23.10.2021

Как открыть event агентство с нуля: Как открыть event-агентство для организации праздников с нуля

9 полезных советов о том, как создать свое event-агентство

Что такое «правильный офис», кого взять в штат и почему корпоративные клиенты жизненно важны

9 полезных советов о том, как создать свое event-агентство

Полина Event-агентство – один из самых распространенных видов бизнеса в России. В каждом городе-миллионнике найдется с десяток таких компаний, которые специализируются на организации событий и производстве сувениров и подарков. BIG DAY – региональная компания как раз из этой отрасли. Ее владелица дала 9 советов о том, как создать и развивать event-агентство.
 

BIG DAY – региональная event-компания, созданная в Красноярске 3 года назад. Ее руководитель Надежда Пинчук поделилась советами с теми, кто только зашел в отрасль и еще мало понимает, что делать в нише, где кругом одни конкуренты:
 
Во-первых, сделайте упор на привлечение корпоративных клиентов
, чтобы их стало больше на 50%. Я уделяю особое внимание налаживанию контактов в бизнес-среде в нашем городе, и личная дружба с представителями многих компаний переросла в крепкие деловые отношения. Корпоративные мероприятия – основной доход, который нужен любому агентству. Поскольку главной бедой нашего бизнеса является  сезонность, то вопрос круглогодичной загрузки решается как раз за счет крупных компаний — у корпоративных клиентов свой график праздников и мероприятий, никак не привязанный к температуре воздуха за окном.


 
Во-вторых, нельзя замыкаться на одном направлении

, например, свадебном, потому что рынок свадебных услуг подвержен застоям в плане идей больше, чем какой-либо другой. Но и отвергать
сегмент организации свадеб и частных праздников тоже нежелательно, не смотря на то, что конкуренция здесь самая высокая, и битва за клиента напоминает скачки. Поэтому нужно искать в каждой нише новые идеи для проведения праздников. Стоит ориентироваться не на местных конкурентов, а на опыт столичных и зарубежных коллег, где event-индустрия ушла невероятно далеко.
Если конкретно, то сотрудников нужно отправлять на обучение в Москву, заказывать профильные издания из США, показывать фильмы, проводить семинары и рассказывать о новых тенденция, обсуждать, куда двигаться дальше.
 
 
В-третьих, важно завязать партнерские отношения со всеми возможными командами, которые позволяют сделать мероприятие лучшим: с концертными агентствами, распорядителями, стилистами, местными артистами, ведущими, фотографами и видеографами. При этом стараться быть максимально гибкими в отношениях с коллегами по цеху и предлагать им выгодные условия сотрудничества.
 
В-четвертых, необходимо привлечь внимание клиента и заслужить его доверие.
В этом смысле PR – это спасательный круг, а ежедневная социальная активность – залог успешности. Нанять хорошего SMM-менеджера не так сложно, причем платить ему баснословных денег не придется. В нашей сфере для продвижения своих услуг подходит именно интернет и социальные сети, в частности. В соцсетях нужно формировать положительное отношение клиентов с помощью хорошего контента, планировать публикации, готовить промо-съемки, одним словом, заниматься созданием мотивирующей и вдохновляющей атмосферы вокруг твоего бренда. И чем больше красивых картинок, вдохновляющих идей и мастер-классов ты будешь генерировать и отправлять в сеть, тем больше внимания ты будешь привлекать. Например, наши основные клиенты — невесты — всегда открыты к восприятию такого продукта. Они постоянно в поиске. И чем чаще их поиск будет наталкиваться на нас, тем лучше, поэтому жизненно необходимо быть на виду и делать красивый визуальный контент. Даже если мы станем полезны через месяц, полгода, год, все равно мы должны первыми приходить на ум. Часто к нам приходят сначала за организацией и оформлением свадьбы, а затем направляются со всем возможными личными и корпоративными праздниками как к проверенным людям.

В-пятых, нужен правильный офис. В условиях организации работы подобного агентства необходимо очень четко представлять своего клиента.
Кто он? На чем он передвигается: на личном или общественном транспорте? В какое время он чаще всего будет приходить на встречи?
Можно снять офис на окраине и объявить, что рабочий день у вас с 9 до 18.00, а потом долго удивляться, почему нет клиентов. Не новой будет и мысль о том, что офис нужно снимать там, где есть и парковка, и близко находятся остановки общественного транспорта, клиенту не придется объяснять таксисту, какими дворами лучше к вам пробраться и т.д. Удобнее всего разместить офис в центре города, потому что клиенты готовы встречаться в вечернее время, а дороги вечером «стоят» как раз из центра к периферии. В офисе должен быть отдельный вход без проходных, консьержей и вахтеров. Офисные центры лучше исключить сразу, ведь на мероприятиях часто используются довольно крупные элементы декора, в том числе создаваемые вручную, а таскать их даже со второго этажа на первый довольно проблематично. Кроме того, в офисе должна царить вдохновляющая атмосфера праздника: никаких скучных обоев и серой стандартной мебели! Больше деталей и креативных образцов работ, но важно не перегрузить пространство и не сделать его похожим на склад барахла.

 
В-шестых, организовать склад и мастерскую.
Поскольку данный бизнес связан с постоянным производством декора и использованием крупногабаритных элементов (свадебные арки, стулья, стойки, посуда), придется позаботиться о просторной и хорошо оборудованной мастерской, а также о сухом чистом складе. В нашем случае мастерская находится в соседнем помещении с клиентской зоной, а под склад мы снимаем гараж. Расходы на его содержание тоже обязательно нужно учитывать. Организуя производство, нужно позаботиться о технике безопасности.
 
В-седьмых, укомплектовать штат сотрудников и сделать сетку заработной платы. Основной костяк команды обычно выглядит следующим образом: менеджер по работе с клиентами, менеджер проектов, декоратор, графический дизайнер для полиграфии, разнорабочий. Самое трудное – подбор надежных специалистов, не подверженных творческим кризисам и т.д., но при этом заинтересованных в развитии компании, легко вовлекающихся в творческий процесс.
Этаких математиков-лириков, но очень легких на подъем. Но а зарплата диктуется общими условиями рынка труда в городе.


 
В-восьмых, найти выгодных подрядчиков. Тут, как и в любом другом деле, необходимо найти баланс между качеством предоставляемых услуг и их ценой. Например, на рынке цветочного бизнеса у нас несколько партнеров. Найти оптимальную компанию довольно трудно, хотя фильтры предельно просты: у кого-то вам может не подходить график поставок, у кого-то регулярно хромает качество, у кого-то слишком высокая цена на товар. Если в вашем городе есть идеальный поставщик, то вы узнаете об этом без труда. Но для начала вам придется поработать с разными компаниями. Как показывает практика, идеальных нет. Нам приходится периодически заказывать то у одних, то у других. В том числе чаще всего из-за графика поставок, который не всегда удобен для организации каких-то мероприятий.

 
В-девятых, определить для себя приоритеты в работе с подрядчиками.
Что важнее: быстрый «навар» или имидж и долгосрочные перспективы работы на рынке? Для меня важней всего, чтобы клиент оставался доволен и потенциально мог привести мне новых. Оформляя праздник, мы работаем по принципу «сделай круто и не навреди ни клиенту, ни себе». Это касается в первую очередь подрядчиков. Быть может, у кого-то самая низкая цена на необходимые нам товары, но сильно хромает качество. Поверьте, руководствоваться мыслью «клиент не заметит в пылу празднования» не стоит. Даже если не заметит он, то заметят гости и уже никогда не обратятся к вам в качестве клиентов. Кроме того, в нашей сфере огромную роль играет «сарафанное радио». Всегда необходимо следить и за ним. Обычно все недобросовестные, как и хорошие, подрядчики — на слуху.

Как открыть ивент-агентство: история директора

Создавать праздник — это такая же тяжелая работа, как и все остальные. Как бурный фееричный отпуск, после которого хочется уехать на необитаемый остров и немного отдохнуть. Но если ты твердо знаешь, что «командовать процессом буду я», садись и читай нашу новую бизнес-историю в рубрике «Свой бизнес». Рассказывает Екатерина Ластенко, директор ивент-агентства «Hakuna Matata», тренер бизнес-школы «Profi», создатель HR-платформы «Междусобойчик», организатор Антиконференции «Поколение XYZ», PMD Marketing.

ЧИТАЙ ТАКЖЕ — Почему она ушла из Google: уйти из компании мечты ради мечты собственной. Бизнес-история

Я очень амбициозный человек. Недавно мои друзья-генетики рассказали, что у некоторых людей есть так называемый «ген авантюризма», который заставляет постоянно двигаться к новым переживаниям, никогда не останавливаться на достигнутом. У меня он есть на 100%. Мне всегда хотелось иметь своё дело, руководить людьми, создавать и организовывать.

В 20 лет я уже поняла, что не смогу быть просто «женой своего мужа» и не хочу работать в корпоративном бизнесе, моей мечтой было – собственное дело. Хотя тогда я не имела ни малейшего представления, чем конкретно хочу заниматься.

У каждого своя мотивация заниматься бизнесом. Кто-то хочет денег, тогда вообще не важно, чем заниматься, главное, чтобы твой товар имел спрос на рынке. Для других бизнес – это тусовка, такому руководителю важно, чтобы люди были на него эмоционально завязаны, от своего коллектива он заряжается энергией и даже может уйти «в минус», чтобы сохранить команду. Для меня было важно понять, чем же я хочу заниматься, что хочу создавать и какие идеи нести в мир. Я была уверенна, что могу сделать всё, что действительно сильно захочу. После долгих поисков я определилась с «делом своей жизни», которое впоследствии стало бизнесом.

Читайте также: 
Как начать бизнес без богатого папика:
опыт дизайнера-архитектора

В моем бизнесе необходим минимальный стартовый капитал. Организацией мероприятий возможно заниматься и без шикарного офиса, раздутого штата и громкой рекламы. Главный капитал ивент-агентства – это клиенты. С первыми вложениями помог мой нынешний партнер, который создал инфраструктуру, в которой нам с первыми сотрудниками было комфортно трудиться. Мы вместе до сих пор, это очень плодотворный союз прагматизма и творчества.

Читайте также: 
Как открыть студию декора,
если в кармане 500$

Тогда нам всё казалось прекрасным и фееричным. Сейчас я понимаю, что основной проблемой было то, что мы бежали во все стороны, хватались за любые идеи и проекты. Этот опыт нам был необходим для того чтобы определиться со специализацией агентства. Со временем мы решили, что будем заниматься только мероприятиями для бизнеса (конференции, корпоративы, промо). Навсегда отказались от свадеб, приватных, клубных ивентов и привозных концертов. Это локализировало целевую аудиторию и наш стиль работы.

Я прекрасно помню первый год рождения «своего дела».  Тогда я ещё раз поняла, что мы занимаемся тем, что любим делать сами. Свой первый день рождения мы праздновали среди коллег, клиентов и друзей на корабле. Сделали небольшой концерт, плясали, дурачились, а в финале пели задушевные песни под гитару, сидя на корме прямо в вечерних платьях. Я до сих пор храню подарки с того дня рождения, жаль только, что подаренная золотая рыбка в аквариуме уже не с нами 🙂

Бизнес стал окупаемым не ранее, чем через два года.

Мой личный девиз, который поддерживает в сложных ситуациях: «Нет ничего невозможного для человека с интеллектом». Если ты столкнулся с проблемой, значит, что-то ещё не понял, не разобрался. Нужно искать выход, а не впадать в эмоции.

Слоган агентства «Акуна Матата» — «Жизнь без забот!», наши клиенты не заботятся ни о чем, только получают удовольствие и пользу для бизнеса от своих мероприятий.

Читайте также: 
Как без капитала создать
свадебное агентство для богатых невест

Самое важное в работе с клиентом — нельзя критиковать клиента, не нужно отвоевать свою территорию, не стоит выяснять, кто прав, а кто виноват. Нужно взяться с клиентом за руки и идти к общим целям. Чтобы научиться хорошему клиент-сервису, нужно самому стать хорошим клиентом. Как вы относитесь к официантам, таксистам? Как общаетесь со своими преподавателями, родственниками, знакомыми? Нельзя быть толерантным и заботливым только со своими клиентами, это качество нужно развивать, как самодостаточное.

Главный ивент в мире – это, безусловно, Олимпийские игры. Я всегда с огромным интересом наблюдаю за церемониями открытия, за сюжетной линией, которую выстроил режиссер, за символикой, которую он использовал, за реакцией на все эти спецэффекты публики. Также я постоянно посещаю концерты за границей, карнавалы, главные праздники разных народов. У этих событий не всегда есть конкретный автор, история развития сценария может быть очень глубока и повторяться каждый год снова и снова. Но система, законы и правила коллективного ивента едины, и мне очень интересно узнавать новые грани этих мистерий. 

О СЕБЕ

Меня вдохновляет моя команда и мои духовные учителя.

Стресс лучше не надевать, конечно:). Зачастую я стрессую от однообразной деятельности и, как следствие, отсутствия нового опыта и переживаний. Поэтому рецепт тут прост – смена деятельности, пространства, окружения. От физической усталости мне помогают спорт, йога, массаж, от ментальной усталости — хорошая компания, обучение и путешествия.

Я не люблю утро. Поэтому делаю всё, чтобы наполнить начало дня приятными для настроения моментами. Любимая музыка и комплекс хатха-йоги вдохновляют меня на целый день. Также в последнее время я обрела полезную привычку – завтракать. Поэтому мой день начинается с мультизлаковой каши с фетой по моему фирменному рецепту и огромной чашки зеленого чая.

Я – убежденная сова, тут уж ничего не поделать. Мой рабочий день обычно заканчивается не раньше 20 часов, с 23 до 2 часов ночи работает «творческая фаза», это самый продуктивный период для размышлений, литературы и кино. В это время я впитываю информацию, которая меня вдохновляет на новые проекты. Соответственно, в 9 меня будит будильник. График может меняться во время проектного периода, на монтаж мы можем выехать и в 3 часа ночи, можем не спать несколько суток – это издержки работы ивентора.

В последние несколько лет моя вредная привычка — это сериаломания. Если меня захватывает какой-то сюжет, я не могу оторваться от экрана, пока не пересмотрю все сезоны. «Карточный домик», «Ганнибал», «Во все тяжкие», «Мистер Робот», «Аббатство Даунтон» были проглочены за считанные дни. Мои друзья говорят, что хуже только компьютерные игры. Пожалуй, даже пробовать не буду:). В бизнес-школе «Profi», тренером которой я являюсь, каждый учебный сезон мы открываем обзором мировых социальных трендов. Недавно мы как раз обсуждали, что культовые сериалы диктуют моду на стиль жизни в большей мере, чем другие медиа-продукты.

В минуты отчаяния нужно всегда помнить, что ты не один. Миллионы людей сталкивались с такими же проблемами и решили их, вокруг тебя много друзей и соратников, которые с радостью придут на помощь. Также нужно всегда помнить, что ты уже решал в жизни, казалось бы, неподъемные задачи. Поначалу они кажутся монстрами, потом приносят тебе жизненные уроки и бесценный опыт.

Для людей, которых любишь, ты всегда найдешь время и возможность выразить свои чувства, сделать что-то приятное. Если в отношениях проблемы, то человек ищет отдушину в работе, начинает «трудоголить». У меня бывают периоды аврала, когда я отдаюсь своим проектам целиком, но это всегда заканчивается, и я уделяю своим близким и своим удовольствиям столько времени, сколько хочу. 

Материалы по теме:

Как открыть эвент-агентство: советы выпускницы Глион

Чем занимаются эвент-агентства? Организацией свадеб, вечеринок, соревнований, конференций, частных праздников, крупных событий города, дней рождений… Захватывающе! Все это часть индустрии гостеприимства, поэтому в институте Glion существует специализированные программы, где студенты могут изучить особенности проведения мероприятий на самом высоком уровне.

Как открыть эвент-агентство? С какими сложностями придется столкнуться? Как образование в школе гостеприимства приведет к успеху? На все вопросы ответила выпускница института Glion Зиния Перси, окончившая программу Магистратуры в 2008 году.

Основа event-агентства

Зиния выросла в семье бизнесменов, но до открытия собственной компании ей предстояло многому научиться. Чтобы получить качественное образование и современные знания, девушка поступила в Glion на программу по менеджменту в гостеприимстве. После окончания института в 2008 году Зиния получила опыт работы и открыла собственное event-агентство Xenia Hospitality Solutions LLP. Ее компания растет активными темпами и уже входит в список 25 лучших агентств по планированию свадеб в Индии.

«Xenia» – греческое слово, означающее «гостеприимство». Греки верили, что с гостями надо быть щедрыми и любезными. Моя компания основана на этих простых принципах. Мы понимаем, что свадьба – один из важнейших дней в жизни, но все может выйти из-под контроля и испортить впечатления и воспоминания. Поэтому в задачи нашего эвент-агентства входит комплексная организация мероприятия, у клиентов есть только один номер на быстром наборе – наш. Мы решаем все проблемы, чтобы свадьба получилась идеальной. Моя компания также организовывает другие события: от частных вечеринок до крупных корпоративных вечеров», – говорит Зиния.

Открытие и развитие эвент-агентства

«Мой отец работает в логистике, но меня совсем не привлекает эта отрасль. После обучения в Glion какое-то время я работала куратором в одном event-агентстве, но не получала зарплату около 4-х месяцев. Однажды терпение лопнуло, я сложила документы, пошла в ближайший Starbucks, купила доменное имя для сайта и начала обзванивать бывших клиентов. За первый час нашла заказ на мероприятие. Так родилась компания Xenia Hospitality», – вспоминает выпускница.

 

4 испытания при запуске и развитии эвент-агентства:

Зиния говорит: «Честно говоря, на долю предпринимателя выпадает бесчисленное множество проблем. Часть из них:

  • Выход на рынок. В городе, где зарегистрировано больше 4500 ивент-компаний, а каждый второй человек считает себя организатором мероприятий, выход на рынок становится сложнейшей задачей. Это жесткий и беспощадный рынок, где всегда есть кто-то дешевле. Начните искать клиентов среди знакомых, делайте все по высшему разряду и просите рекомендации, расширяя портфолио.
  • Доверие. Люди редко доверяют организацию важных событий новичкам, особенно девушкам, им кажется, что для нас это просто хобби. Дайте клиентам возможность оплатить работу в конце, это облегчит поиск заказчиков и повысит их доверие к вам. Держите их в курсе событий, так заказчикам спокойнее.
  • Персонал. Молодой компании трудно нанять квалифицированный персонал, но вы должны приложить все усилия. Если удастся найти таких, делайте все, чтобы удержать их на долгие годы. Будьте добры и поддерживайте диалог, так сотрудники чувствуют, что работают с вами, а не для вас.
  • Поставщики. Ваши клиенты должны получать лучшее. Новичкам на рынке сложно понять, какой подрядчик и поставщик действительно хорош. Выбирайте партнеров по рекомендациям, так сократится шанс ошибки»

Как Глион изменил жизни выпускницы

«Glion изменил мою жизнь больше, чем я рассчитывала. Школа стимулирует к совершенствованию. Я научилась работать над собой каждый день и поняла, что смогу добиться чего угодно, если поставлю цель. Глион дал мне инструменты для создания собственной компании, например, узнала, как управлять финансами и доходами. Я получила возможность работать за границей, что способствовало развитию лидерских качеств. Он дал мне знания и опыт в пиаре, без чего не может существовать бизнес. Школа научила меня, что второе место – не вариант. Совершенство, вот что приведет к успеху», – утверждает Зиния.

Образование в гостиничном менеджменте часто ассоциируется с работой в отелях и ресторанах, но выпускники Glion могут работать во множестве отраслей, а многие становятся владельцами и основателями компаний. Это доказывает, что образование в школе гостеприимства позволит построить карьеру мечты в любой сфере.

Подробности о программах Glion можно узнать у консультантов STUDIES&CAREERS.

что это такое, зачем нужно, как открыть, рейтинг лучших организаций

Вы любите принимать гостей, устраивать домашние или корпоративные торжества, коллеги и друзья не устают повторять, что вы – прирожденный организатор и неугомонный балагур? Тогда, наверное, вам пора задуматься о том, как открыть эвент агентство. Свой собственный бизнес сегодня – не редкость и вовсе не заоблачная мечта. Все вполне реально, главное – правильно выбрать направление и подойти серьезно к организационным вопросам, даже если и построена ваша деятельность на предоставлении развлечений другим.

Итак, эвент агентство – что это такое и с какой стороны к нему подойти? Как начать свое дело в индустрии праздников и развлечений с нуля, к каким трудностям приготовится, что посоветуют профессионалы? Ответы на все вопросы ниже в статье, а на десерт – рейтинг лучших эвент агентств России согласно статистике глобальной сети и отзывам клиентов.

Что это такое и в чем суть

Эвент-агентство – это компания, которая на профессиональном уровне занимается организацией праздников, торжественных мероприятий и прочих значимых событий. Работа в таком агентстве на первый взгляд может показаться пустяковой. Но только на первый, потому что современный потребитель достаточно капризен и избалован, повидавший многое если не лично в заграничных турпоездках, то в постах социальных сетей. Попробуй-ка его удиви и развесели.

Кроме того, конкуренция не дремлет. И там, где у вас только блеснула гениальная идея, а затем неясная мысль, как воплотить ее в жизнь, бывалые мэтры уже все придумали, устроили и показали широким массам.

Но отчаиваться не стоит, ведь эвент-деятельность предполагает не только выступления тамады на свадьбе или организация поминок в лучшем городском кафе. Это:

  • детские праздники различных масштабов, от частного Дня рождения до фестиваля в рамках региональных учебных заведений;
  • корпоративные встречи и тим-билдинги;
  • семинары, образовательные тренинги и конференции
  • загородные пикники, мастер-классы для всех и много чего еще интересного и прибыльного.

То есть, профессиональный эвент-менеджер должен быть универсалом с широким кругозором и большим креативом – другим тут делать нечего. А вот больших капиталовложений не понадобится. Скорее будут нужны связи и знакомства, потому что без партнеров не обойтись. Но обо всем по порядку.

С чего начать

Если вы осознали, что быть главой успешного и востребованного эвент-агентства – это не вечные шутки, вечеринки, клубы и веселье, а тяжелый труд каждый день, даже когда остальные отсыпаются и отдыхают (именно на выходные и праздники будет приходиться пик вашей деятельности), запомните несколько основных правил. Вот что рекомендуют начинающим эксперты самых престижных эвент-компаний столицы, основываясь на своем многолетнем опыте:

  1. Определите область деятельности. Все новички полны энтузиазма, хотят успеть всюду, но так не получится. Не стоит распыляться и сразу же презентовать свою компанию как универсальную, оказывающую услуги по организации любых мероприятий. Успеха быстрее добиваются узконаправленные агентства – например, специализирующиеся на организации спортивных соревнований или мастер-классов. Свадьбы, похороны и детские Дни рождения отбросьте сразу, тут все давно уже схвачено.
  2. Чтобы правильно составить бизнес-план и определить стратегию действий, сначала установите, кто же ваша целевая аудитория. Важны возраст, род занятий, средние доходы ваших потенциальных клиентов. Тогда вы сможете грамотно сформулировать список своих услуг и установить адекватные расценки.

  1. Займитесь подборкой команды профессионалов. Полагаться только на свои силы и случайных партнеров – неразумно и несерьезно. Кадры вам нужны, пусть даже поначалу это будут студенты, согласные пройти практику за символическую оплату.
  2. Не забывайте о самообразовании. Сегодня существуют специальные тренинги и курсы, можно погуглить и отыскать полезные интервью и видеоуроки профессиональных эвент-гуру. Познакомиться с чужим опытом, в том числе и чужими ошибками, вам не помешает.
  3. Заводите полезные связи. Если вы хотите предоставлять полный спектр услуг по высшему разряду, то вам нужны будут фотографы, видеосъемщики, ведущие и распорядители торжественных мероприятий, стилисты и декораторы, PR-менеджеры, инженеры по спецэффектами и еще множество специалистов самых разных профилей. Кроме того, вы должны дружить с журналистами, владельцами кафе и клубов, отелей, выставочных площадок, просто необходимо завязать тесную дружбу с надежной службой такси. За один день это все, конечно, не сделается. По этой причине начинающие эвент-организаторы сначала устраиваются сами в какое-нибудь агентство – Москва предлагает достаточно вакансий по этому профилю. А спустя пару лет вчерашние стажеры, набравшись чужого опыта и полезных контактов, открывают свое собственное дело.

Что вы делаете дальше? А дальше можно переходить к продвижению своего детища, то есть, начинать доказывать жаждущей зрелищ и хлеба публике, что вы и только вы сможете им дать, чего они ждут и ищут.

Что еще учесть

Когда план действий составлен, избрана и продумана стратегия, нужно позаботиться о технической стороне вопроса. Что вам понадобится для старта:

  • Оргтехника: минимум два ноутбука, роутер для выхода в интернет, сканер, принтер, ксерокс, стационарный телефон и минимум два мобильных, подключенных к разным операторам.
  • Офисное помещение, на первых порах не обязательно просторное, главное, чтобы у вас был бесперебойный выход в интернет.
  • Мебель для офиса – пара столов, несколько стульев, стеллаж для документов и сейф – это необходимый минимум.
  • Звуко- и светообрудование, декоративный антураж, костюмы – все это можно купить сразу, если позволяют капиталы, или поначалу брать напрокат, как и поступают большинство разумных начинающих предпринимателей.

  • Реклама и продвижение. А это – сайт или хотя бы блог, это листовки, визитки, баннеры и т.д. Сэкономить можно, если продвигать свою компанию в соцсетях. Теоретически при правильном подходе это можно сделать бесплатно. Но если нужно быстро, имеет смысл воспользоваться платными сервисами, дефицита сейчас в таких нет.

Закономерный и неизбежный вопрос после того, как определена сумма стартового капитала – какова окупаемость проекта? Приготовьтесь к тому, что около 70% прибыли с каждого среднего заказа (например, организации корпоратива для небольшого коллектива за городом или детского мастер-класса) уйдет на возмещение текущих затрат. Если вы будете обеспечены хотя бы тремя заказами в неделю, то все вложения окупятся всреднем за 6-8 месяцев. Учитывайте также, что стоимость ваших услуг в Москве и, к примеру, где-то в Самаре или Волгограде будет различной – регион и целевая аудитория играют большую роль, о чем уже говорилось выше.

С кого брать пример

Существуют специальные сайты, на которых вы можете посмотреть базы эвент агентств России, почитать список наиболее популярных услуг и вакансий, словом, сделать детальный мониторинг того, что уже существует.

Чтобы было легче сориентироваться, куда плыть и к чему стремиться, ниже — топ-10 лучших эвент-агентств Москвы и России с кратким описанием. Иностранные агентства в пример не приводятся, так как русский человек все-таки отличается своим менталитетом, представления о настоящем празднике у нас все же несколько другие, чем у американцев или японцев.

  1. Департамент event marketing. На рынке с 2007 года, команда специалистов специализируется на организации конференций, корпоративов, профессиональных торжеств и праздников. Среди партнеров отечественные и зарубежные бренды, главный офис находится в Москве, услуги оказываются по всему миру.
  2. Арт-Премьер. На рынке с 1997 года, первоначально агентство занималось организацией концертов, общественных праздников, сегодня штат и специализация расширена: компания продюсирует коммерческие проекты.
  3. Show and Motion. Корпоративы и праздники любой тематики и масштаба, форумы, конференции, презентации, тест-драйвы, тимбилдинг – команда молодая, но активная и многообещающая. У агентства есть свой собственный туроператор – практикуется корпоративный туризм.
  4. Макси Майс. Полный спектр услуг в области бизнес-эвента. Агентство было основано в 2006 году, на сегодняшний день ежемесячно организовывается около 180 проектов по всему миру для ведущих компании России и их зарубежных партнеров.

  1. Табакофф. Команда профессионалов возьмется за организацию свадеб, корпоративов, семейных и коллективных, ролевых или спортивных праздников. К услугам клиентов различные сценарии, костюмы, кейтеринг-сервис, спецэффекты.
  2. Umlaut. Помимо конференций, банкетов, корпоративов здесь организовывают необычные тренингы, стресс-туры, экстремальные квест-шоу и многое другое для любителей нестандартных коллективных мероприятий.
  3. Brand Garden. На рынке более десяти лет, агентство работает по безупречно выверенной и отлаженной до мелочей системе, непредвиденные форс-мажоры полностью исключены. Уникальные проекты и сценарии, креативные решения бизнес-задач, гибкая ценовая политика – все это здесь.
  4. Бутик идей. Сделает веселым и ярким любой корпоративный праздник или детский утренник. Яркие ощущения по лояльным ценам гарантированы и взрослым, и малышам, предоставляются все сопутствующие услуги – кейтеринг, спецэффекты, видео- и фотосъемка, индивидуальные поздравления, награды и неожиданные сюрпризы.

  1. Бруклин. Coca-Cola, Nike, Unilever, Bayer, Volkswagen Group Rus, Schneider Electric, IEK, Energizer – все эти бренды партнеры и заказчики компании. Креатив, профессионализм, неистощимая фантазия и безудержная энергия – вот как можно охарактеризовать деятельность этого агентства.
  2. ЭЛС Продакшен. компания была создана в 2001 первом году специально для организации и поддержки спортивных мероприятий, деловых конференций, встреч и переговоров, фестивалей международного уровня, концертов и других масштабных мероприятий.

В качестве напутствия хочется напоследок повторить слова известного столичного эвент-менеджера: не бойтесь конкуренции, это ваша мотивация к активным действиям и экспериментам.

Открываем event-агентство: бизнес-план — Экономика — На организации праздников заработаем 15,3 тыс.

грн в месяц

По мнению экспертов, кризис отпускает украинцев. А значит, многие стали охотнее тратиться на важные праздники — дни рождения, юбилеи свадеб, выпускные детей. Кроме частных мероприятий, в моде также фестивали, образовательные проекты. И если есть спрос на увеселения, логично, что предприниматели задумываются о том, как закрепиться в этом сегменте. «Возможность есть, но конкуренция велика. Многие event-менеджеры обладают небольшим опытом организации мероприятий, поэтому качество услуг зачастую хромает. Так что если человек хочет запустить event-агентство, он должен понимать, что нужно разработать уникальный продукт, который будет популярен. А еще не стоит распыляться, предлагая организацию и свадеб, и похорон — ведь универсальность отпугивает клиентов, которые посчитают агентство непрофессиональным. Как видим, в этих условиях место под солнцем найдет тот, кто умеет креативить и общаться с людьми», — уверен глава Ассоциации франчайзинга Андрей Кривонос. «Сегодня» изучила тонкости запуска event-агентства в Киеве и узнала обо всех трудностях, связанных с этим.

1. Описание проекта

Открываем в Киеве event-агентство «Мир счастья». Займемся организацией частных мероприятий — свадеб, детских праздников, встреч одноклассников. Сделаем ставку и на деловой сектор — заказчиков, работающих в малом и среднем бизнесе. Для клиентов будем универсальными: сможем весело провести и традиционный вечер в ресторане, и выездную свадьбу у озера или в горах. Такие немассовые мероприятия востребованы в столице, поэтому сможем выйти в ноль за 7—8
месяцев.

2. Стартовый капитал

Сначала нужно вложиться в оргтехнику: 2—3 ноутбука, сканер, принтер, ксерокс, модем-роутер, 2—3 мобильных телефона (всего 70—80 тыс. грн). Кроме того, нужно закупить мебель: как минимум нужны 2—3 стола со стульями, шкаф-стеллаж, сейф для документов (20 тыс. грн). Профессиональное оборудование (звук, свет) для проведения мероприятий будем покупать по мере раскрутки бизнеса, а поначалу лучше брать его в аренду иди пользоваться услугами субподрядчиков.

ВСЕГО: 90—100 тыс. грн.

3. Текущие расходы

Здесь нужно учесть аренду небольшого офиса в торговом или бизнес-центре неподалеку от метро. Если снять 10—15 кв. м на Позняках, придется платить около 5—7,5 тыс. грн в месяц. Еще 2000 грн заложим на оплату электричества, охраны и др. Итого: 9,5 тыс. грн.

КОМАНДА. На старте понадобится менеджер по продажам (будет искать клиентов) и проект-менеджер (займется организацией мероприятий). Предложим ставку в 6—8 тыс. грн в зависимости от опыта, базы контактов. Также они будут получать процент от заказа. А еще нам нужна уборщица (раз в неделю — ставка 1200 грн). Владелец бизнеса (ставка 8—10 тыс. грн) будет заниматься привлечением клиентов, рекламой, контролем текущих процессов, вести бухгалтерию и т.д. Итого: 27,2 тыс. грн.

ВСЕГО: 36,7 тыс. грн.

4. Маркетинг, реклама

Разработка сайта-визитки, где будет портфолио с фото и контакты, обойдется в 15 тыс. грн. Также вложимся в домен, хостинг и техподдержку сроком на год (5000 грн). А еще создадим профили в соцсетях «Инстаграм», «Пинтерест», «Фейсбук» — здесь продвигаем проект бесплатно. И конечно, напечатаем визитки.

ВСЕГО: 20 тыс. на старте и 2 тыс. в месяц.

5. Окупаемость проекта

В тренде
Гривня держит курс на укрепление. Покупать или продавать доллары?

В каждом заказе около 70% финансирования будет уходить на текущие затраты: аренда помещения, техники, дизайн-штучек; оплата труда артистов, официантов и т. д. Исходя из этого, можно оценивать окупаемость event-агентства. При средней стоимости проведения детского праздника (развлекательная программа с 2—3 артистами, праздничный ужин, торт и др.) в 10—15 тыс. грн агентству остается где-то 4500 грн. Если проводить по 3 таких мероприятия в неделю, в месяц заработаем 54 тыс. грн. Отсюда минусуем текущие (36,7 тыс. грн) и рекламные (2 тыс.) расходы (всего 38,7 тыс.) — остается 15,3 тыс. грн. С учетом стартовых (100 тыс. грн) и рекламных (20 тыс. ) затрат (всего 120 тыс.), понимаем: наш проект окупится за 7—8 месяцев. Остаются риски в виде низких сезонов и валютных колебаний, но их можно минимизировать привлечением семейной и бизнесовой клиентуры, а также взиманием предоплаты за услуги.

Ищите собственное призвание

Чтобы добиться успеха в организации мероприятий, эксперты рекомендуют сфокусироваться на определенном направлении, чтобы стать в нем профессионалом. «В этот бизнес, как правило, приходят из двух сфер — из самозанятости и крупных компаний. В первом случае это могут быть ведущие мероприятий, которые провели несколько праздников и уже считают, что доросли до создания event-агентства. Во втором случае речь идет о начальниках культурных или образовательных отделов неких корпораций. В какой-то момент эти менеджеры могут уволиться и уйти на вольные хлеба, то есть заняться организацией мероприятий — от тренингов до юбилеев», — уточняет Андрей Кривонос.

ВЫБРАТЬ ФОКУС. Говоря о специализации в event-бизнесе, эксперт также отмечает, что можно заняться или проектным менеджментом, или субподрядничеством. И этот выбор зависит от личных качеств и сильных сторон предпринимателя. Так, если человек обладает высокими коммуникационными навыками, ему прямая дорога в проектные менеджеры или продажники. «Такой человек легко находит общий язык с незнакомцами, поэтому может и нового клиента найти, и наладить работу с подрядчиками, которые занимаются нишевыми услугами — приготовлением блюд, развлечениями, установкой техники и т. д. И его задача в event-бизнесе может фокусироваться на поиске клиентов и непосредственно на организации мероприятий для этих заказчиков», — говорит Кривонос. Если же общительности предпринимателю не хватает, то ему можно свести общение с незнакомыми людьми до минимума. И здесь поможет роль нишевого субподрядчика. «Это удобно тем, что субподрядчик может не продавать свои услуги самостоятельно. К примеру, можно наладить отношения с администраторами ресторанов, которые при проведении у них крупных мероприятий будут рекомендовать услуги продавца шаров или цветов. Это взаимовыгодное сотрудничество, ведь субподрядчик получает заказ, а администратор — вознаграждение в виде процента», — комментирует Кривонос.

Помним о продвижении и рисках

Успеха в event-бизнесе не достигнуть и без грамотного продвижения, говорят участники рынка. Поэтому важно активно рассказывать о своем агентстве в интернете. «Здесь будет полезно создать сайт-визитку, странички в соцсетях. И, конечно же, нужно хорошее портфолио из фото и видео», — говорит Кривонос. Но каким бы раскрученным ни был сайт агентства, это не поможет создать прибыльный бизнес, если услуги некачественные. А все потому, что сарафанное радио работает как в минус, так и в плюс, поэтому его нужно использовать по полной программе, считает совладелец свадебного агентства Александра Дергоусова. «В любом бизнесе нужно вкладываться в рекламу — как в начале работы, так и уже проработав на рынке. Дело в том, что клиенты узнают о новом агентстве по личным рекомендациям и из интернета. Следовательно, полезно делать упор на эти каналы продвижения, — советует Александра. — Можно использовать и нестандартные пиар-ходы или акции, которые покажут масштаб возможностей агентства, но это не всегда позволяет достучаться именно до целевой аудитории. Хотя если есть желание заняться организацией больших городских праздников, нестандартность — хороший старт». Также эксперты говорят, что продвигать агентство можно через личную презентацию на тусовках и в интернете. «Полезно быть участником профессиональной тусовки, ведь новые встречи и знакомства позволяют поддерживать хорошие связи. А еще можно позиционировать себя как эксперта в конкретной отрасли. Для этого можно завести видеоблог и снимать для него полезное видео раз-два в неделю — это повышает узнаваемость», — говорит Андрей Кривонос.

Но каким бы эффективным ни было продвижение event-агентства, притормозить бизнес могут риски. Речь идет, в частности, о низких сезонах. «К примеру, свадьбы в основном популярны летом и осенью. И для нивелирования этого риска лучше нацеливаться на несколько вариантов частных клиентов. К примеру, можно заниматься не только организацией свадеб, но и дней рождений или встреч одноклассников», — рекомендует Кривонос. А Александра Дергоусова напоминает о рисках в виде валютных колебаний. «Поскольку лучшие агентства могут использовать в своей работе лучшие составляющие праздника, иногда трудно найти нужные детали для декора или текстиль, и нет выбора, кроме как заказывать у подрядчиков за границей. Тут фактор колебания валют включается очень активно, особенно это касается масштабных торжеств, подготовка к которым начинается за несколько месяцев до самой даты праздника. Кроме того, агентства могут организовывать мероприятия за границей. Поэтому валютные риски в нашем бизнесе нужно учитывать обязательно и иметь небольшой финансовый запас, чтобы скорректировать валютные колебания, но вовремя и качественно провести мероприятие».

Учимся зарабатывать деньги

Event-бизнес — это событийный маркетинг, поэтому здесь всегда есть и спрос, и конкуренты. Так что, выбирая нишу, нужно понимать, в каких именно праздничных направлениях существует стабильный спрос. «Event-бизнес делится на различные типы мероприятий. Есть массовые, фестивальная культура. Еще есть частные события — дни рождения, вечеринки, детские праздники. Нельзя забывать о MICE мероприятиях — это когда компания выезжает за границу, чтобы провести конференцию, сборы. А еще существуют спортивные мероприятия, нишевые, например слеты байкеров, корпоративные и т. д. И все эти направления требуют конкретных связей, знаний», — разъясняет владелица образовательного проекта по event-мероприятиям Advertising School Оксана Тюпа. По ее словам, такой широкий выбор направлений в событийном маркетинге не говорит, что во всех нишах хорошо работается в кризис. «К примеру, сейчас компании по-прежнему экономят на корпоративных мероприятиях, но очень популярны различные фестивали, образовательные тренинги, ведь здесь можно зарабатывать не только за счет спонсорских средств, но и на продаже входных билетов. К слову, сейчас в массовых праздниках все чаще доход можно получить от услуг horeca. Речь идет о продаже мест под установку точек по продаже еды, напитков, сувениров. Также можно получать процент от продажи алкоголя, шариков или лежаков, если это какие-то пляжные мероприятия. Когда же речь идет о массовых детских праздниках, то актуальными будут продажа места для прыжков на батуте и возможность катать малышей на машинках или пони», — перечисляет Оксана Тюпа.

ПОРОГ ВХОЖДЕНИЯ. При этом эксперты предупреждают, что финансовый порог вхождений в event-бизнес разный. Так, частные мероприятия на 10 человек требуют минимума знаний и стартовых затрат — условно в 10—15 тыс. грн. А вот общегородские фестивали, рассчитанные хотя бы на тысячу человек, могут тянуть уже на десятки миллионов гривен. «Так что лучше начинать с частных праздников, где первыми клиентами станут друзья, коллеги и родственники. А потом уже можно идти в более массовые и дорогие сектора event-бизнеса. Кроме того, частные мероприятия удобны тем, что не требуют высоких финансовых вливаний. Грубо говоря, на старте можно работать в своей квартире и не арендовать офис, все оборудование брать в субподряд, а команду искать на аутсорсинге. Но по мере развития бизнеса можно уже и расширяться», — уточняет Тюпа.

КОМАНДА. Также в этом бизнесе важно, кто работает в event-агентстве, ведь процесс организации мероприятия должен быть отработан как часы, чтобы все в итоге прошло гладко. Поэтому в event-бизнесе важны опыт, наработанные контакты с подрядчиками, понимание процессов, считает Александра Дергоусова. Но еще не менее важен и подбор грамотной команды. «Нужно понимать, что по идее, стоит хедхантить профессионалов, но не факт, что они с радостью сменят свою текущую должность на работу в начинающем ивент-агентстве. Новички в этом плане гораздо гибче и по ожиданиям от проектов, и по финансам. Поэтому можно обучать и выращивать себе сотрудников», – советует Дергоусова.

Все подробности в спецтеме Школа бизнеса

Подпишись на наш telegram

Только самое важное и интересное

Подписаться

Читайте Segodnya. ua в Google News

Следите за нами в соцсетях

Подписывайтесь на нашу рассылку

Ок

Полное руководство о том, как начать свой бизнес по организации мероприятий

Сейчас самое время начать свой бизнес по планированию мероприятий. Но прежде чем у вас появится первый покупатель, вам нужно провести некоторую подготовительную работу.

Может быть, это началось в старшей школе, когда вы спланировали закуски, повестку дня и роли всех на учебных занятиях. Может быть, это началось в колледже, когда вы организовывали вечера открытых микрофонов в местном баре. Все, что вы знаете, это то, что у вас зуд: вы хотите начать бизнес по планированию мероприятий.

Но как перейти от простого размышления об этом к действительному ведению бизнеса?

Есть шесть основных шагов, которые вам нужно сделать, чтобы начать свой бизнес. Мы проведем вас по каждому из них, чтобы к тому времени, когда вы это прочитали, вы были лучше подготовлены к открытию магазина.

6 шагов к открытию бизнеса

1. Подтвердите свой опыт

Если вы хотите, чтобы люди доверяли вам свои мероприятия, вам нужно продемонстрировать, что вы знаете, что делаете.

Помимо получения степени бакалавра в сфере гостеприимства, вы можете зарегистрироваться в различных программах сертификации, которые помогут расширить ваш опыт и позволят вашим клиентам знать, что они находятся в компетентных руках.

Однако существует так много типов сертификатов, что бывает сложно определить лучшую из них. Ниже мы рассмотрим три общих (т. Е. Не специализированных) сертификата, которые вы можете получить.

Есть, конечно, множество других сертификатов, которые вы можете получить, и курсы, которые вы можете пройти, которые гораздо более специфичны для конкретного события.Вы также можете узнать, предлагает ли ваш местный колледж или университет какие-либо курсы или сертификаты, которые могут помочь вам начать работу.

Certified Meeting Professional (CMP) Certification

CMP учрежден Советом индустрии конвенций, и экзамен охватывает планирование, управление сайтом, дизайн мероприятий, маркетинг и международные стандарты.

На веб-сайте Совета предлагаются рекомендуемые материалы для чтения и подготовительные материалы, а экзамен предлагается каждые несколько месяцев. На 2020 год объявленные даты тестирования — январь, май и август.

По данным Совета по событиям, владелец CMP зарабатывает примерно на 10 000 долларов в год больше, чем их несертифицированные коллеги.

Если есть хотя бы малейший шанс, что вы подумываете о работе в качестве специалиста в области здравоохранения, они также предлагают CMP специально для этой функции.

Сертифицированный специалист по организации специальных мероприятий (CSEP) Сертификат

Этот экзамен, который проводится четыре раза в год, можно сдавать дистанционно. Как и CMP, он был создан группой профессионалов (на этот раз Международной ассоциацией живых мероприятий).

С сертификацией вы также получаете отраслевые информационные бюллетени и структурированную сеть, которая поможет вам расширить свои ресурсы, получить советы и найти наставников, которые помогут вашему бизнесу расти. Тем не менее, прежде чем вы сможете ее получить, вам потребуется опыт (три года в сфере планирования мероприятий).

Сертификат по организации встреч (CMM)

CMM — это не просто экзамен для проверки своих знаний, а целая программа обучения. Это занимает примерно 15 недель и требует больше академического, чем практического подхода.

Обратной стороной является то, что вам придется поехать в Индиану, поэтому, если вы не из этого района, для получения этого сертификата может потребоваться немного больше средств, чем у вас есть в наличии.

Тем не менее, люди с КИМ зарабатывают примерно на 30 000 долларов в год больше, чем люди без него (и на 20 000 долларов в год больше, чем те, кто имеет сертификат CMP).

2. Составьте эффективный бизнес-план

Бизнес-план, по сути, определяет, какие бизнес-цели и стратегии будут продвигаться вперед.

Наличие бизнес-плана не только помогает вам организовать и составить карту успеха вашего бизнеса. Это также может быть мощным инструментом для презентации внешнему миру, например потенциальным инвесторам, которым интересна ваша стратегия.

Ваш план должен включать следующее:

  • Резюме — чем ваша компания отличается от всех других компаний?
  • Обзор компании — так она будет выглядеть.
  • Анализ отрасли — как выглядит наша ниша в индустрии мероприятий.
  • Анализ клиентов — так будут выглядеть наши клиенты.
  • Разбивка ваших основных конкурентов — вот против чего мы выступаем.
  • Ваши планы в отношении маркетинга, производства, управления и финансов — вот как мы будем зарабатывать деньги.
  • Приложение со всеми сопроводительными документами — договорами аренды, контрактами, товарными знаками, резюме, маркетинговыми материалами и т. Д.

Score — это удобный шаблон, который поможет вам начать работу.

В обзоре своей компании вам необходимо четко определить, на каких мероприятиях вы планируете сосредоточиться.Необязательно придерживаться этого типа событий вечно, но важно начать с одного усилия. Вы можете посвятить все свои ресурсы и опыт достижению этой цели, а затем постепенно развиваться.

Сосредоточение внимания на одном типе событий также даст вам гораздо более четкое представление о том, кем будут ваши клиенты. Это может помочь в нескольких разделах вашего бизнес-плана.

3. Обеспечение стартового капитала

Для того, чтобы ваш бизнес заработал, требуется всего от 2000 до 5000 долларов.Кроме того, вам придется учесть периодические расходы в своем бюджете, так как вы не получите прибыль сразу.

Есть несколько способов получить эти деньги:

  • Самофинансирование
  • Банки (т. Е. Кредитные линии, ссуды малому бизнесу или 401 (k) финансирование бизнеса)
  • Друзья и семья

Если вы не можете самостоятельно финансировать, не волнуйтесь — ваш бизнес-план здесь, чтобы вам помочь.

Независимо от того, включаете ли вы его в презентацию банку или используете краудфандинговую платформу, такую ​​как AngelList, CrowdFunder или Fundable, ваш бизнес-план точно продемонстрирует, куда идут деньги ваших инвесторов и как вы планируете их вернуть. им.

4. Инвестируйте в программное обеспечение, необходимое для эффективного ведения бизнеса

Существует огромное количество типов программного обеспечения, которые вы можете использовать для своего бизнеса. Некоторые из них вы сразу найдете полезными, а некоторые — в дальнейшем.

Вот список основных типов программного обеспечения и причины, по которым вы можете инвестировать в них:

  • Для помощи в управлении проектами, задачами и рабочим процессом: программное обеспечение для управления событиями или проектами.
  • Чтобы помочь взаимодействовать с вашими настоящими и будущими клиентами: управление взаимоотношениями с клиентами, управление потенциальными клиентами, маркетинг по электронной почте, маркетинг в социальных сетях, программное обеспечение для автоматизации маркетинга.
  • Для обеспечения безопасности вашей информации: безопасность электронной почты, облачная безопасность, сетевая безопасность и / или программное обеспечение SIEM.
  • Для бесперебойной работы вашего офиса: программное обеспечение для составления бюджета, выставления счетов и выставления счетов, а также для совместной работы.
  • Для повышения качества обслуживания посетителей на ваших мероприятиях: конференции (обязательно получите такую ​​с возможностью регистрации), управление местом проведения и мобильные приложения для мероприятий.

Вы можете найти несколько бесплатных опций (например, в этой статье о бесплатном программном обеспечении для управления событиями с открытым исходным кодом).Просто проверьте отзывы пользователей о своей потенциальной покупке, чтобы убедиться, что она не доставит больше хлопот, чем того стоит. В каталоге программного обеспечения Capterra есть отзывы пользователей по всем перечисленным выше продуктам.

5. Определите, что вам нужно для легального ведения бизнеса по планированию мероприятий

Приложить усилия, чтобы убедиться, что ваш бизнес по планированию мероприятий честно и защищен, означает намного меньше бумажной работы (и намного меньше с точки зрения потенциальных судебных издержек) в будущем.

Первый большой шаг — это регистрация вашего бизнеса в правительстве штата и федеральном правительстве. IRS предлагает полезные советы, как именно это сделать.

Вам также необходимо выяснить, какие лицензии и разрешения вам нужны. Многие из них будут зависеть от типа планирования мероприятия, которое вы собираетесь проводить, но у Brand Name USA есть хорошее руководство для начала.

Наконец, вы должны быть уверены, что застрахованы от несчастных случаев — с вами, вашим бизнесом или вашими сотрудниками. Вам нужно будет получить страховой полис работника, а также различные виды страхования.

6. Проведите маркетинговую кампанию и расширьте свою сеть.

Для того, чтобы ваш бизнес действительно преуспел, вам нужны клиенты и партнеры.

Маркетинг вашего бизнеса клиентам

Вы точно знаете, кто ваши целевые клиенты, благодаря исследованиям, включенным в ваш бизнес-план. Пришло время обратиться к этим потенциальным клиентам. Используйте любой канал, который есть в вашем распоряжении, например, маркетинговые кампании по электронной почте, холодные звонки в компании или социальные сети.

Убедитесь, что вы сосредоточены на каналах, которые очень эффективны для вашей целевой аудитории. Вы можете сделать это, протестировав широкую группу каналов и определив, какие из них наиболее активно используются в вашей сети. Вы также можете использовать сегментацию социальных сетей, которая может немного упростить этот процесс.

Например, если вы хотите спланировать всплывающие окна с едой, Instagram, Twitter и Facebook — отличные каналы. Если вы хотите спланировать демонстрацию программного обеспечения, вам могут подойти LinkedIn и электронный маркетинг.

Сделайте возможной наиболее эффективную маркетинговую стратегию, и вы сразу привлечете потенциальных клиентов.

Маркетинг вашего бизнеса потенциальным партнерам

Вам необходимо создать сеть поставщиков, площадок и других отраслевых экспертов, услуги которых могут вам понадобиться.

Вы уже определились, на каком мероприятии вы хотите сосредоточить свой бизнес. Подумайте обо всех аспектах возможного события. Ознакомьтесь с нашим руководством о том, как спланировать мероприятие. Посмотрите на список продавцов там и найдите местных поставщиков, которые обслуживают каждую из этих категорий.Будь то кейтеринг, охрана или аудио / видео оборудование, вам нужно знать, к кому вы можете обратиться на мероприятиях.

Обратитесь к ним и установите соединение, чтобы, когда у вас есть мероприятие и вам нужны их услуги, у вас есть существующие отношения, с которыми вы можете работать.

Важная информация, которую необходимо прочитать перед тем, как начать свой бизнес по планированию мероприятий

Это руководство должно дать вам четкое представление о том, что вам нужно сделать, чтобы начать свой бизнес по планированию мероприятий.

Как запустить службу планирования мероприятий

Мнения, высказанные предпринимателями. участников являются их собственными.

Примечание редактора: эта статья была взята из статьи Start Your Own Event Planning Business (Entrepreneur Press, 2015).

Индустрия специальных мероприятий значительно выросла за последнее десятилетие. Согласно недавнему исследованию, проведенному доктором Джо Голдблаттом, CSEP (Certified Special Events Professional), расходы на специальные мероприятия по всему миру составляют 500 миллиардов долларов в год. Голдблатт является основателем Международного общества специальных мероприятий (ISES), директором-основателем программы управления мероприятиями в Университете Джорджа Вашингтона и соавтором The International Dictionary of Event Management . «Достаточно сказать, что рынок достаточно велик, чтобы поддержать и поддержать ваши усилия», — говорит Голдблатт. «Если вы работаете в одной области для специальных мероприятий, существует множество направлений, в которых вы можете расшириться. Если вы только начинаете заниматься специальными мероприятиями, вас ждет прибыльный рынок по многим направлениям».

Согласно исследованию Goldblatt, прибыль в этой отрасли продолжает расти. Всего несколько лет назад, по словам Голдблатта, средняя норма прибыли для предпринимателя, планирующего мероприятия, составляла около 15 процентов.Однако его последние исследования показывают, что рентабельность может достигать 40 процентов. Он объясняет хорошее состояние отрасли несколькими факторами, в том числе улучшением экономики и тенденцией корпоративной Америки передавать свои функции планирования встреч на аутсорсинг. Поскольку вы не участвуете в торгах технологического стартапа для программистов, вы можете начать без больших денег.

Связано: Как начать бизнес (почти) без денег

Что такое планирование мероприятий?

Этот вопрос фактически разбивается на два вопроса: о каких событиях мы говорим? И что такое планирование мероприятий?

Перво-наперво. Как правило, специальные мероприятия проводятся для следующих целей:

  • Празднования (ярмарки, парады, свадьбы, встречи, дни рождения, юбилеи)
  • Образование (конференции, встречи, выпускные)
  • Промоакции (запуск продукции, политические митинги, показы мод )
  • Поминовения (памятные даты, общественные мероприятия)

Этот список не является исчерпывающим, но, как показывают примеры, особые мероприятия могут быть связаны с бизнесом, чисто социальными или промежуточными.

Теперь мы переходим ко второму вопросу: что такое планирование мероприятий? Организаторы мероприятия могут выполнять любые или все из следующих задач, связанных с этим событием:

  • Проведение исследований
  • Создание дизайна мероприятия
  • Поиск места
  • Организация еды, декора и развлечений
  • Планирование транспортировки до и от мероприятие
  • Отправка приглашений участникам
  • Организация любых необходимых помещений для участников
  • Координация действий персонала мероприятия
  • Кураторство на месте
  • Проведение оценки мероприятия

Сколько из этих мероприятий будет задействовано вашим бизнесом, будет зависят от размера и типа конкретного события, которое, в свою очередь, будет зависеть от выбранной вами специализации.

Почему люди нанимают организаторов мероприятий?

На этот вопрос есть простой ответ: люди часто обнаруживают, что им не хватает опыта и времени для самостоятельного планирования мероприятий. Независимые специалисты по планированию могут вмешаться и уделить этим особым мероприятиям должное внимание.

Кто становится организатором мероприятий?

Планировщики — это часто люди, начавшие с одного конкретного аспекта специальных мероприятий. Владелец бизнеса Мартин Ван Кекен имел успешную кейтеринговую компанию, прежде чем решил планировать целые мероприятия.У многих других планировщиков есть похожие истории. Это объясняет, почему планировщики часто не только координируют все мероприятия, но, кроме того, могут предоставлять для них одну или несколько услуг.

Организаторы мероприятий, возможно, также начали планировать мероприятия для других компаний, прежде чем решили заняться бизнесом для себя. Джойс Барнс-Вольф планировала внутренние мероприятия для розничной сети в течение 11 лет, а затем работала в другой компании по планированию мероприятий, прежде чем начать самостоятельно.

Получение сертификата

Рассмотрите возможность получения степени или сертификата в местном университете по планированию или управлению мероприятиями.Список колледжей и университетов, предлагающих возможности для получения образования в этой области, доступен на сайте Meeting Professionals International (MPI).

Также рассмотрите возможность работы, чтобы стать CSEP (Certified Special Events Professional) или CMP (Certified Meeting Planner). Эти обозначения выдаются ISES и MPI соответственно. Многие корпорации и некоторые представители широкой общественности ищут эти обозначения при найме планировщиков. Благодаря исследованиям и учебе, которые требуются, чтобы стать CSEP или CMP, клиенты знают, что эти планировщики — профессионалы.

Целевой рынок

Корпоративный рынок

Вообще говоря, существует два рынка услуг по планированию мероприятий: корпоративный и социальный. Термин «корпоративный» включает не только компании, но также благотворительные и некоммерческие организации. Благотворительные и некоммерческие организации проводят праздничные мероприятия по сбору средств, приемы и спортивные соревнования, среди прочего, для расширения своей общественной поддержки и сбора средств. Тысячи таких мероприятий происходят каждый год, и хотя крупные требуют особого опыта в планировании мероприятий, вы можете начать с небольших местных мероприятий.

Компании проводят выставки, съезды, корпоративные пикники, праздничные вечеринки и собрания для сотрудников, членов правления или акционеров. Рынок таких мероприятий огромен. Согласно исследованию экономической значимости Совета индустрии конвенций за 2012 год, только в США было проведено 1,83 миллиона корпоративных и деловых встреч, выставок, съездов и т. Д.

The Social Market

Социальные мероприятия включают свадьбы, дни рождения, юбилейные вечеринки, бар-мицвы и бат-мицвы, вечеринки Sweet 16, детские праздники, встречи и так далее.Вы можете решить обрабатывать все эти события или просто специализироваться на одном или нескольких из них.

Ожидается, что рынок общественных мероприятий, особенно дней рождения и юбилеев, будет продолжать расти в течение следующих нескольких лет по мере взросления бэби-бумеров. В этой группе есть дети, которые женятся, родители празднуют золотые годовщины, а также отмечают свои собственные серебряные годовщины свадьбы.

Затраты на запуск

Сколько денег вам понадобится, чтобы начать свой бизнес по организации мероприятий? Это будет зависеть от стоимости жизни в районе, обслуживаемом вашим бизнесом, и от того, работаете ли вы из дома или арендуете офисное помещение.Это также в меньшей степени будет зависеть от вашего вкуса и образа жизни.

Имейте в виду, что, хотя работа на дому снизит ваши расходы, вы не сможете начать любой бизнес по планированию мероприятий, кроме самого маленького, с минимальными затратами.

На этой диаграмме перечислены начальные затраты на две гипотетические услуги по планированию событий. Первый бизнес находится на дому и не имеет сотрудников. Элитный бизнес занимает 1000 квадратных футов офисных площадей. Владелец / менеджер этого бизнеса нанимает младшего планировщика на полную ставку и бухгалтера, занятого неполный рабочий день, а также временных сотрудников, которые выполняют канцелярскую работу и могут помочь подготовиться к различным мероприятиям.Оба собственника будут получать прибыль из чистой прибыли до налогообложения. Ежегодно эти предприятия будут приносить 85 000 и 250 000 долларов соответственно. В таблице запуска перечислены предварительные затраты для предприятий.

0 31 100 долл. США 90 271
Затраты на запуск Низкие Высокие
Аренда $ 0 $ 2,300 $ 2300 $
1 $ 3 Оборудование 2 500 долларов
Лицензии и налоги 250 долларов США 350 долларов США
Связь 100 долларов США 250 долларов США
долларов США
долларов США Реклама долларов США
Юридические сборы и бухгалтерский учет 650 долларов США 1500 долларов США
Страхование (1-й квартал) 800 долларов США 1700 долларов США
долларов США

Операции

Лишь немногие организаторы мероприятий работают с 9 до 5.По самой своей природе планирование мероприятий включает в себя вечера, выходные, праздники, а иногда даже определенные сезоны. Сколько времени вы должны посвятить работе, опять же, зависит от выбранной вами специализации.

Как правило, общественные мероприятия включают больше выходных и праздников, чем корпоративные мероприятия. В некоторых районах страны и на некоторых мероприятиях есть «включенные» и «нерабочие» сезоны. Однако, независимо от вашей специализации (за исключением вечеринок для маленьких детей), вы можете рассчитывать на работу хотя бы по вечерам, координируя и контролируя мероприятия.Однако планирование этих мероприятий будет осуществляться в основном в рабочее время.

Вот основные задачи, которые вы будете выполнять как организатор мероприятий:

  • Исследования. Лучший способ снизить риск (независимо от его вида) — это сделать уроки. Для крупных мероприятий исследование может означать проверку спроса на мероприятие путем проведения опросов, интервью или исследований в фокус-группах. Если вы новичок в индустрии планирования мероприятий, вместо этого исследование может означать выяснение всех возможных поставщиков и поставщиков.Исследование также может означать беседу с другими планировщиками, которые организовали мероприятия, подобные тому, над которым вы работаете. Или вы можете прочитать о проблемах обычаев и этикета, особенно если вы не знакомы с конкретным типом мероприятий.

Какое бы мероприятие вы ни планировали, в ходе исследования необходимо задать клиенту множество вопросов и записать ответы. Интервью с клиентом — это не то, что вы сразу считаете исследованием. Однако слишком мало вопросов или недостаточное внимание к ответам клиента может поставить под угрозу успех запланированного вами мероприятия.

  • Дизайн. Ваше творчество больше всего проявляется на этапе проектирования планирования мероприятия, во время которого вы набрасываете общее «ощущение» и «внешний вид» мероприятия. Это время для мозгового штурма в одиночку или вместе со своими сотрудниками. Также пора вытащить и просмотреть файл с идеей. (У вас есть один, не так ли? Если нет, читайте и делайте заметки.) Не забудьте заглянуть в свой блокнот, чтобы найти ответы клиента на вопросы, которые вы задавали на этапе исследования.Эти ответы, особенно те, которые касаются бюджета мероприятия, помогут вам тщательно проверить реализуемость каждой идеи, желательно перед тем, как предлагать ее клиенту.
  • Предложение. После того, как вы опросили клиента и провели предварительный мозговой штурм, у вас должно быть достаточно информации для подготовки предложения. Имейте в виду, что подготовка предложения занимает много времени и потенциально дорого, особенно если вы включаете фотографии или эскизы. Обратите внимание, что только крупные компании, проводящие мероприятия высокого уровня, могут позволить себе предоставлять клиентам бесплатные предложения.Вы должны получить плату за консультацию (она предлагает около 150 долларов), которая может быть применена к мероприятию клиента, если он или она вас нанимает.
  • Организация. На этом этапе, требующем принятия серьезных решений, вы арендуете площадку, нанимаете продавцов и позаботитесь о большем количестве деталей, чем вы думаете. Ты будешь разговаривать по телефону, пока не онемеет ухо. Но прежде чем делать что-либо из этого, убедитесь, что у вас есть контактное лицо (либо клиент, либо кто-то, действующий от его имени), с которым вы будете обсуждать все важные решения.Наличие назначенного лица помогает гарантировать, что линии связи остаются открытыми. Кроме того, социальные мероприятия, в частности, иногда страдают синдромом «слишком много поваров». Наличие одного назначенного контакта поможет вам избежать разногласий между участниками мероприятия.

В целом, чем масштабнее мероприятие, тем больше времени требуется на его планирование. Крупные съезды планируются на годы вперед. Хотя вы, возможно, не организуете мероприятия такого масштаба, вам нужно выделить хотя бы несколько месяцев на такие мероприятия, как корпоративные пикники, встречи или большие вечеринки.

  • Координация. После того, как вы составили первоначальный план, обратите внимание на каждое из действий, составляющих часть общего события. На этом этапе ваша цель — убедиться, что все находятся на одной волне. Важны хорошие коммуникативные навыки. Убедитесь, что все поставщики имеют хотя бы общее представление об общем расписании мероприятий. Что еще более важно, поставщики должны четко понимать, что от них ожидается и когда. Время прибытия поставщика должно быть указано в контрактах, но все равно проверьте это время.Это период «проверки и перепроверки». Убедитесь, что все ваши сотрудники знают свои роли.
  • Оценка. Очевидным и в некотором смысле самым важным критерием успеха мероприятия является удовлетворенность клиентов. Цель, конечно же, в том, чтобы получить клиента, который будет петь вам дифирамбы вдоль и поперек улицы, выкрикивая это с крыш. Это тот клиент, который снова возьмет вас на работу и предоставит вам известную сарафанную рекламу.

Есть несколько других способов оценить успех мероприятия.Вы можете нанять консультанта по планированию мероприятий; попросите кого-нибудь, кто устраивает очень успешные вечеринки, наблюдать за вашим мероприятием; запланируйте обсуждение за круглым столом с сотрудниками по окончании мероприятия; получить обратную связь от других профессионалов отрасли, работающих на мероприятии, например, от продавца или бармена; или опросите гостей на мероприятии или после него.

Доходы и счета

Целью установления цены на услугу является наценка ваших трудовых и материальных затрат, достаточная для покрытия накладных расходов и получения приемлемой прибыли.Начинающие владельцы бизнеса часто терпят неудачу, потому что неосознанно устанавливают слишком низкие цены на свои услуги. По словам отраслевого эксперта и автора доктора Джо Голдблатта, сборы обычно определяются тремя факторами:

  • Обслуживаемый сегмент рынка. Социальные мероприятия имеют другую структуру оплаты, чем корпоративные мероприятия. В индустрии социальных мероприятий организаторы обычно получают вознаграждение за свои услуги, плюс процент от некоторых или всех сборов поставщика. Два потока доходов приносят достаточно дохода для получения прибыли.Однако в индустрии корпоративных мероприятий планировщики обычно взимают плату за свои услуги плюс плату за обработку каждого элемента, который они заключают. Например, планировщик покупает цветы у флориста, маркирует их (обычно 15 процентов) и взимает эту сумму с клиента. Другая возможность — фиксированная плата или «плата за проект», часто используемая, когда мероприятие крупное, и корпорация хочет получить цифру «не превышать».
  • Географическое положение. Сборы выше, например, на северо-востоке США, чем на юго-востоке.Эта разница отражает разницу в стоимости жизни. Кроме того, в регионах страны с четко определенными сезонами и межсезоньями цены частично зависят от сезона, в котором они находятся.
  • Опыт и репутация организатора мероприятий. Если вы только начинаете работу в отрасли, разумно будет платить меньше за услуги планирования, пока вы набираетесь опыта.

Как, спросите вы, рассчитывается вышеупомянутая плата за услуги? Организаторы мероприятий, с которыми мы беседовали, оценивают свои гонорары за услуги (общую стоимость для клиента), используя метод «затраты плюс».Они нанимают рабочую силу, материалы и материалы, необходимые для проведения мероприятия, и взимают со своих клиентов плату за обслуживание в размере от 10 до 20 процентов от общей стоимости мероприятия, при этом 15 процентов являются приблизительным средним значением.

Маркетинг и ресурсы

Печатная реклама охватывает широкий диапазон: от бесплатной или недорогой рекламы в «Желтых страницах» до рекламы в глянцевых национальных изданиях стоимостью в десятки тысяч долларов. Даже сегодня, в эпоху Интернета, большинство специалистов по планированию согласны с тем, что реклама в Желтых страницах имеет смысл для бизнеса. Рекламное объявление с простым указанием названия вашей компании часто предоставляется бесплатно при подключении телефона (если у вас есть стационарный телефон).

Вы также можете выбрать медийную рекламу. Это самые большие объявления с рамками в Желтых страницах. За это взимается плата. Если вы все же выберете более крупное рекламное место, обязательно включите свой логотип. Вы также можете рассмотреть возможность размещения рекламы в местной газете. Многие газеты периодически (возможно, ежеквартально) публикуют специальные разделы для будущих женихов и невест.Это хорошие средства для продвижения вашего бизнеса по организации мероприятий, если вы планируете проводить какие-либо консультации по вопросам свадьбы.

Планировщик из Далласа Дэвид Грейнджер соглашается. Проблема, отмечает он, в том, что покупатели должны видеть, что вы делаете, а словесная реклама этого не сделает. Он рекомендует нетворкинг и заводить друзей в индустрии. Таким образом, он говорит: «Люди знают вас, доверяют вам. Они хотят честности и порядочности».

Сеть может помочь вашему бизнесу двумя способами. Если люди знакомы с вами и знают, какие услуги вы предлагаете, они могут направить к вам бизнес или сами воспользоваться вашими услугами.Кроме того, налаживание контактов с отелями, поставщиками общественного питания и т. Д. Даст вам возможность познакомиться с некоторыми людьми, услуги которых могут вам понадобиться при планировании мероприятий.

Хотя налаживание контактов и молва — наиболее распространенные отраслевые стратегии привлечения клиентов, традиционные формы рекламы находят свое применение. Отличительная карточка или брошюра, отправленная по списку рассылки или местным предприятиям, может привлечь новых клиентов. Небольшая реклама в местном деловом журнале может помочь повысить узнаваемость имени. Веб-сайт в Интернете может позволить вам привлечь клиентов, не реагирующих на другие формы СМИ.

Ресурсы

Ассоциации

Журналы и публикации

Книги

Возможности для образования

Программное обеспечение для планирования мероприятий

Существуют сотни различных типов программного обеспечения для планирования мероприятий пакеты для программного обеспечения, разработанного для планирования и управления крупномасштабными конференциями и выставками. Цена на это программное обеспечение колеблется от 100 до тысяч долларов.По мере роста вашей компании вам необходимо будет определить типы программного обеспечения, которое вам понадобится. Ознакомьтесь с Capterra, чтобы получить полную информацию о лучших программных продуктах для управления событиями, таких как Eventbrite, Regpack, Grenadine Events, SimpleTix и многих других.

Как начать бизнес по планированию мероприятий без денег

В отличие от большинства стартапов, вы можете создать успешный бизнес по планированию мероприятий с довольно ограниченным стартовым бюджетом. Есть много различных типов мероприятий, для которых вы можете предложить свои услуги по планированию мероприятий:

  • Корпоративное дело и образование: конференций, встреч, семинаров и выпускных.
  • Рекламные: запуск продуктов, показы мод, благотворительность и сбор средств.
  • Празднования: дней рождения, свадеб, спортивных мероприятий и местных ярмарок.

В этой статье мы покажем вам, как вы можете начать бизнес по планированию мероприятий с очень небольшими деньгами заранее. Мы рассмотрим все от начала до конца, включая определение вашего целевого рынка, разработку бизнес-плана, оценку ваших услуг, маркетинг ваш бизнес, разработка бизнес-плана и проведение операций.

Прежде чем мы начнем, давайте рассмотрим все в контексте.

Основы организации мероприятий

Планирование мероприятий — это помощь отдельным лицам, группам, организациям и предприятиям в планировании, организации и проведении мероприятий. Он включает в себя все, от проведения маркетинговых исследований до поиска подходящего места, чтобы убедиться, что все идет по плану в день мероприятия. Список является исчерпывающим и меняется от одного события к другому.

Организаторы мероприятий часто несут ряд обязанностей.Как только они понимают, какое мероприятие хочет провести их клиент, они начинают с оценки различных услуг и ресурсов, которые им потребуются для проведения мероприятия. Затем они составляют ориентировочный бюджет для своего клиента, чтобы дать ему разбивку, сколько он будет стоить от начала до конца.

Проще говоря, организаторы мероприятий планируют, организуют и проводят мероприятия для клиентов, следя за тем, чтобы все соответствовало бюджету клиента.

Как вы, наверное, догадались, для этого организатору мероприятия требуется:

  • Будьте внимательны к деталям.
  • Будьте в курсе последних тенденций в сфере организации мероприятий.
  • Уметь составлять подробные контрольные списки для планирования мероприятий и разбивки бюджета.

Теперь, когда у нас есть хорошее представление о том, что такое планирование мероприятий и чем на самом деле занимаются организаторы мероприятий, давайте посмотрим, как вы можете начать свой собственный бизнес по планированию мероприятий с очень ограниченным стартовым бюджетом.

5 шагов для начала бизнеса по организации мероприятий без денег

Начать свой бизнес по организации мероприятий не должно быть сложно. Имея в своем арсенале правильный набор инструментов, вы даже можете начать работу и собрать своего первого клиента, не тратя ни копейки.

В этом разделе мы покажем вам, как начать бизнес по планированию мероприятий с довольно ограниченным стартовым бюджетом. Покроем:

  1. Определение вашего целевого рынка.
  2. Расценки на услуги по планированию мероприятий.
  3. Маркетинг и ресурсы.
  4. Разработка бизнес-плана.
  5. Операции и логистика.

Мы рекомендуем использовать инструмент управления событиями для создания вашего сайта, управления вашими ресурсами и контактами, а также для маркетинга ваших услуг.Event Smart — это решение для регистрации, продажи билетов и управления мероприятиями, которое предлагает бесплатный план Basic , который поможет вам начать работу.

Шаг 1. Определите свой целевой рынок

Первое, что вам нужно сделать, это решить, хотите ли вы перейти к общему планированию мероприятий или занять определенную нишу рынка для мероприятий.

Если у вас нет большого опыта в планировании мероприятий или вы только начинаете, было бы неплохо выбрать уникальный нишевый рынок для мероприятий и перейти к другим типам, как только вы создадите для себя портфолио.Если возможно, начните с знакомого вам типа или, по крайней мере, отрасли мероприятий. Если вы не знакомы с мероприятиями, посетите их и посмотрите, как все происходит. Ключевым преимуществом предложения ваших услуг на нишевом рынке мероприятий является то, что вы сможете охватить больше территории и более ответственно использовать свои ресурсы (время, усилия, навыки).

После того, как вы определились с типом нишевых мероприятий, следующим шагом будет исследование и определение вашего целевого рынка. Если, например, вы хотите спланировать мероприятия по сбору средств, вы можете подумать о том, чтобы связаться с местными некоммерческими организациями и благотворительными организациями.

Затем проведите свое исследование и узнайте как можно больше о потребностях выбранного вами рынка. Например, вы можете узнать:

  • Как часто организация проводит мероприятия.
  • Сколько посетителей они ожидают на каждом мероприятии.
  • Каков их ориентировочный бюджет для каждого мероприятия.
  • Какие мероприятия проходят на мероприятии.

Вы можете получить эту информацию, посетив веб-сайт мероприятия организации, ее страницы в социальных сетях, проведя исследование конкурентов или просто связавшись с организацией и попросив об интервью.

Шаг 2. Стоимость услуг по планированию мероприятий

После того, как вы выберете нишу и проведете небольшое исследование, вам нужно будет решить, как оценивать услуги по планированию мероприятий. Хотя ваши ставки могут варьироваться от одного мероприятия к другому в зависимости от требований клиента, вам все равно следует иметь в виду некоторую общую информацию о ценах. Например, вы хотите решить:

  • Ваша почасовая оплата за встречи с клиентами, консультации, связь с поставщиками и т. Д.
  • Сколько вы будете платить за предложения и другие ресурсы, которые вы предоставляете клиенту.

Также важно определиться с общей ценовой стратегией. Будете ли вы взимать только почасовую оплату или процент от общего бюджета мероприятия? Будете ли вы брать комиссию за бронирование мест или найм поставщиков общественного питания?

Организаторы мероприятий обычно выбирают стратегию ценообразования «затраты плюс» (в среднем это 15% от общей стоимости мероприятия), которая позволяет им поддерживать свой бизнес в рабочем состоянии и получать прибыль.

После того, как вы определите индивидуальные цены и ценовую стратегию, рассмотрите возможность создания пакетов услуг и предложения пакетов планирования мероприятий по разным ценам.

Шаг 3. Маркетинг и ресурсы

Так как наша цель — начать бизнес по планированию мероприятий с очень небольшими деньгами, ваши маркетинговые усилия будут ограничены вначале. Однако, как только ваш бизнес по планированию мероприятий начнет развиваться, вы можете ежемесячно откладывать средства на маркетинговые цели.

Когда вы только начинаете, вы можете продавать свои услуги по планированию мероприятий, используя следующие маркетинговые стратегии:

  • Сарафанный маркетинг. Сообщите своим друзьям, семье и коллегам, что вы занимаетесь бизнесом! Найдите возможности планировать мероприятия для друзей и семьи. Это отличный способ создать портфолио, получить опыт и рассказать о своем бизнесе по планированию мероприятий. Посетите или свяжитесь с компаниями, которым нужны такие же услуги, как ваша, и обсудите их потребности.
  • Маркетинг в социальных сетях. Создайте бизнес-страницу на сайтах социальных сетей и начните продавать свои мероприятия своей целевой аудитории. Используйте правильные хэштеги и регулярно публикуйте сообщения для максимального охвата.
  • Маркетинг через сайт вашего мероприятия. Создайте бесплатный веб-сайт для мероприятий с помощью Event Smart и используйте его для продвижения своих услуг по планированию мероприятий. Потратьте некоторое время на создание целевых страниц, сообщений в блогах, раздела часто задаваемых вопросов, страницы услуг и таблицы цен. Используйте Blogging & Custom Pages от Event Smart вместе со страницами регистрации на мероприятие. .
  • Электронный маркетинг. Найдите в местных бизнес-каталогах клиентов, которые были бы заинтересованы в ваших услугах по планированию мероприятий, и начните составлять список адресов электронной почты.Отправьте им информацию о ваших услугах по планированию мероприятий и ценах.
  • Посещение объектов. Вам следует ознакомиться с местами в вашем районе, которые можно арендовать для проведения мероприятий. Заводы должны быть очень готовы поговорить с организаторами мероприятий, которые могут привлечь клиентов для их помещения. По мере того, как вы разговариваете с местами, вы будете строить отношения с новыми компаниями, которые могут помочь вам и вашим клиентам. Отношения с заведениями также могут быть источником новых клиентов.

Шаг 4. Разработайте бизнес-план

Разработка бизнес-плана — ключевой шаг к открытию любого бизнеса. Он включает информацию о вашей компании, каковы ваши цели, какие услуги вы предлагаете и кому вы предлагаете услуги. Наличие надежного бизнес-плана поможет вам не сбиться с пути и послужит руководством для принятия ключевых бизнес-решений.

Как минимум, ваш бизнес-план планирования мероприятия должен включать:

  • Краткое содержание
  • Отраслевой анализ
  • Анализ клиентов
  • Анализ конкурентов
  • Операционный и логистический план
  • Маркетинговый план
  • Финансовый план

Ознакомьтесь с этим примером бизнес-плана «Планирование мероприятий» , чтобы узнать, как начать работу.

Шаг 5: Операции и логистика

Координация и контроль мероприятий — это действия по планированию событий, которые происходят на мероприятии. В зависимости от выбранной вами ниши это может быть по выходным, вечером, в нерабочее время или даже в рабочее время (для корпоративных встреч).

Кроме того, важно помнить, что некоторые события носят сезонный характер. Например, некоммерческие организации чаще проводят мероприятия по сбору средств во время праздников.

Однако, как организатор мероприятий, вы будете отвечать за множество различных мероприятий и операций по планированию мероприятий в зависимости от типа мероприятия. Вот некоторые операции, которые являются общими для большинства событий:

Исследование событий

Было бы неплохо заранее изучить типы событий, которые вы планируете. Например, вы можете составить список возможных мест и услуг общественного питания. Ваш список может включать информацию о доступности, стоимости и контактных телефонах.

Предложения

После сбора требований вашего клиента и проведения исследования следующим шагом будет создание предложения о мероприятии для вашего клиента. Это опять же зависит от типа планируемого мероприятия.

Тем не менее, большинство предложений по мероприятиям содержат краткое портфолио (с фотографиями), отзывы, информацию о ценах, контракте и расписании. Поскольку вы только начинаете, вы можете рассмотреть вопрос о взимании платы за консультацию, на которой вы поделитесь предложением со своим клиентом.

Вот загружаемый шаблон предложения мероприятия , который поможет вам начать работу.

Организация

После того, как клиент примет ваше предложение, вам нужно будет предпринять шаги по организации и проведению мероприятия. Этот шаг обычно включает в себя телефонные звонки и посещение различных поставщиков. Вы будете сдавать в аренду площадку, нанимать поставщиков (кейтеринг, сиденья, свет, развлечения и т. Д.) И все остальное, что клиент хотел бы представить на мероприятии.

Хорошая идея — вовлечь клиента в процесс принятия решений и сделать его максимально простым и плавным.

Координация

Координация с людьми, продавцами и поставщиками, которые собираются вместе, чтобы сделать мероприятие реальностью, может быть довольно сложной задачей. Вы должны убедиться, что все находятся на одной странице и имеют четкое представление о расписании мероприятия.

Функция Add Collaborators

Event Smart упрощает управление всей командой и открывает платформу для совместной работы.

Заключение

Начать бизнес по организации мероприятий с очень небольшим финансированием вполне возможно.Первоначально вам придется потратить много времени на исследование рынка, создание портфолио и маркетинг. Как только ваш бизнес начнет развиваться, вы сможете вложить немного денег в свой бизнес и подумать о найме персонала или выходе на другие нишевые рынки мероприятий.

Надеюсь, вы лучше понимаете, как начать бизнес по планированию мероприятий — от идеи до реализации — с очень небольшим финансированием.

У вас есть вопросы о том, как начать собственный бизнес по организации мероприятий? Мы будем рады услышать от вас, так что спрашивайте в разделе комментариев ниже!

Как начать бизнес по организации мероприятий

Планирование успешного мероприятия, такого как свадьба или конференция, является сложной задачей и стрессом, но также может быть очень полезным, если все пройдет хорошо. Некоторые люди ненавидят проблемы и стресс, связанные с планированием мероприятий, в то время как другие преуспевают в этом. Если вы умеете планировать мероприятия, которые проходят без сучка и задоринки, то бизнес по планированию мероприятий может вам подойти. Создание собственного бизнеса по планированию мероприятий может быть первым шагом к вашему успеху, и в своем собственном бизнесе вы будете отвечать за все, начиная с того, на каких мероприятиях вы решите специализироваться и как вы себя продвигаете.

Обзор бизнеса

Компании по планированию мероприятий помогают корпорациям, предприятиям и частным лицам планировать и проводить все виды мероприятий, таких как свадьбы, дни рождения, выпускные, торжества, выездные семинары, запуск новых продуктов и конференции.Организатор мероприятия обычно работает в тесном сотрудничестве с организатором мероприятия в течение нескольких месяцев или лет до мероприятия, и им поручено обеспечить его бесперебойную работу. Большинство компаний, занимающихся планированием мероприятий, предлагают программу с относительно полным набором услуг, при которой они управляют практически всеми аспектами мероприятия, от координации с поставщиками питания до планирования планировки и оформления мероприятия с местом проведения.

Некоторые организаторы мероприятий работают независимо, открывая собственный бизнес и работая полностью самостоятельно.Другие начнут свой бизнес и создадут команду планировщиков для крупномасштабных мероприятий или увеличения объема проектов. Многие организаторы мероприятий устанавливают отношения с поставщиками питания, декораторами, флористами и другими профессионалами отрасли. Эти существующие отношения могут помочь в планировании будущих мероприятий и являются одним из способов, с помощью которых планировщики повышают ценность каждой выполняемой ими работы.

Обзор отрасли

По данным IBIS World, с 2014 по 2019 год индустрия организации вечеринок и мероприятий ежегодно росла на 2,9%.Количество предприятий увеличилось до 142 097, а занятость в промышленности также выросла до 132 042. Согласно прогнозам, в 2019 году отрасль принесет доход в размере 5 миллиардов долларов.

Этот рост тесно связан с улучшением экономики за тот же период времени. Имея более высокий доход на душу населения, все больше людей предпочитают проводить мероприятия и нанимать профессиональных специалистов. Точно так же компании, которые в то время получили повышенную прибыль, также с большей вероятностью проводили мероприятия. Повышенная общая занятость американской жизни, как правило, оставляет больше людей с меньшим количеством времени, что делает их более склонными нанимать помощников, а не пытаться самостоятельно организовать мероприятие.

Отраслевые тенденции

Согласно Endless Events, в 2020 году и в последующий период индустрия планирования мероприятий будет формировать множество тенденций. Персонализация стала более важной для посетителей мероприятий, особенно когда речь идет о корпоративных мероприятиях и конференциях. Персонализированные электронные письма, несколько треков семинаров и персонализированный контент становятся все более важными, и посетители замечают, когда эти элементы отсутствуют в мероприятии.

Организаторы мероприятий также должны знать, что акцент на устойчивости мероприятий продолжается.Многие организаторы и участники мероприятий все больше ценят экологически чистый декор, питание на основе растений и использование переработанных материалов. Чем больше у организаторов мероприятий стратегий для обеспечения устойчивости мероприятий, тем лучше они будут идти в ногу с этой важной тенденцией.

К сожалению, еще одна важная тенденция — это необходимость в безопасности событий. Это включает в себя все, от безопасности на месте, кибербезопасности и планов связи в чрезвычайных ситуациях. План действий в чрезвычайных ситуациях должен быть в наличии для каждого мероприятия, особенно для крупных корпоративных мероприятий, на которые собирается значительное количество людей.Эти потребности в безопасности могут добавить еще один элемент в список дел планировщика мероприятий, но это также мера предосторожности, без которой современные мероприятия не могут позволить себе обойтись.

Целевой рынок

Компании по планированию мероприятий нацелены на тех, кто проводит мероприятие. Некоторые компании сосредоточены на корпоративных мероприятиях, в то время как другие будут предлагать свои услуги широкой публике со значительными финансовыми ресурсами. Во всех случаях эти мероприятия, как правило, более масштабные и дорогостоящие. Организаторы мероприятий предлагают как навыки, так и удобство, а их целевые рынки ценят эти элементы и имеют располагаемый доход, чтобы позволить себе услуги по планированию мероприятий.

Некоторые организаторы мероприятий занимают еще более низкую нишу, предлагая услуги для определенного типа мероприятий, таких как свадьбы, конференции или гала-концерты по сбору средств. Это в дальнейшем определит целевой рынок бизнеса.

Навыки, опыт и образование, полезные для ведения бизнеса по планированию мероприятий

Для начала бизнеса по планированию мероприятий не требуется диплом в области бизнеса, но определенные навыки и опыт могут увеличить шансы на успех.

Опыт или образование в области организации мероприятий. Важны знания о планировании мероприятий, его передовых методах и опыт планирования мероприятий для других. Владелец бизнеса также мог поступить в колледж, чтобы изучить планирование и управление мероприятиями, или получить сертификат.

Способность ясно мыслить под давлением. Даже при правильном планировании во время мероприятия все равно возникают неожиданные проблемы. Организаторы мероприятий должны уметь ясно мыслить под давлением, и они должны уметь быстро находить творческие решения проблем.

Внимание к деталям. Планирование мероприятий требует особого внимания к деталям, включая такие элементы, как логистика, тайм-менеджмент и бюджеты.

Высокая организованность. Организаторам мероприятий приходится управлять множеством движущихся частей на каждом мероприятии, и на каждом этапе процесса важна отличная организация, чтобы ничего не упустить или упустить из виду.

Переговоры. Организаторы мероприятий будут вести переговоры с поставщиками, развлекательными заведениями и подрядчиками, чтобы снизить их расходы и гарантировать, что клиент получит то, что он хочет.

Навыки обслуживания клиентов. Организаторам мероприятий необходимо много взаимодействовать со своими клиентами, поэтому отличные навыки обслуживания клиентов могут укрепить репутацию организатора мероприятий и повысить удовлетворенность клиентов.

Сильные навыки межличностных отношений. Организатор мероприятий должен уметь работать с множеством разных людей в течение одного мероприятия, и многие из этих людей не будут его сотрудниками. Очень важно умение строить прочные межличностные отношения и хорошо работать с разными личностями.

Затраты на начало бизнеса по планированию мероприятий

Начало бизнеса по планированию мероприятий требует минимальных начальных затрат, и организаторы мероприятий могут начать этот тип бизнеса из дома, чтобы еще больше сэкономить на расходах на офисные помещения. Можно начать базовый бизнес по планированию мероприятий всего за 4000 долларов, если у организатора мероприятий уже есть автомобиль, который он сможет использовать для транспортировки на встречи с клиентами и мероприятия.

Общие начальные затраты для бизнеса по планированию мероприятий

  • Ноутбук
  • Программа для планирования мероприятий
  • Профессиональный сайт
  • Маркетинговые материалы, например визитки

Шаг 1: Напишите свой бизнес-план

После того, как идея возникла, следующим шагом в начале вашего бизнеса должно быть написание бизнес-плана.Банк не только потребует от вас наличия бизнес-плана, но и многочисленные исследования показали, что бизнес-план помогает увеличить шансы на начало успешного бизнеса.

Связанный:
Как написать бизнес-план
Бесплатные образцы бизнес-планов

Шаг 2: Создание юридического лица

Хозяйственная организация — это юридическая организация деятельности предприятия. На выбор предлагается четыре основных хозяйствующих субъекта, в том числе индивидуальное предприятие, товарищество, корпорация и общество с ограниченной ответственностью (ООО). У каждого типа организации есть свои плюсы и минусы, такие как размер ответственности, затраты и административные требования.

Связанный: Сравнение хозяйствующих субъектов

Шаг 3: Назовите компанию

Найти идеальное название компании может быть непросто. Название должно не только находить отклик у ваших клиентов, но и быть доступным для использования.

По теме: Советы и идеи для наименования компании по планированию мероприятий

Шаг 4: Выберите ваше местоположение

Часто можно начать бизнес по планированию мероприятий, не выходя из дома.Если бизнес расширяется и вы решаете нанять сотрудников, аренда офисного помещения может стать регулярными операционными расходами. Ставки аренды будут варьироваться в зависимости от размера и расположения помещения.

Связанный: Выбор местонахождения предприятия

Шаг 5: Регистрация бизнес-лицензий и разрешений

Нет специальных лицензий для организации мероприятий; тем не менее, существуют общие регистрации предприятий на местном, государственном и федеральном уровнях, которые могут потребоваться бизнесу, занимающемуся планированием мероприятий, например, разрешение на налог с продаж и идентификационный номер работодателя.

Связано: Общие коммерческие лицензии, разрешения и регистрации государством

Шаг 6: Поиск финансирования

Придумать хорошую бизнес-идею и иметь навыки для ее реализации — это одно, а получение финансирования для начала бизнеса по планированию мероприятий — другое. Финансирование для начала бизнеса по планированию мероприятий может быть трудным. Чтобы получить ссуду для малого бизнеса, заемщик (-ы) должен иметь хороший кредит и лично инвестировать 15-25% от общих начальных затрат.

Связанный: Поиск денег для открытия бизнеса

Шаг 7: Открытие коммерческого банковского счета

Хранение ваших деловых и личных финансов на отдельных счетах в банке и кредитных картах упрощает отслеживание доходов и расходов бизнеса.

Шаг 8: Составьте маркетинговый план на месте

В то время как некоторые клиенты станут постоянными клиентами, предприятиям, занимающимся планированием мероприятий, необходимо постоянно продвигать рынок для привлечения новых клиентов. Портфолио с фотографиями прошлых мероприятий и отзывами станет мощным способом завоевать доверие потенциальных клиентов.

Некоторые распространенные методы маркетинга включают маркетинг в социальных сетях с использованием Facebook, Twitter, Instagram и Pinterest, рекламу в печати и на телевидении.

Также может быть полезно наладить контакты с предприятиями общественного питания, фотографами и другими местами проведения мероприятий, поскольку каждый бизнес может направлять клиентов к другому. В то время как другие места проведения мероприятий будут конкурентами, если они забронированы на определенную дату, они могут направить потенциальных клиентов к вам.

Связанный: Недорогие идеи для продвижения нового бизнеса

Шаг 9: Оформите страхование бизнеса

Компаниям, занимающимся организацией мероприятий, для полного покрытия необходимо несколько типов страховых полисов:

  • Страхование общей ответственности помогает защитить бизнес, если клиенты или их собственность пострадали или пострадали в результате действий или работы компании.
  • Страхование коммерческой собственности защищает бизнес от возможного повреждения оборудования, например, в случае пожара.
  • Коммерческое автострахование покрывает транспортное средство, используемое для бизнеса, предлагая защиту, если транспортное средство попало в аварию.
  • Страхование компенсации работникам помогает покрыть такие расходы, как медицинские счета или потерю заработной платы, если кто-либо из сотрудников когда-либо получит травмы во время работы.

Стоимость страховых полисов будет варьироваться в зависимости от таких факторов, как количество сотрудников, которых нанимает компания, и стоимость оборудования для бизнеса. Чтобы получить точное представление о стоимости страхования, запросите котировки у нескольких поставщиков и посмотрите, как эти расценки сравниваются с точки зрения таких переменных, как премии, пределы покрытия и исключения, а также франшизы.

По теме: Виды страхования, которые могут понадобиться вашему бизнесу

Шаг 10: Нанять сотрудников

По мере роста бизнеса он может помочь нанять помощника по планированию мероприятий на неполный или полный рабочий день. Согласно PayScale, помощники организаторов мероприятий зарабатывают в среднем 14,66 долларов в час или 35 856 долларов в год.

Помимо составления бюджета на заработную плату сотрудников, бизнесу также необходимо будет покрывать другие связанные с сотрудниками расходы, такие как страхование рабочего времени, оплачиваемый отпуск и даже страхование здоровья и пенсионные взносы.

Связанный: Наем первого сотрудника

Шаг 11: Настройка системы учета

Настройка системы бухгалтерского учета имеет решающее значение для долгосрочного успеха вашего бизнеса.

Уплата налогов не только избавляет бизнес от проблем с государством, но и позволяет отслеживать тенденции и денежные потоки в бизнесе и максимизировать прибыль.

По теме: Настройка бухгалтерии для вашего бизнеса

Сколько вы потенциально можете заработать, владея бизнесом по организации мероприятий?

Потенциальная прибыль предприятий по планированию мероприятий варьируется. По данным Glassdoor, средняя зарплата организатора мероприятий составляет 49 696 долларов в год, но на самом деле она может варьироваться от 35 000 до 71 000 долларов и более. На заработную плату влияет множество факторов, в том числе опыт планировщика и годы работы в бизнесе, местоположение, специальность или уникальные навыки.

На что следует обратить внимание, прежде чем начинать бизнес по планированию мероприятий

Попасть в индустрию планирования мероприятий относительно легко, поскольку здесь нет требований к образованию, а начальные затраты минимальны.Но поскольку попасть в отрасль несложно, вы, вероятно, столкнетесь с большой конкуренцией, где бы вы ни находились. Это означает, что важно найти способ отличить свой бизнес от других, будь то уникальный набор навыков, специализация на определенных типах мероприятий или что-то еще, что вы можете предложить, чего не могут предложить другие компании.

Маркетинг — это постоянная задача, и хороший маркетинг важен для успеха бизнеса. Чем больше вы сможете заниматься маркетингом сами, тем больше денег сможете сэкономить, переплатив профессиональному маркетологу.Также важно распознать, когда ваш бизнес стал прибыльным и ваше время лучше потратить на работу с клиентами, чем на попытки сделать все; в такие моменты вам следует делегировать свои маркетинговые и другие административные задачи.

Ресурсы:
Торговая ассоциация и клуб организаторов мероприятий
Национальная ассоциация общественного питания и мероприятий
Национальная ассоциация организаторов мероприятий

Как начать бизнес по организации вечеринок и мероприятий

Как начать бизнес по планированию мероприятий — ключевые шаги:


Это может показаться нишевым, но планирование вечеринок и мероприятий на самом деле — это многомиллиардная отрасль, пользующаяся большим спросом в Великобритании.В конце концов, кто не любит хорошие колени?

Что еще лучше, вам не обязательно иметь опыт планирования мероприятий, чтобы начать свой бизнес. Однако один из рисков, связанных с работой на мероприятиях, заключается в том, что популярность этой веселой и креативной индустрии действительно означает, что это насыщенный рынок.

Но, обладая четкой концепцией, эффективным маркетингом и несколькими ключевыми навыками, которые можно передавать, вы максимально увеличите свои шансы победить конкурентов и добиться успеха.

Прежде всего, решающее значение имеют навыки организации и управления временем — от сортировки поставщиков до управления логистикой и надувания воздушных шаров организаторы мероприятий должны уметь жонглировать.Вы также должны быть представительными и уметь четко сообщать клиентам о своих планах и результатах, которых вы добиваетесь.

Вы также должны быть достаточно креативными, чтобы придумывать уникальные концепции, и достаточно собранными, чтобы решать проблемы, которые могут возникнуть в последнюю минуту (что можно сделать, если ваш поставщик провизии застрял в пробке?). Уверенность в принятии решений за клиентов и согласовании цен также не повредит!

Если это похоже на вас, и вы увлечены организацией высококачественных мероприятий для клиентов, читайте дальше, чтобы узнать, как стать организатором мероприятий и как начать бизнес по планированию вечеринок.


1. Определите бизнес-идею организации мероприятий

Когда дело доходит до создания компании по организации мероприятий, вам сначала нужно определиться с типом услуг, которые вы хотите предложить.

Хотели бы вы предложить полный комплекс услуг по планированию мероприятия, организуя каждый аспект мероприятия от начала до проведения? Или вы бы предпочли сосредоточиться на одном или двух конкретных наборах навыков? Например:

  • Оформление мероприятий
  • Управление корпоративными развлечениями
  • Аренда помещения
  • Акция
  • Кейтеринг (подробнее о том, как открыть собственный ресторанный бизнес в нашем путеводителе)

Также важно выбрать тип событий, над которыми вы хотите работать.В первые дни вам будет легче четко продвигать себя, привлекать клиентов и приобретать нужные навыки и опыт, если у вас есть ниша.

События можно разделить на четыре большие категории в зависимости от их целей и задач:

  • Личные мероприятия , например свадьбы, дни рождения и семейные торжества
  • Организационные мероприятия , такие как коммерческие, политические и благотворительные мероприятия, конференции и запуск продукции
  • Развлекательные мероприятия , например, спортивные мероприятия и концерты
  • Культурные мероприятия , такие как церемониальные, религиозные, художественные или культурные мероприятия

Желательно выбрать нишу, с которой вы знакомы и в которой уже имеете небольшой опыт. Например, если вы из корпоративной среды, вы можете иметь более четкое представление о том, как выглядит успешная конференция, чем успешный фестиваль искусства. Помните, вы всегда можете заняться другими специальностями по мере роста вашего бизнеса.

Джорджина Коулман, чья компания Established Events организует вечеринки для корпоративных клиентов, говорит, что «ваш прошлый опыт и связи» являются неотъемлемой частью:

«Имеет смысл работать там, где у вас хорошие контакты, а не начинать с нуля.”

— Джорджина Коулман, Established Events

Основатель компании TYPE, которая предоставляет сетевые мероприятия, «которые улучшают благополучие и которые могут себе позволить миллениалы», — говорит Тристан Джонсон, опираясь на собственный опыт рынка мероприятий в качестве потребителя:

«Я молодому поколению, выходящему на конкурентный рынок труда, только что окончившему университет, мне было действительно трудно найти ценные связи для развития моей карьеры.

«Либо я посещал сетевые мероприятия, которые мне не нужны, либо трачу слишком много денег.После разговора с несколькими друзьями, которые считали то же самое, наша бизнес-модель была создана ».

Тем временем Эмма Сэйл, основатель глобального бизнеса по организации вечеринок для взрослых Killing Kittens, говорит, что «идеология событий» была для нее первым делом: «Я увидела необходимость в мероприятиях, ориентированных на женщин, которые давали женщинам свободу исследовать свою сексуальность, чувствовать наделены полномочиями и контролируют, находясь в безопасной среде без осуждения ».

NB: Если вы хотите стать организатором свадеб, обязательно ознакомьтесь с нашим руководством по организации свадебного бизнеса.

Имейте в виду, что, когда вы придумали концепцию, вы всегда должны тестировать ее, чтобы убедиться, что у нее есть хорошие шансы на успех на рынке. Для этого вам потребуется…

Проведение маркетинговых исследований

Очень важно, чтобы вы понимали как свою целевую аудиторию, так и своих конкурентов. до вы решите, как обратиться к потенциальным клиентам, определиться с ценовой структурой или, короче говоря, сделать что-нибудь еще.

«Не стоит недооценивать важность маркетинговых исследований, вашей целевой демографической группы и того, что отличает вас от конкурентов.”

— Тристан Джонсон, ТИП

Исследование рынка должно помочь вам понять:

  • Кто ваши конкуренты
  • Как вы можете отличиться от них
  • Насколько высок спрос на вашу услугу по планированию мероприятий
  • Тип людей, которые с наибольшей вероятностью захотят / нуждаются в ваших услугах
  • Сколько ваши целевые клиенты будут готовы платить за ваши мероприятия, и сможете ли вы получить от этого значительную прибыль.

Чтобы ответить на эти вопросы, попробуйте:

1.Изучение конкуренции онлайн

Часто простой поиск в Google покажет вам, кто занимается организацией мероприятий в вашем районе, но УНС, ФСБ и Британская торговая палата также содержат более конкретную и общедоступную информацию о различных компаниях.

Постарайтесь выяснить, как работают ваши конкуренты, насколько они велики, кто их клиенты, сколько они взимают и каковы их УТП. Подумайте, как вы можете предложить что-то новое, чтобы соревноваться.

2. Проведение онлайн-опроса

Онлайн-опросы довольно дешевы в настройке, и вы также можете использовать Facebook и LinkedIn для выполнения анкет.

Спросите людей, чего они ожидают от вашей услуги по планированию мероприятий, какой бюджет им придется потратить на такое мероприятие, как ваше, как часто они будут использовать вас, что заставит их захотеть использовать вас и все остальное, что вы хотите знать.

3. Проведение фокус-групп

По сути, это очная версия онлайн-опроса, фокус-группа дает вам возможность обсудить свой бизнес с потенциальными клиентами.

Помимо вышеуказанных вопросов, вы также можете более конкретно рассказать о своем бизнесе, спросить, что они думают о вашей концепции и бренде, и поделиться идеями.


2.

Придумайте название компании

Какой бы забавной ни казалась задача выбрать название для вашего бизнеса по организации вечеринок, к ней нельзя относиться легкомысленно.

Ваше имя — это первое, что о вас услышит большинство клиентов, поэтому важно, чтобы оно точно отражало то, чего они могут ожидать от ваших услуг.Кроме того, вы должны гордиться тем, что кричите с крыш.

Чтобы придумать имя, попробуйте эти советы:

    • Подумайте о типах мероприятий, которые вы хотите запланировать, и о стиле обслуживания, которое вы собираетесь предоставлять. Запишите каждое слово, которое приходит в голову, независимо от того, насколько оно очевидное или абстрактное. Чем больше, тем лучше. Затем выделите свои любимые слова и исследуйте их. Есть ли у них лучшие синонимы? Как это звучит, если их комбинировать по-разному?

    • Считайте свое имя.Можете ли вы назвать бизнес своим именем?

    • Если вы хотите, чтобы ваш бизнес не относился к себе слишком серьезно, попробуйте придумать каламбуры или фразы, связанные с событием, которые вы могли бы использовать в качестве названия. Только постарайся не быть слишком пошлым!

  • Подумайте о существующих компаниях по организации мероприятий, названия которых вам действительно нравятся. Вдохновляйтесь тем, что делает их такими замечательными, но не копируйте их просто так.

Когда дело доходит до названия, ключевым моментом является простота. Джонсон говорит: «Делайте это простым, запоминающимся и запоминающимся», а Сэйл советует: «Держите имя сильным и простым, формулировку миссии — простым, а бренд — ясным».

Если выбранное имя не делает очевидным, что вы планируете мероприятия — например, если вы выбрали довольно абстрактное слово или используете свое имя, — мы советуем добавить слоган. Например:

Помните, что название вашей компании по организации мероприятий должно быть:

.
  • Легко запомнить.
  • Легко писать и произносить.
  • Оригинально и максимально уникально.
  • Хорошее представление услуг, которые вы предлагаете (не ходите на шутки и забавы, например, если вы планируете серьезные корпоративные мероприятия).
  • Обращение к вашей аудитории. Спросите у целевых клиентов (через друзей и семью, онлайн-опрос или фокус-группу) их честное мнение о вашем имени.

После того, как вы определились с именем, вам необходимо проверить, что оно доступно — вы можете сделать это с помощью реестра Регистрационной палаты — а также убедиться, что его можно использовать в качестве доменного имени для вашего веб-сайта: , www.joebloggs.co.uk. Лучше всего зарегистрировать свое доменное имя как можно скорее.

Если выбранное вами имя доступно, вам нужно будет официально зарегистрировать его как название вашей компании.

Брендинг

Название вашей компании будет неразрывно связано с брендом вашего бизнеса в целом. Его тон станет отправной точкой для того, как вы создадите свой логотип, веб-сайт, маркетинговые материалы и сообщения, сообщения в социальных сетях и многое другое — все вместе это должно передавать тон и цель вашего бизнеса.

Бурле предлагает вам разработать четкие инструкции по нацеливанию на вашу конкретную целевую аудиторию с помощью вашего бренда:

«Создание четких руководящих принципов бренда имеет решающее значение, включая то, как вы доставляете свой контент, тон голоса, цветовой код, используемый на сайте и во всем брендинге, а также личность, на которую вы будете ориентироваться в своем маркетинге.

— Том Бурле, Fizzbox.com

«После того, как вы завершите углубленный анализ личности, убедитесь, что вся ваша работа направлена ​​на этих людей, чтобы добиться наилучших результатов.”

Когда дело доходит до разработки стратегии брендинга, Джонсон советует не усложнять: «Исследования показали, что объем нашего внимания сокращается, поэтому брендинг должен быть легко потребляемым, приятным для глаз и подходящим для вашего личного бренда, будь он премиальным, веселым, красочным. или гладкий «.

Получение профессиональной помощи

Коулман предлагает прибегнуть к помощи профессионала при создании вашего бренда: «Я бы посоветовал нанять консультанта по бренду. Хотя это финансовые затраты в начале вашего бизнеса, профессиональные советы по поводу вашего рекламного сообщения неоценимы.Психология брендинга может иметь огромное влияние на ваших клиентов и их взаимодействие с вами ».

Точно так же Джонсон говорит, что консультации с графическим дизайнером могут помочь, когда дело доходит до создания логотипа и других визуальных материалов: «Найдите себе графического дизайнера, который поможет вам обмениваться идеями. Хорошо получить творческое мнение и обсудить его с третьей стороной ».


3. Разработайте бизнес-план

Бизнес-план — это важный документ, который знакомит читателя со всеми аспектами бизнеса, включая то, как он будет работать, планы развития и прогнозы того, чего он достигнет в будущем.

Помимо того, что потенциальные инвесторы и банки захотят увидеть, написание бизнес-плана даст вам возможность разбить и спланировать каждый аспект вашего бизнеса шаг за шагом, включая детали вашей бизнес-модели и структуры ценообразования, а также маркетинг стратегия, планы по найму персонала в будущем и те часто устрашающие финансовые прогнозы.

Из этой статьи вы можете бесплатно загрузить шаблон бизнес-плана, разработанный поддерживаемой государством компанией Start Up Loans.

Люси Дэвис и Антония Восс, директора компании Peppermint Diva, которая планирует «широкий спектр мероприятий, от детских праздников до презентаций продуктов», объясняют процесс своего бизнес-плана: «Мы начали со сценария« мечты »из пяти пунктов о том, что мы хотели, чтобы наш бизнес выглядел как по прошествии пяти лет. Затем мы разбили каждый из пунктов — как мы собираемся достичь этого, какие могут быть проблемы, рыночные условия и базовый S.W.O.T. анализ.

«Мы постоянно возвращались к плану и учились, когда нужно проявлять гибкость и адаптироваться, а когда вернуться на правильный путь.Это был полезный инструмент, и как только мы достигли пятилетнего рубежа (и отметили все пункты из нашего списка), мы сделали это снова, чтобы сократить срок с пяти до десяти ».

Чтобы сформировать основу ваших финансовых прогнозов, вам потребуется…

Придумайте ценовую стратегию

Важная часть вашей бизнес-модели, чтобы спланировать ценообразование, вам сначала нужно решить, хотите ли вы взимать плату:

  • Фиксированная плата за всю услугу
  • Почасовая ставка за время, потраченное на работу над мероприятием
  • Цены на основе комиссии

Вы должны использовать то, что вы узнали от членов вашей целевой аудитории и ваших конкурентов, чтобы решить, какой из них вы выберете, а также фактические цены, которые вы будете взимать.

Помните, хотя ваши цены должны быть привлекательными для вашего целевого покупателя, они также должны покрывать операционные расходы, которые вы тратите на планирование мероприятия, при этом оставляя для вас место для хорошей прибыли. Как советует Коулман: «Вам необходимо найти баланс между привлечением как можно большего числа клиентов и как можно большего дохода».

Определите, сколько вам будет стоить организация мероприятия, исходя из ваших планов и идеальных поставщиков, и посмотрите, сможете ли вы по-прежнему получать приличную маржу в зависимости от того, сколько клиенты готовы платить.Как говорит Сэйл, очень важно убедиться, что вы цените деньги своих клиентов:

«Изучите своих целевых клиентов и узнайте, что они хотят видеть на мероприятиях, которые вы предлагаете, и сколько они готовы заплатить.

«Я верю, что нужно прислушиваться к мнению клиентов и их желаниям, а не думать, что вы знаете, чего они хотят, и говорить им, чего они хотят. Сейчас люди гораздо более требовательны, у них так много вариантов ».

— Эмма Сэйл, убийство котят

По словам Коулмана, «цена сводится к соотношению цены и качества.

«Не волнуйтесь, если сначала у вас что-то не получится. Ваша цена может измениться, поэтому не думайте, что вы не сможете этого сделать после того, как установили цену. Однако важно хорошо об этом подумать, поскольку снизить цену намного проще, чем поднять ее ».

Дэвис и Восс добавляют: «Убедитесь, что вы можете оправдать свою цену. Интернет повысил прозрачность повестки дня, и клиенты на всех концах спектра ищут ценность и качество ».

Не бойтесь корректировать свое предложение, если ваша цена кажется необоснованной.Возможно, вам нужно переоценить, сколько вы можете потратить на организацию мероприятия или сколько услуг вы можете предложить в рамках своего пакета.


4. Ознакомьтесь с требованиями

Квалификация

Вам не нужно иметь формальное образование в области организации мероприятий и вечеринок, прежде чем стать организатором вечеринок.

Коулман говорит: «Чтобы быть в мире мероприятий, не требуется никакого образования. Я встречал множество людей с разным уровнем квалификации, и это не обязательно означает, что вы хорошо делаете свою работу! »

Дэвис и Восс придерживаются того же мнения: «Мы ценим творчество, коммуникативные навыки и здравый смысл выше любой профессиональной квалификации.”

Однако, если вы хотите изучить управление событиями, вы можете:

    • Изучите свои местные колледжи и университеты или онлайн-ресурсы, такие как Открытый университет, чтобы узнать, предлагают ли они что-то, что вам подходит.

  • Посмотрите на специализированные учреждения для проведения мероприятий. Event Academy, например, предлагает четыре аккредитованных курса управления мероприятиями, которые вы можете выбрать онлайн или в офисе в Лондоне.

Или, в качестве альтернативы учебе, вы всегда можете накапливать впечатления от мероприятий (если у вас их нет), добровольно участвуя в местных мероприятиях. Это даст вам практическое представление о множестве винтиков, которые образуют единое событие, и вы можете быть удивлены уровнем вовлеченности!

Регламент

Следуйте этому контрольному списку, чтобы убедиться, что вы ведете свой бизнес законно и не опасаясь дорогостоящих юридических проблем:

✓ Получить лицензии

Лицензии, необходимые для ведения вашего бизнеса на законных основаниях, будут переданы вашим местным властям или советам (свяжитесь с ними, чтобы узнать, какие лицензии вам нужны), а также местам, в которых вы будете проводить мероприятия.

Джонсон указывает, что «если вы продаете алкоголь, вам понадобится лицензия на алкоголь», в то время как Сэйл говорит: «Все местные советы разные, и использование частных заведений требует разных лицензий по сравнению с работой с лицензированными заведениями, поэтому вы просто нужно проверить, это что-то вроде минного поля ».

✓ Зарегистрироваться как ИП

Если вы не хотите создать компанию с ограниченной ответственностью (хотя большинство стартапов не начинают жизнь таким образом), вам необходимо зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя в HMRC и понимать налоговые последствия этого.

✓ Открыть счет в банке для юридических лиц

Кроме того, вам понадобится система учета и движения денежных средств, чтобы вы могли легко управлять счетами и расходами. Хорошая идея — нанять бухгалтера, который поможет вам на ранних этапах.

✓ Подготовьтесь к приему платежей

Наряду с корпоративным банковским счетом вам также понадобится счет продавца. После того, как клиент заплатит вам, его деньги будут храниться на вашем торговом счете до тех пор, пока они не будут одобрены банком клиента, после чего они будут переведены на ваш бизнес-счет, поэтому крайне важно, чтобы он у вас был.

Вы можете бесплатно сравнить варианты торгового счета для вашего бизнеса по организации вечеринок и мероприятий, используя наш инструмент сравнения!

✓ Застрахуйтесь

Вам понадобится страхование гражданской ответственности и страхование профессиональной ответственности, а также страхование ответственности работодателя, если вы собираетесь нанимать сотрудников.

Вам также может потребоваться страхование зданий и содержимого, если вы храните дорогостоящее оборудование дома или в офисе, и страхование транспортных средств для любых фургонов, которые вы используете для перевозки материалов на места проведения и обратно.Узнайте больше о страховании стартапов здесь.

Сэйл указывает, что ваша страховка должна включать положения об отмене события. Также она консультирует «хорошего страхового брокера»:

«Они скажут вам, что именно вам нужно, поскольку к разным работникам предъявляются разные требования; например, если у вас есть знак безопасности, тогда у них должна быть собственная страховка ».

✓ Не забывайте о своем здоровье и безопасности

Хотя места, где вы проводите мероприятия, скорее всего, будут иметь свой собственный набор общих правил охраны труда и техники безопасности, очень важно, чтобы вы проводили собственную оценку рисков до проведения мероприятий с подробным описанием опасностей и средств контроля для каждого из них.

Итак, научитесь составлять оценки рисков и учитывать все, от поездок, тяжелых нагрузок и поражения электрическим током до структурной безопасности и гигиены пищевых продуктов.

Конечно, если что-то пойдет не так, легко обвинить место проведения мероприятия, но это все равно плохо отразится на вас, если вы не смогли распознать риск и справиться с ним.


5. Начните продвигать свой стартап по планированию мероприятий

Теперь вы готовы приступить к работе, пора показать свой бизнес публике (и побудить их воспользоваться вашими замечательными услугами по планированию мероприятий).Наряду с традиционными методами, такими как размещение листовок и размещение рекламы в местной газете, вы можете попробовать следующее…

Создать сайт

Наличие веб-сайта жизненно важно для любого малого бизнеса. Это место, где можно объяснить все, что вы предлагаете, продемонстрировать свои предыдущие проекты, составить список ваших ценовых пакетов и показать свои контактные данные.

Это также возможность доказать, что даже несмотря на то, что ваш бизнес новый, вы профессионал, который точно знает, что они делают.Поэтому вам нужно убедиться, что ваш сайт элегантен и профессионально разработан, без орфографических ошибок (ошибочный, устаревший веб-сайт — верный способ оттолкнуть потенциальных клиентов).

Если вы не являетесь веб-дизайнером, вам нужно выбрать один из двух вариантов:

  • Наймите веб-дизайнера-фрилансера , чтобы он создал для вас сайт. Преимущество этого состоит в том, что у вас будет эксперт, с которым можно будет обсудить идеи, но вы можете обнаружить, что ваш дизайнер взимает плату за любые изменения, которые вы хотите, чтобы они внесли в будущем.
  • Используйте платформу для создания веб-сайтов . Часто они недорогие и, вероятно, дадут вам больше контроля над своим сайтом и более четкое понимание того, как он работает. Wix, GoDaddy и Weebly — популярные варианты.

Ваш веб-сайт должен соответствовать вашему бренду и быть привлекательным для вашего целевого клиента, и вы должны принять передовые методы SEO, чтобы обеспечить его высокий рейтинг, когда люди ищут в Google информацию о местных мероприятиях.

Tom Bourlet марок Fizzbox.com, который предлагает групповые мероприятия и мероприятия для любого мероприятия, а также организаторы мальчишников и девичников The Stag Company и Hen Heaven уточняют: «Важно понимать, на какие условия вы нацеливаетесь, против какой конкуренции вы участвуете и что можете себе позволить. потратить на PPC (оплата за клик).

«Начиная новый бизнес, вы не можете полагаться на органический или прямой трафик, поэтому PPC будет иметь решающее значение, и наступит поворотный момент, когда он перейдет от экспериментального к прибыльному.По этой причине вам необходимо убедиться, что у вас есть средства для размещения рекламы, пока вы работаете над SEO и UX веб-сайта ».

— Том Бурле, Fizzbox.com

Бурле добавляет: «Одним из быстрых выигрышей может стать локальное SEO, гарантирующее, что вы быстро получите рейтинг в городе, в котором вы находитесь, что относительно легко сделать за короткий период времени».

Используйте социальные сети

Как говорит Сэйл: «Социальные сети огромны, и если вы не знакомы с цифровым миром, вы потерпите неудачу, поэтому разработайте хороший план цифрового маркетинга, в котором социальные сети будут лидировать.

С помощью социальных сетей вы можете бесплатно рассказывать о своем бизнесе, делясь сведениями о ваших услугах, специальными предложениями и — с разрешения ваших клиентов — изображениями ваших мероприятий, чтобы потенциальные клиенты могли понять, что вы можете предложить.

Сэйл добавляет: «Есть множество цифровых уловок, которые вы можете использовать, от продвижения рекламы на Facebook для вашей целевой аудитории до использования Instagram с визуальной точки зрения с помощью спонсируемых сообщений».

Совет Коулмана:

«Публикуйте регулярно и убедитесь, что контент актуален; не просто предлагайте рекламу по этим каналам, это отталкивает людей.Постарайтесь проявить как можно более творческий подход и влиять на тенденции и концепции. Если вы станете авторитетом в своей сфере деятельности, это создаст доверие ».

— Джорджина Коулман, Established Events

В частности, Pinterest может стать золотой жилой для организаторов вечеринок и мероприятий. Платформа на основе изображений, основанная на вдохновении и обмене идеями, Pinterest — это место, где можно найти людей, которые ищут вдохновение для своей следующей большой вечеринки, и показать им, на что вы способны.

Вы также можете найти ценные группы в Facebook.Например, будущие невесты все чаще присоединяются к локальным группам в Facebook, в которых они могут обсуждать и рекомендовать местные предприятия общественного питания, бутики, услуги по планированию и многое другое. Попробуйте присоединиться к соответствующим группам и поделитесь с участниками индивидуальным специальным предложением.

Конечно, нет смысла тратить энергию и ресурсы на максимизацию профилей Pinterest и Facebook, если ваш целевой рынок не тратит на них много времени.

Джонсон говорит: «Во-первых, выясните, где находится ваша целевая аудитория и на какой платформе они проводят больше всего времени.С появлением историй в Instagram миллениалы проводят на платформе до 25 минут каждый день. Это было для нас ключевым моментом, который помог нам найти тех, кто будет заинтересован в TYPE ».

Отправить электронную почту

Отправка привлекательных маркетинговых писем как клиентам, так и тем, кто проявил интерес к вашим услугам, — отличный способ общаться с общественностью, делиться обновлениями и специальными предложениями, поощрять взаимодействие с вашим бизнесом и поддерживать высокий интерес.

Система CRM (управление взаимоотношениями с клиентами) поможет упростить этот процесс за счет персонализации электронных писем, чтобы клиенты были более склонны их читать, автоматизации отправки электронной почты, сопоставления данных о клиентах и ​​многого другого.

Ознакомьтесь с лучшими инструментами CRM для малого бизнеса и сравните расценки на системы CRM бесплатно!

Посещать ярмарки и выставки

На некоторых мероприятиях, таких как свадьбы, часто проводятся регулярные ярмарки и выставки, на которых малые предприятия, такие как поставщики и организаторы вечеринок, могут разместить прилавок и продемонстрировать свои продукты и услуги посетителям.

Это отличный способ донести ваши услуги до людей, которые в них нуждаются. Кроме того, личный чат с потенциальными клиентами даст вам уникальную возможность объяснить, что вы можете им предложить. Кроме того, они с большей вероятностью запомнят вас, если бы они с вами беседовали дружелюбно и многообещающе.

Однако убедитесь, что у вас есть напечатанные профессиональные визитные карточки и буклеты, чтобы вы могли дать им что-то на память.

Попробовать перекрестные акции

Найдите другие малые предприятия в индустрии мероприятий и подумайте, сможете ли вы сотрудничать с ними, чтобы создать рекламное предложение, которое принесет пользу вам обоим.

Например, местная независимая организация общественного питания и предлагает скидки как от вашей цены, так и от цены поставщика для тех, кто пользуется вашими услугами и выбирает этого поставщика.

Поощрять молву

По словам Дэвиса и Восса, «молва — это, безусловно, самая мощная и достоверная форма маркетинга.

«Не бойтесь просить своих клиентов поделиться своим опытом в манере, которая подходит им (и вашему рынку). Если у ваших клиентов есть подписчики в социальных сетях, попросите их отметить ваш бизнес, подписаться на него или поставить лайк или (что еще лучше) опубликовать изображения вашего продукта или отзыв о ваших услугах.”

— Люси Дэвис и Антония Восс, Peppermint Diva

«Если социальные сети не для них, попросите их поделиться своим опытом в кругу друзей.

«Мы производим лукбуки с изображениями наших мероприятий, и многие из наших клиентов (частных и корпоративных) согласились выставить их в своих домах / офисах, что оказалось очень полезным».

Коулман добавляет: «Старомодный личный разговор — лучший способ продвигать свой бизнес.Чтобы утвердиться, требуется немного больше времени, но оно того стоит.

«И возьми трубку! Не полагайтесь на электронные письма и текстовые сообщения, создавайте искренние отношения со своими поставщиками или клиентами. Вы пожнете плоды за свои усилия ».


6. Найдите поставщиков и установите контакты

Как гласит старая пословица, важно не то, что вы знаете, а то, кого вы знаете. Когда дело доходит до планирования мероприятий, очевидно, что важно то, что вы знаете, но вам также будет очень полезно иметь портфолио отраслевых контактов.

Конечно, поиск подходящих поставщиков для каждого мероприятия означает тщательное рассмотрение пожеланий и бюджета вашего клиента. Но построение отношений с надежными поставщиками сразу же предоставит вам варианты, экономя ваше время — при условии, что они соответствуют требованиям.

Если вы хотите спланировать свадьбу, например, вам пригодятся контакты в предприятиях общественного питания, местных заведениях, поставщиках развлечений и т. Д. Если вы специализируетесь на корпоративных мероприятиях, вам может потребоваться найти контакты в компаниях по печати баннеров, потенциальных спонсоров и т. Д.

Вот несколько способов начать создавать эту книгу контактов:

    • Посетите онлайн-поставщик мероприятий , базы данных . Например, в Alive Network перечислены тысячи британских организаторов мероприятий и поставщиков, а также их обзоры и цены.

    • Если ваши конкурентов проводят публичные мероприятия, посмотрите, сможете ли вы их посетить. Запишите, кого они использовали в качестве поставщика услуг общественного питания, места проведения, поставщика оборудования и т. Д.Если присутствуют поставщики или спонсоры, поговорите с ними и спросите их подробности.

    • Посетите торговых выставок, семинаров и выставок, на которых поставщики будут демонстрировать свои предложения. Коулман говорит, что ключ к «Сети, Сети, Сети! Сходите на как можно больше выставок, посещение часто бесплатное. Существует множество мероприятий для профессионалов, и Eventbrite — хорошее место, где можно узнать, что происходит в вашем районе.”

    • Присоединяйтесь к местным группам мероприятий в социальных сетях , где профессионалы делятся подробностями о компаниях, с которыми они работали. Будьте активны, участвуйте в обсуждениях и спрашивайте мнения.

    • Используйте вашу персональную сеть . По словам Джонсона, «вы будете удивлены, сколько контактов вы можете установить через друзей друзей и коллег, как новых, так и старых.Также используйте LinkedIn в полной мере, ежедневно устанавливайте новые связи и взаимодействуйте с ними хотя бы для того, чтобы просто представиться ».

Помимо этого, Дэвис и Восс говорят, что вы всегда должны быть бдительными и подготовленными: «Всегда держите глаза открытыми, поскольку вы можете встретить людей в самых трудных местах.

«Фестивали — отличное место для привлечения творческих работников и артистов, равно как и выставки, не связанные с мероприятиями. Выставки интерьеров и выставки подарков — отличное место для встреч с представителями бизнеса, которые могут отлично подойти для проведения мероприятий.

«Вы можете встретить знакомых где угодно и где угодно — от свадьбы друга до поездки в парикмахерскую — поэтому всегда держите визитки наготове».

— Люси Дэвис и Антония Восс, Peppermint Diva

Когда дело доходит до охраны мест, Бурле считает, что личный подход лучше всего:

«Я настоятельно рекомендую посетить место назначения и договориться о встречах с местами проведения. Таким образом, у вас будет возможность наладить отношения с потенциальным поставщиком, объяснить любые вопросы или сомнения и помочь наладить долгосрочное партнерство.

«Это также упростит совместную работу над маркетинговыми возможностями, а также будет рекомендовано другим предприятиям».

По мере того, как вы создаете свою сеть и поддерживаете связь с поставщиками и клиентами, вы можете подумать о приобретении мобильного телефона для бизнеса, чтобы отделить ваши деловые отношения от личных звонков (дополнительную информацию см. На нашей странице о контрактах на использование мобильных телефонов для бизнеса.


Что дальше?

Рынок планирования вечеринок и мероприятий очень конкурентен, но с советами, приемами и инструментами, приведенными в этом руководстве, вы настроите себя с наилучшими шансами на успех. Удачи!

Как получить клиентов для вашего бизнеса по организации мероприятий [Обновлено в 2020 г.]

Нажмите кнопку воспроизведения, чтобы просмотреть все это видео, а затем обязательно прочтите все бесплатные методы ниже, которые могут привлечь больше клиентов, чем вы знаете, что делать с:

С момента публикации этой статьи мы получили отзывы от очень многих студентов об их успехах в привлечении новых клиентов, поэтому мы обновляем эту статью, добавляя в нее все методы, которые работают для наших организаторов мероприятий.Эти методы не обсуждаются ни на каких других сайтах по планированию мероприятий, поэтому возьмите свои блокноты и запишите свои любимые методы! Если у вас еще нет портфолио, рекомендуем начать с вашего ближайшего окружения — это ваши друзья и семья.

Как начать с друзьями и семьей
  1. Напишите всем, кто находится в вашем почтовом ящике, личное сообщение, информирующее их о вашей компании.
  2. Раз в две недели публикуйте на своей странице в Facebook о своем новом бизнесе.
  3. Текстовое сообщение всем в телефоне.
  4. Позвоните близким друзьям и расскажите им, чем вы занимаетесь.
  5. Пригласите группу друзей на кофе и попросите их поделиться своей историей. (Если вы доверяете этой группе друзей, вы можете попросить их высказать свое мнение о том, что вы делаете. Если вы не доверяете их деловому чутью, не позволяйте их мнению изменить вашу страсть к планированию.)
  6. Раздайте друзьям визитки, чтобы они могли раздать их.
  7. Предложите провести бесплатное мероприятие для ваших друзей и семьи в обмен на обзор Yelp, фотосессию и отзыв.
  8. Попросите друзей поделиться вашим сайтом на их странице в Facebook.

Вы также можете рассказать бывшим начальникам, бывшим деловым знакомым и бывшим коллегам. Есть способы передать им эти сообщения без излишней продажности. Поверьте мне, когда я говорю, что все хотят услышать о вашем новом приключении. Как только вы обратитесь к своему близкому кругу, вы можете запустить информационную кампанию в социальных сетях.

Как привлечь клиентов через социальные сети
  1. Размещайте изображения ваших мероприятий или других красивых событий, которые вам нравятся, в Instagram.
  2. Следите за похожими людьми и связывайтесь с ними в Instagram.
  3. Присоединяйтесь к Twitter и используйте функцию «расширенного поиска», чтобы найти будущих невест, корпоративных клиентов, места проведения, продавцов и т. Д. И начать следить за ними и взаимодействовать с ними.
  4. Присоединяйтесь к местным группам сообщества на Facebook и начните повышать ценность групп, публикуя свои знания. Они быстро сочтут вас экспертом и свяжутся с вами.
  5. Разместите свои знания на своей странице в Facebook. Вы также можете проводить конкурсы, чтобы раздать бесплатное мероприятие.
  6. Сотрудничайте с местными ресторанами или заведениями, чтобы размещать контент на их страницах в Facebook (отличная идея!).
  7. Попросите бывшего клиента, семью или друга сделать короткий видео-обзор вашей работы на Youtube.

Социальные сети работают, но на это нужно немного времени. Вы должны создать стратегию (используйте ту, которую я только что написал выше) и выполнять ее каждый божий день. Просто делайте одну маленькую вещь в социальных сетях один раз в день. Мы называем это «посадкой семян», и через несколько месяцев семена, которые вы посадите в мире социальных сетей, превратятся в большие, красивые и здоровые деревья.Когда вы начинаете маркетинг в социальных сетях, убедитесь, что вы выбрали одно и то же название компании на каждой платформе (одно и то же название в Twitter, Facebook, Instagram и Youtube).

Как привлечь клиентов на сайты отзывов

Следующее место для поиска клиентов — сайты с обзорами. Yelp, Thumbtack и Craigslist — одни из лучших мест для привлечения новых клиентов, но главное — иметь 10 или более отзывов. Мы обнаружили, что 10 пятизвездочных отзывов — это магическое число. Бизнес наших студентов действительно набирает обороты, когда они старательно добиваются этого числа в обзорах Yelp и Google. Вот лучшие сайты с обзорами, на которых вы можете получить отзывы:

  1. Yelp
  2. Канцелярская кнопка
  3. Google Plus / Обзоры Google
  4. Yahoo Local
  5. Обзоры на Facebook

После того, как вы попросите друзей, семью, прошлых клиентов, поставщиков и места проведения обзора, если у вас все еще нет 10 отзывов, вам следует начать предлагать свои услуги специально в обмен на отзывы. Люди воспользуются возможностью. Следующая возможность, о которой не думают организаторы мероприятий, — это работа с местными СМИ.Если вы заинтересованы в работе со СМИ, у вас должен быть блог на своем сайте, чтобы дать вам больше возможностей освещать местные события, проблемы или события, в которых участвуют СМИ. Это дает СМИ дополнительный стимул общаться с вами.

Как получить клиентов через местные СМИ
  1. Предложите бесплатное мероприятие или свадебное обслуживание известным писателям или блоггерам в вашем городе.
  2. Подумайте о творческом конкурсе, который нужно провести, а затем обратитесь к местным блоггерам, чтобы сообщить им об этом.Подобные интересные идеи — это то, о чем хотят писать блогеры и газеты.
  3. Попросите авторов показать ваши фотографии до и после торжественного открытия или собрания местного сообщества, которые вы разместили.
  4. СМИ часто используют Твиттер — начните строить отношения с ними, отправляя им в Твиттере интересные местные новости, чтобы наладить отношения.
  5. Убедитесь, что вы читаете то, о чем пишут в местной газете или блогах, и, когда вам есть что сказать, оставьте им комментарий или отправьте им электронное письмо.Всем авторам нравится обратная связь и заинтересованность в их рассказах.
  6. Посещайте встречи в местных блогах, которые вы можете найти на meetup.com.
  7. Проведите местное мероприятие, которое вы организуете для авторов газет, блоггеров и средств массовой информации. Таким образом, вы сможете продемонстрировать свои навыки, наладить отношения со средствами массовой информации, предложить им что-то интересное и рассказать о своем бизнесе.

Вот еще несколько идей, которые можно использовать в своем маркетинговом плане. Новая карьера на расширяющемся рынке планирования мероприятий может быть захватывающим и финансово выгодным опытом.В недавней статье, опубликованной Entrepreneur, говорится:

  • Перепись населения США показывает, что индустрия планирования мероприятий переживает один из самых высоких темпов роста.
  • Средняя зарплата топ-организатора мероприятий может достигать 100 000 долларов.
  • Недавнее исследование Джо Голдблатта, сертифицированного специалиста по организации специальных мероприятий, показывает, что ежегодные расходы на планирование мероприятий во всем мире составляют 500 миллиардов долларов.

Когда вы только начинаете свою деятельность на местах, привлечение клиентов имеет первостепенное значение для создания прочной основы для вашего нового бизнеса.Этот аспект также является одной из самых сложных проблем при организации мероприятий. Рассмотрите следующие варианты, чтобы помочь создать свою клиентскую базу:

Волонтер

Лучший способ начать создавать портфолио — предлагать свои услуги семье и друзьям. Вы почувствуете себя увереннее в работе с широкой публикой, если организуете несколько мероприятий для людей, которых вы знаете. Обязательно сделайте фотографии и вложите их в папку, чтобы показать потенциальным клиентам в будущем.Вы также можете использовать свои фотографии в цифровом портфолио для размещения на своем веб-сайте. Чтобы узнать больше о волонтерстве в качестве организатора мероприятий, прочтите эту статью: Как стать волонтером в качестве организатора мероприятий.

Запустить веб-сайт

Чтобы создать веб-сайт, необязательно быть компьютерным гением. Такие простые вещи, как WordPress и ваше собственное доменное имя, — отличный способ укрепить авторитет. Вы можете купить домен и запустить сайт WordPress с бесплатным шаблоном менее чем за 100 долларов на HostGator.Укажите свою контактную информацию вместе с предлагаемыми услугами, чтобы у вас было куда направлять своих клиентов при получении запросов. Разместите фотографии проведенных вами мероприятий, чтобы ваша работа была видна. Обязательно используйте ключевые слова в описании вашего сайта, например, все местоположения, которые вы обслуживаете, а также предоставляемые вами услуги.

Добавьте блог на свой сайт

Ваш основной веб-сайт будет состоять из нескольких страниц. Вы можете направлять людей, с которыми встречаетесь, на свой веб-сайт, но для увеличения посещаемости в долгосрочной перспективе вам потребуется больше контента.Блог — отличный способ добавить на свой сайт регулярный контент. Что касается тем, сосредоточьтесь на вопросах, которые есть у ваших целевых клиентов. Обдумайте 12 идей, и у вас будет достаточно одной публикации в месяц в течение года.

Станьте экспертом в своей нише

Когда людям пора организовывать мероприятия, они обычно ищут статьи и советы; и если вы сможете позиционировать себя как специалист в своей специальности, на вас будут обращать внимание. Например, когда появляется возможность для корпоративного мероприятия и им нужно нанять организатора мероприятия, лицо, принимающее решение, скорее всего, выйдет в Интернет и прочитает информацию о типе мероприятия.Если ваша специальность относится к этой категории и у вас есть информация в Интернете о вашем опыте с бесплатными советами, потенциальные клиенты с гораздо большей вероятностью обратятся к вам. Вы можете стать экспертом в своей нише:

  • Написание статей на собственном сайте
  • Написание статей на популярных сайтах, использующих предоставленный пользователями контент, например About.com, eHow, Huffington Post и т. Д.
  • Размещение на YouTube коротких видеороликов о вас или ваших сотрудниках, дающих советы

Создать страницу в Facebook

Страниц Facebook очень просто создать.Пригласите всех своих друзей «поставить лайк» и попросите их «поделиться» со своими друзьями. Вы также можете недорого создавать рекламу, чтобы расширить свою аудиторию и привлечь внимание к своим услугам. Размещайте фотографии, ссылки на свой блог и веб-сайт, а также любые специальные предложения, которые у вас есть. В ближайшие недели мы опубликуем дополнительные статьи с более подробными советами по созданию ваших подписчиков на Facebook.

Визитки

Для организаторов мероприятий визитные карточки просто необходимы. Раздайте их любому, кто спрашивает, или оставьте их в местах, где могут собираться потенциальные клиенты, например, в кафе или банкетных залах.Раздайте немного своим друзьям и родственникам, чтобы передать их другим, которые могут быть заинтересованы. Обязательно укажите ссылки на свой веб-сайт, блог и Facebook вместе с описанием ваших услуг и другой контактной информацией на карточке. Vistaprint — отличный ресурс для визиток.

Craigslist

Преимущество Craigslist в том, что вы можете бесплатно публиковать свои услуги для широкой аудитории. Ссылайтесь на свой веб-сайт и размещайте фотографии своей работы в своем сообщении и направляйте свое объявление в нужное место.Обновляйте свое объявление каждые пару недель, чтобы оно оставалось актуальным для любых обновлений, которые вы делаете, и чтобы оно было свежим в ленте.

Список Yelp and Angie’s

Повысьте доверие к себе, разрешив прошлым клиентам оставлять отзывы о вашей компании в Yelp и Angie’s List. Социальное доказательство — важная часть привлечения новых клиентов. Люди смотрят обзоры на большинство услуг, включая услуги по планированию мероприятий. Вы также можете посмотреть отзывы и обзоры, чтобы узнать, что важно для ваших клиентов.И вы можете использовать этот язык и формулировку на своем веб-сайте при описании своих услуг.

Сарафанное радио

Старая поговорка «Сарафанное радио — ваша лучшая реклама» — верна. Люди склонны доверять личным рекомендациям больше, чем рекомендациям в Интернете. В мире планирования мероприятий количество рефералов велико. Чтобы привлечь больше рефералов, вам нужно построить прочный бизнес. Этот факт нельзя обойти. Однако небольшая хитрость, позволяющая выделиться в сознании клиентов, — это всегда давать им о чем поговорить и чем поделиться.Допустим, вы устраиваете праздничную вечеринку для сотрудников местного предприятия. Вы можете сделать отличную работу и порадовать клиента. Но если вы нанимаете комика для постановки шоу, люди могут говорить об этом. И всегда давайте своим клиентам карточки, чтобы у них было что раздать, когда их коллеги-владельцы бизнеса и менеджеры спрашивают об опыте планирования мероприятий.

Что обсудить с потенциальными клиентами при первой встрече

Как только вы убедите потенциального клиента встретиться с вами, вот три очень важных совета, как вести беседу.1. Обсудите свои прошлые успехи в планировании! Люди хотят слышать о случаях, когда в прошлом вы планировали успешные мероприятия, даже если это было для ваших друзей, семьи или волонтерской работы. 2. Спросите потенциальных клиентов, чего они боятся по поводу своего мероприятия, и заверьте их, что вы не сделаете никаких ошибок, которые приведут к их опасениям. 3. Начните с понимания целей вашего клиента и подстройте под него разговор.

Заключение

Маркетинг вашего бизнеса может быть интересным, если вы составите тщательный план и систематически работаете над каждым маркетинговым каналом, упомянутым выше.Когда вы видите прогресс в любой из вышеперечисленных областей, вы чувствуете огромную награду, и постепенно начинают появляться новые клиенты. Вы должны научиться продвигать себя, если хотите, чтобы ваш бизнес по организации мероприятий рос. Надеюсь, эти маркетинговые каналы дадут вам несколько хороших идей для начала. Мы видели, как они работают на других организаторов мероприятий, и знаем, что они могут работать на вас.

Построить бизнес по планированию мероприятий может быть сложно. Если вы хотите узнать, как начать успешный бизнес по планированию мероприятий, наш курс по планированию мероприятий для вас.В течение ограниченного времени вы можете пройти курс всего за 1 доллар. Посмотрите здесь.

Нажмите здесь, чтобы воспользоваться ограниченным по времени предложением всего за 1 долларов.

Как создать компанию по организации мероприятий без денег и клиентов

Итак, вы хотите бросить работу, чтобы открыть собственную компанию по планированию мероприятий (или любую другую), но у вас еще нет денег и клиентов. Что вы делаете?


Имейте крышу над головой и поесть

Во-первых, если вы собираетесь уволиться с работы, убедитесь, что у вас есть резерв.Это не обязательно должны быть деньги, это семья или кто-то, кто готов поддерживать крышу над вашей головой и еду на вашем столе. Если у вас его нет, то вам нужно будет убедиться, что у вас есть немного наличных, чтобы продолжить начальную фазу, это будет минимум год — два года, в зависимости от вашей компании.

Эта резервная копия, в какой бы форме она ни была, необходима! Это важно, потому что вам понадобится вся энергия и внимание, чтобы привлечь клиентов и начать получать доход.

Для организации мероприятий вы должны получать небольшой доход в течение первого года, чтобы хотя бы покрыть некоторые расходы.

После того, как вы определились с резервной копией, бросайте работу! Это будет самое страшное, но самое раскрепощающее действие, которое вы когда-либо делали, но небольшое предостережение: теперь вы будете работать 24/7. Приготовься!

Что делает вашу компанию уникальной

Следующий шаг — выяснить, в чем ваше уникальное торговое предложение (УТП), что отличает вас от всех других координаторов мероприятий.Как JamJar, наше УТП — это обслуживание клиентов, эффективность и расширение границ. Мы готовы сделать все возможное для наших клиентов и обещаем подтолкнуть себя, создавая концепции и опыт, которые действительно уникальны для наших клиентов.

Получив УТП, начните использовать свои контакты. Вероятно, вашей первой работой будет кто-то из ваших знакомых. Если вы сделаете хорошую работу, слух начнет распространяться. Пишите людям, которых вы знаете, и просите их порекомендовать вас. Разошлите людям профиль своей компании и проверьте их реакцию на вашу информацию.

Будьте реалистичны и оригинальны. Люди могут сказать, когда вы слишком стараетесь или притворяетесь. Первоначально вам может потребоваться несколько работ, на которых вы не зарабатываете много денег, но которые имеют ценность с точки зрения маркетинга, создания вашего портфолио и личного опыта. Однако помните: наступит момент, когда вам больше не понадобится экспозиция, и экспозиция не будет оплачивать ваши счета. Осознавайте свой бизнес и свою ценность и продолжайте размышлять. Как только вы дойдете до этой точки, признайте ее и не стыдитесь.

Слушать — это ключ к успеху

Пока вы не достигнете этой точки, продолжайте работать, слушайте и извлекайте уроки из своей работы и опыта. Убедитесь, что опыт работы с вами запомнился вам с того момента, когда человек впервые принесет вашу карточку в конечный продукт. Это все! Даже если что-то пойдет не так или у вас возникнет трудный клиент, помните, что ваш ответ является ключевым и будет длиться вечно.

Люди расскажут 4 из 10 человек о положительном опыте, а 8 из 10 — о отрицательном.

Попасть в бухгалтерию

Постепенно вы начнете увеличивать количество клиентов, которые у вас есть, сделайте все возможное, чтобы их удержать. Когда вы начнете расти, убедитесь, что у вас хорошая финансовая система, это не должно быть необычно. Следите за тем, что вы получаете и что тратите.

Индустрия планирования мероприятий не сильно зависит от стартового оборудования — ваш мозг и лист бумаги — это все, что вам нужно для организации, эффективности и надежности, основных характеристик, которыми должен обладать организатор.Воспользуйтесь этим фактом, это означает, что ваш стартовый капитал будет намного меньше, и вы сможете ускорить рост своей компании.

Поделиться с единомышленниками

Наконец, сотрудничайте. Сотрудничество имеет большое значение, если вы придерживаетесь стратегии. Не сотрудничайте только потому, что вас об этом просят. Сотрудничество обычно означает, что вы оплачиваете все, что хотите внести в проект, или предоставляете свое время бесплатно.

Будьте готовы потерять или не получить столько, сколько вы надеялись.Более того, убедитесь, что вы делаете все возможное и получаете как можно больше для своего бренда, работая со своими сотрудниками.

Удачного запуска и приятного путешествия!

О Frances Quarcoopome

Frances Quarcoopome — креативный директор и владелец JamJar Company Limited. Имея степень бакалавра в области политики и социологии и степень магистра в области глобализации и развития, управление организацией мероприятий было последним в ее повестке дня.

«Вернувшись в Аккра, после 6 лет, проведенных в Великобритании, я начал работать с агентством по развитию, однако получение местной зарплаты не позволило мне выплатить мои ссуды.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *