чтобы сосредоточить внимание на нужных вещах в нужное время».
- «Один из лучших способов повысить вашу производительность — иметь инструменты организации, которые вы любите использовать».
- «Пока вы не захватите все, что привлекает ваше внимание, какая-то часть вас все еще не будет полностью доверять тому, что вы работаете со всей картиной своего мира.
- «Ты можешь чувствовать себя хорошо, когда не делаешь, только когда знаешь все, что ты не делаешь».
Вот четыре категории вещей, которые могут оставаться там, где они есть, такими, какие они есть, без каких-либо действий, связанных с ними:
1. Расходные материалы
2. Справочный материал
3. Украшение
4. Оборудование
Руководство по обработке
1. Сначала обработать верхний элемент
2. Обработать один элемент за раз
3. Никогда ничего не помещать обратно в «in».
Входящий лоток — это станция обработки, а не складская ячейка. В нем будет три вида предметов:
1. Мусор
2. Предметы для инкубации
3. Справочный материал
- «Хорошо решить не решать что-то. Вам просто нужна система «решать не решать», чтобы выбросить это из головы».
Существует семь основных типов объектов, которые необходимо отслеживать и управлять ими с организационной и операционной точек зрения:
1. Список проектов
2. Материалы поддержки проекта
3. Календарь действий и информация
4. Списки следующих действий
5. Список ожидающих
6. Справочный материал
7. A Someday/Maybe list
1 уменьшить когнитивную нагрузку — т.е. чтобы избавиться от необходимости постоянно думать: «Что мне нужно сделать с этим?»

«Контрольные списки могут быть очень полезными, чтобы вы знали, о чем вам не нужно беспокоиться».

Аллен в Еженедельном обзоре:

[Это] все, что вам нужно сделать, чтобы снова опустошить голову и сориентироваться на следующие пару недель. Он проходит этапы управления рабочим процессом — фиксирует, проясняет, систематизирует и анализирует все ваши невыполненные обязательства, намерения и наклонности — до тех пор, пока вы не сможете честно сказать: «Я прямо сейчас знаю абсолютно все, что я не делаю, но мог бы сделать, если бы Я решил.

«Ваши лучшие мысли о работе не приходят в голову, пока вы на работе».

«Сам мир никогда не перегружен и не сбит с толку — только мы, благодаря тому, как мы с ним взаимодействуем».

Аллен рекомендует всегда вести список вещей, которые необходимо сделать и которые требуют очень мало умственных или творческих усилий.

«Один из лучших способов повысить свою энергию — закрыть некоторые из своих петель».

«Невозможно быть довольным своим выбором, если вы четко не представляете себе, чем на самом деле является ваша работа.

«Нет прерываний — есть только неуправляемые входы».

«Выполняйте неожиданную работу по мере ее появления не потому, что это путь наименьшего сопротивления, а потому, что это то, что вам нужно делать по отношению ко всему остальному».

«Занимайтесь тем, что привлекает ваше внимание, и тогда вы обнаружите, что действительно привлекает ваше внимание».

Аллен считает, что важнее всего иметь дело с тем, что больше всего у тебя на уме.

«Если вы не совсем уверены, в чем заключается ваша работа, она всегда будет казаться невыносимой».

«Когда вы не уверены, куда идете или что для вас действительно важно, вы никогда не будете знать достаточно».

Однако есть два типа проектов, которые заслуживают хоть какого-то планирования:

Те, которые по-прежнему привлекают ваше внимание даже после того, как вы определили их следующие действия
Те, о которых потенциально полезные идеи и вспомогательные детали появляются случайно.

«Одним из самых больших препятствий для организационной (и семейной) продуктивности является отсутствие кого-то, кто говорил бы о необходимости встречи и с кем, чтобы что-то продвигать».

«Чувство беспокойства и вины не возникает из-за того, что слишком много дел; это автоматический результат нарушения соглашений с самим собой».

«Негативные чувства — это просто результат нарушения этих договоренностей — это симптомы утраченной уверенности в себе.”

«Ведение объективной и полной инвентаризации вашей работы, регулярно пересматриваемой, значительно облегчает честное слово «нет».

«Когда культура принимает «Какое следующее действие?» в качестве стандартного рабочего вопроса, это увеличивает энергию, производительность, ясность и концентрацию».

«Определение того, как выглядит реальная работа на самом базовом уровне, и организация напоминаний-заполнителей, которым мы можем доверять, являются главными ключами к повышению производительности и созданию непринужденной внутренней среды.

«Без следующего действия остается потенциально бесконечный разрыв между текущей реальностью, которую необходимо сделать».

«Избегание принятия решений до тех пор, пока давление последней минуты не приведет к огромной неэффективности и ненужному стрессу».

«Определение конкретных проектов и следующих действий, направленных на решение реальных проблем качества жизни, — это лучшая производительность».

«Ваш разум предназначен для того, чтобы иметь идеи, а не для того, чтобы их удерживать».

«Вы можете направить свое сознательное внимание только на одну вещь за раз.

«Предоставление себе правильных сигналов, которые вы заметите в нужное время, о правильных вещах, является основной практикой продуктивной работы без стресса».

Купить книгу: Приведение дел в порядок

Печать | Твердый переплет | Аудиокнига

Связанные списки

Или просмотрите другие аннотации к книгам.

Что Дэвид Аллен может сказать о достижении цели (GTD)

Пожалуйста, поднимите руку, если вы когда-либо чувствовали себя перегруженным всеми своими обязательствами.

У Дэвида Аллена, автора знаменитого метода повышения производительности и книги-бестселлера «Getting Things Done» (GTD), есть для вас хорошие новости.

«Недостаток места — это лучшая проблема, которую вы можете представить», — сказал Аллен в недавней беседе с The Economist Careers Network.

Имея в своем распоряжении правильный метод и инструменты, вы можете найти больше места для размышлений на более высоком горизонте и сделать больше — больше того, что вы действительно хотите сделать.

В этой статье вы узнаете, как Аллен и его клиенты делают то, что они действительно хотят сделать.Когда вы закончите, вы будете точно знать, как перестать использовать голову в качестве офиса, внедрив систему GTD Аллена. Готовый? Давайте погрузимся.

5 столпов GTD

1.

Захватить
Трудно расставлять приоритеты, пока у вас нет списка всего, что вам нужно сделать. Вот почему на первом этапе вы перенесете все свои текущие обязательства на бумагу, в Google Doc или на любую другую платформу, которую вам удобно использовать. Единственное правило — выбросить все из головы, потому что, как говорит Аллен, «ваша голова — паршивый офис.
2. Уточнить
Далее уточните все, что вам нужно сделать.
Каков результат? И возможен ли следующий шаг? Если нет, то нужно сделать одно из трех:
Выбросить.
Сохраните его в списке когда-нибудь/может быть.
Отправьте его для справки, когда это необходимо.
Если есть действие, которое нужно предпринять, то какое?
Если действие займет менее двух минут, выполните его. Если это займет более двух минут, добавьте его в список «Ожидание».Или вы можете отложить его, запланировав его в своем календаре на определенное время с конкретными следующими действиями, чтобы упростить начало работы.
3. Организовать
«Быть организованным просто означает, что место, где что-то находится, соответствует тому, что это значит для вас».
— Дэвид Аллен
Упорядочивайте активные элементы и размещайте их в соответствии с их категорией и приоритетом. На самом деле не начинайте делать что-либо из вашего списка. Просто организуйте на этом этапе.
4. Отражение
Затем подумайте о своем списке дел и решите, каким должно быть ваше следующее действие. На втором этапе вы разъяснили, какими должны быть ваши следующие действия по каждому пункту; поэтому вы легко сможете выбрать действие, на которое у вас есть время и энергия.
5. Задействовать
Наконец, ваши задачи упорядочены по приоритету и сохранены в категориях, и вы решили, на какое следующее действие у вас есть время и энергия прямо сейчас. Это значит, что пришло время заняться делами.
Узнайте больше о курсах повышения продуктивности
Руководство по достижению цели для начинающих®
Getting Things Done — это метод тайм-менеджмента, который покорил мир, когда он был впервые опубликован в 2001 году. Он был создан Дэвидом Алленом после многих лет исследований и практики в области продуктивности. методы. (Как некоторые из вас уже знают, основатель и генеральный директор Zenkit Мартин Велкер имел честь взять интервью у г-на Аллена для The Next Web в этом году.)
GTD по сей день остается популярным и пользуется большой популярностью во всем мире.Если вы новичок в GTD, это руководство познакомит вас с основными принципами. Если вы опытный пользователь, следите за статьей на следующей неделе о том, как настроить GTD в Zenkit.
Что такое ГТД?
Getting Things Done (сокращенно GTD) — это гораздо больше, чем просто способ добиться цели. Это структура для организации и отслеживания задач, так что вы можете на 100% доверять тому, что дела в вашем списке дел действительно то, что вам нужно сделать.
GTD заставляет вас добавлять как контекст , так и структуру к задачам — «выбрасывать вещи из головы и помещать в пространство, где вы можете начать над ними работать».
«Ваш разум предназначен для того, чтобы иметь идеи, а не удерживать их»
Дэвид Аллен
Основная концепция ГТД заключается в том, что ваш мозг отлично справляется с новыми идеями, но плохо их запоминает. Например, он помнит, что вам нужно купить подарок на день рождения мамы на следующей неделе, но вместо того, чтобы напомнить вам, когда вы проходите мимо ее любимого магазина, он просто оставляет вас с щемящим ощущением, что вы должны были купить что-то… для кого-то… ?
При правильном использовании GTD представляет собой надежную систему, которая помогает вам превратить ваши смутные идеи, прихоти, вдохновение и ночные размышления в действия.Идея состоит в том, что, как только вы доверитесь своей системе, ваш мозг перестанет пытаться все отслеживать, тем самым уменьшая стресс и высвобождая силы мозга для более продуктивных дел. Звучит потрясающе, правда?
Как на самом деле работает GTD?
GTD опирается на серию списков, которые вы используете для систематизации всего, что приходит вам в голову. Чтобы внедрить GTD, вам нужно зафиксировать и обработать «вещи», которые входят в вашу жизнь, следуя рабочему процессу из 5 шагов.
Захват : Соберите то, что привлекло ваше внимание.Это все, что у вас на уме, от электронных писем, требующих действий, до блестящих идей, которые приходят к вам в душе. Вы можете использовать блокнот или приложение или даже электронное письмо самому себе в качестве «входящих». Будь то задача, что-то, что вам понравилось, что-то, что вам нужно запомнить для работы, запишите это . Убедитесь, что вы регулярно проверяете все свои различные почтовые ящики.
Уточнение : Процесс, что это значит. Спросите себя, является ли это «действующим», если это то, с чем вам нужно что-то делать.Это очень быстрый шаг, который нужно делать регулярно. Позже я покажу вам, как быстро обрабатывать с помощью простого дерева решений.
Организуйте : Положите на место. Сохраните его как ссылку, добавьте в свой календарь, добавьте в приложение для управления задачами или просто переместите в корзину. Вы также можете добавить «контекст». Я расскажу об этом позже, но вкратце контексты — это способ пометить задачи человеком, местом или вещью, которые вам нужны, чтобы что-то сделать. «Офис» или «дом» — распространенные контексты местоположения.«Телефон» или «Электронная почта» — обычные контексты.
Отражение : Часто пересматривайте. Просмотрите свои списки — «каждый из них» — и внесите коррективы, если необходимо. Делайте еженедельный обзор, чтобы прояснить свои списки и очистить свой разум. Отсутствие регулярного пересмотра означает, что вещи накапливаются и вся система ломается.
Задействовать : Просто сделайте. Этот шаг самый простой из всех, если вы хорошо настроили свою систему! Если вы регулярно работаете над первыми четырьмя шагами, то вы со 100% уверенностью знаете, что вещи в вашем списке — это то, что вам нужно сделать, чтобы добиться значительного прогресса в достижении ваших целей.
Далее идут ваши списки: «входящие», «следующие действия», «ожидание…», «проекты» и «когда-нибудь». Эти списки составляют основу системы GTD. Каждая вещь, которая требует вашего внимания, попадает в список «Входящие», а затем просачивается в другие списки через этапы уточнения и организации. То, как вы обрабатываете и сортируете эти списки, определяет, на что вы действуете, а на что нет.
Захват — Запишите все
Входящие — это место, где попадает все , куда вы записываете свои мысли.Это почтовый ящик для вашего мозга — электронные письма, телефонные звонки, идея, которая пришла вам в голову по дороге на работу, кто-то просит вас посидеть с собакой на выходных… все. Некоторые люди носят с собой блокнот для записи мыслей, другие используют приложение или записывающее устройство. Неважно, что вы используете, или сколько их у вас есть (у вас может быть более одного списка входящих). Важно лишь то, что вам есть куда выгружать мысли по мере их прихода к вам, где бы вы ни находились.
Когда вы впервые начинаете использовать GTD, вы должны сделать «мозговой дамп» всего, что у вас на уме или разбросано по вашей жизни. Запишите все, что вам нужно или вы хотите сделать, все, о чем вы думали в течение последних нескольких дней или недель. На языке GTD это называется «открытая петля». Открытые циклы — это то, что не дает вам покоя, то, что вы вспоминаете, когда не можете уснуть в четыре утра, то, что раздражает вас, когда вы сталкиваетесь с этим снова (например, тот скол на краске). Это ваша возможность закрыть эти петли и не дать им занимать место в вашем уме. Добавьте все в свой почтовый ящик.
Уточняйте и упорядочивайте — Обрабатывайте входящие
.
Это ключ к тому, чтобы вся система работала. После того, как вы соберете все свои мысли, ваш следующий шаг — процессинг. Здесь вы берете все, что захватили , затем уточняете и организуете их. Может потребоваться некоторое время, чтобы просмотреть все, что вы добавили в список после первого «сброса мозгов», но как только вы закончите, это будет происходить постоянно. Чем чаще вы обрабатываете, тем меньше усилий это требует.
Итак, как вы на самом деле обрабатываете свой почтовый ящик? Что ж, вот вам в помощь удобное дерево решений:
Это намного проще, чем кажется, обещаю!
Вы обрабатываете новый элемент в своем почтовом ящике, задавая себе ряд вопросов о нем:
Можно ли действовать?
Для завершения требуется всего один шаг?
Это займет больше 2 минут?
Должен ли я это сделать, или я могу передать это кому-то другому?
Нужно ли это делать в определенный день или время?
Вот и все.От того, как вы ответите, зависит, в какой список будет добавлен ваш товар. Если оно не добавлено в список, вы либо делаете это немедленно, либо отправляете его в папку, либо выбрасываете в корзину.
Можно ли принять меры?
Это в основном спрашивает, нужно ли вам сделать что-то , чтобы убрать это из вашего списка. Если элемент не требует действия, вы можете переместить его в одно из трех мест: корзину, ссылки или список «когда-нибудь». Предметы, с которыми не стоит иметь дело или которые вообще не требуют вашего внимания, отправляются в корзину .
Вещи, которые являются полезными или информативными, но не требуют каких-либо действий (например, рецепт, который вы хотите сохранить, или информативная статья, которая может понадобиться вам снова однажды), должны храниться в соответствующем месте как ссылка .
Наконец, если что-то может потребовать действий когда-нибудь, но не сейчас, оно добавляется в список когда-нибудь . Это вещи, которые вы хотите запомнить, но они не должны загромождать ваш список «следующих действий». Такие вещи, как «Выучить японский» или «Написать книгу», идут сюда.
Требуется ли выполнение более одного шага?
В GTD «проект» — это все, что требует для завершения более одного действия. Если ваш список «Входящие» содержит несколько связанных задач, создайте отдельный проект для управления этими вещами.Добавьте заголовок проекта в качестве элемента в свой список проектов и выберите один элемент действия из этого списка, чтобы добавить его в список следующих действий.
Сколько времени это займет?
Если что-то можно сделать за 2 минуты или меньше, нужно сделать это сразу . Идея состоит в том, что если это так быстро сделать, было бы пустой тратой времени добавлять это в список или делегировать. Это может включать в себя пересылку полезного электронного письма коллеге или отправку забавной гифки с котом вашей маме.
Если это занимает более 2 минут, вы должны выяснить, можете ли вы это сделать только вы, или вы можете поручить это кому-то другому.
Может ли это сделать кто-то другой?
Если вы можете легко делегировать дело кому-то другому, сделайте это. Если вы хотите, чтобы напоминание последовало за чем-то или кем-то, вы должны добавить элемент в свой список ожидания… . В список ожидания можно добавить вещи, которые заблокированы по какой-либо причине — вам нужен ответ на отправленное вами электронное письмо, прежде чем вы сможете продолжить, или вы ожидаете доставки. Всегда отмечайте дату, когда вы добавляете элемент в этот список, чтобы вы могли следить за ним в нужное время.
Если вы не можете что-то делегировать, то вам нужно добавить это либо в календарь , либо добавить в свой список следующих действий , желательно с тегом контекста .
Нужно ли это делать в определенную дату или время?
Если у чего-то есть конкретная дата или время выполнения, вы должны добавить это в свой календарь . К ним относятся такие вещи, как приемы у стоматолога, встречи и перелеты.Не включайте ничего, что вы хотите, чтобы сделал в определенный день, только то, что должно быть сделано . Включение в календарь только «обязательных дел» избавляет его от беспорядка и делает его более полезным, показывая только то, что вы должны сделать в определенный день.
Если что-то требует от вас действий, но не имеет конкретной даты выполнения, вы должны добавить это в список следующих действий . Ваш список следующих действий содержит вещи, которые необходимо сделать как можно скорее.Все в этом списке должно быть физическим , видимым действием — «написать электронное письмо Джону о бронировании места проведения вечеринки» вместо «планировать вечеринку». Это самое важное правило в GTD. (Редактировать: вот как вы можете написать лучшие действия.)
Запись чего-либо в качестве физического, видимого действия снижает барьер для начала выполнения задачи. С точки зрения умственных усилий гораздо проще «позвонить Дженнифер, чтобы заказать услуги няни на вечер четверга», чем «организовать няню», хотя технически это одно и то же.
В идеале вы должны добавить тег контекста к элементам в вашем списке следующих действий. Тег контекста сообщает вам, где вы должны быть, какие инструменты вам нужны и / или кто вам нужен с вами для выполнения задачи. Примерами контекстных тегов являются «за покупками», «на работе», «с детьми», «телефон» или «компьютер». Другие контексты, которые вы могли бы использовать, включают время, которое у вас есть, сколько энергии у вас есть или какой приоритет у предмета.
Если вы можете просмотреть список своих следующих действий, отсортированный по контексту, вы можете легко просто проверить свой список дел, которые нужно сделать «на работе» или «по магазинам», пока вы находитесь в этих местах.
Reflect — Еженедельный обзор
Крайне важно еженедельно пересматривать все в каждом из ваших списков. В своей книге Дэвид Аллен говорит, что еженедельный обзор является «критическим фактором успеха». Почему? Все просто: чем дольше вы позволяете вещам накапливаться в папке «Входящие», тем сложнее будет со всем этим справиться. Обработать всего 15 элементов намного проще, чем 50 или 500!
Регулярный просмотр ваших списков — вот что делает или ломает систему. Если вы этого не сделаете, вещи начнут проскальзывать сквозь трещины.Вы забудете добавить что-то в следующий список действий или забудете удалить то, что больше не должно быть в списке.
Вот несколько вещей, которые вы должны проверять каждый раз:
Каждый проект должен иметь следующее действие.
Каждая вещь в вашем списке действий должна быть тем, что вы хотите сделать на следующей неделе. Если нет, переместите его в свой список когда-нибудь или полностью удалите!
Что-то из вашего списка когда-нибудь, возможно, нужно будет перенести в список следующих действий.Ура!
Бонусные баллы: Вы также можете использовать «триггерные списки» во время проверки, чтобы помнить незавершенные циклы, которые вы, возможно, забыли добавить в свой почтовый ящик. Триггерный список — это просто список слов, которые «заставляют» вас что-то вспомнить. Вы можете настроить один для работы: «начальник, коллега, незавершенные проекты, люди, ожидающие моего ответа…», один для дома: «домашняя работа, домашние животные, дети, партнер…», один для вещей, которые вы изучаете, или для хобби у вас есть.
Engage — Делайте все!
Фу! Ваша система на месте, вы привыкли обрабатывать свой почтовый ящик и начали выбрасывать вещи из своего списка, как профессионал. Потрясающий.
Наслаждайтесь душевным спокойствием, которое вы получили, создав систему, которая дает вам 100% уверенность в ваших списках дел.
Дополнительные ресурсы
Это лот , но в него стоит инвестировать по очень веской причине: если вы сможете заставить его работать на вас, то он может изменить вашу жизнь.
К счастью для вас, с годами он стал суперпопулярным, а это значит, что о нем написало множество людей. Вот список ресурсов, которые вы можете использовать, чтобы узнать больше, получить вдохновение или найти способы настроить его так, чтобы он работал на вас:
Надеюсь, вам понравилось подробное погружение в GTD на этой неделе! Существует 90 644 тонны 90 646 материалов, которые можно узнать о GTD, и я едва коснулся поверхности, поэтому, если вам интересно, обязательно ознакомьтесь с приведенными выше ресурсами.Вы GTD-er? Используете ли вы Zenkit для управления рабочим процессом GTD? Поделитесь своими советами со всеми в комментариях!
Редактировать: вы можете найти руководство по GTD в Zenkit здесь!
Ура,
Шивон и команда Zenkit
*GTD® и Getting Things Done® являются зарегистрированными товарными знаками The David Allen Company, и эта статья никоим образом не одобрена ими и не связана с ними.
Была ли эта статья полезной? Пожалуйста, оцените это!
Взгляд изнутри на «Как привести дела в порядок»
Всем привет, сегодняшнее интервью с Дэвидом Алленом, автором книги «Как привести дела в порядок» и лидером движения GTD за продуктивность.Мне очень понравилось общаться с Дэвидом и учиться у него: его советы по продуктивности вне времени, а тот факт, что ему почти 70 лет, и он все еще безумно увлечен своей работой и своей компанией, очень вдохновляет.

Как привести дела в порядок: больше, чем книга-бестселлер и методология
По словам Дэвида, методология GTD включает два аспекта: знание того, что означает «сделано», и знание того, как выглядит «действие». Это также означает, что вы формируете свои модели мышления, чтобы знать, как взять вещи под контроль и как правильно сосредоточиться на правильных вещах.
GTD включает в себя пятиэтапный процесс получения контроля над ситуацией и шесть различных горизонтов фокусировки, начиная с самого большого уровня вашей жизненной цели и заканчивая мелкими задачами, такими как электронные письма, которые вам нужно отправить.
Это процесс, который требует практики, чтобы определить лучшие практики, потому что эти вещи просто не происходят автоматически в нашем мозгу.
Но книга оказалась настолько эффективной для людей и настолько популярной, что она превратилась в различные аудиопродукты, и они распространяют свою программу обучения GTD по всему миру.Кроме того, было разработано более 300 приложений (третьими сторонами, GTD — ни одного), чтобы помочь людям быстрее реализовать методологию GTD.
Почему так важно применять GTD
Дэвид говорит, что для него GTD означает знание своих конкретных календарных обязательств и как можно меньше планирования, чтобы убедиться, что эти дела будут выполнены, чтобы он мог оставаться открытым для спонтанности.
Он ведет список дел, но говорит, что когда методология GTD действительно применяется, она дает вам много места и свободы, чтобы быстро изменить курс и перенаправить свое внимание, когда вам нужно.
Например, когда Дэвид в последнюю минуту узнал, что рядом с местом, где он остановился, проходила тренировка GTD, он смог отойти от предстоящей ему работы и спокойно пойти в гости.
Новая, исправленная версия
В марте вышло новое исправленное издание «Как привести дела в порядок».
Дэвид говорит, что многие термины и методология одинаковы, и что книга на самом деле не будет сильно отличаться для людей, которые уже знакомы с методологией.
Тем не менее, в ней есть 2-3 дополнительные главы, и, поскольку его собственная точка зрения на методологию стала более зрелой, некоторые части книги также были обновлены.
GTD становится массовым движением
Дэвид говорит, что никогда не планировал, что книга сама по себе станет таким массовым движением, но сегодня книга переведена на 30 языков, продано около 2 миллионов экземпляров, а у него более 1 миллиона подписчиков в Твиттере.
Он сказал, что все началось с небольшого клейма, которое просто ушло из-под его ног.
Книга впервые вышла в твердом переплете в 2001 году, но когда в 2003 году она вышла в мягкой обложке, она действительно завоевала популярность.
Он сказал, что это не та книга, которую вы бы купили для всего персонала в твердом переплете, но вы определенно купили бы ее для них в мягкой обложке.
Кроме того, после того, как книга в мягкой обложке попала на прилавки, блогосфера и технические миры ухватились за ее идею и помогли распространить ее популярность.
Как предпринимателю с ADD вернуться на правильный путь?
«Я думаю, что если вы регулярно не сбиваетесь с пути, значит, вы играете недостаточно серьезно», — говорит Дэвид.
Иногда, если вы немного отклонитесь от курса, ваша интуиция может подсказать вам, что занятие чем-то еще может быть невероятно ценным для вашего бизнеса.
Вместо того, чтобы предотвратить и отход от курса, предприниматели с СДВ могут использовать методологию GTD в качестве привязки, чтобы легко вернуться на правильный путь, когда они поймут, что это необходимо.
Отказ от негативных разговоров с самим собой
Для людей, выросших в здоровой американской семье, 80% отзывов были отрицательными.
Даже если это было для их же блага, услышав много «не делай этого…. не делай этого…» легко понять, почему это то, что усваивается и позволяет нам легко корить себя.
Немного самокритичности и практики самокоррекции могут быть невероятно полезными для ведения дисциплинированной и продуктивной жизни. Обучение переформулированию собственного разговора с самим собой и обучение мыслить аффирмациями и положительными результатами может действительно стать игрой. чейнджер.
Вечеринка в социальных сетях
Лента
Дэвида в Твиттере очень активна, но он говорит, что делает все сам, а не нанимает менеджера по социальным сетям.
«Для меня, — говорит он, — Twitter — это коктейльная вечеринка». Он не чувствует себя обязанным поддерживать и взаимодействовать в Твиттере и Инстаграме, но он делает это, потому что в них весело, и он просто делает это, когда ему хочется.
Лучший вывод о продуктивности: правило двух минут
Дэвид любит использовать свою карьеру, чтобы помогать людям быть более продуктивными, и говорит, что даже если они не применяют всю методологию GTD, даже простое правило двух минут может оказать огромную помощь.
По сути, правило двух минут заключается в том, что если действие займет у вас две минуты или меньше, просто действуйте и делайте это в первый момент, когда оно всплывает перед вашим лицом. В противном случае вам понадобится больше двух минут, если вы отложите это на потом и вам придется реорганизовать, чтобы вы могли закончить это тогда.
Главный совет по продуктивности от Дэвида Аллена: признание ограничений вашего разума
«Ваша голова предназначена для того, чтобы иметь идеи, а не держать их», — говорит он.
Он говорит, что если у вас есть идея, и вы не можете позаботиться о ней в данный момент, то вам нужно выбросить ее из головы, а не оставлять внутри. В противном случае, говорит он, вы проснетесь в 3 часа ночи, думая о том, как вам нужно купить кошачий корм, хотя у вас нет возможности позаботиться о нем в этот момент.
Борьба за рост движения GTD
Дэвид говорит, что самая большая проблема движения GTD — маркетинговая, потому что они решают проблему, о которой большинство людей либо даже не подозревают, либо не думают, что она может быть решена.
Подобно тому, как последнее, что замечает рыба, — это вода, последнее, что люди замечают, — это то, сколько стресса они испытывают каждый день, и самая большая проблема — попытаться убедить людей в этом.
Совет себе 25-летнему
«Не относись ко мне слишком серьезно».
«Расслабься».
«Доверяйте своей интуиции».
Кто его кумир и почему?
Хотя Дэвид уважает многих людей по разным причинам, он находит своего духовного наставника и наставника Джона-Роджера, который умер в прошлом году.
Когда он нашел Джона, он подумал, что тот невероятно сообразителен, и решил, что будет околачиваться вокруг него, пока не узнает от него все, что можно, и в течение 45 лет это обучение никогда не прекращалось.
Книга, которую обязательно нужно прочитать
Наряду с мозговыми цепями Дэвид рекомендует «Организованный разум», потому что они одновременно подтверждают необходимость внешнего мозга и подтверждают методологию GTD, что вызывает у него энтузиазм.
Ресурсы из этого интервью:
Оставить отзыв:
Связаться с Эриком Сиу:
GTD за 15 минут – практическое руководство по достижению цели
GTD — или «Как привести дела в порядок» — это основа для организации и отслеживания ваших задач и проектов.Однако его цель немного выше, чем просто «достижение цели». (Это должно было называться «Делать дела намного лучше, чем просто позволять вещам происходить, что часто оказывается совсем не очень круто». ) Его цель — заставить вас на 100 % доверять системе сбора задачи, идеи и проекты — как расплывчатые вещи, такие как «изобрести величайшую вещь на свете», так и конкретные вещи, такие как «позвонить Аде 25 августа, чтобы обсудить расписание конференции». Все !
Похоже на все остальные заурядные системы списков дел, скажете вы? Ну, во многих отношениях это так, но есть еще кое-что, и это действительно просто.Обещать! Поэтому, пожалуйста, читайте дальше.
Одно из основных предположений ГТД состоит в том, что вы глупы — или, скорее, что ваше подсознание довольно глупо, когда дело доходит до размышлений о вещах, которые вы должны делать. Например, знание того, что вам нужно отремонтировать часы, но вместо того, чтобы напомнить вам, когда вы на самом деле едете на велосипеде мимо часового магазина, в ваш мозг внедряется непрекращающееся чувство «Мне нужно вспомнить… кое-что» .
Джессика Керр прекрасно выразилась:
Представьте, что ваш мозг — это белая доска. Она покрыта списками дел и «НЕ СТИРАТЬ»? Есть ли место для рисования и объединения идей?
Большая часть «волшебства» состоит в том, чтобы преобразовать как задачи, так и прихоти в физические и видимые действия , как вы скоро увидите.
То, что дает вам GTD — при правильном понимании и реализации — это надежная система для отслеживания того, что вам нужно делать, что следует делать или что считает возможным сделать . Когда ваша система и ваше доверие к вашей системе будут на месте, ваше подсознание перестанет отслеживать все, что вам нужно сделать, и перестанет постоянно напоминать вам об этом.Это уменьшает стресс и высвобождает драгоценное время мозга для более продуктивного мышления — возможно, это даже экономит 90 644 реального 90 646 времени, так что у вас остается больше времени на уроки балета, уроки рисования и катание на роликовых коньках.
Отлично! Так как же это на самом деле работает? Он работает с использованием специальных йоговских техник и ежедневных умственных упражнений. Нет, ха-ха! Просто шучу. Он работает, просто поддерживая списки, что может сделать каждый ребенок с бумагой и карандашом. Сегодня даже компьютеры могут вести списки!
Вам нужно будет составить следующие списки:
В
Следующие действия (возможно, несколько — об этом позже)
Ожидание
Проекты
Когда-нибудь/может быть
Эти списки будут регулярно пересматриваться и станут основой системы GTD.Их работа описана ниже. В дополнение к спискам вам понадобится календарь, который позволит вам записывать чувствительные к дате и времени задачи и события.
В список «В» вы записываете идеи и задачи по мере их возникновения. Это может быть ваш босс, который говорит вам испечь ей морковный пирог, или увидеть афишу цирка, который вы хотите увидеть. Барьер для добавления чего-либо в свой список должен быть как можно ниже — запишите это в блокнот или нажимайте нужные кнопки на смартфоне. Хотя я назвал его в списке , не проблема иметь более одного. Может быть, приложение, когда вы сидите перед компьютером, и ноутбук, когда вы слоняетесь вне торгового центра? Важно то, что вы можете записывать вещи так, как они приходят вам в голову. Мы хотим снять нагрузку с мозга, помните?
Когда вы впервые начинаете использовать GTD, вы должны потратить час на то, чтобы записать все, что вы хотите или должны сделать. Эти так называемые открытых цикла включают все вещи, которые не являются такими, какими они должны быть , там, где они должны быть , и так далее.Вам нужно заменить зубную щетку? Вернуть чашку чая, которую ты одолжил у своей тети? Стоит ли перекрашивать кровать в другой цвет? Все эти вещи должны быть в вашем списке.
Если вы только начали использовать GTD и собрали тонны элементов в вашем списке во время первоначальной «опустошения мозгов», обработка может занять некоторое время. С этого момента список in будет обрабатываться непрерывно.
Элементы в вашем списке должны обрабатываться один за другим в том порядке, в котором они появляются в вашем списке .При обработке элемента в вашем списке первый вопрос, который вы должны задать: это действие ? — другими словами, нужно ли что-то делать для ? Если ответ НЕТ, вы либо выбрасываете ее, если она вам больше не нужна, либо сохраняете ее в качестве справочного материала («Возможно, когда-нибудь мне снова понадобится эта статья…»), либо добавляете ее в список «когда-нибудь/может быть» (для вещей, например, «выучить индонезийский») или инкубировать его. Подождите, что‽ Сидеть на нем? Да вроде. Если это что-то, о чем вы хотите напомнить себе позже («Я действительно не понял эту статью, я должен просмотреть ее еще раз через две недели»), это должно быть в вашем календаре или в вашем тиклер-файле , который скоро быть объяснено. (Да еще странное имя.)
Теперь, если элемент, который вы в настоящее время обрабатываете , требует действия — другими словами: с ним нужно что-то делать — вы должны задать вопрос « какое следующее действие?» » Следующее действие должно быть физическим и видимым действием . Другими словами, не «запланируйте лотерею тортов», а «отправьте электронное письмо Артуру и Камилле и напомните им, чтобы они испекли свои торты».
Именно это — то, что следующее действие должно быть следующим физическим, видимым действием, чтобы приблизить проект к его цели, — возможно, является самым важным «правилом» в GTD.Потратив несколько дополнительных секунд на то, чтобы придумать, что физически нужно сделать , вы убедитесь, что ваши списки «следующих действий» будут содержать только то, что вы можете сделать в любой момент. «Предварительная обработка» уже сделана (хотя сами действия вполне могут быть задачами планирования), и это значительно снижает сопротивление делать вещей.
Когда вы определили следующее действие, вам следует подумать, не займет ли оно менее двух минут.Если это так: сделайте это. Немедленно. (Такие вещи, как «отправить бабушке смешное видео с котом по электронной почте».) Причина этого проста: если действие занимает две минуты или меньше, накладные расходы на его отслеживание будут большими по сравнению с тем, сколько времени потребуется, чтобы просто сделать . Это. Если это занимает более двух минут, вы должны делегировать его, если это уместно — отмечая, что было делегировано и когда, в списке ожидания — или добавить его в свой собственный список следующих действий, которые вы хотите сделать как можно скорее. пока есть время и силы.Если ваша секретная суперсила не делегирование полномочий, то, скорее всего, большинство вещей закончится следующими действиями. Если для закрытия открытого цикла потребуется более одного действия, общая цель также должна быть отмечена в списке проектов, который будет объяснен в нескольких разделах.
Подводя итог, при обработке ваших списков в вы должны следовать следующей процедуре:
Рабочий процесс GTD: открытые циклы собираются в списке, обрабатываются и — если это действие — выполняется немедленно, откладывается или делегируется.Если обрабатываемый элемент требует более одного действия, он также записывается в список проектов.
Итак, какой следующий список действий? Ну, э… список ваших следующих действий, разумеется. Другое название этих действий — «действия как можно скорее» — это просто те вещи, из которых вы будете выбирать, над чем работать, когда вы не смотрите забавные видео с котиками на YouTube или не играете в Candy Crush Saga .
Когда вы делегируете работу другим, отправляете электронное письмо, на которое ожидаете (или нуждаетесь) ответ, заказываете что-либо или имеете задачу, которая «заблокирована», потому что вы ожидаете, что кто-то другой что-то сделает, это должно быть написано в вашем списке ожидания. Эти элементы всегда должны быть отмечены текущей датой, чтобы вы могли отправить электронное письмо своему коллеге Марвину и сказать: «Я все еще жду отчета WTF, который вы обещали закончить в течение месяца. Это было 32 дня назад!».
Если вы все еще со мной, вас может беспокоить тот факт, что действие «исследование учебников по искусственному интеллекту» в вашем списке следующих действий — это все, что написано о вашем плане по захвату мира. Не было бы легко потерять след, когда это действие будет выполнено и удалено из вашего списка? Да, вроде бы.Вот тут-то и появляется список проектов.
Определение проекта в
GTD очень широкое. Он определяет любую цель, для выполнения которой требуется более одного действия, как проект. Эти проекты должны войти в ваш список проектов. Этот список представляет собой просто список названий проектов и, если хотите, описаний и предполагаемых результатов проектов. При просмотре списка проектов вы убедитесь, что в вашем списке следующих действий всегда есть хотя бы одно действие для каждого проекта, таким образом удостоверившись, что ваши проекты развиваются и не забываются.
Контексты — это «теги», которые вы ставите на элементы в своих списках следующих действий, говорящие, где можно выполнить действие или какое оборудование вам нужно для его выполнения. Действие может быть «помечено» контекстом несколькими способами; проще всего, вероятно, просто иметь разные списки следующих действий — по одному для каждого контекста. Если вы используете новомодный электронный менеджер списков, вы часто можете иметь «умные» списки для каждого тега, что дает тот же результат. (С так называемыми смартфонами, вероятно, даже можно использовать его определение местоположения, чтобы отображать только действия, контекст которых соответствует вашему текущему местоположению.Если так: это потрясающе! Мы живем в будущем!)
Обычно перед контекстами ставится префикс ‘@’, который имеет смысл, когда контекст является местоположением, но в других случаях его следует рассматривать как нотацию. Примерами контекстов являются @дом, @компьютер и @офис.
Примеры действий и их контексты
Действие Контекст
Купите больше радужного корма для собак @ город или @ магазин
Просмотрите милые перегрузки.ком @ компьютер или @ всемирная паутина
Улыбнуться незнакомцу @ повсюду
Сколько контекстов вам нужно, зависит от того, сколько следующих действий у вас будет и как выглядит ваш рабочий день. Важно иметь возможность с первого взгляда оценить, какие ваши возможные действия зависят от того, где вы физически находитесь и какое оборудование у вас есть.Также может быть хорошей идеей сделать «везде» контекст для вещей, которые вы можете делать независимо от того, где вы находитесь («Позвонить маме, чтобы обсудить поездку в Исландию»).
Контексты повестки дня
Если у вас есть регулярные встречи с людьми, может быть полезно иметь «контекст повестки дня» — по одному для каждого человека, — где вы записываете вещи, о которых хотите поговорить во время следующей встречи, по мере того, как вы думаете об этом. Например, если у вас еженедельная встреча с Фубертом, вы можете подумать о контексте «@ Фуберт Повестка дня».Эти контексты, конечно, будут меняться по мере изменения вашей команды/менеджеров/руководителей и т. д.
Вы не хотите потерять свою идею на миллион долларов о том, чтобы сделать коврик для «быстрых выводов», но, поскольку это проект, который вы хотите реализовать, когда у вас будет больше времени, вы не хотите, чтобы он «загрязнял» ваши следующие списки действий или ваш список проектов либо. (Помните, что следующие действия содержат только то, что нужно сделать как можно скорее, и что список ваших проектов будет регулярно пересматриваться, чтобы убедиться, что все проекты имеют хотя бы одно следующее действие. )
Вот тут-то и появляется список когда-нибудь/может быть. Этот список просто содержит идеи и проекты, которые вы могли бы реализовать в будущем. Здесь должны быть как «заменить уродливую картину в спальне», так и «создать культ». (Предполагая, конечно, что вы не хотите делать ни одну из этих вещей прямо сейчас .) Этот список следует пересматривать еженедельно вместе с остальной частью системы, как описано в разделе еженедельного обзора ниже.
Календарь предназначен для дел, которые вы должны сделать в определенный день или в определенное время, и больше ничего ! Верно; не добавляйте «установите Bonzibudddy» в свой календарь на следующую среду, если вы просто думаете, вы хотите, чтобы это было сделано тогда.
Но… почему‽
Имея в календаре только те элементы, которые действительно чувствительны к времени и дате, это будет более полезно, так как он на самом деле скажет вам, что вы должны сделать в определенный день, не «разбавляя» его другими элементами. То, что вы хотите, чтобы сделал, но это не обязательно делать в определенное время, все равно будет в вашем списке следующих действий, поэтому вам напомнят об этом и у вас будет возможность это сделать.
В книге Дэвида Аллена о GTD еженедельный обзор назван «критическим фактором успеха», и он не шутит.Если вы начнете использовать фреймворк GTD и не будете роботом, все начнет пробуксовывать. Вы завершите следующее действие проекта и забудете добавить новое «следующее действие» для этого проекта. Вы забудете удалить следующие действия, которые вы — если вы действительно об этом подумали — знаете, что вы не будете делать в ближайшем будущем, и так далее.
Еженедельный обзор следует делать — как вы уже догадались — раз в неделю. Это займет некоторое время, поэтому в идеале вам следует отправиться на некоторое время (вероятно, по крайней мере, за 30 минут) заранее, например, в пятницу или воскресенье после обеда.Делая еженедельный обзор, вы должны как минимум сделать следующее:
Убедитесь, что в каждом проекте есть хотя бы одно следующее действие .
Убедитесь, что каждое действие в вашем списке следующих действий на самом деле то, что вы хотите или должны сделать, если у вас есть время в течение следующей недели. Если нет, переместите его (и/или проект, к которому он относится) в свой список «когда-нибудь/может быть» или — если вы не думаете, что когда-либо будете это делать — полностью удалите его. (Будь честен с собой.)
Просмотрите свой список когда-нибудь/может быть и посмотрите, нужно ли перенести некоторые проекты/действия в список текущих проектов/следующий список действий. (Если вы добавляете новый проект в свой список проектов, обязательно определите его следующее физическое, видимое действие и также поместите его в список следующих действий.)
Триггерные списки
При еженедельном обзоре рекомендуется работать с «списком запуска». Список триггеров — это просто список ключевых слов, которые «запускают» ваш мозг, чтобы вспомнить любые открытые циклы, которые вы еще не зафиксировали в своей системе. Список триггеров может выглядеть следующим образом:
Босс
Коллеги
Проекты начаты, но не завершены
Проекты, которые необходимо начать
Люди Мне нужно вернуться к
…
При работе со своим списком триггеров помещайте все, что вы помните, в свой список для последующей обработки.
Пример списка триггеров можно увидеть в списке триггеров Lifehacker для студентов .Вероятно, вы захотите настроить свой собственный список по мере того, как наберетесь опыта и узнаете, что лучше всего подходит для вас .
Чтобы ваша система GTD действительно работала, вам рекомендуется следовать некоторым важным рекомендациям. Когда вы начнете привыкать к использованию GTD, вы можете быть немного снисходительнее, если считаете, что так будет лучше.
Важно, чтобы между вашими списками было жестких границ . Если вы часто ловите себя на том, что задаетесь вопросом, к какому контексту относится следующее действие, возможно, вы захотите пересмотреть свои контексты.
Ваши инструменты должны быть забавными в использовании — но не слишком забавными(!). Если у вас есть медленный и сложный инструмент для управления вашими списками, вы будете подсознательно сопротивляться сбору мелких задач, а если ваш инструмент слишком увлекательный, вы в конечном итоге будете злоупотреблять им и тратить время на игру с его удивительными функциями. Найдите то, что работает для вас.
Папка чтения/просмотра и файл тиклера — это два инструмента, которые, хотя они и не являются непосредственной частью метода GTD, могут быть полезны для использования вместе с GTD.
Чтение/просмотр папки
Скорее всего, в вашем списке следующих действий будет довольно много действий «прочитать [какой-то документ]». Папка для чтения/рецензирования — это просто папка (физическая или цифровая), содержащая документы, документы и все, что вы хотите прочитать. Идея состоит в том, чтобы иметь доступ к этому материалу всякий раз, когда у вас есть несколько минут, чтобы убить. В приемной стоматолога? Ждете еду в кафе? И то, и другое — прекрасная возможность просмотреть статью о филогении Periophthalmus Modetus или притвориться, что читаете служебную записку от вашего босса!
Здесь тоже очень важно иметь «острые края».В эту папку следует помещать только то, что вы на самом деле хотите прочитать, когда у вас есть время, чтобы вы действительно могли забрать это в те маленькие промежутки свободного времени, которые появляются в течение дня.
Щекоточный файл
Этот концепт со странным названием представляет собой просто набор из 43 (физических) папок с файлами. Почему 43? Потому что это означает, что у вас может быть по одному на каждый из 31 дней месяца плюс по одному на каждый из 12 месяцев в году.Если вы сейчас тянетесь за своим калькулятором — просто поверьте мне на число 43.
Так для чего же нужны эти папки? Идея состоит в том, что вы можете разместить физические предметы, которые вам понадобятся в определенный день (билеты на концерт), напоминания о вещах, которые вы, возможно, хотите сделать в определенный день (помните, календарь предназначен только для дел, которые должны сделать ). в конкретную дату/время), или записи из лекции, которые вы не совсем поняли («Я захочу просмотреть их через неделю, когда мое подсознание какое-то время прожевало их»).
Каждый день, когда вы встаете, вы открываете папку с текущей датой. Затем вы кладете свои билеты на концерт в карман, решаете, что вы делаете хотите отвести собаку в собачью парикмахерскую сегодня, но откладываете конспекты лекций на три дня, так как прямо сейчас у вас нет времени. Опустошив папку, вы кладете ее на задний план, перенося завтрашнюю папку на передний план. В конце каждого месяца вы открываете папку нового месяца и работаете с ее содержимым, например, помещаете элементы в нужные папки дня.
Таким образом, файл tickler позволяет отправлять себе напоминания в будущем — пощекотать вашу память. Ага!
Это руководство было написано, чтобы служить простым и практичным руководством по методу «довести дело до конца». Этот прогон метода GTD должен быть кратким. Он написан с точки зрения одного человека, и другие люди, вероятно, по-разному оценили бы важность различных аспектов GTD.
Если вам нужен полный обзор GTD, было бы разумно прочитать книгу Дэвида Аллена, в которой формализован разработанный им метод: «Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity» (Amazon, Kindle Store, Bookdepository, Google Books , Википедия).
Визуальный стиль руководства был вдохновлен превосходным руководством Мирана Липовача по языку программирования Haskell «Изучите Haskell во благо!».
Руководство написано в формате Markdown, и я использую pandoc для создания HTML. Чтобы связаться со мной, отправьте электронное письмо по адресу erlendαhamberg.no.
Ep04: Дзен-подобное искусство «доводить дело до конца»
Меня обычно спрашивают, «Как вам удается совмещать столько разных проектов одновременно?» В этом эпизоде я делюсь своим секретным оружием и основой всей моей системы продуктивности — GTD.
» Щелкните здесь, чтобы загрузить краткий обзор системы GTD и визуальную блок-схему
В своем бесконечном стремлении исключить из своей жизни как можно больше рутинной работы и действовать четко для достижения своих целей, я провел годы, путешествуя по миру продуктивности и изучая все, что только можно (отсюда и моя одержимость Trello ). Существует так много инструментов, приложений, веб-сайтов и ресурсов, которые помогут организовать ваши списки дел, но фатальный недостаток каждого из этих инструментов заключается именно в том, что они всего лишь инструменты.
Если вы действительно заинтересованы в том, чтобы научиться не только делать больше дел, но и гарантировать, что вы делаете ПРАВИЛЬНЫЕ вещи, вам нужно больше, чем блестящий инструмент или причудливое приложение для списка дел: вам нужна система. И, на мой взгляд, система, которая поможет вам прояснить свои цели, организовать дальнейшие действия и, самое главное, расчистить паутину в голове, чтобы вы снова освободили место для творчества, — это система GTD, разработанная моим гостем. Дэвид Аллен .
Независимо от того, какой инструмент вы предпочитаете: Trello, OmniFocus или даже стикеры, система GTD может помочь уменьшить огромное количество стресса и беспокойства, избежать бесконечно загруженной работы и направить вас на путь к выполнению дела всей вашей жизни.
Хотите услышать больше серий, подобных этой?
» Нажмите здесь, чтобы подписаться и не пропустить ни одной серии
Вот чему вы научитесь:
Знание взаимосвязи между силой и расслаблением
Путь Дэвида к изучению дзен-духовности и становлению мастером эффективности
Искусство присутствовать и взаимодействовать со своим миром
Чем может быть вредно относиться к своему мозгу как к картотеке
Обучение количественной оценке задач и управлению ими в физическом пространстве
Как вы можете подпитывать свой мозг, чтобы максимизировать творческий потенциал
Простые шаги системы GTD и освобождение вашего разума от беспорядка
Следуя «правилу двух минут»
Использование пакетной обработки для эффективного выполнения загруженной работы
Важность «Когда-нибудь, может быть» знать, какие задачи являются наиболее срочными
Знание того, как учитывать @Contexts в вашей проектной организации
Верить в неизбежность ошибок и учиться на них расти
Полезные ресурсы Упоминание:
Трелло
Приведение дел в порядок (GTD)
Наши щедрые спонсоры:
Этот эпизод стал возможным благодаря Ergodriven , создателям Topo Mat, моей рекомендации №1 всем, кто хочет больше двигаться на своем регулируемом по высоте рабочем месте. Послушайте, стоячие столы хороши только в том случае, если вы хорошо стоите, иначе вы постоянно боретесь с усталостью и хронической болью. Научно доказано, что, в отличие от любого другого коврика против усталости, Topo помогает вам больше двигаться в течение дня, что помогает уменьшить дискомфорт, а также повысить вашу концентрацию и производительность. И они действительно забавны и являются отличным началом разговора.
Этот эпизод стал возможен благодаря HumanCharger, новому революционному устройству светотерапии, созданному специально для людей, которые проводят долгие дни в темноте и не получают достаточного количества солнечного света… т.е.е. Ты и я. Просто наденьте наушники на 12 минут в день, чтобы получить рекомендуемую суточную дозу белого света без ультрафиолета. Это может резко увеличить вашу энергию, улучшить настроение и повысить умственную активность и концентрацию. Это устройство буквально изменило мою жизнь, и я использую его каждое утро в обязательном порядке. Используйте код «ОПТИМИЗАЦИЯ», чтобы получить скидку 20% на ваш заказ.
Биография гостя:
Дэвид Аллен
Дэвид Аллен — писатель, консультант, международный лектор, основатель и председатель компании David Allen.Компания Дэвида Аллена — это обучающая и консалтинговая компания, которая предоставляет услуги, направленные на повышение производительности, производительности и согласованного исполнения. Среди их клиентов есть некоторые из самых престижных корпораций мира, в том числе более 40% компаний из списка Fortune 100.
Дэвид Аллен широко признан ведущим мировым авторитетом в области личной и организационной продуктивности. Его 30 лет новаторских исследований, коучинга и обучения некоторых из самых эффективных профессионалов в мире принесли ему признание Forbes как одного из «пяти лучших коучей руководителей» в Соединенных Штатах и как одного из «100 лучших идейных лидеров». » в журнале «Лидерство».Fast Company назвала Дэвида Аллена «одним из самых влиятельных мыслителей в мире» в области личной продуктивности за его выдающиеся программы и статьи о времени и управлении стрессом, силу согласованного внимания и видения, а также его новаторские методологии в области управления и исполнительная пиковая производительность. Дэвид Аллен был назван Американской ассоциацией менеджмента одним из десяти лучших бизнес-лидеров 2014 года.
Шоу Кредиты:
Этот выпуск отредактировал Кертис Фрич , а заметки к шоу подготовил и опубликовал Джейкин Ринтельман .Особая благодарность Krystle Penhall и Sarah Furie за помощь в распространении любви!
Оригинальная музыка в начале и в конце шоу принадлежит Джо Трапанезе (возможно, одному из самых талантливых композиторов на планете).
Примечание. Я верю в 100% прозрачность, поэтому обратите внимание, что я получаю небольшую комиссию, если вы покупаете продукты по некоторым ссылкам на этой странице (без дополнительной оплаты для вас).Ваша поддержка — это то, что помогает поддерживать эту программу. Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь , свяжитесь со мной .

Зак Арнольд
Зак Арнольд (ACE) — отмеченный наградами голливудский монтажер и продюсер ( Cobra Kai, Empire, Burn Notice, Unsolved, Glee ), режиссер-документалист, отец двоих детей, американский воин-ниндзя и создатель Оптимизируй себя. Он считает, что все мы заслуживаем любить то, чем зарабатываем на жизнь… но не за счет нашего здоровья, наших отношений или нашего здравомыслия.Он обеспечивает образование, мотивацию и вдохновение, чтобы помочь амбициозным творческим профессионалам ДЕЛАТЬ лучше и БЫТЬ лучше. «Сделать лучше» означает научиться более эффективно управлять своим временем и творческой энергией, чтобы выполнять работу более высокого качества за меньшее время. «Быть» лучше означает делать все вышеперечисленное, но при этом отдавать приоритет самым важным людям и увлечениям в своей жизни… и все это без перегорания в процессе. Нажмите, чтобы загрузить Зак «Полное руководство по оптимизации вашего творчества (и предотвращению эмоционального выгорания).
.

Действие	Контекст
Купите больше радужного корма для собак	@ город или @ магазин
Просмотрите милые перегрузки.ком	@ компьютер или @ всемирная паутина
Улыбнуться незнакомцу	@ повсюду

Дэвид Аллен — Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса читать онлайн бесплатно

методика повышения производительности — СКБ Контур

Как работает методика GTD

Шаг 1. Сбор: зафиксируйте всё, что привлекает ваше внимание

Шаг 2. Обработка: уточните важность задачи

Шаг 3. Организация: распределите действия по категориям и приоритетам

Шаг 4. Обзор: часто проверяйте списки

Шаг 5. Действия: просто работайте над задачами

Как начать работу с GTD

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»: book4you — LiveJournal

Кажется, дочитала. “Как привести дела в порядок” Дэвид Аллен. | by Kseniia Soroka

Дэвид Аллен, автор книги Как привести дела в порядок: как все успевать

Почему люди не могут привести свои дела в порядок?

Как это работает

Как оставаться сфокусированным

О личной продуктивности

Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Описание

Краткое содержание

Об авторе

Аудиокнига недоступна | Audible.com

Эвви Дрейк начинает больше

Что-то заставило меня продолжать слушать….

Краткое содержание книги: Доведение дел до конца Дэвид Аллен

Книга в трех предложениях

Пять больших идей

Краткая информация о том, как привести дела в порядок

Рекомендуемое чтение

Купить книгу: Приведение дел в порядок

Связанные списки

Что Дэвид Аллен может сказать о достижении цели (GTD)

5 столпов GTD

1.

2. Уточнить

3. Организовать

4. Отражение

5. Задействовать

Руководство по достижению цели для начинающих®

Что такое ГТД?

Как на самом деле работает GTD?

Захват — Запишите все

Уточняйте и упорядочивайте — Обрабатывайте входящие

Можно ли принять меры?

Требуется ли выполнение более одного шага?

Сколько времени это займет?

Может ли это сделать кто-то другой?

Нужно ли это делать в определенную дату или время?

Reflect — Еженедельный обзор

Engage — Делайте все!

Дополнительные ресурсы

Взгляд изнутри на «Как привести дела в порядок»

GTD за 15 минут – практическое руководство по достижению цели

Примеры действий и их контексты

Контексты повестки дня

Триггерные списки

Чтение/просмотр папки

Щекоточный файл

Ep04: Дзен-подобное искусство «доводить дело до конца»

Хотите услышать больше серий, подобных этой?

Зак Арнольд

Добавить комментарий Отменить ответ